iOA通用辦公自動(dòng)化解決方案（DOC 34）

1、.：.； PAGE 35iOA通用辦公自動(dòng)化處理方案版本: 2.1目錄 TOC o 1-2 h z u HYPERLINK l _Toc130054570 1對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的通用性討論 PAGEREF _Toc130054570 h 4 HYPERLINK l _Toc130054571 1.1當(dāng)前OA產(chǎn)品市場(chǎng)的幾個(gè)特點(diǎn) PAGEREF _Toc130054571 h 5 HYPERLINK l _Toc130054572 1.2辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求的產(chǎn)生 PAGEREF _Toc130054572 h 7 HYPERLINK l _Toc130054573 1.3電子文檔類型數(shù)據(jù)的特殊性 P

2、AGEREF _Toc130054573 h 8 HYPERLINK l _Toc130054574 1.4針對(duì)電子文檔管理，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的常見(jiàn)功能模塊 PAGEREF _Toc130054574 h 9 HYPERLINK l _Toc130054575 1.5辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)業(yè)務(wù)協(xié)作的支持 PAGEREF _Toc130054575 h 13 HYPERLINK l _Toc130054576 1.6辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)決策的支持 PAGEREF _Toc130054576 h 14 HYPERLINK l _Toc130054577 1.7辦公自動(dòng)化中的任務(wù)流專題 PAGEREF _Toc

3、130054577 h 16 HYPERLINK l _Toc130054578 2企業(yè)用戶運(yùn)用特點(diǎn) PAGEREF _Toc130054578 h 25 HYPERLINK l _Toc130054579 2.1iOA支持企業(yè)級(jí)運(yùn)用 PAGEREF _Toc130054579 h 25 HYPERLINK l _Toc130054580 2.2企業(yè)用戶的典型運(yùn)用例子 PAGEREF _Toc130054580 h 26 HYPERLINK l _Toc130054581 2.3勝利客戶例子 PAGEREF _Toc130054581 h 27 HYPERLINK l _Toc13005458

4、2 3政府機(jī)構(gòu)運(yùn)用特點(diǎn) PAGEREF _Toc130054582 h 28 HYPERLINK l _Toc130054583 3.1特點(diǎn)：以公文管理為中心、業(yè)務(wù)處置為輔助，落實(shí)政務(wù)電子化 PAGEREF _Toc130054583 h 28 HYPERLINK l _Toc130054584 3.2iOA支持政府機(jī)構(gòu)的運(yùn)用 PAGEREF _Toc130054584 h 28 HYPERLINK l _Toc130054585 3.3政府用戶的典型運(yùn)用例子 PAGEREF _Toc130054585 h 29 HYPERLINK l _Toc130054586 3.4勝利客戶例子 PAGE

5、REF _Toc130054586 h 30 HYPERLINK l _Toc130054587 4教育機(jī)構(gòu)運(yùn)用特點(diǎn) PAGEREF _Toc130054587 h 31 HYPERLINK l _Toc130054588 4.1iOA支持教育行業(yè)運(yùn)用 PAGEREF _Toc130054588 h 31 HYPERLINK l _Toc130054589 4.2教育行業(yè)的典型運(yùn)用例子 PAGEREF _Toc130054589 h 32 HYPERLINK l _Toc130054590 4.3勝利客戶例子 PAGEREF _Toc130054590 h 33 HYPERLINK l _To

6、c130054591 5通用辦公自動(dòng)化方案總結(jié) PAGEREF _Toc130054591 h 34對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的通用性討論回想辦公自動(dòng)化OA系統(tǒng)的開(kāi)展，曾經(jīng)有二十多年的歷史了。OA來(lái)源于政府公文和檔案管理的需求，它實(shí)現(xiàn)了政府部分任務(wù)流程的自動(dòng)化和文檔的電子化管理。它的特點(diǎn)是以公文處置、檔案管理為中心，辦公其實(shí)就是辦文，并構(gòu)成了以后OA的根本體系。所以，OA的雛形，完完全全按照政府的需求而確定其主要的功能模塊。從二十年前根本的OA雛形，我們大約可以概括以下的幾個(gè)突出運(yùn)用功能點(diǎn)：通知公告電子化公告牌和公共討論BBS文件的電子化傳送、交換和共享對(duì)某個(gè)文檔的電子化共同編輯比如：政府公文的共同擬稿

7、審批操作的流程實(shí)現(xiàn)劃分流程義務(wù)，生成代辦事宜，等等后期的OA系統(tǒng)，功能日趨多樣化。比如經(jīng)過(guò)整合電子郵件系統(tǒng)以滿足員工之間進(jìn)展溝通交流，有一個(gè)特別突出的運(yùn)用就是任務(wù)流運(yùn)用。同時(shí)，各種OA廠商進(jìn)展更深層次的競(jìng)爭(zhēng)，包括功能點(diǎn)的無(wú)休止擴(kuò)張，比如整合客戶關(guān)系管理CRM、人力資源管理HRM、營(yíng)銷自動(dòng)化管理SFAM、財(cái)務(wù)管理FM，等等。二十年間，中國(guó)出現(xiàn)了超越1000家大大小小的OA產(chǎn)品。面對(duì)如此火爆的市場(chǎng)，客戶的購(gòu)買志愿馬上就經(jīng)過(guò)廠家的各種宣傳途徑得到不同程度提升，各行各業(yè)都躍躍欲試，紛紛把辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的選型和購(gòu)買提上議程。各種“無(wú)紙化辦公、“協(xié)同管理、“準(zhǔn)確管理、“協(xié)同政務(wù)等等的概念把辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的

8、愉快運(yùn)用前景進(jìn)展了一次又一次的描寫。經(jīng)過(guò)一波又一波的產(chǎn)品普及，客戶逐漸覺(jué)得到，產(chǎn)品的運(yùn)用不象商家描畫的那么完美。呆板的操作、系統(tǒng)功能的不穩(wěn)定性、系統(tǒng)術(shù)語(yǔ)泛濫讓人摸不著頭腦，特別是任務(wù)流，說(shuō)的是協(xié)同無(wú)敵？，但做的時(shí)候，卻要用戶派出來(lái)的實(shí)施人員花上長(zhǎng)達(dá)半年時(shí)間了解系統(tǒng)，進(jìn)而對(duì)系統(tǒng)修修補(bǔ)補(bǔ)，勉強(qiáng)推行了，操作人員一看到界面，需求點(diǎn)這點(diǎn)那就犯困。人員一旦分開(kāi)了，系統(tǒng)就悄然癱瘓了。在貼近用戶的一些中立論壇中比如：中知論壇 HYPERLINK chinakm/chinakmbbs/index.asp chinakm/chinakmbbs/index.asp我們看到了很多比如“OA系統(tǒng)上線一年多了，還是運(yùn)用不

9、起來(lái)，“產(chǎn)品功能不夠人性化，“我被OA害慘了等等令人惋惜的、針對(duì)運(yùn)用OA系統(tǒng)的一些負(fù)面案例。這些過(guò)往的閱歷都給寬廣有意向購(gòu)買OA產(chǎn)品的用戶一個(gè)很劇烈的信息：“一定要選對(duì)產(chǎn)品。如何透過(guò)各種廠商的承諾，看出產(chǎn)品的真實(shí)容顏，結(jié)合本身需求來(lái)做出明智的選擇，成為客戶非常關(guān)注的問(wèn)題。經(jīng)過(guò)本方案的引見(jiàn)，我們置信能完美的回答上述問(wèn)題。本文作為一篇對(duì)辦公自動(dòng)化通用方案的引見(jiàn)，絕對(duì)不限于僅僅對(duì)iOA產(chǎn)品的表述。相反的，經(jīng)過(guò)本文，我們想“借讀者一雙慧眼，經(jīng)過(guò)閱讀我們搜集的關(guān)于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)行業(yè)的各方面信息，以及對(duì)這些信息的全方位總結(jié)，透徹的了解OA產(chǎn)品的來(lái)龍去脈，以便客戶進(jìn)展貼近本身需求的產(chǎn)品選型。當(dāng)前OA產(chǎn)品市場(chǎng)

