公司年度預(yù)算編制及管理實(shí)務(wù)

1、公司年度預(yù)算編製及管理實(shí)務(wù)目次零、前言一、總預(yù)算編製的步驟與程序統(tǒng)一會(huì)計(jì)科目之定義決定費(fèi)用預(yù)算率及大項(xiàng)費(fèi)用額辦說明會(huì)各部門單位編擬時(shí)應(yīng)有的工作底稿彙總評(píng)估預(yù)算合理性與原定比率金額之差異進(jìn)行調(diào)整與確認(rèn)彙編總預(yù)算與通知相關(guān)單位，作為執(zhí)行依據(jù)二、預(yù)算編制前的準(zhǔn)備會(huì)計(jì)科目應(yīng)統(tǒng)一重點(diǎn)預(yù)算應(yīng)明確辦說明會(huì)準(zhǔn)備工作底稿各部門單位應(yīng)有年度工作計(jì)劃採零基預(yù)算制三、預(yù)算的內(nèi)容一般費(fèi)用預(yù)算專案費(fèi)用預(yù)算資本支出預(yù)算各部門單位的收支預(yù)算每一科目居應(yīng)有工作底稿作為說明四、預(yù)算管理專案及資本支出預(yù)算執(zhí)行時(shí)應(yīng)送審核單位審核各部門主管應(yīng)審核控制其一般費(fèi)用預(yù)算每月應(yīng)編出預(yù)算與實(shí)際之比較 （ 含當(dāng)月與累計(jì) ）進(jìn)行差異分析與檢討研討控

2、制與調(diào)整對(duì)策注意總預(yù)算與營業(yè)目標(biāo)之關(guān)係進(jìn)行資金運(yùn)用之管理零、前言由於零基預(yù)算制準(zhǔn)確度高，建議各位公司年度預(yù)算編製與管理，不要 用傳統(tǒng)預(yù)算制，採零基預(yù)算制對(duì)企業(yè)較有幫助。以作者曾主持32家以及輔導(dǎo)400家公司的經(jīng)驗(yàn)，20多年來，所採行零基預(yù)算，最高誤差僅 4%最低 誤差達(dá)0.37%,效果顯著。用傳統(tǒng)預(yù)算制，其做法為僅需以去年的預(yù)算為基礎(chǔ)，稍事加加減減即 告完成。用零基預(yù)算制的前提則是，公司一定要實(shí)施年度計(jì)劃。若公司未 實(shí)施年度計(jì)劃，則一定要跟 CEO溝通設(shè)法改善。否則沒有年度計(jì)劃，則預(yù) 算是不可能展開管控地。零基預(yù)算制的前身是美國太空總署用的計(jì)劃專案預(yù)算制度（PPBS: PlanProject

3、Budget System）。零基預(yù)算又叫歸零預(yù)算（Zero Base Budget），其涵義為當(dāng)事情起始時(shí)將所有狀態(tài)與數(shù)值歸零，當(dāng)事情結(jié)束時(shí)亦將將所有 狀態(tài)與數(shù)值歸零。本國企業(yè)約於 40年前開始引用零基預(yù)算制，而目前稍具 規(guī)模與觀念的本國企業(yè)也多採用此方法。零基預(yù)算制強(qiáng)調(diào)的是-由部門年度計(jì)劃產(chǎn)生部門預(yù)算，然後由各部門 預(yù)算彙總成總預(yù)算。老師建議的程序與時(shí)程如下：總目標(biāo)（十月初） 部門計(jì)劃預(yù)算（十一月初完成）一彙總預(yù)算（十一 月初十二月初）預(yù)算完成（十二月中旬）對(duì)董事會(huì)呈報(bào)新年度 的年度總計(jì)劃（十二月二十五日）、總預(yù)算編製的步驟與程序目前所探討的總預(yù)算編製，是以零基預(yù)算為基礎(chǔ)。年度總計(jì)劃中的總

