北京建筑大學(xué)本科生檔案管理辦法

1、County continuation records has examined and approved the draft, spirit, believe, comprehensive Yearbook of zhuanglang already prepared draft, entered the phase of evaluation. Civil air defense workCounty continuation records has examined and approved the draft, spirit, believe, comprehensive Yearbo

2、ok of zhuanglang already prepared draft, entered the phase of evaluation. Civil air defense workCounty continuation records has examined and approved the draft, spirit, believe, comprehensive Yearbook of zhuanglang already prepared draft, entered the phase of evaluation. Civil air defense work北京建筑大學(xué)

3、本科生檔案管理辦法第一章 總則第一條為規(guī)范我校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護(hù)和利用檔案，根據(jù)高等學(xué)校檔案管理辦法制定本辦法。第二條本辦法所稱(chēng)的學(xué)生檔案，是指學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表等不同形式、載體的歷史記錄。第三條 本辦法適用于我校全日制在校本科生。第二章 檔案管理機(jī)構(gòu)及職能第四條 我校檔案由招生就業(yè)處下設(shè)檔案室進(jìn)行在校本科學(xué)生檔案的管理。檔案室負(fù)責(zé)在校本科生入學(xué)后的檔案接轉(zhuǎn)工作，在校期間檔案的管理、查閱工作以及學(xué)生畢業(yè)后檔案的移轉(zhuǎn)寄送工作。第五條 各學(xué)院負(fù)責(zé)新生檔案的收取、整理、核查，并按照規(guī)定時(shí)間向檔案室移交檔案。第六

4、條 本科、專(zhuān)升本、預(yù)科學(xué)生在校期間形成的組織發(fā)展材料，由其所在學(xué)院進(jìn)行整理后上交組織部，并由組織部統(tǒng)一移交檔案室進(jìn)行裝檔封檔。第七條 本科、專(zhuān)升本、預(yù)科學(xué)生在校期間形成的校級(jí)獎(jiǎng)勵(lì)證明材料（審批表、學(xué)工或團(tuán)委蓋章的材料）、違紀(jì)懲處材料，由獎(jiǎng)勵(lì)證明材料、違紀(jì)懲處材料相應(yīng)的部門(mén)提供并裝入檔案；校外獎(jiǎng)勵(lì)有主責(zé)單位蓋章，學(xué)院收集每年度十二月份由組織部、團(tuán)委、學(xué)工部裝入檔案。第三章 歸檔材料第八條 學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間應(yīng)該歸檔的材料應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容：1、學(xué)生入學(xué)材料：入校前學(xué)習(xí)期間的檔案材料或工作期間單位人事部門(mén)的檔案材料、高考報(bào)名登記表及體檢表（包括電子檔案打印件）、入學(xué)時(shí)填寫(xiě)的北京建筑大學(xué)新生入學(xué)登記表；

5、2、學(xué)習(xí)成績(jī)材料：包括主修、選修、輔修的各門(mén)課程的學(xué)習(xí)成績(jī)單和學(xué)位信息表；3、畢業(yè)材料：包括高等學(xué)校畢業(yè)生登記表，普通高等學(xué)校畢業(yè)生就業(yè)報(bào)到通知書(shū)（存根），畢業(yè)生體檢登記表；4、獎(jiǎng)勵(lì)證明材料：獲得校級(jí)及其以上的獎(jiǎng)勵(lì)審批材料（包括校優(yōu)秀學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部、優(yōu)秀團(tuán)員、優(yōu)秀標(biāo)兵、北京市優(yōu)秀畢業(yè)生、各項(xiàng)獎(jiǎng)學(xué)金等）；5、違紀(jì)處分材料：學(xué)生觸犯國(guó)家法律、違反學(xué)校管理規(guī)定被予以紀(jì)律處分的處理決定；6、組織發(fā)展材料：加入中國(guó)共產(chǎn)黨、共青團(tuán)或民主黨派的組織審批材料；7、學(xué)籍變動(dòng)材料：休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、出國(guó)等原因引起的學(xué)籍變動(dòng)相關(guān)的證明材料；8、其他供組織人事部門(mén)參考的應(yīng)當(dāng)歸檔的材料，上述1-8項(xiàng)材料均應(yīng)為

