吉林大學(xué)基本建設(shè)類檔案立卷工作規(guī)范

1、.PAGE ：.；吉林大學(xué)根本建立類檔案立卷任務(wù)規(guī)范為了提高我校根本建立檔案以下簡稱基建檔案的質(zhì)量和科學(xué)管理程度，充分發(fā)揚基建檔案在學(xué)校建立任務(wù)中的作用，并為考核基建檔案任務(wù)提供根據(jù)，根據(jù)教育部、等規(guī)章，結(jié)合我校實踐，特制定本規(guī)范?；n案任務(wù)的根本原那么1.1 凡在根本建立管理和根本建立工程工程活動過程中直接構(gòu)成的，有保管價值的文字、圖表及聲像載體資料等，均屬基建類檔案。1.2 基建檔案必需實行集中一致管理的原那么，確保檔案資料完好、準確、系統(tǒng)、平安和有效利用。 1.3基建檔案任務(wù)要納入基建規(guī)劃、方案，管理制度和基建人員職責(zé)范圍之中，做到基建工程一開場就與建立檔案任務(wù)同步進展；工程建立過程中

2、，要與開工資料的積累、整編、審定任務(wù)同步進展；工程開工驗收時，要與提交一整套合格的開工圖的驗收同步進展。1.4 把基建檔案任務(wù)列入學(xué)校的開展方案,在經(jīng)費、庫房、設(shè)備和人員配備等任務(wù)條件上給予保證，每年從本單位基建經(jīng)費總額中撥出一定數(shù)額作為基建檔案任務(wù)經(jīng)費。2基建檔案歸檔范圍確實定2.1 確定的原那么2.1.1 歸檔的基建管理和工程建立中構(gòu)成的文件資料必需對學(xué)校和社會當前與長久具有參考價值和憑證作用。2.1.2 歸檔的基建文件資料，必需反映基建管理和工程建立的全過程，保證完好、準確、系統(tǒng)。2.1.3 歸檔的基建文件資料，必需遵照其自然構(gòu)成規(guī)律,堅持其有機聯(lián)絡(luò)，具有成套性。2.2 歸檔的主要內(nèi)容和

3、重點2.2.1 歸檔主要內(nèi)容包括綜合管理、可行性研討、設(shè)計根底資料、設(shè)計文件、工程管理文件、施工文件、開工文件、消費技術(shù)預(yù)備、試消費基建預(yù)算、概算、決算、器材管理等八個方面，詳細見附件一。2.2.2 歸檔的重點是工程建立各個階段構(gòu)成的不同載體、方式的文件資料 ，特別是包括開工圖在內(nèi)的全套圖紙。2.3 不歸檔的文件資料 2.3.1 上級機關(guān)有關(guān)基建的普發(fā)性(非專指高校)不辦的文件；2.3.2 正式施工前的草圖，未定型的圖紙；2.3.3 重份文件和重份圖紙；2.3.4 無查考價值的暫時性、事物性文件。以上某些方面假設(shè)需求，也可自行作資料暫存。3. 基建文件資料的部門立卷與預(yù)立卷制度3.1 部門立卷

4、3.1.1 根據(jù)及相關(guān)的檔案法規(guī)，我校檔案任務(wù)實行部門立卷制度。學(xué)校各部門的兼職檔案員在平常要作好檔案的整理，預(yù)立卷任務(wù)。3.1.2學(xué)校檔案館依法對基建管理部門的文件資料的立卷任務(wù)進展業(yè)務(wù)指點、監(jiān)視和檢查。3.1.3 網(wǎng)上著錄是基建管理部門立卷任務(wù)的組成部分，可隨時進展網(wǎng)上歸檔。詳細見。3.2 預(yù)立卷3.2.1 檔案預(yù)立卷任務(wù)，是我校部門立卷的根底，是部門立卷制度的重要環(huán)節(jié)。規(guī)范學(xué)校檔案預(yù)立卷任務(wù)，對學(xué)校立卷部門做好平常歸檔任務(wù)，提高立卷質(zhì)量，方便歸檔前的查找利器具有重要的作用。3.2.2基建管理部門可根據(jù)本部門的任務(wù)職責(zé)和當年任務(wù)義務(wù)編寫預(yù)立卷類目。預(yù)立卷類目既要反映出部門根本任務(wù)和常規(guī)任務(wù)

