哈佛經(jīng)理會議準(zhǔn)備

1、.：.；精品資料網(wǎng)cnshu 25萬份精華管理資料，2萬多集管理視頻講座精品資料網(wǎng)cnshu專業(yè)提供企管培訓(xùn)資料 哈佛管理技藝培訓(xùn)教程：第十一單元 哈佛經(jīng)理手冊 第三章 哈佛經(jīng)理睬議預(yù)備 第三章 哈佛經(jīng)理睬議預(yù)備 會務(wù)預(yù)備 主席應(yīng)如何控制會議以增進(jìn)其實(shí)效?談到控制，管理學(xué)界有這么一句膾灸人口的名言，可供作參考：最好的控制便是防止喪失控制!為了防止對召開的會議喪失控制，主席應(yīng)在開會之前做妥預(yù)備任務(wù)。就普通性的會議而言，開會之前的預(yù)備任務(wù)至少包括以下八項(xiàng)： (1)會議目的的設(shè)定； (2)與會者的選擇； (3)會議時間的選擇； (4)會議地點(diǎn)的選擇； (5)會議場地的布置； (6)議程的指定； (7

2、)會議通知的派發(fā)； (8)開會前的最后審查。 會議目的的設(shè)定 決議召開會議之后的第一項(xiàng)最重要的預(yù)備任務(wù)，便是設(shè)定會議目的。良好的會議目的應(yīng)符合四項(xiàng)要求： 1.會議目的必需用書面列明 許多會議主持人在規(guī)劃會議的時候，都以為沒有必要將目的寫出來。他們常說他們已將目的記在腦中，而且只需他們時常想起它們，那么能否訴諸文字，將不會產(chǎn)生任何本質(zhì)上的差別。其實(shí)，這是一種似是而非的結(jié)論。用書面方式寫下會議目的，可以產(chǎn)生三種益處：第一、有助于目的內(nèi)涵廓清；第二、書面目的較不容易被遺忘；第三、當(dāng)目的種類繁多時，以書面寫下比較容易調(diào)和它們之間的潛在矛盾。 2.會議目的必需切合實(shí)踐 所謂切合實(shí)踐，即指具有實(shí)現(xiàn)的能夠。

3、但是“會議目的必需切合實(shí)踐這句話，并不意味會議目的應(yīng)該是容易實(shí)現(xiàn)的。現(xiàn)實(shí)上，一種不是隨便可以實(shí)現(xiàn)的目的，對目的的追求者才具有真正的挑戰(zhàn)性。這即是說，會議目的不但應(yīng)具有相當(dāng)?shù)奶魬?zhàn)性，而且也應(yīng)該有被實(shí)現(xiàn)的能夠。 3.會議目的必需詳細(xì)而且可以衡量 模糊籠統(tǒng)的目的極難充作行動的指南。例如某單位主管由于感到該單位產(chǎn)品不良率過高，而決議開會研討降低產(chǎn)品不良率方案。倘假設(shè)他將會議目的以為“討論如何降低產(chǎn)品的不良率，那么該目的一定難以充作與會者提供意見的指南，由于他沒有詳細(xì)地指出產(chǎn)品的不良率應(yīng)降低多少，以及應(yīng)在多長的時間內(nèi)到達(dá)這個結(jié)果。但假設(shè)他將會議目的改訂為“討論如何在十月底之前令產(chǎn)品不良率由目前的5%降低

4、至3%，那么上述缺陷將不復(fù)存在。 4.會議目的所闡明的必需是“應(yīng)實(shí)現(xiàn)什么，而非“應(yīng)做什么 “應(yīng)做什么是以主席為本位，而“應(yīng)實(shí)現(xiàn)什么那么是以成果為本位。以主席為本位的目的，遠(yuǎn)不如以成果為本位的目的那樣具有實(shí)效。例如當(dāng)會議目的被訂為“向員工宣傳新的告假程序時，主席能夠只會照本宣科一番而草草了事，但假設(shè)會議目的被訂為“令員工了解新的告假程序，那么主席將不能不關(guān)懷員工對新的告假程序，能否已真正了解。 與會人員的選擇 會議目的設(shè)定之后，緊接著便決議與會的人選。主席原那么上只應(yīng)思索約請以下兩類人士與會： 1.對實(shí)現(xiàn)會議目的有潛在奉獻(xiàn)的人 會議既然是以目的的實(shí)現(xiàn)為導(dǎo)向，因此主席在決議與會者人選之際所應(yīng)優(yōu)先思

5、索的，便是約請對實(shí)現(xiàn)會議目的有潛在奉獻(xiàn)的人參與。但這并不意味這些人非出席會議不可，由于主席有時可以在會議之前約見他們，并征求他們的意見。這樣做，將可免除他們出席會議。 2.可以因參與會議而獲得益處的人 讓這些人參與會議，固然有助于會議功能的發(fā)揚(yáng)，但主席也可故意不約請他們參與，而只在會議之后，將開會的結(jié)果通知他們。 主席對于難以分辯能否應(yīng)該約請的人士，最好能采取“寧可約請，而不排斥的原那么，約請他們參與，以免脫漏。 需求特別留意的是，與會者人數(shù)不宜太多。理由有三： (1)會議的本錢非常昂貴，因此沒有必要出席或列席的人士，盡量不要讓他們參與。 (2)在定好的會議時間內(nèi)，與會者人數(shù)一多，那么每一位與

6、會者的平均參與時機(jī)將隨之減少。 (3)與會者人數(shù)一多，溝通將趨于困難。例如當(dāng)與會者只需3個人的時候，溝通渠道只需6個；與會者增至4個人，溝通渠道增至12個；與會者增至8個人，溝通渠道增至56個；其他依此類推。溝通渠道越多，與會者對信息的掌握才干將越低。 普通管理者所公認(rèn)的較理想的與會人數(shù)，是57人。由于在這樣的人數(shù)下，不但溝通不致發(fā)生困難，而且與會者普遍擁有較多的參與時機(jī)。倘假設(shè)與會人數(shù)甚多，譬如多至20人以上，主席可以視實(shí)踐需求而采取分組討論方式，處置各種議案。 一名員工每次參與企業(yè)會議，都會使公司遭到某些方面的損失。因此，適用經(jīng)濟(jì)學(xué)要求每份約請都必需有建立性作用。假設(shè)一個人并非必需參與會議