10、的幾個(gè)特點(diǎn)由于各行各業(yè)客戶對(duì)辦公自動(dòng)化產(chǎn)品的關(guān)注，OA曾經(jīng)構(gòu)成一個(gè)成規(guī)模的市場(chǎng)。這個(gè)市場(chǎng)具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：大多OA提供商將產(chǎn)品定位在“對(duì)日常辦公的管理客戶對(duì)產(chǎn)品的期望，突出表如今“處理任務(wù)流問(wèn)題客戶對(duì)產(chǎn)品需求大，但成交少客戶對(duì)產(chǎn)品的評(píng)價(jià)“僅靠搜集不同廠家的OA產(chǎn)品進(jìn)展對(duì)比，也就是說(shuō)：對(duì)本身確實(shí)切功能需求沒(méi)有很多的建議市場(chǎng)的這些特點(diǎn)反映著客戶對(duì)當(dāng)前OA系統(tǒng)的一些認(rèn)知程度。我們歸納為以下幾個(gè)方面。對(duì)日常辦公碰到的一些問(wèn)題，比如：異地辦公；信息的共享和透明性；任務(wù)的有序性；溝通本錢；以及業(yè)務(wù)的跨部門協(xié)作，等等問(wèn)題，客戶曾經(jīng)可以歸納為“辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能處理的問(wèn)題?？蛻籼貏e關(guān)懷部門的協(xié)作效率問(wèn)題，把由于

11、多個(gè)部門共同參與某個(gè)業(yè)務(wù)的完成而導(dǎo)致的“信息不及時(shí)，“溝通不充分，“任務(wù)不能及時(shí)落實(shí)，以及“復(fù)雜任務(wù)不能流程化，等問(wèn)題歸結(jié)為“辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能處理的問(wèn)題?？蛻舨粷M足當(dāng)前市場(chǎng)可供選擇的產(chǎn)品形狀。對(duì)產(chǎn)品持疑心態(tài)度的方面包括：功能點(diǎn)能否夠用；能否能100%滿足企業(yè)需求；系統(tǒng)售后維護(hù)問(wèn)題；系統(tǒng)的價(jià)錢；系統(tǒng)的試用；系統(tǒng)的版本更新；系統(tǒng)的整合度，等等。客戶對(duì)當(dāng)前面臨的辦公問(wèn)題沒(méi)有一個(gè)系統(tǒng)化的了解。往往覺(jué)得“是個(gè)問(wèn)題，但看了不同軟件后，覺(jué)得“不是那么回事。但受壓于處理問(wèn)題的迫切性和日程的限制而草率選擇了某個(gè)產(chǎn)品。這幾段文字能夠概括了客戶在購(gòu)買前的幾種常見(jiàn)的情況，也說(shuō)出了一些意向客戶的心聲。對(duì)于出現(xiàn)這些情況，

12、其中有OA產(chǎn)業(yè)開(kāi)展不成熟的緣由，也有廠商的宣傳力度不到位的緣由，也有客戶對(duì)辦公自動(dòng)化出現(xiàn)的問(wèn)題認(rèn)識(shí)層面不深的緣由，各種緣由導(dǎo)致了客戶對(duì)投資建立辦公自動(dòng)化系統(tǒng)“沒(méi)有很大的自信心，因此，綜合的市場(chǎng)反響就是“需求大、成交少。針對(duì)這些情況，我們作為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)產(chǎn)品的供應(yīng)商，是不是應(yīng)該幫OA的潛在客戶做一些客觀的分析，披露更多有用的資訊，讓他們能更有自信心地投資辦公自動(dòng)化系統(tǒng)？針對(duì)這個(gè)話題，我們預(yù)備了以下相關(guān)內(nèi)容，希望能經(jīng)過(guò)對(duì)口的分析，給客戶一些有用的信息，以便客戶能得心應(yīng)手的選擇OA產(chǎn)品。更確切地說(shuō)，我們?cè)诒痉桨钢饕卮鹂蛻艚?jīng)常碰到的一些OA選型問(wèn)題，經(jīng)過(guò)援用一些國(guó)際先進(jìn)的、有關(guān)信息系統(tǒng)的學(xué)術(shù)和IT

13、管理的精華文章，讓客戶系統(tǒng)化的了解四個(gè)方面的信息：1各行各業(yè)為什么會(huì)產(chǎn)生辦公自動(dòng)化的系統(tǒng)需求？2辦公自動(dòng)化系統(tǒng)管理的是什么？3辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求齊備那些功能？4任務(wù)流問(wèn)題是怎樣產(chǎn)生的，為什么辦公自動(dòng)化系統(tǒng)首要處理任務(wù)流問(wèn)題？辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求的產(chǎn)生事物的從無(wú)到有，都有個(gè)中緣由，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)也不例外。我們回想普通企業(yè)的信息化進(jìn)程，不難發(fā)現(xiàn)里面的緣由。首先，我們傳統(tǒng)的辦公環(huán)境是紙面化的，一切都依賴于文書(shū)，各種單據(jù)、懇求和報(bào)告成為日常辦公的主要對(duì)象或者說(shuō)信息載體。80年代開(kāi)場(chǎng)，電腦和互聯(lián)網(wǎng)的開(kāi)展和普及，對(duì)傳統(tǒng)辦公環(huán)境的沖擊是非常明顯的。我們不再依賴手工，而是運(yùn)用字處置軟件微軟的Office產(chǎn)品、金

14、山Office等等來(lái)應(yīng)付大量的日常辦公需求。和紙面文檔不一樣，字處置軟件產(chǎn)生的不是一份份的紙張，而是一個(gè)個(gè)的電子文檔。當(dāng)有了電子文檔和便利的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，我們就懂得了經(jīng)過(guò)彼此交換電子文檔，以到達(dá)信息的交流。電子郵件的流行，更使得這種信息交流手段成為主流。很快的，企業(yè)就會(huì)發(fā)現(xiàn)電子文檔交換頻繁了，網(wǎng)絡(luò)目錄的共享曾經(jīng)不能滿足這樣無(wú)序和頻繁的交換。更甚者，這種無(wú)序的交換根本不能保證：1電子文檔的準(zhǔn)確到達(dá)；2電子文檔經(jīng)過(guò)閱讀后反響機(jī)制的落實(shí)；3電子文檔的不同層次的共享部門、團(tuán)隊(duì)和全局內(nèi)；4基于電子文檔的共同編輯比如公文的擬稿。在這種情況下，企業(yè)就需求一個(gè)辦公系統(tǒng)，統(tǒng)籌管理這些電子文檔，以及電子文檔的交換。因

15、此，我們可以知道，沒(méi)有電子文檔在信息化的辦公環(huán)境的產(chǎn)生，就不會(huì)出現(xiàn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的需求。換句話說(shuō)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的根本目的，是要管理辦公產(chǎn)生的各種電子文檔。我們可以規(guī)范辦公自動(dòng)化系統(tǒng)面對(duì)電子文檔管理的幾個(gè)重要功能要求：電子文檔的集中管理電子文檔的分類存儲(chǔ)電子文檔的共享電子文檔的共同編輯電子文檔的訪問(wèn)控制經(jīng)過(guò)系統(tǒng)化的電子文檔管理，我們可以做到：1電子文檔在不同層面進(jìn)展信息共享面向不同群組的傳閱、面向公共的公告通知、論壇，等等；2電子文檔可以進(jìn)展有序的共享經(jīng)過(guò)一個(gè)流程，按照先后次序搜集不同人員的意見(jiàn)，構(gòu)成可讀性很強(qiáng)的決策參考文檔，比如：公文的擬稿、核稿和發(fā)送，單據(jù)的審核以及審核意見(jiàn)的獲取，等等；3

