檔案借閱管理制度模板(3篇)

1、第PAGE8頁共NUMPAGES8頁檔案借閱管理制度模板山東益康藥業(yè)股份有限公司檔案存檔、借閱管理制度一、總則1、為了規(guī)范公司檔案管理，特制定本制度。2、本制度適用于公司及所屬各單位檔案管理。3、本制度最終解釋權歸集團公司辦公室。1、公司指定專人負責文件材料的管理。2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負責整理，凡申報文件，包括重點科技項目的申報材料、設備文件、其他項目的申報等，由各部門負責人或經(jīng)辦人整理完后，形成紙質(zhì)文件或電子檔文件，交檔案管理人員保存，并填寫檔案收錄登記冊。3、各部門負責人接收到的重要文件，由各部門負責人傳閱后，交檔案室，交檔案管理人員保存，并填寫檔案收錄登記冊。三、歸檔范圍

2、1、重要的會議材料，包括會議_(紅頭文件)、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等。2、本公司對外的正式發(fā)文和與有關單位來往的文書。3、本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。4、本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。5、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。四、歸檔要求1、檔案質(zhì)量總體要求。遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。3、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一

3、起，不得分開，文電應合一歸檔。4、檔案文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。五、檔案借閱流程1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫檔案借閱登記表，如有保密性嚴格的材料(例公司生產(chǎn)技術性文件、車間生產(chǎn)工藝流程等)需報公司總經(jīng)理批準后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門負責人簽字批準，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準。2、檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應寫出書

4、面報告，報總經(jīng)理處理。3、必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報，追究責任。4、不準拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領導批準才能摘抄或復制。5、必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。6、不準轉(zhuǎn)借，必須專人專用。7、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。七、本制度即日起開始執(zhí)行。檔案借閱管理制度模板（二）一、各單位工作人員可直接查閱本單位一般檔案資料，查閱有密級檔案，須持簽有單位負責人明確意見的條據(jù)，方可查閱；二、各單位借閱本單位一般檔案，必須辦理借閱手續(xù)，必須注

5、明預計歸還日期和聯(lián)系電話。借閱有密級檔案，須寫檔案借出審批單并經(jīng)公司相關領導批準，方可借閱；三、如延長借閱時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。若催還未果，檔案管理員要向單位領導反映。四、如情況特殊，外單位人員或集團其他單位人員查閱檔案須持檔案歸屬單位的介紹信，可查閱無密級檔案。檔案主要供本集團公司利用，一般不外借。五、珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠卷等檔案一律不借出；六、檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全，不得私自影印復制、擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標注證、裁剪、撕毀等。若有遺失，應及時聯(lián)系檔案管理人員。七、凡有私下抄錄、拍攝、描繪、拆散、刪刮、撕毀檔案等行為

6、者，嚴格按照國家檔案法、保密法予以追究法律責任。公司行政部檔案室檔案室證件借閱、使用管理規(guī)定一、目的為了規(guī)范公司各類證照的使用管理，避免因管理不善給公司的風險，防止遺失、保證按時年檢，特制訂本制度。二、范圍各子公司及部門的移交的行政類(如營業(yè)執(zhí)照、_機構代碼證等)、財務類(如稅務登記證、信用等級證等)以及其他各類證件的原件、電子檔。三、證照資料的使用管理1、需要借閱、借用證照資料，須到公司行政部填寫證照使用申請單寫明事由及擬用證照資料名稱、件數(shù)、歸還期限等，經(jīng)部門主管審批，證照負責人簽批確認后，可到檔案室證件管理人員處辦理相應手續(xù)；2、證件管理人員僅憑有證照負責人或由證照負責人指定或委托代理人

7、簽有批示“同意”的申請單辦理相應部門證照的借用、借閱等業(yè)務，其它任何人員提出的任何要求，均不予受理；3、凡借閱、借用證照資料，必須在申請日期內(nèi)歸還，不能按時歸還的應申請延期，手續(xù)與上述1相同，但最長不得超過_天；4、公司證照不得丟失、損壞。如出現(xiàn)損壞或丟失，除立即向主管領導報告外，要立即與發(fā)證機聯(lián)系，及時辦理證照的掛失和補辦手續(xù)；5、6、不許擅自使用公司的證照進行各種擔保；不得將證照轉(zhuǎn)借他人。四、證照的年審、到期、變更1、檔案保管員只負責對證件的日常借用、借閱管理，不負責證件的年審、換證等相關工作。2、證照的年審、變更、延期等相關手續(xù)，行政類和財務類證照由行政部安排具體負責辦理，其他證件由最初

