《會(huì)計(jì)電算化教程》第三章課件

1、第一節(jié)第二節(jié)總賬管理系統(tǒng)第三章 總賬管理系統(tǒng)概述總賬管理系統(tǒng)初始化設(shè)置第三節(jié)總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理第四節(jié)總賬管理系統(tǒng)期末處理總賬管理系統(tǒng)概述第一節(jié) 總賬管理系統(tǒng)功能概述總賬管理系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)的關(guān)系總賬管理系統(tǒng)操作流程一總賬管理系統(tǒng)功能概述總賬初始化憑證管理賬簿管理出納管理期末處理總賬管理系統(tǒng)的主要功能 總賬初始化即是在啟用總賬管理系統(tǒng)進(jìn)行賬務(wù)處理之前，用戶根據(jù)企業(yè)自身的行業(yè)特性和管理需求，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)設(shè)置的過(guò)程。 總賬初始化主要包括選項(xiàng)設(shè)置、期出余額錄入等。1總賬初始化 憑證管理是總賬管理系統(tǒng)的核心功能。 憑證管理主要包括了填制憑證、出納及主管簽字、審核憑證等功能。 現(xiàn)金收付、銀行結(jié)算

2、及有關(guān)賬務(wù)的核算與管理都是出納的重要工作內(nèi)容。3出納管理2憑證管理 賬簿管理功能可以對(duì)賬務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)文件進(jìn)行排序、檢索和匯總處理，用戶可依據(jù)設(shè)置的查詢條件，實(shí)現(xiàn)總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬及各種匯總表的查詢和打印。 期末處理功能包括轉(zhuǎn)賬定義、轉(zhuǎn)賬生成、對(duì)賬和結(jié)轉(zhuǎn)等。4賬簿管理5期末處理二總賬管理系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)的關(guān)系 總賬系統(tǒng)是會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的控制中心和傳輸中心，它與其他子系統(tǒng)之間相互聯(lián)系，協(xié)同進(jìn)行會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的處理過(guò)程。憑證憑證憑證憑證憑證憑證總賬存貨核算成本管理應(yīng)收款管理固定資產(chǎn)管理工資管理應(yīng)付款管理UFO報(bào)表財(cái)務(wù)分析決策支持 總賬管理系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)的關(guān)系如下圖所示：三總賬管理系統(tǒng)操作流

3、程 總賬管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理通常分為三個(gè)階段：系統(tǒng)初始化、日常業(yè)務(wù)處理及期末處理?？傎~管理系統(tǒng)操作流程具體操作流程如右圖所示：系統(tǒng)初始化日常業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)初始化賬簿管理出納管理設(shè)置系統(tǒng)選項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)置期初余額錄入填制憑證審核憑證記賬結(jié)賬對(duì)賬與試算自動(dòng)轉(zhuǎn)賬總賬管理系統(tǒng)初始化設(shè)置第二節(jié) 選項(xiàng)設(shè)置期初余額一選項(xiàng)設(shè)置“選項(xiàng)”對(duì)話框如右圖所示： 選項(xiàng)設(shè)置可在企業(yè)門(mén)戶“業(yè)務(wù)”頁(yè)簽中選擇【財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)】【總賬】【設(shè)置】【選項(xiàng)】菜單，打開(kāi)“選項(xiàng)”對(duì)話框。選項(xiàng)設(shè)置憑證賬簿會(huì)計(jì)日歷其他1“憑證”選項(xiàng)卡 “憑證”選項(xiàng)卡主要有制單控制和憑證控制兩個(gè)選項(xiàng)，如右圖所示：“選項(xiàng)”對(duì)話框2“賬簿”選項(xiàng)卡“賬簿”選項(xiàng)卡如右圖所示：“賬簿”選

4、項(xiàng)3“會(huì)計(jì)日歷”選項(xiàng)卡【會(huì)計(jì)日歷】選項(xiàng)卡如右圖所示：“會(huì)計(jì)日歷”選項(xiàng) “會(huì)計(jì)日歷”選項(xiàng)卡可查看各會(huì)計(jì)期間的起始日期與結(jié)束日期，以及啟用會(huì)計(jì)年度和啟用日期。提示： 總賬系統(tǒng)的啟用日期不能在系統(tǒng)的啟用日期之前。 以下情況不能修改總賬啟用日期： 已錄入?yún)R率后；總賬中已錄入期初余額(包括輔助期初)；總賬中已制單的月份；其他系統(tǒng)中已制單的月份；第二年進(jìn)入系統(tǒng)。4“其他”選項(xiàng)卡“其他”選項(xiàng)卡如右圖所示：“其他”選項(xiàng)二期初余額1期初余額錄入 在開(kāi)始使用總賬系統(tǒng)時(shí)，需要將經(jīng)過(guò)整理的期初余額錄入到總賬系統(tǒng)中。如果是年初建賬 則可直接錄入各賬戶的年初余額。如果是年中建賬 則應(yīng)先將各賬戶啟用時(shí)的余額和年初到啟用時(shí)的

5、借貸方累計(jì)發(fā)生額計(jì)算清楚，錄入總賬系統(tǒng)，系統(tǒng)將自動(dòng)計(jì)算年初余額。如果設(shè)置某種輔助核算 那么應(yīng)錄入輔助項(xiàng)目的期初余額。錄入期初余額的具體步驟如下： （1）在企業(yè)門(mén)戶“業(yè)務(wù)”頁(yè)簽中選擇【財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)】【總賬】【設(shè)置】【期初余額】菜單，打開(kāi)“期初余額錄入”窗口。 （2）在末級(jí)科目“期初余額”欄直接輸入期初數(shù)據(jù)，上級(jí)科目的余額由系統(tǒng)自動(dòng)匯總計(jì)算，如左圖所示。期初余額錄入提示： 底色為白色的為末級(jí)科目，可直接錄入余額；底色為灰色的為非末級(jí)科目，不可直接錄入，其余額由系統(tǒng)根據(jù)末級(jí)科目數(shù)據(jù)匯總計(jì)算而得。 如果某科目為數(shù)量、外幣核算，可以錄入期初數(shù)量、外幣余額，但必須先錄入本幣余額，再錄入外幣余額。若期初余額有外

