會(huì)展管理的基本流程

1、會(huì)展管理的基本流程摘要:會(huì)展管理包括會(huì)展流程管理、人力資源管理、展館及設(shè)施管理、物流管理、項(xiàng)目管理 和會(huì)展風(fēng)險(xiǎn)管理。會(huì)展管理包括會(huì)展流程管理、人力資源管理、展館及設(shè)施管理、物流管理、項(xiàng)目管理 和會(huì)展風(fēng)險(xiǎn)管理。會(huì)展作為企業(yè)一種重要的營(yíng)銷方式，是企業(yè)進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查、建立貿(mào)易聯(lián)系、 宣傳產(chǎn)品的重要手段。但會(huì)展作為一個(gè)產(chǎn)業(yè)，其參與主體眾多，產(chǎn)業(yè)鏈復(fù)雜，任何會(huì)展的成 功舉辦都需要每一個(gè)參與主體的密切配合，做好每一個(gè)環(huán)節(jié)上的工作。因此，了解會(huì)展管理 運(yùn)作的基本流程和每一個(gè)參與主體的基本職責(zé)是會(huì)展管理的首要前提。從整個(gè)會(huì)展運(yùn)作流程上來(lái)看，大體上可以把會(huì)展歷程分為三個(gè)階段：會(huì)展前期準(zhǔn)備工 作，會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理工作和

2、會(huì)展后續(xù)工作。在會(huì)展流程的每一個(gè)階段，都是由組展商和參展商 兩個(gè)主體相互作用共同推進(jìn)的。所以在每個(gè)階段，我們都以組展商和參展商兩個(gè)主體為線索， 分別講述兩者在每個(gè)階段的管理流程和職責(zé)分工。展覽前期準(zhǔn)備工作是展覽流程中的重中之重，它關(guān)系到展覽會(huì)的類型、規(guī)模、參展商以及專業(yè)觀眾的數(shù) 量和質(zhì)量，是展覽成敗的關(guān)鍵。一般來(lái)說(shuō)，在會(huì)展前期準(zhǔn)備工作中，是由組展商或組展單位 根據(jù)展出目標(biāo)、所掌握的資源情況以及行業(yè)特點(diǎn)和市場(chǎng)狀況等決定舉辦什么類型的展覽。展 覽類型確定之后，組展商就可以運(yùn)用自身的營(yíng)銷網(wǎng)絡(luò)，以各種方式來(lái)招展，并盡可能地使參 展商的質(zhì)量和數(shù)量符合所舉辦展會(huì)的檔次和規(guī)模。這是組展商的重要工作，同時(shí)也是

3、會(huì)展業(yè) 務(wù)流程中的重要環(huán)節(jié)。對(duì)于參展商來(lái)說(shuō)，在會(huì)展前期準(zhǔn)備中最主要的工作也有兩項(xiàng)：一是根 據(jù)自己的營(yíng)銷需要、市場(chǎng)條件、營(yíng)銷方式和內(nèi)部條件決定是否需要展覽這種營(yíng)銷方式，并根 據(jù)展會(huì)性質(zhì)、知名度和展會(huì)的受眾對(duì)象來(lái)確定參加何種類型的展會(huì)和具體某個(gè)展會(huì)；二是在 確定參加展會(huì)之后，加強(qiáng)對(duì)展會(huì)的宣傳，這是參展商能否在展會(huì)上獲得滿意展覽結(jié)果的關(guān)鍵 因素。其實(shí)，在很多情況下，企業(yè)既是參展商，也是組展商，即企業(yè)根據(jù)自身的經(jīng)營(yíng)情況和 發(fā)展戰(zhàn)略決定選擇會(huì)展這種營(yíng)銷方式，并通過(guò)各種關(guān)系和手段組織其他廠商參展，從而擴(kuò)大 展覽的影響，并使展會(huì)能夠真正起到市場(chǎng)調(diào)研、貿(mào)易洽談的作用。這時(shí)，組展商和參展商是 合二為一的。會(huì)展現(xiàn)

4、場(chǎng)管理工作會(huì)展流程的重要環(huán)節(jié)，它是一個(gè)展會(huì)是否成功的直觀體現(xiàn)。即使會(huì)展前期準(zhǔn)備工作做 得非常充分，但如果沒(méi)有一個(gè)好的現(xiàn)場(chǎng)管理，展會(huì)也不可能辦得成功。作為組展商來(lái)說(shuō)，其 最終目的是在為參展商提供良好服務(wù)的同時(shí)使自己的利潤(rùn)最大化。而要為參展商提供良好服 務(wù)就要處處為參展商著想，了解他們需要，比如為參展商提供合適的攤位、舉行盛大的開(kāi)幕式以擴(kuò)大展覽會(huì)的影響、選擇合適的承包商、提供各種運(yùn)輸、裝卸、設(shè)計(jì)、施工、餐飲等服 務(wù)，提供必要的配套設(shè)備和良好的參展環(huán)境，對(duì)突發(fā)事件的及時(shí)處理等，而作為參展商，則 是盡最大努力在展覽現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行推介、宣傳，從而能夠與更多的客戶建立業(yè)務(wù)聯(lián)系，進(jìn)行貿(mào)易 洽談，實(shí)現(xiàn)展覽的最終目的

