業(yè)務(wù)活動(dòng)層面控制測試 - 合同管理

1、業(yè)務(wù)活動(dòng)層面控制測試合同管理 內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)管理部2011年6月主要內(nèi)容一、業(yè)務(wù)鏈簡介二、重要風(fēng)險(xiǎn)分析三、關(guān)鍵控制分析四、測試關(guān)注要點(diǎn)五、典型案例主要內(nèi)容一、業(yè)務(wù)鏈簡介二、重要風(fēng)險(xiǎn)分析三、關(guān)鍵控制分析四、測試關(guān)注要點(diǎn)五、典型案例一、業(yè)務(wù)鏈簡介合同管理包括合同申報(bào)、合同審查審批、合同簽訂、合同履行、變更與解除、合同歸檔、統(tǒng)計(jì)分析等環(huán)節(jié)。1合同申報(bào)合同審查審批 合同簽訂 合同履行、變更與解除 合同歸檔、統(tǒng)計(jì)分析財(cái)務(wù)記賬主要內(nèi)容一、業(yè)務(wù)鏈簡介二、重要風(fēng)險(xiǎn)分析三、關(guān)鍵控制分析四、測試關(guān)注要點(diǎn)五、典型案例二、重要風(fēng)險(xiǎn)分析1.合同未經(jīng)有效審批2.合同專用章的使用未經(jīng)有效授權(quán)3.合同沒有履行或沒有及時(shí)履行且沒有

2、得到及時(shí)處理三、關(guān)鍵控制分析關(guān)鍵控制涉及的合同管理的重要業(yè)務(wù)流程：合同審查審批合同簽訂合同履行、變更與解除主要內(nèi)容一、業(yè)務(wù)鏈簡介二、重要風(fēng)險(xiǎn)分析三、關(guān)鍵控制分析四、測試關(guān)注要點(diǎn)五、典型案例三、關(guān)鍵控制分析1.專業(yè)部門、財(cái)務(wù)部門、法律部門相關(guān)崗位負(fù)責(zé)合同中技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、法律內(nèi)容的審查并報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，在合同審查會(huì)簽表上簽字。2.根據(jù)授權(quán)簽字人在合同文本上的簽名使用合同專用章。合同經(jīng)辦人在合同專用章用印登記簿上簽字備查。 3.各單位相關(guān)部門每半年對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行檢查。對(duì)所有已經(jīng)履行但尚未結(jié)算或未進(jìn)行賬務(wù)處理的合同，提出處置意見，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門根據(jù)處置意見進(jìn)行賬務(wù)處理。主要內(nèi)容一、業(yè)務(wù)

3、鏈簡介二、重要風(fēng)險(xiǎn)分析三、關(guān)鍵控制分析四、測試關(guān)注要點(diǎn)五、典型案例四、測試關(guān)注要點(diǎn)（一）通過跟單測試1.選擇一個(gè)已經(jīng)完成從申報(bào)開始到歸檔、統(tǒng)計(jì)分析的合同樣本進(jìn)行測試，關(guān)注末級(jí)流程各步驟、各部門、各末級(jí)流程之間的銜接是否順暢，先后順序是否合理，是否保留了必要的實(shí)施證據(jù)；測試過程中，針對(duì)不同審批權(quán)限的事項(xiàng)，需再抽取額外的樣本，如合同簽訂，根據(jù)限上限下在合同審批、簽訂流程補(bǔ)充一個(gè)樣本。2.針對(duì)合同管理的末級(jí)流程，檢查相關(guān)的規(guī)章是否與流程和控制設(shè)計(jì)保持一致。3.關(guān)注設(shè)計(jì)和執(zhí)行中是否滿足不相容職責(zé)分離，如申請(qǐng)與審批，合同承辦人與合同專用章保管人等。四、測試關(guān)注要點(diǎn)（二）通過關(guān)鍵控制測試1.測試關(guān)注適用于

4、被測試單位的關(guān)鍵控制是否選用，風(fēng)險(xiǎn)和控制是否對(duì)應(yīng)，如存在差異，則差異是否合理。2.在樣本總體的確定上，應(yīng)以控制為基礎(chǔ)，而非以實(shí)施證據(jù)為基礎(chǔ)，如合同專用章登記，應(yīng)以已簽署合同為樣本總體，不是以合同專用章登記為樣本總體。3.在樣本的選擇上，應(yīng)先關(guān)注樣本的完整性，再根據(jù)區(qū)分合同的類別、金額、時(shí)間段等因素進(jìn)行多方位選擇，以此來驗(yàn)證流程設(shè)計(jì)的有效性和執(zhí)行的有效性。四、測試關(guān)注要點(diǎn)（二）通過關(guān)鍵控制測試4.在具體控制測試中，需要重點(diǎn)關(guān)注：合同三項(xiàng)審查是否由專業(yè)部門或人員負(fù)責(zé)，通過對(duì)合同條款的檢查來驗(yàn)證是否進(jìn)行了實(shí)質(zhì)性控制，是否保留了必要的簽字。合同的審批、簽訂是否有合理的有效授權(quán)，合同審批、簽訂是否按照授

