優(yōu)秀班組長培訓之時間管理課件

1、優(yōu)秀班組長培訓之 時間管理時間掌控能力測試01. 你通常工作很長時間嗎？02. 你通常把工作帶回家嗎？03. 你感到很少花時間去做你想做的事嗎？04. 如果你沒有完成你所希望做的工作，你是否有負罪感？05. 即使沒有出現嚴重問題或危機，你也經常感到工作有很 多壓力？06. 你的案頭有許多并不重要但長時間處理的文件？07. 你時常在做重要工作時被打斷嗎？下面用最簡單的辦法測試你是否能掌握時間，你只需要回答“Yes”O(jiān)r“No”時間掌控能力測試10. 你在辦公室用餐嗎？11. 在上個月里，你是否忘記一些重要的約會？12. 你時常把工作拖到最后一分鐘，然后很努力地去做完 它們？13. 你覺得找借口推

2、延你不喜歡做的事容易嗎？14. 你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎？15. 當你長休了一段時間，你是否有負罪感？16. 你常無暇閱讀與工作有關的書籍？17. 你是否忙于解決一些瑣碎的事而沒有去做與公司目標 一致的大事？時間掌控能力測試18. 你是否有沉醉于過去的成功或失敗之中而沒有著眼于 未來？測試結果說明12-16“Yes”救命！你在時間管理上需改進8-12 “Yes”當心！你需要重新審視你的時間行為指南4-8 “Yes”可以！方向正確，但需要提高沖勁0-4 “Yes”恭喜！堅持并保留你的方法目 錄時間意識時間管理的誤區(qū)時間管理理論的發(fā)展時間管理的基本原理時間分配合理授權目標設定警示人歌今

3、日復明日，今日何其少！今日又不為，此事何時了？人生百年幾今日，今日不為真可惜。若言姑待明朝至，明朝又有明朝事。為軍聊賦今日詩，努力請從今日始！今日歌明日復明日，明日何其多！我生待明日，萬事成蹉跎。世人苦被明日累，春去秋來老將至。朝看水東流，暮看日西墜。百年明日能幾何？請君聽我明日歌。明日歌時間就是生命、時間就是金錢每一個人都應該去探索如何減少時間浪費，以便有效地完成既定目標，延長自己的有效生命。浪費自己的時間就是“自殺”！浪費別人的時間就是“謀殺”！睡覺：21年一個活了72歲美國人的時間賬單個人衛(wèi)生：7年旅行：6年學習：4年打電話：2年其它：3年工作：14年吃飯：6年排隊：6年開會：3年找東西

4、：1年案例分享：時間特性時間的獨特性供給毫無彈性：每一個人都應該去探索如何減少時間浪費，以便有效地完成既定目標，延長自己的有效生命。無法儲蓄：時間不像其它資源那樣可以積蓄儲藏。我們都必須消費時間，所以無法節(jié)流。時間的獨特性無法取代：任何一項活動都有賴于時間的堆砌。因此，時間是無法取代的。無法失而復得：時間一旦喪失，則會永遠喪失。倘若揮霍了時間，無法象失物一樣失而復得。什么是時間？1930年胡適先生在一次畢業(yè)典禮上的演講：“時間就是效率”“時間就是金錢”“時間就是生命”“一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰”胡適（1891.12.17 1962.2.24），漢族，徽州績溪縣上莊村人?，F代著名學者、詩人

5、、歷史家、文學家、哲學家。因提倡文學革命而成為新文化運動的領袖之一。什么是時間管理？“時間管理”所探索的是如何減少時間浪費，以便有效地完成既定目標。目 錄時間意識時間管理的誤區(qū)時間管理理論的發(fā)展時間管理的基本原理時間分配合理授權目標設定時間管理誤區(qū) 之 工作缺乏計劃因過分強調“知難行易”而認為沒有必要在行動之前多做思考；不做計劃也能獲得實效；不了解做計劃的好處；計劃與事實之間極難趨于一致，故對計劃喪失信心；不知如何做計劃；誤區(qū)一時間管理誤區(qū) 之 組織工作不當職責權限不請，工作內容重復事必躬親，親力親為溝通不良工作時斷時續(xù)誤區(qū)二案例分享：忙人的惡性循環(huán)時間管理誤區(qū) 之 時間控制不夠習慣拖延時間不

