工程項目檔案管理的主要手段和措施_secret

1、檔案管理的主要手段和措施一、檔案管理目標(biāo)工程項目檔案的價值使檔案管理在項目管理內(nèi)容中顯得尤為重要，同時文件檔案控制是ISO9000所要求的一個基本要素，也是項目管理不可或缺的方面，規(guī)范、有效的檔案管理工作保證了城市建設(shè)檔案的完整性、系統(tǒng)性和國家有關(guān)規(guī)范和法律要求。二、檔案管理依據(jù)序號檔案管理法律法規(guī)條例等依據(jù)1中華人民共和國檔案法 第十一條規(guī)定：機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織必須按照國家規(guī)定，定期向檔案館移交檔案。2中華人民共和國城鄉(xiāng)規(guī)劃法第四十五條規(guī)定：建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)在竣工驗收后六個月內(nèi)向城鄉(xiāng)規(guī)劃行政主管部門報送有關(guān)竣工驗收資料。第六十七條規(guī)定：建設(shè)單位未在建設(shè)工程竣工驗收后六個月內(nèi)向城

2、鄉(xiāng)規(guī)劃行政主管部門報送有關(guān)竣工驗收資料的，由所在地城市、縣人民政府城鄉(xiāng)規(guī)劃主管部門責(zé)令限期補(bǔ)報，逾期不補(bǔ)報的，處一萬元以上五萬元以下的罰款。3國務(wù)院科學(xué)技術(shù)檔案工作條例 第七條規(guī)定：各單位在對每一項科研成果、產(chǎn)品試制、基建工程或其他技術(shù)項目進(jìn)行鑒定、驗收的時候，要有科技檔案部門參加，對應(yīng)當(dāng)歸檔的科技文件材料加以驗收。沒有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科技文件材料的項目，不能驗收。4建設(shè)工程質(zhì)量管理條例第十六條規(guī)定：建設(shè)單位收到建設(shè)工程竣工報告后，應(yīng)當(dāng)組織設(shè)計、施工、工程監(jiān)理等有關(guān)單位進(jìn)行竣工驗收。建設(shè)工程竣工驗收應(yīng)當(dāng)具備下列條件：完成建設(shè)工程設(shè)計和合同約定的各項內(nèi)容；有完整的技術(shù)檔案和施工管理資料；有工程

3、使用的主要建筑材料、建筑構(gòu)配件和設(shè)備的進(jìn)場試驗報告；有勘察、設(shè)計、施工、工程監(jiān)理等單位分別簽署的質(zhì)量合格文件；有施工單位簽署的工程保修書。建設(shè)工程經(jīng)驗收合格的，方可交付使用。第十七條規(guī)定：建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，及時收集，整理建設(shè)項目各環(huán)節(jié)的文件資料，建立健全建設(shè)項目檔案，并在建設(shè)工程竣工后，及時向建設(shè)行政主管部門或者其他有關(guān)部門移交建設(shè)項目檔案的，責(zé)令其改正，處1萬元以上10萬元以下罰款。5國家住房與城鄉(xiāng)建設(shè)部城市建設(shè)檔案管理規(guī)定第八條明確指出：列入城建檔案接收范圍的工程，建設(shè)單位在組織竣工驗收前，應(yīng)當(dāng)提請城建檔案管理機(jī)構(gòu)對工程檔案進(jìn)行預(yù)驗收。預(yù)驗收合格后，由城建檔案管理

