銷售業(yè)務(wù)與應(yīng)收賬款管理及銷售內(nèi)控漏洞分析及解決方式(46p)課件

1、銷售業(yè)務(wù)與應(yīng)收賬款管理及銷售內(nèi)控漏洞分析及解決方式銷售業(yè)務(wù)一般流程概述2022/8/82銷售部門生產(chǎn)部門采購部門財務(wù)部門死循環(huán)2022/8/83 誰的責(zé)任?2022/8/84銷售管理目標擴大銷售降低經(jīng)營費用及時收回貨款加速周轉(zhuǎn)增加盈利防范壞賬2022/8/85銷售業(yè)務(wù)存在的主要風(fēng)險銷售政策和策略不當，市場預(yù)測不準確，銷售渠道管理不當?shù)龋瑢?dǎo)致銷售不暢，庫存積壓，企業(yè)經(jīng)營難以為繼?？蛻粜庞霉芾聿坏轿?，結(jié)算方式選擇不當，賬款回收不力等，造成銷售款項不能收回或遭受欺詐，導(dǎo)致企業(yè)財務(wù)困難。銷售過程中存在操縱價格等舞弊行為，導(dǎo)致企業(yè)利益受損。2022/8/86銷售內(nèi)控的目標一、保證銷售收入的真實性和合理性

2、及時、準確記錄業(yè)務(wù)，完整地反映銷售全過程，防止少記、不記、漏記或虛增收入，防止貨款被挪用或貪污。二、保證產(chǎn)品的安全、完整核對交付的貨物與訂單或合同要求一致，保證產(chǎn)品在運輸途中安全，保證質(zhì)量不變，數(shù)量完整。三、保證銷售折扣的適度性 合理把握銷售折扣的“度”，使銷售折扣政策達到促進銷售，及時收回貨款的目的，防止銷售折扣中以權(quán)謀私行為的發(fā)生。四、保證銷售折讓和退回的合理性與正確性加強對銷售折讓或貨物退回的管理，檢查其理由是否恰當，金額是否正確，保證折讓和退回的手續(xù)完備，并在相關(guān)會計資料上予以體現(xiàn)。五、保證貨款及時足額地收回加強對貨款結(jié)算的控制，做好事前客戶的信用調(diào)查和事后應(yīng)收賬款的催收工作，保證貨款

3、及時足額的收回。2022/8/87漏洞一：銷售職責(zé)/權(quán)限設(shè)置不合理不相容職責(zé)未分離銷售談判、簽訂授權(quán)程序不完備銷售合同審核審批分級授權(quán)不合理權(quán)限設(shè)置模糊不清銷售談判、合同簽訂無必要的專業(yè)人員審核無相應(yīng)責(zé)任追究機制2022/8/88銷售內(nèi)控要點：職責(zé)分工建立銷售與收款業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)權(quán)限，確保辦理銷售與收款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。銷售與收款不相容崗位至少應(yīng)當包括：1、客戶信用管理、與銷售合同協(xié)議的審批、簽訂。2、銷售合同協(xié)議的審批、簽訂與辦理發(fā)貨。3、銷售貨款的確認、回收與相關(guān)會計記錄。4、銷售退回貨品的驗收、處置與相關(guān)會計記錄。5、銷售業(yè)務(wù)經(jīng)辦與發(fā)票開具

4、、管理。6、壞賬準備的計提與審批、壞賬的核銷與審批。2022/8/89銷售內(nèi)控要點：人員管理人員招聘：是否僅由銷售主管負責(zé)？有無背景調(diào)查？入職協(xié)議與培訓(xùn)：是否提供必要培訓(xùn)，告知公司相關(guān)政策并簽訂協(xié)議或承諾？人員日常管理：銷售日志Vs柔性管理？手機號碼及Email郵箱是否公司配置？考核指標：銷售收入？銷售回款？銷售利潤？ 是否符合SMART原則、與公司經(jīng)營目標是否背離？離職管理：是否辦理必要交接？“告訴我您將怎樣衡量我，我就告訴您我將怎樣行事”2022/8/810SMART原則S=Specific（明確性）M=Measurable（可衡量性）A=Attainable（可達成性）R=Relevan