6、擅處理不速之客的打擾不擅處理無端電話的打擾泛濫的“會議病”困擾誤區(qū)三案例分享：拖延商數測驗時間管理誤區(qū) 之 整理整頓不足整理出必要的事情和必要的東西把不必要的東西清理干凈整理和整頓你的時間“帕金森定律”的延伸版 工作將被擴展，以便填滿可供完成工作的時間誤區(qū)四案例分享：混亂的辦公室時間管理誤區(qū) 之 進取意識補強個人的消極態(tài)度做事拖拉，找借口不干工作唏噓不已，做白日夢工作中閑聊誤區(qū)五珍惜你的每一分鐘 你的一分鐘多少錢？昨天 明天 今天昨天是一張已被注銷的支票明天是一張尚未到期的本票今天是隨時可運用的現金，請善用它！目 錄時間意識時間管理的誤區(qū)時間管理理論的發(fā)展時間管理的基本原理時間分配合理授權目標

7、設定時間管理發(fā)展的四個階段備忘錄型時間管理理論第一代“規(guī)劃與準備”管理理論，其特色是使用行事歷與記事薄第二代以效率為主旨的時間管理學第三代一切以未來目標為中心的羅盤理論第四代案例分享：羅盤理論目 錄時間意識時間管理的誤區(qū)時間管理理論的發(fā)展時間管理的基本原理時間分配合理授權目標設定時間管理六項原則 之 明確目標目標刺激我們奮勇向上如何制定目標制定目標的SMART原則原則一案例分享：SMART原則時間管理的六項原則 之 有計劃、有組織地工作將有聯系的工作進行分類整理將整理好有各類事務按流程或輕重緩急加以排列按排列順序進行處理為制定上述方案需要安排一個考慮的時間由于工作能夠有計劃地進行，自然也就能夠

8、看到這些工作應該按什么次序進行，哪些是可以同時進行的工作原則二制定計劃的步驟確立目標探尋完成目標的各種途徑選定最佳的完成方式將最佳途徑轉化成月/周/日的工作事項編排月/周/日的工作次序并加以執(zhí)行定期檢查目標的現實性以及完成目標的最佳途徑和可行性時間管理的六項原則 之 分清工作的輕重緩急 輕重緩急的四個象限原則三石塊、碎石、沙子和水的故事有下列四種東西要放到瓶里：沙子、石塊、碎石、水，為了充分利用瓶子的空間，你會用什么樣的次序放這四種東西？事情的輕重緩急和瓶中的東西時間管理的六項原則 之 合理地分配時間巧妙應用20/80原理原則四故事分享：穆爾的故事時間管理的六項原則 之 與別人的時間取得協作互

9、相尊重對方的時間安排認清并適應組織的節(jié)奏性和周期性預約對方，共同達成有關時間、地點、人員的安排原則五時間管理的六項原則 之 制定規(guī)則、遵守紀律在進行工作時，一定要念念不忘這個工作應于何時截止即使外部沒有規(guī)定截止的日期，自己也要樹立一個何時完成的目標由于不得已原因而不能按期完成時，一定要提前和相關部門取得聯系，將影響縮小在最小范圍內原則六目 錄時間意識時間管理的誤區(qū)時間管理理論的發(fā)展時間管理的基本原理時間分配合理授權目標設定打出余量無論如何必須要做的事（會議等）重要并想做的事（第2領域）重要并應該做的事（第1領域）歸納整理等雜事其他時間（空余時間）要點如果不確保先做第2領域的事，那么最終結果肯定

