秘書學(xué)概論期末復(fù)習(xí)講義

1、填空判斷敘理題 簡答題 案例分析題判斷敘理題一定要先判斷然后再敘述一、秘書學(xué)研究的對(duì)象秘書學(xué)就是研究秘書工作和秘書活動(dòng)的特性與規(guī)律的科學(xué)二、秘書學(xué)研究的內(nèi)容與范圍從廣義層面看，秘書學(xué)是一個(gè)包括理論秘書學(xué)、應(yīng)用秘書學(xué)、歷史秘書學(xué)和秘書教育學(xué)四個(gè) 主要部分的理論體系。從狹義層面看，秘書學(xué)是指上述廣義秘書學(xué)中的理論秘書學(xué)。它是秘書學(xué)的基礎(chǔ)理論體系, 是廣義秘書學(xué)的靈魂。理論秘書學(xué)的基本框架包括秘書職業(yè)、秘書機(jī)構(gòu)、秘書職能、秘書職 能環(huán)境、秘書工作規(guī)律與方法等主要方面。三、秘書學(xué)的學(xué)科性質(zhì)及其與其他相關(guān)學(xué)科的關(guān)系(-)秘書學(xué)與領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)秘書學(xué)與領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)的關(guān)系十分密切，這是由秘書職業(yè)的性質(zhì)決定的。秘書學(xué)與

2、領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)的關(guān)系比與其他學(xué)科的關(guān)系更為直接，從實(shí)踐角度看，秘書工作不可 能離開領(lǐng)導(dǎo)工作，秘書工作與活動(dòng)只有服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)，才能有利于領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的開展，實(shí)現(xiàn) 其職能價(jià)值。所以，掌握領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)知識(shí)，是秘書服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)所必需的。(二)秘書學(xué)與公共關(guān)系學(xué)秘書學(xué)與公共關(guān)系學(xué)都形成于20世紀(jì)80年代。從職能和研究內(nèi)容看，公共關(guān)系學(xué)與秘書學(xué)有許多相同之處。但兩者職能的具體內(nèi)容和 表現(xiàn)形式以及研究的重點(diǎn)都存在較大區(qū)別。首先，二者信息工作的內(nèi)容和手段各有側(cè)重。秘書機(jī)構(gòu)信息工作的重點(diǎn)，是圍繞領(lǐng)導(dǎo)工 作的思路，圍繞一定時(shí)期的中心工作，提供適時(shí)對(duì)路的信息；而公共關(guān)系部門的信息工作卻 有較大的方向性和專業(yè)性。從信息溝通手段來看，

3、公共關(guān)系部門溝通信息主要利用大眾傳播 媒介，以便充分發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，秘書機(jī)構(gòu)的信息溝通的主要手段是公文、會(huì)議、對(duì)話與座談。其次，二者決策輔助的內(nèi)容與方式不同。秘書機(jī)構(gòu)的決策輔助體現(xiàn)在緊密圍繞領(lǐng)導(dǎo)展開 工作；公共關(guān)系部門是從塑造良好形象角度承擔(dān)決策咨詢?nèi)蝿?wù)的。對(duì)決策的獨(dú)立又獨(dú)特的參 與角度，正是公共關(guān)系部門與秘書機(jī)構(gòu)在決策輔助上最大的區(qū)別。最后，二者協(xié)調(diào)關(guān)系的范圍和手段不同。秘書機(jī)構(gòu)的協(xié)調(diào)實(shí)在領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)下，通過調(diào)整和 改善人際、組織之間的關(guān)系，使各項(xiàng)活動(dòng)和諧，實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)。公共關(guān)系部門的協(xié)調(diào)是在組 織與公眾之間排除糾紛、減少摩擦、促進(jìn)組織內(nèi)外關(guān)系和諧。秘書機(jī)構(gòu)協(xié)調(diào)的重點(diǎn)在內(nèi)部, 公共關(guān)系部門協(xié)調(diào)的重點(diǎn)在