7、，他的時間就能在其它方面為公司多作奉獻(xiàn)。而且，沒有興趣的出席者會呵斥妨礙。 要把每一位參與會議的人都看作資源。資源的利用應(yīng)按照需求，而不是多多益善。一間擁堵不堪的房間能夠使參與會議者泄氣、不能實(shí)現(xiàn)本人的目的。 為了從每個資源得到最大益處，管理部門既不能把與會者的責(zé)任和技藝以為是當(dāng)然的，也不能假定其個人目的和公司的目的一致。人們希望從會議得到的東西往往不是會議主持人所確定的會議目的。 要把企業(yè)會議看成是一個假設(shè)干個人的群體，他們必需相互影響以完成某項(xiàng)任務(wù)；不要單純問誰該當(dāng)參與，而要問為什么參與。下面是請他思索的一些要素： (1)參與會議的人將在多大程度上涉及會議的行動后果? (2)這個人在中心議

8、題的專門知識方面，能否確有需求或能有所奉獻(xiàn)? (3)這個人以前對這種情況，有沒有閱歷，或者與所涉及的議題或人物能否有特殊關(guān)系(例如代表某一特殊利益的小組)? (4)級別或位置能否適宜于這個小組?(下級職員和他們的上司在一同參與的時候，心思上常會不自然，以致于影響他們反響的質(zhì)量和真實(shí)性。) (5)假設(shè)要做決議，這個人能否能做(他不應(yīng)是一個從屬的人，這種人能夠缺乏完好的全面知識和適當(dāng)?shù)臋?quán)威)?(6)他能否具有行政或法律責(zé)任來進(jìn)展審查或決議? (7)為協(xié)助 會議開得勝利，這個人能不能經(jīng)過抵抗知的意見以構(gòu)成均勢，提出一個不偏不倚的客觀見解，或發(fā)揚(yáng)評論者或媒介者的作用? (8)他的才干或職責(zé)能否與其他與

9、會者反復(fù)? (9)由于某種理由，他或她的出席能否會妨礙會議的總體效果? (10)能否時間、任務(wù)量及其他要素都能使與會者安心參與全部會議，而不是人在心不在? 出席人該當(dāng)提早了解的事項(xiàng) 1交通 (1)誰預(yù)定飛機(jī)票?是個人，還是公司? (2)假設(shè)人們本人預(yù)定，他們找誰?能否用一個擔(dān)任人的姓名，以便接線員一聽就知道? (3)他們應(yīng)方案在什么時候到達(dá)? (4)預(yù)定飛機(jī)票何時截止? (5)從飛機(jī)場到會議場所能否提供交通工具?誰提供? (6)假設(shè)不提供交通工具，個人如何自行安排交通? 2會議場所要幾人同住一室嗎? (1)假設(shè)是這樣，能否挑選室友?還是和生人同住，以便人人都能多結(jié)識一些朋友? (2)人們能否指

10、定制止吸煙的房間(許多場所現(xiàn)有此種房間)或不吸煙的室友? (3)有無健身俱樂部?游泳池?高爾夫球場或網(wǎng)球場?其它文娛設(shè)備? (4)人們能否須自備體育器具? 3衣服 (1)會議場所設(shè)備在門廳和餐室能否有穿著規(guī)定? (2)公司管理部門要求會議期間何種程度地遵守禮節(jié)或不拘禮節(jié)? (3)文娛活動，有精致裝飾的宴會或宴會能否需求特別穿著? 4會議 (1)人們能否該當(dāng)攜帶卷宗或顧客記錄? (2)會前能否有須完成的義務(wù)? 會議時間的選擇 主席在選擇會議時間時，首先應(yīng)該思索的便是本人的時間，此即能令本人獲取充分預(yù)備以及方便本人作息的時間。這種作法并不表示主席是一位自我中心的人，由于主席既然是會議成敗所系的關(guān)鍵

11、性人物，在選擇會議時間時，自然應(yīng)以適宜本人的時間為優(yōu)先思索。這是一種實(shí)事求是的作法。其次，主席也應(yīng)該思索方便與會者出席的時間，以及為與會者所喜歡的時間。倘假設(shè)與會者對會議時間有所不滿，那么會議目的的實(shí)現(xiàn)，勢必蒙受不利的影響。 會議時間必需包括起止時間。閱歷顯示，絕大多數(shù)的會議都只列明開場的時間，而無終了的時間。這樣的作法有兩種嚴(yán)重的缺陷： (1)與會者無法對會后的任務(wù)預(yù)作規(guī)劃。 2)會議的效率勢必降低，由于既然沒有終止的時間，本來一個小時可以終了的會議，那么能夠被拖到三個小時才終了，這不幸應(yīng)驗(yàn)了帕金森定律任務(wù)將被延伸，以便填滿可供完成任務(wù)的時間。為了防止上述兩種缺陷，每一場會議都必需列明終了時

12、間，而且都必需按照這個時間預(yù)備終了。就算有些會議譬如說處理問題的會議難以確切地把握終了時間 但主席至少應(yīng)指明會議大約會在哪一個時間終了。 為了防止會議過分冗長，有些管理者故意將會議安排在距午餐、某種活動或是下班之前不久舉行。這是一種可以思索采取的方法。 至于一場會議究竟應(yīng)為時多久，這雖無一致的看法，但多數(shù)的管理者均贊同，以不超越一個半小時為限，由于普通人能堅(jiān)持留意力集中的時間，最長大約不超越一個半小時。(這大約也可以闡明何以大多數(shù)電影的放映時間，都在一個半小時左右。)但假設(shè)會議中所討論的是極其嚴(yán)肅的或是極其困難的主題，那么一場會議的時間以不超越一小時為宜。但這并不是說一場會議不能長到兩小時以上

13、，由于一旦議案多，那么會議時間將不能不相應(yīng)延伸。但須留意的是：一場會議的時間超越一個半小時，那么中途應(yīng)騰出假設(shè)干時間作休憩之用。 最后，我們還想提示他：例如主席不堅(jiān)守原定時間主持會議，那么寧可另擇時間開會，而不應(yīng)隨便找人代為主持。重要的會議，更特別要遵守這個原那么。 會議地點(diǎn)的選擇 許多人在從事會議規(guī)劃時，都以“方便主席的方便以及與會者的方便，作為選擇開會地點(diǎn)的根據(jù)。這樣做并不妥當(dāng)，由于“方便只是選擇開會地點(diǎn)的諸種思索之一。會議地點(diǎn)選擇，至少應(yīng)顧及以下七個條件： (1)場地必需有空檔且可供運(yùn)用。 (2)場地必需夠大以便包容與會者及視聽器材。有人以為平均每一位與會者假設(shè)能擁有1.5米2的空間，才

