如何識(shí)別和控制ERP系統(tǒng)的運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)

1、Word文檔 如何識(shí)別和控制ERP系統(tǒng)的運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn) （ERP系統(tǒng)）實(shí)施設(shè)計(jì)完成后，將進(jìn)入系統(tǒng)運(yùn)行階段，然而在系統(tǒng)的運(yùn)行過程存在著數(shù)據(jù)、轉(zhuǎn)換、二次開發(fā)、平安等風(fēng)險(xiǎn)。因此我們必需對(duì)運(yùn)行過程中的各種風(fēng)險(xiǎn)加識(shí)別并給以掌握，來保證系統(tǒng)的平安順當(dāng)運(yùn)行。 一、提高數(shù)據(jù)的精確性與合理性 據(jù)有的專家說：ERP實(shí)施是三分設(shè)計(jì)、七分管理、十二分設(shè)計(jì)由此可見，數(shù)據(jù)在ERP系統(tǒng)實(shí)施過程中的最要性。所以企業(yè)運(yùn)行ERP時(shí)，要做數(shù)據(jù)的收集、數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)處理的等工作，保證數(shù)據(jù)的精確性與合理性。 1.做好數(shù)據(jù)輸入人員的合理分工 由于系統(tǒng)初始化的數(shù)據(jù)量和種類特別大，假如讓一個(gè)人或幾個(gè)人來完成可能會(huì)造成數(shù)據(jù)輸入的混亂，為此我們必需在

2、數(shù)據(jù)輸入前做好嚴(yán)格的、合理的人員分工，保證數(shù)據(jù)輸入工作更加有條不紊。比如根據(jù)財(cái)會(huì)、材料、固定資產(chǎn)、生產(chǎn)、庫(kù)存、訂單、供應(yīng)商、銷售、客戶等來合理的分組與組內(nèi)分工。 2.保證數(shù)據(jù)收集與輸入精確性 數(shù)據(jù)正確性包括兩方面的含義。首先，收集到的數(shù)據(jù)本身必需是正確的(即數(shù)據(jù)來源是正確的),否則會(huì)造成垃圾進(jìn)、垃圾出的數(shù)據(jù)處理有效率無效果現(xiàn)象;數(shù)據(jù)本身的正確性更多的依靠于企業(yè)各部門數(shù)據(jù)收集人員,他們應(yīng)當(dāng)保證上交數(shù)據(jù)是正確的,沒有遺漏、重復(fù),也沒有過時(shí)、失實(shí)的數(shù)據(jù)。其次在把收集到的數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)的過程中，不能引入任何附加的錯(cuò)誤。 3.查找數(shù)據(jù)不準(zhǔn)的緣由，提高精確性 數(shù)據(jù)不精確的緣由有許多種，主要有：(1)激勵(lì)機(jī)制

3、。在以工時(shí)定額為基準(zhǔn)的嘉獎(jiǎng)制度下，當(dāng)操作人員估量當(dāng)月的獎(jiǎng)金數(shù)己經(jīng)差不多了，或準(zhǔn)備下月自己要請(qǐng)幾天假時(shí)，他/她會(huì)留下一些工時(shí)放到下個(gè)月去用，而不照實(shí)填報(bào);此外，安排任務(wù)的班組長(zhǎng)還有可能把工時(shí)定額油水大的活支配給與自己關(guān)系好的人去做，甚至?xí)騺y了整體方案?？傊?，以完成工時(shí)定額作為發(fā)獎(jiǎng)金的標(biāo)準(zhǔn)，其指導(dǎo)思想不是以客戶滿足為中心，因此，必需改革這種不利于數(shù)據(jù)精確的激勵(lì)機(jī)制。(2)各個(gè)業(yè)務(wù)人員數(shù)據(jù)處理不準(zhǔn)時(shí)。以庫(kù)存業(yè)務(wù)為例，假如沒有做到日清月結(jié)，編制方案往往依據(jù)的是一個(gè)滯后的信息，得出的結(jié)論就將是錯(cuò)誤的。因此我們肯定要制定規(guī)范化的工作準(zhǔn)則與工作規(guī)程，來保證數(shù)據(jù)的正確與實(shí)時(shí)傳遞，精確和實(shí)時(shí)的信息為企業(yè)的業(yè)務(wù)