5、t（相關(guān)性）T=Time-bound（時限性）同時，SMART原則還有另一種變體SMARTER，前五個字母與上述原則相同，而后兩個字母“E”和“R”則分別對應(yīng)了單詞Evaluate（評估）和Reevaluate（再評估）。2022/8/811漏洞二：銷售計劃未編制或不合理典型問題：未編制有效的銷售計劃銷售計劃編制未充分搜集信息銷售計劃未經(jīng)內(nèi)部恰當溝通/討論/審核后果:整體經(jīng)營/采購等計劃缺乏基本前提2022/8/812銷售內(nèi)控要點：銷售計劃管理高質(zhì)量銷售計劃特征：基于充分有效的市場調(diào)研銷售計劃經(jīng)過內(nèi)部部門恰當溝通；銷售計劃恰當分解；具備銷售計劃調(diào)整溝通機制。2022/8/813漏洞三：銷售價格

6、管理缺失未制定嚴謹?shù)匿N售政策/銷售價格體系銷售政策/銷售價格體系執(zhí)行不力價格體系的制定缺少與財務(wù)部門的溝通銷售定價權(quán)缺乏有效管理價格折扣/折讓實施缺乏控制2022/8/814銷售內(nèi)控要點：銷售價格管理銷售預(yù)算一旦確定，企業(yè)就需要有統(tǒng)一的市場定價政策企業(yè)應(yīng)當制定出較為詳細的折扣政策。任何折扣政策必需得到最高管理當局的認可；一項給予客戶的折扣應(yīng)經(jīng)過銷售部門經(jīng)理的簽字認可；折讓行為偶爾發(fā)生，要有更多的授權(quán)控制價格標準的制定應(yīng)與財務(wù)部門充分溝通價格政策應(yīng)與銷售人員、代理商充分溝通建立價格執(zhí)行的檢查、監(jiān)督機制2022/8/815漏洞四：信用管理缺失未設(shè)置銷售信用審核程序信用審核所依據(jù)的基礎(chǔ)信息粗糙未對客

7、戶建立持續(xù)更新的信用檔案2022/8/816銷售內(nèi)控要點：信用管理應(yīng)制定合理的信用政策和信用評價標準應(yīng)當加強市場調(diào)查，合理確定信用方式 應(yīng)當健全客戶信用檔案，根據(jù)對客戶的調(diào)查，針對每個客戶制定信用額度，關(guān)注重要客戶資信變動情況加強信用數(shù)據(jù)的搜集、整合、分析工作，并建立連續(xù)的信用記錄對于境外客戶和新開發(fā)客戶，應(yīng)當建立嚴格的信用保證制度應(yīng)建立適當?shù)膶I(yè)分工，確保不相容職責(zé)有效分離，確保審核人員的專業(yè)性：銷售業(yè)務(wù)與信用檢查、信用額度確定是不相容業(yè)務(wù)，不能由同一人負責(zé)。應(yīng)建立適當?shù)姆旨壥跈?quán)信用審核機制應(yīng)分級設(shè)置批準賒銷信用的權(quán)限，并在程序中設(shè)置操作權(quán)限，不同信用額度的賒銷由不同層次的管理人員審批。20

8、22/8/817客戶檔案管理所有客戶均應(yīng)提供客戶檔案 客戶檔案變更 客戶全稱、簡稱、公司地址、發(fā)貨地址、電話、傳真、開戶行、稅號、賬號、法人 客戶更名 客戶更改其它檔案 須提供新舊公司同時蓋公章的更名通知、新名稱營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、股東構(gòu)成，并出具由新公司承擔(dān)原公司債務(wù)的申明 必須提供書面通知 客戶檔案的更新存檔 客戶檔案信息的錄入及保管 營業(yè)執(zhí)照、納稅登記證每年更新存檔一次，時間要求與客戶的年協(xié)議同步有關(guān)客戶的所有檔案信息、客戶函證、對賬調(diào)節(jié)表、其他檔案，全部由應(yīng)收賬款會計及時錄入微機，檔案文本整理完畢統(tǒng)一裝訂保管 2022/8/818公司信用政策主要內(nèi)容2022/8/819客戶資信等級2

