重點建設項目檔案登記備份

1、重點建設工程檔案登記備份市檔案局登記備份科 郭鑫杰2021年8月檔案登記備份的范圍浙江省人民政府令第306號?浙江省檔案登記備份管理方法?明確屬于以下范圍之一的單位檔案應當進行備份： 1、保管期限30年以上的檔案；2、列入國家根本專業(yè)檔案目錄的檔案；3、由政府投資并具有典型性和代表性的重點建設工程的檔案；4、其他應當進行備份的重要檔案。 重點建設工程檔案登記備份2021年浙江省檔案局、浙江省重點建設領導小組辦公室聯(lián)合印發(fā)了?浙江省重點建設工程檔案登記備份管理方法?浙檔發(fā)202128號 本方法所稱重點建設工程檔案登記備份，是指各級檔案局依法對本行政區(qū)域內(nèi)新建、在建的列入省政府重點建設工程名單的有

2、關省重點建設工程開展檔案登記；對其中由政府投資并具有典型性和代表性，或其他涉及社會公共利益的省重點建設工程組織實施檔案備份的活動。工程檔案登記備份的主要內(nèi)容 工程建設期間需要做的工作 一做好工程文件材料形成、積累和歸檔工作，確保工程檔案完整與標準。二按規(guī)定每年辦理工程檔案登記工作。對納入檔案備份范圍的重點建設工程，還應做好以下工作：1、對列入登記備份范圍的工程檔案進行數(shù)字化加工，形成目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫。2、對列入登記備份范圍的工程相關電子文件進行整理歸檔，并制作相應電子目錄。3、在工程檔案專項驗收前1個月完成備份內(nèi)容中一至六項檔案備份工作，在工程竣工驗收后3個月內(nèi)完成備份內(nèi)容中第七、八項檔

3、案備份工作。檔案登記備份的形式一檔案數(shù)字化成果。指工程建設過程中形成的紙張、膠片等各類傳統(tǒng)載體檔案經(jīng)數(shù)字化轉換后形成的數(shù)據(jù)成果，包括全文和機讀目錄。 紙質掃描件 二電子檔案。指在工程建設過程中通過計算機等電子設備形成的文字、表格、CAD圖、聲像等各種形式的歷史記錄。數(shù)碼形式的文件 檔案登記備份的程序包括檔案登記和檔案備份兩個主要環(huán)節(jié)一檔案登記程序1、上報登記材料。在工程開工后6個月內(nèi)、每年11月底前、檔案專項驗收和竣工驗收后一個月內(nèi)向同級檔案局報送填寫檔案登記材料。附表一?浙江省重點建設工程檔案管理登記表?填寫紙質材料上報或者通過登記備份系統(tǒng)進行登記。2、登記受理與審核3、處置意見。提出是否由

4、國家綜合檔案館實施檔案備份的意見。附表二?檔案登記審核及備份處置意見表?檔案登記流程檔案登記備份的程序二檔案備份程序1、檔案備份前處理。根據(jù)檔案登記備份工作要求，將納入備份范圍的傳統(tǒng)載體檔案和電子檔案，以電子備份的方式整理生成備份包，填寫附表三?檔案備份情況表?及續(xù)表。 檔案數(shù)字化成果文件夾組織結構電子檔案文件夾組織結構備份數(shù)據(jù)包命名規(guī)那么規(guī)那么：全宗號或單位編號-年度-報送批次編號-批次內(nèi)順序號例如：J001-2021-001-001含義：J001全宗單位2021年第1次報送的第1個備份數(shù)據(jù)包檔案數(shù)字化成果 壓縮 電子檔案 壓縮檔案登記備份的程序2、報送備份數(shù)據(jù)及材料。以在線或脫機光盤方式，

5、將備份包報送到同級國家綜合檔案館。 1在線報送地址：10.41.3.69 用戶名和密碼為全宗號 2脫機光盤報送：省檔案局推薦使用SONY單盒裝光盤。 備份載體光盤命名規(guī)那么： 全宗號單位編號-年度-報送批次編號-批次內(nèi)順序號 與備份數(shù)據(jù)包的命名規(guī)那么一致。 刻錄時，一般要求數(shù)字化成果與電子檔案分開刻錄。檔案登記備份的程序3、備份受理及檢測。國家綜合檔案館受理檔案備份數(shù)據(jù)及材料，檢測其可靠性、完整性和有效性，檢測備份數(shù)據(jù)及載體質量是否符合要求。4、備份反響。國家綜合檔案館根據(jù)檢測結果，填寫附表四?檔案備份數(shù)據(jù)檢驗表?并反響給報送單位。對于檔案備份數(shù)據(jù)或書面材料不符合要求的，工程檔案備份單位應在收到反響后一周內(nèi)按照國家綜合檔案館的要求重新移交、報送。檔案備份流程圖備份數(shù)據(jù)利用重點建設工程檔案登記備份完成后，各有關工程建設單位、管養(yǎng)單位及工作人員持有效證件和單位證明，可以利用權限范圍內(nèi)的檔案。各單位備份到檔案局的數(shù)據(jù)只提供本單位利用，不對外提供查閱利用。1、在工程開工后6個月內(nèi)、每年11月底前、檔案專項驗收和竣工驗收后一個月內(nèi)向市檔案局報送工程檔案登記材料；2、根據(jù)市檔案局受理登記后出具的處置意見，對需要實施檔