《秘書工作指導(dǎo)》PPT課件

1、文秘人員職業(yè)化素質(zhì)與技能提升培訓(xùn)目標(biāo) 全面提高個人的綜合素質(zhì)，掌握工作所需的各項專業(yè)技能，幫助其從繁雜瑣碎的工作中解放出來，科學(xué)高效地處理各項辦公事務(wù)，從而最大限度地發(fā)揮助手作用，提高公司的整體辦事效率。培訓(xùn)內(nèi)容一、企業(yè)行政文秘職業(yè)特性與素質(zhì)要求；二、文件資料管理與運(yùn)用；三、辦公室6S及辦公用品管理；四、會議管理、時間管理和計劃管 理及工作統(tǒng)籌技巧；五、職業(yè)禮儀與職業(yè)形象塑造；六、人際溝通與工作協(xié)調(diào)；七、文秘人員職業(yè)生涯規(guī)劃。序言1：我們每天是不是很忙？忙茫盲為什么？問題在那里？序言2：你是怎樣看待文秘崗位的？ 鬧鐘小喇叭文件夾傳送信息者記事本 電腦問題1：文秘人員需要的素質(zhì)與能力有哪些？1、

2、什么樣的人員適合做企業(yè)文秘人員？2、企業(yè)文秘人員需要具備什么樣的素質(zhì)？3、企業(yè)文秘人員需要掌握那些專業(yè)技能？4、企業(yè)文秘人員的主要工作是什么？游戲2：別人心目中的你1、請評出我們公司里你認(rèn)為最適合做文秘崗位的人員？說明：至少列出五條原因 謹(jǐn)慎 熱情 合群 服從 自信一、文秘人員需具備的個人素質(zhì)認(rèn)真負(fù)責(zé)條理誠實謙遜學(xué)歷性別年齡外貌體質(zhì)個人條件個人素質(zhì)品質(zhì)要求機(jī)智勤快整潔自制興趣1.1.文秘人員需具備的專業(yè)技能 ？ 信息管理能力計算機(jī)操作能力統(tǒng)計分析能力計劃與時間管理能力日常事務(wù)處理能力溝通與協(xié)調(diào)能力作為文秘人員，是硬實力重要還是軟實力重要？101.2. 文秘人員的主要工作職責(zé)1負(fù)責(zé)公司或部門文件

3、資料管理與運(yùn)用2負(fù)責(zé)公司或部門會議組織與管理3負(fù)責(zé)辦公室6S及辦公用品管理4負(fù)責(zé)公司或部門各種單據(jù)的處理5負(fù)責(zé)接轉(zhuǎn)電話、傳真收發(fā)及郵件處理6負(fù)責(zé)來訪的接待，與各部門聯(lián)系密切7？附：專業(yè)文秘應(yīng)具備的素質(zhì)職責(zé)文檔管理商務(wù)寫作會務(wù)組織信息管理保密意識辦公室管理有效溝通訪客接待時間管理計劃管理自我培訓(xùn)與提高12男性適合做文秘工作嗎？討論3：男性適合做文秘工作嗎？為什么？小測試4：你是一個優(yōu)秀的文秘人員嗎？（表一）序號 檢測內(nèi)容良一般差1良好的文字處理能力，字體優(yōu)美，書寫工整。2良好的口頭表達(dá)能力，如得體地應(yīng)對電話。3善于與人溝通。4隨機(jī)應(yīng)變能力強(qiáng)。5能嚴(yán)守秘密謹(jǐn)慎處理保密文件。6能準(zhǔn)確理解上司的意圖。

4、7能沉著處理緊急事件。小測試4：你是一個優(yōu)秀的文秘人員嗎？（表三）及時將企業(yè)內(nèi)外部信息傳遞給經(jīng)理。 序號 檢測內(nèi)容良一般差8能代表經(jīng)理出席員工大會并講話，準(zhǔn)確恰當(dāng)?shù)乇磉_(dá)經(jīng)理的意見。9及時將企業(yè)內(nèi)外部信息傳遞給經(jīng)理10經(jīng)理外出時能主動主持辦公室工作。 11良好的職業(yè)道德和強(qiáng)烈的進(jìn)取心。 12精力充沛。13良好的安排時間的能力（如出差計劃與安排）14良好的記憶力，尤其對人名、地名、電話號碼反應(yīng)迅速。 責(zé)任創(chuàng)造價值，共贏成就未來小測試4：你是一個優(yōu)秀的文秘人員嗎？（表三）序號 檢測內(nèi)容良一般差15有組織觀念和團(tuán)隊精神。 16與同事及上司能融洽相處，并能從中協(xié)調(diào)作用17能參與企業(yè)具體項目的開展。 18