9、022/8/820審批程序業(yè)務(wù)員審核客戶申請業(yè)務(wù)員申請信用分析員審核信用經(jīng)理批準主管副總批準否否業(yè)務(wù)人員在審核客戶的信用狀況時，要全面收集客戶信息。業(yè)務(wù)人員有權(quán)根據(jù)客戶過去的表現(xiàn)拒絕客戶的申請。核準的信用額度須經(jīng)信用經(jīng)理或總裁批準，信用分析人員有權(quán)拒絕申請，當業(yè)務(wù)人員有異議時，可要求信用經(jīng)理或總裁進行復(fù)議。2022/8/821漏洞五：銷售一般流程中的控制缺失銷售訂單缺乏審核/審批銷售條件未經(jīng)確認銷售合同簽訂缺乏審核/審批銷售發(fā)貨缺乏計劃和審核/審批銷售收款管理不及時、不規(guī)范銷售過程中的檢查核對機制缺失2022/8/822銷售合同管理 銷售代表整本領(lǐng)用 一次最多2本，交舊領(lǐng)新，對合同的使用負全責(zé)

10、，遺失合同需主管經(jīng)理簽字確認 .合同內(nèi)容必須填寫齊全、清晰，結(jié)算價格、結(jié)算方式，回款時間，不得涂改，銷售人員不得替代客戶簽字、蓋章 銷售代表發(fā)生變動時 已領(lǐng)用合同要辦理移交手續(xù)或退回，否則，給公司造成的經(jīng)濟損失由其直接主管經(jīng)理負全責(zé)，并對責(zé)任人予以處罰 對發(fā)貨、開票或有其他特殊要求的 由業(yè)務(wù)人員在合同空白處醒目加注 對發(fā)貨、開票或有其他特殊要求的 由業(yè)務(wù)人員在合同空白處醒目加注 合同存根交會計部核對 合同存根件與傳真件不符并給公司造成損失的由銷售代表負責(zé)。檢查后分辦事處或分省裝訂存檔備查 2022/8/823 合同控制草擬合同合同存檔合同審核財務(wù)備份訂立合同履行登記糾紛解決合同款催收2022/

11、8/824合同與公章管理合同的審核、歸檔和執(zhí)行跟蹤公章的保管、使用和風(fēng)險防范2022/8/825票據(jù)流轉(zhuǎn) 銷售業(yè)務(wù)發(fā)生必須開具銷售單據(jù)，發(fā)貨必須是貨票同行。 對辦事處要貨，原則上須辦事處負責(zé)人提出來要貨申請。 無論現(xiàn)銷還是賒銷，都應(yīng)由財務(wù)部銷售組專職開票員用電腦開具銷售出庫單，再由庫管發(fā)貨給物流經(jīng)手人，以加強內(nèi)部控制。2022/8/826銷售內(nèi)控要點：銷售與發(fā)貨1、銷售談判。在銷售合同協(xié)議訂立前，應(yīng)當指定專門人員就銷售價格、信用政策、發(fā)貨及收款方式等具體事項與客戶進行談判。對談判中涉及的重要事項，應(yīng)當有完整的書面記錄。2、合同協(xié)議審批。審批人員應(yīng)當對銷售合同協(xié)議草案中提出的銷售價格、信用政策、

