公文寫作步驟培訓教學課件(52張)

1、公文寫作步驟第1頁，共53頁。小測試判斷題撰寫商務文書的第一步是確定文章的整體風格。這種說法： A、正確 B、錯誤參考答案：錯誤第2頁，共53頁。小測試判斷題撰寫商務文書時不僅要照顧撰寫者的意圖，更要考慮讀者的實際行動。此種說法： A、正確 B、錯誤參考答案：正確第3頁，共53頁。小測試判斷題商務文書撰寫者越了解目標讀者，撰寫的商務文書就應該越正式。此種說法： A、正確 B、錯誤參考答案：錯誤第4頁，共53頁。小測試判斷題宣傳冊、電子郵件、便簽都屬于非正式的商務文書，此種說法： A、正確 B、錯誤參考答案：錯誤第5頁，共53頁。小測試判斷題列大綱既費時又費力，而且不能表現(xiàn)在正文中，所以在撰寫商

2、務文書時沒有必要做。此種說法： A、正確 B、錯誤參考答案：錯誤第6頁，共53頁。公文寫作步驟一、制定行動目標二、確定文章正式程度三、確定文章總體風格四、確定文章層次結構五、列出文章大綱六、撰寫文章初稿第7頁，共53頁。一、如何制定正確的行動目標撰寫商務文書的行動目標是希望該文書的對象收到文書后采取什么行動。1、制定目標的誤區(qū)在撰寫商務文書時，考慮的行動主體是收取商務文書的一方。因此，撰寫商務文書時撰寫者的意愿是“被動目標”，目標讀者的實際行動才是 “主動目標” 。很多人撰寫商務文書時往往陷入一個誤區(qū)把自己的被動目標當作主動目標，也就是只關注自己的主觀想法或需要完成的工作任務，而忽略接收文書方

3、的感受。第8頁，共53頁。一、如何制定正確的行動目標1、制定目標的誤區(qū)認識到這個誤區(qū)的存在，就要想辦法將被動目標轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃幽繕恕＿@就需要思考一個問題：作為商務文書的撰寫者，我們在乎什么？換言之，我們從撰寫商務文書、正確傳遞信息、獲得對方行動響應的過程中，能夠收獲什么？只有使撰寫者在乎的內(nèi)容與希望對方采取的行動保持一致，才能有效地把被動目標轉(zhuǎn)化為主動目標。第9頁，共53頁。一、如何制定正確的行動目標2、避免誤區(qū)的案例以一個總經(jīng)理組織召開公司全體秘書會議的郵件為例。某公司總經(jīng)理讓他的秘書準備組織全公司秘書開會，要求秘書在確定時間和地點之后，發(fā)一封郵件告知所有秘書。第10頁，共53頁。一、如何制定正

4、確的行動目標2、避免誤區(qū)的案例這封郵件就是一個商務文書。在撰寫郵件的過程中，總經(jīng)理秘書的行動目標是“讓所有秘書都參加會議”，因此郵件中僅僅明確會議的時間和地點還不夠，這樣不能確保所有秘書都按照要求參加會議，而應該進一步要求所有秘書在會議前一個星期確認是否參加會議。第11頁，共53頁。一、如何制定正確的行動目標2、避免誤區(qū)的案例要想寫好這個商務文書，總經(jīng)理秘書需要把被動目標轉(zhuǎn)化為主動目標?？偨?jīng)理秘書在乎“所有秘書都按時參加會議”這件事情，原因是總經(jīng)理的交代，如果秘書沒有到齊，就意味著自己組織工作失敗。換言之，總經(jīng)理秘書希望在總經(jīng)理面前表現(xiàn)良好，就需要確保會議順利組織成功，而組織成功的標志之一就是