4、分析和決策供應(yīng)牢靠的保障。 4.在數(shù)據(jù)精確性的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步保證數(shù)據(jù)的合理性 數(shù)據(jù)精確不等于這個(gè)數(shù)據(jù)就是合理的。拿定貨批量這個(gè)參數(shù)舉例，對(duì)選購(gòu)來講，由于產(chǎn)品設(shè)計(jì)上的問題，標(biāo)準(zhǔn)化和通用化工作比較差，同一種類型物料的規(guī)格過于雜亂，以至于根據(jù)每種規(guī)格的需求數(shù)量定貨，由于批量小，會(huì)增加選購(gòu)成本。假如根據(jù)供應(yīng)商要求的最小批量定貨，又會(huì)造成庫(kù)存超量。使有些企業(yè)上了ERP系統(tǒng)，庫(kù)存不但未減，反而增加的怪現(xiàn)象。 二、建立完善的系統(tǒng)運(yùn)行內(nèi)部掌握制度 保證ERP系統(tǒng)的正常運(yùn)行是一個(gè)簡(jiǎn)單的系統(tǒng)工程，我們應(yīng)當(dāng)依據(jù)企業(yè)的實(shí)際建立起完善的系統(tǒng)運(yùn)行內(nèi)部掌握度。 1.建立健全的ERP崗位責(zé)任制 建立ERP崗位制度，要明確每個(gè)

5、工作的職責(zé)范圍，切實(shí)做到事事有人管，人人有專責(zé)，辦事有要求，工作有檢查。ERP崗位設(shè)置可以依據(jù)企業(yè)的實(shí)際狀況根據(jù)不同的思路劃分為不同的崗位。比如可以把工作崗位分為基本職能崗位和ERP系統(tǒng)崗位。其中基本職能單位可以設(shè)置為銷售、生產(chǎn)、庫(kù)存、選購(gòu)、財(cái)務(wù)、出納、稽核、產(chǎn)品開發(fā)、物流、投資、戰(zhàn)略等崗位。ERP系統(tǒng)崗位分為直接管理、操作、維護(hù)ERP系統(tǒng)及計(jì)算機(jī)軟、硬件人員等。各企業(yè)可以依據(jù)內(nèi)部牽制制度的要求和本單位的工作需要，在保證數(shù)據(jù)平安的前提下交叉設(shè)置崗位，各崗位保持相對(duì)逢君之惡。 2.建立ERP操作管理制度 通過ERP操作管理制度的建立，明確規(guī)定上機(jī)操作人員對(duì)ERP軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限，對(duì)操作密

6、碼的嚴(yán)格管理等，杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作ERP軟件;預(yù)防未經(jīng)審核的各種原始憑證輸入系統(tǒng);操作人員離開機(jī)房前，要執(zhí)行相應(yīng)的退出命令;依據(jù)本單位的狀況，由專人保管必要的上機(jī)操作日記，記錄操作人、操作時(shí)間、操作內(nèi)容、故障狀況等內(nèi)容。 3.建立計(jì)算機(jī)硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度 建立硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度的建立，要常常對(duì)有關(guān)設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)、保持機(jī)房與設(shè)備的干凈等措施保證機(jī)房設(shè)備和計(jì)算機(jī)正常運(yùn)行;確保ERP數(shù)據(jù)和ERP軟件的平安保密，防止對(duì)數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除;對(duì)有關(guān)磁性介質(zhì)數(shù)據(jù)進(jìn)行雙備份，并且存放在不同的位置;對(duì)ERP軟件更換、修改、升級(jí)和硬件設(shè)備進(jìn)行更換時(shí)，要有肯定的審批手續(xù)，并由有關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)督，以