16、電子文檔還可以進(jìn)展自動(dòng)控制，比如待辦、日程安排，等等。到期了就可以發(fā)送即時(shí)音訊，實(shí)現(xiàn)信息找人。電子文檔類型數(shù)據(jù)的特殊性了解了什么是電子文檔，我們很容易就發(fā)現(xiàn)一個(gè)有趣的景象，就是電子文檔負(fù)載的信息具有很強(qiáng)的整體性和針對(duì)性。首先，電子文檔的創(chuàng)建不為別的，是為了傳達(dá)某些信息，這些信息不象用于進(jìn)展控制那樣的高度格式化的數(shù)據(jù)比如ERP系統(tǒng)中的訂單、消費(fèi)方案，電子文檔是一種具有多種表達(dá)方式、多媒體的概念數(shù)據(jù)。之外，電子文檔主要目的是給人進(jìn)展閱讀和了解，從而滿足這些人進(jìn)展業(yè)務(wù)操作和決策的需求。據(jù)IS權(quán)威學(xué)術(shù)雜志的統(tǒng)計(jì)數(shù)聽(tīng)闡明，其實(shí)90%的政府機(jī)構(gòu)和企業(yè)進(jìn)展決策的信息都來(lái)源于電子文檔所包含的概念性數(shù)據(jù)。只需我

17、們略略回想一下企業(yè)指點(diǎn)是如何進(jìn)展決策的，這點(diǎn)就不難了解。任何指點(diǎn)進(jìn)展某個(gè)問(wèn)題的決策，比如制定企業(yè)的未來(lái)開(kāi)展戰(zhàn)略，他她會(huì)要求各個(gè)部門提供各種分析報(bào)告和市場(chǎng)情報(bào)。這些報(bào)告和情報(bào)往往經(jīng)過(guò)郵件、Word文檔提交給指點(diǎn)。指點(diǎn)經(jīng)過(guò)閱讀和了解，就會(huì)做出決策。各種分析報(bào)告的可讀性，直接影響指點(diǎn)的閱讀了解，也間接影響指點(diǎn)的決策質(zhì)量。想象企業(yè)能對(duì)這些報(bào)告、情報(bào)進(jìn)展很好的分類管理和開(kāi)掘，其對(duì)管理的深遠(yuǎn)影響是不可估量的。針對(duì)電子文檔管理，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的常見(jiàn)功能模塊我們?cè)?jīng)知道電子文檔的類型是多種多樣的，在日常辦公中我們可以列舉很多電子文檔的例子，比如：電子郵件、Word文檔、傳閱文檔、用于共同編輯的任務(wù)流文檔、日程

18、安排通知、待辦通知、義務(wù)闡明，等等。這些文檔可以作為純粹的文件進(jìn)展管理，也可以經(jīng)過(guò)擴(kuò)展辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的根本效力，進(jìn)展多個(gè)角度的管理。比如義務(wù)管理，義務(wù)的落實(shí)除了給義務(wù)的參與者發(fā)送有關(guān)義務(wù)的詳細(xì)闡明的，還應(yīng)該落實(shí)以下功能：義務(wù)的開(kāi)場(chǎng)提示義務(wù)的周期管理義務(wù)報(bào)告的提交義務(wù)的里程碑定義和提示對(duì)于上述關(guān)于義務(wù)類型電子文檔的配套業(yè)務(wù)功能，可以用來(lái)區(qū)分OA系統(tǒng)對(duì)不同電子文檔類型管理的“細(xì)化程度。同樣道理，日程、任務(wù)流、電子郵件，等等，都可以做的很“細(xì)。用戶完全可以根據(jù)日常任務(wù)的需求，確定哪些業(yè)務(wù)功能是必需的、哪些是可選的，從而進(jìn)展OA產(chǎn)品的選型。以下表列出日常辦公最常用的電子文檔種類以及配套的業(yè)務(wù)功能。應(yīng)該

19、配套業(yè)務(wù)功能功能描畫日程、重要日期提示到期提示到達(dá)該執(zhí)行的日期，系統(tǒng)應(yīng)該經(jīng)過(guò)不同方式提示，比如：滾動(dòng)提示、即時(shí)音訊提示，甚至手機(jī)短信日程分類將日程分成不同的執(zhí)行類別，比如：出差、接待、重要商務(wù)接洽，等等周期管理日程可以附帶按日、周、月、年的周期提示機(jī)制電子郵件收發(fā)郵件電子郵件的收發(fā)郵件賬號(hào)管理根據(jù)多個(gè)郵件賬號(hào)，進(jìn)展集中管理便箋錄入和顯示任務(wù)桌面便箋用于速記，應(yīng)該實(shí)現(xiàn)出如今任務(wù)桌面的醒目位置傳閱音訊音訊的新建可添加附件傳閱可以負(fù)載不同的附件音訊發(fā)送給待傳閱對(duì)象發(fā)送后，可以經(jīng)過(guò)音訊看出待閱讀人員能否閱讀論壇帖子BBS帖子實(shí)現(xiàn)流行的BBS發(fā)帖功能新增帖子、插入多媒體，等等跟貼、頂置和精華討論討論熱點(diǎn)

20、的帖子給予頂置、參與精華等操作投票/問(wèn)卷問(wèn)卷全文描畫支持多媒體，可以針對(duì)一段錄音、一個(gè)圖片、一個(gè)附件，等進(jìn)展問(wèn)卷調(diào)查問(wèn)卷項(xiàng)設(shè)計(jì)問(wèn)卷可以包含多個(gè)調(diào)查工程，每個(gè)工程都可以設(shè)定不同的投票方式單項(xiàng)選擇、多項(xiàng)選擇、文字，等等問(wèn)卷結(jié)果的圖形化表示對(duì)不同的問(wèn)卷項(xiàng)進(jìn)展統(tǒng)計(jì)和圖表分析工程工程的多媒體描畫支持立項(xiàng)資料的多種表現(xiàn)方式，比如加載附件、粘貼工程圖、藍(lán)圖，等等工程的義務(wù)分拆工程可以分拆為多個(gè)義務(wù)工程的進(jìn)度報(bào)告可以提交相關(guān)的進(jìn)度報(bào)告任務(wù)請(qǐng)示請(qǐng)示音訊的描畫支持模板化管理、可以套用不同的懇求表格，支持附件請(qǐng)示音訊的發(fā)送填寫完成的請(qǐng)示音訊，可以提交到審核人員請(qǐng)示音訊的審核收到請(qǐng)示的人員可以進(jìn)展批復(fù)，并保管痕跡請(qǐng)示

21、音訊的自在流轉(zhuǎn)請(qǐng)示給予審核人員一定的自在度，當(dāng)前審核人可以決議音訊能否應(yīng)該推進(jìn)給更多的人審核規(guī)范化任務(wù)流轉(zhuǎn)具有確定的流轉(zhuǎn)途徑審核途徑設(shè)計(jì)審核途徑可以明晰指示流程的走向，一旦提交，就嚴(yán)厲按照這個(gè)途徑往下走審核人員和操作指定審核“途經(jīng)的人員，可以制定不同的操作，比如：審核、傳閱和普通知會(huì)審核義務(wù)生成和即時(shí)提示審核流經(jīng)相關(guān)人員時(shí)，該當(dāng)生成待辦，知會(huì)相關(guān)人員流程控制和進(jìn)度指示審核途徑該當(dāng)可追索，流程意見(jiàn)明晰進(jìn)展匯總* 流程符號(hào)的表達(dá)才干流程符號(hào)應(yīng)該完備，并且能很好的將自然表述的流程描畫轉(zhuǎn)化成可以讓計(jì)算機(jī)執(zhí)行的流轉(zhuǎn)途徑方案流程具有開(kāi)場(chǎng)和終了標(biāo)志流程不應(yīng)產(chǎn)生回路，否那么任務(wù)沒(méi)完沒(méi)了流程支持統(tǒng)籌，能并發(fā)驅(qū)動(dòng)

