企業(yè)常用公文寫(xiě)作技巧：企業(yè)公文寫(xiě)作課件

1、文 件 管 理 企 業(yè)公文寫(xiě)作專題一 企業(yè)公文基礎(chǔ)知識(shí)現(xiàn)行公文規(guī)范與國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)介企業(yè)公文特點(diǎn)企業(yè)常用公文分類(lèi)企業(yè)公文文種使用規(guī)范企業(yè)公文格式企業(yè)行文規(guī)則 一、 現(xiàn)行公文規(guī)范與 國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)介 1黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例（中辦發(fā)【2012】14號(hào) 2012年7月1日起實(shí)施, 其他機(jī)關(guān)單位可參照?qǐng)?zhí)行） 2黨政機(jī)關(guān)公文格式（GB/T 9704-2012 ,2012年7月1日起實(shí)施, 其他機(jī)關(guān)單位可參照?qǐng)?zhí)行） 3. 標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用法（GB/T 158342011,2012年6月1日起實(shí)施） 4出版物上數(shù)字用法（GB/T 15835-2011,2012年11月1日起實(shí)施） 5.其他 案例:中央企業(yè)公文報(bào)送辦法

2、 四川省行政規(guī)范性文件二、企業(yè)公文特點(diǎn) 公文有狹義和廣義之分。廣義的公文，在公務(wù)活動(dòng)中形成的具有法定或特定效力，以規(guī)范體式表達(dá)的文書(shū)。 涵蓋了全部通用公文和專用公文。狹義的公文，特指15種黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例中規(guī)定的主要公文。企業(yè)公文是企業(yè)運(yùn)營(yíng)的最有效的載體，是其執(zhí)行行為的書(shū)面化，是傳遞企業(yè)信息以及規(guī)范并記錄其行為的唯一依據(jù)。任何企業(yè)的決策和執(zhí)行行動(dòng)都離不開(kāi)公文，公文管理的效率在很大程度上決定了企業(yè)運(yùn)營(yíng)的效率。企業(yè)公文管理，與會(huì)務(wù)、提案、會(huì)展活動(dòng)和總務(wù)后勤福利等管理一樣，是企業(yè)事務(wù)管理種最常見(jiàn)、最重要的部分，與企業(yè)運(yùn)營(yíng)的執(zhí)行流程和戰(zhàn)略決策流程緊密相連。文件（廣義）公務(wù)文書(shū)（廣義公文、公務(wù)文

3、件）通用公務(wù)文書(shū)文書(shū)私人文書(shū)專用公務(wù)文件機(jī)關(guān)主要公文（狹義文件）規(guī)范性文件會(huì)議文件計(jì)劃總結(jié)信息文件其他事務(wù)性禮儀性文件(一)具有法定作者 依法成立并能以自己的名義行使權(quán)利和承擔(dān)義務(wù)的企業(yè)及其法定代表人可制發(fā)正式公文。1.正式行文包括三種形式：企業(yè)名義對(duì)外行具有法律效力的正式文件（獨(dú)立民事行為能力主體） “集團(tuán)公司文件”發(fā)往政府相關(guān)部門(mén)的文件向系統(tǒng)內(nèi)上級(jí)單位的行文影響重大、涉及全面工作的文件企業(yè)所屬的組織單位名義集團(tuán)公司所轄22個(gè)子公司、7個(gè)分公司、3個(gè)托管單位的名義行文法定代表人名義以公司董事長(zhǎng)、總經(jīng)理的名義簽署行文 (1 ) 正式行文非正式行文 公司關(guān)于開(kāi)展活動(dòng)的通知 公司人力資源部關(guān)于布置

4、工作的通知（2） 對(duì)內(nèi)行文對(duì)外行文 集團(tuán)公司W(wǎng)TO規(guī)則學(xué)習(xí)培訓(xùn)計(jì)劃 集團(tuán)公司關(guān)于印發(fā)WTO規(guī)則學(xué)習(xí)培訓(xùn)計(jì)劃的通知2.作者的多元化產(chǎn)生不同主要行文形式（3）直接行文間接行文關(guān)于撥款修建中心的請(qǐng)示 集團(tuán)公司轉(zhuǎn)發(fā)四川省建設(shè)銀行關(guān)于的意見(jiàn)的通知（4）單獨(dú)行文聯(lián)合行文 公司關(guān)于表彰現(xiàn)場(chǎng)工程師的通報(bào)錦城區(qū)城市規(guī)劃局 錦城區(qū)公安局關(guān)于紅星路擴(kuò)建工程搬遷工作的通告 （5）職權(quán)行文與授權(quán)行文 授權(quán)其辦公廳（室）行文。 授權(quán)其部門(mén)行文多為答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示。 【例】 XX公司 “經(jīng)XX同意(批準(zhǔn))” 誰(shuí)授權(quán)、誰(shuí)簽發(fā)。 二、三級(jí)單位 公司某部門(mén) 在國(guó)外商務(wù)文件寫(xiě)作中，認(rèn)為行文前”決定行文的正式性程度”問(wèn)題很重要。因