7、保證ERP數(shù)據(jù)的連續(xù)和平安;健全硬件和軟件的定時(shí)維護(hù)措施和有關(guān)防治計(jì)算機(jī)病毒、黑客等入侵的措施。 4.建立ERP檔案管理制度 通過檔案管理制度的建立，實(shí)現(xiàn)對(duì)ERP數(shù)據(jù)檔案的管理，并由專人負(fù)責(zé);做好ERP數(shù)據(jù)的防磁、防火、防潮和防塵等工作;對(duì)重要的ERP檔案進(jìn)行雙備份，并存放在不同的地點(diǎn);實(shí)現(xiàn)對(duì)磁性介質(zhì)檔案的定期檢查與復(fù)制，防止磁性介質(zhì)的損壞而使ERP數(shù)據(jù)丟失;同時(shí)對(duì)有關(guān)ERP開發(fā)設(shè)計(jì)有關(guān)的檔案資料也要進(jìn)行保管。 三、仔細(xì)進(jìn)行模擬運(yùn)行 實(shí)施ERP這樣一個(gè)大型的信息集成系統(tǒng)，涉及企業(yè)全部的主要業(yè)務(wù)部門，關(guān)系到各個(gè)業(yè)務(wù)流程細(xì)節(jié)，想不排練就直接拿到實(shí)際中去應(yīng)用，具有極大風(fēng)險(xiǎn)性。不論是哪個(gè)模擬階段，都要

8、事先擬出模擬提綱，記錄模擬過程和結(jié)果，尋求正確的運(yùn)行方法?？傊⒛M運(yùn)行的檔案，作為項(xiàng)目管理的階段成果和下一步改進(jìn)工作的依據(jù)。 1.軟件功能模擬運(yùn)行(原型測(cè)試) 軟件功能模擬運(yùn)行的主要目的是為了弄清晰軟件的全部功能，以及各個(gè)參數(shù)之間的關(guān)系及相互影響。列消失行管理流程與軟件系統(tǒng)的流程之間的差異，分析差異，確定進(jìn)一步的解決方案。這項(xiàng)工作是在軟件己經(jīng)安裝完畢，由軟件公司或詢問公司進(jìn)行了軟件應(yīng)用培訓(xùn)后，在專家指導(dǎo)下進(jìn)行的。在軟件應(yīng)用程序培訓(xùn)的過程中，培訓(xùn)教材通常都有一個(gè)案例，事先設(shè)好一套現(xiàn)成的數(shù)據(jù)企業(yè)的人員根據(jù)教材規(guī)定的步驟，學(xué)習(xí)如何操作。學(xué)習(xí)的目的是要用軟件供應(yīng)的功能來解決企業(yè)的實(shí)際管理問題。

9、此外，企業(yè)還必需結(jié)合自己的狀況，把自己設(shè)計(jì)的數(shù)據(jù)錄入到系統(tǒng)中，再一次運(yùn)行。可以只用極少量零部件(比如說15-30種)的產(chǎn)品來測(cè)試，但是必需包羅了企業(yè)在管理上需要解決的問題。在傳統(tǒng)手工管理中有很多參數(shù)是從來沒有用過的，如排隊(duì)時(shí)間、等待時(shí)間等類的問題，在建立工藝路線文件時(shí)，需要在原型測(cè)試階段弄清晰這些參數(shù)假如不錄入行不行?試一試假如留著空白會(huì)是什么結(jié)果，錄入了又將是什么結(jié)果;數(shù)據(jù)偏大或偏小又是什么結(jié)果，影響有多大。這都是軟件模擬要做的工作。千萬不要遺留下許多埋伏的問題到以后再去討論處理，否則，不僅延誤實(shí)施進(jìn)度，而且還會(huì)挫傷員工士氣。 2.實(shí)戰(zhàn)性模擬運(yùn)行(二次開發(fā)測(cè)試) 在原型測(cè)試之后，假如軟件原型