6、幣、數(shù)量余額，則必須有本幣余額。 （3）設(shè)置了輔助核算科目的底色為黃色，雙擊需要輸入數(shù)據(jù)的輔助核算科目“期初余額”欄，打開(kāi)相應(yīng)的輔助賬窗口，按明細(xì)輸入每筆業(yè)務(wù)的金額，如右圖所示。 （4）輸入完成后，單擊【退出】按鈕，輔助賬余額自動(dòng)帶回總賬。輔助核算科目期初余額錄入2進(jìn)行試算平衡 期初余額錄入完畢后，應(yīng)進(jìn)行試算平衡，其操作如下：試算結(jié)果平衡 （1）在“期初余額錄入”窗口中單擊【試算】按鈕，打開(kāi)“期初試算平衡表”對(duì)話框。 （2）如果試算結(jié)果平衡，如左圖所示，單擊【確認(rèn)】按鈕。 （3）如果試算結(jié)果不平衡，需對(duì)期初余額進(jìn)行檢查修改，并重新進(jìn)行試算。提示： 如果期初試算結(jié)果不平衡，不能進(jìn)行記賬，但可以填

7、制憑證、審核憑證。 憑證一經(jīng)記賬，則不能再輸入或修改期初余額，也不能執(zhí)行“結(jié)轉(zhuǎn)上年余額功能”?？傎~管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理第三節(jié) 憑證管理賬簿管理出納管理一憑證管理憑證管理功能審核憑證記賬 記賬憑證是總賬系統(tǒng)數(shù)據(jù)的唯一來(lái)源，是會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，也是登記賬簿的依據(jù)，因此憑證管理是總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理中最基本、最核心的內(nèi)容。填制憑證1填制憑證填制憑證的方式通常有以下兩種： 一是根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證，直接在系統(tǒng)中填制記賬憑證。 一是先由人工填制好記賬憑證，再集中輸入系統(tǒng)。 填制憑證的基本內(nèi)容具體操作步驟如下： （1）在企業(yè)門(mén)戶“業(yè)務(wù)”頁(yè)簽中選擇【財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)】【總賬】【憑證】【填制憑證】菜

8、單，打開(kāi)“填制憑證”對(duì)話框。 （2）單擊【增加】按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)增加一張空白憑證。 （3）在憑證左上角單擊參照按鈕，選擇憑證類(lèi)型，輸入制單日期和附單據(jù)數(shù)。填制憑證填制憑證 （4）在摘要欄單擊鼠標(biāo)，輸入摘要內(nèi)容；在“科目名稱”欄單擊鼠標(biāo)，然后單擊出現(xiàn)的參照按鈕“ ”，選擇科目名稱；在借方金額欄輸入實(shí)際金額，按“回車(chē)”鍵，轉(zhuǎn)入下一行。 （5）系統(tǒng)自動(dòng)將上一行摘要復(fù)制到下一行，輸入貸方科目和貸方金額，如左圖所示。 （6）單擊【保存】按鈕，系統(tǒng)提示“憑證已成功保存！”，單擊【確定】按鈕。提示： 填制憑證時(shí)輸入的科目必須為末級(jí)科目。 憑證一旦保存，其憑證類(lèi)別、憑證編號(hào)不能修改。 在“摘要”欄或“科目名稱”

9、欄中單擊鼠標(biāo)，將會(huì)在該欄右下角出現(xiàn)一個(gè)參照按鈕，單擊該參照按鈕，可選擇摘要或科目。 單擊【增加】按鈕，在增加一張新憑證的同時(shí)，保存上一張憑證。 如果制單人員需要使用“常用摘要”功能，應(yīng)先由系統(tǒng)管理員在系統(tǒng)管理中為其增加“公共目錄設(shè)置”“其他”“常用摘要”功能權(quán)限，否則操作員將無(wú)權(quán)使用常用摘要。 填制憑證的輔助核算數(shù)據(jù) 銀行核算 如果填制的是銀行類(lèi)科目，則需輸入結(jié)算方式、票號(hào)及發(fā)生日期。 【例】：3月30日，馬俊佳用現(xiàn)金支票（票號(hào)為XJ066）從工行賬戶提取現(xiàn)金15000元，作為備用資金。 借：現(xiàn)金 15000 貸：銀行存款/工行存款/人民幣 15000制作該憑證的具體步驟如下： （1）在“填制

10、憑證”窗口單擊【增加】按鈕，增加一張空白憑證，輸入摘要、科目、借方金額。 （2）在輸入貸方科目后，系統(tǒng)自動(dòng)彈出“輔助項(xiàng)”對(duì)話框。 （3）選擇結(jié)算方式，輸入票號(hào)及發(fā)生日期，如右圖所示。單擊【確認(rèn)】按鈕。銀行核算 （4）輸入貸方金額后，單擊【保存】按鈕。若此張支票尚未登記，系統(tǒng)提示“此支票尚未登記，是否登記？”。 （5）如需要登記，單擊【是】按鈕，打開(kāi)“登記票號(hào)”對(duì)話框，在此輸入領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門(mén)、姓名、限額及用途，如左圖所示。 （6）單擊【確定】按鈕，系統(tǒng)提示“憑證已成功保存！”，單擊【確定】按鈕。票號(hào)登記 填制憑證的輔助核算數(shù)據(jù) 外幣核算 在填制憑證時(shí)，如果有設(shè)置了外幣核算的科目，則需輸入外幣