5、。會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理的關(guān)鍵因素在于人的管理和人力資源的分配使用， 因此人力資源是否分配合理，是否能把最適合的人才分配到最合適的崗位上，充分發(fā)揮人的 主觀能動(dòng)性是會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理的關(guān)鍵。（3）會(huì)展后續(xù)工作雖說(shuō)已在會(huì)展結(jié)束之后，但它的重要性絲毫不亞于會(huì)展的前期準(zhǔn)備工作和會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管 理，會(huì)展后續(xù)工作中所要做的評(píng)估工作以及收集信息和資料的工作都是一個(gè)成功展會(huì)的重要 組成部分。許多展會(huì)之所以發(fā)展缺乏后勁，不能持續(xù)辦展與展會(huì)的組織者和參展商不重視會(huì) 展后續(xù)工作有直接的關(guān)系。因此，無(wú)論對(duì)于組展商還是參展商都應(yīng)該非常重視會(huì)展后續(xù)工作， 及時(shí)收集參展商和觀眾對(duì)所舉辦展會(huì)的評(píng)價(jià)，并將在展會(huì)上所建立起來(lái)的客戶關(guān)系及時(shí)建立 數(shù)

6、據(jù)庫(kù)，以便為以后的展會(huì)提供信息。理和人力資源的分配使用，因此人力資源是否分配合 理，是否能把最適合的人才分配到最合適的崗位上，充分發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性是會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管 理的關(guān)鍵。展會(huì)策劃操作流程我們所有策劃行為都要以市場(chǎng)為導(dǎo)向，策劃應(yīng)考慮從兩方面入手，一是：營(yíng)造勢(shì) 力，這里是指利用各種宣傳、廣告手段，營(yíng)造商業(yè)氛圍，形成市場(chǎng)聲勢(shì)，并利用 各種關(guān)系和途徑，建立起龐大的展覽營(yíng)銷網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行廣泛的市場(chǎng)推廣和招展，最 終令目標(biāo)客戶紛紛前來(lái)報(bào)名參展；二是：以專業(yè)的展覽服務(wù)，贏得買家和賣家的 支持和信賴；原則上是應(yīng)該使80%以上的參展商都達(dá)到參展目的，使70%以上的 參觀商都達(dá)到參觀效果為標(biāo)準(zhǔn)。一、策劃階段（一）項(xiàng)

7、目的選定執(zhí)行項(xiàng)目市場(chǎng)調(diào)查。根據(jù)本地、本區(qū)域的教育產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)、地理位置、交通狀 況和展覽設(shè)施條件等特點(diǎn)，首先考慮本區(qū)域的優(yōu)勢(shì)學(xué)科和主導(dǎo)學(xué)科，其次考慮重 點(diǎn)發(fā)展中的學(xué)科，再次考慮政府扶持的學(xué)科。辦展資源的整合。辦展資源包括：資金、人力、物力（辦公設(shè)備和通訊工具） 以及信息資源和社會(huì)資源。信息資源指目標(biāo)客戶的信息量、合作單位的信息量， 還有關(guān)于該項(xiàng)目的行業(yè)、產(chǎn)業(yè)的信息量；如：該行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)、該行業(yè)的熱門話 題、行業(yè)的亮點(diǎn)等；社會(huì)關(guān)系指與該展覽所屬行業(yè)的主辦單位、主管部門的關(guān)系； 與全國(guó)及海外合作伙伴、招展組團(tuán)代理的關(guān)系；還有與各大專業(yè)媒體和公眾媒體 的關(guān)系等；同行對(duì)此項(xiàng)目的反應(yīng)。同行業(yè)是否經(jīng)營(yíng)同類的展