5、為社會(huì)一直在淘汰繁文縟節(jié),人們之間的往來(lái)變得越來(lái)越非正式化,為文件選擇一個(gè)最適合的正式性程度,決定著文件的語(yǔ)氣、幫助樹(shù)立作者的形象，并且可能密切你和閱文者的關(guān)系。同時(shí)也可以起到節(jié)約行文成本的作用。 明確正式程度以后,就可從三方面作出正確決定文件形式、稱謂、語(yǔ)氣以“形式”為例最正式的企業(yè)文件（媒介）形式帶文頭的標(biāo)準(zhǔn)文件（信箋）建議書(shū)（策劃書(shū)、預(yù)案、方案）法律文件（規(guī)章制度）宣傳小冊(cè)子行文正式的電子郵件的附件最不正式的企業(yè)文件（媒介）形式電子郵件廣告?zhèn)鲉螘r(shí)事通訊手寫(xiě)便箋旁注（承辦人的批注/ 領(lǐng)導(dǎo)的原件批回）可粘貼便條(二) 具有法定的權(quán)威和效用 1. 公文的現(xiàn)實(shí)執(zhí)行效用、現(xiàn)行效用、時(shí)效 2. 空間

6、（地域、職權(quán)）效力范圍 超越職權(quán)范圍行文的幾種情況： 一是制發(fā)者超出職權(quán)范圍行文: 工商局行公安局職權(quán)范圍的文件；內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)對(duì)外正式行文 二是公文內(nèi)容超出職權(quán)范圍:下級(jí)越權(quán)制定實(shí)施細(xì)則 3.時(shí)間效力范圍 （1）公文生效時(shí)間 即時(shí)生效（一般公文、內(nèi)容敏感的規(guī)范性文件） 【案例】“文到之日起執(zhí)行”; “自發(fā)布之日起執(zhí)行”。 定時(shí)生效（一般規(guī)范性文件） 【案例】行政法規(guī)按規(guī)定一個(gè)月以后生效。（2）公文終止生效時(shí)間及條件（變?yōu)闅v史文件） 內(nèi)容已經(jīng)執(zhí)行（有效期屆滿，明示廢止） 內(nèi)容過(guò)時(shí)，新文件代替舊文件（默示廢止） 被調(diào)整的社會(huì)關(guān)系或制發(fā)機(jī)關(guān)不復(fù)存在（且無(wú)新機(jī)關(guān)接替其職能） 4. 公文的溯及力 公文溯及既

7、往的效力;指公文可否適用于制發(fā)以前的事件或行為。一般公文可以規(guī)定溯及力規(guī)范性文件比照 “法律不溯及既往” 原則不應(yīng)該規(guī)定溯及力。(三) 具備特定體式體式 文體 ：文件的表達(dá)形式 格式 約定俗成的格式 法定的標(biāo)準(zhǔn)格式公文語(yǔ)體語(yǔ)體是語(yǔ)言的功能風(fēng)格，是人們?cè)诓煌纳鐣?huì)生活領(lǐng)域內(nèi)進(jìn)行交際時(shí)由于不同的語(yǔ)言環(huán)境所形成的一系列使用語(yǔ)言材料特點(diǎn)的綜合?？梢苑譃檎f(shuō)話語(yǔ)體和書(shū)面語(yǔ)體兩大類(lèi)。書(shū)面語(yǔ)體又分為科學(xué)語(yǔ)體、藝術(shù)語(yǔ)體、政論語(yǔ)體和事務(wù)語(yǔ)體。公文語(yǔ)體是事務(wù)語(yǔ)體的分體之一。以使用為目的，決定其語(yǔ)體風(fēng)格是：平實(shí)（明確表意）、簡(jiǎn)明（加快交流速度）、莊重（權(quán)威性、保證辦文效力）。 公文語(yǔ)體更重程式、更求明晰、更少文飾。

8、公文體現(xiàn)程式性慣用格式：法定或約定俗成的格式，正文的寫(xiě)作模版）寫(xiě)作層次：指公文篇章結(jié)構(gòu)上一系列技術(shù)性要求。如標(biāo)題摘由、篇前撮要、段頭顯旨、分項(xiàng)標(biāo)號(hào)、分層列段等。轉(zhuǎn)述來(lái)文的方式：批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)語(yǔ)言表達(dá)習(xí)慣工作報(bào)告（總結(jié)）案例/其他公文案例(四) 經(jīng)過(guò)特定的處理程序制發(fā)公文與公文生效必須履行法定程序與手續(xù)：會(huì)簽 公布 簽發(fā)或法定會(huì)議(機(jī)構(gòu))批準(zhǔn)通過(guò)等 收文發(fā)文登記初審、退文簽收分發(fā)、加工擬辦批辦承辦注辦答復(fù)起草會(huì)商審核簽發(fā)復(fù)核登記用印簽署印制核發(fā) 傳 閱對(duì)內(nèi)催辦查辦、對(duì)外催辦信息反饋辦畢文件處置歸檔清退暫存銷(xiāo)毀 【重點(diǎn)】（1） 企業(yè)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)不得對(duì)外正式行文。（2）企業(yè)綜合職能部門(mén)（行政辦公室、總

