湖北自考文書與檔案管理復(fù)習(xí)資料

1、第一章 思考與練習(xí)1、什么是文書工作？文書工作的特點(diǎn)是什 么？答：所謂文書工作， 有廣義和狹義兩種概念。 廣義的文書工作，就是指運(yùn)用科學(xué)的原則、 程序和方法，完成對(duì)機(jī)關(guān)文件的制發(fā)、處理 與管理的一系列工作。狹義的文書工作，就 是指機(jī)關(guān)單位內(nèi)文書工作人員所承擔(dān)的文書的收發(fā)、登記、催辦、整理與保管等方面的工作。文書工作的特點(diǎn)是：（1）政治性（2）機(jī)密性（3）規(guī)范性（4）時(shí)間性（5）事務(wù)性2、文書工作的重要作用表現(xiàn)在哪些方面？ 答：文書工作的重要作用表現(xiàn)在以下幾 個(gè)方面：（ 1） 助手作用（ 2） 紐帶作用（ 3） “門戶”作用（ 4） 查考作用3、文書工作的基本原則是什么？ 答：文書工作的基本原則

2、就是及時(shí)、準(zhǔn) 確、安全。4、聯(lián)系自身實(shí)際，談?wù)勅绾渭訌?qiáng)自身的修 養(yǎng)，提高自身的素質(zhì)，為今后做好文書 工作打下基礎(chǔ)。 答：文書工作是一項(xiàng)科學(xué)的、嚴(yán)肅的工 作，要求從事這項(xiàng)工作的人員具有較高 的素質(zhì)修養(yǎng)。所以文書人員應(yīng)該具備以 下幾點(diǎn)素質(zhì)：（1）要有較高的政治素質(zhì) 有較高的政治素質(zhì)主要表現(xiàn)在 兩個(gè)方面：一是堅(jiān)持四項(xiàng)基本原 則，同黨中央保持一致。 二是有較 高的政治理論修養(yǎng)和政策水平。（2）要有良好的工作作風(fēng) 培養(yǎng)良好的工作作風(fēng)是做好文 書工作的前提。 每個(gè)文書工作人員 必須有強(qiáng)烈的助手意識(shí)和參謀意 識(shí)，主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn) 策，真正以高度負(fù)責(zé)的精神做好自 己的本職工作。（3）要有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)水

3、平 作為一名文書人員，應(yīng)熱愛本職 工作，具有廣博的知識(shí)和合理的知 識(shí)結(jié)構(gòu)。不僅要提高自己分析問題 和解決問題的能力， 還要努力學(xué)習(xí) 專業(yè)知識(shí)，拓寬自己的知識(shí)面?？傊鳛橐幻臅ぷ?，各方面必 須具有良好的素質(zhì)， 才能做好本職 工作。5、談?wù)勥\(yùn)用文書形式進(jìn)行管理的優(yōu)缺點(diǎn)。 答：文書的優(yōu)點(diǎn)：所述內(nèi)容詳細(xì)周密， 記載信息穩(wěn)定準(zhǔn)確，多次傳達(dá)而不會(huì)發(fā) 生誤差；對(duì)領(lǐng)導(dǎo)意圖具有正式代表性， 能作為辦事依據(jù)和查考憑證； 一文多發(fā)， 可多頭同時(shí)進(jìn)行，突破時(shí)空的限制。文 書的缺點(diǎn)：必須要有一套統(tǒng)一的文書工 作制度，以保證文書運(yùn)行暢通，確保信 息的溝通。6、機(jī)關(guān)文書工作的組織形式有哪幾種？ 答：機(jī)關(guān)文書工作的組織

4、形式分為 3 種， 分別是集中形式、 分散形式和混合形式。第二章 思考與練習(xí)1、簡答題（ 1） 簡述文書的含義。 答：文書指的是一種記錄信息、表達(dá) 意圖的文字材料。 文書包括公務(wù)文書和 私人文書兩種。（ 2） 公文有多少種稿本？ 答：公文有 8 種稿本， 分別是草稿 （草 案）、定稿、正本、副本、存本、試行 本和暫行本、修訂本、各種文字文本。（ 3） 現(xiàn)行公文有多少類，舉例說 明。答：現(xiàn)行行政公文的分類： 命令（令）、 決定、 公告、 通告、 通知、 通報(bào)、 議案、 報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì) 要。2、辨別所標(biāo)發(fā)文字號(hào)的正誤，標(biāo)錯(cuò)的應(yīng)修改。（1）財(cái)政局發(fā)（ 1992）5 號(hào) 更正：財(cái)政