12、發(fā)貨及收款方式、合同的合法性、嚴密性等嚴格審查并建立客戶信息檔案。重要的銷售合同協(xié)議，應(yīng)當征詢法律顧問或?qū)＜业囊庖姟?、合同協(xié)議訂立。銷售合同協(xié)議草案經(jīng)審批同意后，企業(yè)應(yīng)當授權(quán)有關(guān)人員與客戶簽訂正式銷售合同協(xié)議。2022/8/827銷售內(nèi)控要點：銷售與發(fā)貨（續(xù)） 4、組織銷售。銷售部門按照經(jīng)批準的銷售合同協(xié)議編制銷售計劃，向預(yù)算部門（技術(shù)部）、生產(chǎn)部門、發(fā)貨部門下達銷售通知單。銷售部根據(jù)客戶訂單、銷售合同協(xié)議、客戶簽收回執(zhí)等相關(guān)單據(jù)設(shè)置銷售臺賬，及時反映銷售開單、發(fā)貨、收款、開票情況，并由相關(guān)人員對銷售合同協(xié)議執(zhí)行情況進行定期跟蹤審閱。 5、組織發(fā)貨。生產(chǎn)完工后，發(fā)貨部門應(yīng)當對銷售發(fā)貨單據(jù)進行

13、審核，嚴格按照銷售通知單所列的發(fā)貨品種和規(guī)格、發(fā)貨數(shù)量、發(fā)貨時間、發(fā)貨方式、接貨地點組織發(fā)貨，并建立貨物出庫、發(fā)運等環(huán)節(jié)的崗位責(zé)任制，確保貨物的安全發(fā)運。2022/8/828依據(jù)退貨申請、內(nèi)部退貨轉(zhuǎn)賬憑證 退貨管理 客戶提出退貨 退貨入庫 客戶退貨一律由倉儲總庫辦理驗收入庫，并按退貨管理流程轉(zhuǎn)移原始憑整 經(jīng)管銷售人員要索取當?shù)囟悇?wù)局出具的退稅證明，并按稅后退貨總額的20%處罰。若在退貨30天內(nèi)不能取得退稅證明，稅款全部由經(jīng)管人員負擔(dān)，半年內(nèi)取回退稅證明，銷售人員簽呈，銷售經(jīng)理核準后，財務(wù)部門將所扣稅額返還 需要換貨 由營銷綜合辦負責(zé)按規(guī)定辦理，業(yè)務(wù)員在事先未經(jīng)任何領(lǐng)導(dǎo)書面同意，私自以任何方式換

14、貨，處于額度的罰款，造成損失的全額賠償。屬非質(zhì)量原因退貨 由業(yè)務(wù)人員在合同空白處醒目加注理、銷售經(jīng)理平均負擔(dān)罰款的百分之二十 銷售代表提出退貨申請 銷售經(jīng)理批準 會計部處理賬務(wù)2022/8/829退貨管理品控部門檢驗入成品庫重新配送生產(chǎn)副總審批檢驗報告判斷廢料處理財務(wù)部進行賬務(wù)處理綜合處理不合格合格次品管理要點:維護信譽總結(jié)原因嚴格出入庫管理2022/8/830銷售內(nèi)控要點：銷售退回控制企業(yè)的銷售退回必須經(jīng)銷售主管審批后方可執(zhí)行。要求退貨的批準、退貨貨物的接收和開具貸項通知單、應(yīng)收賬款的沖減應(yīng)分別由不同人員負責(zé)，并確保與此業(yè)務(wù)有關(guān)的部門和人員各司其職，分別控制實物流和會計處理。 銷售退回的貨物

15、應(yīng)當由質(zhì)檢部門檢驗和倉儲部門清點后方可入庫。質(zhì)檢部門應(yīng)當對客戶退回的貨物進行檢驗并出具檢驗證明；倉儲部門應(yīng)當在清點貨物、注明退回貨物的品種和數(shù)量后填制退貨接收報告 。2022/8/831銷售內(nèi)控要點：銷售退回控制（續(xù)）財會部門應(yīng)當對檢驗證明、退貨接收報告以及退貨方出具的退貨憑證等進行審核后辦理相應(yīng)的退款事宜；企業(yè)應(yīng)對退貨原因進行分析并明確有關(guān)部門和人員的責(zé)任。（1）驗收客戶退回的貨物 。（2）填制退貨接收報告 。（3）調(diào)查退貨索賠。 （4）核準退貨。 （5）填制和郵寄貸項通知單 。2022/8/832向客戶索取原票或返銷發(fā)票或經(jīng)財務(wù)蓋章確認的無稅扣款證明，不能取得上述資料時，調(diào)出貨物的稅款由經(jīng)