6、原件。第四章 歸檔材料要求第九條 所有歸檔材料必須是有關(guān)手續(xù)完畢的最終材料。第十條 歸檔材料必須完整、真實(shí)。個(gè)人文字材料必須有本人簽字。凡規(guī)定由有關(guān)部門(mén)審查蓋章的材料，相關(guān)部門(mén)必須加蓋公章。第十一條 上交歸檔材料前，有關(guān)單位應(yīng)標(biāo)明學(xué)生的層次、專(zhuān)業(yè)，并按學(xué)號(hào)順序排列；材料裝入檔案袋之前，要認(rèn)真核對(duì)，確保檔案材料不錯(cuò)裝、漏裝。歸檔材料交接時(shí)，交接雙方經(jīng)辦人要履行簽字手續(xù)，注明承辦單位及時(shí)間。歸檔材料應(yīng)與檔案中對(duì)應(yīng)的歸檔材料清單核對(duì)，并做好標(biāo)記注明工作。歸檔清單格式見(jiàn)附件1本科學(xué)生檔案歸檔材料清單。第十二條 各類(lèi)材料只能用碳素墨水或藍(lán)墨水書(shū)寫(xiě)，文字要清晰。第十三條 如歸檔材料不符合歸檔要求，檔案室有

7、權(quán)退回，由送交單位按要求重新組織辦理。第五章 歸檔材料查閱第十四條 因工作需要，以下人員可申請(qǐng)查閱學(xué)生檔案，查閱人必須按規(guī)定履行查閱登記手續(xù)，并注明查閱事由：1、持所在單位加蓋公章并由主管書(shū)記簽字的證明文件的學(xué)生工作管理人員；2、持有相關(guān)證明或介紹信的校外單位組織人事等部門(mén)人員。第六章 檔案轉(zhuǎn)遞及查詢第十五條未按規(guī)定時(shí)間報(bào)到入學(xué)或入學(xué)后經(jīng)審查不符合錄取條件被取消入學(xué)資格的新生，其檔案按寄發(fā)地址退回或按生源地省（市、自治區(qū)）普通高等學(xué)校招生辦公室地址退回。第十六條 畢業(yè)生檔案的去向由就業(yè)指導(dǎo)中心提供，學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞工作由檔案室負(fù)責(zé)辦理，轉(zhuǎn)遞工作通過(guò)機(jī)要局進(jìn)行。學(xué)生也可以自行提取檔案，自行提取的，

8、需提供檔案接收單位的提檔函。第十七條 學(xué)生檔案寄至相應(yīng)的接收部門(mén)時(shí)，執(zhí)行如下規(guī)定：1、畢業(yè)學(xué)生檔案按照就業(yè)指導(dǎo)中心提供的就業(yè)方案寄發(fā)；2、轉(zhuǎn)出學(xué)生的檔案寄往學(xué)生轉(zhuǎn)入院校；3、因退學(xué)、取消學(xué)籍、出國(guó)離校的學(xué)生檔案寄往生源地省（市、自治區(qū)）普通高等學(xué)校招生辦公室。其中辦理出國(guó)手續(xù)時(shí)申請(qǐng)保留學(xué)籍的學(xué)生，在辦完相關(guān)手續(xù)后，其檔案可暫存學(xué)校至其本科畢業(yè)，保管期滿按規(guī)定寄發(fā)。第十八條 畢業(yè)生檔案由所在學(xué)院派人認(rèn)真檢查歸檔材料是否完整，并組織人員進(jìn)行檔案封裝，裝檔。要認(rèn)真核對(duì)材料與本人姓名是否相符，避免錯(cuò)裝漏裝。裝檔結(jié)束后，需由各學(xué)院負(fù)責(zé)老師簽字確認(rèn)。檔案室要逐一審查檔案寄往的地址是否準(zhǔn)確，寄往單位是否具有