5、局發(fā) 1992 5 號(hào)（2）市報(bào)發(fā)【 98】18 號(hào) 更正：武漢市發(fā) 199218 號(hào) 第三章 思考與練習(xí)1、收文和發(fā)文的處理各包括哪些環(huán)節(jié)？ 答：收文包括以下環(huán)節(jié)：傳遞、簽收、 登記、審核、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、 催辦、查辦、立卷、歸檔和銷毀 。 發(fā)文包括的環(huán)節(jié)：草擬（擬稿） 、 審核、簽發(fā)、繕印、核對(duì)、用印、登記、 分發(fā)、立卷、歸檔和銷毀。2、收文登記的作用是什么？ 答：概括的說主要有以下幾點(diǎn)： a. 便于 管理與保護(hù)文件，防止積壓和丟失。 b. 便于檢查公文的運(yùn)轉(zhuǎn)，隨時(shí)掌握文件的 運(yùn)行情況。 C. 便于統(tǒng)計(jì)文件和做好催辦 工作，有助于發(fā)現(xiàn)問題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，研 究改進(jìn)的措施。 d. 便于作

6、為核對(duì)與交接 文件的憑據(jù)， 便于加強(qiáng)經(jīng)手人的責(zé)任心， 并且使責(zé)任明確。3、擬辦和承辦有哪些具體要求？ 答：擬辦是一項(xiàng)政策性、技術(shù)性較強(qiáng)的 工作，要求做到以下幾點(diǎn)：（1）要清楚、 熟練地掌握有關(guān)政策 和規(guī)定， 力求使提出的擬辦意 見即符合實(shí)際， 又符合政策規(guī) 定。擬辦意見要周到細(xì)致，要 綜合考慮各個(gè)方面因素的影 響。（ 2） 要及時(shí)了解和掌握本機(jī)關(guān)及 機(jī)關(guān)各部門的職責(zé)范圍及業(yè) 務(wù)變化情況， 同時(shí)還要熟悉辦 公程序和有關(guān)規(guī)定。（3）擬辦之前， 要認(rèn)真研究文件的 內(nèi)容和發(fā)文機(jī)關(guān)的要求， 以便 有針對(duì)性地提出切實(shí)可行的 擬辦意見。（ 4） 擬辦意見要簡明扼要， 抓住關(guān) 鍵。承辦的具體要求： 公文承辦時(shí)

7、，凡經(jīng) 過領(lǐng)導(dǎo)批辦的文件， 應(yīng)該根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示 的意圖、意見具體辦理， “不得延誤推 委”；“緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限辦理，確有 困難的應(yīng)當(dāng)予以說明” ；凡未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批 辦的文件， 可以遵循黨和國家的有關(guān)方 針政策的精神、有關(guān)的規(guī)定，以及以前 的慣例，酌情處理。4、簡述批辦的作用。 答：批辦的作用是： a. 能夠使機(jī)關(guān)或部 門的領(lǐng)導(dǎo)人及時(shí)閱讀重要的收文，掌握 上級(jí)指示精神、工作發(fā)展情況和其他有 關(guān)信息。 b. 能夠加強(qiáng)對(duì)文書處理工作的 領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)下級(jí)指明領(lǐng)導(dǎo)意圖，交代辦文 的具體要求， 合理組織力量和分配任務(wù)， 迅速妥善地辦理公文，推動(dòng)工作的順利 進(jìn)行。 C.能夠避免承辦人在文書處理上 走彎路，或由于分工

