后勤采購管理辦法

1、分發(fā)編號：后勤采購管理辦法單位：財務(wù)管理委員會目錄編號：QB/集團(tuán)后勤采購管理辦法公司/中心：財務(wù)管理委員會起草:日期:版本號：第A版第0次修改審核:日期:批準(zhǔn):日期:第1章總則目的為了加強(qiáng)對集團(tuán)所屬公司后勤物資及服務(wù)采購業(yè)務(wù)的監(jiān)督與管理，規(guī)范采購行為，保證采購質(zhì)量，提高采購效率，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于集團(tuán)所屬分子公司及工廠的后勤物資及服務(wù)的采購。后勤物資及服務(wù)采購分類辦公類:辦公文具、辦公設(shè)備、辦公家具、寬帶、固話等。宣傳印制類:橫幅、公司定制品（印有公司標(biāo)識的名片、單據(jù)、信封、紙杯、信紙、筆記本、辦公文具等）、廣告、海報、宣傳手冊、DV宣傳片、掛歷、營銷促銷品等。勞保清潔及宿舍用

2、品:手套、口罩、垃圾桶、垃圾袋、抹布、掃把、拖把、膠桶、床上用品、床、窗簾、柜子、工作服等公共設(shè)施類:水龍頭、水管、照明燈、電線、門、窗、玻璃、設(shè)施維護(hù)等招待類：水果、零食、煙、酒、礦泉水、果盤、茶杯、茶、禮品等技術(shù)檢測類：容器、工具、儀器儀表、試劑、藥品等生產(chǎn)維護(hù)類：生產(chǎn)機(jī)器零配件、五金工具等食堂物資：鍋、碗、瓢、盆、油、調(diào)味劑、米、面、粉、菜、煤球、煤氣等保險類：社會保險、意外傷害險、財險。不相容職務(wù)請購與審批。請購人員不能同時負(fù)責(zé)審批。供應(yīng)商的選擇與審批。選擇供應(yīng)商的人員不能同時負(fù)責(zé)審批。采購合同的擬訂、審核與審批。合同擬定、審核、審批等工作應(yīng)由不同的人員負(fù)責(zé)。采購、驗收與記錄。采購、驗

3、收與會計記錄等工作應(yīng)由不同的人員擔(dān)任，以保證采購數(shù)量的真實性和采購價格、質(zhì)量的合規(guī)性、采購記錄和會計核算的正確性。付款的申請、審批與執(zhí)行。付款的申請人、審批人與執(zhí)行人職務(wù)應(yīng)當(dāng)分離，避免因付款方式不恰當(dāng)、執(zhí)行有偏差，導(dǎo)致企業(yè)資金損失或信用受損。第2章后勤采購組織后勤采購工作小組后勤采購工作小組機(jī)構(gòu)公司設(shè)立后勤采購工作小組，由各部門各派一人組成，組長由總經(jīng)理任命。后勤采購工作小組不設(shè)專職，所有組員均為兼職。后勤采購工作小組職責(zé)各部門職責(zé)行政內(nèi)勤（兼任計劃管理員）、采購員及倉庫保管員等崗位。各公司行政部下設(shè)食堂組，食堂采購員實施物資采購，食堂組長負(fù)責(zé)食堂物資的驗收和管理。需求部門負(fù)責(zé)填制采購申請，并

4、參與供應(yīng)商甄選過程。財務(wù)部門負(fù)責(zé)采購的監(jiān)督、預(yù)算控制、報賬審核及付款。倉庫保管員負(fù)責(zé)采購物資的驗收、存儲與發(fā)放。公司分設(shè)后勤物資倉庫、生產(chǎn)機(jī)器零配件倉庫、技術(shù)檢測物資倉庫，分別由行政部門、生產(chǎn)部門、技術(shù)質(zhì)量部門安排相應(yīng)倉庫和保管員進(jìn)行物資管理。食堂物資放廚房存儲，不單獨設(shè)立倉庫，由食堂組長兼任保管員，負(fù)責(zé)食堂物資管理。各部門各司其職，相互銜接的同時形成相互制衡機(jī)制。第3章采購備用金管理備用金公司采購采取備用金制，行政部門采購員備用金額度為3000元，食堂采購員備用金額度為5000元。備用金采取借款方式，由采購員填寫借款單，經(jīng)部門主管、財務(wù)主管及總經(jīng)理審批后，交會計開具現(xiàn)金付款憑證，由出納支付現(xiàn)

