檔案的收集與鑒定課件

1、第七章 檔案的收集與鑒定 學習目標主要內(nèi)容知識框架圖本章點睛 了解機關檔案室在檔案的收集工作中的作用，檔案保管期限表的編制方法及檔案鑒定的程序與組織。 理解檔案館的收集工作，檔案保管期限表的含義與意義及影響檔案價值的因素。 掌握歸檔制度，檔案保管期限表的內(nèi)容與作用及檔案鑒定方法。 知道檔案的收集與鑒定工作程序，掌握檔案的收集的方法，能編制檔案保管期限表，并能運用檔案保管期限表鑒定檔案。 4321積前人之成敗，興今人之所為。一寸信息，一寸金。第一節(jié) 檔案收集工作 第二節(jié) 檔案鑒定工作 二、機關檔案室的收集工作 三、檔案館的收集工作 第一節(jié) 檔案收集工作一、檔案收集工作的內(nèi)容和 要求本節(jié)點睛這是的

2、確的，實地經(jīng)驗總比看、聽、空想確鑿。魯迅 檔案收集工作的內(nèi)容，可以概括為兩個方面，見圖7-1。 圖7-1 檔案收集工作的內(nèi)容 一、檔案收集工作的內(nèi)容和要求檔案收集工作的具體內(nèi)容包括以下四個方面，見圖7-2。圖7-2 檔案收集工作的具體內(nèi)容一、檔案收集工作的內(nèi)容和要求檔案收集工作的基本要求是，見圖7-3。 圖7-3 檔案收集工作的基本要求 一、檔案收集工作的內(nèi)容和要求收集檔案必須掌握應入館、入室檔案的形成、流動、管理和使用等方面的情況。 （一）加強檔案館（室）外的調(diào)查和指導工作 機關檔案部門 所謂檔案工作的標準化，就是對檔案工作中的一些管理原則和技術方法，按照規(guī)范化要求統(tǒng)一起來。檔案館（室）應嚴

3、格依照國家或地方及專業(yè)主管機關制定的有關標準，對入館（室）檔案進行檢查，還應加強檔案收集工作前的業(yè)務檢查和監(jiān)督工作，以減少不符合標準要求的檔案產(chǎn)生。 （二）積極推行入館（室）檔案 的標準化 保證歸檔和入館檔案的齊全完整，需要完備的檔案室和檔案館。對國家規(guī)定的應當整理歸檔的文件，機關或組織的有關部門必須按照規(guī)定，定期向本單位的檔案機構或者檔案工作人員移交。國家規(guī)定不得歸檔的文件及材料，不得擅自歸檔。 （三）保證歸檔和入館檔案的 齊全完整 檔 案 室 檔 案 館 檔案全宗就是一個機關檔案的整體。接收檔案時，一個機關的檔案，應集中保存在一個機關檔案室或檔案館，一個全宗的檔案不宜分散保管，不同全宗的檔

4、案也不能混雜。 （四）維護全宗和全宗群的相對完整性 檔 案 全 宗 文書部門整理歸檔的檔案是機關檔案最主要的來源。這項工作的主要承擔者應該是機關文書和業(yè)務部門，特別是組織機構健全、文書工作規(guī)范的單位。機關檔案部門檔案收集工作主要有以下三個方面。 二、機關檔案室的收集工作歸 檔 檔案文件的歸檔 1. 建立、健全歸檔制度的必要性和意義歸檔制度的建立、健全有很重要的作用。（一）嚴格按歸檔制度要求完成 歸檔工作圖7-4 文件的歸檔制度的作用 實踐經(jīng)驗表明，建立、健全機關文件的歸檔制度是非常必要的，見圖7-4。 （一）嚴格按歸檔制度要求完成 歸檔工作圖7-5 歸檔制度的內(nèi)容 2. 歸檔制度的內(nèi)容。歸檔制