11、金額和匯率。輸入外幣金額及匯率后，系統(tǒng)將按“外幣金額匯率”自動(dòng)顯示金額。 【例】：3月30日，收到外商投資10000美元，采用固定匯率，月初匯率為1：6.99。（轉(zhuǎn)賬支票號(hào)：ZZ001） 借：銀行存款/工行存款/美元 10000 貸：實(shí)收資本（或股本） 69900制作該憑證的具體步驟如下： （1）單擊【增加】按鈕，增加一張空白憑證，輸入摘要及外幣科目，系統(tǒng)自動(dòng)顯示外幣匯率。 （2）在“外幣”欄輸入外幣金額，“借方金額”欄自動(dòng)顯示系統(tǒng)計(jì)算后的本幣金額，如右圖所示。 （3）輸入完全部?jī)?nèi)容后，單擊【保存】按鈕，保存憑證。外幣核算 填制憑證的輔助核算數(shù)據(jù) 數(shù)量核算 在填制憑證時(shí)，如果有設(shè)置了數(shù)量核算的

12、科目，則需輸入數(shù)量和單價(jià)，系統(tǒng)將按“數(shù)量單價(jià)”自動(dòng)顯示金額，其操作步驟如下： （1）填制憑證過(guò)程中，輸入數(shù)量科目后，系統(tǒng)自動(dòng)顯示“輔助項(xiàng)”對(duì)話框。 （2）輸入數(shù)量及單價(jià)，如右圖所示，單擊【確認(rèn)】按鈕。 （3）輸入憑證其他內(nèi)容后，單擊【保存】按鈕。數(shù)量核算 填制憑證的輔助核算數(shù)據(jù) 部門(mén)核算 在填制憑證時(shí)，如果有設(shè)置了部門(mén)核算的科目，則需輸入發(fā)生業(yè)務(wù)的部門(mén)，如右圖所示。部門(mén)核算 填制憑證的輔助核算數(shù)據(jù) 個(gè)人往來(lái)核算 在填制憑證時(shí)，如果有設(shè)置了個(gè)人往來(lái)核算的科目，則需輸入部門(mén)、個(gè)人、發(fā)生日期等信息，如右圖所示。個(gè)人往來(lái)核算 填制憑證的輔助核算數(shù)據(jù) 客戶往來(lái)核算 在填制憑證時(shí)，如果有設(shè)置了客戶往來(lái)核算

13、的科目，則需輸入往來(lái)客戶及該筆業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)員等信息，如右圖所示?？蛻敉鶃?lái)核算 填制憑證的輔助核算數(shù)據(jù) 供應(yīng)商往來(lái)核算 在填制憑證時(shí)，如果有設(shè)置了供應(yīng)商往來(lái)核算的科目，則需輸入供應(yīng)商名稱、業(yè)務(wù)員等信息，如右圖所示。供應(yīng)商往來(lái)核算 填制憑證的輔助核算數(shù)據(jù) 項(xiàng)目核算 在填制憑證時(shí)，如果有設(shè)置了項(xiàng)目核算的科目，則需輸入該筆業(yè)務(wù)所屬的項(xiàng)目名稱，如右圖所示。項(xiàng)目核算 憑證的修改、作廢和恢復(fù) 修改憑證在會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)中，憑證的修改有以下兩種方式，即有痕跡修改和無(wú)痕跡修改。 無(wú)痕跡修改是指系統(tǒng)內(nèi)不留下任何修改的線索和痕跡。有兩種情況下的錯(cuò)誤憑證可進(jìn)行無(wú)痕跡修改：一是尚未審核或簽字的憑證，可以直接進(jìn)行修改。一

14、是經(jīng)過(guò)審核或簽字的憑證，在取消審核或簽字后可進(jìn)行憑證修改。無(wú)痕跡修改操作步驟如下： （1）打開(kāi)“填制憑證”對(duì)話框，通過(guò)單擊【首張】、【上張】、【下張】或【末張】按鈕，找到需要修改的憑證。 （2）要修改憑證的基本內(nèi)容，可將光標(biāo)放在需要修改處直接進(jìn)行修改。 （3）如果需要修改輔助項(xiàng)內(nèi)容，首先選中輔助核算科目行，然后將光標(biāo)置于備注欄輔助項(xiàng)，待鼠標(biāo)變?yōu)椤?”時(shí)雙擊，彈出“輔助項(xiàng)”對(duì)話框，在此可對(duì)輔助信息進(jìn)行修改。 （4）修改完畢，單擊【保存】按鈕，保存修改信息。提示： 如果在“選項(xiàng)”設(shè)置中選擇了“制單時(shí)序控制”，在修改制單日期時(shí)不能早于上一張憑證的制單日期，且月份不能修改。 如果在“選項(xiàng)”設(shè)置中未選擇

15、“允許修改、作廢他人填制的憑證”，則不能修改或作廢他人填制的憑證。 如果某筆涉及銀行科目的分錄已錄入支票信息，并對(duì)該支票做過(guò)報(bào)銷(xiāo)處理，修改操作將不影響“支票登記簿”中的內(nèi)容。 外部系統(tǒng)傳過(guò)來(lái)的憑證不能在總賬系統(tǒng)中進(jìn)行修改，只能在生成該憑證的系統(tǒng)中進(jìn)行修改。 有痕跡修改是指修改憑證時(shí)留下修改痕跡，以便為審計(jì)工作提供線索。對(duì)于已經(jīng)記賬的錯(cuò)誤憑證，通常進(jìn)行有痕跡修改。在會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)中通過(guò)“紅字沖銷(xiāo)”法進(jìn)行有痕跡修改的操作步驟如下： （1）在“填制憑證”窗口選擇【制單】【沖銷(xiāo)憑證】菜單，打開(kāi)“沖銷(xiāo)憑證”對(duì)話框。 （2）輸入需要沖銷(xiāo)的已記賬憑證的月份、憑證類(lèi)別及憑證號(hào)，如左圖所示。 （3）單擊【確

