文件與檔案管理bs資料

1、文件(wnjin)歸檔與檔案管理主講人：韓春紅共四十三頁一、什么(shn me)是文件？主 要 內(nèi) 容二、文件(wnjin)歸檔工作三、檔案及檔案工作共四十三頁一、什么(shn me)是文件？狹義上的文件，包括各機關向外發(fā)出和收進的公文(gngwn)及機關內(nèi)部使用的文件。從廣義上講，文件包容了文書和公文的全部內(nèi)容，且不僅以文字記錄方式在紙張上，還包括以錄音、錄像等光電技術方式記錄在非紙載體上的其他文件，如“聲像文件”、“光盤文件”、“機讀文件”等共四十三頁共四十三頁 文件：國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務中形成的各種形式(xngsh)的信息記錄。 文書：是人們在社會實踐活動中

2、為了憑證、記載、公布和傳遞的需要，以文字的方式在一定書寫材料上表達思想意圖(yt)的一種書面記錄。它包括私人文書、公務文書。 公文：即公務文書，是國家機關及其他社會組織為處理公務，行使職權而按規(guī)范體式形成的具有法定效用的信息記錄。共四十三頁文件文 書公文(gngwn)(公務文書)檔 案文件、文書(wnsh)、公文、檔案關系共四十三頁文件轉(zhuǎn)化(zhunhu)為檔案的條件1、必須(bx)是辦理完畢的文件。2、必須是對日后具有一定查考和保存價值的文件。3、必須是按照一定的規(guī)律集中保存起來的文件。共四十三頁二、文件(wnjin)歸檔工作依據(jù)檔案法企業(yè)檔案管理規(guī)定及相關法規(guī)，結合本單位實際，制定出本企業(yè)

3、文件(wnjin)歸檔制度。 文件歸檔制度中應明確文件材料的歸檔范圍、歸檔時間、歸檔質(zhì)量要求以及歸檔控制措施。共四十三頁企業(yè)各文件形成部門應按照規(guī)定由兼職檔案人員(rnyun)將文件整理后向檔案室進行移交。并填寫檔案交接登記表。歸檔的文件應完整、準確、系統(tǒng)，其制成材料應有利于長久保存，圖文字跡應符合質(zhì)量要求。歸檔的文件應為原件。一般一式一份。非紙質(zhì)文件應與其文字說明一并歸檔。重要項目文件歸檔時應由項目管理部門編寫歸檔說明，并經(jīng)項目負責人審核簽字。1、文件歸檔(gudng)要求共四十三頁2、文件歸檔(gudng)時間經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術管理工作、行政管理工作、黨群工作中的文件一般(ybn)應在

4、辦理完畢后的第二年一季度歸檔?？蒲?、項目建設文件應在其項目鑒定、竣工驗收前歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔；產(chǎn)品生產(chǎn)及服務業(yè)務應定期或按階段歸檔。會計核算專業(yè)材料應在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。電子文件、磁帶、照片、實物等載體形式的文件應在工作結束后及時歸檔，或與相應內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時間一致。產(chǎn)權產(chǎn)籍、質(zhì)量認證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識產(chǎn)權文件；更新、補充的文件；企業(yè)內(nèi)部機構變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件；企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權變動過程中形成的文件等，應隨時歸檔；外購設備儀器或引進項目的文件應在開箱驗收或接收后即時登記歸檔。共四十三頁 歸檔文件的整理原

5、則：遵循文件(wnjin)的形成規(guī)律，保持文件(wnjin)之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3、歸檔文件整理(zhngl)共四十三頁文書(wnsh)檔案-歸檔文件整理規(guī)則 科技檔案-科學技術檔案案卷構成的一般要求會計檔案-會計檔案管理辦法人事檔案-企業(yè)職工檔案管理辦法特殊載體檔案-電子文件歸檔與管理規(guī)范 磁性載體檔案管理與保護規(guī)范 照片檔案管理規(guī)范 各類歸檔文件的整理(zhngl)方法共四十三頁文件歸檔(gudng)整理的程序裝盒收集(shuj)鑒定分類裝訂排列編號編目共四十三頁(一) 收 集 意義：收集文件是歸檔整理工作的首要程序。整理工作的對象(duxing)是文件材料，應歸

6、檔文件材料能否收集齊全、完整，直接影響著整理工作的開展，所以說它是確保整理工作質(zhì)量的前提條件和物質(zhì)基礎。 歸檔(gudng)：共四十三頁檔案法規(guī)定：對國家規(guī)定的應當立卷歸檔的材料，必須(bx)按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有。歸檔(gudng)：企業(yè)檔案管理規(guī)定第七條企業(yè)各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業(yè)檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。共四十三頁收集工作注意(zh y)的幾個問題 1、注意文件收集的要齊全(qqun)完整，這是收集工作的基本原則 3、注意對帳外文件的收集 2、注意對重點部門的收集歸檔：共四十三頁根據(jù)企業(yè)檔案

