2022年辦公室工作實務教材

1、辦公室工作實務 會說 會寫 會做事 會做人 辦公室參謀咨詢 學習目標知識點： 1、了解辦公室參謀咨詢工作的特征 2、掌握參謀咨詢的內容和要求能力點： 1、掌握在具體辦公環(huán)境下的辦公室參謀咨詢的方法 2、能把握不同決策階段（準備、形成、實施）的操作要領 3、了解相關信息，具備相應的輔助決策能力素質點： 1、培養(yǎng)準確領會本級和上級組織領導工作意圖的意識 2、培養(yǎng)并逐步具備管理者應有的宏觀視野和全局意識 3、養(yǎng)成優(yōu)化決策、巧妙獻言的工作習慣 會說 會寫 會做事 會做人Company Logo會說 會寫 會做事 會做人 辦公室參謀咨詢內容Company Logo 情景案例 宏利公司營銷部王經理這幾天被

2、工作搞得暈頭轉向。上一周他們組織的客戶聯歡活動搞得很差，公司肖總對他們的工作非常不滿意。原因是他們向公司輻射商圈范圍內的周邊社區(qū)發(fā)送了10萬份宣傳冊和宣傳海報，最后只有150人到場；現場聯歡氣氛活躍得不得了，卻只有7個人購買了他們公司的產品。 10萬份宣傳冊和宣傳海報的確全部發(fā)到位了，因為這是王經理親自帶隊發(fā)送的，也就是說被邀請的嘉賓的確有10萬人，最后到場的只有150人，最后又只有7人購買產品，依據宣傳冊和宣傳海報計算，不到萬分之一的效率；依據現場計算，效率也很低下。 會說 會寫 會做事 會做人Company Logo項目任務 1.如果你是營銷部王經理的助理，你對王經理有何具體建議？ 2.如

3、果你是公司行政經理劉子文，你對肖總有何建議?會說 會寫 會做事 會做人Company Logo任務分析 要解決促銷活動“剃頭擔子一頭熱”的問題，營銷部應該通過先期市場調研、客戶反饋等渠道了解和分析顧客心理，了解目標顧客群的興趣是什么？對本公司及本公司產品的忠誠度、對本公司售后服務的滿意度有多少？公司周邊商圈中還有哪些類似商品可供消費者選擇？消費者的訴求與興奮點在哪里？必須綜合分析多種因素以后再確定促銷活動的形式、內容，并及時做出相應調整，避免盲目性。 從長遠一點的角度來說，商家在追逐短期利潤目標的同時一定要能著眼于可持續(xù)性發(fā)展目標，這就意味著應該站到消費者立場上去，確定讓利于消費者的策略與方案

4、，達到共存、共贏、互惠目標。只要維護好目標市場，培育好潛在市場，企業(yè)就能切實承擔起自己的社會責任。不玩、少玩花架子，市場才會有真正的持久的回報。 作為秘書和助理，在問題出現以后要沉著、冷靜地分析出現問題的原因，努力尋找控制事態(tài)和尋求轉機的方法，在適當的時候提醒決策層。因為將損失控制在最小范圍以內，也是一種成功。 當然，秘書和助理平時就要養(yǎng)成定向積累、定向收集與本部門業(yè)務相關的各種基礎信息的習慣，養(yǎng)成積極思考問題的習慣。 同時，定向積累要與廣泛關注相結合，對苗頭性、趨勢性信息保持敏感性。 會說 會寫 會做事 會做人Company Logo辦公部門為什么必須具有參謀咨詢的職能（存在的合理性）會說

5、會寫 會做事 會做人 上一單元我們了解到，參謀咨詢活動滲透于辦公室工作實務之中。反過來我們可以說，各項辦公室工作實務中又不同程度地包含著參謀咨詢工作的內容。這是由于辦公部門參謀咨詢工作的存在非常合理的原因。 1從部門與崗位設置的邏輯起點看 在組織系統(tǒng)中，設置綜合性辦公部門、設置秘書（行政助理）崗位的邏輯起點是為領導分擔一部分勞動，這種勞動既包括體力上的，也包括智力上的。即辦公部門既能代領導處理一些瑣屑的日常事務工作，將領導從繁重的日常事務工作中解放出來，同時，也包括在心智上對領導處理有關日常事務有所襄助。 Company Logo辦公部門為什么必須具有參謀咨詢的職能（存在的合理性）會說 會寫