9、經(jīng)理辦公室、董事會(huì)辦公室）的授權(quán)行文和職權(quán)行文: 授權(quán)行文依據(jù)“經(jīng)同意（批準(zhǔn)）” 授權(quán)手續(xù)：誰(shuí)授權(quán)，誰(shuí)簽發(fā)或由受權(quán)機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。 （3）簽署和簽發(fā)的區(qū)別 三、企業(yè)常用公文分類(lèi) 從不同角度了解公文寫(xiě)作與處理（一） 按形成、使用領(lǐng)域，分為通用公文(正式、內(nèi)部)和專用公文。1正式通用公文 各機(jī)關(guān)單位在公務(wù)活動(dòng)中普遍使用的正式文種。具有法定性、規(guī)范性和通用性。（1） 條例規(guī)定的正式公文文種15種，如通知、請(qǐng)示、報(bào)告等；（2）有的正式通用文種在企業(yè)不能使用，如命令、公告 、 議案等。2內(nèi)部通用公文 企業(yè)內(nèi)部通行使用，具有復(fù)雜性、內(nèi)部性和靈活性。包括（1）規(guī)章制度類(lèi)文件（規(guī)范性文件）：辦法、規(guī)定、章

10、程、制度、規(guī)則、須知、規(guī)程、守則、準(zhǔn)則、標(biāo)準(zhǔn)等（2）會(huì)議類(lèi)文件：會(huì)議報(bào)告、講話、致辭、提案、會(huì)議記錄、會(huì)議指南、日程、議程等（3）計(jì)劃與信息反饋類(lèi)文件：計(jì)劃類(lèi)、調(diào)查報(bào)告、簽報(bào)、信息、簡(jiǎn)報(bào)、總結(jié)等（4） ISO9000國(guó)際質(zhì)量管理體系產(chǎn)生的四個(gè)層次的文件(質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、工作指導(dǎo)書(shū)、質(zhì)量記錄）（5）其他事務(wù)類(lèi)文件：各類(lèi)書(shū)信、條據(jù)、禮儀文書(shū)等。3專用公文 企業(yè)在專門(mén)業(yè)務(wù)工作范圍內(nèi)使用的公文，具有專門(mén)性和限制性。財(cái)務(wù)文件（發(fā)票、帳簿、報(bào)表）保險(xiǎn)文件、稅收文件、計(jì)劃文件、司法文件、行政處罰文件（處罰決定書(shū)）、人事工作文件（各類(lèi)登記表）等外事文件（外事函件、外事專用批文）紀(jì)檢監(jiān)察文件（二）按行文（傳

11、遞）方向分為上行文、平行文和下行文。上行文下級(jí)組織向上級(jí)組織報(bào)送的公文。某公司向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)報(bào)送的公文；該公司下屬的單位向公司報(bào)送的公文；公司下屬單位按要求向地方政府等報(bào)送的公文。 平行文平級(jí)組織或不相隸屬組織之間的公文。下行文上級(jí)組織向下級(jí)組織下發(fā)的公文。某公司向所屬的下級(jí)單位行文；公司各部門(mén)下發(fā)的公文；公司所屬的各單位、公司各部門(mén)向本單位、本部門(mén)下發(fā)的公文。社會(huì)組織之間工作關(guān)系的劃分：同一系統(tǒng)的機(jī)關(guān) 同級(jí)機(jī)關(guān)下級(jí)機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)與被指導(dǎo)上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)下級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)上級(jí)機(jī)關(guān)同級(jí)機(jī)關(guān)平行關(guān)系1.2.3.非同一系統(tǒng)的機(jī)關(guān) 此機(jī)關(guān)彼機(jī)關(guān)不相隸屬關(guān)系4.根據(jù)工作關(guān)系產(chǎn)生的行文關(guān)系 1、2 是

12、上行文或下行文關(guān)系；3、4是平行文關(guān)系。 除此之外，社會(huì)組織之間（政府及其部門(mén)與企業(yè)）有時(shí)還需要按照綜合管理與被管理、統(tǒng)管與被統(tǒng)管、監(jiān)督與被監(jiān)督、行政法律關(guān)系以及其他法律關(guān)系如合同關(guān)系行業(yè)管理關(guān)系等行文。 （三）按涉密程度GB/T 7156-2003文獻(xiàn)保密等級(jí)代碼與標(biāo)識(shí)分為五種國(guó)家秘密與商業(yè)秘密、組織秘密、個(gè)人隱私相區(qū)分。絕密級(jí) 內(nèi)容涉及最重要的國(guó)家秘密的公文。機(jī)密級(jí) 內(nèi)容涉及重要國(guó)家秘密的公文。秘密級(jí) 內(nèi)容涉及一般國(guó)家秘密的公文。限制級(jí) 內(nèi)容不涉及國(guó)家秘密,但在一定時(shí)間內(nèi)限制其 交流和使用范圍的公文.公開(kāi)級(jí) 可在國(guó)外公布、發(fā)行和交換的公文。案例國(guó)家秘密與商業(yè)秘密、工作秘密的區(qū) 別 立法意圖