14、算理想。 (3)必需擁有包括桌椅在內(nèi)的適當(dāng)家具。會議時間愈長，所運(yùn)用的桌椅愈應(yīng)令與會者感到溫馨。不過，卻不應(yīng)該令與會者溫馨到無心開會的地步。 (4)必需擁有充足的照明及通風(fēng)設(shè)備。 (5)必需能免于聲音、訪客等干擾，以防與會者分心。 (6)必需令主席及與會者大致方便。 (7)本錢必需低廉。 以上七個條件之中，前四個可視為任何會議地點(diǎn)的必備條件，缺一不可，但后三個條件那么往往因相互沖突而無法同時具備。例如為節(jié)省開支及令與會者大致方便，主席將會議地點(diǎn)定在與會者辦公室的附近。但是，由于會議地點(diǎn)太接近辦公室，就會在會議進(jìn)展中常有或訪客的干擾。此外，與會者也常在會議進(jìn)展中伺機(jī)進(jìn)出會場。反過來說，倘假設(shè)為了

15、令與會者專心開會，主席遂將會議地點(diǎn)改在遠(yuǎn)離與會者辦公的地方。但是會議地點(diǎn)遙遠(yuǎn)，不但令與會者感到不便，而且也令會議本錢因此提高。許多管理者對會議地點(diǎn)的選擇都有這樣的共同以為：普通性的會議或是為時較短的會議，原那么上應(yīng)在與會者辦公室附近召開，但是特別重要的會議或是為時較長的會議，那么應(yīng)選擇遠(yuǎn)離與會者辦公室的地方召開。 1選擇地點(diǎn) 在其它條件一樣的情況下，假設(shè)會期短，最正確會址是大多數(shù)參與者旅途最短的地方。假設(shè)會期較長，那么，旅途遠(yuǎn)近就不如主要商業(yè)中心或人們常去的地方重要。 越來越多的機(jī)構(gòu)覺察機(jī)構(gòu)外的會址能添加會議勝利的時機(jī)。有些企業(yè)報告說，多樣化的會議地點(diǎn)能激發(fā)興趣，并為常規(guī)功能添加新的方面。而且

16、，它為會議的便利、效力任務(wù)和能夠安排的工程提供更為廣泛的范圍。 2思索利用會議中心 一下子處理許多后勤問題的好方法是在一個會議中心開會(不要混淆會議中心與大會中心，后者普通要大得多)。會議中心這個概念在過去十年中已臻完美，如今是開兩百人以下會議的主要地方。 美國典型的會議中心是康涅狄格州南貝里的哈里森會議中心。各種專家討論會和專題討論會在這里各開二天，平均參與人數(shù)為20100人。會議在長達(dá)一年之前就需預(yù)定。設(shè)備有先進(jìn)程度的會議中心和度周末的地方，備有二十間會議室，每間大小從二十到三千平方英尺不等。座位從十二個到二百二十五個不等，并可安排成劇場式、教室式、宴會廳式或討論會式。 典型的中心座落在沒

17、有大城市的汽車、飛機(jī)和行人交通干擾的地方。這種中心普通包括供會議用的一一切充足房間的旅館，一個咖啡館和一個餐館。可以安排全套會議效力工程，包括就餐、客房、會議室、便箋本、鉛筆、規(guī)范的視聽器材、咖啡供應(yīng)、以及供文娛運(yùn)用的設(shè)備等。 留意：不論會議主持人是新手還是行家，他都會覺察和良好的會議中心共事可以減少許多方案難題。由于這種中心適宜小型會議，它能估計(jì)到主持人的需求，從而減輕他所肩負(fù)的許多細(xì)節(jié)。而當(dāng)把一切收據(jù)加到一同時，費(fèi)用不一定更高。會議中心在各國已如雨后春筍般興起，新的中心還在繼續(xù)興辦。最好的一些中心位于大城市附近的老房子里，但是要仔細(xì)選擇。 3及早提早預(yù)定 在方案開場時就預(yù)定地點(diǎn)如有必要，可

18、以是暫時性的，這樣做有百利而無一弊。最好的開會地點(diǎn)要及早預(yù)定。最受歡迎的開會地點(diǎn)時常要提早五年預(yù)定。圍繞可供運(yùn)用的場地和設(shè)備設(shè)計(jì)方案，比物色完全適宜于既定方案的設(shè)備要容易。 初步的尋覓場地可以經(jīng)過郵件進(jìn)展，條件是他能提供他的要求細(xì)節(jié)的概要和擬議的各個日期。招標(biāo)應(yīng)包括以下各項(xiàng)： (1)活動的普通安排(附上以前類似活動的方案有助于場地管理部門參考)。 (2)開會場地的要求分別對圓桌討論小組、群眾大會、陳列區(qū)、宴會等提出要求；闡明每項(xiàng)占用的詳細(xì)時間，以及參與的人數(shù)等。 (3)簡述擬議的社交活動。 (4)闡明能否需求特殊場地、設(shè)備、伙食或人員條件。 (5)套房、單人房間、雙人房間各需假設(shè)干，并闡明與會

19、者住宿的天數(shù)。 他在和場地管理部門初步函商時，最好限于要求以下各項(xiàng)：可供多大場地、價錢表及平面圖。在預(yù)定大會地點(diǎn)時，大多數(shù)財(cái)務(wù)細(xì)節(jié)是可以磋商的。最終預(yù)定場地應(yīng)以親身視察建筑物為準(zhǔn)，平面圖能夠靠不住，親身視察實(shí)踐構(gòu)造安裝。 4徹底視察開會場地 大會管理人和會議物質(zhì)安排的擔(dān)任人應(yīng)視察擬議中的會議場地。適當(dāng)?shù)暮藢?xì)目應(yīng)包括以下各項(xiàng)： (1)檢查思索中的全部會議室或場地。不要以為任何兩個房間都一樣；要檢查每個房間的物質(zhì)條件，以發(fā)現(xiàn)不適宜的照明或通風(fēng)、不方便的休憩室、妨礙安靜的通道或出口、不恰當(dāng)?shù)膱龅胤峙浼捌渌麊栴}。假設(shè)疑心一個房間能否能包容會議要求的座位數(shù)字，就堅(jiān)持試擺以核對容量。 (2)隨意抽查一個