5、度主要包括四個方面的內(nèi)容，見圖7-5。 （一）嚴格按歸檔制度要求完成 歸檔工作圖7-6 文件材料歸檔范圍 （1）歸檔范圍。是指辦理完畢的文件材料應當歸檔及不應當歸的范圍。國家檔案局規(guī)定，一個機關應該歸檔的文件材料，應包括以下四個部分，見圖7-6。 （一）嚴格按歸檔制度要求完成 歸檔工作不屬于歸檔范圍的文件材料，主要包括以下內(nèi)容，見圖7-7。 圖7-7 不屬于歸檔范圍的文件材料（一）嚴格按歸檔制度要求完成 歸檔工作圖7-8 各機關和單位確定本機關歸檔和不歸檔的原則 確定歸檔范圍的一般原則，見圖7-8。 （一）嚴格按歸檔制度要求完成 歸檔工作 （2）歸檔時間。歸檔時間是指文書（文件）處理部門或有關

6、業(yè)務部門將需要歸檔的文件向檔案室移交的時間。 （一）嚴格按歸檔制度要求完成 歸檔工作 （3）歸檔的質(zhì)量要求。根據(jù)國家行政機關公文處理辦法等有關文件的規(guī)定，機關檔案室一般情況下不接收未經(jīng)系統(tǒng)整理的零散的文件材料。歸檔的質(zhì)量要求，見圖7-9。 圖7-9 歸檔的質(zhì)量要求（一）嚴格按歸檔制度要求完成 歸檔工作圖7-10 歸檔手續(xù)的流程圖 （4）歸檔手續(xù)。歸檔手續(xù)的流程圖，見圖7-10。 （一）嚴格按歸檔制度要求完成 歸檔工作 1. 指導和協(xié)助文書或業(yè)務部門堅持執(zhí)行文件材料歸檔制度。我國早已實行由文書部門將處理完畢的文書進行整理，并按歸檔制度的要求及時向機關檔案室移交。在這一過程中，機關檔案室有指導和協(xié)

7、助機關文書或業(yè)務部門積極推行這一制度的責任。 （二）指導和協(xié)助文書部門組織 歸檔工作 2. 協(xié)助和督促有關部門做好文書整理和歸檔前的準備工作。文書整理和歸檔前的準備工作，見圖7-11。 圖7-11 文書整理和歸檔前的準備工作（二）指導和協(xié)助文書部門組織歸檔工作 （三）配合各部門作好檔案的平時 收集工作 平時收集主要是針對那些通過正常歸檔程序無法收集到的一些文件材料。1. 平時收集的內(nèi)容 ，見圖7-12。 圖7-12 平時收集的內(nèi)容 2. 平時收集要注意的問題，見圖7-13。 圖7-13 做好平時收集的要求（三）配合各部門作好檔案的平時收集工作 （一）館藏檔案收集的范圍。不同級別的檔案館收集不同

8、的檔案，檔案館的分類，見圖7-14。 三、檔案館的收集工作 圖7-14 檔案館分類的方法（二）館藏檔案的收集要求 1. 現(xiàn)行機關。根據(jù)檔案館工作通則等文件的規(guī)定，檔案館接收現(xiàn)行機關檔有如下四項要求，見圖7-15。 圖7-15 接收現(xiàn)行機關檔案的要求 2. 撤銷機關。撤銷機關檔案整理的特點，見圖7-16。 圖7-16 撤銷機關檔案整理的特點（二）館藏檔案的收集要求 3. 歷史檔案。不同的歷史檔案由不同的歷史檔案館保存。個人手中的歷史檔案 散失于一些國家機關、社會組織中的歷史檔案（二）館藏檔案的收集要求 少數(shù)民族地區(qū)的歷史檔案 收集散失國外的歷史檔案 黨史征集辦公室、政協(xié)文史組織及其他學術歷史研究

9、部門所征集到的歷史檔案（二）館藏檔案的收集要求 第二節(jié) 檔案鑒定工作本節(jié)點睛一、檔案鑒定工作的原則 二、檔案保管期限表 三、檔案鑒定方法 經(jīng)驗是一顆寶石，那是理所當然的，因為它常付出極大的代價得來。莎士比亞 （一）鑒定檔案價值的原則 鑒定檔案價值的原則是，見圖7-17。 一、檔案鑒定工作的原則 圖7-17 判定檔案價值的原則 古代通關文牒：四國通關文牒 （人名）年月日光臨古納西王國、玉龍第三國、東方女兒國、香巴拉王國，憑此關牒，諸關口一律準予通行。 納西王國 （?。?玉龍第三國（印） 東方女兒國（?。?香巴拉王國（印） 此文牒為筆者2005年8月3日于云南麗江玉龍山地區(qū)所得，為一老者所贈，并以