5、金，賬面掛采購員個人往來。采購員可在現(xiàn)金交易范圍內(nèi)動用備用金進(jìn)行采購。備用金如不足以支付采購款，可按借款審批程序臨時借支現(xiàn)金。報賬后再沖抵借支，并按額度補(bǔ)足備用金。備用金一年一清，每年12月份還清備用金借款，次年1月再重新借支備用金?，F(xiàn)金交易范圍千元以下的零星采購；供應(yīng)商要求現(xiàn)金交易；緊急采購且不能及時辦理銀行支付手續(xù)；除以上情況外，一律不得進(jìn)行現(xiàn)金交易，均通過財務(wù)轉(zhuǎn)賬付款。第4章采購實施辦公、宣傳印制、勞保清潔及宿舍用品、公共設(shè)施類物資的采購采購申請信息。如難以描述物資特征的，應(yīng)提供樣品；宣傳印制品應(yīng)提供設(shè)計樣稿。采購計劃對于無法于需用日期內(nèi)辦妥的采購申請，行政部門應(yīng)及時通知請購部門。采購計

6、劃應(yīng)同時報送財務(wù)部門，以便于公司資金的安排。未列入采購計劃內(nèi)的物資不得采購。如確屬臨時性急需物資，應(yīng)填寫緊急采購申請表，經(jīng)部門主管審批及公司行政主管核準(zhǔn)后才能列入采購范圍，單件500元以上的物資要經(jīng)總經(jīng)理審批。供應(yīng)商及采購方式選擇可采用招標(biāo)方式采購；可采用定點采購方式；填制供應(yīng)商詢價表，經(jīng)行政主管及總經(jīng)理審批后擇優(yōu)選購，如公共設(shè)施維護(hù)等物資。合同的簽訂與撤銷購買驗收入庫物資應(yīng)有需求部門協(xié)助驗收，查驗樣式是否符合定制要求。驗收過程中，如發(fā)現(xiàn)異常，應(yīng)向采購員提出質(zhì)疑或向上級主管匯報。報賬付款供應(yīng)商詢價表、費用分?jǐn)偙恚熏F(xiàn)金支付的應(yīng)提供收據(jù)，簽訂了合同的應(yīng)提供合同。各類單據(jù)要齊全且相互吻合，并有符合

7、程序的審批記錄。物資管理招待類物資采購采購申請購買報賬付款生產(chǎn)維護(hù)類、技術(shù)檢測類物資采購采購申請信息。4無法于需用日期內(nèi)辦妥的采購申請，行政部門應(yīng)及時通知需求部門。5需求部門未申請的物資不得采購。如確屬臨時性急需物資，應(yīng)填寫緊急采購申請表，經(jīng)部門主管審批及公司行政主管核準(zhǔn)后才能列入采購范圍，采購金額500元以上的物資要經(jīng)總經(jīng)理審批。供應(yīng)商及采購方式選擇填制供應(yīng)商詢價表，經(jīng)行政主管及總經(jīng)理審批后擇優(yōu)選購。合同的簽訂與撤銷參見購買驗收入庫報賬付款物資管理食堂物資采購采購計劃購買供應(yīng)商，通過定點獲得長期供應(yīng)低價優(yōu)惠和免費配送待遇，同時也要勤跑、勤問以了解市場行情，精打細(xì)算，及時購進(jìn)質(zhì)優(yōu)價廉的新鮮疏菜

8、和肉類食品。驗收報賬付款能源采購水、電財務(wù)部門進(jìn)行會計處理，未托收的則交出納進(jìn)行銀行轉(zhuǎn)賬付款。天然氣煤生產(chǎn)部門在每月25日前提出下月燃煤采購申請，經(jīng)部門主管和總經(jīng)理批準(zhǔn)后交行政部門。采購申請量應(yīng)根據(jù)月定額耗用量、上月庫存、安全庫存量等數(shù)據(jù)來確定，采購數(shù)量能保證正常耗用即可。遇燃煤價格波動較大時，可適當(dāng)形成較高庫存。行政部門對生產(chǎn)部門提交的采購申請進(jìn)行審核，檢查申購數(shù)量是否合理、審批流程是否完成，審核無誤后交采購員進(jìn)行采購。填制供應(yīng)商詢價表，經(jīng)行政主管及總經(jīng)理審批后擇優(yōu)選購。詢價應(yīng)由后勤物資采購小組安排人員與采購員共同參與。采購員應(yīng)跟蹤燃煤供應(yīng)過程。供方貨物到達(dá)時，司機(jī)將供貨清單交給采購員，采購