10、有些功能不能滿意管理的需求，那么就要進(jìn)行必要的客戶化或二次開發(fā)的工作。一般說客戶化或用戶化是不需要修改源程序的，例如報(bào)表格式的修改等;而二次開發(fā)可能涉及源程序，但是應(yīng)盡可能把軟件的數(shù)據(jù)下載到一個(gè)工作站或微機(jī)上開發(fā)程序進(jìn)行補(bǔ)充調(diào)整，然后再上載回去。所謂的實(shí)戰(zhàn)性模擬運(yùn)行，主要的目的是為了測(cè)試修訂后的系統(tǒng)，把經(jīng)營(yíng)管理中的實(shí)際數(shù)據(jù)輸人到系統(tǒng)中去，進(jìn)一步驗(yàn)證，直到確認(rèn)符合管理需求，可以放心地實(shí)際應(yīng)用為止。同樣，模擬之前要有模擬提綱，模擬過程要有記錄。實(shí)戰(zhàn)性模擬的結(jié)果，必需得到各個(gè)業(yè)務(wù)部門主管的認(rèn)可;假如有沒有討論透徹的地方，需要準(zhǔn)時(shí)補(bǔ)課，尋求可行的解決方案。最終，由項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組召開會(huì)議，通過演示，征求全

11、部相關(guān)的業(yè)務(wù)人員的看法，取得基本全都同意以后，草擬根據(jù)新的業(yè)務(wù)流程制定的工作規(guī)程和工作準(zhǔn)則，作為切換實(shí)施的規(guī)范化依據(jù)。 3.并行運(yùn)行 假如實(shí)戰(zhàn)性模擬已經(jīng)得到高層管理人員的批準(zhǔn)，并得到各個(gè)部門管理人員的全都認(rèn)可，而且實(shí)戰(zhàn)性模擬運(yùn)行工作扎實(shí)，就沒有必要經(jīng)受并行運(yùn)行階段。并行運(yùn)行可以理解為一種切換前的預(yù)演，是一種特別的模擬測(cè)試。員工對(duì)新系統(tǒng)不熟識(shí)、不放心，不敢把原有的手工管理全部扔掉，所以有一段新老系統(tǒng)并行運(yùn)行階段。但是，并行運(yùn)行會(huì)帶來一些問題，如新老系統(tǒng)運(yùn)行的結(jié)果不全都時(shí)，以什么為準(zhǔn)?以老的為準(zhǔn)必定會(huì)否定新系統(tǒng)的價(jià)值，以致新系統(tǒng)遲遲不能用上。新老系統(tǒng)同時(shí)運(yùn)行，每項(xiàng)業(yè)務(wù)要做雙份工作，增加了管理的工作

12、量，加重員工的負(fù)擔(dān)，同時(shí)也加大企業(yè)的運(yùn)行成本，因此，并行運(yùn)行的時(shí)間依據(jù)系統(tǒng)的特點(diǎn)與企業(yè)的實(shí)際狀況適當(dāng)?shù)目s短。 4.重視系統(tǒng)切換 不少企業(yè)由于受管理基礎(chǔ)和人力資源的限制，盼望能夠分模塊逐個(gè)實(shí)施。ERP是一個(gè)信息高度集成的系統(tǒng)，假如先上一個(gè)子系統(tǒng)，全部屬于其它子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程數(shù)據(jù)，都將通過各類傳票用手工錄入，因此，不能體現(xiàn)信息集成的優(yōu)勢(shì);而且一個(gè)一個(gè)模塊走，必定會(huì)延長(zhǎng)實(shí)施進(jìn)度。假如分模塊實(shí)施，還不利于系統(tǒng)模擬運(yùn)行，不利于說明一些業(yè)務(wù)之間信息的相互集成關(guān)系，有了問題也不易準(zhǔn)時(shí)發(fā)覺并解決，放到以后再補(bǔ)課，必定會(huì)引起不少修改返工。有些企業(yè)實(shí)施了兩三年還沒有結(jié)束，這個(gè)問題是其中緣由之一。因此，各個(gè)子系統(tǒng)較

