頂級(jí)管理者怎樣管理時(shí)間

1、頂級(jí)治理者如何樣治理時(shí)刻 一位治理者曾經(jīng)對(duì)我講：“你是明白的，我們那時(shí)候從來(lái)沒有受過什么工作方法方面的訓(xùn)練。我們桌子上的東西總是多得讓我們喘只是氣來(lái)?！?這一點(diǎn)我的確明白，只是隨之而來(lái)的問題卻是：CEO難道常常被工作壓得喘只是氣來(lái)嗎？他們究竟是如何精心組織周密安排一天的時(shí)刻與工作任務(wù)的？頂級(jí)人士井井有條的一天究竟是個(gè)什么模樣？他們對(duì)各層次的治理者與專業(yè)人士的工作會(huì)有哪些啟發(fā)？ 下面我們將看到這些頂級(jí)治理者是如何找到各自有用的卓越之道。 頂級(jí)治理者的時(shí)刻切換策略 假如你去問一些一般的治理者，在他們的頭腦里組織良好的一天應(yīng)該是什么模樣，大多數(shù)的人可能會(huì)回答講：“我想應(yīng)該把時(shí)刻操縱得比現(xiàn)在緊得多，9

2、:00的時(shí)候，我隨隨便便；10:00的時(shí)候，仍然沒能理清頭緒”或者講：“我想應(yīng)該關(guān)上門潛心工作，那樣的話專門多情況都差不多完成了?！?多數(shù)人心目中組織好，效率高的一天是通過嚴(yán)緊的操縱實(shí)現(xiàn)的，他們還認(rèn)為CEO確信也是如此做的。然而令我最驚奇確實(shí)是，CEO組織工作的首要前提難道是時(shí)刻安排高度靈活。他們所注重的不是去操縱自己的時(shí)刻，而是越過一天中無(wú)窮的變化因素用心去操縱那些應(yīng)該完成的情況。 利用個(gè)人高效時(shí)段的方法 你一天當(dāng)中究竟存不存在一個(gè)能夠稱之為高效時(shí)段的最佳時(shí)刻呢？答案因此是確信的。大多數(shù)人早上最為清醒，也有些人下午的狀態(tài)最好。討論這一點(diǎn)的目的是把那些最具挑戰(zhàn)性的工作分配到你最能勝任的時(shí)刻里去

3、完成。 利用清早與深夜的安靜時(shí)刻有些人仍然信奉18世紀(jì)一位思想家馬修亨利(Matthew Henry)的話：“成大事者必起大早?！?迪士尼的老總羅伯特愛格爾(Robert A. Iger)，每天4:45起床，到健身房鍛煉，6:00進(jìn)入辦公室閱讀各種資料，直到7:00進(jìn)行一天當(dāng)中的第一次會(huì)議?！拔蚁肴藗兌加袝?huì)有自己的生理節(jié)奏，”他講，“只是對(duì)我來(lái)講，早晨是巔峰時(shí)刻，那時(shí)候比較心平氣和一點(diǎn)?！?霍華德魯賓斯坦每天早上4:30之前就來(lái)到家中的書房快速掃瞄電視新聞，然后就開始處理他帶回家中的用不同顏色區(qū)不的文件，確定要回的電話，簽署支票，確定當(dāng)天的日程，如此暫告一段落之后，他會(huì)舒展舒展軀體，然后去跑步