8、覽項(xiàng)目，特別是本地、本區(qū) 域，如果有同類項(xiàng)目的話，就須慎重考慮；該項(xiàng)目舉辦的時(shí)間選定。原則上要避開(kāi)國(guó)內(nèi)外同類展覽項(xiàng)目的舉辦時(shí)間，避 免沖突。創(chuàng)意命題。項(xiàng)目確定后，展覽名稱命題需要有創(chuàng)意，而且要抓住行業(yè)的亮點(diǎn) 和市場(chǎng)的特點(diǎn)，而進(jìn)行命題。（二）尋求支持單位尋求的目標(biāo)一行業(yè)的政府主管部門、行業(yè)的權(quán)威協(xié)會(huì)、具有廣泛影響力 的行業(yè)媒體等。目的是提高展覽會(huì)的檔次、規(guī)格和權(quán)威性；擴(kuò)大展覽會(huì)的影響力， 吸引媒體的廣泛關(guān)注，便于展開(kāi)新聞宣傳和炒作；提高行業(yè)號(hào)召力，利于組織目 標(biāo)客戶參展和目標(biāo)買家參觀；能代表行業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r和趨勢(shì)；能有效地形成項(xiàng) 目的品牌效應(yīng)，最終實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略；（三）尋求合作單位尋求的目標(biāo)一

9、媒體支持單位：專業(yè)性、大眾性、權(quán)威性等。合作招展（組 團(tuán)）單位：當(dāng)?shù)匦袠I(yè)協(xié)會(huì)、主辦單位的分支機(jī)構(gòu)、行業(yè)權(quán)威機(jī)構(gòu)、辦展機(jī)構(gòu)（公 司），還有海外的代理機(jī)構(gòu)（國(guó)際展）的建立。目的是提高展覽會(huì)的影響力，加 快信息的有效快速傳遞；善用資源，優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，加快資源整合；最大限度挖掘新 客戶，壯大參展隊(duì)伍；最大限度地降低招展成本。二、實(shí)施階段（一）廣告攻勢(shì)宣傳的主要方式包括：媒體廣告和戶外廣告。媒體廣告：圍繞展覽不同 的賣點(diǎn)和亮點(diǎn)來(lái)進(jìn)行宣傳，按區(qū)域、分行業(yè)地設(shè)計(jì)制作不同的軟廣告和硬廣告； 除此之外，還可以通過(guò)新聞發(fā)布會(huì)、行業(yè)研討會(huì)等形式制造新聞?lì)}材，或?qū)款^ 參展的行業(yè)代表（企業(yè)）進(jìn)行新聞專訪，從側(cè)面?zhèn)鞑フ褂[會(huì)

10、信息，來(lái)進(jìn)行新聞炒 作。戶外廣告：利用人流量較大的公共場(chǎng)所，如：機(jī)場(chǎng)、車站、碼頭、商業(yè)街道 和廣場(chǎng)等地點(diǎn)，以海報(bào)、燈箱、廣告牌、宣傳布幅、彩旗等形式，進(jìn)行廣泛宣傳。 其目的是營(yíng)造展覽會(huì)的聲勢(shì)，形成廣告宣傳攻勢(shì)。廣告宣傳的效果，是展覽會(huì)成 功與否的最關(guān)鍵因素，打造品牌的最有效方法。招展和組團(tuán)工作如果說(shuō)宣傳廣告是展覽會(huì)的戰(zhàn)略性武器，那么招展和組團(tuán)工作就起到陸 戰(zhàn)隊(duì)的作用一攻城略地。主辦單位與潛在客戶和目標(biāo)客戶之間雙向交流信息。 它的優(yōu)勢(shì)是信息可以滲透的很深入，能清楚地了解情況，掌握第一手資料。招展 和組團(tuán)工作必須要堅(jiān)持：一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn)的原則。一個(gè)中心是：以優(yōu)秀的 專業(yè)服務(wù)得到應(yīng)有的濟(jì)經(jīng)效益；

11、兩個(gè)基本點(diǎn)是：一是著眼于買家(參觀商)，二 是著眼于賣家(參展商)。我們所有的工作都要圍繞以上原則來(lái)開(kāi)展：尋求支持及協(xié)助單位一建立展覽營(yíng)銷網(wǎng)絡(luò)；組織實(shí)施的具體工作項(xiàng)目；認(rèn)真做好項(xiàng)目預(yù)算。收集可能參展的客戶名錄，建立信息庫(kù)。宣傳資料的CI設(shè)計(jì)、制作，及發(fā)送調(diào)查表、征詢表。主辦單位打印文件下發(fā)。利用新聞發(fā)布會(huì)、酒會(huì)，介紹及配合市場(chǎng)的宣傳文章(軟廣告)。利用各種媒體做宣傳廣告(硬廣告)。電話聯(lián)系或發(fā)送傳真件，并通過(guò)因特網(wǎng)發(fā)布信息。印刷宣傳資料一般有：招展邀請(qǐng)函、征詢函、調(diào)查表等展商須知(或參展手冊(cè))招商邀請(qǐng)函門票會(huì)刊紙袋展覽會(huì)進(jìn)展報(bào)告、挖掘一潛在的參展企業(yè)、大的參展商。對(duì)展商目標(biāo)名錄的分析研究、篩選