4、預(yù) 算部分，並含有：預(yù)估損益表(元月十二月)、預(yù)估資負(fù)表(十二月三十一日) (元月十二月)、以及預(yù)估資金運(yùn)用表(元月十二月)。所述預(yù)算是絕不會(huì)跨 年度的，否則即為錯(cuò)誤。以下說明總預(yù)算編製的步驟與程序：統(tǒng)一會(huì)計(jì)科目之定義編製年度預(yù)算一定要做事先的準(zhǔn)備工作，就如首先會(huì)計(jì)科目的定義一 定要先加以統(tǒng)一。如果會(huì)計(jì)科目?jī)H有會(huì)計(jì)清楚，就算簡(jiǎn)單如計(jì)程車費(fèi)，也 會(huì)有人報(bào)差旅費(fèi)、有人報(bào)交通費(fèi)、還有人報(bào)雜支，而最後會(huì)計(jì)收回時(shí)該如 何處理呢？將會(huì)計(jì)科目書面化，並對(duì)主管級(jí)人員做教育訓(xùn)練使之徹底了 解，則是可行的好方法?？傊?，會(huì)計(jì)科目是年度一開始即統(tǒng)一，並不能由 各部門私自或隨時(shí)編。主管如何能領(lǐng)悟會(huì)計(jì)科目的內(nèi)涵？其實(shí)與企

5、業(yè)以往是否已對(duì)他進(jìn)行 系統(tǒng)化的養(yǎng)成訓(xùn)練有關(guān)。老師主持企業(yè)針對(duì)基層主管，即要求其懂會(huì)計(jì)科 目，要有成本與費(fèi)用的觀念。當(dāng)挑選優(yōu)秀基層主管，參加中階主管的儲(chǔ)備 訓(xùn)練時(shí)，課程的內(nèi)容會(huì)更進(jìn)而涵蓋：行銷、產(chǎn)銷、財(cái)務(wù)、計(jì)劃管理、MIS、以及專案管理。而最終能造就通才才能當(dāng)主管；全才才能當(dāng)高階主管。下 圖為上述內(nèi)容的圖示：決定費(fèi)用預(yù)算率及大項(xiàng)費(fèi)用額公司重大科目的預(yù)算要明確，其實(shí)公司CEO在年度總目標(biāo)中應(yīng)已明訂重要 費(fèi)用預(yù)算率及大項(xiàng)費(fèi)用額。以下舉例說明：人事費(fèi)用要佔(zhàn)預(yù)估營業(yè)額的或確切總金額。行銷費(fèi)用要佔(zhàn)預(yù)估營業(yè)額的或確切總金額。行銷費(fèi)用指：廣告、型錄、 以及參展費(fèi)用.等。研發(fā)費(fèi)用要佔(zhàn)預(yù)估營業(yè)額的或確切總金額。研

6、發(fā)的人事費(fèi)不要讓人事 編，讓研發(fā)編，以期享有免稅。租金費(fèi)用要佔(zhàn)預(yù)估營業(yè)額的或確切總金額。訓(xùn)練費(fèi)用要佔(zhàn)預(yù)估營業(yè)額的或確切總金額。訓(xùn)練費(fèi)用應(yīng)注意其免稅優(yōu)惠。辦說明會(huì)說明會(huì)是一定要舉辦的，玆將說明的內(nèi)容列舉如下：要告知會(huì)計(jì)科目有哪些，各部門的預(yù)算比例是多少。告知前一年的一般費(fèi)用科目狀況(行政方面、書報(bào)、交通費(fèi).)提供訓(xùn)練課程，教導(dǎo)編製預(yù)算的方法(老師所主持公司，皆讓部門主管 編其部門人員薪資的年度預(yù)算)各部門單位編擬時(shí)應(yīng)有的工作底稿任何一個(gè)部門皆須編製如下三種預(yù)算；而須準(zhǔn)備的工作底稿則一共有 兩種，一為行政費(fèi)用預(yù)算的工作底稿，這種格式也可用在資本支出；另一 種為專案費(fèi)用預(yù)算的工作底稿：行政費(fèi)用預(yù)算：

7、行政費(fèi)用預(yù)算的工作底稿，如下圖所示。將每個(gè)行政 費(fèi)用科目編一張，且按月份112月排列及加總，即 可獲得該費(fèi)用科目一年費(fèi)用總數(shù)。年度行政費(fèi)用預(yù)算編製工作底稿費(fèi)用科目名稱：編製日期：年 月曰月份工作內(nèi)容說明合計(jì)總計(jì)部門：?jiǎn)挝唬呵耸?審核:部門主管:製表:專案費(fèi)用預(yù)算：專案計(jì)劃預(yù)算的工作底稿，如下圖所示。原則上，採 每個(gè)專案編製一張為原則，且按月份 112月排列及 加總，即可獲得該專案所有費(fèi)用科目一年費(fèi)用總數(shù)。 專案在年度計(jì)劃編製時(shí)，present通過後，即應(yīng)已認(rèn) 定其預(yù)算，無須再等事後的書面 Approve,即可動(dòng)工專案計(jì)劃預(yù)算編製工作底稿檔案編號(hào)：專案代號(hào)：?jiǎn)?位：仟 兀部門別：專案名稱：製