4、。 播音員兼“討厭鬼”唐伊姆斯(Don Imus)總是在4:17分醒來(lái)開始“琢磨如何樣才能把人煩死。” 紐約市雅詩(shī)蘭黛集團(tuán)公司董事會(huì)副主席珍妮特瓦格納(Jeanette Wagner)喜愛把一些例行公事如：簽署信函、開支票等安排在一天快要結(jié)束，自己感到疲乏的時(shí)候處理。瓦格納講：“另一個(gè)方面，假如我真要解決什么重要問題，不管是復(fù)雜的人事問題也好，依舊像考慮如何開好中層治理人員會(huì)議一類的需要?jiǎng)幽X筋的事，我會(huì)選擇周末的專門的個(gè)人時(shí)刻或大清早的安靜時(shí)刻來(lái)處理。有時(shí)候深夜3:00可能會(huì)是一個(gè)特不有制造力的時(shí)刻?！薄拔也灰茫蓖吒窦{接著講，“我經(jīng)常會(huì)在半夜醒過來(lái)，拿出便箋薄把自己認(rèn)為重要的方法記下來(lái)

5、有時(shí)候，我甚至能夠解決之前專門難解決的某個(gè)問題或草擬出一份之前專門難想出的完整的項(xiàng)目策劃書的提綱?！?清早5:00起床可能令許多人不敢想像。然而假如你正常情況下6:30起床，你能夠逐漸提早半個(gè)小時(shí)，然后再提早一個(gè)小時(shí)，專門多人通過這種方法發(fā)覺，砍掉一些睡眠時(shí)刻也沒那么可怕，而由此而獲得的益處，如完成更多工作，全天的工作節(jié)奏能夠因而舒緩等，卻是巨大而又持久的。 利用路途中的安靜時(shí)刻另外一個(gè)在辦公室之外的安靜時(shí)刻是上下班的路途，許多治理者之因此能夠向路途時(shí)刻要效率，是因?yàn)樗麄冇袑ｉT的司機(jī)接送他們上下班，一般人也能夠動(dòng)用下面兩種方法達(dá)到這種效果。 1.利用公共交通工具?，旣惏投鞅仍?jīng)講：“我早上的工

6、作效率專門好，我上地鐵的時(shí)候總會(huì)帶上一摞文件去處理，我在路上要花1小時(shí)20分鐘，的確是一個(gè)特不行的機(jī)會(huì)?！?每當(dāng)我清早離開曼哈頓去機(jī)場(chǎng)的時(shí)候，我就想到最最白費(fèi)時(shí)刻的事莫過于坐在堵塞在另一側(cè)通往曼哈頓去長(zhǎng)島的高速路(被當(dāng)?shù)厝耸繎蚍Q為“全世界最長(zhǎng)的停車場(chǎng)”)上一動(dòng)不動(dòng)的車子里無(wú)聊等待。我問自己，什么緣故他們寧愿在那兒不停地鳴喇叭，忍受這種苦惱和時(shí)刻上的極大白費(fèi)，也不情愿乘坐地鐵并好好地利用路途中的大把時(shí)刻呢？我真是想不通。 實(shí)際上專門多上班族除了私家車之外，還有地鐵和公交車兩種選擇。試想一下，你不坐私家車所犧牲的自由和舒適與乘坐地鐵利用路途上安靜不受打攪時(shí)刻所獲得的效率相比，哪一樣要?jiǎng)澦隳兀?2.

7、利用合理用車節(jié)約下來(lái)的時(shí)刻。許多同一地區(qū)的上班族假如能夠聚到一處，他們可能也會(huì)采納華盛頓特區(qū)現(xiàn)在專門流行的“接壘”做法。在那兒，互不認(rèn)識(shí)的上班族在事先規(guī)定的?？奎c(diǎn)上搭乘不人的私家車經(jīng)由多乘客車輛專用的快車道迅速進(jìn)入市區(qū)。最最關(guān)鍵的是，“接壘”的車?yán)锩姹仨毐３职察o，沒有音樂，無(wú)人閑聊，沒有手機(jī)打攪，你大可在里面工作、考慮、閱讀、或休息。 在工作中查找安靜時(shí)刻的5條妙計(jì)這些妙計(jì)包括：1、隱退。假如你有隨意來(lái)去的自由，假如你不在辦公桌邊，經(jīng)理也可不能問到“蓋瑞去哪了啊？”，你就能夠隱退到一個(gè)空會(huì)議室里，或起身繞著辦公區(qū)隔間散一散步，或者帶一些讀物去咖啡廳。 通用食品一位部門經(jīng)理每天總會(huì)悄悄溜進(jìn)隔壁一