8、不明，職責(zé)不清， 導(dǎo)致觀望等待而拖延時(shí)間等。5、公文審核的重點(diǎn)是什么？ 答：審核的重點(diǎn)是：是否應(yīng)當(dāng)由本機(jī)關(guān) 辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符 合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉 及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事情是否已經(jīng) 協(xié)商、會(huì)簽；文種使用、公文格式是否 規(guī)范。6、公文的簽發(fā)應(yīng)注意些什么？ 答：以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主 要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)； 以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文， 由主要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的 其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)；以機(jī)關(guān)內(nèi)某一業(yè)務(wù)機(jī) 構(gòu)或部門名義發(fā)出的文件，則應(yīng)由其負(fù) 責(zé)人簽發(fā)。7、擬稿時(shí)有哪些基本要求？ 答：（1）要符合國家的法律法規(guī)、方針 政策及有關(guān)規(guī)定。（2

9、）擬寫的文稿要情況確實(shí)， 觀點(diǎn) 明確，表達(dá)準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)， 條理清楚，直述不曲，文字精 練，字詞規(guī)范，書寫工整，標(biāo) 點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅力求簡短。（3）文稿中的人名、地名、數(shù)字、 引文要準(zhǔn)確無誤。（ 4） 文稿中涉及到計(jì)量單位時(shí)， 必 須使用國家法定的標(biāo)準(zhǔn)計(jì)量 單位。（5） 擬稿用詞要準(zhǔn)確，用字要規(guī) 范。8、催辦的方式有哪幾種？ 答：催辦的方法一般使用“催辦單” ，單 上寫明承辦文件號(hào)及承辦期限，發(fā)給承 辦單位。對(duì)緊急重要的文件，可隨時(shí)打 電話或到承辦部門詢問承辦情況。 另外， 可以建立“文件催辦登記薄” ，按薄催辦， 事畢登記辦理結(jié)果，加蓋“辦理完畢” 之類的印戳；也可以使用催辦卡片，事 畢登記，抽

10、出另存；還可以使用催辦筆 記，將應(yīng)催辦的文件記載下來，辦畢勾 銷。9、特殊文書指哪些？ 答：文件的特殊處理指急件、機(jī)要文書、 人民來信來訪的處理。10、急件、機(jī)要文書處理應(yīng)該主要注意什么 問題？答：急件辦理中應(yīng)注意的問題： 對(duì)于發(fā)文單位的要求： （ 1） 文件的決策者或簽發(fā)人， 應(yīng)當(dāng)實(shí)事求是地從發(fā)文內(nèi) 容和性質(zhì)去考慮，嚴(yán)肅慎 重地決定應(yīng)否列入急件。（ 2） 一旦確定為急件，擬稿人 須加速撰寫，簽發(fā)人須加 速審核，其他環(huán)節(jié)的工作 人員也必須加速繕印、校 對(duì)、封發(fā)等。（ 3） 要根據(jù)文件內(nèi)容需要和送 達(dá)時(shí)間，仔細(xì)地安排確定 遞送渠道和方式。對(duì)送文人員和收文部門的要求：（1）做好急件的一切交接工作（

11、2）一切遞送人員對(duì)急件都要做到隨手隨送（3）加強(qiáng)催辦。機(jī)要文件的管理應(yīng)注意問題：（1）提高保密意識(shí)（2）尊重保密部門的意見（3）加強(qiáng)對(duì)機(jī)要工作的環(huán)境、設(shè)備與用具的管理4） 控制密件發(fā)行和閱讀范圍5） 采取各種措施以保證密件 在傳遞中的絕對(duì)安全。11、人民來信來訪文書的處理程序各有哪些？答：處理人民來信的基本程序是：一拆封； 二閱信；三登記；四辦理；五立案；六復(fù)信。 第四章 思考與練習(xí)1、簡述文書立卷的基本原則。答：（1）保持文件之間的內(nèi)在聯(lián)系和完 整性（2）要正確反映機(jī)關(guān)工作的歷史面貌（3）要便于管理、查找和利用2、怎樣選擇立卷的環(huán)節(jié)和立卷人員？ 答：確定立卷環(huán)節(jié)一要以便于及時(shí)歸卷和 調(diào)卷、節(jié)