20、單人房間、一個雙人房間和一個套房的設(shè)備。特別要警惕所謂“二等設(shè)備，由于有些旅館把客人分為社會的和參與會議的。檢查家具、床鋪的質(zhì)量以及全面清潔情況。 (3)檢查登記，會議管理以及其它后勤所在地。要便于進(jìn)來的客人尋覓，便于到達(dá)一切的會議地點(diǎn)，并有加鎖的貯藏處。 (4)檢查膳食供應(yīng)。要求提供過去的各種菜單。在沒有旅館人員陪同下，檢查每一個餐廳的普通伙食。留意效力質(zhì)量和員工態(tài)度。 (5)假設(shè)被指定的房間不在同一層樓，那么須檢查電梯的效力情況。參與者來往于各會議室能否會發(fā)生困難、呵斥延遲以及使會議停頓。 (6)檢查可得到的效力工程、營業(yè)時間和社交與文娛活動的費(fèi)用。 (7)確定來往于會場及社區(qū)之間有無交通

21、及停車便利。 5簽署書面合同 會議和大會曾經(jīng)成為許多旅館和會議中心的重要收入來源。他們盼望獲得他的業(yè)務(wù)，盼望使他稱心。大型會議幾乎每一個方面都可以談判：房租、宴會費(fèi)用、會議場地、宣傳郵件以及其它大量細(xì)節(jié)，都可以討價討價。 一旦談妥一切細(xì)節(jié)，極為重要的是把口頭協(xié)議變成書面方式，分別詳列每項(xiàng)詳細(xì)安排。他的最終合同或協(xié)議應(yīng)包括如下的細(xì)節(jié)： (1)確定全部會議場地，包括每個房間的稱號及可供運(yùn)用的時間。餐桌座位安排、視聽器材以及其它設(shè)備的圖表都應(yīng)草簽并附于協(xié)議書。 (2)確定保證的客房間數(shù)、房費(fèi)表以及假設(shè)是美國式包括的伙食及效力。如有能夠，應(yīng)列入開會團(tuán)體大多數(shù)人的到達(dá)和離去日期、房租起算和退租日期以及不

22、受約束的客房退房日期。 (3)確定由旅館提供的免費(fèi)商品和效力(例如會議室及其布置，特別裝飾，歡迎會的音樂和酒，飛機(jī)場接機(jī)，特別的文娛活動，任務(wù)人員伙食，電影放映員及其他額外人員)。 (4)確定小費(fèi)安排，包括用餐、整理房間的女工、共同運(yùn)用的侍者及其他人員的擬議小費(fèi)費(fèi)率或者在房間全部帳單上添加一定的百分比作為效力小費(fèi)。 (5)確定任何特殊安裝或改裝，添加特他人員、效力或設(shè)備，并明確開支怎樣負(fù)擔(dān)。 (6)確定預(yù)定和開票手續(xù)，包括他的單位為賓客承當(dāng)財(cái)務(wù)責(zé)任的限制。 (7)建立個人信貸，并列明應(yīng)向參與者個人直接納取的費(fèi)用。 (8)指定可以取消預(yù)定而不向他單位收費(fèi)的一段時間或最后期限。 將協(xié)議細(xì)節(jié)不論多么

23、細(xì)微寫成書面合同的重要性，無論怎樣強(qiáng)調(diào)也不為過分。隨著會期臨近，應(yīng)經(jīng)常與場地管理部門堅(jiān)持聯(lián)絡(luò)。人員、旅館裝修或其它變卦都能夠?qū)h方案產(chǎn)生艱苦影響。親密聯(lián)絡(luò)會有益處。 6選定地點(diǎn)和時間的重要性 沒有一個時間或一個地點(diǎn)對一切的會議都是最正確的，但是對每一個集會來說，都有它的最正確時間和最正確地點(diǎn)。要確定一個大家都方便的時間，應(yīng)在安排之前和主要的參與者聯(lián)絡(luò)。恣意安排的會議對一些參與者能夠不便；在這種情況下，或者是他們的正常任務(wù)，或者是會議本身會遭到損失。每日的不同時間對機(jī)警程度和精神集中程度會有影響：下班以后開會容易身心疲倦、與個人方案沖突，而飯后立刻開會那么正趕上感受才干低的時候。 還要記住，拖

24、長開會時間導(dǎo)致效果遞減，那些以鼓勵發(fā)明性思想為目的的會議尤為如此。 普通說來，少開會比多開會好，但是“開足夠的會的含義，取決于適用目的。當(dāng)會議目的是協(xié)調(diào)或檢查時，定期安排比隨時召開好：在重要工程的最后階段，那么每天開會能夠是恰當(dāng)?shù)摹?7會議室 會議效果經(jīng)常遭到會議地點(diǎn)和物質(zhì)享用的影響。他本人的辦公地點(diǎn)能夠是最自然也是最易于利用的地點(diǎn)，但它不一定最有助于到達(dá)會議的目的。選擇會議地點(diǎn)該當(dāng)包括對如下要素的評價： (1)理想的會址對絕大多數(shù)與會者來說，應(yīng)該是旅程最短的(不要受級別影響而忽視群眾的便利)。 (2)首先要思索沒有打攪、噪音和其他使人分心的要素。許多業(yè)務(wù)會議安排在遠(yuǎn)離辦公室的地方，以擺脫日常

25、事務(wù)，到達(dá)集中留意力于會議的目的。不用說，適當(dāng)?shù)耐L(fēng)安裝，空氣流通，照明度，音響效果和溫度調(diào)理，這些都是促成有效的會議氣氛必不可少的主要條件。 (3)與會者座椅的溫馨程度和他的留意力繼續(xù)時間之間有明顯的相互關(guān)系。假設(shè)會議地點(diǎn)是租來的，應(yīng)檢查那里的設(shè)備和器材。便于圓桌會議參與者的器材，對大多數(shù)會議有益處。同樣重要的是也應(yīng)該有能使人精神振奮的設(shè)備。 會議議程的擬定 顧名思義，議程即是會議的程序表。議程所涵蓋的除了足以實(shí)現(xiàn)會議目的各種議案之外，尚包括與會者姓名、會議時間以及會議地點(diǎn)等工程。 主席在編排議程的時候，最好能遵守以下兩個原那么： (1)按照議案的輕重緩急編排處置的先后次序，這即是說越緊要的

