會計(jì)檔案整理裝訂技能課件

1、會計(jì)檔案的整理裝訂技能會計(jì)基本技能第十章 會計(jì)檔案的整理裝訂技能 教學(xué)目標(biāo) 1. 理解會計(jì)檔案資料包括的內(nèi)容和整理裝訂的基本要求； 2. 掌握會計(jì)檔案資料裝訂的基本方法； 3. 能夠熟練進(jìn)行會計(jì)檔案資料的整理裝訂，能夠?qū)Σ煌臅?jì)檔案資料進(jìn)行分類歸檔。教學(xué)要求第十章 會計(jì)檔案的整理裝訂技能知識要點(diǎn)能力要求相關(guān)知識會計(jì)憑證整理裝訂(1) 理解會計(jì)憑證整理裝訂的基本要求；(2) 熟練掌握會計(jì)憑證的整理裝訂(1) 會計(jì)憑證的概念；(2) 會計(jì)憑證的種類；(3) 會計(jì)憑證的整理；(4) 會計(jì)憑證的裝訂會計(jì)賬簿整理裝訂(1) 理解會計(jì)賬簿整理裝訂的基本要求；(2) 熟練掌握會計(jì)賬簿的整理裝訂(1) 會計(jì)

2、賬簿的種類；(2) 會計(jì)賬簿整理要求財(cái)務(wù)報(bào)告整理裝訂(1) 熟練掌握財(cái)務(wù)報(bào)告裝訂前的準(zhǔn)備與裝訂要求；(2) 知道其他會計(jì)資料整理裝訂的基本要求(1) 財(cái)務(wù)報(bào)告的種類；(2) 財(cái)務(wù)報(bào)告裝訂前的準(zhǔn)備；(3) 財(cái)務(wù)報(bào)告的裝訂要求案例導(dǎo)入 小林是某高職院校會計(jì)專業(yè)一年級學(xué)生，她在2008年1月利用寒假的時(shí)間到廊坊市一家木器廠進(jìn)行實(shí)習(xí)。實(shí)習(xí)的主要任務(wù)是會計(jì)憑證的填制、整理、裝訂及其他會計(jì)資料的整理、裝訂等。該企業(yè)以生產(chǎn)家具和辦公桌椅為主，服務(wù)周到，產(chǎn)品質(zhì)優(yōu)價(jià)廉，業(yè)務(wù)量比較大。小林到單位后，根據(jù)實(shí)習(xí)任務(wù)被安排隨李會計(jì)一起工作。李會計(jì)為小林分配了工作：先整理好每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證，再填制記賬憑證，根據(jù)經(jīng)濟(jì)

3、業(yè)務(wù)發(fā)生的數(shù)量，整理裝訂成冊，同時(shí)登記相關(guān)的賬簿。小林面對如此工作，還是覺得一頭霧水，無從下手，哪些資料應(yīng)該整理、裝訂？應(yīng)該怎樣整理、裝訂？小林能做好這些工作嗎？第十章 會計(jì)檔案的整理裝訂技能10.1 會計(jì)憑證整理裝訂技能會計(jì)憑證 簡稱憑證，是指用以記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)發(fā)生或完成情況、明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任并作為登記賬簿依據(jù)的書面證明。經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)原始憑證填制取得填制記賬憑證賬簿 (1) 檢查會計(jì)憑證及其附件是否齊全，編號從小到大是否連續(xù)，確保無誤。 (2) 憑證上的大頭針、曲別針、訂書釘要全部去掉。 (3) 記賬憑證上有關(guān)人員(如財(cái)務(wù)主管、復(fù)核、記賬、制單等)的印章是否齊全。 (4) 每張科目匯總表與所附記賬

4、憑證要裝訂在一起，不準(zhǔn)跨月裝訂。 (5) 原始憑證及其附件的面積如果大于記賬憑證，應(yīng)以記賬憑證為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行折疊，便于翻閱。 (6) 凡是有匯總原始憑證的，其所附的原始憑證均屬附件，數(shù)量過多的原始憑證可以單獨(dú)裝訂保管(不包括發(fā)票)，在封面上注明記賬憑證日期、編號、種類，同時(shí)在記賬憑證上注明原始憑證名稱、編號及“附件另訂”。10.1.1 會計(jì)憑證的整理1. 對會計(jì)憑證進(jìn)行檢查10.1.1 會計(jì)憑證的整理2對會計(jì)憑證進(jìn)行加工整理 (1) 所有票據(jù)一般使用膠棒、膠水等，在憑證粘貼單上粘牢左方的票頭，把紙張大小相同、票面金額相同的發(fā)票粘在一起，紙張小的多張發(fā)票，從右至左粘貼到粘貼單上，兩張票據(jù)不完全重合，