12、省人力與時(shí)間、提高機(jī)關(guān)工作效率 為前提；二要以能熟悉掌握文件的處理情況 和形成過程為條件；三要以各個(gè)機(jī)關(guān)不同的 具體情況為一句。明確立卷人員，推行文書 處理部門立卷，并不是說要這些部門的每個(gè) 人都來立卷，而是由這些機(jī)構(gòu)內(nèi)擔(dān)任文件的 收發(fā)、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦等工作的人員負(fù)責(zé)立卷。3、舉例說明結(jié)合運(yùn)用特征組卷的幾個(gè)具體 方法。答：（1）根據(jù)問題特征結(jié)合作者特征組卷 法。例如：“外貿(mào)部關(guān)于改進(jìn)出口商品包裝質(zhì) 量的通知、通報(bào)、意見” ，卷內(nèi)文件概括反映 的問題是 “改進(jìn)出口商品包裝質(zhì)量” ，作者都 是“外貿(mào)部”。（2）根據(jù)時(shí)間特征結(jié)合作者和名稱特 征組卷法。例如“國美電器股份有限公司 1999 年銷售統(tǒng)計(jì)報(bào)表

13、” ，卷內(nèi)文書內(nèi)容涉及的時(shí)間 是“ 1999 年”，文書名稱是“統(tǒng)計(jì)報(bào)表” ，作 者是“國美電器股份有限公司” 。（3）根據(jù)通訊者特征結(jié)合問題特征 組卷法。 例如：“省教委與國家教委關(guān)于高校 管理體制改革的往來公函” ；“國美電器股份 有限公司與彩虹電器股份有限公司供銷業(yè)務(wù) 往來文書”。這兩個(gè)案卷涉及的通訊者分別是 “省教委與國家教委”和“國美電器股份有 限公司”，實(shí)際的問題分別是 “高校管理體制 改革”和“供銷業(yè)務(wù)” 。4、舉例說明編制立卷類目的方法。 答：第一種是按組織機(jī)構(gòu)設(shè)置分類編目。 例如：* 單位文書立卷類目一、教育培訓(xùn)處1-1. 教 育 工 作 計(jì) 劃 長期1-2. 教 育 工 作

14、 總 結(jié) 永久1-3. （略）二、宣傳部2-1.宣傳工作計(jì)劃、總結(jié)永久、長期2-2.宣傳工作會(huì)議材料永久2-3.略第二種是按問題分類編目， 即按文件內(nèi) 容所反映的主要問題編制立卷類目。5、簡述平時(shí)歸卷工作的步驟及其內(nèi)容。答：平時(shí)歸卷工作的步驟主要有收集、 鑒 別和歸卷。收集就是指及時(shí)收集機(jī)關(guān)辦理完畢 的公文。鑒別主要是檢查公文的辦畢情況。 歸卷就是要把隨時(shí)收集、 鑒別的公文 隨時(shí)歸卷，不要積壓、錯(cuò)歸，且要填寫歸 卷文件登記薄 。6、舉例說明擬寫案卷標(biāo)題要求與方法。答：要求：（1）政治觀點(diǎn)正確，符合有關(guān) 方針政策。（2）文字簡明確切。（3）結(jié)構(gòu)要完整，各部分之間 的排列順序要統(tǒng)一。方法：（1）標(biāo)

15、明文件的作者（2）標(biāo)明文件的問題（3）標(biāo)明文件的文種名稱（4）標(biāo)明文件針對(duì)的時(shí)間（5）標(biāo)明文件通訊者（6）標(biāo)明文件涉及的地區(qū)7、什么是歸檔？歸檔制度的主要內(nèi)容有哪 些？ 答：歸檔就是文書部門立好的案卷，按 照歸檔制度逐年移交給機(jī)關(guān)檔案室集中 統(tǒng)一保管。歸檔制度包括歸檔范圍、 歸檔時(shí)間和歸 檔要求三項(xiàng)內(nèi)容。下篇 檔案管理第一章 思考與練習(xí)1、試述檔案的起源與演變。 答：檔案的起源：檔案是人類社會(huì)活動(dòng)的產(chǎn)物， 是人 們社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的歷史記錄，并非是隨 人類的出現(xiàn)就同時(shí)出現(xiàn)的一種社會(huì)現(xiàn)象 和物質(zhì)實(shí)體。在漫長的原始社會(huì)，人們 為了不讓記憶受到時(shí)間和空間的限制而 遺忘和失真，人們創(chuàng)造了結(jié)繩和刻契來 錄。