10、古老的東巴象形文字所書。檔案的保存價值是由其對于社會的現(xiàn)實作用以及長遠的歷史作用所決定的，見圖7-18。 圖7-18 影響檔案價值的因素 （二）影響檔案價值的因素 1. 檔案自身的特點和狀況。檔案自身的特點和狀況，包括的內(nèi)容，見圖7-19。 圖7-19 檔案自身的特點和狀況的內(nèi)容（二）影響檔案價值的因素 2. 社會利用需要。社會利用的需要是決定檔案價值關系的主體性因素。一般包括以下兩方面，見圖7-20。圖7-20 社會利用的需要的兩個方面 （二）影響檔案價值的因素 （一）檔案保管期限表的含義與結構 檔案保管期限表就是用表冊的形式列舉檔案的來源、內(nèi)容和形式并指明其保管期限的指導性、標準性文件，它

11、是檔案館、檔案室鑒定檔案的價值、確定檔案保管期限的依據(jù)。組成檔案保管期限表部分，見圖7-21。 二、檔案保管期限表 圖7-21 檔案保管期限表的部分 1. 順序號。順序號是在系統(tǒng)排列的各條款前面統(tǒng)一編排的號碼。編號的目的是固定條款的位置，同時可以作為鑒定工作人員使用檔案保管期限表鑒定檔案時引用條款的代號。 二、檔案保管期限表 條款 2. 條款。一組類型相同的文件的名稱或標題。一般要求反映出同一組文件的來源、內(nèi)容和形式，文字要簡明確切、合乎語法邏輯。保管期限表的條款 二、檔案保管期限表 3. 保管期限。保管期限是根據(jù)各類文件的保存價值所確定的保存年限，列于每一條款之后。文書檔案的保管期限定為三種

12、，見圖7-22。 圖7-22 保管期限分類二、檔案保管期限表 4. 附注。附注是在條款之后對條款及其保管期限所作的必要的注解或說明。 5. 說明。一般應指出檔案保管期限表的適用范圍，制定檔案保管期限表的依據(jù)，保管期限的結構，保管期限表的計算方法，以及其他應當說明的事項。 二、檔案保管期限表 一些合同、協(xié)議書、借據(jù)的保管期限，往往需要從有效期滿后算起，可以在保管期限后注“失效后”的字樣。合同 協(xié)議書 （二）檔案保管期限表的作用和類型 檔案保管期限表的作用，見圖7-23。 圖7-23 檔案保管期限表的作用 檔案保管期限表有五種類型，見圖7-24。 圖7-24 檔案保管期限表的類型（二）檔案保管期限

13、表的作用和類型 1. 編制要求。編制符合檔案實際情況，內(nèi)容全面針對性強。檔案保管期限表的編制要求，見圖7-25。（三）檔案保管期限表的編制方法 圖7-25 檔案保管期限表的編制要求 圖7-26 保管期限表的編制步驟 2. 編制步驟。 保管期限表的編制步驟，見圖7-26。 （三）檔案保管期限表的編制方法 3. 檔案保管期限表的修訂。檔案保管期限表發(fā)布后，經(jīng)過一段時間的檢驗，人們對表中條款的內(nèi)容和保管期限的認識會所變化，必要時應對其進行修改和完善。檔案保管期限表的修訂工作 保管期限表的修訂（三）檔案保管期限表的編制方法 （一）直接鑒定法 1. 直接鑒定法的含義。直接地、具體 審查檔案，一般稱之為直接鑒定法。2. 直接鑒定法的要求。直接鑒定法的要求主要有三個要求，見圖7-27。 三、檔案鑒定方法 圖7-27 直接鑒定法的要求 1. 我國檔案鑒定工作程序分三個階段完成，見圖7-28。 （二）檔案鑒定的程序和組織 圖7-28 檔案鑒定的程序 價值鑒定工作2. 檔案鑒定工作的組織。檔案價