16、定】按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)生成一張紅字沖銷(xiāo)憑證。沖銷(xiāo)憑證提示： 紅字沖銷(xiāo)只能針對(duì)已記賬的憑證進(jìn)行。 進(jìn)行紅字沖銷(xiāo)法的憑證，應(yīng)進(jìn)行正常保存和管理。 憑證的修改、作廢和恢復(fù) 作廢恢復(fù)憑證 對(duì)于尚未簽字及審核的憑證，可以直接進(jìn)行作廢處理。系統(tǒng)也可以對(duì)作廢的憑證進(jìn)行恢復(fù)。 （1）在“填制憑證”窗口，找到要作廢的憑證。 （2）選擇【制單】【作廢恢復(fù)】菜單，該憑證的左上方顯示紅色“ ”標(biāo)志，即表示該憑證已作廢。 （3）如需恢復(fù)已作廢憑證，再次選擇【制單】【作廢恢復(fù)】菜單，即取消作廢標(biāo)志，將當(dāng)前憑證恢復(fù)為有效憑證。具體步驟如下：提示： 已作廢的憑證不可以修改、審核。 已作廢的憑證應(yīng)參與記賬，否則月末無(wú)法結(jié)轉(zhuǎn)，但不對(duì)

17、已作廢憑證進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，只視其為一張空憑證。 賬簿查詢時(shí)，查不到已作廢憑證的數(shù)據(jù)。 系統(tǒng)仍保留已作廢憑證的內(nèi)容及編號(hào)，只在憑證上顯示“作廢”標(biāo)志。 外部憑證不能在總賬系統(tǒng)中進(jìn)行作廢處理。 憑證的修改、作廢和恢復(fù) 整理憑證 如果不需要再保留已作廢的憑證，可以通過(guò)整理憑證功能將已作廢的憑證徹底刪除。 （1）在“填制憑證”對(duì)話框中選擇【制單】【整理憑證】菜單，打開(kāi)“請(qǐng)選擇憑證期間”對(duì)話框。 （2）選擇要整理憑證的月份，單擊【確定】按鈕，打開(kāi)“作廢憑證表”對(duì)話框，如左圖所示。 （3）選擇要徹底刪除的作廢憑證，單擊【確定】按鈕，系統(tǒng)提示“是否還需整理憑證斷號(hào)”，單擊【是】按鈕，系統(tǒng)即將這些憑證從數(shù)據(jù)庫(kù)中

18、刪除，并對(duì)剩下的憑證重新編號(hào)。具體步驟如下：整理憑證出納簽字主管簽字審核憑證2審核憑證 為了確保記賬憑證填制的正確性和完整性，在憑證記賬前應(yīng)對(duì)記賬憑證進(jìn)行審核。憑證審核包括 出納簽字 出納人員可以通過(guò)出納簽字功能對(duì)涉及現(xiàn)金、銀行科目的憑證進(jìn)行檢查核對(duì)。如審核無(wú)誤，出納執(zhí)行簽字。如有錯(cuò)誤，應(yīng)交與制單人員修改后再重新核對(duì)。 （1）在企業(yè)門(mén)戶界面選擇【系統(tǒng)】【重注冊(cè)】菜單，以出納的身份重新注冊(cè)登錄系統(tǒng)。 （2）在“業(yè)務(wù)”頁(yè)簽中選擇【財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)】【總賬】【憑證】【出納簽字】菜單，打開(kāi)“出納簽字”查詢條件對(duì)話框。 （3）在“憑證類(lèi)別”下拉列表框選擇憑證的類(lèi)別，在“月份”下拉列表框選擇時(shí)間，單擊【確認(rèn)】按鈕

19、，打開(kāi)“出納簽字”憑證列表窗口，如右圖所示。出納簽字憑證列表窗口出納簽字具體步驟如下： （4）選中需要出納簽字的憑證，單擊【確定】按鈕（或雙擊該憑證），即顯示該張憑證。 （5）單擊【簽字】按鈕，憑證底部“出納”處自動(dòng)顯示出納人員的姓名，如左圖所示。 （6）單擊【上張】或【下張】按鈕，對(duì)其他憑證進(jìn)行簽字，完成后單擊【退出】按鈕。 （7）如果要取消出納簽字，可單擊【取消】按鈕。出納簽字提示： 在會(huì)計(jì)科目中，只有指定為現(xiàn)金和銀行科目的憑證才能進(jìn)行出納簽字。 企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際需要選擇是否需要出納簽字。如需出納簽字，應(yīng)先在“選項(xiàng)”設(shè)置中選中“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字”，否則，可不執(zhí)行出納簽字。 憑證一經(jīng)

20、簽字，則不能修改或刪除，只有取消簽字后才能進(jìn)行修改或刪除。同時(shí)取消簽字只能由簽字的出納人員自己進(jìn)行。 為了提高工作效率，系統(tǒng)提供對(duì)憑證進(jìn)行成批簽字的功能。為此可選擇【出納】【成批出納簽字】或【成批取消簽字】菜單。 主管簽字 主管簽字操作與出納簽字相似。 為了加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)人員制單的管理，需要主管簽字，應(yīng)首先在“選項(xiàng)”設(shè)置中選擇“憑證必須經(jīng)由主管簽字”，這樣憑證必須由主管簽字后才能記賬。否則，可不執(zhí)行主管簽字。 審核憑證 審核憑證是審核人員依照財(cái)會(huì)制度，對(duì)制單人員填制的記賬憑證進(jìn)行檢查核對(duì)的過(guò)程，主要審核記賬憑證是否與原始憑證相符，會(huì)計(jì)分錄是否正確等。審核憑證 審核無(wú)誤，審核人員可以執(zhí)行簽字，如右圖