16、隨著社會(huì)生產(chǎn)的發(fā)展，人們的交往 日益擴(kuò)大；文字的發(fā)明，為檔案的產(chǎn)生 提供了社會(huì)條件。人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐中使 用文字記錄，并且將這些文字記錄保存 起來便形成了檔案。檔案演變中的幾種檔案： 甲骨檔案、金石檔案、簡牘檔案、縑 帛檔案和紙質(zhì)檔案。2、試述檔案的作用。 答：（1）機(jī)關(guān)工作的查考憑證（ 2）社會(huì)實(shí)踐和生產(chǎn)活動(dòng)的參考依 據(jù)（3）科學(xué)研究的可靠資料（4）宣傳教育的生動(dòng)素材3、什么是國家檔案全宗？ 答：國家檔案全宗，又稱“國家全部檔案 “，是指歸國家所有的、由國家統(tǒng)一管理的 具有政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)文化或歷史意義的一 切檔案財(cái)富的總和。4、簡述檔案的種類。 答：根據(jù)檔案載體材料的不同可將檔案分 為：甲骨

17、檔案、縑帛檔案、銘刻檔案、石刻 檔案、簡牘檔案、紙質(zhì)檔案、膠片檔案、電 子檔案八大類。根據(jù)檔案記錄的信息媒介的不同可 將檔案分為：文字檔案、圖表檔案、聲像檔 案三大類。根據(jù)檔案記錄內(nèi)容以及用途的不同 可將檔案分為各種專用檔案。例如：人事檔 案、科技檔案、軍事檔案、會(huì)計(jì)檔案、司法 檔案、外交檔案等等。5、試分析檔案定義的四個(gè)要素。 答：第一，檔案的來源和形成原因：檔案 來源于機(jī)關(guān)、社會(huì)組織和個(gè)人，是其自身在 社會(huì)活動(dòng)中形成的。第二， 檔案保存的價(jià)值因素： 檔案是 保存起來的有查考價(jià)值的文字材料；第三， 檔案的形式和載體因素： 檔案 的形式和載體是豐富多彩的；第四， 歷史的原始記錄特征： 檔案是

18、人們社會(huì)活動(dòng)的原始記錄。第二章 思考與練習(xí)1、試述檔案工作的主要內(nèi)容。 答：檔案業(yè)務(wù)工作的內(nèi)容：主要有檔案的收 集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等 工作。檔案事業(yè)的工作內(nèi)容： 機(jī)關(guān)檔案室的工 作，檔案館的工作，檔案教育工作，檔案理 論和管理技術(shù)的研究工作，檔案宣傳、出版 工作。2、簡述檔案工作系統(tǒng)的層次。 答：檔案工作系統(tǒng)的層次具體可劃分為： 檔 案實(shí)體管理層、檔案信息開發(fā)曾和檔案工作 反饋信息處理層。3、試述檔案工作的基本原則。 答：一、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理。主要包括以 下三個(gè)方面的內(nèi)容：（ 1）檔案工作要在各級(jí)人民政府的 領(lǐng)導(dǎo)下，由各級(jí)檔案事業(yè)管理機(jī)構(gòu)和檔案行 政管理機(jī)關(guān)統(tǒng)一、分級(jí)、分專

19、業(yè)進(jìn)行管理。（ 2）國家全部檔案分別由各級(jí)、 各 類檔案管理機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理（ 3）黨政檔案和黨政檔案工作實(shí)行 統(tǒng)一管理二、維護(hù)檔案的完整與安全。 基本要求 如下幾點(diǎn)：（ 1）維護(hù)檔案的完整（2）維護(hù)檔案的安全三、便于檔案的利用4、檔案工作的主要性質(zhì)有哪些？ 答：一、檔案工作的管理性二、檔案工作的科學(xué)性三、檔案工作的服務(wù)性四、檔案工作的政治性五、檔案工作的機(jī)要性5、試比較檔案事業(yè)管理機(jī)構(gòu)與檔案管理事業(yè) 機(jī)構(gòu)的不同。答：檔案事業(yè)管理機(jī)構(gòu)掌管國家檔案事務(wù)的 行政機(jī)構(gòu)，是整個(gè)檔案事業(yè)的組織和指揮中 心。檔案事業(yè)管理工作受國家行政機(jī)關(guān)和各 級(jí)人民政府的領(lǐng)導(dǎo)，各級(jí)檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān) 是直屬于各級(jí)人民政府的

