加強基層基礎建設促進疾控檔案管理工作全面發(fā)展

1、加強基層根底建立促進疾控檔案管理工作全面開展加強基層根底建立促進疾控檔案管理工作全面開展隨著我國衛(wèi)生防疫事業(yè)的蓬勃開展，各級衛(wèi)生防疫檔案工作也逐步走上了標準化、科學化管理的軌道，特別是自檔案目的管理活動開展以來，更是將檔案工作推向一個新的高度。衛(wèi)生部等級站評審標準，將檔案管理晉級達標做為等級站評審申報的先決條件之一，明確地列入其中，這就極大地促進了防疫檔案工作的開展。一、疾控檔案管理根底工作存在的主要問題目前，我國的綜合性檔案館大多是館藏內容龐雜、案卷數量繁多、時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目的以案卷不喪失為原那么，再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同，整

2、理的規(guī)格本文由論文聯盟.Ll.搜集整理不統(tǒng)一等情況，形成了檔案根底普遍較差的場面。主要問題集中表如今：1、檔號不標準沒有目錄號一卷多冊現象較多。2、案卷標題不標準有標題但不能反映主題內容或標題缺少根本要素甚至沒有案卷標題等現象較為普遍3、大局部案卷缺少卷內目錄以致于局部未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用4、許多案卷未標頁碼假如使用中掉頁很難發(fā)現5、組卷混亂現象比擬嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的6、案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷?？傊C合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未

3、具備實現計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。二、開展衛(wèi)生防疫特色檔案編研的關鍵環(huán)節(jié)隨著檔案工作的晉級開展，研究如何進步檔案編研工作，深化開發(fā)檔案信息資源已成為各衛(wèi)生防疫站檔案工作中一項非常重要的任務。我站在開展編研工作時，在突出衛(wèi)生防疫專業(yè)特色上做文章，使編研材料有很強的專業(yè)性、實用性，受到業(yè)務人員的歡送和好評。在工作中我們體會到，要開發(fā)有衛(wèi)生防疫特色的檔案編研材料，要抓住以下幾個環(huán)節(jié)：1、以業(yè)務檔案為編研工作的主要對象衛(wèi)生防疫站在以開展衛(wèi)生防病為中心的各項工作中，形成了大量的文書、業(yè)務技術、科研、基建、設備、會計、教學、聲像、實物等檔案材料。但由于衛(wèi)生防疫是一項專業(yè)性很強的工

4、作，故而反映與記錄此項工作的主要載體棗業(yè)務檔案也就具有了極強的專業(yè)性。此外，衛(wèi)生防疫在業(yè)務上又具有連續(xù)性的特點，對疫情流行規(guī)律的認識以及在開展公共衛(wèi)生的監(jiān)視監(jiān)測的過程中，都必須以業(yè)務檔案為根據。因此，在開展檔案編研工作時，應首先從業(yè)務檔案入手，編研材料才可能有專業(yè)特色，才能更有效地為站開展衛(wèi)生防并監(jiān)視監(jiān)測工作效勞。2、選題要圍繞業(yè)務上的主要任務檔案編研材料要有特色，要把好選題關。選題應圍繞和反映單位的中心工作和主要業(yè)務活動。脫離業(yè)務工作的選題，就談不上編研材料的專業(yè)性。為此，檔案人員要理解和掌握單位的中心工作，理解和掌握各項業(yè)務工作內容。此外，還可通過在借閱中開展專題利用登記、發(fā)放利用意見表和

5、分析利用效果登記等形式，充分全面地理解和認識業(yè)務人員的利用需求。這是確保編研選題具有專業(yè)性并能符合業(yè)務需求的重要環(huán)節(jié)。3、積極開發(fā)深層次的檔案編研材料檔案部門在分析利用需求的根底上，針對室藏檔案的內容和特點，可以開展多種層次的編研加工。如各衛(wèi)生防疫站的檔案中均有歷年來國務院、衛(wèi)生部及北京市政府頒發(fā)的關于傳染病管理及五大衛(wèi)生的法規(guī)、條例、程序及業(yè)務技術標準，而衛(wèi)生防疫站做為衛(wèi)生行政機關委托的執(zhí)法機構，在履行其職權時必須根據有關的法規(guī)條例進展。檔案部門如能編制有關的業(yè)務根據性文件匯編，就會非常有效地滿足業(yè)務工作的需要。4、檔案人員應具備專業(yè)知識。檔案人員要努力開發(fā)檔案信息資源，做到編研材料有特色，

