工程公司檔案管理規(guī)定

1、.精品資料網(wǎng)cnshu25萬份精華管理資料，2萬多集管理視頻講座：.；精品資料網(wǎng)cnshu 專業(yè)提供企管培訓資料工程公司檔案管理規(guī)定1 目的 加強檔案管理和搜集管理任務，確保檔案的性、完好性和準確性，有效維護和充分利用檔案為城市建立和企業(yè)運營開展效力。 2 范圍 適用于以文字圖表、聲像資料、榮譽實物等各種方式構(gòu)成的公司的科技檔案，行政檔案，也包括營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等。3 定義 3.1 公司檔案任務的根本原那么是：集中管理與分散管理相結(jié)合，以集中管理為主，即公司文書檔案由行政部集中一致管理；檔案(已交檔案室的除外)的日常運用保管分別由有關(guān)部門管理，以便于及時利用，維護檔案的完好與平安。公司各部門

2、在各項活動中構(gòu)成的具有參考價值的文件、資料，由承辦單位、主辦人擔任將其中已辦完的文件、資料及時歸檔。3.2 歸檔文書包括：1)公司與有關(guān)單位的來往信件、各種協(xié)議書、合同等。2)公司會議原始記錄、紀要和決議(包括發(fā)布的通知、通報、機構(gòu)調(diào)整、任免、獎懲以及全公司的規(guī)章制度)。3)公司制定的方案、統(tǒng)計、預決算、任務總結(jié)。4)公司主持召開的各種專業(yè)會議構(gòu)成的指點講話、文件和會議總結(jié)紀要。5)國際國內(nèi)同行業(yè)交流和協(xié)作企業(yè)來往文件、協(xié)議、報告和談判紀要等文件資料。6)公司各部門的發(fā)文。7)其他具有保管價值的文件資料、重要的任務閱歷資料。8)外單位直接發(fā)送給公司各部門的抄送信件。9)本公司的歷史沿革、大事記

3、及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。10)本公司關(guān)于員工勞動、工資、福利方面的文件資料。11)本公司的科技檔案。4 權(quán)責 4.1 公司行政部設立專門的檔案任務，受上級檔案部門的業(yè)務指點、監(jiān)視和檢查，擔任管理公司的文書、科技檔案，其義務是：1)搜集、整理、立卷、鑒定、保管公司的文書檔案；2)積極開展檔案的提供利用任務；3)進展檔案鑒定；4)進展檔案統(tǒng)計；5)保管部分科技檔案；6)仔細學習有關(guān)制度、檔案任務實際、技術(shù)和業(yè)務知識，掌握歸檔的根本方法，保證檔案質(zhì)量。4.2 各部門協(xié)助行政部作好檔案管理任務。5 內(nèi)容5.1 檔案管理任務流程 見圖1。5.2檔案管理任務闡明見表1。5.3歸檔要

4、求5.3.1 歸檔的文件資料，應按照自然構(gòu)成、堅持歷史聯(lián)絡的原那么和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進展歸檔。在一個卷內(nèi)要按問題或文件構(gòu)成的時間，系統(tǒng)地陳列。5.3.2 案卷標題要簡明準確，整理好的案卷要確定案卷的保管期限，按歸檔要求進展裝訂、編號、填寫卷內(nèi)目錄備考表。5.3.3 全部案卷組成后，要對案卷作一致陳列并編寫檔號，然后逐卷登記，填寫案卷目錄。5.4 檔案保管期限文件保管期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依以下規(guī)定辦理：1)永久保管：1公司章程；2股東名冊；3組織規(guī)程及辦事細那么；4董事會及股東會紀錄；5財務報表；6政府機關(guān)核準文件；7不動產(chǎn)一切權(quán)及其他債務憑證；8工程設計圖；9其他

5、經(jīng)核定須永久保管的文書。2)10年保管：1預算、決算書類；2會計憑證；3事業(yè)方案資料；4其他經(jīng)核定須保管10年的文書。3)5年保管：1期滿或解除之合約；2其他經(jīng)核定保管5年的文書。4)1年保管：結(jié)案后無長期保管必要者。5)各種規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保管，運用部門視其有效期間予以保管。6 相關(guān)資料6.1 相關(guān)文件 6.1.1 6.1.2 6.2 附件 6.2.1卷內(nèi)文件目錄6.2.2卷末備考表圖1檔案管理任務流程流程稱號檔案管理流程義務概要檔案管理單位總經(jīng)理行政經(jīng)理行政部各職能部門節(jié)點ABCD123456789審批審批審批審批開場檔案利用保管維護分類整理檔案鑒定檔案搜集 檔案更新檔案銷毀 終了檔

6、案利用義務稱號節(jié)點義務程序、重點及規(guī)范時限相關(guān)資料檔案搜集鑒定C2C3B3A3程序公司運營管理手冊各單位結(jié)合實踐情況，制定歸檔文件的范圍。對哪些文件應該歸檔、哪些文件不應該歸檔，做出相應的規(guī)定，能反映本企業(yè)消費運營管理活動職能，具有查考利用價值的文件資料等屬于歸檔范圍在歸檔中應該搜集齊全文件的訂稿、正本和有關(guān)資料，保證檔案的完好性在檔案文件的搜集過程中，對資料進展去粗取精等任務，確定資料的利用價值1個任務日搜集的檔案文件經(jīng)過鑒定，呈送行政經(jīng)理審核和總經(jīng)理審批重點檔案搜集和鑒定規(guī)范搜集及時、齊全、完好檔案保管維護C4C5程序1.公司運營管理手冊2.卷內(nèi)文件目錄3.卷末備考表經(jīng)過審批后，行政人員對

7、搜集之檔案文件進展整理2個任務日整理的根本義務是把零散的、需求修正的檔案進展分類、組織和編目，使其組成一個體系，固定下來，以便檔案的運用，其過程如下:區(qū)分全宗：按照全宗整理檔案，能完好反映企業(yè)或個人活動的全部內(nèi)容和過程，便于檔案的保管和利用分類：檔案分類就是根據(jù)立檔單位內(nèi)的檔案來源、時間、內(nèi)容或方式的異同，按照一定體系，分門別類、有系統(tǒng)地域分檔案和整理檔案，使其構(gòu)成有機的整體，以反映立檔單位的歷史容顏立卷：立卷是整理和保管文件的一種方法，即將處置終了的文件進展系統(tǒng)整理，組合為一個案卷編目：編目包括編制卷內(nèi)文件目錄、卷末備考表、案卷封面的編目和案卷目錄的編制整理后的檔案文件開場保管，檔案保管指根據(jù)檔案的成分和情況，采取存放和平安維護措施，維護檔案的完好與平安，延伸檔案的壽命重點檔案保管和維護規(guī)范保管合理、正確 (續(xù)表)檔案存檔銷毀C6D6C7C8B8A8程序1.公司運營管理手冊對資料進展保管維護后，行政人員根據(jù)檔案的內(nèi)容和成分，記錄、報道編制檔案文件的檢索工具，其他部門運用各種檢索工具查找檔案檢索工具制造后，定期對檔案文件進展資料的更新活動，刪除沒有利用價值和已被損壞的檔案文件，將其進展報廢處置經(jīng)過鑒定，那些無繼續(xù)保管價值的檔案應在一定時間內(nèi)銷毀進展鑒