5、積極主動而非被動工作。 19懂辦公室內(nèi)財務(wù)管理。 20知錯能及時糾正。 21知道何時征求上司的意見和給上司建議責(zé)任創(chuàng)造價值，共贏成就未來小測試4：你是一個優(yōu)秀的文秘人員嗎？（表四）序號 檢測內(nèi)容良一般差22能以最佳的方式管理文件（歸檔、保存、查找23有一定數(shù)學(xué)頭腦。 24會多種語言25求知欲強(qiáng)。 26掌握先進(jìn)計算機(jī)軟件應(yīng)用。 27能代替上司處理日常事務(wù)。 28獨立工作能力強(qiáng)。 責(zé)任創(chuàng)造價值，共贏成就未來二、文件資料管理A、文件分類標(biāo)準(zhǔn)B、檔案管理原則C、電子文檔儲存與保管文件資料管理D、相關(guān)信息收集與整理責(zé)任創(chuàng)造價值，共贏成就未來收集整理附：文件資料檔案工作步驟保管檢索和利用整理工作的第一道工

6、序: 分類整理工作的第二道工序: 案卷排列整理工作的第三道工序: 編制案卷目錄責(zé)任創(chuàng)造價值，共贏成就未來三、辦公室6S及辦公用品管理辦公各類設(shè)備的正常使用與維護(hù)辦公用品申購、領(lǐng)用與管理辦公室環(huán)境6S管理文件、物品流程化處理責(zé)任創(chuàng)造價值，共贏成就未來案例5：電話號碼 一天下午，文秘小李在給經(jīng)理送剛收到的郵件時，聽到經(jīng)理正在與恒昌公司老板打電話。恒昌公司老板似乎在問沁園公司老板的電話號碼是多少，經(jīng)理說要翻一下名片夾后告訴他。文秘小李知道沁園公司老板的電話號碼是87654321?，F(xiàn)在文秘小李有這么幾種選擇：a、馬上把電話號碼寫在便條上，放到經(jīng)理的面前。b、當(dāng)作沒有聽見。c、如果經(jīng)理問的話，就告訴他是

7、87654321 。d、如果經(jīng)理問的話，就寫在便條上遞給老板。e、把電話號碼寫在便條上，站在旁邊，等待時機(jī)。對于秘書小李以上幾種選擇，你認(rèn)為哪種選擇比較合適，說明理由并對其他幾種選擇作出評析。 四、會議管理會后整理會議內(nèi)容記錄會議落實于追蹤會議管理會中協(xié)助會前各項準(zhǔn)備附：會前計劃與籌備安排會議議題邀請與會者 安排會議日程與議程 確定會議地點 布置會場 及時發(fā)送會議通知收集議題篩選議題確定議題選擇與會者評估與會者通知與會者設(shè)計議程編寫議程分發(fā)議程場地大小與會議一致方便與會者照明、調(diào)溫、通風(fēng)設(shè)備、開會設(shè)備避免外界干擾成本禮堂式、教室式、玄月式、圓桌式、橢圓式、馬蹄式、方形中空式、六邊形內(nèi)部會議通知

8、外部會議通知 參加外派培訓(xùn)時有一個案例，講1000元秘書和5000元秘書的差別，同樣發(fā)一個開會通知，1000元秘書只知道將通知寫在公告欄里，結(jié)果一半人沒有看到而沒有到會；5000元秘書與每一位參加會議的人員電話核實，不能到會的某某因為什么原因都要問個清楚。 多年前參加過一次面試，面試官問我：“能否在1個小時之內(nèi)通知1000人到會？”我簡單計算一下，如果按30秒通知一個人，也只能通知120人。面試官沒有告訴我答案，也因此沒有錄用我。此問題幾年后我終于明白了：我只須用前30分鐘通知30人（每分鐘通知一個人），請這30位每人用后30分鐘通知30人，我可以用后30分鐘的前15分鐘再通知15人，請這15