13、好是一起上，才有可能見到信息集成帶來的效益。假如實(shí)行分步實(shí)施，也應(yīng)當(dāng)是先上一個(gè)車間，或一個(gè)倉(cāng)庫(kù)，取得閱歷后再逐步推廣，而不要割斷業(yè)務(wù)流程。割斷了業(yè)務(wù)流程，等于破壞了信息集成，與建立管理信息化的初衷是相背的。為了順當(dāng)切換，要抓好培訓(xùn)，在培訓(xùn)的基礎(chǔ)上整理好數(shù)據(jù)，在基本數(shù)據(jù)完整后進(jìn)行模擬。把最終模擬運(yùn)行的管理模式當(dāng)眾宣布并演示，得到廣闊管理人員和高層經(jīng)理認(rèn)可批準(zhǔn)后，再到實(shí)踐中執(zhí)行。有了群眾基礎(chǔ)，切換工作就會(huì)簡(jiǎn)單得多。寧可在打基礎(chǔ)工作上多花些時(shí)間，肯定要特殊留意項(xiàng)目管理要求的先導(dǎo)與后續(xù)工作的關(guān)系，一步一個(gè)腳印，穩(wěn)扎穩(wěn)打，不要在系統(tǒng)切換工作上起波折反復(fù)，欲速則不達(dá)。 四、系統(tǒng)平安掌握 ERP系統(tǒng)是一個(gè)集

14、成的系統(tǒng)，通過業(yè)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)不同子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)相互傳遞，不僅包括部門內(nèi)的、同一企業(yè)內(nèi)部，也包括不同企業(yè)間的。同時(shí)可以通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)不同地域區(qū)的數(shù)據(jù)傳遞，于是在系統(tǒng)運(yùn)行過程中也必需加強(qiáng)系統(tǒng)平安的掌握。 1.服務(wù)器平安掌握 主要考慮系統(tǒng)的容錯(cuò)性和系統(tǒng)所具有的高執(zhí)行效率，在成本可以接受的條件下，選用具有較高平安級(jí)別的容錯(cuò)方案，保證系統(tǒng)永久不會(huì)因磁盤故障而發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或系統(tǒng)中斷，假如其中一個(gè)(組)硬盤發(fā)生故障，另外一個(gè)(組)硬盤中的數(shù)據(jù)仍在維持系統(tǒng)的正常工作。同時(shí)還需要留意高的可讀性能。 2.登錄平安掌握 為保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可以進(jìn)行全天候的運(yùn)行，在設(shè)計(jì)網(wǎng)絡(luò)時(shí)，應(yīng)當(dāng)重視系統(tǒng)中的登錄服務(wù)，通過兩臺(tái)服務(wù)臺(tái)進(jìn)行登錄權(quán)限掌握，其中一臺(tái)為主掌握器，另一臺(tái)作為軟備份，從而達(dá)到即使系統(tǒng)中一臺(tái)掌握器發(fā)生故障，用戶也可以登錄系統(tǒng)進(jìn)行日常工作的效果。對(duì)于系統(tǒng)中各類用戶的權(quán)限也是進(jìn)行分級(jí)授權(quán)，從而使系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)平安潛在的擔(dān)心全因素最小化。 3.數(shù)據(jù)庫(kù)平安掌握 數(shù)據(jù)庫(kù)是企業(yè)應(yīng)用的核心，數(shù)據(jù)庫(kù)平安是應(yīng)當(dāng)高度重視的主要課題，為保證數(shù)據(jù)庫(kù)的平安性，可以采納兩種措施來解除數(shù)據(jù)庫(kù)的潛在危急。一是通過數(shù)據(jù)同步復(fù)制，將數(shù)據(jù)分別寫入不同服務(wù)器系統(tǒng)，時(shí)刻保持?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中數(shù)據(jù)存在兩個(gè)完全全都的備份，