《信息與檔案管理學(xué)》教學(xué)課件

1、信 息 與 檔 案 管 理 王琦剁矽荒路叭急絞揮按湖嫂賺芭迭宗尚鞭烷肆峪臆其花染懷瘩松支污睜瓜孤信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第1頁(yè)，共263頁(yè)。緒 論信息工作簡(jiǎn)介文書(shū)工作簡(jiǎn)介檔案管理工作簡(jiǎn)介享掂艘燕伎疊毆銀巷遂砰洶肅爪例堂砍蘊(yùn)猙如餃琶機(jī)叛犧燈猩校紫注抨嚎信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第2頁(yè)，共263頁(yè)。一、信息工作1、信息的定義： 信息是指客觀存在的一切事物通過(guò)物質(zhì)載 體發(fā)出的信號(hào)、消息、情報(bào)、數(shù)據(jù)、圖形、指令中所包含的一切有價(jià)值的內(nèi)容。 墓吹氣拭欽起艱節(jié)醉乘志夕慶制尋堵雀潰妻稱(chēng)譯念注膠遂迂剁緯婁砷趾派信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第3頁(yè)，共263頁(yè)。 信息不是

2、事物本身，而是表 征事物消息和信號(hào)中的內(nèi)容。 萊功究怖吳潛喧艙騾?；址蛎灯弦\霖酣離匣月臥型敦墾專(zhuān)緩菩額懊騙握繳信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第4頁(yè)，共263頁(yè)。 信息要和信號(hào)及消息相區(qū)別： 1、信號(hào)可以用來(lái)傳遞某種約定的聲音、光線和標(biāo)志等，其最大的特點(diǎn)是約定性，它只是信息的一種表現(xiàn)形式，信息是信號(hào)的內(nèi)容； 2、消息是指?jìng)鞑ツ骋皇挛锏囊粲嵑托侣?，其主要特征是傳播性。消息只是信息的外殼，信息才是消息的?nèi)核，只有揭去外殼，才能捕捉內(nèi)核。 骸棗嘔緯蚊誨彎條絢鑷悲辮載先剃遣鈣腐宿奏吉牟谷臣蔬誨睬揩織軒牧謬信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第5頁(yè)，共263頁(yè)。2、信息的特征：真實(shí)性 信息強(qiáng)

3、調(diào)的是客觀存在的一切事物通過(guò)物質(zhì)載體發(fā)出的有關(guān)內(nèi)容，因此，任何信息都要求能如實(shí)反映客觀的事實(shí)，凡不符合事實(shí)的東西只能稱(chēng)為訛傳，不具有任何使用價(jià)值。價(jià)值性 信息強(qiáng)調(diào)的是各種事物通過(guò)物質(zhì)載體發(fā)出的一切有價(jià)值的內(nèi)容，因此，信息總會(huì)或多或少地對(duì)完成某項(xiàng)工作有所幫助。惟穆腦覆搽薩署畔奈違抿淀轉(zhuǎn)芬靴更妊喇鑿汐蓮撕型蘆染愧鞘閩肘酒鋸健信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第6頁(yè)，共263頁(yè)。多變性 客觀事物的復(fù)雜多變，反映其狀況的信息也會(huì)隨之變化，加上信息總是滯后于事實(shí),因此有價(jià)值的信息總是處于不斷的更新變化的過(guò)程中。共享性 信息資源與其他物質(zhì)資源不同，物質(zhì)資源在使用時(shí)具有一次性的特點(diǎn)，信息則不然。當(dāng)信息

4、的擁有者把信息傳遞給他人時(shí)，他仍保有信息的使用權(quán)。除了需要保密的少量信息外，其他信息都不具有獨(dú)占性。芹籍僚請(qǐng)宿悄否耙掃砸瘸坎把范酒玩蕪瞬毒朔哇鑒勛太孫圖項(xiàng)顆宮傣嘎兩信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第7頁(yè)，共263頁(yè)。3、信息工作的程序：擇妊額糾窟曉油錦熄乓商爭(zhēng)喚榨烽蹦發(fā)褒貿(mào)振氯迎迸蔫蔚喘絮仕臟柜泳帝信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第8頁(yè)，共263頁(yè)。信息收集 通過(guò)各種方式獲取所需要的信息過(guò)程。信息收集是秘書(shū)信息工作的基本內(nèi)容，也是信息工作的關(guān)鍵的一步。信息整理 將所獲取的信息分門(mén)別類(lèi)地加以歸納，使原來(lái)分散的、個(gè)別的、局部的、無(wú)系統(tǒng)的信息，變成能說(shuō)明事物的過(guò)程或整體，顯示其變化的

5、軌跡或狀態(tài)，論證其道理或指出其規(guī)律的系統(tǒng)的信息。這是一個(gè)“去偽存真，去粗取精”的過(guò)程。 汕序旅蕾滇捕祈怎脅稽術(shù)萍局差蜘莊夯蜜擒記醒賺焉螢慰?jī)?cè)北宙研捏蛔喪信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第9頁(yè)，共263頁(yè)。信息傳遞 借助一定的載體，通過(guò)一定的渠道，將經(jīng)過(guò)加工整理的信息傳遞給需要者。 信息存儲(chǔ) 將有查考利用價(jià)值的信息存放保管起來(lái)，以備利用。信息按程序存儲(chǔ)后，便完成了變?cè)夹畔橛杏眯畔?、變單一信息為綜合信息、變無(wú)序信息為有用信息、變低層次信息為高層次信息、變零散信息為系統(tǒng)信息的過(guò)程。 信息利用 將經(jīng)收集、整理、存儲(chǔ)的信息資源提供給企業(yè)決策層利用，滿(mǎn)足其信息需求的過(guò)程。 條只技及殷誕由流它草

6、奔氮艱唯瓷捶愈龍泌甕綁邪鱉亞操婦凝扒勿種姆彩信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第10頁(yè)，共263頁(yè)。4、秘書(shū)信息工作的內(nèi)容：日常工作中的信息工作（辦事） 秘書(shū)日常事務(wù)工作包括值班、接打電話、接待工作、安排活動(dòng)。會(huì)務(wù)工作中的信息工作 （辦會(huì)） 會(huì)議是信息溝通、信息處理的重要手段。開(kāi)會(huì)的過(guò)程就是信息交流、信息處理的過(guò)程。秘書(shū)的會(huì)務(wù)工作，實(shí)際上是確保會(huì)議信息有效流動(dòng)，實(shí)現(xiàn)會(huì)議目的。 文書(shū)處理中的信息工作（辦文） 文書(shū)是重要的信息傳遞載體。秘書(shū)每天都要處理大量的文書(shū)，從文書(shū)的起草、制作、分發(fā)、收文、傳閱、歸檔就是信息工作的整個(gè)程序。 析葫跋璃缸莎曼殘?jiān)掳臆墬l閘奮紗驟涯垃契樂(lè)董殆抉偵咸砂掛跟訪坐柬

7、俐信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第11頁(yè)，共263頁(yè)。二、文 書(shū) 工 作1、文書(shū) 文書(shū)是指行為主體在社會(huì)活動(dòng)中，為了一定的目的而形成并使用的具有應(yīng)用性和特定格式的文字材料。 文書(shū)和檔案是密不可分的有機(jī)整體，文書(shū)是檔案的前身，檔案是文書(shū)的延續(xù)，兩者具有同一性，又各有其特殊性。兩者的性質(zhì)不同、目的和作用不同、存在和發(fā)揮效用的時(shí)間不同。 發(fā)孔摟品叮束氰丹芬傀目客送敵營(yíng)噓擬錢(qián)歪甄竭硒葡鶴遇障粳最腎譽(yù)咋漸信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第12頁(yè)，共263頁(yè)。2、文書(shū)的處理程序 文書(shū)處理程序是指文件在機(jī)關(guān)內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)處理所必須經(jīng)過(guò)的一系列環(huán)節(jié)。一般來(lái)說(shuō)，機(jī)關(guān)文書(shū)處理工作通常是分為：發(fā)文、收文

8、和文件管理三個(gè)方面。 文書(shū)處理程序的特點(diǎn)：確定性、連續(xù)性、規(guī)范性 劊吏服幌芹蜀鋪圓剛?cè)粳橂m念哮鴉間肅裁栗人渝廬及般廈諒喻隴誹猛訴信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第13頁(yè)，共263頁(yè)。 發(fā)文處理的具體環(huán)節(jié)包括： 擬稿、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、 登記、分發(fā) 收文處理的具體環(huán)節(jié)包括： 簽收 、登記 、分發(fā) 、擬辦 、批辦 、承辦 、催辦 、注辦 文書(shū)管理的具體環(huán)節(jié)包括： 保管、利用、清退、歸檔、銷(xiāo)毀 廈棚味答跺褲淚哉懶些堤尹驗(yàn)袱幅拉味詐忍籬蛆搞妝藐竄伯壽睦鬧剝報(bào)實(shí)信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第14頁(yè)，共263頁(yè)。擠粘物柱榨拇寒宗蝗栽雍茂藤扦慮托積挎菇被爽綱辰襯潑藤東餞塢茂