21、所示：提示： 必須是具有審核權(quán)限的人員才能審核憑證，同時(shí)，審核人員還需具有制單人所制憑證的審核權(quán)。此權(quán)限在“基礎(chǔ)設(shè)置”“數(shù)據(jù)權(quán)限設(shè)置”中進(jìn)行授權(quán)設(shè)置。 另外，審核人員與制單人員不能為同一人。 作廢的憑證不能被審核，如需審核，應(yīng)先取消“作廢”標(biāo)記，再進(jìn)行審核。 憑證一經(jīng)審核不能被修改或刪除，只有取消審核簽字后，才能修改或刪除。3記賬與取消記賬 記賬 （1）在“業(yè)務(wù)”頁(yè)簽中選擇【財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)】【憑證】【記賬】菜單，打開(kāi)“記賬”向?qū)А?（2）在“記賬范圍”欄輸入要進(jìn)行記賬的憑證范圍。此處可輸入連續(xù)編號(hào)范圍，如1-3；也可輸入不連續(xù)編號(hào)，如“5，6，9”。輸入完畢，如右圖所示。選擇記賬范圍記賬工作采用向?qū)?/p>

22、方式由計(jì)算機(jī)自動(dòng)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，其操作步驟如下： （3）單擊【下一步】按鈕，顯示左圖所示記賬報(bào)告。記賬報(bào)告是經(jīng)過(guò)合法性檢驗(yàn)后的提示信息，如果發(fā)現(xiàn)不合法憑證，系統(tǒng)將提示錯(cuò)誤；如果沒(méi)有不合法憑證，將顯示所選憑證的匯總表和憑證總數(shù)，以便核對(duì)。如需打印記賬報(bào)告，可單擊【打印】按鈕，否則，單擊【下一步】按鈕。顯示記賬報(bào)告 （4）單擊【記賬】按鈕。打開(kāi)“期初試算平衡表”對(duì)話框，如果顯示“試算結(jié)果平衡”，單擊【確認(rèn)】按鈕，系統(tǒng)開(kāi)始登錄總賬、明細(xì)賬輔助賬。 （5）記賬完畢后，系統(tǒng)提示“記賬完畢！”，如右圖所示。單擊【確定】按鈕，結(jié)束記賬操作。記賬提示： 第一次記賬時(shí)，若期初余額試算不平衡，則不能記賬。 如上月未

23、記賬，本月則不能記賬。 未審核憑證不能記賬；作廢憑證不需審核，可直接記賬。 若記賬過(guò)程中斷，系統(tǒng)將自動(dòng)調(diào)用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”恢復(fù)數(shù)據(jù)，然后再重新記賬。 取消記賬 （1）選擇【總賬】【期末】【對(duì)賬】菜單，打開(kāi)“對(duì)賬”對(duì)話框。 （2）按【CtrlH】組合鍵，系統(tǒng)提示“恢復(fù)記賬前狀態(tài)功能已被激活”，如右圖所示。單擊【確定】按鈕。 （3）單擊【退出】按鈕，返回企業(yè)門(mén)戶，此時(shí)在【總賬】【憑證】菜單下顯示“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”菜單項(xiàng)。激活“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”如果要取消記賬，應(yīng)首先激活“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”，再取消記賬，具體操作如下： （4）選擇【總賬】【憑證】【恢復(fù)記賬前狀態(tài)】菜單，打開(kāi)“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”對(duì)話框，在

24、“恢復(fù)方式”欄選擇要恢復(fù)的狀態(tài)，如左圖所示。 （5）單擊【確定】按鈕，系統(tǒng)提示“請(qǐng)輸入主管口令”，輸入主管口令后，單擊【確定】按鈕，系統(tǒng)提示“恢復(fù)記賬完畢！”，單擊【確定】按鈕，即取消記賬。恢復(fù)記賬前狀態(tài)4其他憑證管理功能 查詢憑證 （1）選擇【總賬】【憑證】【查詢憑證】菜單，打開(kāi)“查詢憑證”對(duì)話框。 （2）輸入查詢條件，也可單擊右側(cè)【輔助條件】按鈕，輸入輔助項(xiàng)查詢條件，如左圖所示。 （3）單擊【確認(rèn)】按鈕，打開(kāi)憑證查詢列表，雙擊某一憑證行，即可顯示此張憑證。憑證查詢 查詢憑證功能可以對(duì)已記賬和未記賬的憑證進(jìn)行查詢。操作步驟如下： 可按一定的匯總條件對(duì)記賬憑證進(jìn)行匯總，并生成一張科目匯總表。

25、進(jìn)行科目匯總的憑證可以是已記賬憑證，也可以是未記賬憑證，財(cái)務(wù)人員可以隨時(shí)查詢憑證匯總信息。 科目匯總 在單位里，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)都有其規(guī)范性，因而在日常填制憑證的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)有許多憑證完全相同或部分相同，將這些常用的憑證存儲(chǔ)起來(lái)，在填制會(huì)計(jì)憑證時(shí)隨時(shí)調(diào)用，可大大提高業(yè)務(wù)處理效率。 調(diào)用憑證二出納管理 出納管理是總賬系統(tǒng)為出納人員提供的一套集成管理工具，并提供可長(zhǎng)期未達(dá)賬的審計(jì)報(bào)告。出納管理的功能銀行存款日記賬的查詢和輸出銀行對(duì)賬功能支票登記簿的管理現(xiàn)金日記賬的查詢和輸出1現(xiàn)金日記賬及銀行存款日記賬 現(xiàn)金日記賬 （1）在企業(yè)門(mén)戶“業(yè)務(wù)”頁(yè)簽中選擇【出納】【現(xiàn)金日記賬】菜單，打開(kāi)“現(xiàn)金日記賬查詢條件”對(duì)