16、管人員負擔(dān) 調(diào)貨管理 從客戶處調(diào)貨 調(diào)出貨物直接銷售 經(jīng)管業(yè)務(wù)員必須提供該客戶收貨回執(zhí)和合同及時開票。未經(jīng)主管經(jīng)理審批而私自做主調(diào)貨，調(diào)貨人員負全責(zé) 呈報主管經(jīng)理審批 調(diào)出貨物時 2022/8/833 應(yīng)收賬款管理 核算管理在財務(wù)部?；厥展芾碓跔I銷中心的銷售部和各辦事處財務(wù)部和營銷中心應(yīng)當緊緊配合2022/8/834應(yīng)收賬款管理定期編報應(yīng)收賬款旬（月）報表每周或每季度進行一次賬齡分析，填寫賬齡分析表，提請營銷中心催收。加強壞賬管理，在清理往來賬的基礎(chǔ)上，編報呆壞賬核銷匯總表，經(jīng)批準后核銷，并對核銷后的壞賬登記備查，以防資產(chǎn)流失。監(jiān)督營銷人員的工作，確保收入及時入賬，確保應(yīng)收賬款及時回籠。配合營

17、銷中心做好客戶信用分析評價，對收款政策提出意見。2022/8/835應(yīng)收賬款旬(月)報表制表日期:債務(wù)人上旬(月)末應(yīng)收賬款余額本旬(月)賒銷本旬(月)收款本旬(月)末應(yīng)收賬款余額本旬(月)比上旬(月)末增(減)率復(fù)核:制表:2022/8/836債務(wù)人金額賬齡1個月以內(nèi)3個月以內(nèi)6個月以內(nèi)1年以內(nèi)2年以內(nèi)復(fù)核:制表:應(yīng)收賬款賬齡分析表2022/8/837應(yīng)收賬款呆壞賬核銷匯總報表年 月 日債務(wù)人壞賬金額壞賬原因核銷批準人是否備查登記合計賬齡復(fù)核:制表:2022/8/838應(yīng)收賬款對賬管理 會計部 銷售人員對各自經(jīng)管客戶的應(yīng)收賬款負全責(zé)。負責(zé)與客戶日常對賬是經(jīng)管銷售人員的責(zé)任 銷售代表發(fā)生變動時

18、 依據(jù)半年一次的函證結(jié)合對方余額、蓋章情況、回款跡象、歷史情況、銷售代表的反饋等綜合情況確定需對賬的客戶 主管經(jīng)理監(jiān)交 有質(zhì)疑如果不履行接交手續(xù)，所發(fā)生的一切損失由接管人員和主管經(jīng)理負責(zé)會計部對賬銷售人員必須陪同，對帳結(jié)果雙方加蓋財務(wù)專用章，也可蓋業(yè)務(wù)章或公章，但必須加以備注原因，陪同的銷售人員、對帳會計簽字，事后要上級經(jīng)理、銷售經(jīng)理簽字確認。2022/8/839銷售內(nèi)控要點：收款管理明確收款程序和收款職責(zé)分工，指定收款賬戶。建立應(yīng)收賬款賬齡分析制度和逾期應(yīng)收賬款催收制度。銷售部門負責(zé)應(yīng)收賬款的催收，催收記錄（包括往來函電）要妥善保存，財會部門督促銷售部門加緊催收。對催收無效的逾期應(yīng)收賬款可通

