文秘管理與寫作(ppt30)

1、文秘管理與寫作【上篇】重點、難點分析1第一章 文秘管理引論文秘管理的主要內(nèi)容文秘管理的原則文秘管理機構(gòu)設(shè)置的原則文秘管理人員的職業(yè)道德修養(yǎng)2第二章 辦公環(huán)境和人員管理辦公室環(huán)境布置和管理的 總體要求男性文秘人員的著裝要求3第三章 公關(guān)事務(wù)管理電話接打技巧和要求接待事務(wù)的程序和要求內(nèi)賓接待外賓接待平時來訪接待 4第三章 公關(guān)事務(wù)管理內(nèi)賓接待的程序要求： 了解情況制訂計劃接待準(zhǔn)備迎接客人商定日程 會見會談參觀訪問（選擇）送客與總結(jié)5第三章 公關(guān)事務(wù)管理外賓接待的程序和要求：接受任務(wù)了解情況制訂計劃接待準(zhǔn)備迎客 日程 拜訪宴請 會見 協(xié)議游覽 禮品送客 總結(jié)6第三章 公關(guān)事務(wù)管理平時來訪接待的程序和

2、要求 確認(rèn)與通報陌生來訪者熟識來訪者 同時到達(dá)的來訪者預(yù)約的來訪者自稱與上司有約者沒有事先預(yù)約的來訪者7第三章 公關(guān)事務(wù)管理擋駕、引見與介紹對不想見來訪者，擋駕。對可以見來訪者，引領(lǐng)。對初次來訪者，陪同、介紹。8第三章 公關(guān)事務(wù)管理送客與整理原則：送到客人離開視線為止。重要的，送至車旁。及時整理會客室9第三章 公關(guān)事務(wù)管理應(yīng)用舉例1：一位重要而性急來訪者要求見你的上司，但上司只能在一小時后見他，或者另訂一個日期與客人見面。作為秘書你應(yīng)該怎樣應(yīng)付這位客人？10第三章 公關(guān)事務(wù)管理參考答案要點：熱情接待，問清來因； 禮貌地告訴必須等候，問是否愿意等待； 如愿意等待，提供茶水飲料雜志報紙等； 不愿意

3、等，另約時間，或者請其通過信函直接與上司聯(lián)系； 熱情送客，及時向上司匯報。 11第三章 公關(guān)事務(wù)管理應(yīng)用舉例2：王先生是公司的一位重要客戶，他在來訪前已經(jīng)和公司經(jīng)理約好了會談的時間?？山?jīng)理因為臨時有別的急事要辦突然出去了。假如你作為這家公司秘書，此時，你會怎么辦？12第三章 公關(guān)事務(wù)管理參考答案要點： 熱情接待； 解釋原因，誠懇致謙； 如經(jīng)理馬上能回時 如經(jīng)理一時不能回 經(jīng)理回來后13第三章 公關(guān)事務(wù)管理應(yīng)用舉例3：國外某公司總經(jīng)理一行5人，將來A公司參觀訪問，初步洽談合作意向。A公司經(jīng)理辦公會議決定由辦公室組成一個接待小組負(fù)責(zé)本次接待工作。如讓你擔(dān)任這個接待小組的組長，你將如何籌辦本次接待工

4、作? 14第三章 公關(guān)事務(wù)管理參考答案要點： 了解情況，制訂計劃，做好準(zhǔn)備 高規(guī)格迎客 做好會談準(zhǔn)備 安排參觀、游覽，備好禮品，歡送賓客15第三章 公關(guān)事務(wù)管理日程安排的概念記者招待會的組織慶典活動的程序和要求簽約儀式的安排16第三章 公關(guān)事務(wù)管理協(xié)調(diào)溝通原則領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系協(xié)調(diào)員工關(guān)系協(xié)調(diào)17第三章 公關(guān)事務(wù)管理應(yīng)用舉例：王副總經(jīng)理和李副總經(jīng)理在激烈爭論，張秘書聽了一會兒后，當(dāng)場附和了李副總經(jīng)理的意見，引起王副總經(jīng)理的不悅。該情景涉及到協(xié)調(diào)工作哪些方面的內(nèi)容？如果你是該公司辦公室主任，你將如何處理此事？18第三章 公關(guān)事務(wù)管理參考答案要點： 涉及領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的協(xié)調(diào)問題 肯定張秘書的好意 告訴張秘書使雙方

5、停止?fàn)巿?zhí)的方式 告訴張秘書注意信息傳遞的時機 19第四章 會議管理會議的概念會前準(zhǔn)備的內(nèi)容和要求制定會議計劃準(zhǔn)備會議文書資料選擇會議場所和準(zhǔn)備會場擬定議程、程序、發(fā)送通知20第四章 會議管理會議報到與簽到方法會議選舉事務(wù)的內(nèi)容21第四章 會議管理應(yīng)用舉例1：總公司為了加強和各地分公司的聯(lián)系，及時了解各地的經(jīng)營情況，決定召開一次各地分公司經(jīng)理、財務(wù)部長等人員參加的辦公會議。作為總公司的辦公室主任，你受命籌辦此次會議，請問你應(yīng)該如何做好本次會議的會前準(zhǔn)備工作？22第四章 會議管理參考答案要點：制定會議計劃 起草文件材料 選擇會場、布置會場、準(zhǔn)備會議用品擬訂議程和程序，發(fā)送會議通知 安排好與會人員的接待工作 23第四章 會議管理應(yīng)用舉例2：經(jīng)過努力，某公司今年順利實現(xiàn)了資質(zhì)升級的目標(biāo)，為此，公司決定召開隆重的表彰大會，表彰為實現(xiàn)資質(zhì)升級工作做出貢獻(xiàn)的有功人員。假如你負(fù)責(zé)主席臺的布置，你會怎么布置？說說你布置方案。24第四章 會議管理參考答案要點：會標(biāo) 會徽（徽記）紅旗及其他藝術(shù)造型主席臺布置和會場氣氛25第五章 文書資料管理印章的刻制和啟用介紹信的概念公務(wù)文書的概念26第五章 文書資料管理發(fā)文辦理程序和要求電子文件的概念與管理方式歸檔文件的概念、歸檔時限和保管期限、歸檔文件的整理27第六章 信息管理信息的收集、整理、保存保密的概念信息傳遞方式方