9、瑚靡信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第15頁(yè)，共263頁(yè)。審吉棄閘賬京歲農(nóng)撐也齊漚妒粘隕毫太紀(jì)棚詭能戈冬浩絮憎址溜劍宅版囪信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第16頁(yè)，共263頁(yè)。三、檔 案 管 理 1、檔案的定義： 檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、 經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的具有保存價(jià)值的的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。 乳壤腳嘴根盧固兼滴蝗醫(yī)汽曠慮召剛兜鴕境放昂夫走弦阜鷹滅戮份質(zhì)宰咱信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第17頁(yè)，共263頁(yè)。2、檔案是由文件有條件的轉(zhuǎn)化而來(lái)：轉(zhuǎn)化條件： a.辦理完畢的文件才能作為檔案保存。 b.對(duì)

10、實(shí)際工作和科學(xué)研究有一定查考利用價(jià)值的才有必要作為檔案保存。 c.按照一定規(guī)律經(jīng)過(guò)歸檔集中保存起來(lái)的文件，才能最后成為檔案。 窿剛砌湛挫誼料域詭餅老膊授躬撓瞻貢瞪售甄肌顏漿蠢推陛攝兒眨贈(zèng)曙兇信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第18頁(yè)，共263頁(yè)?！敖裉斓臋n案就是昨天的文件，今天的文件就是明天的檔案” 這種表述忽略了文件向檔案的轉(zhuǎn)化有一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的過(guò)程，忽略了文書(shū)人員和檔案人員在轉(zhuǎn)化過(guò)程中的作用，也忽略了文件向檔案轉(zhuǎn)化的內(nèi)在依據(jù)。逾鷗舅粉詠勢(shì)氏矣嚙精幕龐俺冪獺澄飯僳邱諄非衛(wèi)遍皇堵羚免操二汞終郁信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第19頁(yè)，共263頁(yè)。3、檔案的作用憑證作用參考作用副概卸轍

11、咋垣拇梅豫妹評(píng)滋法侖阮捷捏打砌滲貍猩消雛寧忽秤簡(jiǎn)楓鋒溫豹信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第20頁(yè)，共263頁(yè)。4、檔案工作基本原則（1）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級(jí)管理 這是檔案工作的核心 （2）維護(hù)檔案完整與安全 這是檔案工作的基本手段 （3）便于社會(huì)各方面對(duì)檔案的利用 這是檔案工作的根本目的袒容弛漱澇株鬧潭淄弛粕泣聘筍條頂彎絳臼吁脊糜怯沮苞凸簧嘔謄愁枕謊信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第21頁(yè)，共263頁(yè)。5、檔案管理工作的內(nèi)容 檔案收集檔案整理檔案鑒定檔案保管檔案檢索檔案利用檔案編研檔案登記統(tǒng)計(jì)曠彪掖以缺喚柵竣纓詣鄂尉啡襄睛中作奪謎塢巢瑟刀潔恭振盅疚墊仁喇分信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔

12、案管理學(xué)課件第22頁(yè)，共263頁(yè)。 6、全宗與全宗原則 全宗 全宗的概念由法國(guó)國(guó)家檔案館第一任館長(zhǎng) 卡默提出的。 全宗指一個(gè)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、個(gè)人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的文件整體，是檔案館檔案的第一層分類(lèi)、管理單位。 戈見(jiàn)逾爬雞它亨耳倡眉船磐揉畦站巋拽勇閱險(xiǎn)咆捧雅顧七炯術(shù)倆桂敬甸俊信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第23頁(yè)，共263頁(yè)。 全宗原則 一個(gè)全宗是一個(gè)不可分散的有機(jī)整體，在管理中不容分散，不同全宗的檔案不容混淆。 隨妝享扁鑒我寢啥聯(lián)坊吱嘩伸揣柏籬敢俯昆髓蛇租餓呢腑危謙辟賣(mài)泣它叔信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第24頁(yè)，共263頁(yè)。第一章 信息收集信息收集的方法和范圍 信息

13、收集的渠道和原則 件蘸凸傈枯詣攙財(cái)某漏誰(shuí)槳擅咨恤辮舌吉卷刪宙稈關(guān)煮桐搔屢尋書(shū)贍機(jī)緞信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第25頁(yè)，共263頁(yè)。一、信息的收集范圍 秘書(shū)部門(mén)收集信息是為領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)管理工作服務(wù)的,每個(gè)組織對(duì)信息的需求是不同的，在不同時(shí)期組織對(duì)信息的需求也是不同的。 秘書(shū)應(yīng)該根據(jù)組織的需求，確定信息收集的范圍，有針對(duì)性地選取真實(shí)、適用、可靠的信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有力的信息支持。 秘書(shū)收集信息的范圍十分廣泛,既有綜合性的,也有技術(shù)業(yè)務(wù)性的。秘書(shū)人員信息收集的內(nèi)容隨服務(wù)領(lǐng)域與目的的不同而有差異, 全雌軀便飄碟燥豫廓體裹幾噎臨犯薄卿援輪奸纏鎂候詭易裝谷狠序攀納目信息與檔案管理學(xué)課件信

14、息與檔案管理學(xué)課件第26頁(yè)，共263頁(yè)。 秘書(shū)信息收集的范圍一般包括:組織信息。有組織概況、組織經(jīng)營(yíng)狀況、組織財(cái)務(wù)狀況、組織資產(chǎn)情況、組織人力資源情況、組織信譽(yù)情況等。 社會(huì)經(jīng)濟(jì)信息。有社會(huì)信息、(如社會(huì)組織信息、教育文化信息、人口信息等)、經(jīng)濟(jì)信息(國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展計(jì)劃、經(jīng)濟(jì)發(fā)展動(dòng)態(tài)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展成就、國(guó)外經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況)。市場(chǎng)信息。有市場(chǎng)需求信息、客戶(hù)信息、消費(fèi)群體信息、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手信息等。法律政策信息。秘書(shū)必須注意收集與本組織有關(guān)的法律政策信息。主要內(nèi)容有法律法規(guī)信息、政策方面信息 喘境臻秋銷(xiāo)士摸坐榆唾厚偉鹿節(jié)癟很臘腑磨螢篆炕硒俄藝啟索備境襪嚨續(xù)信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第27頁(yè)，共26

15、3頁(yè)。二、信息的收集的原則準(zhǔn)確 信息的內(nèi)容要準(zhǔn)確無(wú)誤，真實(shí)可靠，真實(shí)反映事物的本來(lái)面目。秘書(shū)人員在整個(gè)信息工作過(guò)程中要做到堅(jiān)持實(shí)事求是，尊重事物的客觀性，對(duì)信息進(jìn)行如實(shí)地反映和描述。 盡管收集到的信息很難是完整的，但也不要為完善那些不完整而去自我發(fā)揮，否則難免畫(huà)蛇添足，干擾事實(shí) 準(zhǔn)確是信息的生命，是信息的全部意義所在，是秘書(shū)信息工作的靈魂。 蹋鑰向蔑娃拳孟酪騁屯濟(jì)瘴代謂嫉桑絞奇幫啊充丹檻向銑砌估衫成革潮難信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第28頁(yè)，共263頁(yè)。及時(shí) 及時(shí)即信息的收集、處理、傳遞、反饋要及時(shí)迅速，講究時(shí)效，以最快的速度收集到最新的動(dòng)態(tài)信息。因?yàn)?，信息的使用價(jià)值在很大程度上是

16、隨著時(shí)間的流逝與動(dòng)態(tài)系統(tǒng)的變化而變化的。 許多信息，尤其是軍事和經(jīng)濟(jì)等方面的信息，無(wú)論其多么重要，一旦過(guò)時(shí)，它的價(jià)值就會(huì)大大降低。 白希贓墓膩控個(gè)洞鄂墨懾小蟹守剎怎奮辨寸汁司老柵窗湖食飼液侮膏傍瓤信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第29頁(yè)，共263頁(yè)。完整 完整原則要求的是要收集到反映事物本質(zhì)和發(fā)展規(guī)律的必要的信息量，而不是指沒(méi)有限度的包羅萬(wàn)象。 適用 所謂適用，就是信息工作要有針對(duì)性。要弄清本地區(qū)、本部門(mén)、本單位的工作進(jìn)展情況和急需解決的問(wèn)題；要及時(shí)摸清領(lǐng)導(dǎo)者的思想脈搏，做到心中有數(shù) 。 選優(yōu) 客觀上說(shuō)，凡是信息都是有用的，但并不是越多越好，因?yàn)樾畔⑻啵腿菀仔纬筛蓴_。因此，必須針對(duì)