6、會做事 會做人 2從現代管理活動的特點看 現代管理日趨復雜，牽涉的面越來越廣泛。盡管領導者本身屬于組織系統(tǒng)中的優(yōu)秀分子，但個人知識、能力結構仍然不可能完全應對管理工作中隨時隨地可能出現的意外變故。處理這些專業(yè)的或非專業(yè)的問題需要的可能是領導個人知能體系中完全不同的知識與技能。辦公部門、秘書個體應該拾遺補闕，根據工作需要或直接代勞，或依據自己與領導者構成互補型特色的知識能力結構對領導處理有關管理包括日常事務管理、日常事務處理提出合理化建議。 3從管理活動的客觀需要看 領導者個體時間、精力總是有限的，組織系統(tǒng)的管理工作客觀上需要保持一定的連續(xù)性，當領導由于某種原因缺位時，系統(tǒng)組織管理行為卻不能中斷

7、，辦公室或資深秘書應該及時為領導補臺，及時提供才智上的參謀輔助服務。 Company Logo辦公部門參謀咨詢活動的類型日常事務工作的參謀咨詢決策的參謀咨詢參謀咨詢類型Company Logo辦公部門參謀咨詢活動的類型 與領導、領導機關決策有關的參謀咨詢活動 辦公部門參謀咨詢的基本任務就是 服從和體現領導、領導機關及其各職能 部門的決策意圖，進而采取措施跟進、 為領導決策創(chuàng)造最佳環(huán)境，促進決策目 標的實現，這是辦公部門和秘書工作的 性質、地位所決定的。 一般而言,這種類型的決策更多常見 于辦公室主任、行政經理或總經理助理 等中層秘書管理層。 2007年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題會說

8、會寫 會做事 會做人Company Logo辦公部門參謀咨詢活動的類型 日常管理與日常事務工作中的參謀咨詢活動 辦公部門和職業(yè)秘書都不能滿足、不能停留于 單純做好具體事務工作上。 應該樹立創(chuàng)造性地開展輔助工作的職業(yè)理念， 注意在恰當的時候以恰當的方式積極為領導 提供合理化的參考意見與具體方案， 或在必要的方面對領導進行適當的提醒。 2007年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題會說 會寫 會做事 會做人時間管理：為領導日程表、備忘錄所列工作事項輕重緩急的先后順序安排、調整、變更等提供參謀咨詢服務日常事務管理：在電話信息、郵件信息、接待規(guī)格、關系協(xié)調、辦公環(huán)境等日常事務處理方法、處理策略上提供參

9、謀咨詢服務；信息工作為領導及時提供平行機關、上下級組織日常事務類信息、動態(tài)；文書管理為領導提供文書、檔案收集、歸類、整理、保管、開發(fā)利用等方面的意見與建議近身輔助對領導思想修養(yǎng)、生活細則方面提供參考性建議Company Logo小技法會說 會寫 會做事 會做人 服從領導與服從真理 秘書與領導決策意圖保持一致與秘書堅持實事求是原則、敢于諫諍并不矛盾。1一般情況下，領導站得高，看得遠，因此決策意圖大多是正確的。辦公部門和秘書個體參謀咨詢方向與領導決策意圖保持一致，能夠取得較為理想的參謀效果。2特殊情況下，由于各種主客觀因素的制約，領導決策意圖與客觀實際情況可能不相符合。這時，秘書人員應從實際出發(fā)，