26、話框。 （2）輸入相應(yīng)的查詢條件或在“我的賬簿”中選擇已保存的查詢條件，如右圖所示?，F(xiàn)金日記賬查詢條件 要進(jìn)行現(xiàn)金日記賬，需在設(shè)置科目時(shí)預(yù)先指定“現(xiàn)金”科目，然后進(jìn)行如下操作：提示： 如上圖所示，“我的賬簿”是為了方便用戶輸入查詢條件而提供的查賬工具，它可將用戶常用的查詢條件加以保存，以便在下次查詢時(shí)可直接調(diào)用查詢。 由于未審核等原因，可能會(huì)有部分憑證尚未記賬。因此，如果要查詢真實(shí)的現(xiàn)金收支情況，最好選擇“包含未記賬憑證”。 （3）單擊【確認(rèn)】按鈕，打開(kāi)“現(xiàn)金日記賬”窗口，如左圖所示。 （4）選擇要查看的憑證行，單擊【憑證】按鈕或者雙擊該行，即可查看相應(yīng)的憑證。 （5）單擊【總賬】按鈕，可以查

27、看此科目的三欄式總賬。查詢完畢，單擊【退出】按鈕。現(xiàn)金日記賬 銀行日記賬銀行日記賬 本功能用于查詢銀行日記賬，其功能與現(xiàn)金日記賬相似。 所不同的是銀行存款日記賬多了“結(jié)算號(hào)”一欄，如右圖所示，它主要用于對(duì)賬。2資金日?qǐng)?bào) 資金日?qǐng)?bào)可以反映現(xiàn)金、銀行存款科目某日的發(fā)生額及余額情況。 資金日?qǐng)?bào)表可由系統(tǒng)根據(jù)記賬憑證自動(dòng)生成，可提供當(dāng)日借、貸額合計(jì)、余額及當(dāng)日業(yè)務(wù)量等信息。其操作步驟如下： （1）選擇【出納】【資金日?qǐng)?bào)】菜單，打開(kāi)“資金日?qǐng)?bào)表查詢條件”對(duì)話框。 （2）輸入查詢?nèi)掌诩捌渌麠l件，如右圖所示。資金日?qǐng)?bào)表查詢條件 （3）輸入完畢，單擊【確認(rèn)】按鈕，打開(kāi)“資金日?qǐng)?bào)表”窗口，如左圖所示。查詢完畢，

28、單擊【退出】按鈕。資金日?qǐng)?bào)表3支票登記簿 支票登記是出納日常工作的一部分，系統(tǒng)提供了“支票登記簿”功能，以供出納人員詳細(xì)登記支票的領(lǐng)用人、領(lǐng)用日期、用途、是否報(bào)銷(xiāo)等情況。 只有在“會(huì)計(jì)科目”設(shè)置中被指定為“銀行總賬科目”的會(huì)計(jì)科目，才能使用支票登記簿。 在使用支票登記簿功能前，須先進(jìn)入“結(jié)算方式”設(shè)置，在需使用支票登記簿的結(jié)算方式下方選中“是否票據(jù)管理”復(fù)選框，接下來(lái)進(jìn)行如下操作： （1）選擇【出納】【支票登記簿】菜單，打開(kāi)“銀行科目選擇”對(duì)話框。 （2）選擇要進(jìn)行支票登記的科目，單擊【確定】按鈕。打開(kāi)“支票登記”窗口。支票登記 （3）單擊【增加】按鈕，新增空白行，輸入領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門(mén)、領(lǐng)用

29、人、支票號(hào)、預(yù)計(jì)金額及用途等信息，如左圖所示。 （4）單擊【保存】按鈕，保存記錄。全部登記完畢，單擊【退出】按鈕。支票登記提示： 支票登記簿中“報(bào)銷(xiāo)日期”欄為空時(shí)，表示該支票未報(bào)銷(xiāo)，否則系統(tǒng)認(rèn)為該支票已報(bào)。 已報(bào)銷(xiāo)的支票不能進(jìn)行修改。若想取消報(bào)銷(xiāo)標(biāo)志，只要將光標(biāo)移到報(bào)銷(xiāo)日期處，刪掉報(bào)銷(xiāo)日期即可。 當(dāng)支票支出后，經(jīng)辦人持原始單據(jù)報(bào)銷(xiāo)時(shí)，會(huì)計(jì)人員據(jù)此填制記賬憑證。在填制憑證時(shí)，系統(tǒng)要求錄入該支票的結(jié)算方式和支票號(hào)，憑證填制完畢后，如果采取了支票控制方式，系統(tǒng)將自動(dòng)在該支票行的“報(bào)銷(xiāo)日期”欄填上報(bào)銷(xiāo)日期，表示該支票已報(bào)銷(xiāo)。4銀行對(duì)賬 銀行對(duì)賬期初錄入 （1）選擇【出納】【銀行對(duì)賬】【銀行對(duì)賬期初錄入

30、】菜單，打開(kāi)“銀行科目選擇”對(duì)話框。 （2）從“科目”下拉列表選擇科目，單擊【確定】按鈕，打開(kāi)“銀行對(duì)賬期初”對(duì)話框。 （3）確認(rèn)啟用日期，然后分別輸入“單位日記賬”和“銀行對(duì)賬單”調(diào)整前余額。銀行對(duì)賬期初 （4）單擊【對(duì)賬單期初未達(dá)項(xiàng)】按鈕，打開(kāi)“銀行方期初”窗口。 （5）單擊【增加】按鈕，輸入對(duì)賬期初單未達(dá)項(xiàng)信息。 （6）單擊【保存】按鈕，保存結(jié)果。全部填寫(xiě)完畢，單擊【退出】按鈕。 （7）同理輸入“日記賬期初未達(dá)項(xiàng)”。最后單擊【退出】按鈕，返回“銀行對(duì)賬期初”對(duì)話框，如左圖所示。銀行對(duì)賬期初 錄入銀行對(duì)賬單 （1）選擇【出納】【銀行對(duì)賬】【銀行對(duì)賬單】菜單，打開(kāi)“銀行科目選擇”對(duì)話框。 （