12、和甄別，發(fā)送招展邀請(qǐng)函、征詢函、調(diào) 查表等。上門拜訪一些主要的牽頭參展企業(yè)。聯(lián)合可能合作的同行，采取讓利的辦法，合作招展。展位的銷售安排及布置。收集盡范圍可能的參觀商名錄，有計(jì)劃地發(fā)送登記表和門票。與展覽會(huì)有關(guān)的各項(xiàng)廣告征集工作。展覽工程業(yè)務(wù)和展具租賃的預(yù)定工作。(16 )展覽現(xiàn)場(chǎng)的氣氛營(yíng)造(現(xiàn)場(chǎng)的布置、開(kāi)幕式安排、開(kāi)幕廣告等)。展覽現(xiàn)場(chǎng)的優(yōu)質(zhì)服務(wù)(工程、廣告、會(huì)務(wù)、清潔、保安、交通等協(xié)調(diào)工 作)。主辦、協(xié)辦單位及開(kāi)幕嘉賓人員的會(huì)務(wù)及禮品安排。展覽會(huì)有關(guān)數(shù)據(jù)、信息的統(tǒng)計(jì)和收集。著眼于第二屆的預(yù)告宣傳工作。組織實(shí)施過(guò)程的階段劃分：從展商的角度劃分：初步認(rèn)識(shí)展覽會(huì)階段。進(jìn)一步了解展覽會(huì)階段。被展覽

13、會(huì)吸引階段。拍板決定參展階段。展覽實(shí)施階段。從主辦單位工作劃分：信息發(fā)布階段：發(fā)送調(diào)查表；發(fā)送征詢表；發(fā)送邀請(qǐng)函。營(yíng)造氣氛階段：媒體廣告、文章宣傳；新聞發(fā)布會(huì)、酒會(huì)及研討會(huì);主辦單位文件下發(fā)對(duì)口企業(yè);電話、傳真、網(wǎng)絡(luò)廣泛宣傳;。.第二次發(fā)邀請(qǐng)函；f.合作單位發(fā)邀請(qǐng)函。與展商直接聯(lián)系階段：電話、傳真、電子郵件；拜訪重點(diǎn)客戶；合作單位同時(shí)開(kāi)始招展工作。與展商洽談階段：電話；約見(jiàn)；拜訪；傳真；發(fā)送籌備進(jìn)度報(bào)告;發(fā)送門票。展覽服務(wù)階段：廣告征集；工程預(yù)定展具工作；招商廣告安排；招商邀請(qǐng)函；招商門票發(fā)放；現(xiàn)場(chǎng)營(yíng)造氣氛；發(fā)送各種類型的調(diào)查表；著眼于第二屆的宣傳；現(xiàn)場(chǎng)的專業(yè)服務(wù)。三、展后階段展后工作一般分三

14、個(gè)階段進(jìn)行：展后跟蹤階段、總結(jié)階段和評(píng)估階段。(一)展后跟蹤階段；展后的跟蹤服務(wù)主要是針對(duì)參展商和重要的參觀商而進(jìn)行的，其目的是加深目標(biāo) 客戶的印象；樹(shù)立展覽會(huì)品牌形象；為下一屆展覽會(huì)作預(yù)告宣傳。感謝工作一對(duì)象是所有的參展企業(yè)、重要的參觀商和支持單位、合作單位以及 曾給予展覽會(huì)大力支持的媒體。對(duì)于重要的客戶，我們可以采取登門致謝，甚至 通過(guò)宴請(qǐng)方式表示謝意。媒體跟蹤報(bào)道一主要是對(duì)展覽會(huì)進(jìn)行一個(gè)回顧性的報(bào)道，將有關(guān)情況、有關(guān)的 統(tǒng)計(jì)資料數(shù)據(jù)，提供給新聞界炒作，進(jìn)一步擴(kuò)大展覽會(huì)的影響；展覽會(huì)的各類統(tǒng) 計(jì)數(shù)據(jù)包括展覽環(huán)境如參觀人數(shù)、專業(yè)含量、平均參觀時(shí)間等；展覽效果如展位 布局、成交額、展商和觀眾的反饋意見(jiàn)等；發(fā)布下屆展覽信息;給展商發(fā)放展后意見(jiàn)調(diào)查表、征詢表。（二）總結(jié)階段；一般展后總結(jié)分三部分：1.從