13、不同 法律特征不同 權(quán)利主體不同 確定程序不同 標(biāo)志不同 一旦泄露危害的對(duì)象不同 一旦泄露所承擔(dān)的法律責(zé)任不同 什么是商業(yè)秘密？第二百一十九條 本條所稱商業(yè)秘密，是指不為公眾所知悉，能為權(quán)利人帶來(lái)經(jīng)濟(jì)利益，具有實(shí)用性并經(jīng)權(quán)利人采取保密措施的技術(shù)信息和經(jīng)營(yíng)信息。浙江省技術(shù)秘密保護(hù)辦法2005年9月30日本辦法所稱的技術(shù)秘密，是指能為權(quán)利人帶來(lái)利益、權(quán)利人已采取嚴(yán)格的保密措施、不為公眾所知悉的技術(shù)信息，包括設(shè)計(jì)、程序、配方、工藝、方法、訣竅及其他形式的技術(shù)信息,屬于商業(yè)秘密。（四）按辦理時(shí)限分為特急件、加急件、平件。中國(guó)科學(xué)院公文處理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定： 限時(shí)件在規(guī)定時(shí)限內(nèi)審批， 特急件當(dāng)日完成審批， 加急

14、件3個(gè)工作日內(nèi)完成審批， 一般件5個(gè)工作日內(nèi)完成審批。 （五）按來(lái)源分類(lèi) 分為收文、發(fā)文（內(nèi)部、對(duì)外）。（六）按處理方式分類(lèi) 分為閱知件（閱件）、閱辦件（辦件）。分為閱知件（閱件）、閱辦件（辦件） 閱件：需要閱件人閱知的公文。辦件：需要閱件人審批的公文。（七） 按性質(zhì)和作用分為規(guī)范性公文、領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性公文、呈報(bào)性公文、知照性公文、商洽性公文、契約性公文、會(huì)議文件等。 按制發(fā)機(jī)關(guān)的性質(zhì)，分為人大公文、軍隊(duì)機(jī)關(guān)公文、政府公文、黨的公文、企事業(yè)公文 、群團(tuán)行業(yè)組織公文、法院機(jī)關(guān)公文、檢察院機(jī)關(guān)公文等。 規(guī)范性文件的效力等級(jí) 基本法律一般法律行政法規(guī)規(guī)章國(guó)務(wù)院部門(mén)規(guī)章地方政府規(guī)章地方性法規(guī)行政措施其他規(guī)

15、章制度憲法民族自治條例、單行條例【重點(diǎn)】 制發(fā)公文不能違反國(guó)家法律法規(guī)規(guī)章以及其他規(guī)范性文件的有關(guān)規(guī)定?！皸l例”只能用于法規(guī)(黨內(nèi)的條例例外) “辦法”和“規(guī)定”既可用于法規(guī)，又可用于規(guī)章。一般公文和規(guī)范性文件的區(qū)別（名稱、制發(fā)程序、效力等）其他社會(huì)組織所制定的規(guī)章制度。為滿足社會(huì)管理和內(nèi)部管理的雙重需要，在其自身范圍內(nèi)制定發(fā)布的規(guī)范類(lèi)公文。如公司秘密文件、資料和其他物品的保密規(guī)定、公司員工年度考核辦法等。案例1某公司安全管理辦法/ 目前規(guī)范性文件的制定和發(fā)布存在不少問(wèn)題 一是制定的法律依據(jù)不足。 二是越權(quán)設(shè)定應(yīng)當(dāng)通過(guò)立法加以規(guī)范的內(nèi)容。 三是文件技術(shù)上有重要疏漏。 四是未及時(shí)清理。 五是發(fā)布

16、渠道不統(tǒng)一，無(wú)法查詢。 （八）從物質(zhì)載體的角度分類(lèi)分為四種1.紙質(zhì)文書(shū)2.感光介質(zhì)文件3.磁介質(zhì)文件4.電子文件-(九)按公文稿本分類(lèi) 分為：草稿、定稿、正本、存本、副本等. （試行本、暫行本）（草案） （不同文字文本） （復(fù)制件） 草 稿 定 稿 正 本 副 本 副 本（復(fù)本） 公文主要文稿和文本：1. 草稿非正式、無(wú)效力。（征求意見(jiàn)稿、討論稿、修改稿、送審稿、代擬稿） 2. 定稿履行法定生效程序的最后完成稿，具有正式公文的法定效用,具有簽發(fā)或會(huì)議批準(zhǔn)標(biāo)志。（原稿、底稿） 3. 正本 具有法定效用的正式文本，主送件。格式規(guī)范，具有生效標(biāo)志。(試行本、暫行本、修訂本、不同文字文本 ）4. 副本