26、事項(xiàng)越應(yīng)排在議程的前端處置，越不緊要的事項(xiàng)那么越應(yīng)排在議程的后端處置。這樣做的一個益處便是：就算在預(yù)定的會議時間內(nèi)無法將全部議案處置終了，但起碼較緊要的議案已被處置過。那些較不緊要的議案，那么可另擇時間處置，或是并入下次會議中再予處置。 (2)每一個議案應(yīng)預(yù)估所需的處置時間并明白地標(biāo)示出來。假設(shè)能這樣做，那么主席可讓某些人只參與與他們有關(guān)的某些特定議案的討論。這即是說，假設(shè)議程中明示幾點(diǎn)幾分到幾點(diǎn)幾分被分配于討論某一議案，那么主席可以故意讓某些人遲到(即令某些人在涉及他們的議案被討論之前幾分鐘才進(jìn)入會場)，也可以故意讓某些人早退(即令某些人在涉及他們的議案被討論過之后分開會場)。這樣做，顯然可

27、以節(jié)省與會者的時間。不過，會場的次序?qū)㈦y免遭到干擾。因此，主席只能有限制地允許遲到或早退。 有些主管在主持會議時并不預(yù)備議程，這是一種很壞的習(xí)慣。議程不僅可以規(guī)范會議的內(nèi)容，而且也足以約束溝通的次序與溝通的節(jié)拍。一旦會議欠缺議程，那么會議的內(nèi)容勢必不確定，溝通的次序勢必雜亂，溝通的節(jié)拍勢必太快或太慢。換句話說，欠缺議程的會議是注定不具實(shí)效的。為了改動這種不良的習(xí)慣，每一個機(jī)構(gòu)都應(yīng)思索采取政策性聲明，嚴(yán)厲要求擬妥議程之后才準(zhǔn)許開會。 為讓與會者對會議及早作預(yù)備包括心思預(yù)備及本質(zhì)預(yù)備議程應(yīng)隨會議通知事先發(fā)給與會者。 雖然并非一切會議都需求正式的議程，但是與會者至少該當(dāng)事前有所了解，以便做好預(yù)備。議

28、事日程是遭到尊重還是被忽視，這與管理部門對它的利用程度是成正比的。 但書面的議程有另一個重要益處：會議指點(diǎn)者將集會的目的寫成書面的議程，有助于會議目的的詳細(xì)化。這樣，議程就能使會議按照既定軌道進(jìn)展，讓主持人能集中他的精神去處置參與會議人員彼此之間的相互影響。 擬定議程的責(zé)任通常落在會議指點(diǎn)人的肩上。但是，人們普通對他們參與發(fā)明的事情才情愿予以支持。提早參與能使那些參與會議的人按照擬定的議程把問題看得更清楚。下面是能夠有助于鼓勵與會者參與的一些建議： (1)對將要討論的問題要求及早思索。 對問題的處理或處置，有哪些看起來是行得通的? 哪些是顯而易見的危險? 所要討論的問題其最后結(jié)果能夠意味著什么

29、? (2)假設(shè)時間允許，把參與會議者的建議合并到暫定議程里，提早分發(fā)，以征求補(bǔ)充意見。 (3)提早向與會者簡明引見會議的目的，并要求他們做一些詳細(xì)任務(wù)，例如抽樣調(diào)查員工意見，聚集統(tǒng)計(jì)數(shù)字，或搜集背景資料。 會議常因野心過大的方案而在一開場就注定失敗。下面是制定實(shí)踐可行的目的的一些建議： (4)能夠的話，把議程的話題限制在同一個主題范圍內(nèi)。這有助于從容進(jìn)展，同時使必需參與企業(yè)會議的人數(shù)減到最少。假設(shè)議程中有不同主題，可以分別安排為兩個小會進(jìn)展。 (5)假設(shè)這些主題之間沒有關(guān)系，要力求少安排一些話題。由于要使與會者從他很感興趣的問題轉(zhuǎn)到興趣不高的問題上，而又一直全神貫注，是很困難的。 (6)設(shè)法將

30、議程話題限制為一個主要的討論工程，輔之以不需大量預(yù)備的次要工程。 (7)不把某些特殊的(有權(quán)利的)管理人員的“心愛工程列入議程。 (8)提早分發(fā)每一項(xiàng)議程話題的附件，以節(jié)省開會時間。這樣就可以確定：每一項(xiàng)拿到會上討論的話題在會前都已向與會者簡明引見。這是一種利用以前會議記錄實(shí)踐可行的方法。 (9)在議程上要闡明會議開多長時間。與會者知道會議不允許超越時間，就會更加積極。 (10)對那些非常有爭議的、極為復(fù)雜的或小組完全不熟習(xí)的話題，要安排充分的時間。 (11)要記住留意力的繼續(xù)時間是有限制的。對一位實(shí)業(yè)家來說，有效的會議普通繼續(xù)一個小時，當(dāng)會議進(jìn)展了一個半小時，就接近效果遞減的臨界限了。 (1

31、2)假設(shè)會議必需開到兩小時以上，應(yīng)安排中間休憩時間。 (13)假設(shè)能夠，要留出會后交談和文娛的時間。 會議通知的派發(fā) 很多會議召集人，經(jīng)常為送發(fā)適當(dāng)?shù)臅h通知而頭痛。這能夠是由于他們的忽略所呵斥，也能夠是由于他們太過匆促地決議召開會議，以致欠缺足夠時間作妥善的斟酌所呵斥。 一份良好的會議通知，在內(nèi)容上至少應(yīng)包括以下五項(xiàng)： (1)開會的時間(包括日期及起止時間)。 (2)開會地點(diǎn)。倘假設(shè)開會地點(diǎn)并非與會者所熟習(xí)，那么應(yīng)附上確切的位置圖及交通道路圖。 (3)會議的目的。 (4)與會者須事先預(yù)備的事項(xiàng)。 (5)其他與會者的姓名。 普通的會議通知最好是在開會前一個星期寄到與會者手中，由于現(xiàn)代人在安排各