10、是只把第1、第3領域的事完成了最初應預留出一定的空余時間對于電話 . Email等處理類工作可歸納整理后統一處理限定自己做的范圍計劃制定好后的時間分配，突發(fā)事件的應對！自己馬上應對自己之后應對委托人不做利用空余時間或相應調整其他工作處理工作時按處理品質 . 期限方面委托他人，自己承擔責任工作迅速的人，非常清楚這一點選擇時間分配工具時間安排表 JMI（Just Manage It）關鍵路徑法 CPM（Critical Path Method）案例分享：關鍵路徑法目 錄時間意識時間管理的誤區(qū)時間管理理論的發(fā)展時間管理的基本原理時間分配合理授權目標設定權力的藝術權力和義務都被控制控權權力、責任和義務

11、都下放放權權力和義務都下放，承擔責任授權超越權限獲取權力，又不承擔責任和義務越權目 錄時間意識時間管理的誤區(qū)時間管理理論的發(fā)展時間管理的基本原理時間分配合理授權目標設定故事分享：功虧一簣“夢想” 和 “目標”沒有基準來衡量是否能夠達成沒有基準來連自己也不能確信是否能夠實現對于如何通過具體的行動來實現，沒有概念什么是夢想有具體的基準來衡量是否可以達成以能夠實現為前提來思考有明確的、具體的行動概念什么是目標“夢想” 和 “目標”沒有行動的設想，只是一個永遠無法實現的夢想，不可能成為人們奮斗的目標。目標 夢想Why 要設定目標？哈佛大學有一個非常著名的25年跟蹤調查，對象是一群智力、學歷、環(huán)境都差不

12、多的年輕人，調查發(fā)現：27%的人沒有目標60%目標模糊10%有清晰但較短期的目標3%有清晰且長期的目標Why 要設定目標？27%沒有目標的人25年后調查發(fā)現60%目標模糊的人10%有清晰但較短期目標的人3%有清晰且長期目標的人社會的最底層，抱怨整個世界社會的中下層面，安穩(wěn)地生活與工作成為各行業(yè)的專業(yè)人士成為社會各界的頂尖人士目標設定案例一個男孩今年六歲，他立志要當飛行員，他的父母也非常支持他的理想。于是為他設定了培養(yǎng)目標。Thankyou案例分享 時間特性假設：有一家銀行每天早上都在你的帳戶里存入￥86,400，可是每天的帳戶余額都不能結轉到明天，一到結算時間銀行就會把你當日未用盡的款項全數刪

13、除這種情況下你會怎么做？當然：每天不留分文地全數提領是最佳選擇！你可能不曉得其實我們每個人都有這樣的一個銀行，它的名字是時間(Time)每天時間銀行會為你在帳戶里自動存入86,400秒返回案例分享 忙人的惡性循環(huán)返回案例分享 拖延商數測驗請據實選擇以下每一個陳述最切合你的答案：A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、極不同意為了避免對棘手的難題采取行動，我于是尋找理由和借口。為使困難的工作能被執(zhí)行，對執(zhí)行者下壓力是必要的。我經常采取折衷辦法以避免或延緩不愉快的事是困難的工作。我遭遇了太多足以妨礙完成重大任務的干擾與危機。當被迫從事一項不愉快的決策時，我避免直截了當的答復。我對重要的行動

14、計劃的追蹤工作一般不予理會。試圖令他人為管理者執(zhí)行不愉快的工作。 我經常將重要工作安排在下午處理，或者攜回家里，以便在夜晚或周末處理它。案例分享 拖延商數測驗 我在過分疲勞（或過分緊張、或過分泄氣、或太受抑制）時，以致無法處理 所面對的困難任務。 10.在著手處理一件艱難的任務之前，我喜歡清除桌上的每一個物件。 “非常同意”評4分 “略表同意”評3分 “略表不同意”評2分 “極不同意”評1分 總分小于20分，表示你不是拖延者，你也許偶爾有拖延的習慣。 總分在21至30分之間，表示你有拖延的毛病，但不太嚴重。 總分多于30分，表示你或許已患上嚴重的拖延毛病。返回案例分享 混亂的辦公室返回案例分享