4、外部。從協(xié)調(diào)手段來看，公共關(guān)系部門主要采用各種活動(dòng)，秘書 機(jī)構(gòu)則一定是在領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)下，借助領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威，乃至運(yùn)用行政手段達(dá)到目的。四、秘書的分類（一）縱向分類高級(jí)秘書、中級(jí)秘書和初級(jí)秘書（二）橫向分類政務(wù)秘書、商務(wù)秘書、科研秘書、教學(xué)秘書、法律秘書、醫(yī)務(wù)秘書、公關(guān)秘書五、秘書職業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀（一）秘書工作職業(yè)化秘書工作發(fā)展呈現(xiàn)出職業(yè)化特點(diǎn)，是世界性的潮流，也是社會(huì)發(fā)展到市場經(jīng)濟(jì)階段的必 然產(chǎn)物。人才市場對(duì)商務(wù)秘書的需求劇增，秘書在社會(huì)發(fā)展過程中發(fā)揮了巨大作用。秘書這 一職業(yè)擁有數(shù)量眾多、相對(duì)穩(wěn)定的從業(yè)者，也形成了自己的行業(yè)規(guī)范，更有專門的行業(yè)組織。（二）秘書技能專業(yè)化秘書技能逐漸呈現(xiàn)專業(yè)化趨勢(shì)。首

5、先表現(xiàn)為分工越來越具體，其次表現(xiàn)為對(duì)秘書工作技 能要求越來越嚴(yán)格。（三）秘書辦公科學(xué)化信息處理技術(shù)的進(jìn)步為秘書工作提供了極大的方便，辦公方式由紙幣世界轉(zhuǎn)向電子信息 世界，極大地提高了效率。（四）秘書職業(yè)年輕化2035歲的年輕人在秘書中占很大比例（五）秘書職業(yè)女性化在經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)的西方國家以及我國港臺(tái)地區(qū)，秘書工作女性化傾向相當(dāng)普遍。社會(huì)公認(rèn)女 性是最適合擔(dān)任秘書工作的。六、秘書職業(yè)的基本特點(diǎn)（-）廣泛性秘書工作具有廣泛性，秘書職業(yè)是一種廣泛存在的社會(huì)職業(yè)。秘書服務(wù)的對(duì)象與范圍越 來越廣泛，秘書的職能也越來越多樣。（二）近身性秘書職業(yè)圍繞并服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)，在整個(gè)工作中，居于中樞地位，具有“近身性”，便于

6、秘 書們接收領(lǐng)導(dǎo)的要求，以最快的速度直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。（三）服務(wù)性秘書沒有決策權(quán)。秘書工作屬于服務(wù)性工作。首先，秘書全面服務(wù)與領(lǐng)導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)提供全方位的服務(wù)。秘書在工作過程中必須強(qiáng)化服 務(wù)意識(shí)，直接或間接地為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)。其次，秘書處于組織的樞紐位置，其工作范圍是全局性的，因此秘書工作的服務(wù)性不僅 指為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，而且要為職能部門和所屬下級(jí)機(jī)關(guān)服務(wù)、為社會(huì)公眾及群眾服務(wù)。從心理上 強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，從工作方法到工作技巧，全面提高服務(wù)水平，充分發(fā)揮“輔助決策，綜合服 務(wù)”的作用。（四）從屬性秘書工作職能決定了秘書的從屬性。秘書的存在是以領(lǐng)導(dǎo)的存在為前提的，這種伴生性 特點(diǎn)決定了工作中領(lǐng)導(dǎo)的主導(dǎo)地位與秘書的

7、從屬地位。秘書工作的從屬性，并不是將秘書當(dāng) 成領(lǐng)導(dǎo)的附庸物，而是要求秘書最大限度地發(fā)揮主觀能動(dòng)性，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀 助手，在整體工作中當(dāng)好最佳“配角”。七、秘書職業(yè)化的表現(xiàn)（-）秘書職業(yè)資格認(rèn)證工作的全面展開（二）專業(yè)性組織和秘書服務(wù)機(jī)構(gòu)的涌現(xiàn)權(quán)威的、影響廣泛的專業(yè)組織大力發(fā)展；秘書職業(yè)分工逐漸細(xì)化和規(guī)范化；秘書職業(yè)化 服務(wù)開始形成并逐步走向多元。（三）商務(wù)秘書成為秘書職業(yè)隊(duì)伍的主體商務(wù)秘書的迅速崛起，標(biāo)志著中國秘書開始從行政職位走向社會(huì)職業(yè)。（四）秘書勞動(dòng)價(jià)值具有了商品意義范圍廣、數(shù)量多的非公有制秘書和商務(wù)秘書，在市場經(jīng)濟(jì)條件下，充分體現(xiàn)出勞動(dòng)價(jià)值 的商品化特征。八、影響秘書職業(yè)化