22、流程支持并發(fā)執(zhí)行人事檔案根本信息管理作為編制內(nèi)員工的信息摘要通訊信息管理作為人員的日常溝通；通訊錄應(yīng)該可以自在組合，并按照業(yè)務(wù)執(zhí)行便利進(jìn)展組合不一定按照部門人事檔案類集每個(gè)員工都有很多類別的電子文檔，比如身份證掃描；學(xué)歷掃描；勞動(dòng)合同，等等。同時(shí)，人事檔案中也有很多涉及獎(jiǎng)罰、提升，等等的文檔。這些都需求按人進(jìn)展分類編排。人事管理一些零碎的管理，比如：勞動(dòng)合同到期提示；薪酬調(diào)整歷史，等等客戶客戶根本信息管理作為客戶的一些根本信息管理客戶聯(lián)絡(luò)管理一個(gè)客戶應(yīng)該支持多個(gè)聯(lián)絡(luò)人關(guān)聯(lián)管理客戶檔案累積管理在和客戶的日常交流中，會(huì)產(chǎn)生很多電子文檔，比如方案的提交、客戶喜好分析、費(fèi)用懇求，等等。這些都涉及電子文

23、檔以客戶為單位的分類管理客戶管理一些零碎的管理，比如：合同到期提示；歷史報(bào)價(jià)，方案提交，等等* 更精細(xì)化的管理銷售線索管理、回款管理、贊揚(yáng)/反響，管理辦公耗材文具、紙張等 耗損性資源耗材根本信息單價(jià)、當(dāng)前庫(kù)存、折舊、計(jì)量單位，等等耗材的買入、領(lǐng)用耗材庫(kù)存缺乏的時(shí)候，應(yīng)該支持買入管理，每次根據(jù)買入的數(shù)量進(jìn)展庫(kù)存的更新；也應(yīng)該支持領(lǐng)用的管理；細(xì)化的領(lǐng)用可以經(jīng)過(guò)流程進(jìn)展配合辦公設(shè)備車輛、電腦等 獨(dú)占運(yùn)用、需求時(shí)段規(guī)劃進(jìn)展運(yùn)用的設(shè)備設(shè)備根本信息買入價(jià)錢、折舊、擔(dān)任人，等等設(shè)備領(lǐng)用、維護(hù)和費(fèi)用管理設(shè)備涉及懇求領(lǐng)用、產(chǎn)生的費(fèi)用管理、維修記錄* 車輛、會(huì)議室、檔案、書(shū)籍都是設(shè)備一類的管理方式，但相關(guān)屬性需求

24、擴(kuò)展Web內(nèi)容管理HTML片斷，文件上傳、下載，鏈接和圖片管理HTML編輯Web門戶構(gòu)建對(duì)網(wǎng)絡(luò)摘錄的Web內(nèi)容進(jìn)展管理參考鏈接對(duì)搜集的有用鏈接的管理圖片的管理多媒體圖片、視頻、音頻文件通用附件文件管理不同文件的集中管理除了不同電子文檔和配套的業(yè)務(wù)管理可以歸納為上述列表外，一些對(duì)電子文檔通用的管理也應(yīng)該作為固定的系統(tǒng)效力。參考專業(yè)的文檔管理效力器比如微軟的Visual SourceSafe 以及 SharePoint 效力器，我們歸納以下精簡(jiǎn)版的OA文檔管理根本效力。根本效力功能描畫信息目錄/欄目管理欄目根本屬性欄目存儲(chǔ)多個(gè)電子文檔，可以指定不同電子文檔類型欄目的動(dòng)態(tài)屬性欄目可以指定不同的動(dòng)態(tài)屬

25、性，比如“新增到這個(gè)欄目的電子文檔要對(duì)相關(guān)人員進(jìn)展短信通知，等等欄目的訪問(wèn)控制哪個(gè)人員/部門/群組對(duì)應(yīng)欄目的哪些功能應(yīng)該開(kāi)放需求在信息欄目的層面指定；功能包括兩個(gè)部分：目錄層面和目錄下的文檔。目錄層面功能包括：新增、刪除和管理頂置、設(shè)為精華，等等功能；目錄下的文檔包括：閱讀、修正和一些與不同電子文檔類型有關(guān)的業(yè)務(wù)功能比如帖子的跟貼、閱讀跟貼、閱讀附件等操作電子文檔的版本管理版本管理修正歷史應(yīng)該進(jìn)展多版本控制和管理共同編輯的痕跡管理針對(duì)共同編輯的例子，比如公文的擬稿，應(yīng)該進(jìn)展痕跡保管Office 工具整合在線編輯普通的Office工具都是針對(duì)本地文件的編輯，很少能直接運(yùn)用于網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)比如OA系統(tǒng)

26、，因此，支持在線編輯和在線提交，讓本地Office工具直接和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)展編輯非常重要準(zhǔn)確查找、全文查找、附件內(nèi)容匹配查找準(zhǔn)確查找根據(jù)關(guān)鍵字、編輯日期等進(jìn)展準(zhǔn)確查找全文查找也叫相關(guān)性查找，根據(jù)關(guān)鍵字和上下文語(yǔ)義，對(duì)電子文檔的文本內(nèi)容進(jìn)展相關(guān)性查找，并且給出表示內(nèi)容相關(guān)程度的目的附件內(nèi)容查找附件普通是非文本的、和字處置軟件相關(guān)的一類文檔格式，附件的查找也是語(yǔ)義查找的一種，針對(duì)內(nèi)容的相關(guān)性給出相應(yīng)的結(jié)果和目的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)業(yè)務(wù)協(xié)作的支持辦公自動(dòng)化系統(tǒng)另一個(gè)運(yùn)用場(chǎng)景就是支持任務(wù)中的業(yè)務(wù)協(xié)作。業(yè)務(wù)協(xié)作指的是由于一個(gè)大的任務(wù)劃分為在信息上、時(shí)序上相互關(guān)聯(lián)的幾個(gè)小的任務(wù)，而分配到不同的團(tuán)隊(duì)或個(gè)人共同完成

27、一種任務(wù)方式。在當(dāng)今團(tuán)隊(duì)精神備受注重的商業(yè)時(shí)代，業(yè)務(wù)協(xié)作的重要性可想而知。普通團(tuán)隊(duì)遇到的問(wèn)題可以歸結(jié)為以下幾個(gè)方面。信息共享人與人的溝通任務(wù)的有序化和流程控制團(tuán)隊(duì)的業(yè)務(wù)協(xié)作中遇到信息共享問(wèn)題是很普遍的。由于彼此的分工不同，搜集的一手業(yè)務(wù)情報(bào)都分散在不同的人員中。這些情報(bào)又會(huì)對(duì)團(tuán)隊(duì)的其他成員任務(wù)的順利開(kāi)展有所作用，因此，不及時(shí)分享這些情報(bào)信息，一定會(huì)對(duì)任務(wù)的順利開(kāi)展產(chǎn)生不良影響。同樣道理，及時(shí)的溝通同樣重要。溝通可以處理很多信息共享的問(wèn)題。最后，任務(wù)的有序化和流程控制是分工巧化和復(fù)雜化的保證。一旦分工巧了，就有能夠亂；一旦涉及復(fù)雜的流程，就要加大管理本錢來(lái)進(jìn)展任務(wù)人員之間的協(xié)調(diào)。假設(shè)是管理不到位

28、，流程執(zhí)行不準(zhǔn)確，就影響任務(wù)質(zhì)量。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)作為一個(gè)軟件系統(tǒng)，有的是共享信息媒體和任務(wù)流執(zhí)行手段。因此辦公自動(dòng)化系統(tǒng)“天然是一個(gè)處理團(tuán)隊(duì)、分工的工具。精細(xì)化的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的任務(wù)流控制、即時(shí)通訊工具，等等，都可以有效處理團(tuán)隊(duì)分工中碰到的信息共享和溝通問(wèn)題。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)決策的支持日常任務(wù)涉及很多的大大小小的業(yè)務(wù)決策。大的決策比如公司產(chǎn)品的未來(lái)開(kāi)展道路；重要崗位的人事任命；全局方案的落實(shí)；小的決策那么有比如秋游地點(diǎn)選擇；人員請(qǐng)假審核，等等。在分工明確的政府機(jī)構(gòu)和企業(yè)中，決策執(zhí)行的一個(gè)重要方式就是群體決策，也就是有多個(gè)人參與的一項(xiàng)決策。這種決策方式的執(zhí)行在辦公中有很多例子。比如進(jìn)展一次民意

