秘書(shū)實(shí)務(wù)之秘書(shū)工作概述的課件

1、秘 書(shū) 實(shí) 務(wù) 11.1 秘書(shū)1.2 秘書(shū)部門1.3 秘書(shū)工作1.4 技能訓(xùn)練 秘書(shū)工作概述2 了解秘書(shū)的來(lái)由、職業(yè)特色、類別和秘書(shū)部門的特征，掌握秘書(shū)工作的原則和特點(diǎn)，理解秘書(shū)工作的作用。 通過(guò)本章學(xué)習(xí)，你會(huì)對(duì)秘書(shū)有一個(gè)初步的了解，為學(xué)習(xí)后續(xù)內(nèi)容，奠定一個(gè)良好的基礎(chǔ)。 教學(xué)目 的3教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)一、教學(xué)重點(diǎn)1、秘書(shū)的概念2、秘書(shū)的職業(yè)特點(diǎn)3、秘書(shū)工作的原則與作用4、技能訓(xùn)練二、教學(xué)難點(diǎn)1、秘書(shū)的來(lái)由與定義2、秘書(shū)工作作用的技能3、案例分析41.1.1 “秘書(shū)”詞義的演變宮中秘藏之書(shū) ： 最初是指具有秘密性質(zhì)或神秘色彩的圖書(shū)。職務(wù)之稱: 秘書(shū)工作人員,是從清末開(kāi)始的,這是現(xiàn)代秘書(shū)概念的源頭。社

2、會(huì)職業(yè)：秘書(shū)已被看作是廣泛的社會(huì)職業(yè)之一，它屬于第三產(chǎn)業(yè)（服務(wù)性行業(yè)）。 1.1 秘書(shū)5 1.1.2 秘書(shū)的定義 所謂秘書(shū)，乃是組織或主管的助手，其任務(wù)是在認(rèn)可的職權(quán)范圍內(nèi)，提供輔助工作與綜合服務(wù)，并能運(yùn)用辦公室的工具設(shè)備，從事組織與主管制定的行政性任務(wù)的人員。 61.1.3 秘書(shū)的職業(yè)特色 1.直接性 一是秘書(shū)工作的內(nèi)容與領(lǐng)導(dǎo)工作是一致的，即領(lǐng)導(dǎo)做什么秘書(shū)也做什么; 二是秘書(shū)做工作幾乎都是領(lǐng)導(dǎo)親自指派、直接安排的,秘書(shū)也是直接向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示、匯報(bào)的; 三是秘書(shū)做工作是直接對(duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的，其結(jié)果的成敗與領(lǐng)導(dǎo)有直接的關(guān)系。72.穩(wěn)定性 秘書(shū)與其服務(wù)對(duì)象之間的關(guān)系有相對(duì)的固定性，短至數(shù)月，長(zhǎng)達(dá)幾年甚至幾

3、十年。3.知識(shí)化 秘書(shū)的工作性質(zhì)要求秘書(shū)人員要具有一定的文化知識(shí)和專業(yè)知識(shí)。8 4.年輕化 發(fā)達(dá)國(guó)家的秘書(shū)人員平均年齡為26歲左右，一般為2035歲。他們把秘書(shū)崗位看做是由操作層通向管理層的最好階梯。5.女性化 近20年來(lái)，女性秘書(shū)有明顯增加的趨勢(shì)，這是由女性的心理素質(zhì)所決定的。西方國(guó)家的初、中級(jí)女性秘書(shū)占總數(shù)的比例達(dá)到了90%。91.1.4 秘書(shū)的分類 橫向分類 按單位性質(zhì)不同：機(jī)關(guān)秘書(shū)，企業(yè)秘書(shū)，私人秘書(shū)，商業(yè)秘書(shū)，涉外秘書(shū)。 按工作內(nèi)容不同：行政秘書(shū)、機(jī)要秘書(shū)，文字秘書(shū)，教學(xué)秘書(shū)，信訪秘書(shū)、通訊秘書(shū)、醫(yī)學(xué)秘書(shū)，法律秘書(shū)等。按服務(wù)對(duì)象不同：公務(wù)秘書(shū)、私人秘書(shū)。 縱向分類（層次）高級(jí)、中級(jí)、

4、初級(jí) 10 1.2.1 秘書(shū)部門的涵義 秘書(shū)部門又稱秘書(shū)機(jī)構(gòu)，有廣義和狹義之分。 廣義的秘書(shū)機(jī)構(gòu)，指承擔(dān)辦文辦事、信息調(diào)研、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查與事務(wù)管理等全部秘書(shū)工作的部門。一般高層稱辦公廳，基層稱辦公室，包括其下屬的秘書(shū)、檔案、機(jī)要、調(diào)研、信訪、行政、督查等部門。（如下圖） 狹義的秘書(shū)機(jī)構(gòu)，指承擔(dān)以辦文辦會(huì)為主，專門輔助領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及其負(fù)責(zé)人辦理秘書(shū)業(yè)務(wù)的部門，如秘書(shū)局、秘書(shū)處、秘書(shū)科等。 1.2 秘書(shū)部門11秘書(shū)機(jī)構(gòu)圖辦公室（主任、副主任） 調(diào)研科室 秘書(shū)科室檔案科室信訪科室行政科室督查科室 機(jī)要科室121.2.2 秘書(shū)部門的地位秘書(shū)部門無(wú)論是在黨政機(jī)關(guān)還是在企事業(yè)單位，都是直接為單位領(lǐng)導(dǎo)層服