5、又要突出本部門的年度重點。預(yù)立卷類目的條款稱號可簡明概括地反映文件的內(nèi)容、作者、稱號?；ㄎ募Y料的歸檔流程4.1 構(gòu)成與積累4.1.1 學(xué)?；ú块T要有一位擔(dān)任人分管基建檔案任務(wù)，并配備相應(yīng)專兼職檔案人員，擔(dān)任基建文件資料的構(gòu)成 、積累、歸檔任務(wù)。4.1.2 基建部門接到基建工程后，在布置任務(wù)方案的同時布置構(gòu)成積累基建文件資料的義務(wù)。4.1.3 基建工程實行總承包給外單位的,由各分承包單位擔(dān)任搜集、整理分包范圍內(nèi)的基建文件資料，交總承包單位匯總、整理，開工時由總承包單位向?qū)W?；ú块T提交完好、準確、系統(tǒng)的基建檔案資料。4.1.4 基建工程由幾個單位分別承包的，各承包單位擔(dān)任搜集、整理所承包工

6、程的基建文件資料，交學(xué)校基建部門匯總、整理。4.1.5 學(xué)校檔案部門應(yīng)隨時了解大型基建工程主要的工程進度、督促、指點專兼職檔案員及工程技術(shù)人員做好基建文件資料的積累任務(wù)。4.1.6 基建部門應(yīng)嚴厲執(zhí)行基建文件資料的審簽制度，明確職責(zé)，把好文件構(gòu)成的質(zhì)量關(guān)。4.1.7 學(xué)校的基建部門要檢查設(shè)計、施工單位基建文件資料的編號能否一致，要與它所反映的對象一致，能提示其性質(zhì)與特征。4.1.8 運用基建文件資料過程中不允許隨意更改。如有更改，必需填寫變卦通知單，并履行同意手續(xù)。4.1.9 歸檔的基建文件資料格式要一致，字跡工整，圖象明晰。4.1.10 歸檔的底圖，格式須按國家制圖規(guī)范繪制完成。4.1.11

7、 歸檔的藍圖,規(guī)格必需符合國家規(guī)范，字、圖明晰，用紙優(yōu)良。4.1.12 工程承包合同或施工協(xié)議中要根據(jù)國家對編制開工圖的要求，對開工圖的編制、整理、審核、交接、驗收做出規(guī)定，做好施工記錄、交工驗收記錄和簽證等，編制好開工圖。4.1.13 凡是重要和經(jīng)常運用的文件資料要有副本。其它文件資料普通歸檔一份。4.1.14 學(xué)?；ú块T要定期檢查、繪制本校的總平面圖以及水、電、氣、通訊等管網(wǎng)圖。4.2 整理組卷4.2.1 基建工程終了含最終完成、階段完成后，基建部門分管基建檔案文件資料任務(wù)的擔(dān)任人，組織本工程構(gòu)成的應(yīng)歸檔的基建文件資料的整理組卷任務(wù)。4.2.2 根據(jù)基建文件資料的構(gòu)成規(guī)律,按堅持其有機聯(lián)

8、絡(luò)和便于利用查找的組卷原那么,對基建文件資料的內(nèi)容、價值、數(shù)量和載體方式進展系統(tǒng)整理，按工程工程組卷，一項一卷或假設(shè)干卷。管理性文件資料排在整個工程首卷，其他資料按文件性質(zhì)分別組成案卷。4.2.3 文字資料的排序：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批復(fù)在前，請示在后。圖紙按圖的類別序號陳列即：地質(zhì)圖、初步設(shè)計圖、建筑施工圖、構(gòu)造施工圖、水工圖、電工圖、氣管圖、更改圖。4.2.4 撤除卷內(nèi)文件資料上的金屬物，對破損的文件資料進展修補。4.2.5 基建文件資料采用卷皮、卷盒方式保管。藍圖大于卷皮或盒的，以手風(fēng)琴式折成四號圖紙的規(guī)格，底圖采用卷筒或平放兩種方式保管。藍圖、底圖可以不裝訂，透明底

9、圖必需用縫紉機打圖邊。4.2.6按卷內(nèi)文件順序編排頁號，無論單面或雙面只需有書寫文字均應(yīng)一面編寫一個頁號，頁號位置在非裝訂線一側(cè)的正面的右上角，反面的左上角，用鉛筆書寫。4.2.7藍圖、底圖可以一組有機聯(lián)絡(luò)的圖紙為一件，以件為單元，在每件文件資料的右上角加蓋有單位稱號、檔號、件號的戳記章，并逐一填寫。4.2.8 參照附件一，確定保管期限4.2.9 擬寫案卷題名并錄入檔案管理軟件中，完成案卷級目錄的著錄。案卷標題要求構(gòu)造完好，普通應(yīng)準確概括卷內(nèi)文件主要責(zé)任者、內(nèi)容、稱號文種。除會議文件外，不得用“xxx文件資料。中文標題控制在50個字符之內(nèi)。外文標題控制在100個字符之內(nèi)。4.2.10 利用檔案