5、人員到齊，所以總經(jīng)理秘書需要其他秘書給一個能否與會的確認回復，這就成功地把被動目標轉(zhuǎn)化為主動目標。第12頁，共53頁。二、如何確定文章的正式程度1、判斷依據(jù)：正式指數(shù)判斷商務文書的正式程度，可以依據(jù)正式指數(shù)。正式指數(shù)主要由三個問題來確定：撰寫者本身是否了解目標讀者？目標讀者的地位比撰寫者低嗎？商務文書的內(nèi)容是好消息嗎？第13頁，共53頁。二、如何確定文章的正式程度1、判斷依據(jù)：正式指數(shù)商務文書的撰寫者需要就這三個問題的實際情況，在110分之間予以打分。例如，特別了解目標讀者的為10份，比較了解的為7分，不了解的或者很不了解的為1-3分；給下屬寫文書為10分，給平級寫為5分，給上級寫為1分；內(nèi)容

6、為好消息的為10分，壞消息的為1分。三個問題的得分之和越低，商務文書越正式。第14頁，共53頁。二、如何確定文章的正式程度2、正式程度的表現(xiàn)商務文書的正式程度表現(xiàn)在三個方面:(1)形式形式是指商務文書采用的媒介形式，如電子郵件、書信或便簽等。媒介形式可以決定商務文書的體裁、格式以及稱謂的具體內(nèi)容。按照正式程度劃分，宣傳冊、政府公文、帶抬頭的信件、請柬以及行文正式的電子郵件附件都是正式的商務文書，會給目標讀者受到重視的感覺；一般的電子郵件和便簽則屬于非正式的商務文書。第15頁，共53頁。二、如何確定文章的正式程度2、正式程度的表現(xiàn)商務文書的正式程度表現(xiàn)在三個方面:(2)稱謂稱謂就是指對目標讀者的

7、稱呼。(3)語氣語氣是指在撰寫商務文書的過程中采取的口氣，有輕松愉快和凝重嚴肅之分。第16頁，共53頁。二、如何確定文章的正式程度3、案例分析（1）：如果你是總經(jīng)理的秘書總經(jīng)理要組織各部門秘書共進午餐來溝通感情，總經(jīng)理要求你發(fā)一封郵件給所有秘書，分析一下這個郵件的正式程度：你跟對方熟悉嗎？ 對方的地位比你低嗎？ 傳遞的是好消息嗎？8-109-1010第17頁，共53頁。二、如何確定文章的正式程度3、案例分析（1）：如果你是總經(jīng)理的秘書總經(jīng)理要組織各部門秘書共進午餐來溝通感情，總經(jīng)理要求你發(fā)一封郵件給所有秘書，分析一下這個郵件的正式程度：答案應該是26-30分目標是讓這些秘書都能參加，采用媒介為

8、，電子郵件口吻語氣：比較輕快，不必非常正式第18頁，共53頁。二、如何確定文章的正式程度3、案例分析（2）：普通員工，寫給行政部經(jīng)理的投訴。分析正式程度：你跟對方熟悉嗎？ 對方的地位比你低嗎？ 傳遞的是好消息嗎？ 因此，在寫的時候，要注意措辭，要求寫的內(nèi)容好很正式、用詞講究，但并不是要求寫特別嚴厲指責類型的詞匯。不熟悉不低投訴第19頁，共53頁。三、如何確定文章的總體風格1、把握依據(jù)：游說矩陣把握商務文書的總體風格時，可以依據(jù)游說矩陣。第20頁，共53頁。三、如何確定文章的總體風格1、把握依據(jù)：游說矩陣如圖所示，在游說助陣中，縱坐標表示資源的充足程度，即溝通內(nèi)容是否在目標讀者的資源及能力范圍之

9、內(nèi)，是否強人所難；第21頁，共53頁。三、如何確定文章的總體風格1、把握依據(jù)：游說矩陣橫坐標代表商務文書的撰寫者與目標讀者立場的一致程度，即雙方是否相互認可。這兩方面的因素共同決定了商務文書的總體風格。第22頁，共53頁。三、如何確定文章的總體風格1、把握依據(jù)：游說矩陣由圖可以看到，商務文書的總體風格可以分為四種類型：第一象限是簡單型，特點是撰寫者與目標讀者立場一致，并且資源充足、不存在障礙；第23頁，共53頁。三、如何確定文章的總體風格1、把握依據(jù)：游說矩陣由圖可以看到，商務文書的總體風格可以分為四種類型：第二象限是說服型，特點是資源充足，但撰寫者與目標讀者立場不一致；第24頁，共53頁。三

