文件與檔案管理bs資料

1、文件(wnjin)歸檔與檔案管理主講人：韓春紅共四十三頁一、什么(shn me)是文件？主 要 內(nèi) 容二、文件(wnjin)歸檔工作三、檔案及檔案工作共四十三頁一、什么(shn me)是文件？狹義上的文件，包括各機關(guān)向外發(fā)出和收進的公文(gngwn)及機關(guān)內(nèi)部使用的文件。從廣義上講，文件包容了文書和公文的全部內(nèi)容，且不僅以文字記錄方式在紙張上，還包括以錄音、錄像等光電技術(shù)方式記錄在非紙載體上的其他文件，如“聲像文件”、“光盤文件”、“機讀文件”等共四十三頁共四十三頁 文件：國家機構(gòu)、社會組織或個人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)中形成的各種形式(xngsh)的信息記錄。 文書：是人們在社會實踐活動中

2、為了憑證、記載、公布和傳遞的需要，以文字的方式在一定書寫材料上表達思想意圖(yt)的一種書面記錄。它包括私人文書、公務(wù)文書。 公文：即公務(wù)文書，是國家機關(guān)及其他社會組織為處理公務(wù)，行使職權(quán)而按規(guī)范體式形成的具有法定效用的信息記錄。共四十三頁文件文 書公文(gngwn)(公務(wù)文書)檔 案文件、文書(wnsh)、公文、檔案關(guān)系共四十三頁文件轉(zhuǎn)化(zhunhu)為檔案的條件1、必須(bx)是辦理完畢的文件。2、必須是對日后具有一定查考和保存價值的文件。3、必須是按照一定的規(guī)律集中保存起來的文件。共四十三頁二、文件(wnjin)歸檔工作依據(jù)檔案法企業(yè)檔案管理規(guī)定及相關(guān)法規(guī)，結(jié)合本單位實際，制定出本企業(yè)

3、文件(wnjin)歸檔制度。 文件歸檔制度中應(yīng)明確文件材料的歸檔范圍、歸檔時間、歸檔質(zhì)量要求以及歸檔控制措施。共四十三頁企業(yè)各文件形成部門應(yīng)按照規(guī)定由兼職檔案人員(rnyun)將文件整理后向檔案室進行移交。并填寫檔案交接登記表。歸檔的文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有利于長久保存，圖文字跡應(yīng)符合質(zhì)量要求。歸檔的文件應(yīng)為原件。一般一式一份。非紙質(zhì)文件應(yīng)與其文字說明一并歸檔。重要項目文件歸檔時應(yīng)由項目管理部門編寫歸檔說明，并經(jīng)項目負(fù)責(zé)人審核簽字。1、文件歸檔(gudng)要求共四十三頁2、文件歸檔(gudng)時間經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、行政管理工作、黨群工作中的文件一般(ybn)應(yīng)在

4、辦理完畢后的第二年一季度歸檔。科研、項目建設(shè)文件應(yīng)在其項目鑒定、竣工驗收前歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔；產(chǎn)品生產(chǎn)及服務(wù)業(yè)務(wù)應(yīng)定期或按階段歸檔。會計核算專業(yè)材料應(yīng)在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。電子文件、磁帶、照片、實物等載體形式的文件應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時間一致。產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)文件；更新、補充的文件；企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件；企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件等，應(yīng)隨時歸檔；外購設(shè)備儀器或引進項目的文件應(yīng)在開箱驗收或接收后即時登記歸檔。共四十三頁 歸檔文件的整理原

