2022年某集團(tuán)備用金管理制度

1、第PAGE8頁(yè)共NUMPAGES8頁(yè)2022年某集團(tuán)備用金管理制度一、制定目的：為加強(qiáng)_集團(tuán)備用金的管理，規(guī)范備用金使用流程，提高資金使用效率，有效控制資金占用，特制定本制度。二、適用范圍：本規(guī)定適用于_集團(tuán)各地分公司。三、職責(zé)說(shuō)明1、備用金申請(qǐng)人備用金申請(qǐng)人對(duì)備用金的使用及所持_的真實(shí)性、有效性、合法性負(fù)責(zé)，建立備用金臺(tái)賬，登記備用金的接收、使用、核銷(xiāo)情況，定期與財(cái)務(wù)部核對(duì)。日常行政費(fèi)用、團(tuán)隊(duì)建設(shè)費(fèi)以及市場(chǎng)推廣費(fèi)為各地各部門(mén)指定負(fù)責(zé)人，差旅費(fèi)申請(qǐng)人為即將出差的員工。目前分公司備用申請(qǐng)人由各地分公司人事行政擔(dān)任，如進(jìn)行變動(dòng)，另行申請(qǐng)。備用金由分公司人事行政從公司財(cái)務(wù)部借支，并負(fù)責(zé)管理。出現(xiàn)現(xiàn)金

2、短款的情況時(shí)，人事行政須承擔(dān)補(bǔ)償短款部分外，還須接受相應(yīng)的行政處罰。2、財(cái)務(wù)部備用金接口對(duì)接人財(cái)務(wù)部備用金借口對(duì)接人對(duì)各申請(qǐng)人提交的備用金申請(qǐng)、核銷(xiāo)進(jìn)行審核，以確保申請(qǐng)及核銷(xiāo)事項(xiàng)符合公司規(guī)定，并審核原始單據(jù)的完整性、真實(shí)性和一致性，審核審批流程是否規(guī)范，并定期與各地各部門(mén)的備用金申請(qǐng)人核對(duì)金額。四、備用金使用原則備用金實(shí)行專(zhuān)款專(zhuān)用，不得用于與申請(qǐng)事項(xiàng)不符的事由。超申請(qǐng)范圍使用的，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則財(cái)務(wù)人員有權(quán)拒核銷(xiāo)。五、備用金使用范圍備用金用于無(wú)法直接向供應(yīng)商支付的業(yè)務(wù)，包括日常行政費(fèi)用、市場(chǎng)推廣活動(dòng)，以及申請(qǐng)預(yù)支團(tuán)隊(duì)建設(shè)費(fèi)用、差旅費(fèi)用等。1、用于日常行政費(fèi)用、市場(chǎng)推廣活動(dòng)。日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中

3、，提供服務(wù)方或供貨方未與公司簽訂相關(guān)合同，或確系無(wú)法提供對(duì)公賬戶(hù)及_的費(fèi)用，可使用備用金付款。此項(xiàng)借款每月至少核銷(xiāo)一次。備用金不得用于固定資產(chǎn)采購(gòu)(單價(jià)_元以上物品)。2、用于團(tuán)隊(duì)建設(shè)費(fèi)：為加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作，維護(hù)員工關(guān)系，以公司、城市、部門(mén)或者團(tuán)隊(duì)為單位進(jìn)行的團(tuán)隊(duì)活動(dòng)，經(jīng)由領(lǐng)導(dǎo)審批后，可申請(qǐng)備用金，備用金應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束當(dāng)月核銷(xiāo)款項(xiàng)。上次未核銷(xiāo)，下次不可申請(qǐng)。3、用于差旅費(fèi)核銷(xiāo)。此借款僅限于員工差旅費(fèi)用，差旅費(fèi)發(fā)生地為員工關(guān)系所在地的異地差旅費(fèi)，并應(yīng)在返回駐地_個(gè)工作日內(nèi)辦理核銷(xiāo)還款手續(xù)。六、備用金申請(qǐng)條件備用金申請(qǐng)人為該部門(mén)該城市的唯一備用金負(fù)責(zé)人；考慮到備用金從支出結(jié)算再郵寄到總公司結(jié)算需一段時(shí)間