8、個(gè)鑲嵌毛玻璃的空辦公室，如此他就能夠不受干擾地想一想問題。 紐約的一位律師每天上班問候各位同仁之后，就會(huì)轉(zhuǎn)身坐另一部電梯下樓到星巴克咖啡凝神思索一個(gè)小時(shí)。 2、與上司磋商為自己爭(zhēng)取一段安靜的時(shí)刻。假如單純的隱退行不通的話，你能夠與上司商量為自己爭(zhēng)取一段安靜的時(shí)刻。從你上司的角度，如此做的好處是能夠讓你集中全力處理一些他或她自己也認(rèn)為重要的事。 硬性規(guī)定的集體休息時(shí)刻通常可不能有什么用處，太多意想不到的情況，會(huì)使整個(gè)工作團(tuán)隊(duì)完全脫離自己的使命。 3、使用寫字板。關(guān)著門，人們?nèi)匀荒軌蛘夷恪ＴS多公司都奉行一條門戶開放政策，人們對(duì)著關(guān)閉的門皺眉頭。然而對(duì)Niekelodeon，一家最前衛(wèi)的兒童電視臺(tái)的

9、一位治理者來(lái)講，開與關(guān)都能夠讓不人來(lái)找他，他在自己的門上安裝了一塊寫字板和寫字筆。當(dāng)他的門關(guān)上的時(shí)候，想見他的人只需在寫字板寫下提示信息。這套方法之因此起作用就在于只要他一出現(xiàn)在寫字板前，他就會(huì)立即按圖索驥去找那些人，如此大伙兒就都明白無(wú)需直接闖入他的辦公室，同樣也能找到他。 只是話又講回來(lái)，去找那些留下信息給你的人的時(shí)候，也要保持極端的審慎，這也是惟一一個(gè)使自己的“躲避時(shí)刻”對(duì)自己和同事都能夠有好處的方法。小竅門：萬(wàn)一你同事關(guān)閉的門上沒有寫字板如何辦呢？能夠在門把手上方放一個(gè)黃色的報(bào)事貼，如此來(lái)訪者能夠用它來(lái)方便地寫下留言然后貼在門上。 4、設(shè)立無(wú)干擾時(shí)段。假如你是群體中的領(lǐng)導(dǎo)者，你能夠要求

10、同事給你一個(gè)不受打攪的時(shí)刻，我早期所寫的書有條有理的治理者中提到的一位律師，如此告訴他事務(wù)所的同仁： 5、錯(cuò)開高峰時(shí)刻。在午餐時(shí)刻開始前一個(gè)小時(shí)離開辦公室，假如你到得比較早，如11:30，許多餐廳都會(huì)同意你提早坐在里面或干點(diǎn)什么工作。 你是不是不情愿自己爭(zhēng)取高效時(shí)段呢？許多人的確是即使沒有什么阻礙或困難也不情愿如此做，有些人甚至對(duì)我講，他們?yōu)橹且粫r(shí)段客戶和同事找不到自己而自感歉疚。 假如你也存在如此的顧慮，能夠用下面的兩個(gè)問題來(lái)確認(rèn)一下你的真實(shí)處境：1、假如你是你自己的同事或客戶，你會(huì)去占據(jù)你自己的全部注意嗎？只有在你的重要時(shí)刻得到保證的前提下，你對(duì)某人某事的關(guān)注才會(huì)得到保證，誰(shuí)沒體驗(yàn)過沒有