5、務(wù)的。它處于承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外的樞紐地位。如圖 ：131.2.3 秘書(shū)部門的 基本特征 從屬性 秘書(shū)機(jī)構(gòu)在整個(gè)機(jī)構(gòu)體系中屬于綜合性的輔助部門。 中介性 在黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)，領(lǐng)導(dǎo)層是決策機(jī)構(gòu)，職能部門是執(zhí)行機(jī)構(gòu)。 綜合性 秘書(shū)機(jī)構(gòu)的主要活動(dòng)是圍繞領(lǐng)導(dǎo)層的活動(dòng)而展開(kāi)的，活動(dòng)內(nèi)容涉及面廣。14 秘書(shū)工作內(nèi)容與形式辦文：主要圍繞文書(shū)、文件、文字材料開(kāi)展的工作。辦會(huì)：包括會(huì)前的籌劃和準(zhǔn)備、會(huì)中的組織和服務(wù)、會(huì)后的善后和落實(shí)。辦事：主要分信息工作、技術(shù)工作和日常行政事務(wù)工作。 1.3 秘書(shū)工作151.3.2 秘書(shū)工作的原則 1.準(zhǔn)確原則 理解和執(zhí)行黨和國(guó)家的現(xiàn)行方針政策。收集和提供領(lǐng)導(dǎo)工作

6、所需要的信息資料。判斷和貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖。處理各種秘書(shū)事務(wù)和領(lǐng)導(dǎo)者交辦的事項(xiàng)。進(jìn)行文字表達(dá)和口頭表達(dá)。16 2.及時(shí)原則 要確立正確的時(shí)間觀念。 要講究工作效率。 要分辨輕重緩急。 要變被動(dòng)為主動(dòng)。 3.嚴(yán)謹(jǐn)原則 嚴(yán)密地思考。 周詳?shù)剡\(yùn)作。 謹(jǐn)慎地行事。174.同步原則 要同步思維。 要同步行動(dòng)。 要同步提高。5.保密原則 要強(qiáng)化保密意識(shí)。 要具備法律知識(shí)。181.3.3 秘書(shū)工作的特點(diǎn)從屬性 是現(xiàn)代秘書(shū)工作最根本的屬性和特點(diǎn)。 被動(dòng)性秘書(shū)機(jī)構(gòu)的輔助地位，決定了秘書(shū)工作的被動(dòng)性。 事務(wù)性秘書(shū)工作絕大多數(shù)都是具體的事務(wù)工作。 綜合性秘書(shū)機(jī)構(gòu)是綜合辦事機(jī)構(gòu)，秘書(shū)工作也就具有鮮明的綜合性。機(jī)要性 指秘書(shū)

7、工作的機(jī)密性和重要性。 191.3.4 秘書(shū)工作的作用樞紐作用 秘書(shū)部門的地位是承上啟下，聯(lián)系左右，溝通各方的樞紐。參謀助手作用 秘書(shū)工作的參謀助手作用，貫穿在秘書(shū)人員輔助領(lǐng)導(dǎo)工作的整個(gè)過(guò)程中。 形象作用 秘書(shū)人員在工作中的一舉一動(dòng)、一言一行以及辦事風(fēng)格，都代表本單位的形象。201.3.5 秘書(shū)工作的發(fā)展趨勢(shì)逐步形成以公務(wù)秘書(shū)為主導(dǎo)、社會(huì)秘書(shū)為主體的職業(yè)階層逐漸形成雙向選擇的社會(huì)化秘書(shū)性服務(wù)系統(tǒng) 逐漸走向秘書(shū)工作科學(xué)化的道路 21國(guó)外秘書(shū)工作的發(fā)展趨勢(shì)由事務(wù)型轉(zhuǎn)為智能型 秘書(shū)工作日益專業(yè)化 秘書(shū)人員的高學(xué)歷、秘書(shū)工作的永業(yè)化 22 【訓(xùn)練目標(biāo)】 通過(guò)訓(xùn)練，熟練地掌握有效發(fā)揮秘書(shū)工作作用的技能?！景咐治?】季市長(zhǎng)與他的秘書(shū) 分析思考：1、通過(guò)案例分析，如何理解市長(zhǎng)夫人對(duì)市長(zhǎng)的評(píng)價(jià)：“老季不過(guò)是個(gè)比別人勤奮些的凡人。這位出了名的、勤奮的凡人后面，還有一個(gè)不出名的更勤奮的人市長(zhǎng)的秘書(shū)老許”1.4 技能訓(xùn)練232、從案例中可以看出徐秘書(shū)在幕后的辛勤工作，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)人及市長(zhǎng)起了哪些積極作用？3、若你擔(dān)任市長(zhǎng)秘書(shū)，要產(chǎn)生像徐秘書(shū)這樣有效的輔助效果，你將做哪些方面的準(zhǔn)備？【案例分析2】 交印 分析思考