如何正確寫電子郵件

1、正確寫電子郵件 Hazel Hsieh2010/8/301AgendaOutlook/LotusWhat is FW/BCC/CC/To?Rambling on and on. Without clear description.Written is always better than oralEmail with legal force Emailing can be a tricky form of communicationbut you need to avoid the mistake.Summary2Outlook / Lotus(善用email的工具)Formal signat

2、ure to show your profession.Auto reply Set priorityReceiptDo not use the non-necessary format3Formal signature to show your profession.4Auto reply (自動(dòng)回覆)Example:Hi Thanks for your mail. I am not in office from 8/31 to 9/3, my agent is Bonnie, please contact her by #12345. You can call my mobilephone

3、 for urgency.Hi I am under summer vacation and will be back on 9/5. for xx project, please phone DanDan5Receipt回條6Set priority可以設(shè)定重要性7Rambling on and on不要鬼扯人們會有許多許多的郵件，可能是每天幾十封甚至上百封。如果你不能快速直達(dá)主題，對方就會在讀你郵件的半途上對它失去興趣。因此，迅速切入主題。切記不要鬼扯太多，招呼語簡單扼要就可以，太多的贅述只是讓人一開始就覺得這封mail不重要！條列你要表達(dá)的重點(diǎn)，讓人一目瞭然！8Written is al

4、ways better than oral（書面強(qiáng)於口頭）你做過什麼，要去做什麼，需要?jiǎng)e人做什麼，寫郵件發(fā)出去，以後起爭執(zhí)了就是證據(jù)，評比KPI看考績時(shí)也能清楚知道你每天都幹了些什麼。長此以往，極度鍛煉商務(wù)英語。9Email with legal force (郵件具有法律效應(yīng))電子郵件方便、快捷和易於掌握，使它成為最近10年中最重大的商業(yè)管理工具之一，它可以使公司高層執(zhí)行人員有效管理遍佈在全球的所有員工，與多個(gè)股東通信，甚至有時(shí)用來與媒體溝通。正是電子郵件的優(yōu)點(diǎn)，讓我們常常隨意地把它當(dāng)作日常談話的工具，使它迅速成為公司和員工的巨大威脅。它可以成為在法庭上作為不利於你的證據(jù)提交給法官。還有，你

5、發(fā)送的郵件將被遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出你預(yù)期的人收看，而郵件的內(nèi)容會被怎樣理解，誰都無法事先知道，很快你就會發(fā)現(xiàn)用來娛樂的郵件大大冒犯了其他人。從法律上來說，在公司發(fā)出的電子郵件將被看作公司的官方記錄，和商業(yè)信件有同等的地位，無論是你自己寫的還是轉(zhuǎn)發(fā)的。如果電子郵件被濫用，對于公司來說，將陷入各種各樣的麻煩之中，輕則損壞公司的名譽(yù)，重則被法院判罰，對于私人公司的雇員來說，它意味著被解雇、拘留和被控告；而假如你是政府職員，那么這將成為你工作履歷的污點(diǎn)。 10What is FW/BCC/CC/To?(什麼是轉(zhuǎn)發(fā)/密件附本/附本/寄給)Do not put it at wrong placeWhy not sen

6、d report to me？Should I remind you every week？ FYI (For your information) / FYR (For your reference)About FWAbout BCCAbout CCAbout To11FW (Forward) 轉(zhuǎn)寄身為一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)，用得最多的就是轉(zhuǎn)發(fā)。每天很多事情，分輕重緩急，很多簡單的事情直接可以轉(zhuǎn)發(fā)給你的下屬去處理。轉(zhuǎn)發(fā)後加個(gè)批示 XXX，pls. follow. （請?zhí)幚恚?簡單明瞭。有些事情你無法決定，或者說超出你的許可權(quán)，也需要轉(zhuǎn)發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)，請求領(lǐng)導(dǎo)批示。還有一些不是需要批示，只是給領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)資訊。最忌諱的

7、不是什麼都不寫地原文轉(zhuǎn)發(fā)，而是僅僅寫個(gè)FYI（for your information，僅供參考），領(lǐng)導(dǎo)不是你的下屬，F(xiàn)YI的語勢卻是平等的或者是從上到下的。12BCC (Blind Carbon Copy )密件抄送加密抄送人，放你的下屬。舉例來說，你需要?jiǎng)e的部門做一件事，你要寫郵件給這個(gè)部門的經(jīng)理，為了得到老闆支持，你又必須抄送你的老闆，但這件事最終執(zhí)行得怎麼樣，你要你的下屬去跟進(jìn)。很多人會犯的錯(cuò)誤就是把下屬也放在抄送欄，想想看，下屬和領(lǐng)導(dǎo)放一起多麼的不恰當(dāng)，這時(shí)候加密抄送就奏效了。再口頭囑咐一句，下屬就能瞭解事情的前因後果去幫你跟進(jìn)?；蚴窍胱屍渌侵苯雨P(guān)係人再第一時(shí)間看到的mail ，也

8、能用BCC來幫到你。13CC (Carbon Copy )附件抄送相關(guān)人等，需要瞭解資訊，你的直接主管如果是喜歡事必躬親的，或者這件事你需要領(lǐng)導(dǎo)支援的，一定要CC，不然你做了很多事情，領(lǐng)導(dǎo)不知道，你就是出了事也沒人挺你。就算領(lǐng)導(dǎo)沒時(shí)間看也沒關(guān)係，別的收件人看到也是一樣的效果。他如果不給你面子就等於不給你老闆面子。對於職務(wù)代理人或是同一team的人，也能用CC來確保工作內(nèi)容是有人知道可以follow的。14To 寄給收件人，也就是要主要閱讀這郵件的人放去TO 15To avoid the mistake for emailing.(避免email中的錯(cuò)誤)寫錯(cuò)收件者人名忘了署名忘情地reply all杜拉拉中,可怕的一個(gè)畫面不分親疏地轉(zhuǎn)發(fā)Jerk mail給所有人不要隨便加上自己可愛的口氣或是圖片寄發(fā)前記得仔細(xì)確認(rèn)收件者無誤，雖然現(xiàn)在有回收信件的功能， 但是常常會有覆水難收的狀態(tài)。16不要越級發(fā)郵件不