4、家機(jī)構(gòu)出具工程檔案認(rèn)可文件。第九條指出：建設(shè)單位在取得工程檔案認(rèn)可文件后，方可組織工程竣工驗收。建設(shè)行政主管部門在辦理竣工驗收備案時，應(yīng)當(dāng)查驗工程檔案認(rèn)可文件。6城市地下管線工程檔案管理辦法（建設(shè)部第136號令）第十條規(guī)定：建設(shè)單位在地下管線工程竣工驗收備案錢，應(yīng)當(dāng)向城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交下列檔案資料。（1）地下管線工程項目準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工驗收文件和竣工圖；（2）地下管線竣工測量成果；（3）其他應(yīng)當(dāng)歸檔的文件資料（電子文件、工程照片、錄像等）城市供水、排水、燃?xì)?、熱力電力、電訊等地下管線專業(yè)單位應(yīng)當(dāng)及時向城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交地下專業(yè)管線圖。第十二條規(guī)定：“因建設(shè)單位未移交地

5、下管線工程檔案，造成施工單位在施工中損害地下管線的，建設(shè)單位依法承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。”7浙江省城市建設(shè)檔案管理辦法城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)接收和管理下列檔案： （一）城市建設(shè)工程檔案； 1、工業(yè)、民用建筑工程； 2、市政基礎(chǔ)設(shè)施工程； 第八條 城市建設(shè)檔案材料形成單位必須按照國家和本省規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)以及辦法的要求收集、整理建設(shè)工程（包括配套工程，下同）檔案，并向城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)移交。 前款所稱建設(shè)工程檔案，包括工程項目前期、施工及竣工所形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件材料。工程系那個木前期管理性文件材料可以移交副本。第九條 建設(shè)單位在申領(lǐng)建設(shè)工程規(guī)劃許可證或者施工許可證前，應(yīng)當(dāng)與工程所在地城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)簽訂建設(shè)工程

6、檔案承諾書。城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)定期將建設(shè)工程檔案承諾書簽訂情況，報工程所在地建設(shè)行政主管部門和檔案行政主管部門備案。三、簽訂建設(shè)工程竣工檔案移交承諾書辦理事項簽訂建設(shè)工程竣工檔案移交承諾書辦理機(jī)構(gòu)區(qū)城建檔案館主辦處室業(yè)務(wù)指導(dǎo)科申辦對象余杭區(qū)行政規(guī)劃區(qū)域內(nèi)各類工程項目的建設(shè)單位和個人辦理依據(jù)浙江省城市建設(shè)檔案管理辦法（浙江省人民政府令第217號）第10條辦理時限資料齊全后當(dāng)場辦理緊前工作條件辦理資料序號所需文件領(lǐng)取/辦理部門1填寫建設(shè)工程竣工檔案移交承諾書兩份及建設(shè)工程檔案管理登記表一份（必須加蓋公章）2規(guī)劃許可證復(fù)印件一份（包括附件、附圖）3樁基先行項目提供建設(shè)局批準(zhǔn)文件及規(guī)劃審批圖4需要提

7、供的其他資料567辦理程序窗口辦理四、項目建設(shè)各階段的文件的收集及其責(zé)任單位階 段內(nèi) 容負(fù)責(zé)單位辦理建設(shè)工程規(guī)劃許可證辦理建設(shè)工程竣工檔案驗收報送申請表，和城建檔案管理部門簽訂建設(shè)工程竣工檔案編制及報送合同項目代建單位項目前期準(zhǔn)備階段收集、積累和整理項目前期文件以及設(shè)備、工藝和涉外文件項目代建單位勘察設(shè)計階段負(fù)責(zé)收集、積累勘察、設(shè)計文件，并按規(guī)定在項目竣工前向項目代建單位移交勘察、設(shè)計單位項目施工階段施工及分包項目全部文件的收集、積累、整理，并規(guī)定在項目竣工前向項目代建單位移交施工及分包承包商收集積累項目監(jiān)理檔案文件，并規(guī)定在項目竣工前向項目代建單位移交監(jiān)理單位試運(yùn)行試運(yùn)行過程中文件、資料的收

