國外工程項目物資管理工作中存在的難點與對策

1、國外工程項目物資管理工作中存在的難點與對策2009年第3期西北電建?5?國外工程項目物資管理工作中存在的難點與對策王鐵（西北電力建設(shè)工程管理公司西安市710032）【摘要】依據(jù)在印度尼西亞蘇娜拉婭工程建設(shè)項目（1-600MW機組）物資管理實 踐，學(xué)習(xí)國外承包商管理經(jīng)驗，闡述現(xiàn)場物資管理程序工作中存在問題進行對策要點，不斷提高物資管理 工作水平.【關(guān)鍵詞】物資工程管理0引言國外工程建設(shè)項目物資管理與國內(nèi)管理有著根本的區(qū)別，在國內(nèi)出現(xiàn)短缺或型號 規(guī)格不符，可以馬上聯(lián)系廠商補供和更換，必要時可與項目設(shè)計單位溝通，進行替換，以保證工期.而國 外工程建設(shè),始終圍繞項目工期和費用進行管理.工期和費用主要涉

2、及物資供應(yīng)，現(xiàn)場管理，設(shè)備材料 損壞理賠和現(xiàn)場簽證.1存在的問題工程建設(shè)項目物資管理存在的問題主要有三個方面：一方面是廠商存在的問題:如供應(yīng)的設(shè)備材料品種規(guī)格不完整,供貨清單與實物有出 入，設(shè)備材料有缺陷等.另一方面是相關(guān)單位存在的問題:如業(yè)主單位,運輸商有關(guān)管理人員對火電工程建 設(shè)的法律,法規(guī)及專業(yè)知識學(xué)習(xí)不夠,缺乏專業(yè)技術(shù)知識和道德水準(zhǔn)不高，使設(shè)備材料裝卸,運輸過 程堆放存在缺陷，造成設(shè)備材料一定的損壞等.再一方面是工程建設(shè)項目物資管理人員存在的問題:人員水平層次不齊，包括英語水平，管理能力局限專業(yè),工作前緊后松不平衡,造成物資管理人員忙的忙,閑的閑，沒有把全部精力投入到物資管理工作中.只

3、有采取切實有效的措施才能彌補缺陷,解決這些問題，合理發(fā)揮工程建設(shè)參與者的積極性和主動性，切實維護工程建設(shè)單位,工程建設(shè)管理單位，設(shè)備材料運輸商和施工承包商的經(jīng)濟 利益.2對策2.1建立健全國外工程建設(shè)項目物資管理程序（中英文）,從源頭實施控制管理，發(fā)現(xiàn)缺陷及時追蹤處理，避免累積.2.1.1國外工程建設(shè)項目物資管理程序包括：a目的b范圍c職責(zé)d現(xiàn)場物資交接管理e現(xiàn)場物資驗收管理f現(xiàn)場物資倉儲管理g現(xiàn)場物資發(fā)放管理和稽核h附件交接，驗收，發(fā)放管理內(nèi)容制定應(yīng)該包含交接驗收依據(jù)，存在問題處理原則,發(fā)放依 據(jù),關(guān)聯(lián)方，簽字順序等，做到界限明確,影像資料齊全，發(fā)現(xiàn)問題解決有人落實.程序應(yīng)簡便，清晰, 便于

4、操作.2.1.2制定現(xiàn)場物資管理流程圖（見附件1）.2.1-3制定現(xiàn)場物資交接和驗收合格證明交接手續(xù).2.1.4制定現(xiàn)場物資交接驗收發(fā)放各種單據(jù).?6?西北電建2009年第3期包括物資運輸交接單，物資運輸損壞簽證單，開箱驗收報告，備品備 件領(lǐng)用單，專用工具借用單，物資缺陷/處理聯(lián)系單，資料移交單，設(shè)備/材料領(lǐng)用單, 設(shè)備I才料儲存貨位編碼，設(shè)備/材料發(fā)放流程圖等.2.1.5制定現(xiàn)場物資管理臺帳.2.1.6制定物資管理質(zhì)量控制細則和安全工作細則.要點對設(shè)備材料的驗收，保管，標(biāo)識進行具體的規(guī)范,確保物資安全管理符合規(guī)定 要求.2.2制定現(xiàn)場物資管理分類界限.國外火電工程建設(shè)項目物資管理工作內(nèi)容與國