31、2）選擇科目及月份，單擊【確定】按鈕，打開(kāi)“銀行對(duì)賬單”窗口。 （3）單擊【增加】按鈕，增加一行空白行，依次輸入銀行對(duì)制單數(shù)據(jù)信息，如右圖所示，單擊【保存】按鈕。錄入銀行對(duì)賬單 銀行對(duì)賬單的錄入通常采取人工錄入的方式；如果銀行對(duì)賬單以系統(tǒng)文件的方式傳遞給企業(yè)，也可以直接引入，其操作步驟如下： 銀行對(duì)賬 自動(dòng)對(duì)賬 自動(dòng)對(duì)賬是系統(tǒng)根據(jù)設(shè)定對(duì)賬條件，將單位日記賬和銀行對(duì)賬單自動(dòng)進(jìn)行核對(duì)、勾銷(xiāo)。 （1）選擇【出納】【銀行對(duì)賬】【銀行對(duì)賬】菜單，打開(kāi)“銀行科目選擇”對(duì)話框。 （2）選擇科目及月份，單擊【確定】按鈕，打開(kāi)“銀行對(duì)賬”窗口。 （3）單擊【對(duì)賬】按鈕，打開(kāi)“自動(dòng)對(duì)賬”對(duì)話框，如右圖所示?！白詣?dòng)

32、對(duì)賬”對(duì)話框 （4）在此選擇日期及對(duì)賬條件。“方向相同，金額相同”為系統(tǒng)默認(rèn)的必要條件，其他條件如“日期相差幾天之內(nèi)”、“結(jié)算方式相同”、“結(jié)算票號(hào)相同”可由用戶選擇。 （5）設(shè)置完畢，單擊【確定】按鈕，即顯示對(duì)賬結(jié)果，如左圖所示。銀行對(duì)賬 銀行對(duì)賬 手工對(duì)賬 （1）在“銀行對(duì)賬”窗口中查找應(yīng)勾對(duì)而未勾對(duì)上的對(duì)應(yīng)賬項(xiàng)。 （2）分別在“單位日記賬”和“銀行對(duì)賬單”列表中雙擊該項(xiàng)“兩清”欄，即顯示手工對(duì)賬兩清標(biāo)記“Y”。 （3）對(duì)賬完畢，單擊【檢查】按鈕，進(jìn)行對(duì)賬平衡檢查，若顯示平衡，單擊【確認(rèn)】按鈕。若顯示不平衡，檢查后重新對(duì)賬。 余額調(diào)節(jié)表查詢 在對(duì)賬完成以后，便可以在此查詢“銀行存款余額調(diào)節(jié)

33、表”，檢查對(duì)賬是否正確。 選擇【銀行對(duì)賬】【余額調(diào)節(jié)表查詢】菜單，選擇要查看的科目，單擊【查看】按鈕，即顯示該銀行賬戶的“銀行存款余額調(diào)節(jié)表”，如右圖所示。銀行存款余額調(diào)節(jié)表 通過(guò)此功能可以查詢單位日記賬和銀行對(duì)賬單的對(duì)賬結(jié)果。 查詢對(duì)賬勾對(duì)情況 銀行對(duì)賬后，可通過(guò)此功能將核對(duì)無(wú)誤的已達(dá)賬項(xiàng)刪除。需要注意的是，如果銀行對(duì)賬不平衡，不能進(jìn)行此項(xiàng)操作，否則會(huì)造成日后對(duì)賬錯(cuò)誤。 此項(xiàng)用于查詢至截止日期為止，未達(dá)天數(shù)超過(guò)一定天數(shù)的銀行未達(dá)賬項(xiàng)，以便企業(yè)分析長(zhǎng)期未達(dá)原因，避免資金損失。 長(zhǎng)期未達(dá)賬審計(jì) 核銷(xiāo)銀行賬三賬簿管理1科目賬 科目賬通常包括總賬、明細(xì)賬、多欄賬、日記賬等，其具體操作步驟相似，我們僅

34、以總賬和多欄賬查詢操作為例進(jìn)行說(shuō)明。 總賬 （1）選擇【賬表】【科目賬】【總賬】菜單，打開(kāi)“總賬查詢條件”對(duì)話框，如右圖所示?？傎~查詢條件對(duì)話框 （2）輸入要查詢科目和級(jí)別，單擊【確定】按鈕，打開(kāi)“總賬”窗口，顯示“現(xiàn)金總賬”查詢結(jié)果，如右圖所示。總賬查詢 余額表用于查詢統(tǒng)計(jì)各級(jí)科目的本期發(fā)生額、累計(jì)發(fā)生額和余額等。 余額表 明細(xì)賬用于查詢各賬戶的明細(xì)賬發(fā)生情況，及按任意條件組合查詢明細(xì)賬。在查詢過(guò)程中可以包含未記賬憑證。 本功能提供了三種明細(xì)賬的查詢格式：普通明細(xì)賬、按科目排序明細(xì)賬、月份綜合明細(xì)賬。 序時(shí)賬用于查詢按記賬憑證的時(shí)間順序排列每筆業(yè)務(wù)的明細(xì)數(shù)據(jù)。 序時(shí)賬 明細(xì)賬 多欄賬 多欄賬

35、用于查詢多欄明細(xì)賬。具體步驟如下： （1）選擇【賬簿】【科目賬】【總賬】菜單，打開(kāi)“多欄賬”窗口。 （2）單擊【增加】按鈕，打開(kāi)“多欄賬定義”對(duì)話框。 （3）在“核算科目”下拉列表中選擇科目，單擊【自動(dòng)編制】按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)將所選科目下的明細(xì)科目作為多欄賬的欄目，并顯示在“欄目定義”欄中，如右圖所示。多欄賬定義 （4）單擊【確定】按鈕，完成多欄賬的定義，返回“多欄賬”窗口。 （5）單擊【查詢】按鈕，即顯示多欄賬查詢結(jié)果，如左圖所示。 多欄賬查詢結(jié)果 用于查詢除現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬以外的其他日記賬。在查詢?nèi)沼涃~之前，應(yīng)先在“會(huì)計(jì)科目”中將要查詢的日記賬設(shè)置為“日記賬”。 日記賬 用于查詢輸出某日

