建設(shè)單位檔案整理培訓(xùn)

1、工程(gngchng)管理部：項目(xingm)文件檔案整理(建設(shè)單位)共二十五頁目錄(ml)1建設(shè)工程文件的歸檔分類及流程2工程資料的劃分34建設(shè)工程資料填寫規(guī)范要求5項目檔案管理內(nèi)容資料檔案的移交(yjio)、接收共二十五頁檔案是保存?zhèn)洳?bich)的歷史文件文件(wnjin)檔案 Contents 辦理完畢 有利用價值 按規(guī)律保存檔案是保存?zhèn)洳榈臍v史文件。檔案是由文件（或叫文書）轉(zhuǎn)化而來的。廣義的“文件”不僅指常規(guī)的機(jī)關(guān)文書，也包括技術(shù)文件、各種手稿等工作中直接使用的材料。共二十五頁一、建設(shè)工程文件的歸檔(gudng)分類及流程：監(jiān)理(jin l)單位工程準(zhǔn)備階段文件監(jiān)理單位文件施工文件

2、建設(shè)單位施工單位建設(shè)工程文件參建各方竣工驗收文件竣工圖共二十五頁建設(shè)工程文件（construction project document）是指在工程建設(shè)過程中形成的各種形式(xngsh)的信息記錄，包括工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件，也可簡稱為工程文件。工程準(zhǔn)備階段文件（seedtime document of a construction project）是指在工程開工以前，在立項、審批、征地、勘察、設(shè)計、招投標(biāo)等工程準(zhǔn)備階段形成的文件。建設(shè)工程文件(wnjin)的概念共二十五頁監(jiān)理文件（project management document）是指監(jiān)理單位在工程設(shè)

3、計、施工等監(jiān)理過程中形成的文件；施工文件（constructing document）是指施工單位在工程施工過程中形成的文件；竣工圖（asbuild drawing）是指在工程(gngchng)竣工驗收后，真實反映建設(shè)工程(gngchng)項目施工結(jié)果的圖樣；竣工驗收文件（handing over document）是指在建設(shè)工程項目竣工驗收活動中形成的文件。 共二十五頁組織工程(gngchng)預(yù)驗收建設(shè)工程文件的歸檔流程工程準(zhǔn)備階段文件（建設(shè)(jinsh)單位）監(jiān)理文件（監(jiān)理單位）施工文件（施工單位）竣工圖（施工單位）竣工驗收文件（建設(shè)單位等）組織竣工驗收工程竣工備案三個月1、施工技術(shù)準(zhǔn)備

4、文件2、施工現(xiàn)場準(zhǔn)備文件3、地基處理記錄4、工程圖紙變更記錄5、施工材料預(yù)制件質(zhì)量證明文件及復(fù)試報告6、施工試驗記錄 7、隱蔽工程檢查記錄8、施工記錄 9、工程質(zhì)量事故處理記錄10、工程質(zhì)量檢驗記錄檔案館對工程資料預(yù)驗收移交城建檔案館3、進(jìn)度控制1、監(jiān)理規(guī)劃5、造價控制6、合同與其它事項管理4、質(zhì)量控制2、監(jiān)理月報或會議中質(zhì)量問題7、監(jiān)理工作總結(jié)1、綜合竣工圖（總圖）2、專業(yè)竣工圖1、立項文件2、建設(shè)用地征地拆遷文件3、勘察、測繪、設(shè)計文件5、開工審批文件6、建設(shè)、施工、監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人4、招投標(biāo)文件1、工程竣工總結(jié)3、財務(wù)文件2、竣工驗收記錄4、其它載體檔案一、共二十五頁二、工程(gngch

5、ng)資料的劃分： 建設(shè)工程檔案資料工程資料現(xiàn)場管理資料共二十五頁建設(shè)工程檔案（project archive）是指在工程建設(shè)活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，也可簡稱為工程檔案。建設(shè)工程檔案資料是指規(guī)劃文件資料、建設(shè)文件資料、施工技術(shù)資料、竣工(jngng)圖與竣工(jngng)測量資料和竣工(jngng)驗收資料、聲像資料等資料。資料是一個相對性、動態(tài)性極強(qiáng)的概念，外延極寬。只要對人們研究解決某一問題有信息支持價值，無論其具體是什么，均可視為資料。 建設(shè)工程檔案(dng n)與的概念共二十五頁圖紙會審(hushn)、設(shè)計變更及洽商文件施工圖工作(gng

6、zu)聯(lián)系單工程質(zhì)量、安全、進(jìn)度控制資料工程付款及結(jié)算資料公文、通知現(xiàn)場管理資料現(xiàn)場管理資料建設(shè)單位不需另行存檔和移交城建檔案館，但作為現(xiàn)場質(zhì)量把控和將來工程結(jié)算的重要依據(jù)。共二十五頁現(xiàn)場管理資料(zlio) 1、施工圖： 包括臨時圖紙和正式施工藍(lán)圖，按收到時間做好記錄，并做好相應(yīng)的廢止記錄。經(jīng)現(xiàn)場工程師及領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后方可給施工單位、監(jiān)理單位發(fā)放圖紙，做好相應(yīng)的收發(fā)記錄。 2、圖紙會審、設(shè)計變更及洽商文件 3、工作聯(lián)系單 a、公司內(nèi)部各部門之間往來的內(nèi)部工作聯(lián)系單 b、對外工作聯(lián)系單及其回復(fù) 4、工程付款及結(jié)算資料 a、工程報價核定單、工程量確認(rèn)單、經(jīng)濟(jì)簽證確認(rèn)單 b、工程款請款資料 c、工程款