5、則：遵循文件(wnjin)的形成規(guī)律，保持文件(wnjin)之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3、歸檔文件整理(zhngl)共四十三頁文書(wnsh)檔案-歸檔文件整理規(guī)則 科技檔案-科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求會計檔案-會計檔案管理辦法人事檔案-企業(yè)職工檔案管理辦法特殊載體檔案-電子文件歸檔與管理規(guī)范 磁性載體檔案管理與保護規(guī)范 照片檔案管理規(guī)范 各類歸檔文件的整理(zhngl)方法共四十三頁文件歸檔(gudng)整理的程序裝盒收集(shuj)鑒定分類裝訂排列編號編目共四十三頁(一) 收 集 意義：收集文件是歸檔整理工作的首要程序。整理工作的對象(duxing)是文件材料，應(yīng)歸

6、檔文件材料能否收集齊全、完整，直接影響著整理工作的開展，所以說它是確保整理工作質(zhì)量的前提條件和物質(zhì)基礎(chǔ)。 歸檔(gudng)：共四十三頁檔案法規(guī)定：對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須(bx)按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有。歸檔(gudng)：企業(yè)檔案管理規(guī)定第七條企業(yè)各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業(yè)檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。共四十三頁收集工作注意(zh y)的幾個問題 1、注意文件收集的要齊全(qqun)完整，這是收集工作的基本原則 3、注意對帳外文件的收集 2、注意對重點部門的收集歸檔：共四十三頁根據(jù)企業(yè)檔案

7、工作規(guī)范及相關(guān)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)制定出本企業(yè)文件材料的歸檔范圍、分類方案(fng n)、保管期限表歸檔(gudng)：(二) 鑒 定共四十三頁 DA 中華人民共和國檔案(dng n)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) DA/T 422009 企業(yè)檔案工作(gngzu)規(guī)范 Specifications on business archives work 2009- - 發(fā)布 2009- - 實施 國家檔案局 發(fā)布?xì)w檔：共四十三頁序 號類目基 本 范 圍保 管期 限1經(jīng)營管理經(jīng)營決策、生產(chǎn)經(jīng)營計劃 、統(tǒng)計工作、財務(wù)管理、資產(chǎn)管理、物資管理、產(chǎn)品銷售、合同管理、信用管理、知識產(chǎn)權(quán)管理永久30年10年2生產(chǎn)管理生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量管理、能源

8、管理、安全生產(chǎn)、科技管理、環(huán)境保護、計量工作、標(biāo)準(zhǔn)化工作、檔案和信息工作永久30年10年3行政管理行政事物、安全保衛(wèi)、審計稽查、勞動人事與人力資源管理、教育培訓(xùn)、外事工作永久30年10年4黨群管理黨務(wù)工作、組織工作、宣傳統(tǒng)戰(zhàn)工作、紀(jì)檢與監(jiān)察、工會工作、共青團工作、民間團體工作永久30年10年5產(chǎn)品管理計劃決策階段、設(shè)計階段、試制階段、生產(chǎn)階段、評優(yōu)階段、認(rèn)證階段永久30年10年6科研開發(fā)研究準(zhǔn)備階段、研究試驗與開發(fā)階段、總結(jié)鑒定驗收階段、成果申報階段、推廣應(yīng)用階段永久30年10年7項目建設(shè)綜合、項目準(zhǔn)備階段、項目建設(shè)階段、項目竣工驗收項目運行維護與更新改造永久30年10年8設(shè)備儀器綜合、單臺套

9、設(shè)備儀器、永久30年10年9會計業(yè)務(wù)會計憑證類、會計帳簿類、財務(wù)報告類、其他類永久、25、15、5、310職工管理在崗職工、退休職工、離崗職工、死亡職工永久共四十三頁(三)裝 訂1.準(zhǔn)確界定“件”的范圍 “件”是歸檔文件的整理(zhngl)單位。一般以每份文件為一件,文件正本與定稿為一件, 正文與附件為一件,原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件,來文與復(fù)文可為一件。 2.確定裝訂順序 裝訂時,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;來文與復(fù)文作為(zuwi)一件時,復(fù)文在前,來文在后。收發(fā)文簽一般附在文件