4、的過(guò)程，為滿(mǎn)足各地區(qū)經(jīng)營(yíng)需要，不影響業(yè)務(wù)開(kāi)展，特制定備用金庫(kù)存限額為：沖銷(xiāo)后備用金余額小于10，_元，即當(dāng)?shù)馗鞯貐^(qū)備用金賬戶(hù)大于以上金額時(shí)，不借備用金，不足以上金額，續(xù)借后，不超過(guò)以上金額；團(tuán)隊(duì)建設(shè)、差旅備用金前不清后不借。七、備用金申請(qǐng)流程1、日常行政費(fèi)用及市場(chǎng)推廣活動(dòng)的備用金申請(qǐng)流程：填寫(xiě)備用金申請(qǐng)表提交審批人審批審批后根據(jù)費(fèi)用項(xiàng)目提交至相關(guān)人員審批人審批財(cái)務(wù)備用金負(fù)責(zé)人核實(shí)申請(qǐng)人備用金余額滿(mǎn)足申請(qǐng)條件方可由出納付款2、差旅費(fèi)備用金申請(qǐng)流程：填寫(xiě)備用金申請(qǐng)表提交至審批人審批財(cái)務(wù)部付款3、團(tuán)隊(duì)建設(shè)備用金申請(qǐng)流程填寫(xiě)備用金申請(qǐng)表及_集團(tuán)公司簽呈提交審批人審批財(cái)務(wù)部付款注。以上申請(qǐng)需要相關(guān)審批人

5、簽字或者郵件批復(fù)，不接受不簽字或郵件批復(fù)或者口頭批復(fù)的申請(qǐng)。八、備用金支付使用人填寫(xiě)備用金申請(qǐng)單，注明備用金的種類(lèi)、日期、申請(qǐng)部門(mén)、使用人、金額、用途，然后由分公司領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)簽字確認(rèn)。財(cái)務(wù)中心出納采用銀行轉(zhuǎn)款的方式支付至備用金負(fù)責(zé)人賬戶(hù)?？铐?xiàng)借支必須嚴(yán)格按照公司所規(guī)定的流程進(jìn)行，并執(zhí)行前款不清后款不借的原則，如有特殊情況，則由分公司經(jīng)理簽字確定前款的報(bào)銷(xiāo)時(shí)間后方與借支。九、備用金核銷(xiāo)1、核銷(xiāo)審批流程：合格的備用金報(bào)銷(xiāo)單填寫(xiě)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單，費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)手續(xù)參照借款報(bào)銷(xiāo)制度，后附備注金申請(qǐng)單報(bào)銷(xiāo)單上應(yīng)由申請(qǐng)人、審批人簽字，如為郵件審批，應(yīng)將完整的審批郵件與報(bào)銷(xiāo)單粘貼在一起。根據(jù)備用金的用途不同，需由不同審批

6、人審批。日常行政費(fèi)用-批復(fù)順序?yàn)椋悍止拘姓?分公司負(fù)責(zé)人-總部行政-銷(xiāo)售中心負(fù)責(zé)人-董事長(zhǎng)-財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人附加文件：費(fèi)用簽呈市場(chǎng)推廣活動(dòng)批復(fù)順序?yàn)椋菏袌?chǎng)主管-分公司負(fù)責(zé)人-總部行政-銷(xiāo)售中心負(fù)責(zé)人-董事長(zhǎng)-財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人附加文件：市場(chǎng)活動(dòng)簽呈須附加文件。由公司下發(fā)的活動(dòng)通知或者活動(dòng)簽呈。團(tuán)隊(duì)建設(shè)費(fèi)批復(fù)順利為：分公司負(fù)責(zé)人-總部行政-銷(xiāo)售中心負(fù)責(zé)人-董事長(zhǎng)-財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人附加文件。團(tuán)隊(duì)建設(shè)簽呈。差旅費(fèi)-公司行政-分公司負(fù)責(zé)人-總部行政-銷(xiāo)售中心負(fù)責(zé)人-董事長(zhǎng)-財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人備用金報(bào)銷(xiāo)規(guī)定為每月底一次，人事行政將所有報(bào)銷(xiāo)單據(jù)提交到財(cái)務(wù)部進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)，取得報(bào)銷(xiāo)金額的備用金。所有備用金應(yīng)當(dāng)在當(dāng)月內(nèi)清帳，不得無(wú)故拖延，如

7、當(dāng)月借款清不完，不發(fā)放當(dāng)月工資。2、票據(jù)種類(lèi)_金額應(yīng)與報(bào)銷(xiāo)單金額相符，如有不能開(kāi)具_(dá)的情況，應(yīng)提供相應(yīng)單據(jù)：(1)收據(jù)。用備用金支付押金的，將押金收據(jù)復(fù)印后連同當(dāng)月備用金報(bào)銷(xiāo)單提交至財(cái)務(wù)，三個(gè)月以?xún)?nèi)原件自行存檔保管，不能丟失，作為后續(xù)退回押金使用。(2)_。除押金以及政府行政事業(yè)部門(mén)收費(fèi)、銀行收費(fèi)的收據(jù)外，其余項(xiàng)目必須提供_。3、票據(jù)要求：(1)_付款單位名稱(chēng)。_或_襄本。原則是根據(jù)受益部門(mén)所屬公司開(kāi)具_(dá)抬頭(2)單位為個(gè)人或者空白不予報(bào)銷(xiāo)(3)_項(xiàng)目應(yīng)與出票單位經(jīng)營(yíng)范圍對(duì)應(yīng)，如超市開(kāi)具_(dá)項(xiàng)目為餐費(fèi)，超出該店的經(jīng)營(yíng)范圍，為不合格_。不可以開(kāi)具“禮品”_。辦公用品單張_金額在_元以上，需要同時(shí)提