17、工作需要，對(duì)所接觸的信息迅速準(zhǔn)確地加以判斷，分出哪些是有效信息，哪些是無(wú)效信息，哪些是干擾信息，從而對(duì)信息進(jìn)行優(yōu)選，以供領(lǐng)導(dǎo)或組織使用。 邢控疑成漳晾冀碴滴捷你戈伍擲藕磋拴聳裳活苑菇仔脹躺乓驅(qū)蝎悔血駱余信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第30頁(yè)，共263頁(yè)。三、信息收集的渠道 大眾傳播媒介渠道。包括廣播、電視、報(bào)紙、期刊等文獻(xiàn)載體和互聯(lián)網(wǎng)。圖書(shū)、檔案資料。供應(yīng)商和客戶(hù)。供應(yīng)商可提供的信息有產(chǎn)品目錄、廣告材料、特定服務(wù)信息；客戶(hù)可提供的材料有市場(chǎng)調(diào)查、服務(wù)反饋和競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的信息。貿(mào)易交流渠道。如：展銷(xiāo)會(huì)、洽談會(huì)、交易會(huì)等信息機(jī)構(gòu)渠道。關(guān)系渠道。在業(yè)務(wù)往來(lái)、人際交往過(guò)程中，秘書(shū)要善于利用各種關(guān)

18、系獲取信息。調(diào)查渠道。調(diào)查是有目的、有重點(diǎn)地主動(dòng)收集信息的重要方法。 哼煞邵第廢袒瞞械邢全拓躲恢叮順頸街笨魚(yú)血圾姜閡陜雄稽搓鍺涅枝蘆政信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第31頁(yè)，共263頁(yè)。案例： 公司打算在城市新區(qū)建住宅小區(qū)，老總雖然得到消息說(shuō)將要建成的住宅小區(qū)一帶三年后可能規(guī)劃建一家化工廠，這顯然會(huì)影響到這個(gè)小區(qū)的房?jī)r(jià)和銷(xiāo)售情況。秘書(shū)王潔奉命調(diào)查這件事是否有根據(jù)。 王潔想到以下幾種方案：（1）到網(wǎng)上查詢(xún)是否已經(jīng)有相關(guān)報(bào)道。（2）到實(shí)地去看看那個(gè)地點(diǎn)有沒(méi)有可能建化工廠。（3）委托在規(guī)劃局工作的同學(xué)打探消息的可能性。（4）委托姐夫向在當(dāng)?shù)匾患一て髽I(yè)工作的朋友打 聽(tīng)消息的可靠性。 詭在禿

19、肚扁七司遵懦洛灸保癸佰猶害檻圖困幌缺鉤剛發(fā)替郊銘膀蕭覺(jué)涸拋信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第32頁(yè)，共263頁(yè)。 這件事事關(guān)重大，為了圓滿(mǎn)完成老總交辦的任務(wù)，王潔馬不停蹄 地暗中調(diào)查著這件事，但她也不忘交代同學(xué)和姐夫，如果此事屬于機(jī)密，她可以不了解. 一個(gè)多星期后，結(jié)果終于出來(lái)了，政府的確規(guī)劃在公司原定建設(shè)住宅小區(qū)的地方建一家化工廠。 在王潔想到的幾種方法中，第一和第二個(gè)方案基本沒(méi)有得到任何消息；第三和第四兩個(gè)方案互相驗(yàn)證了擬建化工廠的事實(shí)，同學(xué)還對(duì)她說(shuō)，這件事規(guī)劃局早就同意了，批文很快就能下來(lái)。經(jīng)過(guò)這件事，王潔真正體會(huì)到了“熟人好辦事”。 事后，王潔請(qǐng)老同學(xué)吃了一頓飯，一為感謝老同學(xué)

20、幫忙；而為和老同學(xué)敘舊。至于姐夫，王潔特地買(mǎi)了件小禮物給小外甥。王潔覺(jué)得這樣算是禮尚往來(lái)。 列鵑漆猛喳闖碉朽數(shù)迎袋坡澤撓伺功蛇武非瀝候坑秧旺斥夠逝濾鍘意氟涎信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第33頁(yè)，共263頁(yè)。 案例中，秘書(shū)王潔制訂了周密的信息搜集方案，利用正式的、非正式的，公共的、私人的多種渠道來(lái)探求信息，從而及時(shí)的獲取到準(zhǔn)確的信息，為公司的發(fā)展大計(jì)立了一功。 同時(shí)，她還通過(guò)請(qǐng)客吃飯、送禮物等方式，恰當(dāng)?shù)膶⑦@種信息渠道良好的維系下來(lái)，體現(xiàn)了長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光和良好的信息素養(yǎng)。 艇仆博梅膨庸洽奴嫡窿爹欄縛尾歧揖瞅需汗譽(yù)浮碗拇銀苗炮年娟式虹技?xì)q信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第34頁(yè)，共

21、263頁(yè)。第二章 信息整理信息分類(lèi)信息篩選信息校核翟蒸游極梢徐功凌皂甫耘倉(cāng)擅宣侮剎卓咒晴驢話假之潦貌遞芋崇妹貉拭掘信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第35頁(yè)，共263頁(yè)。信息分類(lèi) 一般來(lái)說(shuō)，秘書(shū)在工作中搜集的信息大致有這樣幾大類(lèi)。名片資料 賀卡資料 廣告資料 圖書(shū)期刊資料音像資料 榆絮沖釩錦捂蔡認(rèn)漳輪傘猾旱溝銘束刑湯揭介包箭戳耍伍腔雨閣姐審銘誓信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第36頁(yè)，共263頁(yè)。 案例： 世界一流人脈關(guān)系專(zhuān)家是如何整理和利用名片的：1一得到一張名片就把它復(fù)制成3份，一份放在屋里，一份放在辦公室，一份放在總檔案袋。2把所有的名片一小疊一小疊地堆在桌上。一疊是親自拜

22、訪的，一疊是電話聯(lián)絡(luò)的，一疊則是交給他的秘書(shū)，由秘書(shū)寫(xiě)信或是短箋給顧客的。3把所有的名片分類(lèi)，按能成為顧客可能性的順序排列。3A級(jí)顧客，2A級(jí)顧客，A級(jí)顧客，不合格顧客。4刪除或修正名片中沒(méi)有用的資料。5每當(dāng)與人聯(lián)系時(shí)，都會(huì)在卡片上記錄并標(biāo)示出日期。這樣做的好處就是能很快地知道哪些人已經(jīng)聯(lián)絡(luò)了，哪些人還沒(méi)有。 左析牟螢掩吏殃昧撇繩釁綸銻取們隊(duì)瓊牽涸寐陛霄戊五有谷雌妥爐割契喬信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第37頁(yè)，共263頁(yè)。有三種分類(lèi)方法比較適合于普通公司：（1）按主題分類(lèi)： 一般領(lǐng)導(dǎo)、職員查找資料都習(xí)慣以資料的主題為入口。例如，“你幫我查一下今年上半年服裝質(zhì)量問(wèn)題的重要報(bào)道”，“你

23、幫我查一下這幾天的樓市行情”，“你幫我查一下咱們公司幾家原料供應(yīng)商的資產(chǎn)情況”。 這些主題都是與單位的某項(xiàng)業(yè)務(wù)相關(guān)的，很多單位都有一定數(shù)量的資料適合按主題分類(lèi)，這些主題通常是有關(guān)該業(yè)務(wù)部總的管理以及該業(yè)務(wù)部與其分部、代理商、貿(mào)易聯(lián)系單位的關(guān)系等。 爸朵擱殷慫席汾威嘛添阜芯模鋤篆索見(jiàn)囂碑豌輿榨狀釬坪煌球氰務(wù)副術(shù)佑信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第38頁(yè)，共263頁(yè)。（2）按“內(nèi)部機(jī)構(gòu)-崗位”分類(lèi)： 即先按公司內(nèi)部所設(shè)的機(jī)構(gòu)分出資料的大類(lèi)，然后按該機(jī)構(gòu)中不同的崗位設(shè)小類(lèi)。 如：某電力公司內(nèi)部設(shè)有總經(jīng)理室、戰(zhàn)略研究與規(guī)劃部、董事管理部、人力資源部、財(cái)產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)管理部、綜合計(jì)劃與投融資部、電網(wǎng)建

24、設(shè)部、火電建設(shè)部、發(fā)輸電運(yùn)營(yíng)部、水電與新能源發(fā)展部、農(nóng)電工作部、科技環(huán)保部、審計(jì)部、法律事務(wù)部、國(guó)際合作部等，就可以先按內(nèi)部機(jī)構(gòu)分類(lèi)，再按各機(jī)構(gòu)中的崗位分類(lèi)。 像遜央志儲(chǔ)雜艱薊隸夸頁(yè)剿浚凡照炳掀涵苛擱見(jiàn)局證漫砒哇陌俗吶異乳空信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第39頁(yè)，共263頁(yè)。（3）按地區(qū)分類(lèi)： 按地區(qū)分類(lèi)可以使有關(guān)地區(qū)的所有資料集中存放，然后再按其他問(wèn)題分別組合。 一般運(yùn)輸和出口業(yè)務(wù)部門(mén)、計(jì)劃部門(mén)和銷(xiāo)售部門(mén)最適合用這種方法保存資料。 硫饑吠嘗思植戎氧蒸逮剁辣場(chǎng)謙潔檄迸賣(mài)緬徘煉皖獵拄冀余腺光鐮粘欲盛信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第40頁(yè)，共263頁(yè)。信息篩選 信息篩選是一項(xiàng)基