5、便于翻找核對金額。 (2) 對于紙張面積大于記賬憑證的原始憑證，可按記賬憑證的面積尺寸，先自右向左，再自下向上兩次折疊。 (3) 對于紙張面積過小的原始憑證，一般不能直接裝訂，可先按一定次序和類別排列，粘在憑證粘貼單上。小票應(yīng)分張排列，同類同金額的單據(jù)盡量粘在一起，在一旁注明張數(shù)和合計(jì)金額。如果是板狀票證，可以將票面票底輕輕撕開，厚紙板棄之不用。 (4) 原始憑證附在記賬憑證后的順序應(yīng)與記賬憑證所記載的內(nèi)容順序一致，不應(yīng)按原始憑證的面積大小來排序。經(jīng)過整理后的會計(jì)憑證，為匯總裝訂打好了基礎(chǔ)10.1.2 會計(jì)憑證的裝訂 會計(jì)憑證的裝訂是指把定期整理完畢的會計(jì)憑證按照編號順序，外加封面、封底，裝訂

6、成冊。 在封面上，應(yīng)寫明單位名稱、年度、月份、專用記賬憑證的種類、起訖日期、起訖號數(shù)，以及記賬憑證的起止頁數(shù)及張數(shù)，并在騎縫處加蓋單位財(cái)務(wù)專用章及會計(jì)主管的騎縫圖章。記賬憑證封面格式如表10-1所示。記賬憑證封面記賬憑證封面年 月份主管會計(jì) 裝訂單位名稱冊數(shù)第 冊 本月共 冊起訖編號自第 號至第 號止共計(jì) 張起訖日期自 年 月 日至 年 月 日記賬憑證封面 年 月份主管會計(jì) 裝訂(1) 把相關(guān)憑證整理整齊，記賬憑證封面折疊放在待裝訂的記賬憑證上面，以憑證的右側(cè)為標(biāo)準(zhǔn)對齊，方向與憑證方向一致，用夾子夾緊1三針引線裝訂法(2) 在憑證左邊裝訂線位置上用裝訂機(jī)分布均勻地打上三個(gè)針眼1三針引線裝訂法(

7、3) 用“三針引線法”裝訂。裝訂憑證應(yīng)使用棉線，兩頭通過中孔拉緊，實(shí)行三眼一線在憑證的背面打結(jié)，結(jié)扣應(yīng)是活的，線繩最好在憑證中端系上并放在憑證封皮的里面1三針引線裝訂法(4) 把封面向后折疊，將背面的線繩扣粘牢1三針引線裝訂法(5) 裝訂成冊后，在憑證的脊背上面填寫年、月、憑證號、目錄號、保管期限等項(xiàng)目，封面上要注明單位名稱、年度、月份和起止日期、憑證種類、起止號碼等，要在騎縫處加蓋單位財(cái)務(wù)章及會計(jì)人員小印章1三針引線裝訂法(6) 裝訂好的憑證1三針引線裝訂法(1) 把記賬憑證封面折疊放在待裝訂的記賬憑證上面，以憑證的右側(cè)為標(biāo)準(zhǔn)對齊，方向與憑證方向一致，用夾子夾緊。2塑管熱熔法(2) 使用專用

8、的塑管熱熔機(jī)在憑證左邊裝訂線位置上均勻地打上兩個(gè)孔2塑管熱熔法(3) 將自動切下的熱熔管放入打好的孔中，壓下手柄進(jìn)行熱熔2塑管熱熔法加熱熔管2塑管熱熔法(4) 訂好后的憑證2塑管熱熔法(5) 將憑證封底沿憑證左側(cè)方向向后折在膠管處粘牢，封脊上年、月、憑證號、目錄號、保管期限等項(xiàng)目與左側(cè)面對齊并填寫上述項(xiàng)目內(nèi)容2塑管熱熔法(6) 裝訂成冊后，封面上要注明單位名稱、年度、月份和起止日期、憑證種類、起止號碼等，要在騎縫處加蓋單位財(cái)務(wù)章及會計(jì)人員小印章2塑管熱熔法 當(dāng)年形成的憑證檔案資料，在會計(jì)年度終了后，可暫由會計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，如圖10.13所示。期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案