11、一點(diǎn)自己的時(shí)刻的人的難處和苦楚呢？ 2、當(dāng)你在開會(huì)的時(shí)候，客戶和同事也不能找到你，假如把你的私人時(shí)刻看成是你正在出席一個(gè)重要的會(huì)議，你又該如何想呢？你甚至能夠把這一思路應(yīng)用到工作中的類似情況上去。 頂級(jí)治理者如何組織不斷變換的工作時(shí)刻差不多工作點(diǎn)核對(duì)方案 “我每天開始工作之前都會(huì)來(lái)一次模擬打算游戲，想像自己應(yīng)該去做什么事，突然出現(xiàn)預(yù)料之外的會(huì)議或危險(xiǎn)情況，門砰的一聲打開等等，通過這種游戲，我盡力查找能夠更好地操縱自己時(shí)刻的方法?！?幾乎所有人都被眼下電光石火般的通信速度壓得喘只是氣來(lái)，一位金融業(yè)的客戶關(guān)系經(jīng)理曾經(jīng)告訴我講：“最讓人受不了的事是，每當(dāng)我預(yù)備處理手頭上一大堆情況的時(shí)候，就會(huì)有客戶的

12、咨詢電話打過來(lái)，同時(shí)，電子郵件也來(lái)了，讓我真是分身乏術(shù)。最后到了快下班的時(shí)候，我桌子上的東西還沒處理完，仍在不斷堆積。就如此，特不棒的打算、最良好的意愿全都一下子灰飛煙滅?！?然而假如你把互動(dòng)的事當(dāng)做現(xiàn)實(shí)來(lái)同意，不再希望它會(huì)完全離開你，你反而可能掌握它、馴服它、找到方法來(lái)順應(yīng)這一現(xiàn)實(shí)，并在其中保持良好的工作態(tài)度。下面是3個(gè)在不平靜的工作日中建立秩序、提高效率的好打算。 定點(diǎn)核對(duì)法你是如何組織不斷變化的時(shí)刻安排？對(duì)我們大多數(shù)人來(lái)講，組織大概確實(shí)是操縱，然而關(guān)于許多頂級(jí)治理者來(lái)講，組織時(shí)刻卻不再意味著在自己的優(yōu)先時(shí)刻之外，指定明確的時(shí)刻去完成特定的工作任務(wù)，而是意味著無(wú)限制的彈性時(shí)刻安排，幾乎沒有

13、什么固定的框框。 在彈性的時(shí)刻安排中，只需確認(rèn)一天起碼要達(dá)到的一些要求是否達(dá)到就能夠了。 一般有這3種類型的差不多工作點(diǎn)必須查對(duì)，即基于功能的工作要求、基于內(nèi)容的工作要求以及兩者兼有的綜合性要求。比如： 1、基于功能的工作要求： 優(yōu)先事項(xiàng)的時(shí)刻是否得到保證 打電話與回電話 用TRAF法處理文件、電子郵件與語(yǔ)音郵件 接著關(guān)注已進(jìn)行的工作 用在非優(yōu)先事項(xiàng)的兩個(gè)小時(shí)(能夠零散分布在全天) MBWA 每天安排對(duì)每一個(gè)直接報(bào)告人的簡(jiǎn)短的接見 每天安排與上司的摸底性謁見 2、基于內(nèi)容的工作要求。內(nèi)容方面的差不多要求一般有以下幾種情況： 與老客戶的聯(lián)絡(luò) 進(jìn)展新客戶 數(shù)據(jù)處理 授權(quán)與職員培養(yǎng) 撰寫備忘錄、信件