19、過法律程序予以解決。按客戶設(shè)置應(yīng)收賬款臺賬，及時登記并評估每一客戶應(yīng)收賬款余額增減變動情況和信用額度使用情況，分類管理，針對不同性質(zhì)的應(yīng)收款項，采取不同方法和程序。為保證企業(yè)營運資產(chǎn)的周轉(zhuǎn)效率，應(yīng)嚴格區(qū)分并明確收款責(zé)任，建立科學(xué)、合理的清收獎勵制度以及責(zé)任追究和處罰制度，及時清理催收欠款。2022/8/840銷售內(nèi)控要點：收款管理（續(xù)）為確保應(yīng)收賬款賬戶數(shù)據(jù)的真實性、及時做好應(yīng)收賬款清賬記錄，同時記錄客戶資信情況、調(diào)整客戶賒銷額度。對于確實無法收回的壞賬，應(yīng)獲取貨款無法收回的確鑿證據(jù)，經(jīng)適當審批后再及時注銷。對應(yīng)收未收回的應(yīng)收客戶，制定針對該客戶的信用政策和壞賬預(yù)期。為應(yīng)對壞賬風(fēng)險的沖擊，分別

20、對客戶制定壞賬準備提取方案，提高壞賬準備提取的準確性。加強商業(yè)票據(jù)管理，明確商業(yè)票據(jù)的受理范圍，嚴格審查商業(yè)票據(jù)的真實性和合法性，防止票據(jù)欺詐。2022/8/841銷售內(nèi)控要點：收款管理（續(xù)）定期抽查、核對銷售業(yè)務(wù)記錄、銷售收款會計記錄、商品出庫記錄和庫存商品實物記錄，及時發(fā)現(xiàn)并處理銷售與收款中存在的問題；同時，還應(yīng)定期對庫存商品進行盤點。定期與往來客戶通過函證等方式,核對應(yīng)收賬款、應(yīng)收票據(jù)、預(yù)收賬款等往來款項。如有不符，應(yīng)當查明原因，及時處理。2022/8/842銷售循環(huán)財務(wù)職能監(jiān)督控制要點歸納：嚴格把控資金往來，做好事項、單據(jù)、金額以及審批手續(xù)的復(fù)核確認工作熟悉業(yè)務(wù)，對重大的業(yè)務(wù)事項應(yīng)充分

21、了解業(yè)務(wù)背景（如熟悉合同，了解合同履行進度）做好未達賬項的核對確認工作，應(yīng)做到定期檢查核對，并重點關(guān)注重大金額和重要客戶。與業(yè)務(wù)部門和客戶都應(yīng)充分溝通充分運用財務(wù)分析工具嚴格遵循財務(wù)規(guī)章制度嚴格遵守不相容職責(zé)分離原則2022/8/843內(nèi)控問題萬能公式一定三控定義風(fēng)險和控制目標事前控制：明職權(quán)(職責(zé)分離、授權(quán)審批)，定流程，做計劃事中控制：定標準，有檢查，留記錄事后控制：去印證（對賬、盤點、反饋），析數(shù)據(jù)，有審計2022/8/844小結(jié)：如何稱得上優(yōu)良的管控設(shè)計在整個組織范圍內(nèi)，核心業(yè)務(wù)活動具有明晰的流程設(shè)計；各類重大的風(fēng)險已被充分識別，其應(yīng)對策略在流程中得到體現(xiàn)；針對關(guān)鍵管理活動，設(shè)置清晰的

22、授權(quán)體系；針對各類授權(quán)，實現(xiàn)權(quán)責(zé)對等、權(quán)力受必要牽制與監(jiān)督；各類主要經(jīng)營活動有痕跡、可復(fù)核、可審計；存在強有力的獨立監(jiān)督體系；整體上，企業(yè)尊重制度、尊重規(guī)則、崇尚健康向上的行為方式。2022/8/845感謝聆聽！Thanks for your time！46凡事不要說我不會或不可能，因為你根本還沒有去做！47成功不是靠夢想和希望，而是靠努力和實踐48只有在天空最暗的時候，才可以看到天上的星星49上帝說：你要什么便取什么，但是要付出相當?shù)拇鷥r50現(xiàn)在站在什么地方不重要，重要的是你往什么方向移動。51寧可辛苦一陣子，不要苦一輩子52為成功找方法，不為失敗找借口53不斷反思自己的弱點，是讓自己獲得更好成功的優(yōu)良習(xí)慣。54垃圾桶哲學(xué)：別人不要做的事，我揀來做！55不一定要做最大的，但要做最好的56死的方式由上帝決定，活的方式由自己決定！57成功是動