32、種活動時，多半提早一個星期作規(guī)劃，而且一個星期的時間大約足以做好開會前的各種預(yù)備任務(wù)。超越一個星期的會議通知比較容易被遺忘，因此當(dāng)他有必要發(fā)出超越一星期的會議通知時，他最好能在開會前兩、三天設(shè)法再向與會者提示開會時間。除非是緊急會議，否那么不要發(fā)出短過一星期的會議通知，由于太匆促的通知，不但令與會者來不及作好會前的預(yù)備任務(wù)，而且也很容易令他們覺得會議召集人把他們當(dāng)作“呼之即來的人物對待! 會場的布置 布置會議場地，應(yīng)思索會議的性質(zhì)及與會人數(shù)的多少。例如在提供信息的會議里，倘假設(shè)人數(shù)眾多，那么以不設(shè)桌子的戲院式安排或是設(shè)桌子的教室式安排較為理想。在處理問題的會議里，假設(shè)人數(shù)不多，那么最理想的安排

33、是讓每一位與會者均環(huán)繞桌子而坐，這樣可方便每一個人跟其他的人進(jìn)展多項(xiàng)溝通。再如在培訓(xùn)會議里，如人數(shù)不多，那么可令與會者坐在馬蹄型的桌子的外圈，這樣不但便于與會者與主席之間的溝通，而且也便于與會者跟與會者之間的交流。但假設(shè)人數(shù)眾多，那么最好是將與會者分成假設(shè)干小組，每一小組各聚在同一桌子周圍。這種安排的益處在于方便分組討論及綜合討論。 座位編排與會議效果的高低具有親密的關(guān)系。除了座位的安排之外，在布置場地時，他仍須留意以下幾項(xiàng)： (1)應(yīng)先決議準(zhǔn)不準(zhǔn)在會場吸煙。倘假設(shè)準(zhǔn)于吸煙，那么應(yīng)預(yù)備煙灰缸。倘假設(shè)不準(zhǔn)吸煙，那么不能讓煙灰缸在會場中出現(xiàn)。此外，他最好能在會場中張貼不準(zhǔn)吸煙的標(biāo)志或文字。當(dāng)與會人

34、數(shù)眾多時，他也可以按實(shí)踐需求，將座位區(qū)分為吸煙區(qū)及非吸煙區(qū)。 (2)如與會者之間彼此并不熟習(xí)，那么應(yīng)思索能否事先預(yù)備姓名卡片。 (3)預(yù)備視聽器材。黑板(白板)、白報紙、甚至幻燈機(jī)、投影機(jī)與放映機(jī)等應(yīng)該被視為普通會議可借用的根本工具。但要特別留意的是：幻燈機(jī)、投射機(jī)與放映機(jī)所投謝出來的文字或圖形，應(yīng)讓全部與會者都能看清楚，而且它們應(yīng)預(yù)備就緒以便隨時啟用。 (4)除非是較長的會議(超越一個半小時的會議)，否那么盡量不要提供茶點(diǎn)，以防與會者分心。 (5)當(dāng)議程甚短且無需作記錄時，可思索采取站立的方式開會。 不論他對會議的規(guī)劃有多詳盡，不論他對會議的預(yù)備任務(wù)有多周全，倘假設(shè)在開會前他對會場不作最后的

35、審視，他都能夠會功虧一簣。墨飛法那么之中有一那么很具警惕性：假設(shè)有任何事情能夠出紕漏，那么一定會出紕漏，而且就在最不應(yīng)該出紕漏的時候出紕漏?；诖?，在開會前的半個小時至一個小時，他最好是親身或是派人到會場審視以下四件事能否作好： (1)座位能否按原定方案編排? (2)視聽器材能否預(yù)備妥當(dāng)?假設(shè)用幻燈機(jī)或投影機(jī)，那么其焦距能否已事先調(diào)整妥當(dāng)?如用放映機(jī)，那么其焦距、音量等能否已調(diào)妥?如用麥克風(fēng)，其聲音效果能否事先已調(diào)好?幻燈機(jī)、投影機(jī)及放映機(jī)能否已備妥額外的燈泡?他本人或是在場的助手能否懂得對視聽器材作簡單的維修任務(wù)?(3)會議有關(guān)的資料能否齊全?這包括預(yù)備會中派發(fā)的資料、姓名卡片、張紙、 鉛等

36、等。 (4)必要的時候，再致電與會者提示他們開會時間及地點(diǎn)。特別是在會議通知已發(fā)出去很久的情況下，開會前的提示功夫，頗能產(chǎn)生實(shí)效。 許多業(yè)務(wù)會議中途擱淺，由于物質(zhì)上的不溫馨影響思索和傾聽。假設(shè)會議室沒有外部干擾和噪音，空氣流通，溫度控制適當(dāng)，思想就能最好地發(fā)揚(yáng)作用。理想的會議室應(yīng)該是座位不擁堵，視野好，聽得清楚，照明要亮堂而不耀眼。這種綜合的環(huán)境條件比他想象的難以找到。 桌椅和發(fā)言人講臺的實(shí)踐布置不僅取決于開會的人數(shù)，而且取決于會議的目的： 拍賣會：其座位安排要求全部聽眾能看清楚喊話人及他手中所拿的東西。由于這種會議往往處于獨(dú)斷獨(dú)行，不需等待反響或小組討論，因此座位布置可采用下述兩種方式： (

37、1)劇場式。選用現(xiàn)成的禮堂，或?qū)⒁巫优懦梢恍幸恍小ｉ_會的時間長短是至關(guān)重要的。要知道即使是最好的劇院，備有最溫馨的座位，也很難期望觀眾集中留意力超越兩個半小時， 包括中間休憩半小時。 (2)教室式。假設(shè)需求作記錄，或者是超越兩小時的會，就用帶寫字板的椅子或布置成排桌子。兩個人一張2米的桌子才適于任務(wù)以及安放玻璃杯、飲水瓶和煙灰缸假設(shè)需求的話。(記住要使吸煙者與不吸煙者分開來坐。)桌與桌之間要堅(jiān)持適當(dāng)間隔 ，以便開會時座椅的搬動和參與者的走動。 處理問題的會或培訓(xùn)會：這類會要求參與者彼此看得見以及看得見主持人或任何展現(xiàn)。這種會往往要求“共同負(fù)擔(dān)指點(diǎn)，座位的安排要便于鼓勵個人參與和小組討論。具有高