10、、如何確定文章的總體風格1、把握依據(jù)：游說矩陣由圖可以看到，商務文書的總體風格可以分為四種類型：第三象限是艱難型，特點是撰寫者與目標讀者立場不一致，資源也不充足；第25頁，共53頁。三、如何確定文章的總體風格1、把握依據(jù)：游說矩陣由圖可以看到，商務文書的總體風格可以分為四種類型：第四象限是解決問題型，特點是撰寫者與目標讀者立場一致，但資源并不充足。第26頁，共53頁。三、如何確定文章的總體風格2、總體風格設定根據(jù)游說矩陣的分析結果，可以按照以下方式來把握商務文書的總體風格：簡單型簡單型商務文書的總體風格是以羅列事實為主。簡單型商務文書的行動目標對目標讀者的難度不大，并且立場也一致，所以在內(nèi)容上

11、只要告訴目標讀者要發(fā)生的事情即可，篇幅可以盡量簡短。第27頁，共53頁。三、如何確定文章的總體風格2、總體風格設定說服型由于說服型商務文書的行動目標與目標讀者不一致，撰寫者需要改變讀者原來的想法和認識，盡管資源狀況充足，仍然需要與目標讀者進行反復溝通。因此，這類商務文書通常篇幅較長，并且需要突出強調(diào)撰寫者的利益所在，充分分析自己觀點或想法的優(yōu)勢和好處，以達到轉(zhuǎn)變目標讀者立場的目的。第28頁，共53頁。三、如何確定文章的總體風格2、總體風格設定解決問題型解決問題型商務文書通常用于員工與領導進行溝通并且意見不一致的時候，總體風格是有問有答且篇幅較長。換言之，在這類商務文書中，撰寫者運用將問題和答案

12、打包的形式向目標讀者提供一種甚至多種方法的解決方案。第29頁，共53頁。三、如何確定文章的總體風格2、總體風格設定艱難型艱難型商務文書在資源和立場上經(jīng)常會遇到障礙，達到有效溝通的幾率很小，是否值得花費精力撰寫，需要三思而后行。第30頁，共53頁。三、如何確定文章的總體風格3、案例分析安排新年晚會某公司總經(jīng)理要求秘書安排公司的新年晚會，預算是5000元。在這個事件中，秘書可能需要撰寫以下幾種匯報郵件：第一，秘書發(fā)現(xiàn)了一個特別適合舉辦新年晚會的場所，距離公司很近，且飯菜可口，預算也沒有超出5000元。這種情形屬于簡單型，秘書撰寫商務文書向總經(jīng)理匯報的時候，只要簡單地提出在這個場地舉辦新年晚會的建議

13、即可。第31頁，共53頁。三、如何確定文章的總體風格3、案例分析在這個事件中，秘書可能需要撰寫以下幾種匯報郵件：第二，秘書找到了一個場所，各方面都符合要求，只是報價與預算相比超出500元。這種情形屬于解決問題型，秘書撰寫商務文書向總經(jīng)理匯報的時候，可以選擇這個場所的好處及優(yōu)點自問自答，把事情分析清楚，力圖使總經(jīng)理形成“雖然超支500元，但是物有所值”的認識。第32頁，共53頁。三、如何確定文章的總體風格3、案例分析在這個事件中，秘書可能需要撰寫以下幾種匯報郵件：第三，秘書打算向總經(jīng)理提出新的建議在預算要求內(nèi)，組織員工聽新年音樂會。這種情形屬于說服型，秘書撰寫商務文書向總經(jīng)理提出建議時，需要強調(diào)