5、權(quán)執(zhí)行，是否存在超授權(quán)的情況；臨時(shí)授權(quán)的情況下，是否有臨時(shí)授權(quán)文件。合同專用章管理崗是否對(duì)合同文本、合同審查審批、合同簽訂權(quán)限進(jìn)行了全面檢查，再簽訂蓋章，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的不合理事項(xiàng)，是否及時(shí)進(jìn)行處理。合同專用章的使用是否及時(shí)、完整進(jìn)行登記。四、測試關(guān)注要點(diǎn)（二）通過關(guān)鍵控制測試4.在具體控制測試中，需要重點(diǎn)關(guān)注：合同履行過程是否嚴(yán)格按照合同約定履行，如果發(fā)生變更，是否及時(shí)進(jìn)行處理，并辦理相關(guān)手續(xù)；是否按照財(cái)務(wù)管理的要求，定期進(jìn)行相關(guān)的負(fù)債確認(rèn)，特別是服務(wù)采購合同需要每半年確定形象進(jìn)度，及時(shí)確認(rèn)負(fù)債。四、測試關(guān)注要點(diǎn)其中： 滯后合同情況可表現(xiàn)為：存在合同審批晚于合同簽訂日期存在合同簽訂晚于合同履行日期

6、存在合同變更未簽訂變更合同或補(bǔ)充條款存在合同變更審批不及時(shí)的情況合同履行不符合規(guī)定可表現(xiàn)為：存在合同簽章不全或無原件的情況存在合同簽訂人未能獲得相應(yīng)授權(quán)的情況存在付款未能按照合同約定及時(shí)履行的情況存在合同管理部門未能按照要求每半年對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行檢查主要內(nèi)容一、業(yè)務(wù)鏈簡介二、重要風(fēng)險(xiǎn)分析三、關(guān)鍵控制分析四、測試關(guān)注要點(diǎn)五、典型案例五、典型案例典型案例1：某單位由于法律人員休假，其休假期間簽訂的合同未經(jīng)過法律審查即簽訂合同。典型案例2：某單位與關(guān)聯(lián)方簽訂的銷售合同，其定價(jià)審批與合同審批均在合同簽訂日期及履行日期之后。某單位保安服務(wù)合同的審批時(shí)間滯后于合同有效執(zhí)行時(shí)間，屬于滯后合同。典型案例3：

7、某單位的分公司未經(jīng)本部機(jī)關(guān)管理層授權(quán)，自行簽訂授權(quán)范圍外的合同。典型案例4：某單位無合同專用章用印登記簿，未對(duì)合同專用章使用情況進(jìn)行登記。五、典型案例典型案例5：某單位與客戶簽訂的定期結(jié)算銷售協(xié)議條款約定“乙方屬于定期結(jié)算方式的，必須在每月26日前與甲方清算，并支付油款，超過時(shí)間停止供油，并由乙方承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任?！庇捎谠摽蛻粝聦賳挝欢?，雙方對(duì)賬簽認(rèn)工作量大，加油站未依照定期結(jié)算合同約定在當(dāng)月26日前結(jié)清上期的業(yè)務(wù)往來款項(xiàng)，而是在次月12日收回貨款。典型案例6：某單位合同檢查不全面，未對(duì)三份合同的履行結(jié)果提出處理意見。五、典型案例典型案例7：某單位合同傳真件與業(yè)務(wù)保留的合同原件（一式四份）不一致：一是賣方非同一人簽字，二是賣方合同簽署日期不一致（財(cái)務(wù)保留合同簽字日期為2010年6月4日，業(yè)務(wù)保留合同簽字日期為2010年6月8日）。典型案例8：某單位抽取的20份合同中，17份合同無合同簽訂日期或合同簽訂日期不完整。五、典型案例典型案例9：某單位合同相對(duì)人合同管理系統(tǒng)上傳的相對(duì)人資質(zhì)有效期至2008年1月12日；授權(quán)人授權(quán)日期2007年 11月20日；組織機(jī)構(gòu)代碼證有效期至2008年4月9日；營業(yè)執(zhí)照無2007年至2010年年檢