小企業(yè)開展會計電算化模式分析(1)

1、小企業(yè)開展會計電算化形式分析(1)摘要小企業(yè)開展會計電算化有3種形式，分別是構建會計電算化系統(tǒng)形式、在線租用財務軟件形式、代理記賬形式。文章對3種形式進展了介紹，分析了3種形式的優(yōu)缺點，并提出了不同形式的適用范圍。小企業(yè)應根據(jù)企業(yè)的實際情況選擇適宜的形式。關鍵詞小企業(yè)；會計電算化；構建；在線租用；代理記賬本文所指的小企業(yè)，是指按照國家經(jīng)濟貿易委員會、國家統(tǒng)計局等部門2022年制定的?中小企業(yè)標準暫行規(guī)定?國經(jīng)貿中小企2022143號中界定的小企業(yè)為標準，包括工業(yè)、建筑業(yè)、批發(fā)、零售等各行各業(yè)中的小企業(yè)。根據(jù)金蝶公司2002年的統(tǒng)計結果，中小企業(yè)會計電算化普及率還不到15，大局部還采用手工核算的

2、方式。小企業(yè)由于多方面的原因，其會計電算化普及率所占比例那么更低。影響因素是多方面的，但主要原因有以下3點：缺乏專業(yè)的信息化知識和經(jīng)歷；缺乏資金；缺乏專業(yè)的IT人員。為了促進小企業(yè)會計電算化普及，進一步發(fā)揮信息化在企業(yè)管理中的作用，筆者討論了幾種促進小企業(yè)實現(xiàn)會計電算化的形式，以幫助小企業(yè)盡快實現(xiàn)會計電算化。一、構建會計電算化系統(tǒng)形式構建會計電算化系統(tǒng)，是指企業(yè)購置施行會計電算化所需的各種軟、硬件系統(tǒng)，建立健全會計電算化各項管理制度，組織施行人員培訓，自己負責會計電算化系統(tǒng)日常運行、系統(tǒng)維護等工作。該種形式要求企業(yè)有較充足的資金，對施行會計電算化有正確認識，可以正確構建適宜的計算機軟硬件系統(tǒng)，

3、有健全的會計電算化內部管理制度；更重要的是要求企業(yè)具備較高程度的會計電算化管理人才，可以解決會計電算化系統(tǒng)日常運行中出現(xiàn)的各種問題，可以進展電算化系統(tǒng)分析，充分利用會計電算化系統(tǒng)幫助企業(yè)預測、決策。一優(yōu)點1.可以充分滿足企業(yè)需要開展會計電算化系統(tǒng)所需的軟硬件系統(tǒng)由企業(yè)自行決定，企業(yè)可根據(jù)自身實際情況，構建適宜的計算機硬件構造，如選擇單機構造、對等網(wǎng)構造等；選擇適宜的系統(tǒng)軟件如選擇inds操作系統(tǒng)、UNIX操作系統(tǒng)等和財務軟件如用友、金蝶等軟件，以及決定起用哪些子系統(tǒng)。會計電算化系統(tǒng)構建完成后，一次投資長期受益。2.數(shù)據(jù)平安可靠企業(yè)構建的會計電算化系統(tǒng)只有企業(yè)財會人員才能訪問，防止了外界人員隨意

4、訪問計算機，防止了大量的惡意訪問、不必要的誤刪除、誤操作以及病毒危害；財務信息保存在自己的計算機硬盤或軟盤上，可以防止黑客或其別人員的惡意攻擊，電子數(shù)據(jù)檔案的保管更加平安可靠。二缺點1.資金投入較高構建會計電算化系統(tǒng)，需要較多的資金投入，即使各方面精打細算，也得需要近10余萬元的資金，包括軟硬件投入、前期人員培訓等相關費用；后期的軟硬件系統(tǒng)晉級還需要一定的資金，對于小企業(yè)而言，可能是一筆不菲的資金投入。2.對財會人員素質要求較高系統(tǒng)運行過程中，可能會遇到各種各樣的問題，有些問題可能是系統(tǒng)破綻造成的，有些問題那么可能是財會人員不正確操作引起的。雖然軟、硬件效勞商可以提供相關效勞，但這些問題假如全

