設(shè)備物資業(yè)務(wù)檔案管理辦法

1、設(shè)備物資業(yè)務(wù)檔案管理暫行辦法第一章總則第一條 為規(guī)范設(shè)備物資業(yè)務(wù)檔案管理，提升企業(yè)設(shè)備物資綜合管理水平， 依照企業(yè)現(xiàn)行設(shè)備物資管理業(yè)務(wù)流程，統(tǒng)一業(yè)務(wù)記錄標(biāo)準(zhǔn)，建立設(shè)備物資業(yè)務(wù)檔 案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系，制定本辦法。第二條設(shè)備物資業(yè)務(wù)檔案是對業(yè)務(wù)活動記錄、整理和歸集的文字性資料， 根據(jù)專業(yè)類別把設(shè)備物資檔案分解為設(shè)備和物資兩部分進(jìn)行分類管理。第三條各級設(shè)備物資部門均要建立健全設(shè)備物資業(yè)務(wù)檔案，按照企業(yè)和項 目部之間的業(yè)務(wù)分工分級建立。第二章設(shè)備業(yè)務(wù)檔案第四條 按照業(yè)務(wù)管理流程和工作內(nèi)容等，設(shè)備業(yè)務(wù)檔案主要劃分為計劃、 采購、租賃、臺帳、合同、技術(shù)、運轉(zhuǎn)、核算、報表和其他十類檔案。第五條 十大類設(shè)備業(yè)務(wù)

2、檔案包括的具體內(nèi)容：1計劃類業(yè)務(wù)檔案包括單位設(shè)備配置計劃、內(nèi)部調(diào)劑計劃、采購計劃和租 賃計劃等，這些均可以表格的形式統(tǒng)計。2采購類業(yè)務(wù)檔案包括下列內(nèi)容：設(shè)備采購請示主要包括“編報文字說明”和“設(shè)備采購計劃表”兩部分屬于 向上級上報的資料，應(yīng)以文件的形式編報；編報文字說明”應(yīng)包括項目主要工程量、工期要求、購置和租賃經(jīng)濟(jì)性分析、籌資方式和施工設(shè)備用途等；“設(shè)備采購計劃表”應(yīng)包括擬采購設(shè)備的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、主要技術(shù)參數(shù)、市場價格、 金額和進(jìn)場時間要求等。設(shè)備購置請示的批復(fù)文件。市場調(diào)查資料。設(shè)備供方評價資料包括設(shè)備生產(chǎn)廠商評價表、廠家資質(zhì)、生產(chǎn)許可證、 廠家信譽及近兩年的銷售業(yè)績等資料。招標(biāo)采

3、購資料： 設(shè)備供方資格審查資料，投標(biāo)方的選擇和確定資料；投標(biāo)邀請書； 招標(biāo)文件（按照貨物招標(biāo)采購規(guī)定的格式編寫），其商務(wù)和技術(shù)部分必須 完整準(zhǔn)確，裝訂整齊美觀；招標(biāo)采購組織資料，包括招標(biāo)采購領(lǐng)導(dǎo)小組和評標(biāo)委員會等的文字性資料；投標(biāo)文件； 開標(biāo)活動的相關(guān)資料； 評標(biāo)和定標(biāo)活動資料包括評委的評標(biāo)記錄、計分表、推薦中標(biāo)廠家和確 定中標(biāo)廠家等；中標(biāo)通知書。設(shè)計聯(lián)絡(luò)資料。對一些大型非標(biāo)施工機械設(shè)備，制造前需要就技術(shù)等方 面進(jìn)行溝通和協(xié)商，研究確定設(shè)備生產(chǎn)方案。大型專用設(shè)備和非標(biāo)設(shè)備的加工制造過程要進(jìn)行監(jiān)造，監(jiān)造過程包括的 資料有設(shè)備加工相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)造大綱和監(jiān)造報告。3租賃類業(yè)務(wù)檔案包括下列內(nèi)容：對相

4、關(guān)設(shè)備租賃市場的調(diào)查資料，具體包括設(shè)備技術(shù)狀況、市場供求量、 租賃價格、價格走向和服務(wù)等；類業(yè)務(wù)檔案包括下列內(nèi)容：機械設(shè)備臺帳，具體包括自有、租賃和勞務(wù)作業(yè)隊自配設(shè)備均應(yīng)建立健 全明細(xì)臺帳；單臺套租賃設(shè)備結(jié)算臺帳。類業(yè)務(wù)檔案包括下列內(nèi)容：采購合同；租賃合同；其他合同。6技術(shù)類業(yè)務(wù)檔案是從設(shè)備購置、驗收、建賬、設(shè)卡、使用至報廢過程的管理活動記載，每臺設(shè)備必須建立技術(shù)檔案，設(shè)備技術(shù)包括下列內(nèi)容：通用設(shè)備技術(shù)檔案： 設(shè)備購置的請示或調(diào)撥報告和批復(fù)文件（復(fù)印件）； 設(shè)備采購合同或調(diào)撥通知單和發(fā)票（復(fù)印件）；設(shè)備履歷書；設(shè)備出廠質(zhì)量合格證，使用維護(hù)說明書，保修單，零件圖冊，安裝技術(shù) 文件，隨機附屬裝置、