14、、報(bào)表、營(yíng)銷策劃案、戰(zhàn)略打算等 其他任何正當(dāng)?shù)氖马?xiàng)都能夠算做綜合性的差不多核查點(diǎn)，不要隨便放過。注意不要使自己的負(fù)荷過重，反應(yīng)要快，有了這些核查要點(diǎn)作為支架，下面你就能夠?qū)W習(xí)頂級(jí)治理者一種獨(dú)特的工作藝術(shù)要求，這種工作藝術(shù)是他們之因此能夠靈活地安排自己的工作時(shí)刻的全然緣故。 重組時(shí)刻巧用“秘密10分鐘” 所有的頂級(jí)治理者都深知，在自己的個(gè)人時(shí)刻需求與制度化、程式化的集體辦公模式之間無(wú)休無(wú)止的討價(jià)還價(jià)，是一個(gè)無(wú)法回避的現(xiàn)實(shí)，這也是頂級(jí)治理者之因此能成為頂級(jí)治理者的真正重要的時(shí)刻治理藝術(shù)。其中的要緊挑戰(zhàn)是你要有隨時(shí)調(diào)整你專注某一個(gè)體工作的適應(yīng)，使之能夠適應(yīng)更小塊的工作時(shí)刻單元。 要把充滿討價(jià)還價(jià)的工

15、作日看做是由大量10來(lái)分鐘的小時(shí)刻單元拼嵌而成的。我把這些小單元叫做“毛毛雨”，叫做“馬賽克”時(shí)刻塊、“幾個(gè)字節(jié)的時(shí)刻”等，使你的頭腦中留有利用這種10來(lái)分鐘零碎時(shí)刻的形象經(jīng)歷。 你能夠利用下面的虛擬情景比較一下有和沒有“毛毛雨”概念會(huì)給自己的工作帶來(lái)多么大的差異。 你聽見馬文正沿著走廊走過來(lái)，你明白大約3分鐘以后，他就會(huì)從門口探進(jìn)頭來(lái)講：“嗨，有時(shí)刻嗎？”但是，你那時(shí)候正在把最后的各種數(shù)字填到預(yù)算報(bào)告上，你差不多干了10分鐘，可能還有20分鐘就能夠完成，在這種情況下，你對(duì)馬文的不期而至的兩種反應(yīng)是： 假如你的目標(biāo)是現(xiàn)在就把任務(wù)完成，那么確實(shí)是：“啊呀又來(lái)了，什么都做不了，真是亂了套了!” 假

16、如你懷著“毛毛雨”的思想，那么確實(shí)是：“哦，沒事，我差不多做完了1/3。馬文走后，我能夠趕在下午3點(diǎn)的會(huì)議之前再趕出1/3。開完會(huì)后找機(jī)會(huì)溜到一邊再完成剩下的1/3?！?關(guān)鍵是你要靈活機(jī)敏地考慮你的時(shí)刻安排。如此做有兩大好處：第一，因?yàn)槟阈廊粚?duì)待這種不速之客，立即投身其中，受害者的憤慨情緒會(huì)大大減少，被這種不滿情緒堵塞的能量因此能釋放出來(lái)；第二，假如你一邊像被磁鐵吸引一樣一再回頭檢查自己的每日要點(diǎn)清單，一邊不斷地查找各種可能的機(jī)會(huì)來(lái)完成這些差不多任務(wù)，久而久之，你會(huì)養(yǎng)成一個(gè)特不行的利用時(shí)刻的適應(yīng)，工作效率也會(huì)大大提高，據(jù)我所知，這是為許多資深治理者和CEO所運(yùn)用的成功法寶。 我也不明白這種圍繞

17、一根固定旗桿(查對(duì)要點(diǎn)清單)靈活的時(shí)刻治理策略什么緣故這么有用，然而事實(shí)上的確收效非凡。因?yàn)榫臀宜切┡ε赖浇M織頂層的治理者無(wú)一不是遵循這一套路。下面是我首次接觸這種策略的通過。 國(guó)際度假咨詢有限公司董事會(huì)主席(ResortQuest International, Inc.)約瑟夫維特利亞(Joseph Vittoria)，當(dāng)我訪問他的時(shí)候，那一天他在黃色的便條上差不多記下了5個(gè)他要打的電話。然而當(dāng)他打完一個(gè)電話之后，就有人探進(jìn)頭詢問某事，或叫他去和誰(shuí)商量一件事。關(guān)于這種情況，我們的維特利亞差不多上來(lái)者不拒，笑臉相迎，等他們一走，他就接著打第2個(gè)電話，打完第2個(gè)電話后又去訪問同一樓層的一