20、職能機(jī)構(gòu)，在各地 人民政府的領(lǐng)導(dǎo)下，統(tǒng)一、分層負(fù)責(zé)對(duì)檔案 工作進(jìn)行指導(dǎo)、檢查和監(jiān)督。而檔案管理事業(yè)機(jī)構(gòu)， 是集中統(tǒng)一管理檔 案資源的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)，屬于事業(yè)性管理機(jī)構(gòu)。第三章 思考與練習(xí)1、試述檔案收集工作的要求與特點(diǎn) 答：檔案收集工作的基本要求：（1）加強(qiáng)檔案館外的調(diào)查和指導(dǎo) 工作。（2）積極推行入館檔案的標(biāo)準(zhǔn)化（3）保證入館檔案的完整齊全（4）維護(hù)全宗和全宗群的相對(duì)完整性檔案收集工作的特點(diǎn)：（1）預(yù)見性和計(jì)劃性（2）針對(duì)性和及時(shí)性（3）系統(tǒng)性與完整性2、 試述推行由檔案室立卷歸檔制度的優(yōu)點(diǎn)。答：主要有以下幾項(xiàng)優(yōu)點(diǎn)：（ 1） 由文件的承辦和處理部門 立卷，有利于加強(qiáng)對(duì)文件的 形成、積累、整理的控制

21、， 便于機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人、 業(yè)務(wù)人 員、秘書人員及其他人員在 近期內(nèi)就近使用，便于全 面、系統(tǒng)地研究和處理問 題。（ 2） 由文件的承辦和處理部門 立卷，可以充分地發(fā)揮文件 的承辦和處理者熟悉業(yè)務(wù) 的優(yōu)勢(shì)，從而有效地保證歸 檔案卷的質(zhì)量， 為檔案管理 打下良好的基礎(chǔ)。（ 3） 由文件的承辦和管理部門 依據(jù)事先編寫的“立卷類 目”，將平時(shí)形成的文件， 隨時(shí)歸入立卷類目的相應(yīng) 條款。（ 4） 由文件的承辦和處理部門 立卷，不但可以保證立卷的 質(zhì)量，也可以依據(jù)一定的歸 檔時(shí)間及時(shí)向檔案室歸檔， 從而為檔案室工作的全面 開展，為檔案發(fā)揮積極的作 用創(chuàng)造了條件。3、簡述檔案館接收與征集檔案的范圍 以及接收檔

22、案的要求。答：檔案館接收與征集檔案的范圍：（一）綜合性國家檔案館的接收與 征集范圍，具體可分為中華人民共和國建 國前和建國后兩大方面的檔案。（二）各級(jí)各類專門性檔案館接收 與征集檔案的范圍。檔案館對(duì)現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的接收要求：1）進(jìn)館檔案應(yīng)按全宗整理和2）保管，以保持全宗的完整 性進(jìn)館檔案必須是經(jīng)過鑒定3）的、具有長遠(yuǎn)保存價(jià)值的 檔案 與立檔單位有關(guān)的材料4）清點(diǎn)核對(duì)4、優(yōu)化檔案館館 藏的主要原則有哪 些？ 答： （一）完整性原則（二）系統(tǒng)性原則（三）利用性原則（四）價(jià)值性原則（五）特色性原則5、怎樣處理好豐富和優(yōu)化檔案館館藏工作 中的各種關(guān)系？ 答：（一）檔案室與檔案館的業(yè)務(wù)銜接與互利 關(guān)系（二

23、）館藏建設(shè)的特色與綜合的關(guān)系（三）館藏檔案與資料的關(guān)系（四）館藏檔案的廣度與深度關(guān)系 第四章 思考與練習(xí)1、簡述檔案整理的原則。 答：檔案整理工作的基本原則是：充分利用 原有檔案的整理成果，遵循檔案的自然形成 規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便 于保管和利用。2、簡述檔案分類的方法。 答：主要有年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法和 問題分類法三種。3、簡述案卷的質(zhì)量要求。 答：具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn)：（ 1） 歸檔的文件材料種類、份數(shù) 以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊 全完整。（ 2） 在歸檔的文件材料中，應(yīng)當(dāng) 將每份文件的正件與附件、 印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、 轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字 形成的同一文件，分別