15、 羅盤理論羅盤理論又稱指北理論，意思是將人的所有行動類似的比喻為羅盤之中的指針，在人們在生活中沒做出一個選擇和決定就像是人拿著羅盤向某個方向走動一步，可以想象，同樣的是走一步，羅盤的轉動幅度可以是0-180度，而這個轉動幅度的大小就等于告訴我走出的們這一步讓我們偏離北方這個方向多少度，轉動幅度越大說明我們方向偏離越大而我們就離正北那個目標比走動前更遠了。羅盤理被引入用到時間管理之中就可以形象的說明生活中每一次選擇和每一步行動都將導致我們將是更加遠離或者更加接近于我們的目標。 返回案例分享 SMART原則績效指標必須是具體的（Specific）績效指標必須是可以衡量的（Measurable）績效

16、指標必須是可以達到的（Attainable）績效指標是實實在在的，可以證明和觀察(Realistic)績效指標必須具有明確的截止期限（Time-based）無論是制定團隊的工作目標還是員工的績效目標都必須符合上述原則，五個原則缺一不可。制定的過程也是自身能力不斷增長的過程，經理必須和員工一起在不斷制定高績效目標的過程中共同提高績效能力。 返回故事資料 穆爾的故事穆爾于1939年大學畢業(yè)后，在哥利登油漆公司找到業(yè)務員的工作。當時的月薪是160美元，但滿懷雄心壯志的他仍擬定了一個月薪1000美元的目標。當穆爾逐漸對工作感到得心應手后，他立即拿出客戶資料以及銷售圖表，以確認大部分的業(yè)績來自哪些客戶。

17、他發(fā)現，80%的業(yè)績都來自于20%的客戶中，同時，不管客戶的購買量大小，他花在每個客戶身上的時間都是一樣的。于是，穆爾的下一步就是將其中購買量最小的36個客戶退回公司，然后全力服務其余20%的客戶。結果如何？第一年，他就實現了月薪1000美元的目標，第二年便輕易地超越了這個目標，而成為美國西海岸數一數二的油漆制造商。最后還當了凱利穆爾油漆公司（Kelly-MoorePaintCompany)的董事長。故事資料 穆爾的故事這個故事除了告訴我們樹立正確的目標的重要性，還體現了巴列特定律（也稱80/20原理）：總結果的80%是由總消耗時間中的20%所形成的。按事情的“重要程度”編排行事優(yōu)先次序的準則

18、是建立在“重要的少數與瑣碎的多數”的原理的基礎上。返回案例分享 關鍵路徑法關鍵路徑法(Critical Path Method, CPM)是一種基于數學計算的項目計劃管理方法，是網絡圖計劃方法的一種，屬于肯定型的網絡圖。關鍵路徑法將項目分解成為多個獨立的活動并確定每個活動的工期，然后用邏輯關系（結束-開始、結束-結束、開始-開始和開始結束）將活動連接，從而能夠計算項目的工期、各個活動時間特點（最早最晚時間、時差）等。在關鍵路徑法的活動上加載資源后，還能夠對項目的資源需求和分配進行分析。關鍵路徑法是現代項目管理中最重要的一種分析工具。 返回故事分享：功虧一簣1952年7月4日清晨，美國加利福尼亞海岸籠罩在濃霧中。在海岸以西21英里的卡塔林納島上，一位34歲的婦女躍入太平洋海水中，開始向加州海岸游去。要是成功的話，她就是第一個游過這個海峽的婦女。這名婦女叫弗羅倫絲查德威克。在此之前，她是游過英吉利海峽的第一個婦女。那天早晨，海水凍得她全身發(fā)麻。霧很大，她連護送她