【課件】檔案工作信息化與文書立卷改革

1、檔案工作信息化與文書立卷改革 精選課件第一章 檔案信息化建設(shè)的形勢與主要任務(wù) 一、信息化發(fā)展對檔案部門的影響 精選課件信息化發(fā)展對檔案部門的影響 信息爆炸，電子信息成為當(dāng)今社會(huì)信息的主體 信息技術(shù)的進(jìn)步，使得信息開發(fā)水平得到空前提高 電子政務(wù)迅速發(fā)展 我國的政府信息化建設(shè)思路：機(jī)關(guān)內(nèi)部辦公自動(dòng)化（OA）管理部門的電子化工程（金字工程）全面的政府上網(wǎng)工程（1999年起） 精選課件信息化發(fā)展對檔案部門的影響 信息化發(fā)展對檔案部門的影響 管理對象數(shù)字化 管理方法自動(dòng)化 管理利用網(wǎng)絡(luò)化 管理對象的數(shù)字化，勢必帶來管理方法的變革，這就是信息化管理。所謂檔案信息化管理，就是在檔案的管理活動(dòng)中全面地應(yīng)用現(xiàn)代

2、化網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、信息技術(shù)、對檔案信息進(jìn)行采集獲取、加工存儲(chǔ)、處置管理、開發(fā)利用的過程。 精選課件第一章 檔案信息化建設(shè)的形勢與主要任務(wù) 一、信息化發(fā)展對檔案部門的影響 二、檔案利用信息化建設(shè) 精選課件檔案利用信息化建設(shè)檔案利用信息化建設(shè)包含的內(nèi)容 實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)、利用的一體化；實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高度共享。檔案信息化建設(shè)的發(fā)展現(xiàn)狀和趨勢 檔案信息化發(fā)展的三個(gè)階段： 第一階段：計(jì)算機(jī)輔助檔案管理階段 第二階段：檔案信息化準(zhǔn)備階段 第三階段：檔案信息化全面建設(shè)階段 精選課件數(shù)字檔案館的含義 完整接收應(yīng)歸檔的電子文件，將現(xiàn)有的館藏檔案數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)檔案信息的接收、

3、傳遞、利用的網(wǎng)絡(luò)化，檔案信息資源共享程度高。 精選課件檔案信息化建設(shè)的發(fā)展局勢 從目錄管理向全文管理發(fā)展從對檔案的管理向綜合管理發(fā)展從單機(jī)管理向網(wǎng)絡(luò)管理發(fā)展從定時(shí)的靜態(tài)管理向全天候的動(dòng)態(tài)管理發(fā)展 精選課件第二章 立卷改革 一、立卷改革的意義： 精選課件立卷改革的意義 緩解檔案工作壓力，節(jié)省財(cái)力物力，更好地為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)。便于檔案館控制檔案進(jìn)館質(zhì)量，有利于檔案館向社會(huì)開放，更好地完成收集、保管、利用職能服務(wù)。促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)文檔管理一體化。初步實(shí)現(xiàn)電子文件向電子檔案的的轉(zhuǎn)化。 精選課件第二章 立卷改革 一、立卷改革的意義二、立卷改革的特點(diǎn)精選課件立卷改革的特點(diǎn) “簡化整理，深化檢索

4、”為宗旨，改革傳統(tǒng)立卷方法，推行文件級(jí)整理。整理手段簡便，檔案的管理和利用以計(jì)算機(jī)為主，兼顧手工方式。 整理方法實(shí)現(xiàn)了以下轉(zhuǎn)變： 保管單位：案卷件 分類方法：以問題為主，兼顧其他特點(diǎn)只分年度、保管期限、（機(jī)構(gòu)或問題） 裝訂：三孔一線法運(yùn)用多種材料和方法 編制目錄：案卷、卷內(nèi)兩級(jí)目錄歸檔文件目錄 編碼：順序號(hào)件號(hào)； 頁號(hào)頁數(shù) 保管：卷皮、卷盒檔案盒 封面編目：填寫案卷題名、封面填檔案盒脊 精選課件第二章 立卷改革 一、立卷改革的意義 二、立卷改革的特點(diǎn)三、歸檔文件整理規(guī)則介紹 精選課件什么是歸檔文件 指立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。鑒定工作 1、

5、價(jià)值鑒定。鑒定原則：“唯我為中心”。 參照指南P40歸檔和不歸檔范圍一節(jié)和P198機(jī) 關(guān)文件材料歸檔和不歸范圍，制定本機(jī)關(guān)的歸檔和 不歸檔范圍 2、 保管期限鑒定。鑒定原則：“以用為綱”。 參照指南P47檔案保管期限一節(jié)，和P193文書 檔案保管期限表，制定本機(jī)關(guān)的檔案保管期限表 精選課件歸檔文件整理方法 包括：分類、裝訂、排列、編號(hào)、編目、裝盒。 1、 確定“件”為整理單位。 2、 分類。采用年度保管期限來分。 3、 裝訂。一般用縫紉線裝。 4、 排列。指歸檔文件的排列；適當(dāng)顧及“事由原則”。一般 來說，同一事由的相關(guān)文件要排列在一起，但要 注意把握好“度”，不要等同于傳統(tǒng)方法中的分類 排列法。不同事由的歸檔文件不必要多考慮，盡 量依靠計(jì)算機(jī)管理。精選課件歸檔文件整理方法 5、編目和編號(hào)。由檔案管理軟件進(jìn)行編制時(shí)，其兩者包括的 項(xiàng)目，應(yīng)該在計(jì)算機(jī)輸入時(shí)同步完成。 編目：編制“歸檔文件目錄”。一般在計(jì)算機(jī)上完成。主要包 括：件號(hào)(由計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成)、責(zé)任者、文號(hào)、題名 日期、頁數(shù)、備注。 編號(hào)：歸檔章形式，蓋在文件上方空白處。包括：全宗號(hào)、 年度、保管期限、件號(hào)精選課件歸檔文件整理方法 6、 裝盒： 把檔案實(shí)體按不同的年度、保管期限、（機(jī)構(gòu)或問題）裝 入檔案盒內(nèi)，排列順序必須和歸檔文件的件號(hào)一一對應(yīng)