8、辦理證件的部門辦理年審、變更、延期等手續(xù)，證件歸屬部門負責在規(guī)定的時間內(nèi)完成手續(xù)辦理和申報的具體工作。在證照完成年審、變更、延期等工作后移交到檔案管理人手中，并辦理移交手續(xù)，交接時移交人應有交接清單并注明證件期效。五、相關責任1、證件管理人管理的所有證件都應有清單和目錄，確保證件數(shù)量的準確性，對于借閱和歸檔都應有相應人員的簽字確認，證件管理人負有登記的及時性和完整性的責任；2、證件借閱人負責借閱期間的文件保管，確保公司證件的完整性和整潔性，使用完畢后應及時歸檔。借閱后不得將證件轉(zhuǎn)借其他人使用。六、注意事項：凡違反上述規(guī)定而私自復印的使用者，將按公司制度嚴肅處理，如果導致公司損失的，還應賠償公司

9、因此而造成的損失；構成犯罪的，由公司送交相關司法機關追究弄事責任。本規(guī)定自_年_月_日起執(zhí)行。公司行政部檔案室檔案移交、歸檔制度一、移交檔案應符合下列要求：1、凡向檔案室移交材料，應立卷。所移交的檔案材料必須完整、真實、準確。交件人有對遞交的歸檔文件的完整性、真實性、準確性負責。檔案室不接受圓珠筆和鉛筆起草的文件。電子檔材料文件應刻盤再移交檔案室。2、移交檔案材料均應編制移交清單，清單一式二份，分別保存。交接雙方必須根據(jù)移交目錄清點核對，并在交接文據(jù)上簽名。移交檔案清單上要有卷內(nèi)目錄及檢索以便查找。移交清單要附電子檔一份。3、文件按其內(nèi)容的聯(lián)系，保持文件之間的歷史聯(lián)系區(qū)分保存價值，分類整理、立

10、卷，便于保管和利用。4、移交檔案應避免重復。二、檔案室收檔案時，要對數(shù)量和質(zhì)量進行嚴格的檢查。案卷總數(shù)與移交目錄要相符，卷內(nèi)文件張(頁)數(shù)與案卷封面所登張(頁)要相符；質(zhì)量要合乎立卷原則和要求，卷內(nèi)文件不能有損壞。三、檢查完畢，如質(zhì)量等均符合要求，即可辦理具體移交手續(xù)，交接時，要有明確的案件數(shù)、移交人、接收人、交接時間等，經(jīng)雙方清點后，辦理簽字手續(xù)。四、各部門在向檔案室移交檔案時要提前通知檔案室，應說明移交數(shù)量及移交材料，以便檔案室做接收準備。檔案借閱管理制度模板（三）_益康藥業(yè)股份有限公司檔案存檔、借閱管理制度一、總則1、為了規(guī)范公司檔案管理，特制定本制度。2、本制度適用于公司及所屬各單位檔

11、案管理。3、本制度最終解釋權歸集團公司辦公室。1、公司指定專人負責文件材料的管理。2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負責整理，凡申報文件，包括重點科技項目的申報材料、設備文件、其他項目的申報等，由各部門負責人或經(jīng)辦人整理完后，形成紙質(zhì)文件或電子檔文件，交檔案管理人員保存，并填寫檔案收錄登記冊。3、各部門負責人接收到的重要文件，由各部門負責人傳閱后，交檔案室，交檔案管理人員保存，并填寫檔案收錄登記冊。三、歸檔范圍1、重要的會議材料，包括會議_通知(紅頭文件)、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等。2、本公司對外的正式發(fā)文和與有關單位來往的文書。3、本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復

12、、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。4、本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。5、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。四、歸檔要求1、檔案質(zhì)量總體要求。遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。3、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。4、檔案文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。五、檔案借閱流程1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫檔案借閱登記表，如有保密性嚴格的材料(例公司生產(chǎn)技術性文件、車間生產(chǎn)工藝流程等)需報公司總經(jīng)理批準后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門負責人簽字批準，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準。2、檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報總