8、表日期：月份會(huì)計(jì)科目工作內(nèi)容說明總公司;門市合計(jì);備註合計(jì)核示：主管：製表人:以下試舉一案例說明：專案計(jì)劃預(yù)算編製工作底稿檔案編號(hào)：專案代號(hào)：部門別：專案名稱：德國漢諾威Cebit Show單位：仟元製表日期：月份會(huì)計(jì)科目工作內(nèi)容說明總公司；門市合廠備註元市場(chǎng)推廣費(fèi)租攤位4個(gè)V$A1三運(yùn)費(fèi)參展品運(yùn)出1r v$A2 1三市場(chǎng)推廣費(fèi)攤位裝潢$A3三市場(chǎng)推廣費(fèi)DM500I份$A4五差旅費(fèi)$*4+機(jī)票費(fèi)用$A5 :合計(jì)ATotal核示：主管：製表人:現(xiàn)再說明有關(guān)上述表單的填寫方式： 專案代號(hào)：指專案的電腦代號(hào)。月份：在其中填入須花費(fèi)用的月份。 市場(chǎng)推廣費(fèi)：當(dāng)報(bào)支市場(chǎng)推廣費(fèi)，可減免所得稅。所以攤位租金、

9、攤 位裝潢、以及DM皆可盡量採用市場(chǎng)推廣費(fèi)。若 DM報(bào)印 刷費(fèi)則不能減免所得稅。運(yùn)費(fèi)則不能硬以市場(chǎng)推廣費(fèi)報(bào) 支，因?yàn)闀?huì)計(jì)師多半不可能同意這樣子認(rèn)定。工作內(nèi)容說明：第五個(gè)案例 $*4+機(jī)票費(fèi)用，表示單人一天的出差費(fèi) 用 *4 天，加上往返機(jī)票費(fèi)用。研發(fā)費(fèi)：有關(guān)產(chǎn)品相關(guān)及附帶的東西，例如 Manual,皆可以報(bào)支屬 於研發(fā)費(fèi)用。而每個(gè)研發(fā)的 Project 皆可以如是處理。研發(fā) 費(fèi)用是有一定額度的免稅優(yōu)惠的。營造業(yè)、建設(shè)公司可以是一個(gè)工地一個(gè)預(yù)算工作底稿。資本支出預(yù)算：資本支出指資產(chǎn)購置，包括：生財(cái)器具、原物料、零 組件、以及進(jìn)貨。資本支出預(yù)算所使用工作底稿與行 政費(fèi)用預(yù)算所用雷同。當(dāng)預(yù)估某個(gè)月有

10、資本支出，則 工作底稿才有那個(gè)月的記錄，並非 112月皆一定有 記錄。雜項(xiàng)購置可讓各部門自行編入資本支出，但到 會(huì)計(jì)部門時(shí)，還須將 10 多萬者拆到 6 萬以下，以利 節(jié)稅。一定要有年度經(jīng)營計(jì)劃書，才知道哪個(gè)月要用 些什麼，會(huì)產(chǎn)生哪樣的資本支出？彙總評(píng)估預(yù)算合理性與原定比率金額之差異 會(huì)計(jì)單位負(fù)責(zé)將全公司所有部門的預(yù)算彙總，即成為公司的總預(yù) 算。其過程為協(xié)助CEO決定重大支出的比率金額，評(píng)估各部門預(yù)算彙總後 總預(yù)算的合理性，例如：邀集負(fù)責(zé)人力資源的部門，來共同 review 各部 門所提人事費(fèi)用預(yù)算的合理性？當(dāng)發(fā)現(xiàn)有比率或金額的偏差或超額的現(xiàn) 象時(shí)，則需做調(diào)整以及獲得相關(guān)單位的確認(rèn)。進(jìn)行調(diào)整與

11、確認(rèn)在部門預(yù)算 present 之前，皆由各部門獨(dú)立規(guī)劃。直到 present 與確 認(rèn)之後，會(huì)計(jì)單位才進(jìn)入，然後在 1112月間，則全力進(jìn)行此方面的調(diào)整 與確認(rèn)工作。彙編總預(yù)算與通知相關(guān)單位，作為執(zhí)行依據(jù) 彙總完成後的總預(yù)算除要通知各該單位的主管外 ，還要知會(huì)相關(guān)的單 位。例如：各部門所編列以及最終彙總的薪資預(yù)算 ，要知會(huì)人力資源單位； 各部門所編列的雜項(xiàng)費(fèi)用及其彙總，要知會(huì)總務(wù)單位；資產(chǎn)負(fù)債表的內(nèi)容 要知會(huì)資材單位。會(huì)計(jì)部門彙總完成可具以作為執(zhí)行依據(jù)的費(fèi)用預(yù)算總表 ，究竟有哪核示:審核:部門主管:製表:些呢？以全公司不以個(gè)別部門為單位的費(fèi)用預(yù)算總表共計(jì)有13張，因?yàn)槊總€(gè)月一張全公司的當(dāng)月費(fèi)