17、 正本的復(fù)份或復(fù)制本（抄送件、傳閱件、存本） 四、企業(yè)公文文種使用規(guī)范 （ 一）公文文種選用規(guī)則 1. 什么是文種每一種文件固定的名稱即文種。 所有公文都必須在標(biāo)題中標(biāo)明文種。 2. 正確標(biāo)明文種的作用 有利于維護(hù)公文的嚴(yán)肅性、規(guī)范性； 為公文的撰寫(xiě)和處理提供方便。 3.正確使用公文文種的依據(jù)行文目的和要求；作者（發(fā)文機(jī)關(guān)）的權(quán)限；作者與主要受文者的工作關(guān)系；依據(jù)國(guó)家有關(guān)部門(mén)現(xiàn)有的統(tǒng)一規(guī)定（二）公文文種適用范圍企業(yè)適用公文主要有：決議。適用于會(huì)議討論通過(guò)的重大決策事項(xiàng)。決定。適用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷(xiāo)下級(jí)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)周

18、知的事項(xiàng)。意見(jiàn)。適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。通知。適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。通報(bào)。適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。報(bào)告。適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。請(qǐng)示。適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。批復(fù)。適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。函。 適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。 紀(jì)要。適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。(三)文種選用上存在的問(wèn)題缺少文種使用非法定文種文種重疊生造文種文種作為公文標(biāo)題文種混用同類(lèi)公文使用不同文種錯(cuò)用文種案例 五、企業(yè)公文格式（一）公文格

19、式的涵義及分類(lèi)1. 公文格式指組成公文的各部分文字符號(hào)在載體（紙張等）上排列的規(guī)定。2. 公文文面格式分類(lèi)公文式文面格式：按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)分為 （1）公文一般格式 （2）公文特定格式 專業(yè)規(guī)范文本式文面格式：如合同示范文本格式、保險(xiǎn)文書(shū)、司法文書(shū)等的格式 一般文章文面格式(二)公文格式規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的意義GB/T97042012黨政機(jī)關(guān)公文格式適用范圍：其他機(jī)關(guān)和單位可參照?qǐng)?zhí)行.保證公文的完整、正確、莊重和權(quán)威性、有效性。有利于公文的簡(jiǎn)化。有利于辦公自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)公文信息共享。有利于公文的管理和檢索利用。（三）公文格式組成部分包括版頭、主體、版記的格式和項(xiàng)目公文格式技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)公文用紙主要技術(shù)指標(biāo)公文用紙

20、幅面及版面尺寸公文中圖文的顏色排版規(guī)格與印制裝訂要求公文中各要素標(biāo)識(shí)規(guī)則公文中的表格公文的特定格式A4型紙，210mm297mm天頭（上白邊）為37mm1mm公文用紙訂口（左白邊）為28mmlmm，版心尺寸為156mrn225mm 一般使用紙張定量為60g/80g/的膠版印刷紙或復(fù)印紙。紙張白度80%90%，橫向耐折度15次，不透明度85%，pH值為7. 59.5；如無(wú)特殊說(shuō)明，各要素一般采用3號(hào)仿宋體字。特定情況可作適當(dāng)調(diào)整；每面排22行，每行排28個(gè)字，并撐滿版心，特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整；如無(wú)特殊說(shuō)明，公文中文字的顏色均為黑色公文的特定格式之一信函式格式 即函件。用于處理日常事務(wù)的平行文或

21、下行文,如函、一般事項(xiàng)的通知、批復(fù)等,而且使用頻率很高。公文的特定格式之二紀(jì)要 版頭格式公司辦公會(huì)議紀(jì)要第 10 號(hào)公司辦公室 2002年11月10日 紀(jì)要格式可以根據(jù)實(shí)際制定 紀(jì)要不加蓋印章。 紀(jì)要不分主送、抄送，而用“分送”這一特定形式。 (四)版頭、主體、版記格式項(xiàng)目的規(guī)范標(biāo)注版頭部分1公文份數(shù)序號(hào) 涉密公文應(yīng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。2密級(jí) 涉及國(guó)家秘密的公文標(biāo)注絕密、機(jī)密、秘密；公司內(nèi)部一律標(biāo)注商業(yè)機(jī)密、商業(yè)秘密。3緊急程度 緊急公文標(biāo)注特急、加急件；緊急電報(bào)分別標(biāo)明特提、特急、加急、平急。4發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)大版頭 機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范性簡(jiǎn)稱-文件小版頭 函件版頭聯(lián)合行文，主辦單位排列在前。（黨政聯(lián)合行文

22、版頭）首頁(yè)必須顯示正文。 5發(fā)文字號(hào)包括發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)發(fā)文機(jī)關(guān)代字（含地域代字、單位代字、職能代字、文類(lèi)代字等）聯(lián)合行文，應(yīng)標(biāo)主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。標(biāo)注位置（上行文、下行文平行文、函件）【例文】發(fā)文字號(hào)案例： （1）綿府發(fā)200410號(hào)（2）2004綿工商廣字第005號(hào)（3）蘇農(nóng)發(fā)2004人字第3號(hào)（4）師大函200418號(hào)（5）川投辦（2004）12號(hào)6.簽發(fā)人 上行文須標(biāo)明簽發(fā)人或會(huì)簽人姓名，并在附注處標(biāo)明聯(lián)系人和電話。作用（1）強(qiáng)化公文質(zhì)量； （2）便于上下級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)直接聯(lián)系工作。主體部分 7標(biāo)題 （1）公文式標(biāo)題 發(fā)文機(jī)關(guān)事由文種除法規(guī)規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)?！瓣P(guān)于