8、集和積累項目代建單位項目竣工驗收階段負(fù)責(zé)收集竣工驗收過程的文件施工承包商在竣工驗收前匯總各協(xié)作單位收集的相關(guān)檔案資料，并確定需向檔案管理部門移交部分，作好檔案移交的準(zhǔn)備工作項目代建單位五、工程項目檔案管理和備案流程管 理 內(nèi) 容將檔案管理目標(biāo)作為合約條款提出督促協(xié)作單位任命檔案管理負(fù)責(zé)人檔案收集、積累以月為周期檢查各協(xié)作單位檔案管理情況項目檔案的匯總確定需移交城建檔案資料并預(yù)檢檔案移交根據(jù)檔案移交證明及消防、環(huán)保、規(guī)劃等驗收證明到建管處正式備案階 段簽約階段項目啟動階段項目實施過程竣工驗收前竣工驗收后六、專業(yè)化歸檔和備案管理 （一）建立系統(tǒng)、完善的信息網(wǎng)1、根據(jù)性質(zhì)的不同，建立相應(yīng)的信息網(wǎng)絡(luò)，

9、明確聯(lián)絡(luò)人員。保持穩(wěn)定、暢通的信息渠道，保證工程信息能夠準(zhǔn)確、及時的傳達(dá)到有關(guān)各方。針對重大的工程技術(shù)問題和災(zāi)害性事故，應(yīng)制定特別的信息傳遞渠道，保證事故發(fā)生后，有關(guān)人員能夠在第一時刻了解到事故狀況，迅速作出決策。2、全面收集設(shè)計、施工等有關(guān)的工程信息和資料，通過計算機(jī)等先進(jìn)的設(shè)備和手段進(jìn)行信息的同濟(jì)、匯總、整理和存儲。使設(shè)計者能夠及時了解到施工狀況，施工者能夠方便的查閱設(shè)計資料，管理者能夠全面了解工程情況，達(dá)到資源共享，提高信息資源的利用效率，從而提高項目的管理水平。3、建立信息發(fā)布制度。將工程信息進(jìn)行整理和匯編，定期地向招標(biāo)人、使用方、政府職能部門、社會有關(guān)方面進(jìn)行通報，接收監(jiān)督。（二）信

10、息及檔案管理的措施 1、組成專門小組負(fù)責(zé)收集工程、技術(shù)信息及竣工檔案的整理組卷歸檔工作。及時將工程、技術(shù)信息及竣工檔案整理驗收小組負(fù)責(zé)人、工作人員名單、竣工檔案整理工作計劃、聯(lián)系電話報項目代建方。2、立卷原則和分工（1）立卷應(yīng)遵循工程文件形成的自然規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。（2）一個建設(shè)工程由多個單位工程組成時，工程文件應(yīng)按單位工程組卷。（3）工程文件可按建設(shè)程序劃分為：工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件5部分。（4）招標(biāo)人、使用方、施工方負(fù)責(zé)立卷范圍按余杭區(qū)城建檔案館制定的余杭區(qū)建設(shè)工程檔案編制指南執(zhí)行。工程準(zhǔn)備階段，由招標(biāo)人、使用方按項目立

11、卷；實施階段，由招標(biāo)人、使用人按單位工程立卷的竣工驗收文件。由施工方按單位工程立卷：施工及驗收記錄、竣工圖。施工單位根據(jù)工程竣工檔案驗收小結(jié)提綱的要求，編寫工程竣工驗收小結(jié)，施工單位負(fù)責(zé)人簽名，加蓋公章，以備驗收。驗收后，工程竣工驗收小結(jié)交項目代建方。由項目代建方按單位工程立卷：監(jiān)理文件，在施工監(jiān)理中形成的資料檔案十分重要，除部分資料交由施工單位組卷外，均應(yīng)分類裝訂，監(jiān)理文件可先按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段組卷，竣工后移交一套原件給招標(biāo)人、使用方存檔。負(fù)責(zé)嚴(yán)格審核竣工檔案的質(zhì)量。填寫工程質(zhì)量保證資料審查記錄，一式三份，總監(jiān)理工程師簽字后，一份交項目代建方，一份交施工方，監(jiān)理方留存一份。監(jiān)理