8、發(fā)展的因素（一）傳統(tǒng)秘書觀念影響秘書職業(yè)的正確定位一是中國“官本位”文化傳統(tǒng)的影響二是秘書工作成果的隱匿性使得許多人對(duì)秘書工作的作用認(rèn)識(shí)不足三是目前從事秘書工作的部分人員素質(zhì)偏低。（二）秘書職業(yè)專業(yè)化成都有待提高社會(huì)上對(duì)秘書職業(yè)存在誤解。原因在于：一是目前我國秘書需額基礎(chǔ)理論研究還比較薄弱二是目前我國的秘書教育和培訓(xùn)工作還不完善三是聘用秘書的社會(huì)組織性質(zhì)規(guī)模不同，對(duì)工作的具體內(nèi)容和要求有很大差別。九、秘書職業(yè)化發(fā)展的途徑（一）加大對(duì)秘書職業(yè)的宣傳，樹立現(xiàn)代秘書職業(yè)理念（二）制定法律法規(guī)，完善秘書職業(yè)監(jiān)督（三）促進(jìn)秘書職業(yè)資格認(rèn)證后時(shí)代的職業(yè)準(zhǔn)入（四）深化秘書學(xué)理論研究和秘書職業(yè)研究十、秘書機(jī)構(gòu)

9、的特點(diǎn)（一）綜合性秘書機(jī)構(gòu)不同于各職能性機(jī)構(gòu)，其工作非專項(xiàng)職責(zé)范疇，而是具有全局意義。（二）附屬性任何一個(gè)秘書機(jī)構(gòu)都直接隸屬于組織的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，設(shè)置在領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)之下，處于特殊的位置。（三）輔助性秘書機(jī)構(gòu)既無權(quán)做出決策，也不是某方面業(yè)務(wù)主管，其工作基本上是圍繞領(lǐng)導(dǎo)集體或領(lǐng)導(dǎo)的 工作而展開的一些輔助性活動(dòng)。十一、秘書機(jī)構(gòu)設(shè)置的原則（一）適應(yīng)性原則一是凡獨(dú)立單位都必須設(shè)置秘書機(jī)構(gòu)，以適應(yīng)組織管理的需要 二是秘書機(jī)構(gòu)內(nèi)部層次布局要適應(yīng)工作的需要三是秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置應(yīng)當(dāng)主動(dòng)適應(yīng)客觀實(shí)際需要(二)科學(xué)合理原則一是組織結(jié)構(gòu)要科學(xué)；二是職責(zé)確定要科學(xué)；三是團(tuán)隊(duì)人員組合要合理(三)統(tǒng)一高效原則統(tǒng)一是指秘書機(jī)構(gòu)的名稱和

10、設(shè)置要統(tǒng)一，秘書機(jī)構(gòu)各構(gòu)成部門的職能目標(biāo)要統(tǒng)一；高效是指要講求效率，形成高績效。(四)相對(duì)穩(wěn)定原則秘書機(jī)構(gòu)一旦建立，應(yīng)該保持相對(duì)穩(wěn)定的狀態(tài)。十二、秘書機(jī)構(gòu)的名稱(-)辦公室或辦公廳【不屬于秘書機(jī)構(gòu)，這些機(jī)構(gòu)所承擔(dān)的職能并非秘書機(jī)構(gòu)的職能】(-)秘書處【所謂的狹義的秘書機(jī)構(gòu)】(三)以秘書機(jī)構(gòu)承擔(dān)的具體職能命名【稱謂雖然獨(dú)立，但依然屬于秘書機(jī)構(gòu)】十三、秘書機(jī)構(gòu)的組織類型(-)綜理制總體辦公室機(jī)構(gòu)模式，是以組織和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)運(yùn)轉(zhuǎn)的整體需要為原則設(shè)立的統(tǒng)一的辦公機(jī) 構(gòu)。這種模式結(jié)構(gòu)簡單且權(quán)力集中，有利于統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)籌規(guī)劃、綜合協(xié)調(diào)，發(fā)揮整體功能。對(duì)負(fù)責(zé)人要求較高，要求負(fù)責(zé)人具有較強(qiáng)的統(tǒng)籌能力和組織管理能力