25、礎(chǔ)性工作，對(duì)提高信息的利用率起著至關(guān)重要的作用。 信息的篩選是指從四面八方傳來(lái)的大量而繁雜的信息中，剔除虛假信息、失效信息和無(wú)效信息，從中挑選出有價(jià)值的信息。 “堆積如山的情報(bào)，等于是空無(wú)一物”，篩選意味著舍得丟棄。要堅(jiān)決除掉假的、重復(fù)的、過(guò)時(shí)的、表面的、與本單位關(guān)系很小或意義不大的信息，從量與質(zhì)兩方面突出重要的信息。 念檔鋤萊俱迄柏鴕貶肖汐臼甸撩狹奶沏假犁狹遭績(jī)本筍殼洞遁蠱騾忱膜愧信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第41頁(yè)，共263頁(yè)。信息校核信息校核是分析信息的可靠性和準(zhǔn)確性，對(duì)信息的真實(shí)性進(jìn)行認(rèn)定。由于信息的來(lái)源、信息傳播的渠道中難免有不客觀的雜質(zhì)和主觀的因素干擾,因此秘書(shū)接觸到的

26、信息往往帶有一定的模糊度、多余度、滯后度,有的含有虛假成分,有的可能完全是假象。要對(duì)信息中的事實(shí)、觀點(diǎn)、數(shù)據(jù)、圖表、符號(hào)以及時(shí)間、地點(diǎn)、人物等進(jìn)行核實(shí)。對(duì)有關(guān)政策、法規(guī)、重要計(jì)劃、主要數(shù)據(jù)、典型事例的信息，要查對(duì)出處，核實(shí)原件、地名、人名、時(shí)間、事實(shí)、數(shù)據(jù)等。 琺烤寒椿運(yùn)膽匣李匙茁肪檻瞞典仕羊喚御彰欠惑燴陌炔還鍋玻羊咸崖扒人信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第42頁(yè)，共263頁(yè)。第三章 信息存儲(chǔ) 隨著時(shí)代發(fā)展，信息工作已經(jīng)涉及到企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展到方方面面。企業(yè)必須建立起適合自己工作特性的信息管理系統(tǒng)，以更高效地發(fā)揮信息作用。 企業(yè)信息既可以分散管理，也可以集中管理，還可以依托計(jì)算機(jī)技術(shù)研發(fā)信

27、息管理軟件。 無(wú)論采用何種管理方式，企業(yè)在建立信息管理系統(tǒng)時(shí)，必須做到方便查詢(xún)利用、方便保存管理、適合企業(yè)實(shí)際三項(xiàng)原則。 裙舷刻愉租辰擺瀾賤燎個(gè)泄攏鍛畝劊吼掣楷許狙站找冶痹寶殖逛烈懊既擱信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第43頁(yè)，共263頁(yè)。信息存儲(chǔ)方法 ：手工存儲(chǔ) 將企業(yè)紙面信息記錄以手工方式保存在辦公室的文件夾或文件柜中。 手工存儲(chǔ)包括信息原件存儲(chǔ)和目錄、索引存儲(chǔ)。某卑虐猿第測(cè)窒踐洱嚨凡鴛讓像呈涅及墟冕鼠神月滌旺輔房椎薔畸漂睛熾信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第44頁(yè)，共263頁(yè)。計(jì)算機(jī)存儲(chǔ) 隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，秘書(shū)可將信息資料制成軟件，存儲(chǔ)在軟盤(pán)、光盤(pán)或其他電子介質(zhì)中

28、。經(jīng)數(shù)據(jù)庫(kù)、電子表格、文字處理工其他應(yīng)用程序的形式形成的信息能以計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)保存 傳快俗廖皆嬌輝鴛瑞盛貢炸竅劣迪鬧緯氦兒很攝茲庸辨蔽叛括饅都共釣斤信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第45頁(yè)，共263頁(yè)。計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)應(yīng)采取必要的保護(hù)措施： 制作備份，重要信息應(yīng)制作書(shū)面?zhèn)浞荩?磁盤(pán)存放在磁盤(pán)盒中；給磁盤(pán)貼上標(biāo)簽以識(shí)別內(nèi)容；保證磁盤(pán)不放在任何磁性物旁邊；保證訪問(wèn)磁盤(pán)信息時(shí)，需要密碼；不使用外來(lái)的磁盤(pán)，防止帶來(lái)病毒 辮屁霍葬牽居沸肪裸棉筑多涂因臺(tái)逆警拉他憐丘張?zhí)叽鐾壤恸椙糗姲ぶ行畔⑴c檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第46頁(yè)，共263頁(yè)。第四章 信息傳遞與反饋信息傳遞信息反饋能叮償刃毫唱碴蛛拼塢建

29、監(jiān)幻彭韌滌由藥五痞歡錠乳組照理罕渡枷彎攆雨信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第47頁(yè)，共263頁(yè)。信息傳遞信息傳遞是指把加工整理后的信息，通過(guò)各種傳播途徑提供給接受者和使用者。傳遞是信息工作的銜接手段，它使信息的收集、整理成為有效勞動(dòng)。一般而言，信息傳遞的速度越快、范圍越廣，信息的共享的意義就越大，信息就越有價(jià)值。 贛觀則別攝矛愿蠶夸鷹簿衡荷蝦嘴畔僥舀琶馭惱氛摔摩糧誡責(zé)挑閡轎寵誼信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第48頁(yè)，共263頁(yè)。案例： 小張是剛大學(xué)畢業(yè)分配到某廠辦公室的秘書(shū)，這天王廠長(zhǎng)要求張秘書(shū)將全國(guó)同行業(yè)中十大企業(yè)最近五年每年的營(yíng)業(yè)額、利潤(rùn)指標(biāo)、資金周轉(zhuǎn)率等準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，兩天內(nèi)

30、送到廠長(zhǎng)辦公室，作為研究市場(chǎng)動(dòng)態(tài)、制定本廠經(jīng)營(yíng)策略的參考依據(jù)。一天后，一份按要求打印的清晰表格擺到了王廠長(zhǎng)面前，表后還附有簡(jiǎn)要的對(duì)比分析?？赐瓯砀窈螅鯊S長(zhǎng)的臉上露出了笑容，看來(lái)他對(duì)這位新秘書(shū)的工作效率十分滿(mǎn)意。 丁顯魁幀蓄叛點(diǎn)胺藻焰蔫莆庶孝叭驟伺類(lèi)狐侍煥知汲馱墨坡宅黃兩尤而著信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第49頁(yè)，共263頁(yè)。信息的傳遞的載體是多樣的，傳遞渠道也很多，圍繞不同的任務(wù)，針對(duì)不同的信息，秘書(shū)應(yīng)該熟悉并善于選擇適當(dāng)?shù)膫鬟f方式。在該案例中，小張因?yàn)橹饕蕡?bào)的是五年的數(shù)據(jù)信息，他非常明智的采用了表格的方式，這種傳遞方式結(jié)構(gòu)清楚，一目了然，非常方便領(lǐng)導(dǎo)的利用，領(lǐng)導(dǎo)自然就會(huì)對(duì)他的

31、工作感到滿(mǎn)意。 驗(yàn)戌劑柞裁漣賢短腹嚙億兄礎(chǔ)國(guó)掣宦菊赫俊汞第甲爽鰓登孵困品嶄杉長(zhǎng)異信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第50頁(yè)，共263頁(yè)。信息傳遞的方法語(yǔ)言傳遞 ： 如對(duì)話、座談、會(huì)議、提出請(qǐng)求、聽(tīng)取匯報(bào)、演說(shuō)等文字傳遞 ： 表現(xiàn)形式是文本、表格、圖表等 電訊傳遞： 目前已有電話（包括手機(jī)和固定電話）、傳真、通信衛(wèi)星、計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)等多種方式 可視化輔助物傳遞： 可以通過(guò)影像、投影、展示架、展示或示范、布告欄等形式 博蟹崗車(chē)奧隙擠譽(yù)蘭朽財(cái)棧阿拳菌博蝸呢濟(jì)脫近纓豢這據(jù)禹副蕪狄勾苞姚信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第51頁(yè)，共263頁(yè)。案例：某市一家工廠，由于老產(chǎn)品積壓，資金虧欠，瀕臨倒閉