36、所有科目的發(fā)生額及余額情況（不包括現(xiàn)金、銀行存款科目）。 日?qǐng)?bào)表2輔助核算賬查詢輔助核算賬查詢個(gè)人往來(lái)賬部門(mén)輔助賬項(xiàng)目輔助賬客戶往來(lái)輔助賬及供應(yīng)商往來(lái)輔助賬 個(gè)人往來(lái)賬 個(gè)人往來(lái)余額表 個(gè)人往來(lái)余額表用來(lái)查詢個(gè)人往來(lái)核算發(fā)生額余額情。操作步驟如下： （1）選擇【賬表】【個(gè)人往來(lái)賬】【個(gè)人往來(lái)余額表】【個(gè)人余額科目表】菜單，打開(kāi)“個(gè)人往來(lái)_科目余額表”對(duì)話框，如右圖所示?！皞€(gè)人往來(lái)_科目余額表”對(duì)話框 （2）選擇科目、月份、余額、統(tǒng)計(jì)方向等信息，單擊【確認(rèn)】按鈕，即顯示“個(gè)人往來(lái)余額表”，如左圖所示。個(gè)人往來(lái)余額表 個(gè)人往來(lái)明細(xì) （1）選擇【賬表】【個(gè)人往來(lái)賬】【個(gè)人往來(lái)明細(xì)】【個(gè)人科目明細(xì)賬】

37、菜單，打開(kāi)“個(gè)人往來(lái)_科目明細(xì)賬”對(duì)話框。 （2）選擇科目、月份等信息，單擊【確認(rèn)】按鈕，即顯示“個(gè)人往來(lái)明細(xì)賬”，如右圖所示。個(gè)人往來(lái)明細(xì)賬 個(gè)人往來(lái)賬 個(gè)人往來(lái)賬 個(gè)人往來(lái)賬清理 個(gè)人往來(lái)賬清理用于對(duì)個(gè)人的借款、還款情況進(jìn)行清理。操作步驟如下： （1）選擇【賬表】【個(gè)人往來(lái)賬】【個(gè)人往來(lái)清理】菜單，打開(kāi)“個(gè)人往來(lái)兩清條件”對(duì)話框。 （2）選擇科目、部門(mén)、個(gè)人及截止月份等信息，單擊【確認(rèn)】按鈕，打開(kāi)“個(gè)人往來(lái)兩清”窗口。 （3）單擊【勾對(duì)】按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)將已達(dá)賬項(xiàng)打上結(jié)清標(biāo)志，如右圖所示。個(gè)人往來(lái)賬清理 個(gè)人往來(lái)賬 個(gè)人往來(lái)催款單 （1）選擇【賬表】【個(gè)人往來(lái)賬】【個(gè)人往來(lái)清理】菜單，打開(kāi)“

38、個(gè)人往來(lái)催款條件”對(duì)話框。 （2）選擇科目、部門(mén)、姓名及截止日期，單擊【確認(rèn)】按鈕，即顯示“個(gè)人往來(lái)存款單”。 往來(lái)賬齡分析 個(gè)人借款控制與管理是企業(yè)內(nèi)部控制制度的一部分，往來(lái)賬齡分析通過(guò)賬齡區(qū)間的設(shè)置，由系統(tǒng)對(duì)個(gè)人往來(lái)余額的時(shí)間分布情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，其操作與前相似。 部門(mén)輔助賬主要是為了考核部門(mén)收支的發(fā)生情況，以便及時(shí)了解和控制部門(mén)費(fèi)用的支出，并對(duì)各部門(mén)的收支情況進(jìn)行比較分析。 部門(mén)輔助賬的管理主要涉及部門(mén)輔助總賬、明細(xì)賬的查詢，正式賬簿的打印，以及部門(mén)收支分析。 部門(mén)輔助賬 項(xiàng)目輔助賬主要用于查詢單位各項(xiàng)目的費(fèi)用、收入、往來(lái)等匯總和明細(xì)信息，包括項(xiàng)目總賬、項(xiàng)目明細(xì)賬及項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)分析。 項(xiàng)目輔助賬 客戶往來(lái)輔助賬及供應(yīng)商往來(lái)輔助賬的管理在應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)中進(jìn)行，主要是進(jìn)行客戶和供應(yīng)商往來(lái)款項(xiàng)發(fā)生、清欠的管理工作，以便企業(yè)及時(shí)掌握往來(lái)款項(xiàng)的最新情況，其中包括余額表、明細(xì)賬、往來(lái)賬清理、賬齡分析報(bào)告等功能。 客戶往來(lái)輔助賬及供應(yīng)商往來(lái)輔助賬賬總賬管理系統(tǒng)期末處理第四節(jié) 轉(zhuǎn)賬定義對(duì)賬轉(zhuǎn)賬生成結(jié)賬 期末處理是指在每個(gè)會(huì)計(jì)期間結(jié)算后，都要完成的一些特定會(huì)計(jì)工作，主要包括轉(zhuǎn)賬定義、轉(zhuǎn)賬生成、對(duì)賬、結(jié)賬等。一轉(zhuǎn)賬定義自定義轉(zhuǎn)賬對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)售價(jià)銷(xiāo)售成本結(jié)轉(zhuǎn)銷(xiāo)售成本結(jié)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)賬定義匯兌損益 定義憑證模板時(shí)，需設(shè)置憑證類(lèi)別、摘要、借貸會(huì)計(jì)科目及其金額公式。以