12、用預(yù)算總表，在一年 12個(gè)月中就有12張，在 加上一張全年的彙總，於是總共就有 13張。各部門皆有一張全年度的費(fèi) 用預(yù)算總表，公司有幾個(gè)部門，就有幾張具部門別的全年度的費(fèi)用預(yù)算總 表。此外還有一張年度預(yù)估損益表。有關(guān)部門年度費(fèi)用預(yù)算總表的格式如下：年度費(fèi)用預(yù)算明細(xì)彙總表檔案編號(hào)：製表日期：預(yù)算單位：?jiǎn)?位：仟元科目月別一月二第一季四月五月六月第二季十二月第四季合計(jì)職工薪資教育訓(xùn)練費(fèi)伙食費(fèi)加班費(fèi)員工福利修繕費(fèi)保險(xiǎn)費(fèi)交際費(fèi)雜項(xiàng)購置郵資電話費(fèi)文具用品旅費(fèi)水電費(fèi)書報(bào)雜誌費(fèi)運(yùn)費(fèi)人事廣告費(fèi)全國性廣告費(fèi)服務(wù)費(fèi)捐贈(zèng)交通費(fèi)勞務(wù)費(fèi)稅捐租金支岀折舊各項(xiàng)攤提其他費(fèi)用小計(jì)利息支岀其他損失費(fèi)用合計(jì)另提供設(shè)備需求明細(xì)預(yù)算表

13、的建議格式如下。設(shè)備需求明細(xì)預(yù)算表常 用於電腦與辦公桌椅設(shè)備,可方便彙總預(yù)算的單位用以彙總所有部門的需 求資料。年度各單位設(shè)備需求明細(xì)預(yù)算表檔案編號(hào)：製表日期：預(yù)算單位：?jiǎn)?位：仟元項(xiàng)次設(shè)備名稱數(shù)量單價(jià)一月二月.十一月十二月設(shè)備用途說明合計(jì)核示： 審核：部門主管：製表:、預(yù)算編制前的準(zhǔn)備會(huì)計(jì)科目應(yīng)統(tǒng)一 請(qǐng)參照一、1.重點(diǎn)預(yù)算應(yīng)明確 請(qǐng)參照一、2.辦說明會(huì) 請(qǐng)參照一、3.準(zhǔn)備工作底稿 請(qǐng)參照一、4.各部門單位應(yīng)有年度工作計(jì)劃部門年度計(jì)劃書的內(nèi)容，包含如下項(xiàng)目:年度檢討環(huán)境分析年度目標(biāo)執(zhí)行計(jì)劃組織與人力配置訓(xùn)練管理措施部門預(yù)算所須支援事項(xiàng)：指須要上級(jí)主管或平行單位，怎樣的支援。執(zhí)行計(jì)劃表現(xiàn)試舉一些

14、案例說明各部門單位年度工作計(jì)劃的分工方式及內(nèi)容要點(diǎn)：由人事或由各部門作薪資預(yù)算，有何不同？部門能更精確的知道未來一年要用什麼樣的人，會(huì)花多少的薪資。人 事編全公司的薪資預(yù)算不易精確，且負(fù)擔(dān)太重；常會(huì)既不實(shí)用，又不 討好。但目前仍有本國仍有許多公司交人事或會(huì)計(jì)作全公司的薪資預(yù) 算，他們亦不免常被責(zé)難。公司若不大，則行政費(fèi)用統(tǒng)籌由行政部門編製即可。公司小到有如一 個(gè)部門，則可由CEO乍整個(gè)公司的年度計(jì)劃，而全體員工照著執(zhí)行即 可，此時(shí)會(huì)計(jì)請(qǐng)從旁協(xié)助CEO一個(gè)公司只要三個(gè)部門以上，就要做部門預(yù)算以及總預(yù)算。哪怕是一個(gè)老闆帶著一個(gè)兵也要做預(yù)算。若年度目標(biāo)僅有數(shù)值無結(jié)構(gòu)，例如因去年業(yè)績(jī)?yōu)?億，今年想做到