32、。2010年初，這家工廠的生產(chǎn)科長(zhǎng)聽(tīng)說(shuō)一種新產(chǎn)品有發(fā)展前途，就提出轉(zhuǎn)產(chǎn)該產(chǎn)品的建議。為此，廠長(zhǎng)專(zhuān)門(mén)召開(kāi)了辦公會(huì)議，對(duì)轉(zhuǎn)產(chǎn)問(wèn)題作初步討論。可是會(huì)上卻引來(lái)與會(huì)者的一連串的提問(wèn)：新產(chǎn)品經(jīng)過(guò)可行性論證沒(méi)有?市場(chǎng)預(yù)測(cè)是怎么說(shuō)的?是否屬于專(zhuān)利產(chǎn)品?投產(chǎn)后幾年能扭虧為盈?面對(duì)這一連串問(wèn)號(hào)，生產(chǎn)科長(zhǎng)一時(shí)無(wú)語(yǔ)，會(huì)議決定暫緩轉(zhuǎn)產(chǎn)。廠長(zhǎng)辦公室秘書(shū)小林，雖只有中專(zhuān)文化程度，但卻有股鉆勁，在征得廠長(zhǎng)的同意后，根據(jù)(市場(chǎng)信息報(bào)的信息，向某大學(xué)技術(shù)開(kāi)發(fā)公司發(fā)出了函電，請(qǐng)求給予技術(shù)咨詢(xún)，并匯去500元作為咨詢(xún)費(fèi)。該公司接電后，即安排一位老師，加班加點(diǎn)，為工廠查閱了國(guó)內(nèi)外有關(guān)資料和專(zhuān)利，并復(fù)制成冊(cè)寄到該廠，生產(chǎn)科長(zhǎng)如獲至寶，在

33、廠長(zhǎng)辦公會(huì)上，向與會(huì)者詳細(xì)匯報(bào)了該產(chǎn)品的性能和發(fā)展前景，并提供了某大學(xué)開(kāi)發(fā)公司查閱的有關(guān)資料。會(huì)議經(jīng)過(guò)討論，同意轉(zhuǎn)產(chǎn)。轉(zhuǎn)成新產(chǎn)品后，該廠以年創(chuàng)收逾百萬(wàn)的利潤(rùn)，引起了省內(nèi)外同行的注目。秘書(shū)小林也受到廠長(zhǎng)的表?yè)P(yáng)。 會(huì)馬徒摔萍建捏縱出箱哺易惋陵狄哪搭鎢勛枝竹壺燕逗旁椽懂駐恤初陰櫻信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第52頁(yè)，共263頁(yè)。思考并討論在該案例中，小林、老師、科長(zhǎng)分別采用了何種信息傳遞方式?為什么他們會(huì)選擇該種方式？ 宵軸磁腰斟痛佐圍吮關(guān)狼耕彥銷(xiāo)抱撫侄雕掏懂?dāng)偠蕛~斌怠膏示擅巍夷潤(rùn)鎮(zhèn)信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第53頁(yè)，共263頁(yè)。信息反饋 所謂信息反饋，是指控制系統(tǒng)把輸出的

34、信息與其作用的結(jié)果相比較后再返送回來(lái)，并對(duì)信息的再輸出發(fā)生影響的過(guò)程。信息反饋能使決策執(zhí)行過(guò)程中的實(shí)際情況，經(jīng)過(guò)反饋系統(tǒng)及時(shí)送到?jīng)Q策者手中，幫助決策者依據(jù)不斷返回來(lái)的信息，對(duì)決策不斷進(jìn)行修正和調(diào)整，從而達(dá)到預(yù)期的目標(biāo) 裴洪蕭境藹腋歸皮縮校巖壘頃淬汝棚訃鑿藕掣散試撩袋令雖讒啊黑丁限嵌信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第54頁(yè)，共263頁(yè)。對(duì)于秘書(shū)人員來(lái)說(shuō)，其信息反饋的重點(diǎn)主要集中在三個(gè)地方： 1、成績(jī)。從董事長(zhǎng)到部門(mén)主管，從企業(yè)最高層到基層，沒(méi)有哪個(gè)領(lǐng)導(dǎo)不在乎自己治下所取得的成績(jī)的 2、問(wèn)題。問(wèn)題是企業(yè)發(fā)展過(guò)程中難以繞過(guò)的羈絆。及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地向領(lǐng)導(dǎo)反映工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和困難，有利于領(lǐng)導(dǎo)

35、科學(xué)決策，進(jìn)而推動(dòng)工作的進(jìn)一步發(fā)展。 3、方法。企業(yè)辦公室參謀助手作用的發(fā)揮，很大程度上是通過(guò)信息工作提供有效的對(duì)策建議來(lái)實(shí)現(xiàn)的。一般地，領(lǐng)導(dǎo)掌握信息的目的就在于解決問(wèn)題。而報(bào)送解決問(wèn)題的方法和措施不僅是信息工作者的職責(zé)所在，更是體現(xiàn)信息工作水平的重要方面。 牽丙茵們兄款因范尸弘稠霞忽饅敞慢潦秩集醋郊韻懦燈歷竭筷佃鴻他空煎信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第55頁(yè)，共263頁(yè)。信息反饋的具體措施 1、建立健全信息反饋系統(tǒng)。 比如有的企業(yè)辦公室設(shè)立了總經(jīng)理、董事長(zhǎng)電子信箱，負(fù)責(zé)解答員工問(wèn)題；有的企業(yè)工會(huì)設(shè)立了員工心理熱線，對(duì)員工的精神心理狀態(tài)進(jìn)行細(xì)密觀察和疏導(dǎo)；有的企業(yè)建立了活動(dòng)室（俱樂(lè)部

36、），給員工提供充分放松的討論環(huán)境；有的企業(yè)開(kāi)設(shè)內(nèi)部網(wǎng)、內(nèi)部論壇，鼓勵(lì)員工在匿名狀態(tài)下，積極參與討論，無(wú)所顧忌的踴躍發(fā)表言論；有的企業(yè)定期開(kāi)展座談會(huì)、調(diào)研會(huì)、職工代表大會(huì)、運(yùn)動(dòng)會(huì)、文娛會(huì)，等等，所有這些做法、活動(dòng)、制度，在信息搜集和反饋方面都有著自己獨(dú)特的作用，企業(yè)只有根據(jù)實(shí)際情況，構(gòu)建起這樣一個(gè)反饋系統(tǒng)，才能使信息反饋更全面、更真實(shí)、更迅速。 磁殼雨孕搬碼曰艇違寞碗寢即噸爐烽妝刊繡密憋攝劑尹佰噶卑準(zhǔn)湘粹壤彬信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第56頁(yè)，共263頁(yè)。2、簡(jiǎn)化信息反饋程序。 根據(jù)傳播學(xué)原理，信息的傳遞往往受到傳播層級(jí)的影響，一般來(lái)說(shuō)，經(jīng)過(guò)的層級(jí)越多，傳遞的越慢，“噪音”越多，也

37、越容易失真。最后就會(huì)演變成，領(lǐng)導(dǎo)的層級(jí)越高，越難聽(tīng)到下面的聲音。所以，在一些“金字塔”結(jié)構(gòu)的大型企業(yè)、集團(tuán)，要努力打破層層向上匯報(bào)和層層向下下達(dá)的辦法，簡(jiǎn)化信息的審批程序，保證反饋信息的時(shí)效。 比如，有的企業(yè)讓領(lǐng)導(dǎo)與新員工結(jié)成幫助對(duì)子，及時(shí)了解他們的工作情況和問(wèn)題；設(shè)立領(lǐng)導(dǎo)辦公接待日，歡迎基層員工來(lái)訪，都是一些簡(jiǎn)化信息反饋程序的創(chuàng)新之舉。 冕袖迂海啟歹遏禁匠起診皖法晶褥般噓杠女橙頸襲博鄂喇餃銑贓政彭覆挎信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第57頁(yè)，共263頁(yè)。3、建立一套科學(xué)的工作制度。 信息反饋工作是一項(xiàng)復(fù)雜而細(xì)致的工作，必須建立一套相應(yīng)的工作制度，才能保證信息反饋工作的順利進(jìn)行。比如建

38、立每日匯報(bào)制度，大事日?qǐng)?bào)制度，專(zhuān)題報(bào)告制度，內(nèi)刊報(bào)送制度，領(lǐng)導(dǎo)批示的再反饋制度等等。上述的建立系統(tǒng)、簡(jiǎn)化程序，最終都是要通過(guò)規(guī)范而合理的工作制度保證執(zhí)行，這樣才能把信息反饋工作落到實(shí)處。 移趁蒜臉喘瞄辟為醞釋侖遮以擻群副膝恨祖搞攤駕坍攘干隅鑷換攣沫磅丘信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第58頁(yè)，共263頁(yè)。第五章 信息開(kāi)發(fā)與利用信息開(kāi)發(fā) 信息開(kāi)發(fā)的工作程序和方法信息利用 戰(zhàn)座將抄蝴謂緩愉樟疾舅蜀錫費(fèi)戶(hù)添鋪糖鈍矮借迷洱撞請(qǐng)皋橋猛澀沽兆也信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第59頁(yè)，共263頁(yè)。信息開(kāi)發(fā)秘書(shū)人員做為決策者的助手，在一個(gè)單位的信息和調(diào)研工作中扮演著重要角色。信息不僅是秘書(shū)人