10、正本之后 , 定稿之前。歸檔：3.裝訂方式和要求。裝訂前要去掉金屬物,裝訂要結(jié)實美觀 , 無掉頁壓字現(xiàn)象。一般要在左側(cè)線裝 ,左側(cè)裝訂時一般應(yīng)對齊左、下側(cè) , 如左側(cè)裝訂線內(nèi)有圖文,可在左上角裝訂,若左上角仍有圖文,也可在其它方便位置裝訂。 共四十三頁歸檔(gudng)：(四)、分 類 按年度、機構(gòu)(問題(wnt)、保管期限進行分類三級分類法：“年度-機構(gòu)(問題)-保管期限”“保管期限一年度一機構(gòu) (問題)”二級分類法： “年度-期限”、“期限-年度“ 共四十三頁(五)、排列(pili) 歸檔(gudng)：1、歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級 類目內(nèi)排列3、同一事由內(nèi)或不同事由間的歸檔文件,應(yīng)

11、“結(jié)合時間或重要程度等排列”。 2、排列時同一事由的相關(guān)文件應(yīng)集中排列。共四十三頁例：年度-問題-保管(bogun)期限2009年經(jīng)營(jngyng)類行政類黨群類永 久30年10年永 久30年10年永 久30年10年1、2、3.1、2、3.1、2、3.1、2、3.1、2、3.1、2、3.1、2、3.1、2、3.1、2、3.共四十三頁 (六)、編 號 歸檔(gudng)：編號：是指歸檔文件在全宗內(nèi)的位置標(biāo)識，以歸檔(gudng)章的形式在文件上注明。歸檔章應(yīng)加蓋在公文首頁上端的空白位置。 共四十三頁歸 檔 章全宗號年度室編件號機構(gòu)(問題)保管期限館編件號歸檔(gudng)：業(yè)務(wù)(yw)類辦公室

12、20096永久共四十三頁歸檔(gudng)：(七)、編 目 指編制歸檔文件目錄(ml)。歸檔文件應(yīng)按分類方案和室編件號順序，逐件填寫目錄(ml)。 歸檔文件目錄設(shè)置件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。 共四十三頁歸檔文件目錄(ml)件號責(zé)任者文號題名日期頁數(shù)備注文件(wnjin)的發(fā)文字號 文件的發(fā)文機關(guān)或署名者文件的形成時間注釋文件需說明的情況 文件標(biāo)題每一件歸檔文件的總頁數(shù) 填寫室編件號從1起依次標(biāo)注歸檔：共四十三頁 (八)、裝 盒 歸檔(gudng)：裝盒是歸檔文件(wnjin)整理的最后一個環(huán)節(jié),包括文件(wnjin)裝盒和填寫備考表、盒脊、封面項目。 不同類別、不同保管

13、期限的文件不應(yīng)裝入同一盒。共四十三頁備 考 表整理(zhngl)人 ： 檢查人： 年 月 日盒內(nèi)文件情況(qngkung)說明歸檔：共四十三頁檔案盒盒脊全 宗 號年 度2009保管期限永久機構(gòu)(問題)辦公室起止件號1234盒 號3歸檔(gudng)：共四十三頁檔案盒封面 國儲糧四平儲備庫歸檔(gudng)：共四十三頁最早對“檔案”一詞的說明，見于康熙四十六年（1707年）的楊賓柳邊記略記載：“邊外文字，多書于木，往來傳遞(chund)者曰牌子，以削木片若牌故也；存儲年久者曰檔案，曰檔子，以積累多貫皮條掛壁若檔故也。然今文字之書于紙者，亦呼為牌子、檔子矣。 三、檔案(dng n)及檔案(dng