8、供供貨明細(xì)(辦公用品)并加蓋收款單位印章；郵寄快遞費(fèi)應(yīng)向快遞公司索取正規(guī)的_，并有快遞公司的蓋章，快遞單不可作為_(kāi)報(bào)銷(xiāo)。(4)任何_必須蓋有收款單位_專(zhuān)用章且清晰可辨，無(wú)章_或_章無(wú)法辨認(rèn)的為違規(guī)_，不予報(bào)銷(xiāo)。(5)任何_不可有任何涂改。(6)銀行費(fèi)用應(yīng)提供銀行回單。工商、稅務(wù)、政府、事業(yè)單位收費(fèi)若無(wú)_應(yīng)提供正規(guī)收費(fèi)收據(jù)。(7)報(bào)銷(xiāo)_有效期為開(kāi)票日起_個(gè)月之內(nèi)，超出時(shí)間范圍為不合格_，不予報(bào)銷(xiāo)。(8)報(bào)銷(xiāo)時(shí)需注明受益部門(mén)。(9)對(duì)于業(yè)務(wù)獎(jiǎng)勵(lì)部分票據(jù)要求，可報(bào)銷(xiāo)票據(jù)包含。差旅費(fèi)(車(chē)票，機(jī)票)，交通費(fèi)(出租車(chē)_不得連號(hào)，總量不得過(guò)多)，住宿費(fèi)(需提供本市以外_)，辦公用品(單張金額不得超過(guò)_萬(wàn)元，

9、附明細(xì)清單且不得包含固定資產(chǎn)類(lèi)辦公用品，如打印機(jī)，復(fù)印機(jī)，掃描儀，電腦等)，通訊費(fèi)(_抬頭為公司名稱(chēng)或定額_)，咨詢(xún)服務(wù)顧問(wèn)費(fèi)(如單筆金額_萬(wàn)元以上，附雙方蓋章的相關(guān)合同)，策劃費(fèi)，會(huì)議費(fèi)，場(chǎng)地費(fèi)(需提供場(chǎng)地租賃合同)，汽車(chē)租賃_(需提供租賃合同)，油費(fèi)(需提供汽車(chē)租賃_)。其他票據(jù)如業(yè)務(wù)招待費(fèi)，禮品，食品，勞保，廣告費(fèi)等一律不予報(bào)銷(xiāo)。4、_金額與報(bào)銷(xiāo)金額不符的，財(cái)務(wù)實(shí)報(bào)或核銷(xiāo)金額取_金額和報(bào)銷(xiāo)單上審批金額較低者予以報(bào)銷(xiāo)或核銷(xiāo)。5、票據(jù)粘貼辦法：(1)票據(jù)分類(lèi)。對(duì)于集中較多的票據(jù)按照內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)，如辦公用品、電話(huà)費(fèi)、差旅費(fèi)、室內(nèi)交通費(fèi)等等，按照類(lèi)別、業(yè)務(wù)發(fā)生所在地區(qū)分別粘貼。(2)準(zhǔn)備粘貼單。

10、到財(cái)務(wù)部領(lǐng)取原始憑證粘貼單。(3)將票據(jù)整理整齊后，將膠水涂抹在票據(jù)左側(cè)背面，自左至右沿上邊依次均勻排開(kāi)橫向粘貼，且應(yīng)避免將票據(jù)貼出粘貼單外，不得將票據(jù)集中在粘貼單中間，以免造成中間厚，四周薄。(4)禁止將_粘貼在其他_上或者使用訂書(shū)釘，以免損壞檔案裝訂設(shè)備。(5)_粘貼后必須能顯示_號(hào)，_代碼、_金額、稅務(wù)章。(6)如票據(jù)大小不一樣，可以在同一張粘貼單上按照先大后小的順序粘貼。(7)備用金報(bào)銷(xiāo)單據(jù)上，必須注明所在地區(qū)分公司的具體名稱(chēng)。(8)備用金_必須注明真實(shí)用途，不得存在虛假票據(jù)，票據(jù)標(biāo)準(zhǔn)參考費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)管理制度。十、備用金賬戶(hù)負(fù)責(zé)人變更的相關(guān)規(guī)定備用金賬戶(hù)負(fù)責(zé)人變更。該負(fù)責(zé)人在獲悉崗位更換或