10、以認真負責的態(tài)度不失時機地以恰當的方式向領導提出正確的意見和建議，使決策意圖更加符合客觀實際。3處理好貫徹領導意圖與堅持實事求是的關系。確定參謀咨詢方向時要服從領導總體意圖；在研究論證過程中，要堅持求實原則；在提出參謀建議時，要把領導意圖和實際情況有機統(tǒng)一起來。既要防止逢迎領導，盲目按領導意圖研究論證，又要反對離開領導決策意圖、我行我素、固執(zhí)己見的傾向。 Company Logo辦公部門參謀咨詢的基本內容 行業(yè)業(yè)務 行業(yè)動態(tài)運作方法、步驟、措施政策法律及其他相關知識 對領導思想、業(yè)務修養(yǎng)方面提供的建議參謀咨詢的基本內容Company Logo辦公部門參謀咨詢的基本內容 辦公部門參謀咨詢活動中應

11、該涵蓋的內容 2007年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題會說 會寫 會做事 會做人 所在行業(yè)、單位或部門的業(yè)務性技術性問題，即實體性內容。如某項決策或開展某項業(yè)務是否可行、是否符合該組織發(fā)展方向、具體內容是否具有科學性等等。領導一般要求辦公部門組織力量進行先期專題調研。秘書受命進行專題調研后再確定具體參謀咨詢內容。行業(yè)業(yè)務運作方法、步驟、措施行業(yè)動態(tài) 及時掌握本行業(yè)內的相關信息，從正面來說可以及時跟進相關業(yè)務，最大程度地實現管理效益；從反面來說，可以規(guī)避職業(yè)風險，減少不必要的損失。 是就程序性內容進行參謀咨詢?！白鲆患_的事”固然重要，還應該注意“正確地做事”。即要注意與實體性內容相關的

12、具體運作方式方法、具體實施步驟的調配、具體措施的設計，一切都既要具有可操作性，又要保障合理的科學的方向。Company Logo辦公部門參謀咨詢的基本內容 辦公部門參謀咨詢活動中應該涵蓋的內容 2007年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題會說 會寫 會做事 會做人 秘書、助理在信息工作等業(yè)務工作中形成了對當前形勢、政策、法律法規(guī)的系統(tǒng)性、超前性認識，對與主打產品相關的其他知識有更豐富的積累。秘書利用自己在政策法律及相關知識上的積累為領導提供參謀咨詢建議政策法律及其他相關知識對領導思想、業(yè)務修養(yǎng)方面提供的建議 對領導要有深入的了解。必要時，可以提醒領導及時將新穎的工作經驗加以總結，進一步提高理

13、論與政策、業(yè)務與技術水平；可以提醒領導及時注意情緒管理，調整工作狀態(tài)；或者提醒領導注意處理與不同動機工作人員之間的關系、提醒領導注意防微杜漸，不斷加強個人修養(yǎng)與作風建設。 Company Logo辦公部門參謀咨詢的基本內容 職業(yè)秘書在知識結構方面的“通才”型特點是保障組織管理目標實現的重要條件。 在一級組織中，一般以鉆研行業(yè)業(yè)務的“專才”型人才為主體，他們是維系本單位核心競爭力的核心財富。但組織中不能全部由“專才”組成，具有核心競爭力的產品和服務在市場中能走多遠，還需要“通才”型人才加以整合。 秘書、助理在在組織系統(tǒng)中同樣具有不可替代性。會說 會寫 會做事 會做人Company Logo案例一

14、 江總的苦惱 宏利服裝公司董事長兼總經理江林近來吃不香、睡不安。公司的一批出口服裝因質量問題，被外方退貨；服裝界有名的混混楊光桿找到江總，說是他有路子，只要對退回的服裝稍作變動，換個商標，就可以轉手賣到某發(fā)展中國家去。若采納楊光桿的建議，自己是受到省市多次表彰的民營企業(yè)家，豈不是與混混一起干非法勾當？若不采納，就在損失幾百萬美元。 江總的秘書劉強是了解江總的。他知道江總此時最需要幫助，但又不愿向人表露內心世界。劉秘書找來有關法規(guī)文件、加入WTO后對我國服裝業(yè)出口的影響等方面的文章，以及國際服裝市場行情等資料，放在江總的辦公桌上，有的資料上還劃上記號或寫了摘要，供江總閱知。 江總認真地閱讀了劉秘