5、內(nèi)火電工程建設(shè)基本一樣，主要區(qū) 別就是必須做好前期管理程序工作.物資管理工作內(nèi)容品種繁多，專業(yè)性強,物資的堆放,保管和發(fā)放有 比較嚴(yán)格的規(guī)定，因此在物資管理工作分類時應(yīng)該根據(jù)國外項目物資管理人員實際狀況和物資堆放場地并結(jié)合火電工程建設(shè)專業(yè)特點進行分類,同時在分類還要考慮各專業(yè)組工作狀態(tài)，能夠合理調(diào)劑，保持工作有序平衡,目的一個便于交接，便于管理，便于發(fā)放，便于統(tǒng)計.2.3依據(jù)合同工作范圍制定物資管理人員崗位職責(zé).一個工程建設(shè)項目運轉(zhuǎn)是否正常良好，關(guān)鍵是現(xiàn)場管理人員崗位職責(zé)是否清晰明確, 工作責(zé)任和界限有依據(jù),工作計劃有章可循.制定工作崗位職責(zé)要符合工程建設(shè)項目工作內(nèi)容和物資管理分類,做到有規(guī)范

6、有 要求，工作有界限，不能因工作職責(zé)界限不清，給工作者帶來推諉和郁悶，造成工作積極性的挫傷.職責(zé)的核心工作主要內(nèi)容，范圍界限,工作日志和專業(yè)工作總結(jié)的撰寫.2.4根據(jù)物資管理工作程序,分類和崗位職責(zé)制定物資內(nèi)部管理細則.由于國外火電工程建設(shè)項目與國內(nèi)主要區(qū)別是人員的配備和管理受到局限.國內(nèi)缺少不同專業(yè)人員時可以隨時補充，國外項目就不一樣，補充人員手續(xù)繁瑣,周期長，能否勝任也是一個未知,制定物資內(nèi)部管理細則就是解決局限的有效辦法，核心是工作相互協(xié)助,不受單一工作局限，如翻譯，信息管理人員還要兼專業(yè)組12項具體工作等，盡最大能力發(fā)揮現(xiàn)有人員潛力.2.4.1制定物資管理人員工作紀(jì)律規(guī)定.主要強調(diào)員工

7、牢記企業(yè)精神和企業(yè)理念,明確在國外項目我們是一個團隊整體，圍繞項目建設(shè)開展工作,以最大的包容心進行工作.對人員出現(xiàn)的思想波動,工作情緒要及時掌握，進行溝通交流疏導(dǎo).要點團結(jié)協(xié)作，規(guī)范言行.2.4.2制定物資交接，驗收出現(xiàn)問題處理工作程序.由于各專業(yè)組工作狀態(tài)不同，有可能發(fā)生不同專業(yè)組物資管理人員一起在一個組工作,隨時會出現(xiàn)物資交接，驗收存在問題沒有人負責(zé)追蹤解決處理，此工作程序主要明確存在問題追蹤處理責(zé)任人，影像資料的收集等和廠家現(xiàn)場代表溝通提請圖紙核對裝箱清單，避免因裝箱清單 與圖紙數(shù)量不符，造成設(shè)備材料交接困難.2.4.3制定物資翻譯工作程序.國外火電工程建設(shè)項目翻譯工作一個重要的環(huán)節(jié)，主

8、要涉及國內(nèi)企業(yè)和國外承包 商，尤其物資管理翻譯工作，專業(yè)性要求高,溝通交流要準(zhǔn)確流暢，避免翻譯人員對外工作擅自決定，同時，還不能失去合同內(nèi)容原則.為保證團隊整體素質(zhì)水平，規(guī)定翻譯每周一定時間進行外語補課輔導(dǎo)，要點明確主翻譯和復(fù)審流程,規(guī)范對外文稿原則.2.4.4制定物資管理人員休假工作銜接管理程序.國外工程建設(shè)項目合同一旦簽訂，對工期和費用要求嚴(yán)格,特別是物資管理人員, 我們所接觸的項目物資基本都是國內(nèi)供應(yīng),每批船運物資到現(xiàn)場，物資人員幾乎一天工作10幾個小 時.如果遇到人員休假，應(yīng)合理安排工作,工作銜接周密無誤,保證現(xiàn)場物資管理有序進行.要點規(guī)范休假人員與工作人員書面交接手續(xù)和此期間發(fā)生問題