29、調(diào)查，或開(kāi)一次全領(lǐng)會(huì)議，或進(jìn)展一個(gè)部分傳閱，等等。像調(diào)查、會(huì)議或者傳閱等等都是獲取不同人意見(jiàn)的一些方式，也就是我們所說(shuō)的決策方式。決策方式可以多種多樣的，有的經(jīng)過(guò)一次溝通就能完成，有的能夠要閱歷多個(gè)步驟推進(jìn)，涉及不同人。比如政府辦公中要對(duì)上級(jí)單位來(lái)文進(jìn)展辦理。指點(diǎn)要先進(jìn)展決策，制定擬辦方案。部門需求決策詳細(xì)的辦理方案，而且要反響指點(diǎn)落實(shí)的情況。又比如指點(diǎn)需求制定年度任務(wù)目的，需求部門主管給出可行性報(bào)告闡明，以便指點(diǎn)進(jìn)展決策。各種決策方式往往都同任務(wù)流程捆綁在一同。決策的議題可以分步的送給不同人員進(jìn)展閱讀，進(jìn)展各種相關(guān)的信息的搜集。有的決策流程有固定的執(zhí)行方式走固定的決策途徑；有的可以隨參與決策

30、人員的志愿進(jìn)展下一個(gè)參與決策人員的選定，等等。綜合上述，一共有五種比較突出的群體決策方式可以供政府機(jī)構(gòu)或者企業(yè)選擇。共同投票會(huì)議傳閱自在流轉(zhuǎn)決策規(guī)范化流轉(zhuǎn)決策辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以用于支持以上提出的幾種群體決策方式。對(duì)投票的支持，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以進(jìn)展網(wǎng)上的投票進(jìn)展，員工可以經(jīng)過(guò)登陸系統(tǒng)進(jìn)展投票和自動(dòng)統(tǒng)計(jì)；對(duì)會(huì)議的支持，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以進(jìn)展視頻會(huì)議，同時(shí)發(fā)布相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要，構(gòu)成決策信息；辦公自動(dòng)化系統(tǒng)還可以發(fā)送傳閱信息到相關(guān)人員，讀者可以提交閱讀后的評(píng)論，從而構(gòu)成決策信息；最后，規(guī)范化的流轉(zhuǎn)決策，可以根據(jù)決策議題的特殊性，分別送不同部門，分層次的獲取決策信息。辦公自動(dòng)化中的任務(wù)流專題處理日常任務(wù)

31、中的團(tuán)隊(duì)協(xié)作問(wèn)題普通都涉及任務(wù)流。這也是為什么大部分客戶購(gòu)買辦公自動(dòng)化系統(tǒng)產(chǎn)品都希望處理任務(wù)的流轉(zhuǎn)問(wèn)題。在這個(gè)章節(jié)，我們集中討論任務(wù)流問(wèn)題終究是一個(gè)什么樣的問(wèn)題，反映了政府機(jī)構(gòu)或企業(yè)的哪方面需求，從而更好的運(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的流程模塊來(lái)處理各種任務(wù)流問(wèn)題。任務(wù)的“分步執(zhí)行和“協(xié)同執(zhí)行舉個(gè)在統(tǒng)籌方法學(xué)里面一個(gè)常用的例子小明沏茶。沏茶可分兩個(gè)步驟階段1和階段2：預(yù)備任務(wù)和泡茶。我們留意到這個(gè)流程的一些特點(diǎn)。要分開(kāi)燒開(kāi)水和茶葉預(yù)備是由于這兩項(xiàng)任務(wù)可以并發(fā)執(zhí)行等階段1的兩個(gè)活動(dòng)燒開(kāi)水和預(yù)備茶葉預(yù)備好的時(shí)候，小明才能夠進(jìn)展泡茶，也就是說(shuō)，階段1中的兩個(gè)活動(dòng)是泡茶的兩個(gè)必要條件整個(gè)處置流程沏茶一定有一個(gè)開(kāi)

32、場(chǎng)和終了標(biāo)志一切活動(dòng)在這個(gè)例子都是小明一個(gè)人執(zhí)行的當(dāng)然，小明可以等水開(kāi)了再進(jìn)展茶葉的預(yù)備任務(wù)，這就把原來(lái)的兩個(gè)步驟的事情變成三個(gè)步驟的事情了。我們不再這里討論統(tǒng)籌學(xué)里面提到過(guò)的情況，而是把留意力集中在流程定義本身?？傊?，帶有并發(fā)思索的流程設(shè)計(jì)一定比串行流程的設(shè)計(jì)更合理。因此，并發(fā)活動(dòng)以為是流程執(zhí)行的效率所在。也是評(píng)價(jià)流程定義系統(tǒng)的第一個(gè)準(zhǔn)那么。E1.1：統(tǒng)籌學(xué)的運(yùn)用例子 小明沏茶在日常辦公中，對(duì)一個(gè)任務(wù)進(jìn)展流程化的描畫就像上面的沏茶例子一樣。任務(wù)一定要有開(kāi)場(chǎng)和終了標(biāo)志。同時(shí)，相關(guān)人員做什么任務(wù)要定義清楚。按照上面的例子，假設(shè)沏茶作為團(tuán)隊(duì)義務(wù)，那么不再是小明一個(gè)人的義務(wù)了，而是多人參與的任務(wù)“協(xié)

33、同。E1.2：統(tǒng)籌學(xué)的運(yùn)用例子 多人參與的沏茶當(dāng)變成多人參與的流程時(shí)如上圖，任務(wù)流的“協(xié)同特性就提上議程了。以下幾個(gè)是執(zhí)行這個(gè)流程化任務(wù)的重點(diǎn)?？腿藖?lái)了，要通知小紅和小明開(kāi)場(chǎng)相關(guān)任務(wù)燒開(kāi)水、預(yù)備茶葉需求有方法知道小紅和小明曾經(jīng)完成了任務(wù)，并且通知小麗可以開(kāi)場(chǎng)她的義務(wù)需求傳送小紅和小明的任務(wù)成果到小麗那里以上對(duì)流程推進(jìn)的幾個(gè)中心機(jī)制都作了描畫，它們分別是：1通知；2流轉(zhuǎn)形狀感知；3信息逐級(jí)傳送。這三個(gè)流程機(jī)制的順利落實(shí)，對(duì)流程的執(zhí)行意義艱苦。只需落實(shí)了這些機(jī)制，流程的執(zhí)行才具有效率、才干實(shí)現(xiàn)真正意義的任務(wù)“協(xié)同。流程為什么需求“定義流程作為可拆分復(fù)雜任務(wù)，并落實(shí)到不同人“協(xié)同執(zhí)行的一種任務(wù)方式，

34、往往代表政府機(jī)構(gòu)或企業(yè)的一種管理閱歷積累。比如客戶關(guān)系中的一個(gè)“客戶贊揚(yáng)處置流程，往往經(jīng)過(guò)以下文字進(jìn)展描畫?！爱a(chǎn)品銷售出去以后，往往會(huì)碰到客戶贊揚(yáng)的情況。客戶在產(chǎn)品運(yùn)用過(guò)程中，碰到不稱心的地方，會(huì)經(jīng)過(guò)、或者是電子郵件進(jìn)展贊揚(yáng)，贊揚(yáng)假設(shè)得不到及時(shí)、完善的處置，就會(huì)影響客戶稱心度，進(jìn)而影響產(chǎn)品的銷售。普通的贊揚(yáng)處置流程是這樣的：客服部接到客戶贊揚(yáng)后，會(huì)根據(jù)贊揚(yáng)的類型進(jìn)展分流；假設(shè)屬于普通贊揚(yáng)，那么送商務(wù)部，進(jìn)展客戶安撫；假設(shè)屬于產(chǎn)質(zhì)量量贊揚(yáng)，那么需求送研發(fā)部和消費(fèi)部進(jìn)展分析和備案，處置后前往商務(wù)部。根據(jù)以上文字，我們可以粗略的描畫任務(wù)流的流向情況。流程可以經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)單的流程圖表示。比如圖1.3，而數(shù)據(jù)