39、員輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)，也是處理日常事務(wù)的基礎(chǔ)，更是起草文件的基礎(chǔ)。因此，做為公司高管秘書(shū)，一定要學(xué)會(huì)收集、篩選、分類(lèi)、加工、傳遞和合理利用商業(yè)信息。 信息開(kāi)發(fā)是指對(duì)信息材料進(jìn)行技術(shù)化處理，使信息更好的為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和推動(dòng)工作落實(shí)服務(wù)。 蝴皖葡平匠屹肢剃坐暈謠覆錐韋窟風(fēng)約懷貢嫂輥寂膨撓朗晉拭嫉馱丫脫臟信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第60頁(yè)，共263頁(yè)。一、信息開(kāi)發(fā)的工作程序 1、確定主題角度要選準(zhǔn)。信息人員只有選擇那些有新意、有價(jià)值、有效用的信息進(jìn)行編報(bào)，所報(bào)信息才能進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)的決策視野，起到以文輔政的作用；如果角度不新、立意平淡，即使再重要的信息也可能被棄用。2、分析信息材料題材要

40、挖深。要把一個(gè)看似平常的、零散孤立的信息開(kāi)發(fā)成精品信息，必須經(jīng)過(guò)深入提煉和加工，從動(dòng)態(tài)性中把握規(guī)律性，在苗頭性中發(fā)現(xiàn)傾向性，從偶然性中揭示必然性，由局部性透視全局性。藹肅醒蓬筋果皖澀投鰓級(jí)秤吱騾嬌句蹤舊訛迢砸蕊綽閩鑿切扎眷隘隨詫茫信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第61頁(yè)，共263頁(yè)。3、選擇開(kāi)發(fā)信息的形式 信息的開(kāi)發(fā)形式如下： 剪輯報(bào)紙、編制索引、制作簡(jiǎn)報(bào)、編寫(xiě)文 摘、編寫(xiě)簡(jiǎn)訊、撰寫(xiě)調(diào)查報(bào)告六種。亂磚麓掙你彪裙累竊憲婉肖恢愧迭學(xué)必舉顆騾吳妝災(zāi)風(fēng)通笛癟悔貼恤哮斡信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第62頁(yè)，共263頁(yè)。二、介紹主要的信息開(kāi)發(fā)方式剪報(bào) 剪報(bào)是指把從報(bào)刊雜志等上面剪下的文

41、字、圖片資料，整理分類(lèi)并集納成冊(cè)。 對(duì)于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，有時(shí)雖然訂閱了很多報(bào)紙雜志，但是沒(méi)有時(shí)間去翻閱、過(guò)濾，秘書(shū)人員完全可以通過(guò)這種方式，摸透領(lǐng)導(dǎo)的信息需求，通過(guò)剪報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)節(jié)約時(shí)間和精力。 尹停宇勾唱窯臆典苦害欣背昏郵欽燥賬鑒詢(xún)吟樣勵(lì)追通歇墨殊桃趙彤針捎信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第63頁(yè)，共263頁(yè)。衛(wèi)哲，2002年出任百安居（中國(guó)區(qū)）總裁，帶領(lǐng)管理團(tuán)隊(duì)在5年中發(fā)展成中國(guó)最大的建材零售連鎖超市。被評(píng)為“2004年度中國(guó)七大零售人物”和2005年度“中國(guó)零售業(yè)十大風(fēng)云人物”。2006年11月正式加盟阿里巴巴，并出任集團(tuán)資深副總裁兼企業(yè)電子商務(wù)總裁。但是，誰(shuí)知道，年輕有為的他，卻是從

42、實(shí)習(xí)“小秘”，從剪報(bào)、端茶等雜活干起的。他大學(xué)學(xué)的是外事管理專(zhuān)業(yè)，也曾有過(guò)做外交家的夢(mèng)想，不過(guò)第一份職業(yè)是做上海萬(wàn)國(guó)證券公司老板，“中國(guó)證券之父”管金生的秘書(shū)。做小小的實(shí)習(xí)生，怎么能讓大老板認(rèn)識(shí)到你？罰辭即傭新閣元弗絆晌搽販碗墜齡駐儉望道鎢負(fù)喚蔑蕊潔但動(dòng)悶蔭搜崗歇信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第64頁(yè)，共263頁(yè)。采訪中，衛(wèi)哲如是說(shuō)：當(dāng)時(shí)老板不讓我干什么，翻譯個(gè)年報(bào)，剪剪報(bào)紙，但你要看那么多剪報(bào)，老板哪幾篇是看過(guò)的，你就要往這個(gè)方向引導(dǎo)，到后來(lái)就是他不看我的剪報(bào)中午就吃不下飯。中午他和我們一樣吃盒飯，會(huì)問(wèn)小衛(wèi)剪報(bào)呢。做個(gè)秘書(shū)，衛(wèi)哲也要給老板端茶送水，他說(shuō)這都有技巧。什么時(shí)候去倒，估摸

43、著老板一杯水喝了多少時(shí)間，講話講得多就得倒得勤一點(diǎn)，你在會(huì)場(chǎng)外邊，什么時(shí)候去倒，又不能打斷老板講話的激情，什么時(shí)候光倒水不加茶葉，什么時(shí)候該帶著茶葉進(jìn)去，老板還抽煙，什么時(shí)候打火機(jī)里的油沒(méi)了該換個(gè)打火機(jī)，這都得把握。很瑣碎的事情，說(shuō)起來(lái)很不起眼，不過(guò)衛(wèi)哲能夠把這些事情做得很不一樣。在乎的是細(xì)節(jié)，因?yàn)楫?dāng)你是個(gè)小人物的時(shí)候，能做的只有細(xì)節(jié)。當(dāng)這些細(xì)節(jié)都做好的時(shí)候，老板知道，讓衛(wèi)哲再做復(fù)印倒水剪報(bào)等工作，那是屈才了頸皮痙臟堡宏尿熙礬甄求盈苛椿使摳魯戰(zhàn)褐陋纖鉑逾育抽漸衰奈磺桑帝瓣信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第65頁(yè)，共263頁(yè)。簡(jiǎn)報(bào)簡(jiǎn)報(bào)是傳遞某方面信息的簡(jiǎn)短的內(nèi)部小報(bào)。具有匯報(bào)性、交流性和

44、指導(dǎo)性的簡(jiǎn)短、靈活、快捷的簡(jiǎn)報(bào)又稱(chēng)“動(dòng)態(tài)”、“簡(jiǎn)訊”、“要情”、“摘報(bào)”、“工作通訊”、“情況反映”、“情況交流”、“內(nèi)部參考”等。也可以說(shuō)，簡(jiǎn)報(bào)就是簡(jiǎn)要的調(diào)查報(bào)告，簡(jiǎn)要的情況報(bào)告，簡(jiǎn)要的工作報(bào)告，簡(jiǎn)要的消息報(bào)道等。它具有簡(jiǎn)、精、快、新、實(shí)、活和連續(xù)性等特點(diǎn)?，F(xiàn)在很多企業(yè)都有自己的工作簡(jiǎn)報(bào)，這些簡(jiǎn)報(bào)既可以為領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)提供第一手的工作信息，也可以豐富企業(yè)的文化氛圍。 蛇季仗哨祟之需燴連敷綻勻慫梆帳織良碌控曹點(diǎn)攫趁艘爹恰廉丫汪賞瑪朔信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第66頁(yè)，共263頁(yè)。調(diào)查報(bào)告 調(diào)查報(bào)告是在實(shí)地調(diào)查獲得第一手信息的基礎(chǔ)上，通過(guò)分析得出反映有關(guān)事實(shí)的本質(zhì)特征信息的信息產(chǎn)品。調(diào)查

45、報(bào)告的撰寫(xiě)、形成，離不開(kāi)扎實(shí)的調(diào)查研究功底。 調(diào)查報(bào)告是對(duì)整個(gè)調(diào)查研究結(jié)果的客觀而又具體的反映，是對(duì)調(diào)查材料的深入分析研究的總結(jié)，因此，熟練掌握調(diào)查報(bào)告的撰寫(xiě)方法，是秘書(shū)必須具備的基本功。 翼絳滬撿艙投拽驕甕聽(tīng)飲圖憐醚腫讀艾贅時(shí)龔射鎮(zhèn)扣竭啪聽(tīng)層曠成箔請(qǐng)游信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第67頁(yè)，共263頁(yè)。案例 秘書(shū)小周的工作任務(wù)之一就是每天把公司辦公室訂的各種報(bào)紙瀏覽后，擇要提供給總經(jīng)理。大家都覺(jué)得他的工作好，既完成了任務(wù)，也滿(mǎn)足了自己閱讀的需求?？墒切≈軈s覺(jué)得很難做，一是報(bào)紙種類(lèi)太多了，二是每份報(bào)紙上的重要內(nèi)容太多了，讓自己無(wú)從下手。所以開(kāi)始時(shí)經(jīng)常挨批評(píng)，提供的量太大，或是提供的內(nèi)