12、方工程師審核竣工圖后，應(yīng)在竣工圖上簽字并加蓋監(jiān)理單位公章。監(jiān)理方抽檢材料、測量檢測資料和備案需填寫的表格按標(biāo)段另行組卷，其中除材料質(zhì)檢報告入施工單位檔案外，監(jiān)理單位在工程監(jiān)理工程中所形成的所有資料，如監(jiān)理規(guī)劃、會議紀(jì)要、月報、監(jiān)理工作總結(jié)等按所管標(biāo)段分類整理裝訂成冊。（此部分工作根據(jù)招標(biāo)文件以及項目代建合同的要求由項目代建方完成，具體實施由項目代建方負(fù)責(zé)）（三）項目前期報建階段檔案資料目錄清單分 類內(nèi) 容備 注項目前期立項文件部分（1）項目建議書及批復(fù)文件（2）可行性研究報告、環(huán)境影響報告、論證及評估等文件（3）設(shè)計任務(wù)書及批復(fù)（4）建設(shè)用地選址意見書及批復(fù)（5）國家土地使用證及地形圖（6）建

13、設(shè)用地規(guī)劃許可證及核準(zhǔn)的地形圖（7）建設(shè)工程規(guī)劃許可證及核準(zhǔn)的總面積、紅線圖設(shè)計文件和資料文件（1）工程水文、地質(zhì)勘察報告（2）地質(zhì)圖（3）規(guī)劃設(shè)計文件（4）方案設(shè)計（5）初步設(shè)計和工程總概算（6）施工圖時機(jī)和工程預(yù)算（7）工程結(jié)構(gòu)設(shè)計計算書及說明書施工技術(shù)文件土建部分1、施工技術(shù)文件（1）施工合同（2）施工預(yù)算（3）開工、竣工報告（4）施工定位測量記錄、測量復(fù)核單及成果圖（5）工程質(zhì)量檢查及驗收記錄；單位工程質(zhì)量綜合評定表等2、施工材料質(zhì)量保證文件（1）原材料匯總表及質(zhì)量證明單、試驗報告（2）施工試驗匯總表及試驗報告（3）預(yù)制構(gòu)建件明細(xì)表及合格證、試驗報告水、衛(wèi)部分（1）施工合同（2）施工預(yù)

14、算（3）開工、竣工報告（4）室外管線測量記錄（5）功能試驗記錄及質(zhì)量評定（6）隱蔽工程驗收記錄（7）材料、設(shè)備明細(xì)表及檢驗記錄（8）管線征詢報告單、管線、設(shè)備報裝單電力部分通風(fēng)與空調(diào)部分智能化系統(tǒng)部分設(shè)計變更依據(jù)性文件監(jiān)理文件（1）監(jiān)理規(guī)劃（2）施工進(jìn)度控制類文件（3）施工質(zhì)量控制類文件（4）工程造價控制類文件（5）工程竣工總結(jié)（6）質(zhì)量評價意見報告項目管理類資料1、招投標(biāo)文件、合同文件類2、項目進(jìn)度控制類3、項目費(fèi)用控制類4、項目材料控制類5、項目質(zhì)量控制類6、項目財務(wù)類7、報告總結(jié)類8、信息溝通類竣工驗收文件1、工程竣工報告2、工程決算3、各專業(yè)竣工驗收鑒定證書4、項目竣工驗收文件5、試運(yùn)

