檔案管理制度

1、 第 頁檔案管理制度一、總則： 1、為加強本公司檔案工作，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，加強公司行政事務管理，理順公司內部關系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本制度。適用范圍：全體員工。2、公司檔案，是公司從事經營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。包括檔案管理、印鑒管理、公文打印管理、辦公及勞保用品管理等。3、檔案承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(檔期上的各種附件一律不得抽存)。結案后應及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。二、文件的收集管理責任：

2、1、公司由人力資源部指派專人負責文件材料的管理，保證原始資料及單據齊全完整，密級檔案必須保證安全，經辦人應當遵紀守法、忠于職守。2、文件材料的收集由各部門經辦人員負責整理，交總經理審閱后歸檔。3、一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案，由行政部收集歸檔。三、歸檔范圍：1、重要的檔案，包括公司的規(guī)劃、年度計劃、統計資料、財務審計、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、協議、合同（含產生效益合同、置換合同等）、項目方案、通告、通知工作計劃、總結、報告、請示、批復、統計報表等具有參考價值的文件材料。2、本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往

3、的文書。3、本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料，統一一式三份，交由行政人事部留底存檔后財務部方可蓋章生效，未留底造成公司利益損失的由相關個人承擔所有法律責任。4、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。5、本公司的大事記及反映本公司重要活動的節(jié)目片段、報紙、照片、錄音、錄像等。四、歸檔要求：1、檔案質量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。2、歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。3、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。

4、4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。5、檔案文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。6、案卷封面，應逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。五、檔案的借閱與索?。?、總經理級別借閱非密級檔案可通過檔案管理人員登記借閱，直接提檔；2、公司其他人員需借閱檔案時，要經行政部批準，并辦理借閱登記；3、借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄

5、錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經理批準方可摘錄和復制，一般內部檔經行政部批準方可摘錄和復制。六、檔案的銷毀： 1、任何組織或個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案材料；2、若按規(guī)定需要銷毀時，凡屬密級檔案須經總經理批準后方可銷毀，一般內部檔案，須經公司行政部批準后由專人銷毀。七、印鑒管理：1、公司印鑒由財務部指定專人負責保管和使用。2、公司印鑒的使用一律由經理許可后管理印鑒人方可蓋章，如違反此項規(guī)定造成的后果由直接責任人員負責。3、公司所有需要蓋印鑒的介紹信、說明及對外開出的任何公文、合同，應統一登記，以備查詢，存檔。4、公司一般不允許開具空白證明，證明如因工作需要或其它特殊情況確需開具時，必須經主經理許可后方可開出。5、蓋章后出現的意外情況由批準人及印鑒管理者負直接責任。八、本制度即日起開始執(zhí)行，由人事部監(jiān)督，總經理不定時核查。上述制度若有一次違反者輕者加以記過處分，重者則立即解除勞動關系，造成重大責任事故的則直接追究法律責任。九