7、結(jié)算資料共二十五頁5、工程質(zhì)量、安全、進(jìn)度控制資料 （1）、業(yè)務(wù)(yw)指令單 （2）、罰款通知單 （3）、施工進(jìn)度計劃 （4）、施工日志 （5）、工項部周報，月報 （6）、項目例會紀(jì)要 （7）、材料設(shè)備進(jìn)場驗收單 （8）、工程驗收單6、公文、通知 （1）、公司通知及其他文件 （2）、政府發(fā)文共二十五頁1 歸檔文件的整理原則(yunz)及質(zhì)量要求1.1、歸檔的文件材料必須是原件。1.2、歸檔文件材料必須使用黑色中性筆、黑色墨水等書寫材料，字跡清楚工整。1.3、歸檔文件材料應(yīng)進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編號。三、建筑工程資料整理及填寫規(guī)范(gufn)要求共二十五頁2、歸檔時間2.1基建項目檔案應(yīng)在項目完

8、成驗收后三個月之內(nèi)歸檔。2.2財會檔案于第二年六月三十日以前歸檔。2.3如果有些(yuxi)案卷需要繼續(xù)留在部門使用，應(yīng)先辦理檔案交接手續(xù)，再辦借閱手續(xù)，使用完畢，及時歸還。三、建筑工程資料整理及填寫(tinxi)規(guī)范要求共二十五頁3、歸檔文件的整理(zhngl)方法三、建筑工程資料整理及填寫(tinxi)規(guī)范要求嚴(yán)格登記及時收集嚴(yán)格檢查隨辦隨歸共二十五頁4、卷內(nèi)文件材料的排列順序 批復(fù)在前，請示(qngsh)在后 正件在前，附件在后 正本在前，定稿在后 定稿在前，歷次重要討論稿在后 結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后 文字在前，圖樣在后三、建筑工程資料整理及填寫規(guī)范(gufn)要求共二十五頁 5

9、歸檔文件整理(zhngl)的八個步驟三、建筑工程資料整理及填寫規(guī)范(gufn)要求區(qū)分年度分類清理和裝訂單份文件的排列編制檔號編目編制備考表裝盒共二十五頁案卷(njun)的裝訂三、建筑工程資料(zlio)整理及填寫規(guī)范要求 1、裝訂的案卷編頁號 卷內(nèi)文件的每一頁，均應(yīng)在文件材料右下角編寫一個頁 號?？瞻醉摬痪幪?。2、不裝訂的案卷編卷號 不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方加蓋檔號章（由單位名稱、檔號、卷號組成），并逐項填寫。共二十五頁工程(gngchng)工程(gngchng)1、高度統(tǒng)一2、寬度根據(jù)檔案盒的大小而定；3、一律從檔案盒最底端4CM處往上粘貼4、不允許出現(xiàn)松落、歪貼現(xiàn)象。編

10、制信息：1、項目名稱2、文件名稱3、其它信息（可以是年度、單位等）4、公司名稱6檔案盒脊背要求：美觀、整齊檔案盒脊背圖樣:工程CBC工程業(yè)務(wù)指令單2014第一盒工程六期項目內(nèi)部聯(lián)系單2014*有限公司*有限公司共二十五頁每個檔案盒第1頁建立卷內(nèi)文件目錄表，包括序號文件編號責(zé)任人題名日期頁碼(ym)備注。7卷內(nèi)文件目錄各項的填寫(tinxi)共二十五頁8.1檔案排列上架時，應(yīng) 按照類別排列。8.2檔案柜面應(yīng)簡略貼上 柜內(nèi)存放的相關(guān)文件(wnjin)大類， 做到任何人都可清晰查找。8.3檔案的接收、 移出必須履行登記手續(xù)。8資料(zlio)檔案保管共二十五頁1一般規(guī)定1.1項目經(jīng)理為工程文件管理的

11、第一責(zé)任人，項目部檔案(dng n)管理員負(fù)責(zé)日常工程文件管理。1.2項目部檔案管理員應(yīng)利用計算機(jī)內(nèi)建立管理臺賬。 各不同類別的檔案分門別類建立各自的電子文件夾，使得電子檔清晰、簡潔明了、層級分明，便于查找。四、項目(xingm)檔案管理內(nèi)容共二十五頁 1、檔案移交時，交接雙方應(yīng)根據(jù)目錄認(rèn)真核對，并在移交目錄上簽字。案卷目錄以及移交清單各一式兩份，雙方各執(zhí)一份。電子版刻盤保存.2、因工作需要 ，合作單位的通訊方式、聯(lián)系地址也應(yīng)作為手續(xù)之一移交。3、接收登記。凡接收進(jìn)檔案室的檔案，檔案員應(yīng)及時登記，做好統(tǒng)計(tngj)臺帳，入庫排列上架。4、檔案人員變動時，必須在辦完檔案、文件移交手續(xù)后，方可調(diào)離崗位。五、資料(zlio)檔案的移交、接收共二十五頁謝謝(xi xie)共二十五頁內(nèi)容摘要工程管理部：。廣義的“文件”不僅指常規(guī)的機(jī)關(guān)文書，也包括技術(shù)文件、各種手稿等工作中直接使用的材料。施工文件（constructing document）是指施工單位在工程施工過程中形成的文件?？⒐D（asbuild drawing）是指在