大學(xué)檔案管理暫行辦法

1、大學(xué)檔案管理暫行方法第一章總那么第一條：為了加強(qiáng)學(xué)校的檔案工作，提高檔案管理水平， 充分發(fā)揮檔案的作用，根據(jù)教育委員會(huì)普通高等學(xué)校檔案 管理方法，結(jié)合我校的實(shí)際情況，撰寫本方法。第二條：學(xué)校檔案是指學(xué)校從事教學(xué)、科研、政管理以 及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各 種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。第三條：搞好檔案工作是辦好學(xué)校的主要基礎(chǔ)工作之一, 各部門必須把檔案工作列入重要的議事日程，加強(qiáng)對(duì)檔案工 作的領(lǐng)導(dǎo)。第二章領(lǐng)導(dǎo)與機(jī)構(gòu)第四條：在校長(zhǎng)統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)下，建立檔案室，負(fù)責(zé)管理學(xué)校 的各類檔案。第五條：檔案室由校長(zhǎng)辦公室具體領(lǐng)導(dǎo)，確定一名同志 負(fù)責(zé)檔案工作。第六條：各系、各部門要

2、確定一名秘書或內(nèi)勤負(fù)責(zé)檔案 的收集、整理和移交工作。第七條：檔案室的具體任務(wù)如下：（一）貫徹執(zhí)行上級(jí)主管部門關(guān)于檔案工作的法令、政 策和規(guī)定，規(guī)劃全校檔案工作。（二）制定本校關(guān)于檔案工作的規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)監(jiān)督， 指導(dǎo)和檢查執(zhí)行情況。（三）負(fù)責(zé)接收（征集）整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保 管全校各類檔案和有關(guān)資料。（四）開(kāi)展檔案的開(kāi)啟和利用工作。（五）負(fù)責(zé)對(duì)各系、科室檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（六）開(kāi)展檔案宣傳工作和利用檔案材料進(jìn)行教育活動(dòng)。（七）開(kāi)展多方面的檔案信息交流。第三章檔案工作人員第八條：檔案工作人員必須堅(jiān)持四項(xiàng)基本原那么，認(rèn)真執(zhí) 行的方針政策，熱愛(ài)檔案事業(yè)，忠于職守，遵守紀(jì)律，具備 檔案業(yè)務(wù)知識(shí)

3、和一定的科學(xué)文化知識(shí)。第九條：學(xué)校檔案室由辦公室主任主管。第十條：檔案工作人員（包括專兼職）屬檔案技術(shù)人員， 按檔案專業(yè)人員職務(wù)試行條例（教委職改字（ 1 9 8 6 ） 第3 9號(hào)）實(shí)行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制。第四章 經(jīng)費(fèi)、庫(kù)房和設(shè)備第十一條：檔案室所需經(jīng)費(fèi)，列入校辦預(yù)算，各職能部 門歸檔文件資料所需檔案裝具等設(shè)備，在其經(jīng)費(fèi)中給予支持。第十二條：檔案室建立專用符合檔案管理要求的檔案庫(kù) 房。第五章文件材料的歸檔、移交和接收第十三條：檔案室應(yīng)建立完善的歸檔制度，并納入教學(xué)、 科研和管理人員的職責(zé)范圍內(nèi)，做到每項(xiàng)重要的教學(xué)、科研、 政管理筆工作都有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料歸檔保存。第十四條：各系、處

4、室檢查工作，應(yīng)同時(shí)檢查檔案工作。第十五條：各職能部門形成的歸檔文件材料，由立卷人 按照文件材料的自然形成規(guī)律，在校檔案人員的指導(dǎo)下進(jìn)行 分類，加以系統(tǒng)整理歸卷，編排頁(yè)號(hào)或件號(hào)，填寫移交登記 表一式兩份，向檔案室移交。第十六條：檔案室接收職能部門的檔案材料后，加以整 理，填寫卷內(nèi)目錄，裝訂成卷，妥善保管。第十七條：文件材料的歸檔范圍。（一）群類主要包括：委、紀(jì)檢委、組織部、宣傳部、統(tǒng)戰(zhàn)部、工 會(huì)、團(tuán)委等部門的各種會(huì)議文件，會(huì)議紀(jì)錄、紀(jì)要，領(lǐng)導(dǎo)講 話、統(tǒng)計(jì)材料，工作計(jì)劃、總結(jié)、決定、請(qǐng)示及批復(fù)，上級(jí) 機(jī)關(guān)和本校關(guān)于務(wù)管理、組織管理等方面的文字材料。（二）行政類主要包括：人事處、監(jiān)察審計(jì)處、保護(hù)處、