9、追蹤與處理的規(guī)定.2.4.5制定物資內(nèi)勤工作管理程序.2009年第3期西北電建?,7一個工程建設(shè)項目的管理成功與否很大程度取決于內(nèi)部管理水平高與低.而且國外 工程建設(shè)項目物資供應(yīng)主要源自國內(nèi)生產(chǎn)廠家，主要聯(lián)系是通過網(wǎng)絡(luò)郵件，傳真件和電話，特別是設(shè) 備材料損壞件以及質(zhì)量問題,這就要求聯(lián)系人員必須做好記錄和郵件保存，便于存檔和追蹤.要點規(guī)定來往函件登記，編號，報告,做好日志和有關(guān)事項工作程序.2.4.6制定物資簡報編制管理程序.工程建設(shè)項目管理主要依據(jù)國家及行業(yè)規(guī)范，規(guī)定和企業(yè)的規(guī)章制度進行工作,工 作的是否有成效，管理是否有力必須通過實際工作狀態(tài)，具體數(shù)字和影像資料如實反映，尤其是項目 建設(shè)所需

10、設(shè)備材料到貨狀態(tài)，以便領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門決策.考慮國外項目損壞和遺漏設(shè)備材料廠商補供和船 運時間長，在物資交接手續(xù)完成結(jié)束后盡快提交到貨統(tǒng)計資料.核心規(guī)范各專業(yè)組在規(guī)定的時間內(nèi)提供每批次船運物資到貨實際狀態(tài)，累計狀態(tài)，損壞狀態(tài)，包括設(shè)備材料到貨狀態(tài)影像資料，保證每批次船運物資到貨處于受控狀態(tài)，對現(xiàn)場物資進行動態(tài)管理.2.5規(guī)范現(xiàn)場物資管理程序,做好物資信息溝通.國外工程建設(shè)項目物資管理涉及面廣，溝通比較繁瑣.管理涉及到國外業(yè)主，國內(nèi)運輸商，國內(nèi)生產(chǎn)廠商，國外承包商，設(shè)備材料到貨狀態(tài)（損壞，丟失，缺件等）直接涉及到有關(guān)費用發(fā) 生,所以物資管理的好與壞也直接涉及到各方的經(jīng)濟利益.制定現(xiàn)場物資管理程序和

11、現(xiàn)場物資內(nèi)部管理細則等，就是規(guī)范物資管理工作行為,及時把物資到貨狀態(tài)通報相關(guān)單位，做好原始資料的收集整理，為保險理賠做好證據(jù)取證影像資料.為把物資管理工作落到實處,針對接收存在的問題，及時與業(yè)主，運輸商,施工承包 商加強設(shè)備材料供應(yīng)狀態(tài)聯(lián)系溝通，提請有關(guān)單位高度重視設(shè)備材料的供應(yīng)，運輸和安裝每個環(huán)節(jié), 避免因工作粗心大意，造成不必要的設(shè)備材料損失或遺漏，影響工程建設(shè)進度.國外項目物資管理最大難 度就是船運到貨設(shè)備材料的清點核對，通常每批次船運設(shè)備材料都在3000t以上，最多要在10000t左右, 難免在運輸過程出現(xiàn)損壞,丟失和遺漏,盡快就實物與裝箱清單核對統(tǒng)計，反饋給經(jīng)營和質(zhì)量技術(shù)部門,以便盡

12、早商定消缺和廠商補供.2.6做好現(xiàn)場物資管理，監(jiān)管好設(shè)備材料進出.設(shè)備材料運到現(xiàn)場,主要由國外施工承包商具體負責(zé)核對，卸車，堆放，保管和發(fā)放. 物資管理的核心就是現(xiàn)場設(shè)備材料管理工作必須始終處于受控狀態(tài).對設(shè)備材料的核對，卸車統(tǒng) 計上報對國外施工承包商規(guī)定了嚴(yán)格的時間期限，目的就是確保工作高效，準(zhǔn)確，在第一時間上報業(yè)主,以 便對損失件補供.對設(shè)備材料的堆放，保管和發(fā)放，對施工承包商也進行規(guī)范和要求，針對國外施工承包商既是設(shè)備材料的保管方又是使用者的特殊性，對堆放,保管和發(fā)放進行明確的規(guī)定，合理，規(guī)范，通暢，安 全，特別是設(shè)備材料發(fā)放必須先辦理手續(xù)，物資管理人員現(xiàn)場見證才能發(fā)放.對庫存物資規(guī)定每