15、行相關(guān)文件現(xiàn)場聲像資料1、工程現(xiàn)場原地物、地貌照片、錄像2、建筑物建成后的照片、錄像3、工程建設(shè)重要過程的照片和錄像竣工圖1、平面布置圖2、建筑、結(jié)構(gòu)竣工圖（含樁位布置圖）3、大型設(shè)備基礎(chǔ)竣工圖4、大型設(shè)備基礎(chǔ)竣工圖5、弱電、給排水、智能化、暖通專業(yè)竣工圖6、建設(shè)用地范圍內(nèi)以下綜合管網(wǎng)七、我公司代建過程中需提供的文件實行“隱蔽工程陽光化”制度1、定期信息文件根據(jù)建設(shè)管理服務(wù)工程項目、范圍及內(nèi)容。隨工程施工進(jìn)度向綜合管理部門和業(yè)主報送建設(shè)管理服務(wù)月報，其主要內(nèi)容為：施工質(zhì)量情況：原材料質(zhì)量及檢驗情況；工程進(jìn)度情況；進(jìn)場施工機(jī)械設(shè)備及勞動力動態(tài)；合同變更和工程變更情況；工程款支付情況；建設(shè)管理服務(wù)

16、工程情況；工程建設(shè)大事記。2、根據(jù)建設(shè)管理服務(wù)工程進(jìn)展情況的不定期報告關(guān)于工程優(yōu)化設(shè)計或變更或施工進(jìn)展的建議；資金、資源投入及合理配置的建議；工程進(jìn)展預(yù)測分析報告；合理要求提交的其他報告；工程分階段驗收、竣工驗收建設(shè)管理服務(wù)工作報告。3、建設(shè)管理服務(wù)過程文件施工措施計劃批復(fù)文件；施工進(jìn)度調(diào)整批復(fù)文件；項目管理協(xié)調(diào)會議紀(jì)要文件；其他項目管理業(yè)務(wù)往來文件；質(zhì)量事故處理文件。4、實行隱蔽工程陽光化制度 在所有隱蔽工程組織驗收時，我們將鋼筋工程、給排水管安裝線路、電氣套管埋設(shè)等全部采用動態(tài)攝像的手段全過程記錄，隱蔽工程的影像資料作為管理檔案內(nèi)容存檔。既為后期維修提供依據(jù)，又為隱蔽工程的施工提供了良好的

17、監(jiān)督。八、項目檔案文件質(zhì)量要求1、項目檔案文件應(yīng)具備書面打印文件和電子文件兩種格式；2、字跡清楚，圖樣清晰，圖標(biāo)整潔，簽認(rèn)手續(xù)完備；3、書面材料不得使用圓珠筆、鉛筆等易褪色不宜保存的書寫材料；4、復(fù)印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應(yīng)符合設(shè)備標(biāo)定質(zhì)量的要求；5、錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性；6、長期存儲的電子文件應(yīng)使用不可擦除光盤。項目代建單位在組織工程竣工前，提前對工程檔案進(jìn)行預(yù)驗收，確保一次移交到檔案部門，并且協(xié)助正式備案，驗收內(nèi)容如下：工程檔案是否齊全、系統(tǒng)、完整2、工程檔案是否整理立卷、立卷是否符合城市建設(shè)檔案案卷質(zhì)量規(guī)定3、工程檔案的內(nèi)容是否真實、準(zhǔn)確的反映工程建設(shè)活動和工程實際活動4、工程檔案簽章手續(xù)是否完備，竣工圖編制是否符合要求九、檔案移交余杭區(qū)城建檔案館填報單位余杭區(qū)城建檔案館事項名稱檔案移交類別編號辦理單位余杭區(qū)城建檔案館辦理地址余杭區(qū)建設(shè)局附房三樓辦理程序建設(shè)單位在辦理建設(shè)工程規(guī)劃許可證時與我館簽訂建設(shè)工程竣工檔案承諾書，在工程項目正式驗收合格之日起三個月內(nèi)將全部工程竣工檔案移交我館，檔案全部移交并審核合格后，發(fā)給建設(shè)工程竣工檔案認(rèn)可意見書和建設(shè)工程竣工檔案驗收合格證。所需材料本工程項目（包括道路、管線等）施工準(zhǔn)備、施工及竣工三個階段中所形成的應(yīng)當(dāng)歸檔