9、員開具信息通知單，分別通知磅房和生產(chǎn)部門。信息通知單上需注明物資名稱及重量。磅房收到信息通知單，對燃煤毛重(含車皮和燃煤)進(jìn)行稱量，登記稱重記錄臺賬。待汽車卸貨后，再稱車皮重，計算出燃煤凈重(毛重減車皮重)，并開具汽車衡稱重記錄單。凈重如與運貨司機(jī)提供的數(shù)據(jù)有較大差異，應(yīng)及時通知采購員與供應(yīng)商溝通。汽車衡稱重記錄單上應(yīng)列明物資名稱、毛重、皮重、凈重、車號等信息，并經(jīng)司磅員和司機(jī)簽字確認(rèn)。稱量完畢，司磅員將汽車衡稱重記錄單交給倉庫保管員。在卸貨之前，技術(shù)質(zhì)量部安排人員檢驗燃煤質(zhì)量，通過技術(shù)檢測或燃燒時間檢查燃煤發(fā)熱量，具體檢驗方法由技術(shù)質(zhì)量部門確定，檢驗不合格的不得接收。檢驗合格后，生產(chǎn)部門安排

10、燃煤存放地點，并由生產(chǎn)機(jī)器零配件倉庫保管員開具入庫單，注明入庫數(shù)量及檢驗結(jié)果，檢驗人員和保管員在入庫單上簽字確認(rèn)。燃煤入庫后，保管員將單據(jù)整理成財務(wù)記賬組和采購付款組兩組，并將兩組單據(jù)交給行政部門。財務(wù)記賬組單據(jù)包括：供方供貨清單、信息通知單、汽車衡稱重記錄單(財務(wù)聯(lián))、入庫單(財務(wù)聯(lián))。采購付款組單據(jù)包括：信息通知單、汽車衡稱重記錄單(采購付款聯(lián))、入庫單(采購付款聯(lián))。行政部門按合同約定的結(jié)算方式確定價格、數(shù)量及結(jié)算金額，在入庫單上注明并簽字確認(rèn)，然后將采購申請單、財務(wù)記賬組單據(jù)與合同復(fù)印件交至財務(wù)部門。財務(wù)部門審核相關(guān)單據(jù)及合同，復(fù)核結(jié)算金額，確認(rèn)無誤后進(jìn)行會計入庫及供應(yīng)商掛賬處理。行政

11、部門按照合同約定的時間及方式申請付款，填寫付款申請單，注明合同號、收款單位、開戶銀行、賬號、申付金額、申付事項等要素，并附上信息通知單、汽車衡稱重記錄單(采購付款聯(lián))、入庫單(采購付款聯(lián))、發(fā)票等票據(jù)。依次提請行政主管、財務(wù)主管及總經(jīng)理審批。其中，財務(wù)部門應(yīng)重點核查申付事項與供應(yīng)商往來賬是否相符，附件是否齊全，相關(guān)審批程序是否履行，收款方是否與合同方、開票方保持一致，如發(fā)現(xiàn)疑問有權(quán)拒付。履行付款申請審批程序后，財務(wù)部門進(jìn)行轉(zhuǎn)賬支付，并進(jìn)行相應(yīng)會計處理。生產(chǎn)機(jī)器零配件倉庫保管員負(fù)責(zé)燃煤的保管，建立燃煤入庫、出庫及庫存臺賬。燃煤存儲時應(yīng)注意防水防火，保證燃煤干燥及安全。生產(chǎn)領(lǐng)用燃煤需登記領(lǐng)用記錄，

12、領(lǐng)用人簽字確認(rèn)，保管員每月進(jìn)行匯總。生產(chǎn)部門確定燃煤月定額消耗量，保管員按月定額消耗量填制出庫單，并匯總當(dāng)月燃煤領(lǐng)用記錄成表作為出庫單附件。經(jīng)保管員及領(lǐng)用人簽字，部門主管審批后交財務(wù)部門進(jìn)行出庫賬務(wù)處理。財務(wù)部門每月末對燃煤庫存量進(jìn)行盤點，估測庫存量以檢查燃煤耗用量是否正常。每批燃煤耗用完后，可根據(jù)月定額耗用量預(yù)計燃煤耗用天數(shù)，并與實際耗用天數(shù)比較，如兩者相差較大，應(yīng)查明原因，落實責(zé)任。生產(chǎn)用油(1)生產(chǎn)部門于每月25日前提出下月采購申請，經(jīng)部門主管和總經(jīng)理批準(zhǔn)后交行政部門。采購申請需注明油的品種、規(guī)格、數(shù)量等數(shù)據(jù)。采購申請量應(yīng)根據(jù)月定額耗用量、上月庫存、安全庫存量等數(shù)據(jù)來確定，采購數(shù)量能保證