10、管理軟件著錄并打印卷內(nèi)文件目錄時，實體分類號與其所在案卷的實體分類號應(yīng)一致。序號一欄，應(yīng)填寫卷內(nèi)文件或圖紙陳列先后順序的序號。文號或圖號一欄，應(yīng)填寫文件制發(fā)機關(guān)的發(fā)文字號或圖號。責(zé)任者一欄，應(yīng)填寫構(gòu)成該文件或圖紙的單位或?qū)υ撐募驁D紙負有責(zé)任的署名者。題名一欄，應(yīng)填寫文件或圖紙標題，要照實抄錄不得簡單。沒有標題或標題不能闡明文件或圖紙內(nèi)容的，可自擬標題，外加“ 號。日期一欄，應(yīng)填寫文件或圖紙的構(gòu)成時間。填寫時可省略“年、“月、“日，在表示年、月數(shù)字右下角加“.號。頁號頁次一欄，應(yīng)填寫卷內(nèi)文件起始之頁的編號。4.2.11填寫卷內(nèi)備考表。本卷情況闡明一欄，應(yīng)填寫本卷文件資料的總件數(shù)與總頁數(shù)。如卷內(nèi)

11、文件資料有缺損、修正、補充、移出等情況，立卷人要照實填寫并簽名標注時間必需用碳素筆或藍黑墨水筆書寫。立卷人一欄，由組本錢卷的責(zé)任者簽名。檢查人一欄，由對案卷質(zhì)量進展審核的擔(dān)任人簽名或蓋章。4.2.12裝訂。裝訂成卷的文件資料，應(yīng)選擇膠訂或線訂，不能用金屬資料裝訂。線訂案卷采用三孔一線法裝訂。邊孔位置距上、下紙邊為6cm,距左側(cè)紙邊1.5cm，以不裝訂字跡為宜。假設(shè)裝訂線處有重要批注者，須進展貼邊處置。4.3 歸檔驗收3.3.1 基建工程在驗收前，檔案部門對預(yù)備歸檔的基建文件資料進展預(yù)驗收，出具證明，否那么不能組織工程開工驗收。4.3.2 學(xué)校檔案部門應(yīng)是工程驗收小組成員,會同窗?；ú块T擔(dān)任基

12、建文件資料的驗收任務(wù)。4.3.3基建工程在驗收后兩個月內(nèi)歸檔。檔案部門要仔細進展審查、驗收歸檔的資料。4.3.4 學(xué)?；ú块T應(yīng)從基建總投資中拘留5% ，作為基建保證金，待基建檔案資料歸檔驗收合格后發(fā)還。4.3.5 移交檔案時，交接雙方必需當面檢查驗收文件資料能否搜集齊全完好；陳列、書寫、裝訂能否符合要求；標題能否準確。凡不符合規(guī)定要求的，接納人可暫不接納，并要求移交人矯正，補交。4.3.6 移交時需備有：紙質(zhì)檔案，檔案案卷目錄一份，檔案移交明細單一式兩份。雙方履行清點蓋章手續(xù)，檔案移交明細單按要求逐項填寫，移交單位、接納單位一欄，必需加蓋單位公章；移交人、接納人一欄，必需用碳素筆或藍黑墨水鋼

13、筆書寫；時間一欄，必需填寫移交檔案當天的日期。檔案移交明細單，檔案館與歸檔單位各存留一份。4.3.7基建類管理性文件資料于次年五月底以前歸檔。5. 基建檔案的管理5.1 分類編號5.1.1參照結(jié)合我校基建檔案的內(nèi)容和特點進展分類標引、給出檢索分類號。5.1.2一級類目的設(shè)置與標識：采用類目稱號主詞的漢語拼音的第一個字母“JJ，即“JiJian基建的縮寫。5.1.3 二級類目的設(shè)置與標識：二級類目是對一級類目的細分，規(guī)范是根據(jù)該類檔案的構(gòu)成規(guī)律和特點，結(jié)合檔案記述和反映的內(nèi)容性質(zhì)，進展設(shè)置。二級類目的標識，采用“雙位制。如：“綜合為“11，其他二級類目依次層累為12、13 . .99，但10、2