14、n)工作共四十三頁“結(jié)繩”和“刻契”是遠(yuǎn)古時代檔案的萌芽。1899年在河南安陽小屯村出土的甲骨卜辭是我國發(fā)現(xiàn)的最古老的以文字記錄的檔案。歷史上不同載體(zit)的檔案：甲骨檔案(刻在龜甲、獸骨)、金文檔案(青銅器)、石刻檔案、簡讀檔案、縑帛檔案、紙質(zhì)檔案等歷史上最著名的皇家檔案庫：漢代的石渠閣、蘭臺、東觀、唐代的甲庫、明代的后湖黃冊庫、清代的內(nèi)閣大庫等。共四十三頁什么(shn me)是檔案？ 檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事(jnsh)、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。 共四十三頁原始(y

15、unsh)的歷史記錄，是檔案的主要特點和本質(zhì)屬性。檔案(dng n)的本質(zhì)屬性共四十三頁二是參考作用，檔案可以作為行政管理的查考憑據(jù)、生產(chǎn)建設(shè)的參考依據(jù)、科學(xué)研究的可靠資料、宣傳教育的生動素材(sci)，又是維護國家、集體和個人權(quán)益的法律依據(jù)。檔案(dng n)的作用一是憑證作用，檔案的憑證作用是檔案區(qū)別于其他各種資料的根本特征。共四十三頁按照檔案的內(nèi)容分類一般包括：文書檔案、科技(kj)檔案、專門檔案 檔案(dng n)的種類按照檔案的載體類型分為：甲骨檔案、金文檔案、石刻檔案、簡讀檔案、縑帛檔案、紙質(zhì)檔案、聲像檔案、電子檔案等共四十三頁文書檔案是機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位(sh y dn w

16、i)及其他社會組織在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理活動中形成的檔案材料?？萍紮n案是由生產(chǎn)技術(shù)應(yīng)用與管理、基本建設(shè)、科學(xué)研究活動中產(chǎn)生和使用(shyng)的圖紙、圖表、文字、計算材料等科技文件材料轉(zhuǎn)化而成的檔案材料。專門檔案是指一些社會機構(gòu)和組織在某些專門業(yè)務(wù)工作中形成的檔案材料。共四十三頁統(tǒng)籌規(guī)劃企業(yè)檔案工作，制定企業(yè)文件歸檔和檔案鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、利用、移交等有關(guān)(yugun)規(guī)章制度。負(fù)責(zé)企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作。指導(dǎo)企業(yè)各部門、項目及專項工作文件的形成、積累、整理及歸檔工作。監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查企業(yè)所屬單位的檔案工作。依照規(guī)定向國家檔案館或有關(guān)單位移交檔案。檔案(dng n

17、)部門的主要職責(zé)共四十三頁 從廣義上講是指整個(zhngg)檔案事業(yè)，它包括檔案室工作、檔案館工作、檔案行政管理工作、檔案教育工作、檔案科學(xué)研究工作、檔案宣傳出版工作和檔案外事交往工作等。 檔 案 工 作從狹義(xiy)上講是指檔案業(yè)務(wù)工作：主要包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用“六個環(huán)節(jié)”。共四十三頁 檔案收集工作(gngzu)：是檔案的接收和征集的總稱。 檔案整理工作：包括(boku)對檔案實體本身的整理(分類、排列、編號、編目) 。 檔案鑒定工作：是鑒別檔案價值大小，確定檔案保管期限，決定檔案保存與銷毀的工作環(huán)節(jié)。 檔案保管工作：是保護檔案安全、延長檔案壽命的工作環(huán)節(jié)。 檔案統(tǒng)計工作：是以表冊、指標(biāo)數(shù)字等形式揭示檔案和檔案工作的有關(guān)情況。 檔案利用工作：是以館室藏檔案信息資源為基礎(chǔ)，通過一定的方式、方法直接提供檔案為利用者服務(wù)。包括提供檢索查閱和檔案編研。檔 案 工 作共四十三頁謝 謝 大 家祝同志們工作(gngzu)學(xué)習(xí)愉快共四十三頁內(nèi)容摘要文件歸檔與檔案管理。文件：國家機構(gòu)、社會組織或個人在履行其法定職責(zé)或