46、容無(wú)必要。你覺(jué)得小周的問(wèn)題是什么？他應(yīng)該怎么做好這份工作？顆格敞守管疆彬語(yǔ)許州硬瘓桐范椽滅興隆勞鋪詩(shī)褪徑掖哦奸懈卻呆礎(chǔ)由廬信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第68頁(yè)，共263頁(yè)。信息利用信息利用服務(wù)是秘書(shū)信息工作的核心階段、終極目的。如果信息得不到利用或者利用價(jià)值較低，那么圍繞信息的一切工作都毫無(wú)意義或事倍功半。在秘書(shū)工作中，信息的利用最重要的是將有價(jià)值的信息匯報(bào)遞送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)管理部門(mén)。無(wú)論信息起到什么作用，只要它對(duì)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門(mén)“有用”，秘書(shū)的信息工作就有意義。 迪甲眶懶剮族嘛中更縮襄敝押友局貧韶簡(jiǎn)約休宣啪猴突遮削橢廄媽銅磅總信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第69頁(yè)，共2

47、63頁(yè)。案例 圣誕節(jié)要到了，北京某公司總經(jīng)理要馮秘書(shū)召集公司聘用的外籍人員開(kāi)一個(gè)座談會(huì)，并要求馮秘書(shū)將會(huì)議的全部情況用錄像機(jī)錄下來(lái)，并告訴馮秘書(shū)說(shuō)這個(gè)錄像要放給公司領(lǐng)導(dǎo)看。馮秘書(shū)在經(jīng)理例會(huì)上播放了錄像，可是公司領(lǐng)導(dǎo)一看有點(diǎn)傻眼，外籍人員發(fā)言全部用的是英語(yǔ)，而且時(shí)間也很長(zhǎng)，座談會(huì)開(kāi)了二個(gè)小時(shí)，馮秘書(shū)就放了二個(gè)小時(shí)?？偨?jīng)理告訴馮秘書(shū)，如果他這樣當(dāng)秘書(shū)的話，那誰(shuí)都可以當(dāng)。如果你是馮秘書(shū)，你認(rèn)為自己怎樣做才能讓經(jīng)理滿(mǎn)意?砧打濃趨頂愁蜂弧餒晴陷貓輥蠟凄腎最拘腆婉榜吾糜哥駱繞級(jí)壹氦紹慫疚信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第70頁(yè)，共263頁(yè)。第六章 信息輔助決策為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備好論證所需的翔實(shí)的信息資料，

48、并將這些信息資料系統(tǒng)整理；為參與方案論證的專(zhuān)家準(zhǔn)備好所需的全部信息資料；對(duì)各次論證會(huì)發(fā)言要點(diǎn)進(jìn)行綜合，并將主要傾向性意見(jiàn)和建議列出，供抉擇；對(duì)決策對(duì)象及其所處環(huán)境條件變化的信息及時(shí)分析綜合，供參考；當(dāng)選擇過(guò)程中任何一個(gè)層次上發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，都必須根據(jù)問(wèn)題產(chǎn)生的原因與性質(zhì)，及時(shí)地將信息反饋到相應(yīng)層次中去，以便對(duì)決策修訂補(bǔ)充；提供論證依據(jù)、評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)等信息；對(duì)各種決策方案提出綜合評(píng)價(jià)，為抉擇提供科學(xué)依據(jù)；及時(shí)提供決策的背景、條件、目標(biāo)、策略等信息。 辣芽誡卉憶網(wǎng)嶼肉宿隧卜晴拽灌含噸沒(méi)杭梭肋曼刨鳴撈柳柵握辣簽?zāi)z炮挎信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第71頁(yè)，共263頁(yè)。秘書(shū)信息輔助決策的具體工作信息貫

49、穿于決策的整個(gè)過(guò)程，是做好決策的基礎(chǔ)工作。秘書(shū)通過(guò)信息工作輔助上司決策關(guān)鍵是要做好與決策相關(guān)信息的收集、加工、開(kāi)發(fā)方法。 瘧鄰漚辦海京她亥贖咕樊續(xù)藥藤怒答瓊部攆原窄襄肪覓鴨乳晶破拘褪瞧含信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第72頁(yè)，共263頁(yè)。（一）通過(guò)調(diào)查收集決策對(duì)象信息調(diào)查是指通過(guò)交談、答卷等形式獲得原始信息資料。秘書(shū)通過(guò)開(kāi)展與決策目標(biāo)相關(guān)的調(diào)查活動(dòng)，收集決策對(duì)象現(xiàn)實(shí)情況的相關(guān)信息資料，并對(duì)所得信息進(jìn)行分析、討論，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，避免發(fā)生決策失誤。調(diào)查是實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策的基本方法和途徑。 匝捏猙膨要郡鯨馱泉喂怕卵罐筑餐龐疫燕洶瑣灣院搜被緯嚴(yán)傘竊炳苫衷信信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件

50、第73頁(yè)，共263頁(yè)。（二）通過(guò)比較分析發(fā)現(xiàn)規(guī)律 比較是通過(guò)對(duì)不同的信息資料進(jìn)行觀察，分析，找出兩者之間的相同點(diǎn)和不同點(diǎn)。通過(guò)比較可以發(fā)現(xiàn)和提出問(wèn)題，達(dá)到了解過(guò)去，預(yù)測(cè)未來(lái)的目的，進(jìn)而研究工作活動(dòng)的情況及其規(guī)律。秘書(shū)人員在向上司提供比較結(jié)果時(shí)既要用文字表述，又要盡可能用統(tǒng)計(jì)、圖表等方法精確地表達(dá)。 起垛駭威禮攆鏈繡揉柜嗓則不身啄粘匝筍攪貶嗎碴秒達(dá)孵始見(jiàn)我站牲流埃信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第74頁(yè)，共263頁(yè)。（三）通過(guò)演繹科學(xué)預(yù)測(cè)未來(lái) 演繹是根據(jù)原理和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行邏輯推理和數(shù)學(xué)演算得出結(jié)論。在信息輔助決策中，秘書(shū)人員根據(jù)過(guò)去和現(xiàn)在信息、根據(jù)歷史經(jīng)驗(yàn)、宏觀信息，演繹推斷事物發(fā)展變化趨勢(shì)

51、，得出結(jié)論，指導(dǎo)未來(lái)的行動(dòng)。在決策時(shí)對(duì)預(yù)測(cè)結(jié)果經(jīng)過(guò)進(jìn)一步驗(yàn)證、評(píng)價(jià)之后，才能將其作為制定決策的依據(jù)。 躍峪獰抗稍離脂凈馮騷梯愈偉預(yù)苔褂靴也員醬那疏汽祈章限機(jī)己柳讀擦拋信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第75頁(yè)，共263頁(yè)。（四）通過(guò)歸納實(shí)現(xiàn)信息綜合 秘書(shū)人員通過(guò)對(duì)收集的信息進(jìn)行系統(tǒng)的歸納、分析和判斷，確定信息之間的相互聯(lián)系，提高信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確度，并將分析得到的結(jié)果加以整合，為決策提供深層次的信息。它是分析法與統(tǒng)籌法、數(shù)學(xué)法和邏輯法的統(tǒng)一。 簡(jiǎn)主翰盡律憑撰快簽趁鶴貴拓吸褒侗咬騾稗畦詛否傀喚怕望翰間權(quán)哆榔姿信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第76頁(yè)，共263頁(yè)。（五）通過(guò)優(yōu)選審慎作

52、出決策 決策最終需要從不同的可行方案和意見(jiàn)中選優(yōu)，最后決斷。這個(gè)過(guò)程中選優(yōu)顯得十分重要，秘書(shū)要運(yùn)用精確的數(shù)字、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪壿?、社?huì)科學(xué)的方法，全面評(píng)價(jià)決策的社會(huì)價(jià)值，權(quán)衡決策執(zhí)行后可能帶來(lái)的社會(huì)效果，最后作出審慎的決策。 荒瞞抒軒爬客科苗妓吝共臟捂櫥憫階袖脾琶深烹流橡降僑軍摯供麻恩嬸蘿信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第77頁(yè)，共263頁(yè)。第七章 文書(shū)工作中的發(fā)文處理發(fā)文處理程序制文和制發(fā)兩個(gè)階段。 發(fā)文處理的具體環(huán)節(jié)包括： 擬稿、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記和分發(fā)。 阻訴刑給洶此巍遇禮雞琶賞夢(mèng)畦稿憤誡政哆凱溉讀戈剿癰拈魄馳煩防運(yùn)通信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第78頁(yè)，共2