15、書為他準備的文件資料。三天后，江總對劉秘書說：“退貨問題，按合同辦。楊光桿若再來找我，你給我回絕了，就說他的建議我不接受，勸他也不要干這種事，出這種歪點子?！?劉秘書見江總又恢復了往日的風采，知道他已渡過了難關。會說 會寫 會做事 會做人Company Logo討論 劉秘書找來有關法規(guī)文件、加入WTO后對我國服裝業(yè)出口的影響等方面的文章，以及國際服裝市場行情等資料，放在江總的辦公桌上，有的資料上還劃上記號或寫了摘要，供江總閱知。 劉秘書對宏利服裝公司董事長兼總經理江林的參謀咨詢內容如下： 一是行業(yè)動態(tài)方面的參謀輔助。及時提供本行業(yè)內的相關信息，規(guī)避職業(yè)風險，減少不必要的損失。 二是政策法律方面

16、的參謀輔助。劉秘書利用自己在政策法律及相關知識上的積累為領導提供參謀咨詢建議。 三是對領導思想、業(yè)務修養(yǎng)方面提供的參謀輔助。委婉提醒領導注意處理與不同動機工作人員之間的關系、提醒領導注意防微杜漸，不斷加強個人修養(yǎng)與作風建設。 會說 會寫 會做事 會做人Company Logo案例二 “醉仙”局長戒酒 張局長大事不糊涂，小事不檢點。有人稱他是工作上的大將，酒席上的醉仙。對改革、對大政方針、對重要工作任務，他從不含糊、魄力大、點子多、信心足，再大的困難也能克服。但對于吃吃喝喝，往來應酬，他在組織生活會上主動檢討了多次，還虛心聽取同志們的批評意見?？墒蔷票欢?，一切忘干，不醉不歸。一個飯局，總是花去

17、上千元。 一次在傳達上級“關于反對公款大吃大喝”文件的大會上，張局長的講話獲得了雷鳴般的掌聲。他不僅原原本本地傳達了上級文件精神，而且當眾深刻解剖了自己，并且提出了一套制止公款吃喝的具體辦法，局辦公室小吳聽了既高興又擔心。他高興張局長對公款吃喝認識的提高，擔心他說起來容易做起來難。 小吳想，這次要趁熱打鐵，讓局長改掉這老毛病。會后，他對張局長說：“群眾說您這次講的真好。我建議按您今天講的精神，下發(fā)一個制止公款吃喝的規(guī)定 ，以后就照規(guī)定辦事，您說行嗎？” “行，你起草吧”。張局長滿口答應。小吳起草后，張局長很快就簽發(fā)了 從此，局里的吃喝之風就此煞住。張局長“醉仙”的“美名”也逐漸被人遺忘了。會說

18、 會寫 會做事 會做人Company Logo小技法會說 會寫 會做事 會做人 參謀咨詢要抓好重點 秘書業(yè)務頭緒繁雜，只有抓住其主要矛盾，即重點工作環(huán)節(jié)，才能更好地發(fā)揮參謀咨詢作用。當前秘書工作的重點是：1為領導及時、準確、全面地提供信息；2圍繞中心工作組織調查研究；3根據領導意圖做好重要文稿起草工作；4就重大事件的處理提出對策性建議。 黨政機關、群眾團體、各類企事業(yè)單位秘書工作任務不同、要求各異，但以上方面是當前進一步改革開放、突出發(fā)展主線的新形勢所決定的，是不同層面秘書參謀工作共同的重點。 Company Logo相關鏈接 秘書的謀與略 辦公部門的參謀咨詢工作，盡管千頭萬緒，歸結為一點就是