14、0 等帶“0的數(shù)字不用。5.1.4基建類檔案類目的設(shè)置與標識其整體標識方式為：全宗號+年度號+類目號一級類目+二級類目+案卷號072000JJ111n 案卷號 基建綜合代號二級類目基建類代號一級類目年度號全宗號注：案卷號按最下位類目流水，年度用自然年度。附件一吉林大學(xué)根本建立類檔案歸檔范圍和保管期限表JJ11 綜 合序號 歸檔范圍 保管期限1 上級有關(guān)基建任務(wù)的文件 長期2 本校基建任務(wù)的規(guī)章制度、任務(wù)方案、總結(jié) 長期3 本?；ㄈ蝿?wù)總體規(guī)劃、統(tǒng)計報表 永久4 基建工程財務(wù)預(yù)、決算 永久5 全校性總體規(guī)劃、設(shè)計總平面圖 永久6 水、電、氣管道分布圖 永久7 地質(zhì)勘探、地形丈量資料 永久8 基建

15、投資的請示、報告與批復(fù) 永久9 綜合性征地文件資料 永久10 其它需求歸檔的資料JJ12 工程工程序號 歸檔范圍 保管期限1 可行性研討1工程建議書及上級批復(fù) 永久2可行性研討報告 永久3工程評價 永久4環(huán)境預(yù)測、調(diào)查報告 永久5設(shè)計義務(wù)書及方案義務(wù)書 永久2 設(shè)計根底1工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察設(shè)計、勘察報告、地質(zhì)圖、勘察記錄、化驗實驗報告、重要土、巖樣及闡明 永久2地形地貌控制點建筑物、構(gòu)筑物及重要設(shè)備及安裝丈量定位、察看記錄 永久3水文、氣候、地震等其它設(shè)計根底資料 永久3 設(shè)計文件1初步設(shè)計 永久2技術(shù)設(shè)計 永久3施工圖設(shè)計 永久4技術(shù)資料、專利文件 永久5設(shè)計計算書 永久6關(guān)鍵技術(shù)實驗

16、 永久7總體規(guī)劃設(shè)計 永久8設(shè)計評價、鑒定及審批 永久4 工程管理文件1征用土地同意文件及紅線圖、拆遷、補 償協(xié)議書 永久2承包合同、協(xié)議、招標、招標、租賃文件 永久3施工執(zhí)照 永久4環(huán)保三同時、消防、衛(wèi)生等條件水、電、氣暖供應(yīng)協(xié)議書 永久5產(chǎn)權(quán)證書 永久5 施工1土地施工文件 永久1 開工報告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交流、圖紙會審紀要 永久2 施工組織、施工方案、施工方案、施工技術(shù)措施、施工平安措施、施工工藝 永久3 原資料及購件出廠證明、質(zhì)量鑒定 永久4 建筑資料實驗報告 永久5 設(shè)計變卦、工程更改洽商、資料仿用核定審批 永久6 土建施工定位丈量地質(zhì)勘察 永久7 土、巖實驗報告、根底工程、根底

17、工程施工圖 永久8 隱蔽工程驗收記錄 永久9 工程記錄及測試、沉陷、位移、變形觀測記錄、事故處置報告 永久10 分項、分單位工程抽量檢查、評定 永久11 交工驗收記錄證明 永久12 施工報告、施工驗收報告 永久2設(shè)備及管線安裝施工文件1 開工報告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會審紀要 永久2 設(shè)計變卦、工程更改洽商單、資料、零部件、設(shè)備代用審批 永久3 焊接實驗記錄、報告、施工檢驗、探傷記錄 永久4 隱蔽工程檢查驗收記錄 永久5 強度、密閉性實驗報告 永久6 設(shè)備調(diào)試記錄 永久7 施工安裝記錄、安裝質(zhì)量檢查、評定事故處置報告 永久8 系統(tǒng)調(diào)試、實驗記錄 永久9 管線清洗、通水、消毒記錄 永久10 管線標高位置、坡度丈量記錄 永久11 中間交工驗收記錄證明，工程質(zhì)量評定 永久12 開工報告、開工驗收報告 永久3 電氣、儀表安裝施工文件 永久1 開工報告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會審 永久2 設(shè)計變卦、工程更