15、10億，則會(huì)不知道該如何達(dá)成？另外如薪資預(yù)算有增加的數(shù)值，而無結(jié)構(gòu)，則不知道是否須增加新團(tuán)隊(duì)，或僅作平均的調(diào)薪。通常製造業(yè)的製造部門，會(huì)需要業(yè)務(wù)部門先精確預(yù)估業(yè)務(wù)目標(biāo)，然後 製造部門才有能據(jù)以擬定實(shí)用的生產(chǎn)計(jì)劃，此即為具有相當(dāng)困難度的 產(chǎn)銷平衡問題。然而若於年度開始時(shí)，公司即已擬定有共同的總目標(biāo) 數(shù)值以及欲達(dá)成所須的細(xì)部結(jié)構(gòu)，之後又已經(jīng)協(xié)調(diào)與整合獲致個(gè)別的 部門目標(biāo)，則整個(gè)年度製造部門皆無須等待業(yè)務(wù)部門的工作計(jì)劃，即 可擬定自身的部門工作計(jì)劃，而且亦會(huì)自然擁有相互間的整合性。此 時(shí)製造部門唯一須依賴的是-業(yè)務(wù)部門每月產(chǎn)品別業(yè)績(jī)表的規(guī)劃，之 後才能作生產(chǎn)排程表，也只有此張表有相互的關(guān)聯(lián)性，其他方

16、面兩部 門皆可獨(dú)立作業(yè)。(7)車子的購置可放在設(shè)備支出或採租斷的費(fèi)用報(bào)銷車子的購置若採設(shè)備支出則須採五年折舊攤提。車子的購置若採2年租斷，則可加速折舊以兩年攤提，若車子的價(jià)值200萬,則200萬/2=100 萬加速折舊+利息+手續(xù)費(fèi)，上述費(fèi)用皆可當(dāng)年認(rèn)列，對(duì)賺錢公司的節(jié)稅有幫助。除兩年租斷外，尚可之後賣給個(gè)人，然後在賣 回公司再做一次五年折舊攤提，又會(huì)更有幫助。140萬/5=100萬。採零基預(yù)算制部門年度計(jì)劃(有目標(biāo))一零基預(yù)算制(其精神在工作底稿，因有目 標(biāo)即可擬定計(jì)劃即可預(yù)估花費(fèi)產(chǎn)生預(yù)算)一即可落實(shí)執(zhí)行計(jì)劃(年度經(jīng)營計(jì)劃)三、預(yù)算的內(nèi)容1一般費(fèi)用預(yù)算一般費(fèi)用包括有每月固定開支的行政費(fèi)用，例

17、如：文具、書報(bào)、薪資.等。專案費(fèi)用預(yù)算營業(yè)部門的促銷屬專案費(fèi)用預(yù)算，因其不為 routi ne的開支。促銷的專案 分為如下兩種類型：行銷：為提升公司形象、知名度的活動(dòng)；例如：商品參展活動(dòng).等。業(yè)務(wù)：獎(jiǎng)勵(lì)案的活動(dòng)；對(duì)外有針對(duì)市場(chǎng)與客戶；對(duì)內(nèi)有針對(duì)業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)的獎(jiǎng)勵(lì)措施。上述活動(dòng)就算每月舉辦，亦非行政費(fèi)用。資本支出預(yù)算各部門單位的收支預(yù)算業(yè)務(wù)員的交際費(fèi)預(yù)算與其業(yè)績(jī)數(shù)值相關(guān)。主管要將此觀念教育所屬業(yè) 務(wù)員，使之了解其權(quán)限範(fàn)圍與注意不亂花交際費(fèi)。承攬公共工程的營建業(yè)，當(dāng)承攬到工作時(shí)，才能編專案預(yù)算。營建業(yè) 於年度開始時(shí)，只編薪資總數(shù)，得到一個(gè)專案後，才從年度總數(shù)中加 以扣除.此乃營建業(yè)較為特別處。一般而言，衛(wèi)生紙等總務(wù)費(fèi)用，不要部門編；可先在會(huì)計(jì)科目中定義 釐清，使各部門明確知道不需要編。只有當(dāng)公司實(shí)施責(zé)任中心或事業(yè) 部制時(shí)才須加以進(jìn)行分?jǐn)?；否則僅是徒然增加管理的複雜度，成為多 此一舉。必要進(jìn)行分?jǐn)倳r(shí)，亦可每月抓一個(gè)分?jǐn)偪倲?shù)給各單位即可。 例如：