19、“謀略”二字。 “謀略”指的是計謀與方略，也就是解決問題、處理矛盾的方法。它們往往融于秘書起草的文稿、選送的信息、設想的預案、提出的建議之中。具體包括：1建議。秘書圍繞領導工作和所要解決的問題，提出的各種工作建議，如工作安排建議、解決某一問題的建議、推廣某一經驗的建議等。2意見。秘書針對實踐中急待解決的問題所提出的參謀意見，如關于糾正不正之風的意見、關于加快扭虧增盈步伐的意見、有關下級請示的批復意見等。3預案。秘書為落實某項工作或貫徹領導者意見而提出的實施辦法，如會議組織預案，突發(fā)性事件處理預案等。4方案。秘書根據客觀要求和實際情況經周密研究后提出的工作思路，如改革方案、機構調整方案、調研方案

20、等。5見解。秘書學習理論、分析形勢、研究問題后所提出的看法，如秘書闡發(fā)的某些新觀點、新思想、新認識等。 會說 會寫 會做事 會做人Company Logo實踐訓練 課堂討論 有人反對辦公部門與秘書的參謀作用，認為秘書工作“參與決策”論以及“參與政務”、“智囊團”等，對秘書工作人員實際是一種誤導。他們認為，秘書是“助手”不是“參謀”。你怎么看待這個問題？會說 會寫 會做事 會做人Company Logo實踐訓練 案例分析 仁義胡同與六尺巷 京東平谷老城，有條仁義胡同。 相傳明朝時，金尚書、倪尚書的親戚住這里，兩家只一墻之隔。一年夏天大雨，泡倒了院墻。修墻時兩家因墻基發(fā)生爭執(zhí)，各不相讓，就都想到了

21、京城做官的親戚，各自修書，請為自己撐腰。二位尚書接到書信，便馬上回復，不承想內容竟然一樣： 百里捎書為堵墻，讓他一墻又何妨？萬里長城今猶在，不見當年秦始皇。 兩家人見信都覺十分慚愧，主動道歉，握手和好。修墻時，各自主動讓出一墻之地，于是形成這條五尺寬胡同，行走至今。而鄰里見狀，無不稱贊，從此把這條胡同叫仁義胡同，其禮讓行為，一直仁義著鄉(xiāng)里。 會說 會寫 會做事 會做人Company Logo實踐訓練 這則故事不知口口相傳多少年了，二十世紀八十年代初地方征集整理民間集成，就收錄了。前不久，我從這條胡同走過，見大多是近年才蓋的磚瓦房，只有最后一座，顯得很陳舊，不但有前院，還有一不甚寬綽的后院，兩層

22、很大的青石壘砌后墻基礎，墻上豎嵌一方小碑，鐫刻楷書“泰山石敢當”字樣。胡同里，散落著一些大小條石等物。從這些遺物遺跡看，這里過去一定住著大戶人家，世事滄桑，大概早面目全非了。當我問及胡同旁納涼者:哪是仁義胡同？一中年婦女起初一愣，后隨手一指:就那個，我家婆婆在時跟我叨咕過，說早先沒有胡同，是兩家讓出來的。 我慢慢走進胡同里。胡同不是很深，可兩邊不是兩家，起碼幾十家了，每家門前釘一紅色門牌，寫著“北門街”。胡同僅四五尺寬窄，怎么叫街了呢？我朝北望去，一較為寬闊的街道，不遠處，就是老縣城北門。街與胡同貫通一起，名字也隨口“貫通”了。 會說 會寫 會做事 會做人Company Logo實踐訓練 想平谷西漢初年置縣，老城原為土城，于明成化年間始修磚城，并建四門。北門稱“威遠門”，至今北門樓上的巨大匾額還在。而北門外有倪光薦墓，舊有石人石馬，最近發(fā)現一尊文官像，已運至文物部門保護。翻開民國二十三年平谷縣志。對倪光薦多有記述:嘉靖丙辰進士，官至工部尚書，萬歷十四年八月卒于官。神宗(萬歷皇帝)悼傷，特贈太子少保。兩次遣官諭祭:“惟爾性資端重，志行雅淳，奮跡循良，蜚聲諫議。薦躋九列，歷事三朝。”“惟爾素持廉慎，薦歷