5、總務(wù)處、 檔案室、圖書館等部門的各種規(guī)章制度，年度、學(xué)期工作計(jì) 劃、報(bào)告、總結(jié)、辦公會(huì)、聯(lián)席會(huì)會(huì)議紀(jì)錄、紀(jì)要，學(xué)校綜 合性評(píng)估材料、有關(guān)的請(qǐng)示及批復(fù)、普通高校基層報(bào)表、 啟用印章的文件及印模、工作簡(jiǎn)報(bào)、校史、校志、統(tǒng) 計(jì)年報(bào)、校慶工作材料等。（三）教學(xué)類主要包括：學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、招生工作類、學(xué)籍管理 類、課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐類、學(xué)位工作類、畢業(yè)生工作類、 教材工作類。（四）科學(xué)研究類（五）產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開(kāi)發(fā)類（六）基建類主要包括：基建規(guī)劃、總體設(shè)計(jì)任務(wù)書；本校設(shè)計(jì)總平 面圖、地形圖、地質(zhì)勘探、文物鉆探等文件材料，圖紙；本 校征地申請(qǐng)、報(bào)告及批復(fù)；水、電、暖、氣管道布置詳圖及 審批手續(xù)；房產(chǎn)管理

6、制度、房產(chǎn)證、土地證等。本校校園規(guī) 劃、綠化圖等。（七）儀器設(shè)備類（八）出版物類（九）外事工作類（十）財(cái)會(huì)工作類主要包括：本校財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)管理規(guī)定、制度、請(qǐng)示、批 復(fù)；本校基金管理規(guī)定、方法；本校計(jì)劃外收入基金管理辦 法、規(guī)定；會(huì)計(jì)檔案目錄、移交清冊(cè)；銷毀會(huì)計(jì)檔案清冊(cè)、 報(bào)告；會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)帳薄、會(huì)計(jì)憑證、工資冊(cè)等。（十一）聲像類主要包括：照片類、錄音帶類、錄像帶類、幻燈片類、 磁盤類、影視片類、縮微膠片類、光盤類。第十八條：歸檔的文件材料，必須用鋼筆和毛筆書寫, 字體工整；錄音錄像必須聲像清晰，符合規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)要求。第十九條：歸檔時(shí)間應(yīng)按以下要求：（一）各級(jí)政部門和科室按年度歸檔的部門，應(yīng)在次年

7、 元月底歸檔。（二）教學(xué)部門和能按學(xué)年度歸檔的部門，應(yīng)在次學(xué)年 寒假前歸檔。（三）科研、基建等部門，應(yīng)在工程完成后的兩個(gè)月內(nèi) 歸檔。第六章檔案管理第二十條：檔案室要對(duì)接收的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)和排 列，加以整理，方便使用。第二十一條：檔案室對(duì)已推動(dòng)保存價(jià)值的檔案材料要進(jìn) 行鑒定，征得有關(guān)部門的同意，并造冊(cè)報(bào)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以 銷毀，未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，不得銷毀任何檔案。第二十二條：檔案室負(fù)責(zé)進(jìn)行以下統(tǒng)計(jì)工作：（一）對(duì)檔案的收進(jìn)和移出，案卷數(shù)量，檔案的利用等 情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。（二）按照有關(guān)規(guī)定，向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案工作基 本情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表。第二十三條：檔案室要加強(qiáng)庫(kù)房管理，建立健全有關(guān)規(guī) 章制度，做好防火、防盜、防光、防霉等工作。第二十四條：對(duì)已破損、字跡褪色，圓珠筆書寫的檔案， 應(yīng)及時(shí)修復(fù)和復(fù)制。第二十五條：檔案室對(duì)所存檔案和資料的保管情況，定 期進(jìn)行檢查，遇有特殊情況，立即向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，及時(shí)處理。第七章檔案的利用和開(kāi)放第二十六條：檔案室所保存的檔案，主要供本校查閱利 用，其他單位或個(gè)人需要查閱時(shí)應(yīng)持介紹信，經(jīng)校辦主任同 意后，方可查閱，如涉及學(xué)校重大問(wèn)題或機(jī)密，須經(jīng)校長(zhǎng)批 準(zhǔn)。第二十七條：對(duì)于重要的檔案和資料，一般不得提供原 件利用，如特殊情況，經(jīng)校辦主任批準(zhǔn)。