9、位利用后15分鐘每人再通知15人，OK，超過1000人了： 我通知的30人+這30人每人通知的30人+我再次通知的15人+這15人每人通知的15人 （30+30*30+15+15*15=1170）案例6：我們的差異到底在那？4.1.計劃與時間管理目標(biāo)管理與80/20法則緩急輕重的優(yōu)先管理個人工作計劃分析自我時間管理，找出問題個人時間與領(lǐng)導(dǎo)工作時間沖突處理賓客接待、電話及郵件處理 時間管理原則 個人工作計劃 責(zé)任創(chuàng)造價值，共贏成就未來五、職業(yè)禮儀與職業(yè)形象塑造服飾禮儀化妝禮儀姿態(tài)禮儀見面禮儀拜訪禮儀用餐禮儀電話禮儀穿著職業(yè)化儀態(tài)職業(yè)化語言職業(yè)化行為職業(yè)化社交禮儀職業(yè)形象職業(yè)禮儀案例7：她們給你的

10、感覺有什么不同？案例8：她們給你的感覺有什么不同？責(zé)任創(chuàng)造價值，共贏成就未來案例9：她們給你的感覺有什么不同？責(zé)任創(chuàng)造價值，共贏成就未來六、人際溝通與工作協(xié)調(diào)傳送者接受者信 息反 饋只有雙向的才叫做溝通，溝通一定要對準(zhǔn)頻率！ 聽問說先建立溝通的管道與橋梁后再傳遞信息 溝通不僅是傳遞信息，還表達(dá)態(tài)度與感覺，因此，溝通一定要注意場景、情緒與氛圍！6.1.溝通定義 6.2. 溝通的方式收發(fā)電子郵件開會電話/傳真聯(lián)系閱讀備忘錄面對面的交流作報告/演示6.3.人際溝通的四大原則準(zhǔn)確性原則：表達(dá)的意思要準(zhǔn)確無誤完整性原則：表達(dá)的內(nèi)容要全面完整 及時性原則：溝通要及時、迅速、快捷策略性原則：要注意表達(dá)的態(tài)度

11、、技巧和效果 甲：“先生，去電信局怎么走？”乙：“向前走2個大路口，然后左轉(zhuǎn)”甲：“謝謝” 甲：“先生，去電信局怎么走？乙：“哪個電信局”甲：“朝陽區(qū)電信局” 乙：“ 向前走過2個大路口，然后左轉(zhuǎn)” 甲：“那種有紅綠燈的是大路口，對嗎？” 乙：“對，有信號燈的才是大路口” 甲：“是就在第二個大路口轉(zhuǎn)左呢，還是過了第二個路口，也就是說再下一個路口轉(zhuǎn)左？”乙：“是下一個，嗯 對，也就是第三個路口轉(zhuǎn)左” 甲：“轉(zhuǎn)過去就可以看到朝陽電信局了嗎？” 乙：“不，還要走大概100米，有棟紅磚樓才是” 甲：“謝謝”案例10：兩個溝通過程的對比思考11：如何與上級溝通？ 如何向你的上級提出加薪招呼語：謝謝您和公

12、司給我的機(jī)會。我明白，在自己成長和前進(jìn)的過程中，您是個有影響力的人物?，F(xiàn)在，我有個問題請您幫忙。自述語1：過去我一直把精力集中在專業(yè)的提升上，忽視了薪水的增加自述語2：我覺得自己的薪水不能反映我對公司的貢獻(xiàn)自述語3：我覺得自己的薪水和工作責(zé)任不相配如果是你，你該如何與上級溝通？6.4.溝通失效的原因發(fā)送者發(fā)送的信息接收者接收的信息未被理解的信息理解的信息誤解的信息6.5.人際溝通漏斗責(zé)任創(chuàng)造價值，共贏成就未來思考12：如何處理上下級的關(guān)系 小王是財務(wù)部張經(jīng)理手下的一名助理，平日工作不是很認(rèn)真，全辦公室同仁也都知道張經(jīng)理對小王非常不滿意。本月小王任職本公司剛好屆滿一年，按公司規(guī)定得做年度績效考核

13、，張經(jīng)理在考績表上把小張評估得體無完膚，不僅不給予加薪，還建議公司最好是換人，人力資源部門接受張經(jīng)理的建議，于是今天一上班，張經(jīng)理找小王到他辦公室，要他收拾東西離開，可是大雄說什么也不答應(yīng)：我又沒做錯事，干嘛要我走？不管三七二十一坐在辦公室沙發(fā)靜坐表示抗議請問：1、如果你是小王你應(yīng)該如何做？2、作為上級的張經(jīng)理，他處理員工的方法是否恰當(dāng)，為什么？6.6.協(xié)調(diào)各層次人際關(guān)系的原則五大原則 尊重：做人的第一前提； 信任：相互信任，互不猜疑； 寬容：人要有寬闊的胸懷，容人的雅量； 真誠：“精誠所致，金石為開”； “人心都是肉長的”； 自制：自我克制是有涵養(yǎng)的表現(xiàn)（曾國藩）； 發(fā)怒是拿別人的錯誤懲罰自