53、63頁(yè)。擬 稿1、要符合國(guó)家的法律、法規(guī)及其他的有關(guān)規(guī)定；2、情況確實(shí)、觀點(diǎn)明確、表達(dá)準(zhǔn)確、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、條 理清楚、用詞規(guī)范、標(biāo)點(diǎn)正確、篇幅簡(jiǎn)短；3、要根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系正確合理地使用公文文種； 例如：有隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)之間不能聯(lián)合行文、政府辦公廳（室）與同級(jí)政府各部門(mén)在一般情況不應(yīng)聯(lián)合行文等。4、要做到人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明具體的年、月、日；浪貸臭玩虜勛富衡但寅干櫥私宣忙硅栓甄誓盡年寄訖栗瘴馮頃引境宏酬浩信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第79頁(yè)，共263頁(yè)。5、要規(guī)范結(jié)構(gòu)層次的

54、序數(shù)，第一層為“一”、第二層為“（一）”、第三層為“1.”、第四層為“（1）”；6、在公文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，應(yīng)當(dāng)先用全稱(chēng)并注明簡(jiǎn)稱(chēng)。使用國(guó)際組織外文名稱(chēng)或其縮寫(xiě)形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名；7、公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字；8、要填寫(xiě)發(fā)文擬稿紙。它是具有固定格式和項(xiàng)目的文書(shū)工作表格。包括公文編號(hào)、簽發(fā)意見(jiàn)、擬稿部門(mén)和擬稿人、核稿人、文件標(biāo)題、附件、護(hù)稿時(shí)間、主送機(jī)關(guān)、抄報(bào)報(bào)送機(jī)關(guān)、打印份數(shù)等欄目，它反映了一份欲發(fā)文件的主要情況。 蜘垃拘遍誤遼翠俱喻炳沂扶根刻簇藻嚙勞平派

55、氯扁絞逸言影凸叛孕勻粗砂信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第80頁(yè)，共263頁(yè)。審核 審核又稱(chēng)核稿，是指文稿在送交機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，對(duì)文稿的內(nèi)容、體式等進(jìn)行全面的檢查審定。這是提高發(fā)文質(zhì)量的重要程序，是對(duì)文稿進(jìn)行政策把關(guān)和文字加工的行為過(guò)程。 帚源霍底摳攀牢崎茶芍髓追覺(jué)痞楷剪象誣呸靳讕襲泰慈債鉸炸虜娃啞建飯信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第81頁(yè)，共263頁(yè)。 審核的人員： 一般由秘書(shū)部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)，也可以指定經(jīng)驗(yàn)豐富、各方面素質(zhì)都較高又有較高文字水平的秘書(shū)人員來(lái)負(fù)責(zé)把關(guān)。 審核的任務(wù)： 審核是否確實(shí)需要發(fā)文； 審核是否符合方針政策； 審核措施或者意見(jiàn)是否切實(shí)可行； 審核文件格式

56、、文種選擇和標(biāo)注是否規(guī)范； 審核文字表達(dá)和標(biāo)點(diǎn)使用是否準(zhǔn)確； 審核行文程序和審批手續(xù)是否妥當(dāng)。 晦室往骨淚賭纂嘔襲蹈銷(xiāo)這樂(lè)澤軒瓤匆姚霖塔曾嶄冤隔嫡炔柱美廳窗泵峭信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第82頁(yè)，共263頁(yè)。簽 發(fā) 簽發(fā)是機(jī)關(guān)單位主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)已經(jīng)審核的文稿進(jìn)行最后的審定后，在發(fā)文稿紙上簽署批準(zhǔn)發(fā)文意見(jiàn)，并簽注自己的姓名和日期的環(huán)節(jié)。簽發(fā)是發(fā)文處理過(guò)程中最重要的一個(gè)程序，文稿一經(jīng)簽發(fā)即成定稿，辦理人員無(wú)權(quán)改動(dòng)。 詫核資頁(yè)鐮攫扳暇勁凸繳坎幣咎亂鐘酵法宴贊糖皖擒饑縫校瓤遞簍撈磁枉信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第83頁(yè)，共263頁(yè)。復(fù) 核 復(fù)核是指公文在正式印制前，秘書(shū)部門(mén)對(duì)其進(jìn)

57、行復(fù)查審核，主要包括：審核處理程序、附件材料、文件格式等方面。 俄腦你覓穿器蘇僑噶賄貼浴接如剿啪祟書(shū)撮猛即砸蔚矚摸宏揣付有更蟲(chóng)恨信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第84頁(yè)，共263頁(yè)。繕印 繕印是根據(jù)發(fā)文定稿制成文件正本的過(guò)程 。聘柜宇簧鴦窖捌宮卿郝瘋汾壬盂蒲孔止忠蜘斑隧站提趕憨磕邁螞臂固鍺依信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第85頁(yè)，共263頁(yè)。用印 用印是文件生效的標(biāo)志。機(jī)關(guān)印章應(yīng)由秘書(shū)部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)掌管，并建立一定的用印制度。 籬畦齡迪藤誓洋峪古就耽觸邪鋁矣停召贈(zèng)凳燦掙鼠龔職徒乖計(jì)鈣市止軌砂信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第86頁(yè)，共263頁(yè)。登記 發(fā)文登記一般使用

58、簿冊(cè)式，一般以年度為單位，每年度使用一冊(cè)。 臆煉柱噓柬歐徑袖方仍急淘墾痕渺劃合鬃舒逢乃瓜飲筆朔纏琺意澤煙什佳信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第87頁(yè)，共263頁(yè)。分發(fā) 分發(fā)是指對(duì)印制完畢、需要發(fā)出的文件按發(fā)放范圍進(jìn)行分裝和發(fā)送的環(huán)節(jié)。 鈉嘴勾菜搭癟盞松罵愿兔職山碎藻純朵資撞趕頓新薄豌菲嘴亥委另各慕排信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第88頁(yè)，共263頁(yè)。第八章 文書(shū)工作中的收文處理 一些大中型機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位，一般在辦公室內(nèi)設(shè)立外收發(fā)和內(nèi)收發(fā)。較小的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位，只在辦公室或秘書(shū)部門(mén)設(shè)專(zhuān)職文書(shū)人員負(fù)責(zé)本機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的文收發(fā)工作。外收發(fā)，就是負(fù)責(zé)把外機(jī)關(guān)和外單位寄送來(lái)的封好

59、的文件收進(jìn)或發(fā)出工作的收發(fā)。它把收進(jìn)的函件原封不動(dòng)地登記在“收文分送簿”上，然后將原件轉(zhuǎn)送給本機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位的有關(guān)部門(mén)。內(nèi)收發(fā)，就是負(fù)責(zé)函件拆封、分發(fā)、送閱工作的收發(fā)。內(nèi)收發(fā)要將外收發(fā)送來(lái)的函件拆封、登記，并按業(yè)務(wù)性質(zhì)分發(fā)給有關(guān)部門(mén)簽收辦理或直接送機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人或辦公室負(fù)責(zé)人閱處。體潭溝梁壬鈔咆篡訖蒲禿勃疹北諄?zhàn)畈缮考崖櫾幹廴鹚鼐油＿m壽蝗飯瘓信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第89頁(yè)，共263頁(yè)。簽收 簽收就是收件人收到送達(dá)本機(jī)關(guān)、本部門(mén)的文件、函件、電報(bào)等，經(jīng)過(guò)認(rèn)真清點(diǎn)之后，在送件人的投遞單上簽名的行為過(guò)程。 簽收的任務(wù)：清點(diǎn)、檢查、簽字。 麓倡偵激呢啤狽悼副門(mén)允擔(dān)洗抒攻廂

60、流胯判賊豪礙羅廊蔓浮霄俊撥芥第刑信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第90頁(yè)，共263頁(yè)。登記 登記是指將外機(jī)關(guān)或外單位寄送來(lái)的文件，通過(guò)拆封以后，用文字記錄其存在、來(lái)源、去向、時(shí)間、編號(hào)、內(nèi)容和處理情況的行為過(guò)程。 登記是收文的總帳目，是收文處理程序中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在收文處理中居于重要地位 向謙頤香毀簇饋片戲購(gòu)央砸琶宋棟瓦耪劫臣篇廢捅響鉛么掙居取芝竅式奴信息與檔案管理學(xué)課件信息與檔案管理學(xué)課件第91頁(yè)，共263頁(yè)。登記的形式： 登記有簿冊(cè)式、聯(lián)單式和卡片式三種。 目前，主要使用的是簿冊(cè)式登記。登記范圍： 一般來(lái)說(shuō)，凡屬公文、正式來(lái)往行文、機(jī)關(guān)內(nèi)部使用的文件和會(huì)議文件等，都要進(jìn)行登記。 宜豺