14、利益所在不僅可以給員工留下一個美好的回憶，還能夠提升整體素質(zhì)。撰寫商務文書之前，先分析商務文書的總體風格，可以使撰寫者清楚地認識到文書的重點所在，使商務文書邏輯清晰、重點突出，更容易達到行動目標。第33頁，共53頁。四、如何確定文章的層次結構商務文書的層次結構主要包括五種類型：連貫式、并列式、分析問題式、問答式和行動結果式。1、連貫式所謂連貫式，是指商務文書的層次結構是按照事情發(fā)展的時間順序展開的。第34頁，共53頁。四、如何確定文章的層次結構1、連貫式突出的重點連貫式層次結構突出的重點是事情的前因后果以及發(fā)展脈絡。采用這種層次結構的商務文書在整體上渾然貫通、連成一體，讀者不能顛倒順序或者從中

15、間節(jié)選開始閱讀，否則表達的意思就不完整。第35頁，共53頁。四、如何確定文章的層次結構1、連貫式適用的情形在日常工作中，連貫式層次結構適用于工作報告、事故調(diào)查報告、工程報告以及程序安裝說明等，這些文體的共同要求都是內(nèi)容清楚明白。第36頁，共53頁。四、如何確定文章的層次結構2、并列式所謂并列式，是指商務文書的各層次之間是并列的關系,又被稱為“天鵝下蛋式” 。突出的重點并列式層次結構突出的重點是每段前面的前提摘要，作為后續(xù)并列內(nèi)容的引子。并列式層次結構的各層次間是并列關系，便于讀者按照興趣或關注的重點分段閱讀。適用的情形在日常工作中，并列式層次結構適用于報告、總結和建議書等類型的商務文書。第37

16、頁，共53頁。四、如何確定文章的層次結構3、分析問題式所謂分析問題式，是指從問題出現(xiàn)到最終解決的邏輯關系展開的層次結構。在實際工作中，出于不同需要，分析問題式層次結構還可以分為四種類型：第一，“只有結果”，這種商務文書沒有必要提及問題的原因和相關分析，包括批復、指示、命令等；第二，“提出問題并分析問題”，如情況簡報；第38頁，共53頁。四、如何確定文章的層次結構3、分析問題式所謂分析問題式，是指從問題出現(xiàn)到最終解決的邏輯關系展開的層次結構。在實際工作中，出于不同需要，分析問題式層次結構還可以分為四種類型：第三，“提出問題并解決問題”，如公告和通知；第四，“提出問題、分析問題、解決問題”，這種類

17、型包括了處理問題的整個邏輯，如指導性的通報和決議。第39頁，共53頁。四、如何確定文章的層次結構4、問答式所謂問答式，是指運用問答的形式組織商務文書的全篇內(nèi)容。突出的重點問答式層次結構突出的重點是問題的設計。問題是為突出文書的主旨進行的利益引導，不能隨意設計，要突出利益和避免不良后果的方法。第40頁，共53頁。四、如何確定文章的層次結構4、問答式所謂問答式，是指運用問答的形式組織商務文書的全篇內(nèi)容。適用的情形在日常工作中，問答式層次結構適用于企業(yè)內(nèi)刊、內(nèi)部通訊以及操作程序指南等商務文書。第41頁，共53頁。四、如何確定文章的層次結構5、行動結果式所謂行動結果式，是指在商務文書中先提出問題、后突

18、出結果以及結果的實現(xiàn)方式的層次結構。例如：“夏天草坪長得特別快，一個星期不剪就會很難看，夏日剪草是一件非常痛苦的事情，我們公司生產(chǎn)的XYZ型號家庭剪草機，可以使剪草這項繁重的體力勞動變得輕松。經(jīng)過計算，我們公司的剪草機可以比同類型機器節(jié)省30%的時間以及20%的能源。選擇我們的產(chǎn)品將是您明智的選擇?！钡?2頁，共53頁。四、如何確定文章的層次結構5、行動結果式所謂行動結果式，是指在商務文書中先提出問題、后突出結果以及結果的實現(xiàn)方式的層次結構。需要注意的是，不同的層次結構在同一商務文書中可以穿插使用。例如，某個事故報告在總體上采用連貫式，但在分析原因時則可以采用并列式。第43頁，共53頁。五、如