35、的流向經(jīng)過(guò)箭頭表示，分流義務(wù)經(jīng)過(guò)選擇符號(hào)表示。圖1.3表示的是很典型的，經(jīng)過(guò)所謂數(shù)據(jù)流向表示DFD圖表示的流程。當(dāng)然了，DFD最大的問(wèn)題是不能表示并發(fā)執(zhí)行的活動(dòng)，但作為普通概念了解，圖1.3曾經(jīng)足夠了。圖1.3：客戶贊揚(yáng)流程在業(yè)務(wù)處置中，我們看到流程的定義，普通針對(duì)的是業(yè)務(wù)處置的一種“規(guī)范。政府機(jī)構(gòu)或企業(yè)規(guī)定了流程化的業(yè)務(wù)處置，為的是要落實(shí)的任務(wù)有序化，相關(guān)人員按部就班地執(zhí)行分配下來(lái)的義務(wù)。要到達(dá)這種業(yè)務(wù)執(zhí)行的“效果，必需求有執(zhí)行機(jī)制的配套，比如及時(shí)通知相關(guān)人員，自動(dòng)獲取形狀，然后推進(jìn)下一步。要到達(dá)自動(dòng)化的控制，我們需求另一種定義，這種定義一樣可以經(jīng)過(guò)符號(hào)表達(dá)，但不是為了讓人員閱讀和了解，而是

36、要讓軟件系統(tǒng)了解和執(zhí)行，這就是我們經(jīng)常聽(tīng)到的“任務(wù)流定義Process Definition。軟件系統(tǒng)“了解了流程的定義，才可以按需務(wù)虛現(xiàn)流程的推進(jìn)機(jī)制。比如某人提交了任務(wù)流，流程可以根據(jù)下一步活動(dòng)的安排，發(fā)送通知給相關(guān)人員，進(jìn)展待辦提示。當(dāng)下一步涉及的一切人員都完成了彼此的義務(wù)，流程經(jīng)過(guò)形狀感知，能馬上進(jìn)展下一步的驅(qū)動(dòng)。支持將自然言語(yǔ)描畫的業(yè)務(wù)流程轉(zhuǎn)化為軟件系統(tǒng)可以了解的“流程定義并付諸執(zhí)行的過(guò)程，就是我們?cè)诓煌琌A廠商的宣傳口號(hào)聽(tīng)到的“圖形化任務(wù)流、“流程定義符號(hào)，等等軟件功能點(diǎn)。經(jīng)過(guò)上述資料的引見(jiàn)，我們不難總結(jié)幾個(gè)對(duì)流程定義的評(píng)價(jià)規(guī)范。能否支持并發(fā)活動(dòng)能否具有明確的“開(kāi)場(chǎng)和“終了標(biāo)志能否

37、能自動(dòng)發(fā)送流程通知能否需求人員具有專業(yè)的知識(shí)才干定義流程規(guī)范1、2、3是一個(gè)流程能否滿足任務(wù)流的“有序和“自動(dòng)化兩個(gè)業(yè)務(wù)特點(diǎn)。第4方面要求用于流程定義的符號(hào)一定要人性化，能和人員對(duì)流程的自然表述一一對(duì)應(yīng)。圖1.3用的是數(shù)據(jù)流DFD圖進(jìn)展表達(dá)。數(shù)據(jù)流圖作為構(gòu)造化程序設(shè)計(jì)的主要算法表示圖，可以在很多描畫業(yè)務(wù)的場(chǎng)景中運(yùn)用，但存在幾方面的缺乏。不支持任務(wù)流的并發(fā)描畫不支持流程推進(jìn)的幾種方式人為推進(jìn)、系統(tǒng)自動(dòng)推進(jìn)的描畫不支持回滾描畫當(dāng)系統(tǒng)遇到未能到達(dá)某個(gè)階段目的應(yīng)如何處置不支持多種和流程互動(dòng)的描畫不支持流程不同環(huán)節(jié)決策、活動(dòng)和相關(guān)人員捆綁根據(jù)這些缺乏，軟件行業(yè)的一致化模型言語(yǔ)UML中有一套描寫并發(fā)活動(dòng)的

38、活動(dòng)圖描畫言語(yǔ)Activity Diagram可以處理上述的一些方面，比如：并發(fā)和決策。但活動(dòng)圖也有缺乏的地方，就是短少人員以及相關(guān)的決策機(jī)制的描畫。比如某個(gè)流程環(huán)節(jié)，需求什么人、做什么事情，都需求經(jīng)過(guò)定義指出，否那么就不反映任務(wù)流的根本目的是為分工和業(yè)務(wù)協(xié)同而效力的。圖1.4：UML的并發(fā)活動(dòng)圖描畫圖1.3和圖1.4雖然在讀者的角度看上去的分別不大，但對(duì)軟件系統(tǒng)卻是意義艱苦。對(duì)圖1.3定義出來(lái)的流程，軟件系統(tǒng)只能經(jīng)過(guò)單步、串型的方式進(jìn)展執(zhí)行，也不能確定研發(fā)部處置了贊揚(yáng)是不是就可以往下發(fā)，還是要等消費(fèi)部處置了才往下發(fā)；而圖1.4定義出來(lái)的流程，雖然曾經(jīng)制定了質(zhì)量分流后，應(yīng)該同時(shí)送研發(fā)部和消費(fèi)部

39、，但卻不知道是不是自動(dòng)發(fā)送，還是應(yīng)該讓某個(gè)人員進(jìn)展選擇性發(fā)送。由此可見(jiàn)，流程采用什么樣的方式定義，曾經(jīng)不是一個(gè)純軟件或者純管理的問(wèn)題，而是一個(gè)綜合問(wèn)題。這個(gè)問(wèn)題的處理，需求軟件人員和最終用戶進(jìn)展一個(gè)妥協(xié)。首先，需求軟件人員提供一套符號(hào)表達(dá)流程。這套符號(hào)必需可以支持軟件系統(tǒng)進(jìn)展高效執(zhí)行；同時(shí)，這套符號(hào)對(duì)客戶非常直觀和可了解；客戶可以經(jīng)過(guò)靈敏運(yùn)用這套符號(hào)來(lái)表達(dá)流程化的管理制度還處在爭(zhēng)論當(dāng)中的任務(wù)流技術(shù)雖然流程問(wèn)題越來(lái)越明晰化，但上節(jié)總結(jié)的關(guān)于流程定義的符號(hào)和現(xiàn)實(shí)運(yùn)用的問(wèn)題之間的關(guān)系，不斷在學(xué)術(shù)界和業(yè)界有不同的了解。在學(xué)術(shù)界，任務(wù)流的研討普通歸類為在軟件技術(shù)和信息技術(shù)運(yùn)用領(lǐng)域的、關(guān)于計(jì)算機(jī)輔助協(xié)同任

40、務(wù)Computer-Supported Cooperative Work，CSCW的一個(gè)專門的分支領(lǐng)域。和群件系統(tǒng)、群體決策支持系統(tǒng)、群體協(xié)作系一致樣，任務(wù)流研討如何在群組中為了確定的業(yè)務(wù)目的，有效率的開(kāi)展任務(wù)。但關(guān)于任務(wù)流技術(shù)，也很多的研討重點(diǎn)。有的偏重研討任務(wù)傳送中的電子文檔載體比如Xerox曾經(jīng)的Placeless Document工程、有的偏重研討協(xié)同機(jī)制比如南加州大學(xué)的高級(jí)任務(wù)流專題、有的偏重研討決策質(zhì)量。這些研討相互不同，而且各有優(yōu)缺陷，但對(duì)運(yùn)用層面的任務(wù)流技術(shù)，都有很深遠(yuǎn)的影響。如今運(yùn)用廣泛的任務(wù)流產(chǎn)品，比如Lotus Notes的任務(wù)流引擎、微軟的Exchange引擎、以及后期