7、工作規(guī)范及相關業(yè)務標準制定出本企業(yè)文件材料的歸檔范圍、分類方案(fng n)、保管期限表歸檔(gudng)：(二) 鑒 定共四十三頁 DA 中華人民共和國檔案(dng n)行業(yè)標準 DA/T 422009 企業(yè)檔案工作(gngzu)規(guī)范 Specifications on business archives work 2009- - 發(fā)布 2009- - 實施 國家檔案局 發(fā)布歸檔：共四十三頁序 號類目基 本 范 圍保 管期 限1經(jīng)營管理經(jīng)營決策、生產(chǎn)經(jīng)營計劃 、統(tǒng)計工作、財務管理、資產(chǎn)管理、物資管理、產(chǎn)品銷售、合同管理、信用管理、知識產(chǎn)權管理永久30年10年2生產(chǎn)管理生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量管理、能源

8、管理、安全生產(chǎn)、科技管理、環(huán)境保護、計量工作、標準化工作、檔案和信息工作永久30年10年3行政管理行政事物、安全保衛(wèi)、審計稽查、勞動人事與人力資源管理、教育培訓、外事工作永久30年10年4黨群管理黨務工作、組織工作、宣傳統(tǒng)戰(zhàn)工作、紀檢與監(jiān)察、工會工作、共青團工作、民間團體工作永久30年10年5產(chǎn)品管理計劃決策階段、設計階段、試制階段、生產(chǎn)階段、評優(yōu)階段、認證階段永久30年10年6科研開發(fā)研究準備階段、研究試驗與開發(fā)階段、總結鑒定驗收階段、成果申報階段、推廣應用階段永久30年10年7項目建設綜合、項目準備階段、項目建設階段、項目竣工驗收項目運行維護與更新改造永久30年10年8設備儀器綜合、單臺套

9、設備儀器、永久30年10年9會計業(yè)務會計憑證類、會計帳簿類、財務報告類、其他類永久、25、15、5、310職工管理在崗職工、退休職工、離崗職工、死亡職工永久共四十三頁(三)裝 訂1.準確界定“件”的范圍 “件”是歸檔文件的整理(zhngl)單位。一般以每份文件為一件,文件正本與定稿為一件, 正文與附件為一件,原件與復制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件,來文與復文可為一件。 2.確定裝訂順序 裝訂時,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;來文與復文作為(zuwi)一件時,復文在前,來文在后。收發(fā)文簽一般附在文件

10、正本之后 , 定稿之前。歸檔：3.裝訂方式和要求。裝訂前要去掉金屬物,裝訂要結實美觀 , 無掉頁壓字現(xiàn)象。一般要在左側線裝 ,左側裝訂時一般應對齊左、下側 , 如左側裝訂線內(nèi)有圖文,可在左上角裝訂,若左上角仍有圖文,也可在其它方便位置裝訂。 共四十三頁歸檔(gudng)：(四)、分 類 按年度、機構(問題(wnt)、保管期限進行分類三級分類法：“年度-機構(問題)-保管期限”“保管期限一年度一機構 (問題)”二級分類法： “年度-期限”、“期限-年度“ 共四十三頁(五)、排列(pili) 歸檔(gudng)：1、歸檔文件應在分類方案的最低一級 類目內(nèi)排列3、同一事由內(nèi)或不同事由間的歸檔文件,應

11、“結合時間或重要程度等排列”。 2、排列時同一事由的相關文件應集中排列。共四十三頁例：年度-問題-保管(bogun)期限2009年經(jīng)營(jngyng)類行政類黨群類永 久30年10年永 久30年10年永 久30年10年1、2、3.1、2、3.1、2、3.1、2、3.1、2、3.1、2、3.1、2、3.1、2、3.1、2、3.共四十三頁 (六)、編 號 歸檔(gudng)：編號：是指歸檔文件在全宗內(nèi)的位置標識，以歸檔(gudng)章的形式在文件上注明。歸檔章應加蓋在公文首頁上端的空白位置。 共四十三頁歸 檔 章全宗號年度室編件號機構(問題)保管期限館編件號歸檔(gudng)：業(yè)務(yw)類辦公室

12、20096永久共四十三頁歸檔(gudng)：(七)、編 目 指編制歸檔文件目錄(ml)。歸檔文件應按分類方案和室編件號順序，逐件填寫目錄(ml)。 歸檔文件目錄設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。 共四十三頁歸檔文件目錄(ml)件號責任者文號題名日期頁數(shù)備注文件(wnjin)的發(fā)文字號 文件的發(fā)文機關或署名者文件的形成時間注釋文件需說明的情況 文件標題每一件歸檔文件的總頁數(shù) 填寫室編件號從1起依次標注歸檔：共四十三頁 (八)、裝 盒 歸檔(gudng)：裝盒是歸檔文件(wnjin)整理的最后一個環(huán)節(jié),包括文件(wnjin)裝盒和填寫備考表、盒脊、封面項目。 不同類別、不同保管