38、度指點(diǎn)才干的人能勝利地指點(diǎn)一個二十五人的討論小組，但多數(shù)權(quán)威人士贊同七至十二人的小組效果最正確。參與者團(tuán)坐桌旁最為溫馨。座位布置建議如下三種方式： (1)圓桌式如每個小組限于八人以下，而且無需運(yùn)用黑板或其它展現(xiàn)品，就可用此種方式。主要的益處是參與者能彼此看得清楚。桌子不一定是圓桌。一張長方形桌，主持人坐在桌子的一頭，便于運(yùn)用黑板或其它展現(xiàn)品。但坐在桌子另一頭的人稍有不利。 (2)馬蹄方式U字形能夠是最普遍的方式。這種方式需求三張或三張以上的桌子排成U字形，主持人坐在離U字型一端稍遠(yuǎn)的第四張桌子。 對于一個十二人的會來說，這種方式的座位布置需求一間最小為6米9米的房間。 (3)V字方式這比U字形

39、差些，但往往是獨(dú)一實(shí)踐可行的處理方法。這種斜向陳列可以更清楚地看清主持人及展現(xiàn)品，但坐成直行的參與者就不能彼此看得很清楚。 討論會：參與者如彼此認(rèn)識，討論會的效果就會更好些。假設(shè)參與者彼此陌生，那么主持人和參與者都可用易于看見的名牌。 假設(shè)他的方案要求分別開幾次會或分別有幾個討論小組，就讓每次會議的主持人或發(fā)言人書面提出其特殊要求。擔(dān)任物質(zhì)安排的人就可以匯制核對清單，詳細(xì)列明每次會議需求的家具和設(shè)備，并提供應(yīng)每個發(fā)言人一份以便核實(shí)。這個清單在房間備妥后，還可以仔細(xì)檢查。 會議座位的安排 普通人走進(jìn)餐廳、音樂廳、戲院或球場，都會刻意地選擇最有利的位置。但奇異的是，當(dāng)他們走進(jìn)教室或會議室，卻往往會

40、選擇極其不利的位置。在教室內(nèi)，他們盡量坐在遠(yuǎn)離講臺的位置，以便置身于教師的視野之外!在會議室內(nèi)，他們多半選擇令主席及其他與會者忽視他們存在的死角地帶! 何以普通人會那樣不注重會議室內(nèi)的座位呢?理由大約有二：第一、參與會議的人多半不了解會議對他們的事業(yè)究竟有多重要，他們至多只是把會議當(dāng)作日常任務(wù)的一部分對待；第二、他們以為置身在不顯眼之處較為平安，也較為溫馨。這是嚴(yán)重的錯誤!在前文中我們已說過，會議是壓服他人接受他的意見的一種場所，也是令他獲取勝利的一個途徑。因此，會議室內(nèi)的座位應(yīng)謹(jǐn)慎選擇。以下的幾個原那么，可供他參考采行： (1)切忌選擇令人忽視他的存在的位置。他應(yīng)選擇容易令人特別是令主席看得

41、見他的地方，由于能令人看得見才干引人留意，能引入留意才干受人認(rèn)知，能受人認(rèn)知，才干發(fā)揚(yáng)影響力。假設(shè)會議桌是長方形的，那么他最好是坐在面對主席的會議桌的另一端，或坐在接近主席的左右兩邊，以便添加他跟主席溝通的時機(jī)。倘假設(shè)會議桌是帶有雙翼的長方形桌子，而主席坐在長方形一邊的中央，那么他應(yīng)選擇雙翼末端的位置，由于在這樣的位置他可以經(jīng)過桌面與主席交談，而不用經(jīng)過其他與會者的頭部與主席交談。倘假設(shè)會議桌是方形的或圓形的，那么他應(yīng)坐在面對主席的位置。 (2)平常多察看主席在會議中的舉動。假設(shè)主席有咨詢鄰座者意見的習(xí)慣，那么要爭取這個可以扮演“顧問的角色的位置，以添加對主席的影響力。 (3)在任何會議場所，

42、他的頂頭上司假設(shè)坐在他跟主席之間的位置，那么對他是極端不利的，由于主席假設(shè)朝他這方向發(fā)問，他的頂頭上司勢必?fù)屪咚卮鸬臅r機(jī)。他應(yīng)調(diào)整位置，最好是坐在他的頂頭上司的對面，由于一來主席與他對話的時機(jī)不會被他的頂頭上司所壟斷，二來，他在頂頭上司發(fā)言之后再為他作補(bǔ)充時，不但全場的視野集中于他，而且他可跟頂頭上司一唱一和地添加對其他與會者的影響力。 (4)倘假設(shè)會議桌上擺置投影機(jī)、放映機(jī)等視聽器材，那么不要坐在該等器材之后，以免令本人的位置被貶低到該等器材之下。 (5)倘假設(shè)他想在會場中選擇有利的位置，那么切記：不能遲到! (6)不論他如何選擇有利的位置，有一點(diǎn)他必需隨時留心：那就是千萬別坐在主席的位置

43、上! 設(shè)備預(yù)備 視聽器材 每個會議都應(yīng)有效果。假設(shè)列入引起視覺和聽覺興趣的東西，成就能夠更大些。 弗蘭克是一位保健用品廠的市場營銷經(jīng)理。在任務(wù)人員會議上他提出了許多建議和意見，但很少被照辦。艾德是同一個廠的另一位市場經(jīng)銷經(jīng)理，他的成果就較好，弗蘭克問他的老長輩為什么會這樣。 老長輩說：“他的投入是好的，但他只是說說而已。他提出的是普通的意見和想法而不是詳細(xì)建立。艾德那么提供數(shù)字和圖表。 一位消費(fèi)經(jīng)理反復(fù)告誡他的工人在拿危險化學(xué)品時要遵照平安操作規(guī)程，但不是一切的人都聽他的話。后來他弄到了一些受化學(xué)品損傷而變形的人手相片。他在下一次平安會議上出示了這些相片，而且人人都明白了。 兩家企管顧問公司競