24、立在 一起，不得分開；文電應(yīng)合 一立卷。（ 3） 不同年度的文件一般不得放在一起立卷。（ 4） 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文 件材料應(yīng)依序排列在一起。（ 5） 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順 序，依次編寫頁號(hào)或件號(hào)。（ 6） 永久、長期和短期案卷必須 按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi) 文件目錄，對(duì)文件材料的題 名不要隨意更改和簡化。（ 7） 聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像 或錄音的對(duì)象、 時(shí)間、 地點(diǎn)、 中心內(nèi)容和責(zé)任者。（ 8） 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說 明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表 內(nèi)，若無情況可說明，也應(yīng) 將立卷人、檢查人的姓名和 時(shí)間填上，以示負(fù)責(zé)。（ 9） 案卷封皮應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定填寫 清楚，

25、案卷題名要簡明，確 切地反映卷內(nèi)材料內(nèi)容。（ 10） 卷內(nèi)文件材料要去掉金屬 物，對(duì)破損的文件材料應(yīng)按 裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已 擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并 立卷；案卷應(yīng)采用三孔一線 的方法裝訂； 不裝訂的案卷， 卷中的文件應(yīng)逐件用細(xì)線裝 訂。（ 11） 文書檔案案卷封皮、卷內(nèi)文 件目錄、備考表、檔號(hào)的格 式按文書檔案案卷格式 執(zhí)行。4、零散文件的整理大體有哪些路徑？ 答：（1）區(qū)分全宗（2）全宗內(nèi)檔案的分類（3）立卷、擬寫案卷標(biāo)題草稿（4）調(diào)查案卷，修改標(biāo)題，系統(tǒng)排列 卷內(nèi)文件（5）結(jié)合整理案卷，初步劃分保（管一期） 限（6）案卷的加工整理： 卷內(nèi)文（件二編）號(hào)， 填寫卷內(nèi)文件目錄和卷末備考表

26、，填寫案卷 封面，進(jìn)行案卷裝訂等 （三）（7）案卷的排列和編號(hào)（ 8 ）案卷目錄的編制5、如何組織檔案的系統(tǒng)整理和技術(shù)整理工 作？ 答：檔案的系統(tǒng)整理工作，一般是以全宗為 單位進(jìn)行的。人員分工有兩種方法：一種是 由少數(shù)人包干整理一個(gè)全宗，包全宗到人， 各全宗整理工作同時(shí)進(jìn)行；另一種是組織所 有參加整理的人員對(duì)全宗逐個(gè)地進(jìn)行整理。 檔案的技術(shù)整理工作一般采用流水作業(yè)法 較為合適，即按照檔案整理的工作程序和技 術(shù)整理工作的內(nèi)容，把人員分為若干組，各 司其職。6、編寫檔號(hào)時(shí)應(yīng)遵循哪些基本原則？ 答：（1）專指性原則（2）合理性原則（3）穩(wěn)定性原則（4）發(fā)展性原則（5）簡明性原則第五章1、填空 檔案在

27、銷毀時(shí)，必須由（兩）名以上的專 人監(jiān)督執(zhí)行。2、選擇檔案鑒定工作指的是（ A ）的鑒定工作。 A 、 檔案價(jià)值 B 保管期限C 檔案內(nèi)容 D 檔案時(shí)間3、判斷（1）檔案鑒定就是對(duì)庫存檔案進(jìn)行鑒別、 挑選，去粗取精。 （對(duì)）（ 2）在確定檔案保管期限時(shí)應(yīng)掌握：銷 毀從寬、保存從嚴(yán)；本從寬、副本從嚴(yán)；對(duì) 介于“兩可”之間的文件，可采取“就高不 就低”的方法處理。 （對(duì)）4、名詞解釋檔案鑒定工作：檔案鑒定工作指的是檔案 價(jià)值的鑒定工作，是指檔案部門或檔案人員 按照一定的原則、方法、標(biāo)準(zhǔn)，判定檔案的 價(jià)值，確定檔案的保管期限，剔除失去保存 價(jià)值的檔案并予以銷毀的一項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工 作。5、簡答題（1）檔案