14、己。EQ?案例13：部門經(jīng)理之間的矛盾 李明是公司銷售部經(jīng)理，劉峰是市場部經(jīng)理。一開始，他倆都在銷售部，而且是工作上的搭檔。但兩個人工作作風(fēng)完全不同，李明工作上一向大刀闊斧，而劉峰則精益求精。兩人性格差異很大，再加上一些個人之間的恩怨，兩三年來他們一向不和，這在公司里幾乎是公開的秘密。 劉副總剛從一家大公司跳槽過來不久，想打開歐州市場，準(zhǔn)備派李明和劉峰去參加下個月在德國國際博覽會，同時考察德國市場。文秘小鄭在幫副總起草文件時，無意中知道了老總的這個想法。 面對這種情況，文秘小鄭應(yīng)該怎么辦？ 責(zé)任創(chuàng)造價值，共贏成就未來接上：文秘小鄭有以下幾種選擇： a、如果老總問自己派他們兩人帶隊去德國是否合適

15、，就說 自己不清楚。b、主動向老總報告，聽銷售部于娜說，劉峰與李明曾在公 司食堂動手打過架。c、如果老總問自己劉峰與李明的關(guān)系如何，就說他們兩人 因為性格等方面的原因，在工作中確實有些矛盾。d、如果老總不問自己就不說這件事。e、如果老總問自己，就說他倆性格有些合不來，但并不影 響他們一起帶隊去歐洲。你認(rèn)為哪種選擇比較合適，請說明理由，并對其他幾種選擇進(jìn)行評析。女性職業(yè)發(fā)展模式與特點女性職業(yè)發(fā)展模式一階段模式（倒L模式）三階段模式（M型模式）二階段模式（倒U模式）多階段模式（波浪模式）七、文秘人員職業(yè)生涯規(guī)劃附：關(guān)于個人職業(yè)成長發(fā)展的幾個問題1、你知道兩、三年后你會在做什么？2、有任何的具體計劃

16、來增加自己的知識和經(jīng)驗嗎？3、你對最近一次的業(yè)績評估滿意嗎？為什么？4、你常愿意做一些額外的工作以增加學(xué)習(xí)機(jī)會5、跟你的同齡人相比，你算成功嗎？案例14：從運(yùn)動員到博士再到團(tuán)委副書記支撐你實現(xiàn)這一目標(biāo)是動力是什么？ 鄧亞萍胸有成竹地回答道：“簡單說就是四顆心首先是決心，在你有了一個目標(biāo)或是方向之后，要堅定不移地朝著這個目標(biāo)努力；其次是恒心，在努力的過程中勢必遇到一些困難，但這就是人生，如果不能克服困難，你也上不了一個臺階；再就是信心，最后里目標(biāo)也許會差那么一點點，但一定不要丟掉信心；最后就是平常心，不論結(jié)果如何，都要以平常心來對待?！?鄧亞萍對記者說，“讀書應(yīng)該可以告一段落了，這是人生最寶貴的

17、一段時間，這十一年是一個飛躍，思想上是一個飛躍，個人也更成熟，而在國際奧委會的工作，也更加拓展了我的視野?！惫谲姷昧?，博士拿了，下一個人生目標(biāo)會是什么？鄧亞萍說，自己還會秉承運(yùn)動員吃苦耐勞、腳踏實地的精神做事情，并且有自信實現(xiàn)目標(biāo)?？偨Y(jié)1：文秘人員成長無止境 老鷹是世界上壽命最長的鳥類。它一生的年齡可達(dá)70歲。要活那么長的壽命，它在40歲時必須做出困難卻重要的決定。當(dāng)老鷹活到40歲時，它的爪子開始老化，無法有效地抓住獵物。它的喙變得又長又彎，幾乎碰到胸膛。它的翅膀變得十分沉重，使得飛翔十分吃力。它只有兩種選擇：等死，或經(jīng)過一個十分痛苦的更新過程。150天漫長的操練，它必須很努力地飛到山頂。在懸崖上筑巢停留在那里，不得飛翔。老鷹首先用它的喙擊打巖石，直到完全脫落。然后靜靜地等候新的喙出來。它會用新長出的喙把指甲一根一根地拔