9、接收檔案的資格，以免錯(cuò)寄或遺失。第十九條 學(xué)生檔案在轉(zhuǎn)遞過(guò)程中，檔案室負(fù)責(zé)辦理檔案轉(zhuǎn)遞登記手續(xù)。對(duì)轉(zhuǎn)入的檔案，經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后由經(jīng)辦人將回執(zhí)簽名蓋章后及時(shí)寄往發(fā)檔單位；轉(zhuǎn)出檔案時(shí)，要組織填寫(xiě)檔案轉(zhuǎn)遞單和機(jī)要交接單。第二十條 為了最大限度地支持學(xué)生就業(yè)，檔案室可以在學(xué)生畢業(yè)當(dāng)年集中派遣后暫存學(xué)生檔案，暫存截止時(shí)間為本年度8月31日，超過(guò)期限后，檔案室將學(xué)生檔案寄往學(xué)生生源地省（市、自治區(qū)）普通高等學(xué)校招生辦公室。學(xué)生申請(qǐng)檔案暫存需提交如下材料：1、學(xué)生檔案暫存申請(qǐng)書(shū)，需學(xué)院負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)并加蓋學(xué)院公章；2、用人單位接收學(xué)生證明函，需用人單位簽署意見(jiàn)并加蓋單位公章；第二十一條 本辦法自2014年1月1

10、日起執(zhí)行。附件1：本科學(xué)生檔案歸檔材料清單序號(hào)類(lèi)別明細(xì)確認(rèn)欄歸檔時(shí)間經(jīng)辦人簽字1學(xué)生入學(xué)材料入校前學(xué)習(xí)期間的檔案材料或工作期間單位人事部門(mén)的檔案材料高考報(bào)名登記表及體檢表入學(xué)時(shí)填寫(xiě)的北京建筑大學(xué)新生入學(xué)登記表其他2學(xué)習(xí)成績(jī)材料成績(jī)單學(xué)位信息表3畢業(yè)材料高等學(xué)校畢業(yè)生登記表普通高等學(xué)校畢業(yè)生就業(yè)報(bào)到通知書(shū)（存根）畢業(yè)生體檢登記表4獎(jiǎng)勵(lì)證明材料第一學(xué)年：第二學(xué)年：第三學(xué)年：第四學(xué)年：5違紀(jì)處分材料6組織發(fā)展材料7學(xué)籍變動(dòng)材料8其他材料附件2：因公查詢學(xué)生檔案介紹函因公查詢學(xué)生檔案介紹函北京建筑大學(xué)本科學(xué)生檔案管理室：茲介紹 學(xué)院（單位） 等 位同志因 等實(shí)際需要前往學(xué)校檔案管理室查詢 學(xué)院 級(jí)，學(xué)號(hào)是 的 同學(xué)檔案，查詢方式是現(xiàn)場(chǎng)查看/現(xiàn)場(chǎng)復(fù)印 等材料，并帶走復(fù)印件。請(qǐng)予以接洽。 學(xué)院負(fù)責(zé)人： 學(xué)院： （章） 年 月 日附件3：學(xué)生檔案暫存申請(qǐng)書(shū)學(xué)生檔案暫存申請(qǐng)函本科學(xué)生檔案管理室：茲介紹 學(xué)院學(xué)號(hào) 的 同學(xué) 因 的實(shí)際需要前往學(xué)校檔案管理室辦理檔案暫存工作，暫存時(shí)間截止到本年度的八月三十一日。請(qǐng)予以接洽。 學(xué)院負(fù)責(zé)人： 學(xué)院： （章） 年 月 日附件4：用人單位接收學(xué)生證明函用人單位接收學(xué)生證明函北京建筑大學(xué)本科學(xué)生檔案管理室：貴校 學(xué)院 專(zhuān)業(yè)，學(xué)號(hào)是 的 同學(xué)已被我單位錄用。特此證明。此致敬禮 單位負(fù)責(zé)人