13、月 進行一次物資管理臺帳檢查,半年進行一次實物盤點檢查，按照物資管理工作檢查表內(nèi)容檢查,做好檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時書面通知糾正，限期整改，管理到位.2.7嘗試國外工程建設(shè)項目物資管理，適應(yīng)國際管理模式，與國外模式接軌.通過一段國外工程項目建設(shè)的實踐和現(xiàn)場物資管理的工作，使我們獲取了一些有益的經(jīng)驗，管理思維和如何應(yīng)對因設(shè)備材料損失面對保險理賠的工作程序，最大限度利用保險公司理賠而降低到貨設(shè)備材料損失的費用.2.7.1嚴(yán)肅到貨物資取證資料，規(guī)定期限上報統(tǒng)計清單.國外工程建設(shè)項目的物資運輸通常都由業(yè)主在保險公司投保，以將風(fēng)險降到最低 限度.物資到貨核對遇發(fā)生設(shè)備材料損壞或丟失，在交接時必須辦理物資運

14、輸交接單和物資運 輸損壞簽證單，同時在車板上拍照留存影像資料,這些都是保險公司理賠所必須提供的第一手證據(jù)資料,必須在保險公司規(guī)定的意外險時間內(nèi)報案，并提供證據(jù)資料.2.7.2提請保險公司理賠人員盡快到現(xiàn)場勘查實物，實施追蹤理賠.向保險公司報案后,指定專人負責(zé)與保險公司聯(lián)系到現(xiàn)場勘查實物,避免多人口徑不一致造成保險理?8?西北電建2009年第3期賠困難發(fā)生.在保險公司理賠人員來到現(xiàn)場勘查后和索取有關(guān)理賠資料，必須要求 保險公司人員與現(xiàn)場物資管理人員辦理理賠資料交接手續(xù)和現(xiàn)場勘查記錄簽字手續(xù),手續(xù)的辦理標(biāo)志保險公司已經(jīng)進入理賠程序.2.7.3追蹤保險理賠，敦促賠付盡快到位.國外工程建設(shè)項目保險理賠

15、還是比較規(guī)范，只要在投保的設(shè)備材料范圍內(nèi),發(fā)生損壞丟失，只要有（沒有利益關(guān)系方）證據(jù)資料，均可以理賠.特別是在投保金額內(nèi)的理賠比較容易辦理, 但是往往開始理賠的程序和手續(xù)比較繁瑣，一旦第一次保險理賠理順，后面的保險理賠工作就很方便, 但超過投保金額理賠保險公司就比較嚴(yán)格理賠,所以現(xiàn)場的物資管理工作必須仔細認真一絲不茍,影像資料必須收集齊全.在理賠工作程序結(jié)束,盡快聯(lián)系保險公司理賠金額到位.需要說明的是保險理賠不能推卸相關(guān)責(zé)任單位造成設(shè)備材料損失的經(jīng)濟責(zé)任，誰工作不到位造成設(shè)備材料損壞的費用按合同條款規(guī)定追究.2.7.4學(xué)習(xí)國外承包商物資管理經(jīng)驗,認真執(zhí)行領(lǐng)料工作圖（票）制度.國外工程建設(shè)項目物

16、資管理工作,也使我們開拓了物資管理的思維和眼界,國外施工承包商設(shè)備材料領(lǐng)料,就比較獨特,設(shè)備/材料領(lǐng)用單都附有設(shè)備材料領(lǐng)料部位電子版圖紙，提交 相關(guān)部門才能辦理簽字手續(xù)，要求技術(shù)，物資管理人員必須依照裝箱清單，圖紙圖號設(shè)備材料明細 核對辦理有關(guān)領(lǐng)料手續(xù),使設(shè)備材料領(lǐng)料發(fā)放過程大大避免了人為失誤情況的發(fā)生，把一些預(yù)防失誤的 策略在工作過程中貫穿實施.同時，在項目設(shè)備材料領(lǐng)料發(fā)放工作中發(fā)生失誤，物資管理人員推卸不了自 己應(yīng)有的責(zé)任.促使我們的工作必須認真仔細,工作的責(zé)任心要不斷加強，使問題隨時發(fā)現(xiàn)，隨時追蹤，及時處理，保證國外工程建設(shè)項目設(shè)備材料交接驗收就能用，發(fā)放過程不出錯.在與施工承包商物資管