13、期限的文件不應裝入同一盒。共四十三頁備 考 表整理(zhngl)人 ： 檢查人： 年 月 日盒內(nèi)文件情況(qngkung)說明歸檔：共四十三頁檔案盒盒脊全 宗 號年 度2009保管期限永久機構(問題)辦公室起止件號1234盒 號3歸檔(gudng)：共四十三頁檔案盒封面 國儲糧四平儲備庫歸檔(gudng)：共四十三頁最早對“檔案”一詞的說明，見于康熙四十六年（1707年）的楊賓柳邊記略記載：“邊外文字，多書于木，往來傳遞(chund)者曰牌子，以削木片若牌故也；存儲年久者曰檔案，曰檔子，以積累多貫皮條掛壁若檔故也。然今文字之書于紙者，亦呼為牌子、檔子矣。 三、檔案(dng n)及檔案(dng

14、n)工作共四十三頁“結繩”和“刻契”是遠古時代檔案的萌芽。1899年在河南安陽小屯村出土的甲骨卜辭是我國發(fā)現(xiàn)的最古老的以文字記錄的檔案。歷史上不同載體(zit)的檔案：甲骨檔案(刻在龜甲、獸骨)、金文檔案(青銅器)、石刻檔案、簡讀檔案、縑帛檔案、紙質(zhì)檔案等歷史上最著名的皇家檔案庫：漢代的石渠閣、蘭臺、東觀、唐代的甲庫、明代的后湖黃冊庫、清代的內(nèi)閣大庫等。共四十三頁什么(shn me)是檔案？ 檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事(jnsh)、經(jīng)濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。 共四十三頁原始(y

15、unsh)的歷史記錄，是檔案的主要特點和本質(zhì)屬性。檔案(dng n)的本質(zhì)屬性共四十三頁二是參考作用，檔案可以作為行政管理的查考憑據(jù)、生產(chǎn)建設的參考依據(jù)、科學研究的可靠資料、宣傳教育的生動素材(sci)，又是維護國家、集體和個人權益的法律依據(jù)。檔案(dng n)的作用一是憑證作用，檔案的憑證作用是檔案區(qū)別于其他各種資料的根本特征。共四十三頁按照檔案的內(nèi)容分類一般包括：文書檔案、科技(kj)檔案、專門檔案 檔案(dng n)的種類按照檔案的載體類型分為：甲骨檔案、金文檔案、石刻檔案、簡讀檔案、縑帛檔案、紙質(zhì)檔案、聲像檔案、電子檔案等共四十三頁文書檔案是機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位(sh y dn w

16、i)及其他社會組織在領導和行政管理活動中形成的檔案材料?？萍紮n案是由生產(chǎn)技術應用與管理、基本建設、科學研究活動中產(chǎn)生和使用(shyng)的圖紙、圖表、文字、計算材料等科技文件材料轉(zhuǎn)化而成的檔案材料。專門檔案是指一些社會機構和組織在某些專門業(yè)務工作中形成的檔案材料。共四十三頁統(tǒng)籌規(guī)劃企業(yè)檔案工作，制定企業(yè)文件歸檔和檔案鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、利用、移交等有關(yugun)規(guī)章制度。負責企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作。指導企業(yè)各部門、項目及專項工作文件的形成、積累、整理及歸檔工作。監(jiān)督、指導、檢查企業(yè)所屬單位的檔案工作。依照規(guī)定向國家檔案館或有關單位移交檔案。檔案(dng n

17、)部門的主要職責共四十三頁 從廣義上講是指整個(zhngg)檔案事業(yè)，它包括檔案室工作、檔案館工作、檔案行政管理工作、檔案教育工作、檔案科學研究工作、檔案宣傳出版工作和檔案外事交往工作等。 檔 案 工 作從狹義(xiy)上講是指檔案業(yè)務工作：主要包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用“六個環(huán)節(jié)”。共四十三頁 檔案收集工作(gngzu)：是檔案的接收和征集的總稱。 檔案整理工作：包括(boku)對檔案實體本身的整理(分類、排列、編號、編目) 。 檔案鑒定工作：是鑒別檔案價值大小，確定檔案保管期限，決定檔案保存與銷毀的工作環(huán)節(jié)。 檔案保管工作：是保護檔案安全、延長檔案壽命的工作環(huán)節(jié)。 檔案統(tǒng)計工作：是以表冊、指標數(shù)字等形式揭示檔案和檔案工作的有關情況。 檔案利用工作：是以館室藏檔案信息資源為基礎，通過一定的方式、方法直接提供檔案為利用者服務。包括提供檢索查閱和檔案編研。檔 案 工 作共四十三頁謝 謝 大 家祝同志們工作(gngzu)學習愉快共四十三頁內(nèi)容摘要文件歸檔與檔案管理。文件：國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或