23、” ：（）四川省人民政府辦公廳按時(shí)足額發(fā)放行政事業(yè)單位職工工資的通知標(biāo)題案例 【例文】轉(zhuǎn)發(fā)性文件標(biāo)題案例()國(guó)家經(jīng)委印發(fā) 關(guān)于貫徹中華人民共和國(guó)優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品獎(jiǎng)勵(lì)條例的補(bǔ)充規(guī)定的通知 （）縣司法局批轉(zhuǎn)司法部關(guān)于報(bào)送信訪工作統(tǒng)計(jì)表的通知（）縣司法局轉(zhuǎn)發(fā)司法部發(fā)200412號(hào)文的通知批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、發(fā)布性通知標(biāo)題例【例】 市政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省政府 關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)人事部關(guān)于為同志恢復(fù)名譽(yù)后享受級(jí)待遇的通知的通知 改為：市政府轉(zhuǎn)發(fā)人事部關(guān)于為同志恢復(fù)名譽(yù)后享受級(jí)待遇的通知的通知（2） 新聞式標(biāo)題單標(biāo)題藥品銷(xiāo)售中回扣現(xiàn)象嚴(yán)重雙標(biāo)題艱苦的拼搏 豐碩的成果XX公司2001年工作總結(jié)（3） 四項(xiàng)式標(biāo)題：發(fā)文機(jī)關(guān)時(shí)限事由文種XX保

24、險(xiǎn)公司2002年宣傳工作要點(diǎn)XX市財(cái)政局2001年干訓(xùn)工作總結(jié)（4） 規(guī)范性文件標(biāo)題 適用范圍（對(duì)象）事由文種國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法某大學(xué)網(wǎng)絡(luò)學(xué)院2003年秋季招生簡(jiǎn)章上海XX股份有限公司董事會(huì)章程某省工業(yè)企業(yè)勞動(dòng)衛(wèi)生管理?xiàng)l例8.主送機(jī)關(guān)公文主要受理單位，對(duì)收文負(fù)主要辦理和答復(fù)責(zé)任用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱分普發(fā)文件和專發(fā)文件上行文一般不多頭主送公布性文件不標(biāo)主送機(jī)關(guān)11.成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)會(huì)議通過(guò)文件以批準(zhǔn)通過(guò)日期為準(zhǔn)電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日數(shù)字標(biāo)全 9.正文 10.附件 主體式附件和補(bǔ)充說(shuō)明式附件由附件和附件說(shuō)明組成標(biāo)注位置

25、帶圖的附件1/新形式附件12公文生效標(biāo)識(shí)（印章、簽署）包括生效章、校正章、鑒證章、密封章、騎邊（縫）章、鋼印公文除會(huì)議紀(jì)要、電報(bào)、黨內(nèi)普發(fā)文件外均須蓋印章。聯(lián)合上行文，由主辦單位蓋章；聯(lián)合下行文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)蓋章。印章須與正文同在一頁(yè)。簽署人為制發(fā)主體正職領(lǐng)導(dǎo)人的職銜和姓名。13附注成文日期的下一行加括號(hào)標(biāo)注閱讀范圍請(qǐng)示文件的聯(lián)系人姓名和電話其他需要注明的內(nèi)容 版記部分14抄送機(jī)關(guān) 除主送機(jī)關(guān)之外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)。不抄送本單位，不標(biāo)“存檔”一般不指名道姓抄送領(lǐng)導(dǎo)人個(gè)人遵守行文規(guī)則規(guī)定的抄送條件15印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間一般不標(biāo)打印者、校對(duì)者姓名印發(fā)日期的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)碼 （五）公文

26、格式技術(shù)標(biāo)準(zhǔn) 1.公文用紙主要技術(shù)指標(biāo) 公文用紙一般使用紙張定量為60g/m280g/m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙。紙張白度為85%90%，橫向耐折度15次，不透明度85%，pH值為7.59.5。2公文用紙幅面及版面尺寸 （1）公文用紙幅面尺寸：公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)4型（210mm297mm）。 （2）公文頁(yè)邊與版心尺寸： 公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm1mm 公文用紙訂口（左白邊）為：28mm1mm 版心尺寸為：156mm225mm（不含頁(yè)碼） 3公文中圖文的顏色 未作特殊說(shuō)明公文中圖文的顏色均為黑色。 4排版規(guī)格與印制裝訂要求 （1）排版規(guī)格：文字符號(hào)從上至下、自左而右依次橫寫(xiě)橫排 。