13、正常耗用即可。遇油供應(yīng)緊張時，可適當(dāng)形成較高庫存。(2)行政部門對采購申請進(jìn)行審核，行政部門對生產(chǎn)部門提交的采購申請進(jìn)行審核，檢查申購數(shù)量是否合理、審批流程是否完成，審核無誤后交采購員進(jìn)行采購。(1)采購員到中石油或中石化供應(yīng)點按時價采購，后勤物資采購工作小組安排人陪同采購。(2)采購員應(yīng)向供方索要發(fā)票，發(fā)票上采購員及陪同采購人員應(yīng)簽字確認(rèn)采購事實及采購金額。(1)采購?fù)戤吅?，采購員將油交給生產(chǎn)機(jī)器零配件倉庫保管員驗收，倉庫保管員將油過磅稱重，并按1千克=1/p油升進(jìn)行換算，與發(fā)票數(shù)量進(jìn)行核對，驗收無誤后開具入庫單，采購員及保管員簽字確認(rèn)。(2)倉庫保管員將油存入倉庫，并登記入庫臺賬。采購員將

14、發(fā)票、采購申請單、入庫單交至行政內(nèi)勤，行政內(nèi)勤在一周內(nèi)填好費用報銷審批單，經(jīng)行政主管審批后交財務(wù)部門。財務(wù)部門對報賬事項及相關(guān)單據(jù)進(jìn)行審核，審核無誤后審核人在費用報銷審批單上簽字。財務(wù)審核通過后，行政內(nèi)勤提請總經(jīng)理審批，審批完成即可交財務(wù)部門制證付款。生產(chǎn)機(jī)器零配件倉庫保管員負(fù)責(zé)備用油的保管，建立生產(chǎn)用油的入庫、領(lǐng)用及庫存臺賬。油存儲時應(yīng)注意防火，保證安全。生產(chǎn)領(lǐng)用油需登記領(lǐng)用記錄，領(lǐng)用人簽字確認(rèn)，保管員每月進(jìn)行匯總，月底將油入庫、領(lǐng)用及庫存臺賬發(fā)給財務(wù)部門備查。財務(wù)部門定期或不定期盤點。生產(chǎn)部門應(yīng)確定油的月定額消耗量，將定額落實到具體機(jī)器及軋車，并報財務(wù)部門備每月底，保管員統(tǒng)計每月實際消耗量

15、，與月定額消耗量對比，如兩者差異較大，應(yīng)查明原因，落實責(zé)任。保險采購財產(chǎn)保險意外傷害險社會保險社會保險由人力資源部按照國家及公司相關(guān)政策辦理。第5章財務(wù)控制流程監(jiān)控財務(wù)部門通過適當(dāng)參與采購業(yè)務(wù)，對采購過程進(jìn)行監(jiān)控。財務(wù)部門通過對報賬事項及附件的匹配程度來判斷經(jīng)濟(jì)事項發(fā)生的真實性，并通過相關(guān)單據(jù)的簽字審批記錄，檢查采購、付款、報賬等審批流程執(zhí)行的完整性。實物盤點實物盤點分為全面盤點和抽樣盤點。財務(wù)部門至少每月進(jìn)行一次抽樣盤點，每半年進(jìn)行一次全面盤點。固定資產(chǎn)及低值易耗品盤點以會計賬面記錄為準(zhǔn)，其他物資盤點以倉庫庫存臺賬為準(zhǔn)，必要時通過物資入庫及領(lǐng)用記錄進(jìn)行核對。盤點發(fā)現(xiàn)差異，應(yīng)立即查找原因，無法查明原因的盤虧，在用的由使用責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償，倉庫存儲的由保管員負(fù)責(zé)賠償。財務(wù)部門根據(jù)盤點結(jié)果相應(yīng)調(diào)整會計賬目記錄。供應(yīng)商往來核對對賬以財務(wù)部門為主導(dǎo)，至少每季度核對一次。財務(wù)部門先做好對賬單，再與行政部門進(jìn)行核對（簽字），然后采用函證等方式與供應(yīng)商進(jìn)行核對，對供應(yīng)商有異議的款項應(yīng)及時查明原因，并做出相應(yīng)調(diào)整。預(yù)算管控財務(wù)部門每年年初與相關(guān)部門溝通，制定全年費用預(yù)算，預(yù)算一經(jīng)確定，不得隨意改動。財務(wù)部門通過預(yù)算對各部門物資耗用進(jìn)行費用額度控制，各部門在預(yù)算額度內(nèi)申購和領(lǐng)用物資，超預(yù)算的報賬需履行相應(yīng)審批程序。第6章附則本辦法由集團(tuán)公司財務(wù)管理委員會負(fù)責(zé)解釋及修訂，自公布之日