5、部依賴供給商解決，無疑會給企業(yè)帶來很大費事，這就要求企業(yè)財會人員可以自行解決大局部疑難問題，這對小企業(yè)來說無疑是一種挑戰(zhàn)。3.要求企業(yè)管理制度健全會計電算化系統(tǒng)的運行是一項較為復雜的系統(tǒng)工程，系統(tǒng)的運行需要靠管理制度來控制和約束，這些制度包括會計電算化崗位責任制度、會計電算化操作管理制度、計算機軟硬件和數(shù)據(jù)管理制度、檔案管理制度等，某一方面的制度不健全，都有可能造成嚴重的不良后果。三適用范圍構建會計電算化系統(tǒng)形式對小企業(yè)的綜合要求是比擬高的，因此該形式一般適用于規(guī)模較大、業(yè)務類型比擬復雜、管理制度健全、會計電算化知識儲藏較多的小企業(yè)；而對于規(guī)模較孝業(yè)務種類較少、財會人員電算化知識較匱乏的小企業(yè)

6、而言，那么不適用于該種形式。二、在線租用財務軟件形式在線租用財務軟件形式，也叫ASPAppliatinServiePrvider，應用效勞供給商形式，是指用戶不購置安裝復雜的計算機軟、硬件系統(tǒng)，只需一臺可以上網(wǎng)的計算機，通過網(wǎng)絡租用財務軟件，直接在網(wǎng)絡上運行軟件來完成會計核算以及其他財務管理工作。在這種形式下，軟件應用效勞商搭建一個網(wǎng)絡財務應用平臺，這個平臺由效勞器、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡財務軟件以及互聯(lián)網(wǎng)接入設備組成，用戶只要上網(wǎng)，調用租用的該站點上的財務軟件，就能進展填制憑證、記賬等各項財務工作。ASP站點實際充當了用戶的電算中心，企業(yè)相當于該電算中心的一個用戶。ASP效勞商負責系統(tǒng)的平安運

7、行、維護晉級等工作，用戶只負責使用。據(jù)統(tǒng)計，美國ASP形式開展得很好，約有60%的企業(yè)不同程度地采用了ASP形式，在香港地區(qū)有6萬多個商業(yè)網(wǎng)點在采用ASP形式。據(jù)國際權威公司預測，ASP形式在將來幾年將保持22%的年增長率。我國大陸ASP形式開展較晚，據(jù)不完全統(tǒng)計，采用在線租用財務軟件形式注冊的中小企業(yè)有3000多家，處于剛剛起步階段。一優(yōu)點1.節(jié)約資金投入在ASP形式下，企業(yè)不需構建會計電算化系統(tǒng)，只要按月支付租用軟件的租金和網(wǎng)絡使用費即可，租金視租用的模塊而定，如租用財務管理模塊，月租金一般在100元左右，進銷存模塊的租金一般在每月300元左右。至于系統(tǒng)的維護晉級等費用，那么完全由軟件應用

8、效勞商負責。該種形式相對于企業(yè)構建電算化系統(tǒng)而言，無疑會減少大量的資金投入。2.降低了財務軟件的選購風險眾所周知，開展會計電算化系統(tǒng)，非常重要的一環(huán)就是選購會計電算化軟件。就目前的財務軟件市場而言，形形色色各種形式、各種類型的財務軟件充滿著市場，據(jù)不完全統(tǒng)計，目前我國會計電算化市場的財務軟件有300種左右。在這么多的財務軟件中，如何選擇企業(yè)適用的財務軟件著實是一個大問題。據(jù)調查，一些企業(yè)開展了會計電算化后又回復到手工記賬，一個很重要的因素就是選購的財務軟件出現(xiàn)了問題。而在ASP形式下，財務軟件的選購風險那么完全由ASP效勞商承當。3.降低了企業(yè)的管理標準在ASP形式下，軟、硬件系統(tǒng)的日常運行和