9、機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。10.2 會計(jì)賬簿整理裝訂技能 會計(jì)賬簿簡稱賬簿，是由具有一定格式、相互聯(lián)系的賬頁所組成，以經(jīng)過審核的會計(jì)憑證為依據(jù)，全面、系統(tǒng)、連續(xù)地記錄各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的工具。 會計(jì)賬簿包括現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、總賬、各種明細(xì)賬及輔助賬等。 會計(jì)賬簿按外形特征可分為訂本賬、活頁賬和卡片賬三種。10.2.1 會計(jì)賬簿的整理 年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其他賬簿應(yīng)按時(shí)整理立卷?；疽笕缦隆?(1)賬簿裝訂前，首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個(gè)賬戶是否相符，賬頁數(shù)是否齊全，序號排列是否連續(xù)。 (2) 活頁賬簿裝訂要求如下： 保留已使用過的賬頁，將賬頁數(shù)填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，用質(zhì)地

10、好的紙張做封面、封底，裝訂成冊。 多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝，應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起。 在本賬的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號，然后由會計(jì)主管人員和裝訂人(經(jīng)辦人)簽章。10.2.2 會計(jì)賬簿的裝訂 (1) 年度財(cái)務(wù)決算后，按會計(jì)賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序排列的賬頁、會計(jì)賬簿裝訂封底的順序裝訂。將活頁賬簿沿左邊的裝訂孔用棉線系好，在封面上注明單位名稱、賬簿種類、裝訂人以及裝訂日期。 (2) 賬簿裝訂后的其他要求如下： 會計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整，不得有折角、缺角、錯(cuò)頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象。 會計(jì)賬簿的封口要嚴(yán)密，封口處要加蓋有關(guān)印章。

11、封面應(yīng)齊全、平整，并注明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號為一年一編，編號順序?yàn)榭傎~、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、分戶明細(xì)賬。 會計(jì)賬簿按保管期限分別編制卷號，如現(xiàn)金日記賬全年按順序編制卷號；總賬、各類明細(xì)賬、輔助賬全年按順序編制卷號。10.3 財(cái)務(wù)報(bào)告的整理裝訂技能 財(cái)務(wù)報(bào)告是指企業(yè)對外提供的反映企業(yè)某一特定日期財(cái)務(wù)狀況和某一會計(jì)期間經(jīng)營成果、現(xiàn)金流量的文件。它包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等會計(jì)報(bào)表、會計(jì)報(bào)表附注和財(cái)務(wù)情況說明書。其中，會計(jì)報(bào)表是財(cái)務(wù)報(bào)告的主要組成部分。 財(cái)務(wù)報(bào)告分為年度、半年度、季度和月度財(cái)務(wù)報(bào)告。年度、半年度財(cái)務(wù)報(bào)告由會計(jì)報(bào)表、會計(jì)報(bào)表附注和財(cái)務(wù)狀情況說明書三部分組成。

12、月度和季度財(cái)務(wù)報(bào)告通常僅指會計(jì)報(bào)表。 財(cái)務(wù)報(bào)告或會計(jì)報(bào)表編制完成并及時(shí)報(bào)送后，留存的報(bào)表按月裝訂成冊謹(jǐn)防丟失。小企業(yè)可按季裝訂成冊。10.3 財(cái)務(wù)報(bào)告的整理裝訂技能 1財(cái)務(wù)報(bào)告裝訂前的準(zhǔn)備 按編報(bào)目錄核對是否齊全，整理報(bào)表頁數(shù)，上邊和左邊對齊壓平，防止折角，如有損壞部位需修補(bǔ)得完整無缺。10.3 財(cái)務(wù)報(bào)告的整理裝訂技能 2財(cái)務(wù)報(bào)告的裝訂要求 財(cái)務(wù)報(bào)告的裝訂應(yīng)左上角對齊。其裝訂順序?yàn)椋贺?cái)務(wù)報(bào)告的封面、財(cái)務(wù)情況說明書、按會計(jì)報(bào)表的編號順序排列的各種會計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)告的封底 會計(jì)檔案是指會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體內(nèi)容如下。 (1)

13、會計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計(jì)憑證。 (2) 會計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿及其他會計(jì)賬簿。 (3) 財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。 (4) 其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊及會計(jì)檔案銷毀清冊。本章小結(jié) 會計(jì)憑證，簡稱憑證，是指用以記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)發(fā)生或完成情況、明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任并作為登記賬簿依據(jù)的書面證明。分為原始憑證和記賬憑證。對憑證的整理等工作，是會計(jì)人員必須諳熟的基本功之一。會計(jì)憑證的裝訂是指把定期整理完畢的會計(jì)憑證按照編號順序，外加封面、封底，裝訂成冊。裝訂的方法有：三針引線裝訂法、塑管熱熔法等方法。 會計(jì)賬簿按要求進(jìn)行整理，主要是活頁賬，按會計(jì)賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序排列的賬頁、會計(jì)賬簿裝訂封底的順序裝訂。 財(cái)務(wù)報(bào)告