6、為衛(wèi)生防病業(yè)務效勞，這是衛(wèi)生防疫站檔案工作不斷開展和進取的需要。同時，這項工作也對檔案人員的自身素質提出了較高的要求。做為衛(wèi)生防疫站檔案人員，做好編研工作，應具備的專業(yè)知識應有兩層含義，一是檔案編研專業(yè)知識，一是衛(wèi)生防病專業(yè)知識。為進一步開展有專業(yè)特色的編研工作，深化開發(fā)衛(wèi)生防疫檔案信息資源，檔案人員應注意培養(yǎng)和進步自身的業(yè)務素質。三、實行標準化、標準化的工作程序和方法從科學與經歷中都可以獲知要想進步檔案管理的程度就必須實行標準化、標準化的工作程序與方法即要求檔案管理的搜集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進展工作。1全面普查案卷，去糟取精這是實現檔案管理標準化、

7、標準化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可防止地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能防止今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。2重新組合案卷實現案卷標準化將那些組卷過厚內容混雜的案卷進展重新組卷。重新組卷的原那么是盡可能將那些互相存在某種聯絡的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加標準。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學保管而且亦可以進步實行計算機管理檔案后的利用效率。3結合本館實際標準著錄工作著錄是實行計算機管理的一項重要根

8、底工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。?檔案著錄規(guī)那么?是標準著錄工作的最根本根據。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以?規(guī)那么?為根據，并從自己的實際情況出發(fā)根據計算機管理的技術要求制定出合適本館著錄工作的著錄細那么。4統(tǒng)一分類號保證檢索查全率計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是可以滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完好性我們在分類過程中，首先根據?中國檔案分類法?進展分類再因事制宜制定出一些詳細細那么。例如物價問題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入J類然后再根據每一文件詳細特征輔以關鍵詞標識加以區(qū)分。另外在分類的過程中還

9、應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經常組織大家統(tǒng)一認識統(tǒng)一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而到達標準化和標準化管理。5標準題名保證檢索查準率檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統(tǒng)一標準題名。我們認為標準題名應掌握的原那么與要點是在填寫題名項過程中要標準機構簡稱盡量防止在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種必要時加上人名、地點和時間等要素都填寫完好。假如題名要素不完好。那么要補齊假如題名冗長那么刪除多余的贅詞。還

10、要統(tǒng)一文種題名中經常有請示報告等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。所以我們便規(guī)定但凡要求批復的文件寫請示凡不要求批復的文件那么寫報告等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的本質作用。四、加快數據準備推進檔案管理全面開展在檔案管理根底工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜假如沒有一整套標準化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備缺乏而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便根本可以獲得著錄工作多、快、好兼而有之的效果。1分清輕重緩急，循序漸進檔案管理的一個重

11、要目的就是要使檔案為社會所用而實現計算機管理檔案的目的是為了進步檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大孝利用率上下和是否開放的情況對所有全宗進展排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進展優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和進步社會利用的效率。2分級次著錄，省時省力在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進展著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進展案卷級著錄對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進展文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件那么進展文件級著錄。這樣處理不僅能將提醒檔案的主題內容和特征而

12、且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又進步了效率。3分門別類，充分利用檔案原根底對于那些案卷根底較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如房檔、案件等那么可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有根底可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地進步著錄速度。4用關鍵詞替代主題詞，簡化查找時間，進步效率主題詞雖然有標準統(tǒng)一的成效卻同時存在著查找煩瑣、效率較低的弊端怎樣取其利避其弊我們認為可以采取以關鍵詞替代主題詞的做法。即從題名或文件主題中靠思維歸納出提醒主題內容的詞匯關鍵詞進展標識待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進展處理。例如擬寫關于廠房根底建立一事的關鍵詞有人寫根本