11、?？梢约皶r(shí)進(jìn)行信息反饋，盡快地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，既可縮短辦事時(shí)間，乂可節(jié)省人 力、物力，實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)高效地服務(wù)。綜理制適合于組織機(jī)構(gòu)駐點(diǎn)集中、工作業(yè)務(wù)面窄、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)層次較少的單位?！救珖舜蟪Ｎ瘯?huì)、中央軍委、全國政協(xié),】(-)分理制分理制采用職能分工型模式，在設(shè)置辦公室的同時(shí)，又設(shè)置若干與辦公室平級(jí)的其他內(nèi) 設(shè)秘書機(jī)構(gòu)。這種模式能充分發(fā)揮職能部門專業(yè)管理的作用，不僅適應(yīng)復(fù)雜的職能分工需要, 也有利于秘書個(gè)體發(fā)揮專業(yè)才能，促使秘書個(gè)體在工作中不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。分理制秘書機(jī)構(gòu)的特點(diǎn)，是將秘書職能化整為零，使其各負(fù)其責(zé)，各司其職，以充分發(fā) 揮各職能部門的作用。缺點(diǎn)是難以將信息進(jìn)行綜合處理，容易浪費(fèi)

12、時(shí)間。分理制主要適合于管理面較寬，或駐地較分散，且工作聯(lián)系面廣，需處理的文書比較繁 多的大中型組織?！緡鴦?wù)院辦公廳的負(fù)責(zé)人一一秘書長】（三）單一制采用職能統(tǒng)兼模式，或稱“秘書崗位”。它指只設(shè)有一名專職或兼職秘書直接為領(lǐng)導(dǎo)和 其他職能部門提供輔助管理和綜合服務(wù)的組織結(jié)構(gòu)模式。單一制的秘書機(jī)構(gòu)對(duì)秘書要求較高，要求秘書知識(shí)面寬廣、綜合能力以及適應(yīng)性較強(qiáng)。優(yōu)點(diǎn)在于便于領(lǐng)導(dǎo)直接指揮和調(diào)遣。單一制的秘書機(jī)構(gòu)一般設(shè)置在小型組織十四、秘書機(jī)構(gòu)的環(huán)境管理秘書環(huán)境就是在秘書機(jī)構(gòu)及其人員從事秘書工作中對(duì)工作效率、行為傾向等產(chǎn)生影響的 客觀世界。根據(jù)影響的范圍，可分為直接影響和間接影響（一）物質(zhì)環(huán)境管理這種硬環(huán)境管理

13、是指對(duì)秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置方位、空間布局、環(huán)境美化、辦公設(shè)備等方面的 管理?？臻g布局須合理、環(huán)境須整潔美觀。對(duì)辦公設(shè)備的管理應(yīng)遵循幾條原則：一是要有計(jì)劃，從長遠(yuǎn)考慮；二是要有整體和局部 意識(shí)；三是要有節(jié)約意識(shí)；四是科學(xué)使用，定期保養(yǎng)和維修。（-）精神環(huán)境管理這種軟環(huán)境是指組織風(fēng)氣、工作制度、群體意識(shí)、協(xié)作關(guān)系以及領(lǐng)導(dǎo)作風(fēng)等。軟環(huán)境的 諸因素直接影響秘書機(jī)構(gòu)及其工作人員的積極性，因此，在環(huán)境管理中必須對(duì)秘書機(jī)構(gòu)的精 神環(huán)境給予足夠重視，創(chuàng)造良好環(huán)境，使秘書能夠最大限度地發(fā)揮效能。十五、精神環(huán)境管理辦法首先，可運(yùn)用目標(biāo)管理的辦法，指定秘書機(jī)構(gòu)及其人員的工作目標(biāo)、工作責(zé)任，并以此 作為評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，衡量部門或個(gè)人的工作狀態(tài)和績效。目標(biāo)管理的實(shí)質(zhì)就是把個(gè)人的需求和組 織的目標(biāo)結(jié)合起來的一種自我控制的管理制度。其次，可以采用規(guī)范來約束秘書機(jī)構(gòu)及其人員，創(chuàng)造良好的環(huán)境。最后，可施行獎(jiǎng)懲機(jī)制，使秘書人員不斷調(diào)整努力方向和工作目標(biāo)，提高工作效益，獲 得成就感，激發(fā)積極性。十六、崗位責(zé)任制具體的要求崗位責(zé)任制是對(duì)秘書的職責(zé)、任務(wù)、權(quán)限、完成任務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)、履行職責(zé)的情況等作出明 確的規(guī)定。辦公室主任應(yīng)當(dāng)具有較高的政策水平和理論水平，掌握現(xiàn)代管理學(xué)、秘書學(xué)等業(yè)務(wù)知識(shí), 應(yīng)當(dāng)對(duì)組織的歷史與現(xiàn)狀了然于胸，有較為豐富的秘書工作經(jīng)驗(yàn)，有處理復(fù)雜問題的決斷能 力和組織能力。主要職責(zé)如下：一是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)研究政策