41、的Office11中的InfoPath等產(chǎn)品。都遵照嚴(yán)厲的流程WfMC中解釋的關(guān)于任務(wù)流系統(tǒng)設(shè)計(jì)的一些規(guī)范。然而，WfMC規(guī)范的，只是一個(gè)任務(wù)流系統(tǒng)應(yīng)該有的幾個(gè)軟件模塊劃分，至于不同的模塊應(yīng)該怎樣開(kāi)發(fā)，WfMC還是沒(méi)有進(jìn)一步的闡明。所以，當(dāng)前的任務(wù)流引擎，不同廠商有很大的不同。尤其是很多任務(wù)流引擎，都定位在作為二次開(kāi)發(fā)的運(yùn)用平臺(tái)，所以給最終客戶的宣傳口號(hào)，也是一些摸不著頭腦的技術(shù)名詞。創(chuàng)新通軟iOA研發(fā)小組總結(jié)任務(wù)流定義的幾個(gè)關(guān)鍵功能點(diǎn)在創(chuàng)新通軟適用軟件戰(zhàn)略的指點(diǎn)下，我們努力于將最前沿的信息技術(shù)適用化，絕對(duì)不會(huì)讓“半廢品流向客戶。我們提交客戶的，是實(shí)真實(shí)在的運(yùn)用范例和指點(diǎn)手冊(cè)。用戶可以經(jīng)過(guò)培訓(xùn)

42、，掌握中心的、簡(jiǎn)單易懂的系統(tǒng)概念，真正做到“我的軟件我做主。做到這一點(diǎn)，我們經(jīng)過(guò)長(zhǎng)達(dá)兩年的客戶互動(dòng)，掌握普遍客戶對(duì)任務(wù)流運(yùn)用系統(tǒng)的期望，從而規(guī)劃出任務(wù)流系統(tǒng)應(yīng)有的功能點(diǎn)。任務(wù)流功能點(diǎn)描畫當(dāng)用戶進(jìn)展“任務(wù)流定義，客戶希望以下功能點(diǎn)流程定義的圖形化表述圖形化的流程表示比表格、文字表示更直觀嚴(yán)厲的開(kāi)場(chǎng)和終了形狀標(biāo)志有嚴(yán)厲的開(kāi)場(chǎng)和終了標(biāo)志，才反映流程執(zhí)行的目的和里程碑簡(jiǎn)單易懂的流程符號(hào)組合復(fù)雜流程可以濃縮成假設(shè)干個(gè)流程單元，經(jīng)過(guò)自在組合后構(gòu)成更復(fù)雜的流程流轉(zhuǎn)途徑上節(jié)點(diǎn)的人員指定流程定義了一個(gè)步驟或者活動(dòng)后，可以指定人、部門以及群組參與這個(gè)流程流轉(zhuǎn)途徑上節(jié)點(diǎn)的業(yè)務(wù)操作指定流程定義了一個(gè)步驟或者活動(dòng)后，可

43、以指定人員進(jìn)展相關(guān)的業(yè)務(wù)操作流轉(zhuǎn)決策的人為分支實(shí)現(xiàn)流程進(jìn)展“階段性總結(jié)后往下推進(jìn)的時(shí)候，可以引入決策指點(diǎn)，進(jìn)展分支的指定流轉(zhuǎn)決策的人為回滾實(shí)現(xiàn)流程碰到“階段目的不能達(dá)成后，可以進(jìn)展流程的中止、或引入決策人，進(jìn)展回滾流轉(zhuǎn)途徑的并發(fā)活動(dòng)設(shè)定流程支持并發(fā)活動(dòng)的定義比如“會(huì)簽流轉(zhuǎn)途徑的條件分流設(shè)定流程可以參考所負(fù)載的表單文檔，進(jìn)展條件性的自動(dòng)選擇分流比如“落實(shí)審核權(quán)限當(dāng)系統(tǒng)進(jìn)展“任務(wù)流執(zhí)行，客戶希望以下功能點(diǎn)推進(jìn)機(jī)制流程可以根據(jù)下一步活動(dòng)，“約請(qǐng)參與者參與流程比如自動(dòng)發(fā)送即時(shí)音訊協(xié)同方式流程可以根據(jù)節(jié)點(diǎn)執(zhí)行人的決策位置，決議是給與知會(huì)不影響流程往下推進(jìn)；還是傳閱閱讀了才往下推進(jìn)；還是審核可以人為決議流

44、程能否經(jīng)過(guò)系統(tǒng)進(jìn)展“任務(wù)流整合，客戶希望以下功能點(diǎn)整合即時(shí)通訊發(fā)送即時(shí)音訊通知執(zhí)行人員整合郵件系統(tǒng)發(fā)送郵件通知執(zhí)行人員整合Office進(jìn)展共同編輯創(chuàng)新通軟處理方案，交融了以上特點(diǎn)，真正做到面向業(yè)務(wù)和客戶需求的任務(wù)流定義和執(zhí)行系統(tǒng)。詳細(xì)的任務(wù)流引見(jiàn)，讀者可以參考iOA產(chǎn)品的白皮書(shū)闡明。作為科研成果，我們的任務(wù)流引擎進(jìn)展了以下的革新，并獲得國(guó)家級(jí)別的相關(guān)資質(zhì)認(rèn)定。創(chuàng)新通軟運(yùn)用體系架構(gòu)描畫言語(yǔ)C2進(jìn)展流程的執(zhí)行和表達(dá)的優(yōu)化。將任務(wù)流執(zhí)行和音訊通訊機(jī)制徹底捆綁。這樣表達(dá)我們的人性化的任務(wù)流設(shè)計(jì)理念：重溝通、重協(xié)同、重統(tǒng)籌，以人為本；任務(wù)流形狀采用最先進(jìn)的形狀機(jī)實(shí)際模型，可以經(jīng)過(guò)Z-Logic進(jìn)展符號(hào)定

45、義和完好性證明。更重要的是，流轉(zhuǎn)形狀不僅僅限于任務(wù)流本身，還可以設(shè)計(jì)加載的不同文檔類型和表單；進(jìn)展任務(wù)流定義用戶僅僅需求兩類符號(hào)：活動(dòng)和里程碑也就是階段目的；活動(dòng)表示“什么人做什么業(yè)務(wù)操作、里程碑表示一個(gè)階段目的比如：主管部門會(huì)簽；圖1.5：iOA的流程定義企業(yè)用戶運(yùn)用特點(diǎn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)集中管理電子文檔類型的數(shù)據(jù)。凡是需求處置電子文檔一類的數(shù)據(jù)的政府機(jī)構(gòu)或企業(yè)，都可以引入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)展管理。iOA產(chǎn)品作為一個(gè)優(yōu)秀的電子文檔管理平臺(tái)，可以完全滿足客戶對(duì)于日常辦公的管理，企業(yè)用戶也不例外。iOA支持企業(yè)級(jí)運(yùn)用企業(yè)和政府需求不一樣，企業(yè)對(duì)公文流轉(zhuǎn)的功能相對(duì)而言，沒(méi)有政府機(jī)構(gòu)那么復(fù)雜。政府機(jī)構(gòu)的主