9、維護晉級等工作都由ASP效勞商負責，這樣用戶就防止了大量的會計電算化系統(tǒng)的管理工作，從而降低了企業(yè)的管理標準，降低了對財會人員的素質要求。二缺點1.財務信息的平安性可能較差在ASP形式下，企業(yè)財務信息是以電子數(shù)據(jù)的形式保存在ASP效勞平臺上，由ASP效勞商統(tǒng)一負責平安保管。雖然每個用戶都有自己的登錄密碼，但密碼和其他財務信息一樣也是保存在ASP效勞平臺上，對計算機高手或ASP效勞商而言，這種保密就顯得太脆弱了。人們說得最多的就是：“把數(shù)據(jù)放在別人的計算機里，你們老板睡得著覺嗎？這樣就要求用戶在選擇ASP效勞商時，一定要慎重，做好前期調查工作，最大限度地理解該效勞商的信譽、規(guī)模、才能等相關指標，

10、把潛在風險降低到最低限度。2.網(wǎng)絡響應速度可能較慢在ASP形式下，很多用戶通過撥號方式訪問ASP效勞平臺，過多的用戶同時登錄系統(tǒng)可能會使效勞器響應速度較慢而造成網(wǎng)絡阻塞，導致信息處理速度較慢，影響企業(yè)的業(yè)務處理進度。不過隨著網(wǎng)絡的開展和寬帶接入本錢的降低，這個缺點可能會很快克制。三適用范圍總的來講，任何類型、規(guī)模的企業(yè)都可以采用ASP形式，但通過幾種形式的比擬，筆者更傾向于規(guī)模較小，資金實力較差，業(yè)務類型比擬單一，會計電算化知識儲藏較少的小企業(yè)采用。三、代理記賬形式代理記賬形式，是指小企業(yè)自己不進展會計電算化業(yè)務處理，而將相關工作交給有代理記賬權限的代理機構完成，小企業(yè)按期支付代理費用。經(jīng)濟業(yè)

11、務發(fā)生后，企業(yè)將原始憑證交給代理機構，由代理機構在會計電算化系統(tǒng)上進展業(yè)務處理，產(chǎn)生電子數(shù)據(jù)。代理機構負責系統(tǒng)的平安運行和維護晉級等工作，由代理機構負責財務信息的備份、檔案管理等工作。小企業(yè)可以根據(jù)自己的需要在代理機構的系統(tǒng)上查詢財務信息，甚至由代理機構負責進展財務分析等。一優(yōu)點1.節(jié)約資金投入在代理記賬形式下，小企業(yè)和代理機構簽訂代理合同，小企業(yè)只需根據(jù)合同規(guī)定支付代理費用，一般每月3001000元，會計電算化系統(tǒng)的構建費用、維護晉級費用，以及系統(tǒng)操作人員的培訓費用等一概不需支付，因此資金投入很少。2.降低企業(yè)管理標準在代理記賬形式下，會計電算化系統(tǒng)的運行、維護等工作由代理商負責，企業(yè)在此方

12、面不需制定任何管理制度。另外，企業(yè)的納稅申報等工作均由代理機構負責，如發(fā)生延遲納稅而罰款等事項，可由代理機構承當，小企業(yè)可以將精力完全放在業(yè)務經(jīng)營管理上。3.業(yè)務處理標準代理機構經(jīng)過財政部門審批，業(yè)務處理可以按照會計制度規(guī)定標準進展，可以最大限度地防止小企業(yè)由于財會人員素質較低而產(chǎn)生的會計信息失真現(xiàn)象，有利于企業(yè)利用財務信息加強企業(yè)管理，進展預測、決策。二缺點1.財務信息的平安性可能較差和采用ASP形式相似，企業(yè)的財務信息存放在代理機構的會計電算化系統(tǒng)上，信息的平安性可能較差。另外，小企業(yè)對電算化業(yè)務的處理知識知之甚少，也不便于監(jiān)視代理機構的業(yè)務處理。2.信息使用不太靈敏小企業(yè)的會計業(yè)務處理交由代理機構完成，代理機構在規(guī)定的時間內完成記賬工作，相對于企業(yè)自己記賬而言，記賬周期是比擬長的；另外代理機構有規(guī)定的工作時間，工作時間之內查詢業(yè)務比擬方便，但工作時間之外那么有些不太方便。三適用范圍代理記賬形式適用于規(guī)模很小的商業(yè)、效勞業(yè)企業(yè)，抑或規(guī)模較小的各種類型初創(chuàng)公司，這類企業(yè)業(yè)務比擬簡單，經(jīng)濟技術實力較弱，人