利用郵件合并功能自動(dòng)發(fā)送工資條(郵件)(excel+word+outlook)

1、利用郵件合并功能自動(dòng)發(fā)送工資條（郵件）（excel+word+outlook）中科院軟件中心鄒立剛?cè)粘９ぷ髦?，發(fā)放工資條是個(gè)較為繁瑣的事情，且紙質(zhì)工資條保密性較差，雖然很多公司已經(jīng)上了ERP、0A,但如需集成工資條發(fā)送功能，其開發(fā)費(fèi)用也不菲，少則幾萬(wàn)，多則數(shù)十萬(wàn)。本文通俗易懂，簡(jiǎn)單易學(xué)，著重介紹了word的郵件合并功能，結(jié)合excel、outlook的使用，使人事、財(cái)務(wù)人員快速掌握自動(dòng)發(fā)送工資條的方法，極大地提高了工作效率。該方法也可用于自動(dòng)發(fā)送請(qǐng)柬、賀卡，請(qǐng)廣大讀者自行研究。本文所用軟件均為office系列2003版。本文屬于原創(chuàng)，請(qǐng)轉(zhuǎn)載者標(biāo)明出處。一、用excel制作工資表首先用excel

2、做一張工資表，假如做一張非常簡(jiǎn)單的工資表如下（記得一定要有郵箱一姓名應(yīng)發(fā)合計(jì)代扣稅實(shí)發(fā)合計(jì)郵箱王玉1000100.00900.00C張彥3000300.002,700.00李新4000400.003,列，否則一會(huì)兒就沒(méi)辦法發(fā)郵件了）：.cn做好后，存為11月工資表。二、用word執(zhí)行郵件合并打開word,選擇工具一一信函與郵件一一郵件合并。（1）這時(shí)右側(cè)會(huì)出現(xiàn)提示操作“選擇文檔類型”。因?yàn)橐l(fā)郵件的，所以這里我們選擇“電子郵件”，然后點(diǎn)擊下一步：正在啟用文檔。（2）出現(xiàn)“選擇開始的文檔”，我們選“使用當(dāng)前文檔”，然后點(diǎn)擊“下一步：選擇收件人”。（3）出現(xiàn)“選擇收件人”。我們選“使用現(xiàn)有列表”，

3、選“瀏覽”，我們可以把剛才做的excel文檔“11月工資表”導(dǎo)入進(jìn)來(lái)。然后點(diǎn)擊“下一步：撰寫電子郵件”。（4）這時(shí)出現(xiàn)“撰寫電子郵件”。我們先不要管它，先到word文檔里面寫上要給大家發(fā)的郵件。比如象下面這樣寫（注意這個(gè)是直接寫到當(dāng)前的word文檔里面的）感謝您對(duì)本公司做出的貢獻(xiàn)和努力?，F(xiàn)向您發(fā)送07年11月的工資條。本月您的工資明細(xì)為：應(yīng)發(fā)合計(jì)：扣稅額：實(shí)發(fā)合計(jì)：這樣一個(gè)簡(jiǎn)單的工資郵件就寫好了。然后回到“撰寫電子郵件”，插入我們需要的內(nèi)容。在“撰寫電子郵件”中選擇“其他項(xiàng)目”，出現(xiàn)對(duì)話框“插入合并域”。下面有幾列：F1F2F3F4F5其實(shí)這里面的F1-5對(duì)應(yīng)的就分別是員工的姓名、應(yīng)發(fā)合計(jì)、扣

4、稅額、實(shí)發(fā)合計(jì)和電子郵件。理解這點(diǎn)很重要，因?yàn)槔斫膺@個(gè)我們才知道要把他們插到哪里去。C、把F1插入到“感謝您對(duì)本公司做出的貢獻(xiàn)和努力”前面，F(xiàn)2插到“應(yīng)發(fā)合計(jì)：”后面F3插到“扣稅額：”后面F4插到“實(shí)發(fā)合計(jì)：”后面，word文檔變成下面的樣子：F1感謝您對(duì)本公司做出的貢獻(xiàn)和努力。現(xiàn)向您發(fā)送07年11月的工資條。本月您的工資明細(xì)為：應(yīng)發(fā)合計(jì)：F2扣稅額：F3實(shí)發(fā)合計(jì)：F4（5）到這里，我們的文件主體就算完成了。選擇“下一步：預(yù)覽電子郵件”。就可以看到王玉感謝您對(duì)本公司做出的貢獻(xiàn)和努力?，F(xiàn)向您發(fā)送07年11月的工資條。本月您的工資明細(xì)為：應(yīng)發(fā)合計(jì)：1000扣稅額：100實(shí)發(fā)合計(jì)：900此狀態(tài)下，

5、電子郵件預(yù)覽時(shí)，小數(shù)點(diǎn)后顯示十幾位，故需作如下處理：點(diǎn)擊右鍵（注意鼠標(biāo)放在數(shù)字上），選擇“切換域代碼”實(shí)發(fā)合計(jì);51000(舸切電）-J復(fù)制粘貼電更新域密騙翔或切換域代碼A字體通s段落電+4+項(xiàng)目符導(dǎo)和騙號(hào)廻.出現(xiàn)如下頁(yè)面：實(shí)發(fā)合計(jì)：2865.5100000000002將其改為：實(shí)發(fā)合計(jì)：2865.5100000000002點(diǎn)擊右鍵，再次點(diǎn)擊“切換域代碼”，并點(diǎn)擊“更新域”，出現(xiàn)如下頁(yè)面：實(shí)發(fā)合計(jì)：2865.51（6）選擇”下一步：完成合并“，出現(xiàn)”完成合并“，點(diǎn)擊”電子郵件“，出現(xiàn)“合并電子郵件對(duì)話框”，在“收件人”里選擇“F5”（注意，因?yàn)槲覀儼央娮余]件放在了第5列,所以選擇F5,具體要根據(jù)你做的工資表結(jié)構(gòu)，看電子郵件是哪一列來(lái)定）；在“主題行”里寫“11月工資條”（這個(gè)就是你發(fā)給大家的郵件的題目），格式隨自己需要選，然后選擇確定。三、outlook執(zhí)行郵件發(fā)送這樣工資條就被發(fā)到每個(gè)人的郵箱里面去咯。不過(guò)有個(gè)前提，你平時(shí)用outlook發(fā)郵件。如果用的別的，估計(jì)還要調(diào)整一下，這個(gè)就