19、何快速準確列出文章的大綱1、列出大綱的好處撰寫商務文書之前，需要列出大綱，這樣撰寫時就能夠有的放矢。撰寫商務文書是“七分想，三分寫”的過程，列提綱就是建立思維次序，確立了合理的撰寫次序后，具體內(nèi)容的行文就水到渠成了。第44頁，共53頁。五、如何快速準確列出文章的大綱2、快速列出大綱的方法利用大綱有序組織撰寫者的思路，有以下兩種方法：提綱法提綱法是最常見的方法，就是圍繞商務文書的核心主旨，按照時間順序以及邏輯關系，將主要內(nèi)容羅列出來，再往里邊填充具體內(nèi)容的方法。第45頁，共53頁。五、如何快速準確列出文章的大綱2、快速列出大綱的方法輻射法輻射法是一種發(fā)散思維的方法，在西方被稱為“腦力激蕩法”或“

20、頭腦風暴法”。撰寫者從中心點出發(fā)，把聯(lián)想到的東西或想法隨性地寫在紙上，在這個過程中，一開始不必著急考慮內(nèi)容的價值問題和整體邏輯關系，而是當所有想法都呈現(xiàn)出來之后，再進行整體梳理，這樣做的好處是不會漏掉撰寫者的任何想法。第46頁，共53頁。五、如何快速準確列出文章的大綱2、案例分析申請參加培訓某財務人員想報名參加新會計制度的講解培訓班，但是由于公司正在控制成本，原則上不批準任何培訓申請，所以她打算給經(jīng)理寫一封郵件，請他批準并支持自己的請求。第47頁，共53頁。五、如何快速準確列出文章的大綱2、案例分析這個商務文書的行動目標很簡單，就是財務人員希望經(jīng)理同意自己參加培訓并支付培訓費用。結構層次可以采

21、用行動結果式，分別分析參加和不參加培訓對公司產(chǎn)生的幫助或造成的損失。當然，層次結構也可以采用并列式，即并列地分析自己參加培訓的原因。第48頁，共53頁。五、如何快速準確列出文章的大綱2、案例分析財務人員在做商務文書的大綱時，為了達到溝通目的，可以采用輻射法，在紙上列出以下幾點：接受培訓后再工作中可以減少出錯，參加培訓可以了解到新的合理避稅方法幫助公司節(jié)省成本支出，培訓有利于員工的個人成長和發(fā)展，提高員工的滿意度，提升員工對于公司的忠誠度，形成公司良性的企業(yè)文化最后再形成一條主線，進行整體分析。第49頁，共53頁。六、如何撰寫文章初稿前面的步驟是為撰寫初稿做鋪墊，做好前五個步驟之后，撰寫者只要留

22、出一段比較完整的時間，在一個相對安靜的空間中，排除干擾，一氣呵成即可。初稿撰寫完成后，還應該進行細致校對，以使文書更加規(guī)范和生動。第50頁，共53頁。重點回顧1、商務文書的總體風格類型要點：簡單型，說服型，解決問題型，艱難型2、商務文書的層次類型要點：連貫式，并列式，分析問題式，問答式，行動結果式3、快速列出大綱的方法要點：提綱法，輻射法第51頁，共53頁。謝謝！Thanks第52頁，共53頁。激勵學生學習的名言格言220、每一個成功者都有一個開始。勇于開始，才能找到成功的路。221、世界會向那些有目標和遠見的人讓路（馮兩努香港著名推銷商）222、絆腳石乃是進身之階。223、銷售世界上第一號的產(chǎn)品不是汽車，而是自己。在你成功地把自己推銷給別人之前，你必須百分之百的把自己推銷給自己。224、即使爬到最高的山上，一次也只能腳踏實地地邁一步。225、積極思考造