5、工具和備品明細(xì)表等文件；裝箱單及開箱記錄； 安裝調(diào)試記錄，技術(shù)試驗記錄，驗收文件；設(shè)備技術(shù)改造和變更裝置的報告、批準(zhǔn)性文件、改造后的技術(shù)鑒定和調(diào) 是記錄；設(shè)備送修前的檢測鑒定、大修進(jìn)廠的技術(shù)鑒定、出廠檢驗記錄及修理內(nèi) 容等技術(shù)資料；新增機械設(shè)備驗收記錄單；（10）機械設(shè)備運轉(zhuǎn)記錄（復(fù)印件）；（11）機械設(shè)備故障記錄和事故報告；（12）機械設(shè)備報廢（報損）申請、技術(shù)鑒定記錄及報廢（報損）批復(fù)文件。特種設(shè)備安全技術(shù)檔案，除具有通用設(shè)備技術(shù)檔案之外，還應(yīng)建立如下 技術(shù)檔案： 特種設(shè)備的設(shè)計文件、制造單位、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、使用維護(hù)說明等 文件以及安裝技術(shù)文件和資料； 特種設(shè)備的定期檢驗和定期自行檢查

6、的記錄； 特種設(shè)備的日常使用狀況記錄；特種設(shè)備及其安全附件、安全保護(hù)裝置、測量調(diào)控裝置及有關(guān)附屬儀器 儀表的日常維護(hù)保養(yǎng)記錄； 特種設(shè)備運行故障和事故記錄；-3 - 高耗能特種設(shè)備的能效測試報告、 能耗狀況記錄以及節(jié)能改造技術(shù)資料。6.3進(jìn)口設(shè)備技術(shù)檔案，除具有通用設(shè)備技術(shù)檔案之外，還應(yīng)建立如下技術(shù) 檔案：代理合同書；進(jìn)口許可證；報關(guān)單；檢驗檢疫證明；原產(chǎn)地證明；免稅資料。7運轉(zhuǎn)類業(yè)務(wù)檔案包括下列內(nèi)容：設(shè)備使用管理制度、維護(hù)保養(yǎng)制度、交接班制度和設(shè)備操作規(guī)程等；設(shè)備管理人員和操作人員名冊和上崗證書；設(shè)備管理人員和操作人員專業(yè)技能培訓(xùn)和安全作業(yè)培訓(xùn)記錄；設(shè)備的日常檢查和維護(hù)保養(yǎng)記錄；設(shè)備作業(yè)交接

7、班記錄表；設(shè)備運轉(zhuǎn)情況記錄；備品備件管理記錄；機械設(shè)備實力及動態(tài)情況記錄，即整個施工項目配置的設(shè)備實力，包括 自有、租賃和勞務(wù)作業(yè)隊自配設(shè)備等，記錄進(jìn)退場時間、技術(shù)狀況、運轉(zhuǎn)情況、 內(nèi)部調(diào)度情況和作業(yè)時間等。8核算類業(yè)務(wù)檔案包括下列內(nèi)容：機械設(shè)備使用費核算制度等文件；項目總的機械設(shè)備使用費預(yù)算資料；單臺（套）施工機械設(shè)備核算資料；設(shè)備租賃費用核算資料；勞務(wù)隊伍自配設(shè)備使用費核算資料；配件和其他材料消耗記錄資料；設(shè)備折舊費用提取和維修費用列支統(tǒng)計資料；-4 -8.8增列設(shè)備固定資產(chǎn)需要的資料（提供給財務(wù)部門）：設(shè)備購置請示和批 復(fù)文件（復(fù)印件），采購合同、代理合同和運輸合同，發(fā)票（原件）。9報表

8、類業(yè)務(wù)檔案包括下列內(nèi)容：機械動力設(shè)備資產(chǎn)綜合情況統(tǒng)計表（SGB1 ）主要施工設(shè)備綜合情況統(tǒng)計表（SGB2）設(shè)備專業(yè)人員綜合情況統(tǒng)計表（SGB3）機械動力設(shè)備招標(biāo)采購情況統(tǒng)計表（SGB4）主要施工設(shè)備實力統(tǒng)計表客運專線專用施工設(shè)備臺帳表路用車管理臺帳表10其他類業(yè)務(wù)檔案包括下列內(nèi)容：除上述九類檔案外的設(shè)備業(yè)務(wù)檔案。第三章物資業(yè)務(wù)檔案第六條 按照業(yè)務(wù)管理流程、工作內(nèi)容和其他因素，物資業(yè)務(wù)檔案主要劃分 為計劃、采購、租賃、合同、驗收、臺帳、憑證、核算、報表和其他十類檔案。第七條 十大類設(shè)備（物資）業(yè)務(wù)檔案包括的具體內(nèi)容：1計劃類業(yè)務(wù)檔案包括下列內(nèi)容：工程項目物料總計劃用量 （物資總需用量計劃）：概預(yù)算和施工預(yù)算用 量；物料需用量計劃（物資需用量計劃）：需用量計劃分為年度、季度和月 份計劃，由施工技術(shù)部門負(fù)責(zé)編制，項目總工負(fù)責(zé)審核簽批；采購（申請）