46、要上傳下達(dá)、對(duì)外對(duì)內(nèi)都是經(jīng)過(guò)公文進(jìn)展信息傳送。因此，政府機(jī)構(gòu)的辦公自動(dòng)化運(yùn)用主要集中在公文。但企業(yè)客戶就不一樣，企業(yè)的業(yè)務(wù)比較多，消費(fèi)、銷售、客戶關(guān)系、市場(chǎng)營(yíng)銷等等部門都有不同的分工和落實(shí)不同的管理制度。企業(yè)引進(jìn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)主要有三方面的緣由：無(wú)紙化；節(jié)省辦公本錢，比如審核用的紙張本錢知識(shí)化；閱歷和規(guī)范化管理制度得到存儲(chǔ)和共享信息共享；公共信息、部門信息、情報(bào)搜集點(diǎn)對(duì)點(diǎn)溝通；企業(yè)內(nèi)員工交流、溝通公司文化和團(tuán)隊(duì)分工的落實(shí)和支持；口號(hào)、模板和相關(guān)圖片的上傳和下載任務(wù)流程管理；落實(shí)相關(guān)的管理制度，比如采購(gòu)制度、審批制度，等等。對(duì)應(yīng)普遍的企業(yè)級(jí)辦公自動(dòng)化運(yùn)用，iOA都可以滿足。1經(jīng)過(guò)欄目管理，iOA

47、可以建立多級(jí)知識(shí)欄目，提供不同業(yè)務(wù)知識(shí)文檔的創(chuàng)建和存儲(chǔ)；2經(jīng)過(guò)目錄的權(quán)限控制，提供信息的上傳和下載，以及多媒體編輯；3經(jīng)過(guò)門戶方案組織信息，讓不同的信息欄目可以在一個(gè)完好的信息版面進(jìn)展定義和展現(xiàn)，滿足信息的獲取。支持RTX、MSN和手機(jī)短信的集成，將溝通擴(kuò)展到不同的信息媒體，表達(dá)辦公效率。企業(yè)用戶的典型運(yùn)用例子典型企業(yè)用的功能模塊見(jiàn)下表。任務(wù)流功能點(diǎn)描畫個(gè)人事務(wù)管理電子郵件、日程收發(fā)電子郵件個(gè)人通訊錄個(gè)人通訊錄的新增和查閱個(gè)人文件個(gè)人文件上傳個(gè)人待辦門戶流程義務(wù)、團(tuán)隊(duì)義務(wù)、企業(yè)知識(shí)管理知識(shí)目錄的分類和管理目錄的劃分、權(quán)限控制多媒體資料多媒體資料包括產(chǎn)品闡明、視頻、音頻資料的組織和存儲(chǔ)外部、內(nèi)部

48、知識(shí)源管理外部情報(bào)來(lái)源管理、內(nèi)部文章管理知識(shí)的綜合查找包括：關(guān)鍵字查找、全文匹配查找、相關(guān)性查找、附件內(nèi)容匹配查找知識(shí)庫(kù)文章的維護(hù)修正、編輯和權(quán)限分配知識(shí)庫(kù)導(dǎo)入、導(dǎo)出進(jìn)展知識(shí)庫(kù)文檔的分類導(dǎo)出任務(wù)流程管理各種配套制度的落實(shí)流程化制度的制定、落實(shí)和執(zhí)行財(cái)務(wù)制度、采購(gòu)審批制度、人事制度，等等請(qǐng)示方式的流轉(zhuǎn)面向個(gè)別主管的請(qǐng)示審批規(guī)范化流轉(zhuǎn)方式確實(shí)定落實(shí)部門之間針對(duì)某項(xiàng)業(yè)務(wù)的規(guī)范任務(wù)流轉(zhuǎn)公司文化建立全局義務(wù)落實(shí)義務(wù)、義務(wù)里程碑和義務(wù)報(bào)告提交新聞、通知公告、大事記公司的分類動(dòng)態(tài)報(bào)告全局工程公司的公共工程管理，比如：銷售日?qǐng)?bào)士氣鼓勵(lì)、員工關(guān)懷管理設(shè)定明星員工滾動(dòng)顯示、公司出版物、公司業(yè)績(jī)公告牌，等等意見(jiàn)建議

49、和共同討論廣開(kāi)賢路、員工可以提交相關(guān)的意見(jiàn)和建議進(jìn)展全體討論團(tuán)隊(duì)事務(wù)管理崗位門戶管理相關(guān)崗位的配備和崗位職能闡明任務(wù)組門戶管理由于工程關(guān)系，員工能夠分成不同的任務(wù)組進(jìn)展信息的交流和業(yè)務(wù)的處置，相關(guān)的門戶應(yīng)該建立起來(lái)部門門戶管理部門可以建立本人的信息門戶，方便和別的部門進(jìn)展協(xié)同和管理這些軟件功能代表企業(yè)對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的關(guān)注點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)了這些功能，企業(yè)初步可以到達(dá)：1信息的公共共享；2部門之間信息交換渠道的建立；3企業(yè)知識(shí)的積累和訪問(wèn)管理；4任務(wù)流轉(zhuǎn)的實(shí)現(xiàn)；5企業(yè)文化的建立iOA能完全滿足上述的功能要求。勝利客戶例子政府機(jī)構(gòu)運(yùn)用特點(diǎn)政府機(jī)構(gòu)是運(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的先驅(qū)。雖然現(xiàn)存的面對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)還有

50、很多待改良的地方，但政府機(jī)構(gòu)的辦公管理系一致直站在運(yùn)用的最前沿，特別是對(duì)文檔流轉(zhuǎn)的管理。特點(diǎn)：以公文管理為中心、業(yè)務(wù)處置為輔助，落實(shí)政務(wù)電子化公文流轉(zhuǎn)是政府辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的中心。作為一個(gè)政府機(jī)構(gòu)，無(wú)論大小，都屬于整個(gè)國(guó)家政府機(jī)構(gòu)中的一員，“落實(shí)政策，為民效力是永久不變的政府職能。對(duì)上級(jí)，政府機(jī)構(gòu)接納上級(jí)來(lái)文，根據(jù)文件精神進(jìn)展內(nèi)部協(xié)辦和落實(shí)；對(duì)內(nèi)部，不同的政府機(jī)構(gòu)進(jìn)展詳細(xì)任務(wù)的落實(shí)和信息互通，盡心盡責(zé)落實(shí)每個(gè)義務(wù)；對(duì)外部，政府機(jī)構(gòu)根據(jù)本身的職權(quán)范圍進(jìn)展政策的起草和落實(shí)下屬單位；對(duì)公共，政府機(jī)構(gòu)經(jīng)過(guò)提供完備的政府效力，落實(shí)“勤政為民的效力精神，保證信息公開(kāi)。所以，一切政府辦公自動(dòng)化系統(tǒng)都是以公文處

51、置作為中心。分組的業(yè)務(wù)功能包括：收文審核、批復(fù)、協(xié)辦、督辦、承辦；發(fā)文擬稿、審核、會(huì)簽、套紅、簽章、印發(fā)，等功能。呈批懇求、會(huì)簽、下發(fā)；信訪接待、請(qǐng)示、呈批，等等。這些業(yè)務(wù)處置的中心，都是任務(wù)流和不同業(yè)務(wù)協(xié)作的綜合運(yùn)用。iOA支持政府機(jī)構(gòu)的運(yùn)用iOA產(chǎn)品對(duì)政府機(jī)構(gòu)的運(yùn)用有非常全面的支持。首先，創(chuàng)新的流程定義和執(zhí)行機(jī)制，滿足政府機(jī)構(gòu)辦文的復(fù)雜流程和業(yè)務(wù)操作的多樣性要求。這是iOA最大的產(chǎn)品特性。同時(shí)，iOA支持細(xì)化的各種內(nèi)部事務(wù)管理，包括：辦公資源、不同決策方式的執(zhí)行傳閱、請(qǐng)示和規(guī)范流轉(zhuǎn)、視頻會(huì)議、即時(shí)短信，等等。最后，iOA支持共同編輯方式的運(yùn)用，OA系統(tǒng)可以捆綁Office在線編輯進(jìn)展文檔的套紅、加蓋公章和共同編輯等復(fù)雜的業(yè)務(wù)操作痕跡保管。政府用戶的典型運(yùn)用例子典型企