44、爭一家大企業(yè)的業(yè)務(wù)，一家放幻燈片來闡明他們的效力。另一家用一臺能把籠統(tǒng)放映在大屏幕上的電腦，就地展現(xiàn)了圖表顯示了客戶的商業(yè)戰(zhàn)略的潛在利益。第二家企管顧問公司給人更好印象，因此得到了這筆業(yè)務(wù)。 一位為包裝設(shè)備廠的效力經(jīng)理通知他的效力代理人員，對他們?yōu)樵S多顧客安裝的新型機(jī)械“要提防一種模糊的呼呼轉(zhuǎn)動聲。許多代理人沒有留意這種聲音，結(jié)果是沒有做預(yù)防性檢修，以致發(fā)生了代價很高的機(jī)器損壞。效力經(jīng)理變得聰明了，他用錄音帶錄下了呼呼轉(zhuǎn)動聲音，并在職工會上放音。如今效力代理人確切知道了應(yīng)該留意聽什么聲音。 1視聽器材往往有利于溝通 假設(shè)他在一個會議上講話而又未能使人了解，就思索視聽器材吧。一個簡單的圖表能改動

45、局面。 在拿破倫垮臺后的歲月里，許多法國人不置信他的失敗，他們以為假設(shè)真相大白，一定是拿破倫被騙投誠和流放。他們回絕成認(rèn)拿破倫在多年光輝勝利之后會犯錯誤。一位叫查爾士約瑟夫邁納德的法國工程師知道拿破倫曾犯嚴(yán)重錯誤，并試圖揭穿關(guān)于這位大帝完美無缺的神話。 沒有人置信他的話，因此他創(chuàng)作了一個視覺籠統(tǒng)。這個籠統(tǒng)由一張地圖和一條可以活動穿過各個不同國家的黑色譜帶組成。往右轉(zhuǎn)動時，譜帶寬度表示在每個地理位置上的部隊(duì)人數(shù)。九月，拿破倫進(jìn)入洗劫一空的莫斯科時，他的軍隊(duì)有10萬人用寬的譜帶表示。當(dāng)他撤離時，黑色譜帶向西路動(與地圖下面的日期和溫度相銜接)。移至波蘭時黑色譜帶狹得可憐，表示蹣跚撤離的帝國軍隊(duì)只剩

46、下1萬人生還。拿破倫戰(zhàn)術(shù)上的錯誤導(dǎo)致軍隊(duì)的一步步慘敗被生動地表現(xiàn)出來了。這個視覺籠統(tǒng)被以為是從來沒有過的最正確統(tǒng)計(jì)圖表。這對管理人員和企業(yè)主管的教訓(xùn)是明顯的。當(dāng)溝通既有困難而又重要時，加一點(diǎn)額外的東西圖解、照片或任何一種視聽器材來協(xié)助 闡明、分析、解釋或視聽爭辯。 在會議上，要用言語以外的東西使人了解，包括現(xiàn)實(shí)和數(shù)字的文件會有所協(xié)助 ，但也會分散留意力，由于每個人都單獨(dú)閱讀文件，翻動的圖表、幻燈片、錄象帶和其它視聽器材可以把一切目光和聽力在同一時間內(nèi)都集中到共同思索的問題上。而且，視聽籠統(tǒng)能使人們產(chǎn)生更深化、更耐久的印象。研討闡明，感官攝入越多，就越能了解、記憶和注重所傳達(dá)的要點(diǎn)。寫在黑板上的

47、現(xiàn)實(shí)，比僅僅高聲說的現(xiàn)實(shí)給人的印象深化。用線型、柱型和圓型圖表意味性地闡明的現(xiàn)實(shí)，比幻燈片顯示的數(shù)字或文字更能結(jié)實(shí)地印在人們的記憶中。彩色的籠統(tǒng)比黑白的籠統(tǒng)能博得人們更大的留意。圖書、照片和電影可以傳達(dá)文字或圖表所不能傳達(dá)的真實(shí)印象。 他刺激其他人感官的方式越多閱讀，聽說話，察看意味性的典型，觀看情景，傾聽聲音等他產(chǎn)生的影響就越大。作為會議獲得成就的一種方式，僅僅講話往往是不夠的。 2大量可供選擇的視聽器材 范圍不斷擴(kuò)展的從低技術(shù)到高技術(shù)的視聽媒體能使他擴(kuò)展影響和實(shí)現(xiàn)目的。 (1)黑板。 (2)翻動的圖表。 (3)幻燈片和電影膠片。 (4)投影機(jī)。 (5)錄像帶和電影。 (6)電子黑板。 (7

48、)電腦傳送的電視上演。 (8)其它。 個人電腦越來越多地運(yùn)用于消費(fèi)幻燈片及其它電視影像，包括電腦動畫。有電視影像的影像帶，還有挪動式安裝，使他能攜帶到顧客所在地作任何視聽扮演。 除專業(yè)供應(yīng)來源外，他也可以自行創(chuàng)作他想要的視聽工程。 3“最好的視聽器材是哪些? (1)使媒體與團(tuán)體的大小相配。給予聽眾和觀眾的印象要適中，對于在經(jīng)理辦公室的一對一的會晤而言，規(guī)范大小的翻動圖表能夠過甚；而在旅館的舞廳里，給一個大團(tuán)體在十九英寸的電腦屏幕上放影像，又能夠缺乏。除了傳送正確的圖像外，他想要確保視聽器材產(chǎn)生感性反響的作用。能否每一個人以致那些視力與聽力很弱的主管人都能看清和聽到? 對二至五人的小組，八又二分之一英寸的宣傳性小冊子或小型的翻動圖表很適用。錄音帶和電影搭配的放映安裝也很適用。挪動的或規(guī)范的程度控制器是很好的直觀器材，適用于人數(shù)極少的小組。每個人都能看清屏幕。他可以放入暫時信息以顯示各種不同的業(yè)務(wù)情況。 對515人的團(tuán)體，如要引見新戰(zhàn)略或重要成果，大型翻動圖表或硬紙板上的圖表就很好。高架放映機(jī)放映的圖像適用于中型的團(tuán)體。放映屏幕上顯示的幻燈片、電腦膠片和電影也如此。假設(shè)電視夠大，錄象帶就很合用。要坐在會議室后排檢查一下。他能看清包括標(biāo)題和數(shù)字的一切細(xì)節(jié)嗎? 假設(shè)他繪制圖表，要用電子黑板而不用黑板或紙架，這種