27、正文用3號(hào)仿宋字，一般每面排22行，每行排28個(gè)字。 （2）制版要求：版面干凈無(wú)底灰，字跡清楚無(wú)斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過(guò)1mm。 （3）印刷要求：雙面印刷；頁(yè)碼套正，兩面誤差不得超過(guò)2mm。印品著墨實(shí)、均勻；字面不花、不白、無(wú)斷劃。 （4）裝訂要求：公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷?shū)芯上下各14處，允許誤差4mm。平訂釘鋸與書(shū)脊間的距離為3mm5mm 。 5頁(yè)碼 用4號(hào)半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號(hào)一字線，如“1”、“2”，一字線距離版心下邊緣7mm。單頁(yè)碼居右空1字，雙頁(yè)碼居左空1字?？瞻醉?yè)和空白頁(yè)以后的頁(yè)不標(biāo)識(shí)頁(yè)

28、碼。 6公文中表格 公文如需附表，對(duì)橫排A4紙型表格，應(yīng)將頁(yè)碼放在橫表的左側(cè)，單頁(yè)碼置于表的左下角，雙頁(yè)碼置于表的左上角，單頁(yè)碼表頭在訂口一邊，雙頁(yè)碼表頭在切口一邊。 公文如需附A3紙型表格（ 大表） ，且當(dāng)最后一頁(yè)為A3紙型表格時(shí)，封三、封四（可放分送，不放頁(yè)碼）就為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應(yīng)貼在文件最后一頁(yè)（封四）上。 （六）利用格式技巧改善公文文面效果 除了具體溝通方式的標(biāo)準(zhǔn)格式外，用 1. 文面空白 2. 標(biāo)題 3. 列序 4. 邊距 5. 項(xiàng)目符號(hào) 6. 字體字號(hào)等方法 使公文文面視覺(jué)效果更清晰 1. 頁(yè)面上留出足夠的空白目的是使文章更容易讀。頁(yè)面上空白：指天頭、地腳及行間

29、、段間的空白處?？瞻卓芍庇^地展示文章的組織結(jié)構(gòu)和段落劃分，突出重點(diǎn)，有利于展示觀點(diǎn)。短信、禮儀性文書(shū)和一般信件空白可更多一些。 2.使用事由明確的標(biāo)題 （題好一半文）用準(zhǔn)確、精練的文字把事由要點(diǎn)表達(dá)在標(biāo)題中，讓讀者迅速找出感興趣部分，容易抓住和對(duì)比要點(diǎn)。較長(zhǎng)的正文內(nèi)可使用小標(biāo)題。一般至少應(yīng)要有兩個(gè)以上小標(biāo)題。（在較長(zhǎng)篇幅公文前面加上目錄、提要是尊重閱文者的表現(xiàn)）通常一個(gè)標(biāo)題下要寫(xiě)兩段或三段文字，再進(jìn)入下一個(gè)主題（新標(biāo)題）。 各個(gè)小標(biāo)題下的內(nèi)容多少不能過(guò)分懸殊。 3.列 序（分條列項(xiàng)） 是一種可以強(qiáng)調(diào)信息，突出重點(diǎn)，在頁(yè)面上增加空白的辦法。滿滿一頁(yè)文字不如更加短小、有更多空白的段落使人喜歡且便于

30、閱讀?？梢杂镁渥?、短語(yǔ)或段落形式。通常要縮進(jìn)排字（提行分段）。如果順序按重要程度或時(shí)間順序排列，就要用數(shù)字排序；如果順序不重要，就可用題花（項(xiàng)目符號(hào)）。采用平行結(jié)構(gòu)。有效的列序必須在語(yǔ)法和概念上相對(duì)應(yīng)。 【案例】未列序，空白較少案例 提醒注意: 我們必須提前2周預(yù)訂培訓(xùn)會(huì)議用的房間。我很擔(dān)心到那時(shí)仍無(wú)法確定，會(huì)議通知上必須注明房間號(hào)碼。 【案例】效果較好，列序并留有較多的空白案例： 為培訓(xùn)會(huì)議提前安排的三件事情如下： 1.確定會(huì)議日期并排定會(huì)議主持人發(fā)言順序。 2. 在月日之前訂好房間。 3. 在月日之前印完會(huì)議通知(須注明房間號(hào)碼)。 落款 4. 有效邊距 一般將邊距設(shè)定為 2538毫米左右

31、（國(guó)標(biāo)定為天頭3738毫米,訂口為28-29毫米)。邊距太寬或太窄都不合適。每一行太長(zhǎng)會(huì)使讀者產(chǎn)生視覺(jué)疲勞；太短又使文章顯得支離破碎。(每頁(yè)排22行,每行排28字) 通常要避免一頁(yè)文件中的行距字距不等，因?yàn)闀?huì)使讀者眼睛不能區(qū)分不同的行；而字距不斷變動(dòng)使讀者注意力無(wú)法集中，令人焦躁不安。5. 選擇字體效果字體效果，即加黑、斜體、下劃線、字體，是另一類(lèi)改善文件表面效果的重要方法。字體的變化過(guò)于頻繁，會(huì)導(dǎo)致重要特點(diǎn)得不到突出。選擇字體要考慮一致性和可讀性要求。只有在表達(dá)重要觀點(diǎn)和體現(xiàn)前后一致的時(shí)候使用字體效果。一般公文正文采用3號(hào)仿宋字;發(fā)文機(jī)關(guān)、標(biāo)題用小標(biāo)宋體,其余標(biāo)記用黑體或仿宋體。六、行文規(guī)則