17、理接觸過程中,工作程序應(yīng)按照國際慣例進行，在對方提出有關(guān)書面問題，應(yīng)該在一定的期限內(nèi)書面答復(fù)處理的意見.否則，對方就會認為默許，進行工期或費 用的索賠.與國外承包商接觸和書面工作聯(lián)系，應(yīng)該時刻緊繃索賠經(jīng)濟費用弦，問題的發(fā)生和處理必須形成閉環(huán)，工作應(yīng)該留有依據(jù)和記錄，做好工作日志.2.8運用計算機進行快捷準(zhǔn)確的輔助管理,提高物資管理效率和質(zhì)量.印尼工程建設(shè)項目（1x6OOMW機組）所需設(shè)備材料約1O萬噸左右,品種規(guī)格成千 上萬，每批次船運物資5000噸以上，供貨商眾多，必須借助計算機進行輔助管理，通過計算機能夠 快捷準(zhǔn)確進行核對，設(shè)備型號廠家是否相符，材料品種規(guī)格是否相符,設(shè)備材料管理臺帳是否健

18、全，發(fā) 放管理是否到位，都可以通過計算機進行工作，避免人工統(tǒng)計核對產(chǎn)生誤差.我們還可以借助局域網(wǎng)發(fā)揮 計算機作用，使項目領(lǐng)導(dǎo)，計經(jīng)，質(zhì)量，安全,工程都可以隨時了解設(shè)備材料狀態(tài)信息，真正達到資源共享目 的，做好工程建設(shè)項目服務(wù)工作.3結(jié)語國外工程建設(shè)項目的物資管理，與國內(nèi)項目管理基本相同，但也存在區(qū)別,物資管 理要細，設(shè)備材料材料到貨統(tǒng)計要快，要準(zhǔn).從出廠運輸一港口卸車一港口裝船一海洋運輸一國外港 口卸船一港口裝車一汽車運輸一現(xiàn)場車板交接，不論在哪一環(huán)節(jié)出現(xiàn)設(shè)備材料損壞與丟失,只能在現(xiàn)場設(shè)備材料交接核對時暴露出來,核對暴露了可往前追蹤責(zé)任單位的經(jīng)濟費用進行賠償與補供,或在規(guī)定的時 間內(nèi)向保險公司

19、報案理賠.沒有核對出來設(shè)備材料損失件,現(xiàn)場項目部就要承擔(dān)不屬于自己責(zé)任的損失費 用和影響項目建設(shè)工期.因此，現(xiàn)場物資管理工作程序應(yīng)該在工程前期規(guī)劃好，設(shè)備材料到貨與裝箱清單 核對統(tǒng)計必須快捷準(zhǔn)確.要保證快捷準(zhǔn)確就應(yīng)該提高管理者的管理水平，開拓管理思維,工作要有前瞻性.為保證工程建設(shè)項目物資管理程序貫徹執(zhí)行，現(xiàn)場物資管理部先后制訂了以下二十一個程序.現(xiàn)場物資部工作郵件聯(lián)系管理程序現(xiàn)場物資部接收，交接，驗收物資出現(xiàn)問題處理的工作程序現(xiàn)場物資部涉及翻譯工作管理程序(下轉(zhuǎn)第12頁)?12?西北電建2009年第3期造成17人死亡，一人重傷的惡性事故.我們從網(wǎng)上獲悉后，立即在我們施工現(xiàn)場，組織施工升降機專

20、項安全檢查，印發(fā)檢查紀(jì)要,要求有關(guān)單位對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，限期整改閉合.在安全常態(tài)管理方面,2008年,監(jiān)理部組織召開周安全例會49次，其中印發(fā)紀(jì)要的有38次;組織周安全檢查45次,印發(fā)檢查紀(jì)要45期，提出問題1052條;每日檢查,發(fā)出整改通知單120份,提出整改項目573條:簽發(fā)安全停工令3份;發(fā)出罰款單113份,共罰款89.34萬元.9結(jié)語綜上所述,在工程建設(shè)施工中，由于主動采取安全風(fēng)險預(yù)控措施，認真落實安全風(fēng) 險源頭管理.所以，在此高風(fēng)險,長周期的工程施工期間，實現(xiàn)了安全生產(chǎn)的可控，在控，能控.在各參建 單位和全體參建人員的共同努力下,大唐彬長電廠(2-600MW )新建工程，自開工建設(shè)以來，無人身死 亡事故;無重大機械，設(shè)備事故;無重大火災(zāi),壓力容器爆炸事故