11、離職時(shí)，需事先通知財(cái)務(wù)，由財(cái)務(wù)與原備用金負(fù)責(zé)人進(jìn)行賬務(wù)核對(duì)，全部賬目核對(duì)完畢財(cái)務(wù)簽字確認(rèn)后，方能繼續(xù)辦理調(diào)動(dòng)或者離職手續(xù)。核對(duì)清楚后通知相關(guān)人員，此時(shí)備用金新負(fù)責(zé)人方可接受。員工離職時(shí)應(yīng)先沖銷(xiāo)所有借支款項(xiàng)，全部賬目結(jié)清之后方給予辦理離職手續(xù)十一、備用金的其他規(guī)定備用金由分公司人事行政從公司財(cái)務(wù)部借支，并負(fù)責(zé)管理。出現(xiàn)現(xiàn)金短款的情況時(shí)，人事行政須承擔(dān)補(bǔ)償短款部分外，還須接受相應(yīng)的行政處罰。對(duì)于備用金出現(xiàn)的差異任何人不得瞞報(bào)，應(yīng)立即查明原因，并根據(jù)公司的相關(guān)制度確定相關(guān)人員的責(zé)任，及時(shí)進(jìn)行處理備用金管理人員必須對(duì)每次使用備用金支出及報(bào)銷(xiāo)做好臺(tái)帳。定期每月進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，出具備用金盤(pán)點(diǎn)表，并報(bào)送總公司一份

12、，自留一份存檔。十二、附則本規(guī)定自公布之日起執(zhí)行，由_集團(tuán)財(cái)務(wù)中心宣講落實(shí)、檢查督促，并負(fù)責(zé)解釋和修訂。2022年某集團(tuán)備用金管理制度（二）(一)(二)(三)使用范圍“從嚴(yán)”控制開(kāi)支額度“從緊”控制報(bào)銷(xiāo)時(shí)間“從快”控制第二條備用金管理方式：定額管理第三條備用金管理責(zé)任部門(mén)：財(cái)務(wù)部第四條備用金使用范圍。(一)(二)(三)(四)經(jīng)常性因公出差的業(yè)務(wù)人員的差旅費(fèi)；司機(jī)人員的出差費(fèi)用(包括油料、過(guò)橋費(fèi)等)；辦公室日常辦公費(fèi)用等支出；公司領(lǐng)導(dǎo)成員、部門(mén)負(fù)責(zé)人開(kāi)展業(yè)務(wù)的支出。第五條備用金借支程序借款人提出申請(qǐng)、填寫(xiě)“請(qǐng)款申請(qǐng)書(shū)”所屬部門(mén)負(fù)責(zé)人審批財(cái)務(wù)部經(jīng)理審定、確定備用金定額總經(jīng)理批準(zhǔn)簽字借款人填寫(xiě)“借據(jù)

13、”出納員確定手續(xù)齊全后按定額借出現(xiàn)金借款人在使用備用金后及時(shí)憑單據(jù)報(bào)銷(xiāo)財(cái)務(wù)部支付現(xiàn)金補(bǔ)足備用金定額。第六條備用金借支人員及金額上限(一)(二)(三)股東。公司領(lǐng)導(dǎo)?？偨?jīng)理：副總經(jīng)理：公司部門(mén)。辦公室：市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部：其他部門(mén)：(四)(五)因公出差的業(yè)務(wù)人員：其他規(guī)定：各部門(mén)在辦理特定項(xiàng)目所需大額現(xiàn)金時(shí)，可采用書(shū)面報(bào)告形式經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，上報(bào)財(cái)務(wù)經(jīng)理和總經(jīng)理轉(zhuǎn)項(xiàng)審批。第七條備用金使用原則。(一)備用金借支人員必須按規(guī)定用途使用，不得挪作他用，必須保證本部門(mén)備用所需資金，如備用金遺失，則承擔(dān)全部賠償責(zé)任。(二)財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)該加強(qiáng)備用金的管理工作，因公借備用金時(shí)，借款人應(yīng)該填寫(xiě)借款報(bào)告，按規(guī)定程序進(jìn)行報(bào)批。借用的備用金必須在辦理完業(yè)務(wù)后_天內(nèi)報(bào)銷(xiāo)清賬，超過(guò)_天的單據(jù)財(cái)務(wù)人