32、 1.行文必須堅(jiān)持公文處理的“精簡(jiǎn)”原則。 控制發(fā)文總量，注重實(shí)效，堅(jiān)持少而精?？砂l(fā)可不發(fā)的不發(fā)，可長(zhǎng)可短的要短。為了達(dá)到這一要求，各地均作了有益的嘗試，具體規(guī)定為：【案例】審計(jì)署精簡(jiǎn)紙質(zhì)文件實(shí)施方案 2.按隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍行文，正確選擇行文方式，一般不準(zhǔn)越級(jí)行請(qǐng)示和報(bào)告。逐級(jí)行文；多級(jí)行文；越級(jí)行文；直達(dá)行文；直接行文等方式。3. 機(jī)關(guān)與部門(mén)應(yīng)明確發(fā)文權(quán)限。4. 根據(jù)機(jī)關(guān)單位之間的行文關(guān)系準(zhǔn)確行文。行 文關(guān)系根據(jù)機(jī)關(guān)單位之間的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確立。5選擇適宜的行文方式，一般不準(zhǔn)越級(jí)行文。 逐級(jí)行文、多級(jí)行文、越級(jí)行文、 直達(dá)行文、直接行文6正確選擇主送機(jī)關(guān)與抄送機(jī)關(guān)。抄送機(jī)關(guān)的條件（1）

33、重要下行文應(yīng)抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)；（2）越級(jí)行文一般應(yīng)抄送越過(guò)的機(jī)關(guān)；（3）雙重領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)一個(gè)主送，一個(gè)抄送；（4）涉及相關(guān)機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍應(yīng)該抄送；（5）其他應(yīng)該抄送的機(jī)關(guān)。7 同級(jí)機(jī)關(guān)才能聯(lián)合行文。 聯(lián)合行文的條件和規(guī)范: (1) 同級(jí)機(jī)關(guān)； （2）需要協(xié)商一致并會(huì)簽； （3）聯(lián)合行文的文頭將主辦機(jī)關(guān)排在前面；只標(biāo)主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)；上行文由主辦機(jī)關(guān)蓋印。8. 行文應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)一致(1)要符合黨的路線方針和法律法規(guī)；符合上級(jí)有關(guān)規(guī)定,與有關(guān)部門(mén)現(xiàn)行規(guī)定相吻合；(2)涉及相關(guān)部門(mén)職權(quán)范圍,主辦單位應(yīng)主動(dòng)協(xié)商會(huì)簽； (3)未經(jīng)協(xié)商一致應(yīng)將各方意見(jiàn)或方案報(bào)上級(jí)請(qǐng)求裁決；（4）未經(jīng)協(xié)商一致或未經(jīng)上級(jí)批準(zhǔn)、裁決

34、的不得各自向下行文；（5）如擅自行文，上級(jí)機(jī)關(guān)有權(quán)責(zé)令糾正或撤消。 【案例】企業(yè)行文常見(jiàn)問(wèn)題1.越級(jí)行文例1 某中央企業(yè)的子企業(yè)，未通過(guò)企業(yè)總部而直接向國(guó)資委報(bào)送請(qǐng)示；某中央企業(yè)的三級(jí)子企業(yè)直接向集團(tuán)總部行文.【提示】（一）越權(quán)請(qǐng)示違反了按隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍行文的原則，越過(guò)直接上級(jí)，問(wèn)題更復(fù)雜化，不利于辦事效率的提高。（二）越權(quán)請(qǐng)示的特殊情況發(fā)生重大事故、突發(fā)事件、重大自然災(zāi)害（抄送被越過(guò)機(jī)關(guān)）（三）對(duì)非特殊情況下 的越級(jí)請(qǐng)示可退回，不得越級(jí)批復(fù)。3.黨政不分例4 某機(jī)關(guān)以機(jī)關(guān)名義向國(guó)家發(fā)改委報(bào)送黨代會(huì)換屆改組的有關(guān)請(qǐng)示；某央企以集團(tuán)公司名義行文時(shí)，其中含有向所在企業(yè)黨組織發(fā)指示、交任務(wù)和布置工作等內(nèi)容，如“各公司黨委要加強(qiáng)基層黨組織的領(lǐng)導(dǎo)和思想政治工作”【提示】（一）黨政機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍行文。必要時(shí)同級(jí)黨政機(jī)關(guān)可聯(lián)合行文；為溝通，黨政機(jī)關(guān)可相互抄送文件。（二）行政公文不得向黨組織作指示、交任務(wù)。2.越權(quán)行文例2 某單位擬在國(guó)內(nèi)舉辦大型或有外國(guó)政要參加的國(guó)際會(huì)議，未按照規(guī)定報(bào)批