18、個(gè)人?？偠灾?，看起來(lái)就像是一團(tuán)旋風(fēng)在地上到處轉(zhuǎn)。然而每當(dāng)他從突然突擊的意外交際中脫身出來(lái)，他就又立即回到自己的辦公桌邊，接著打其余的電話。就如此，幾個(gè)小時(shí)過去之后，他原先打算要打完的電話終于實(shí)實(shí)在在地打完了，“線索”盡管一直未斷，但卻是見縫插針完成的。 維特利亞先生的一天是固定時(shí)刻與不固定時(shí)刻的混合體，這是大多數(shù)資深生意人對(duì)待時(shí)刻的觀念。 在甘乃特報(bào)業(yè)公司CEO約翰科里那兒，同樣的現(xiàn)象在他處理文書工作的時(shí)候格外明顯。正如我們?cè)诘?章中提到的，科里更傾向于親自批閱處理那些送到辦公室的信件或其他材料，如此一來(lái)，他手上的文件材料常常是堆積如山。然而他一定要把他們處理完。因此同樣的一幕又出現(xiàn)了，辦公

19、室里人來(lái)人往，電話也響個(gè)不停，臨時(shí)會(huì)議也少不了不管如何樣，不的情況一完，他又要重新回到桌邊一件接一件地處理好撂得高高的文件。從早上8:30開始，一般到午飯之前，就能夠處理完所有函件。 不管是柯利依舊維特利亞都絕可不能花力氣把自己的時(shí)刻定為“電話時(shí)刻”或“文案時(shí)刻”。他們反而把這些事“撒”在幾個(gè)小時(shí)的范圍內(nèi)，然后以在時(shí)刻方面極其經(jīng)濟(jì)的方式來(lái)完成，一點(diǎn)也不覺得受壓。 事業(yè)進(jìn)步的金言如何掌握靈活的時(shí)刻治理藝術(shù) 為了關(guān)心你掌握靈活安排工作日程的方法，本書下面將為你提供6條時(shí)刻治理技術(shù)。然而讓我們從博思咨詢公司的前合伙人，獨(dú)立咨詢師桑德拉克萊什(Sandra Kresch)，一位工作方法極其得當(dāng)?shù)淖稍儙?/p>

20、的故事開始，這故事描述了她自己典型的一天，其中充滿了職業(yè)與個(gè)人的特色。 我今天有一系列的事要去做，要帶貓咪去看獸醫(yī)，我自己也想去看大夫；辦公室的工作也排得滿滿的；另外我還要為一家我擔(dān)任會(huì)長(zhǎng)的非營(yíng)利組織物色一名新的執(zhí)行董事；最后還要幫一群朋友的忙。 在考慮如何處理好如此眾多的情況的時(shí)候，我認(rèn)為最重要的是制訂出一份全天的日程安排。貓咪惟一能夠去看獸醫(yī)的時(shí)刻是早上7點(diǎn)。因此我早早把它送了去，同時(shí)想好下午如何順道帶它回家。 此后，我就必須呆在家相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)刻。有兩個(gè)生意人，一個(gè)在倫敦，一個(gè)在另外一個(gè)地點(diǎn)，需要我去聯(lián)系，因此清早我還得先給他們的辦公室打電話通知一下，讓他們能夠在我離家外出之前給我來(lái)個(gè)電話。 我在辦公室的工作日程，總是安排得特不緊湊，有力地集中在本星期必須完成的3件大事上，絕不枝節(jié)旁蔓。 從這位繁忙的專業(yè)人士對(duì)自己一天生活的敘述中，我們能夠提煉出6種她用以保持對(duì)時(shí)刻的某種操縱