28、銷毀的原因有哪些？ 答：檔案銷毀的因素有人為因素和自然因 素兩個(gè)方面。人為的損毀， 主要表現(xiàn)在三個(gè)方面： 其一，由于政治斗爭及其他各種原因，對(duì)某 些檔案文件進(jìn)行有計(jì)劃、有意識(shí)的破壞；其 二，由于檔案管理工作人員或接觸檔案的有 關(guān)人員麻痹大意， 玩忽職守， 或不遵守規(guī)章， 以及缺乏檔案學(xué)知識(shí)等，導(dǎo)致管理或使用不 善造成檔案的丟失、 損壞或檔案系統(tǒng)的紊亂； 其三，檔案在管理和利用過程中發(fā)生的磨損 和老化。自然的損毀， 一是內(nèi)因 檔案本身， 即文件制成材料，如紙張、膠片、磁帶等載 體材料，墨水、油墨等書寫、印刷材料及其 他附著材料，這些因素的變化直接影響檔案 的壽命。二是外因 檔案所處的環(huán)境和保管

29、檔案的條件，如溫度、光線、灰塵、蟲、鼠、 水、火以及機(jī)械磨損等因素對(duì)檔案的破壞。（2）檔案價(jià)值鑒定工作的主要內(nèi)容是什么？ 答：主要內(nèi)容包括三個(gè)方面： 制定檔案價(jià)值的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)及各種類型的檔案保 管期限表 具體分析檔案的價(jià)值，劃分和確定不同保存價(jià) 值的檔案的保管期限。 揀出無保存價(jià)值或已失去保存價(jià)值的檔案予以 銷毀，以及圍繞上述工作而進(jìn)行的一系列審慎 而嚴(yán)密的鑒定組織工作。（3）檔案鑒定工作的意義是什么？ 答：（一）鑒定工作開展得好，便于檔案資料 的查找利用（二） 鑒定工作開展得好， 可以節(jié)約的哪 敢保管成本，提高工作效率（三）檔案工作開展得好， 一旦遇到天災(zāi) 人禍，可以及時(shí)有效地保護(hù)和搶救主要的

30、重 點(diǎn)檔案。6、論述題 試論述我國檔案的保管期限及劃分原則。答：我國現(xiàn)行的檔案保管期限基本上分為永 久和定期兩種。劃分原則：編制和使用檔案保管期限表， 特別是擬定和選用條款的水平，在相當(dāng)程度 上取決于對(duì)不同保管期限含義及其檔案構(gòu)成 的理解，也就是說，必須正確地了解不同層 次的保管期限的含義，掌握好什么樣的檔案 應(yīng)該劃歸永久保存之列，什么樣的檔案應(yīng)該 劃為定期保存之列。第一， 凡是反映本單位主要職能活 動(dòng)和基本歷史面貌的， 在本單 位和國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)、文化建 設(shè)、政治斗爭、 科學(xué)研究中具 有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案， 應(yīng)列 為永久保管。第二， 凡是反映本單位一般工作活 動(dòng)，不具有廣泛社會(huì)意義和科 學(xué)歷史

31、意義， 而屬本機(jī)關(guān)在相 當(dāng)長時(shí)間內(nèi)進(jìn)行本單位工作 需要查考的文件材料， 應(yīng)列為 長期保管。第三， 凡是在較短時(shí)間內(nèi)本單位需 要查考的各種文件材料， 均應(yīng) 列為短期保管。第六章1、填空（1）平放檔案時(shí)，堆疊高度不宜超過（ 40） 厘米。（2）檔案存放地點(diǎn)索引按形式可分為（簿冊(cè) 式）和（卡片式）（3）保管一般紙質(zhì)檔案的溫度為 （ 1424 c），相對(duì)濕度是（ 45%65% ）, 晝夜允許溫度 變化范圍為（正負(fù) 2 攝氏度），濕度為（正負(fù) 5%）（4）檔案庫房內(nèi)使用的人工光源，應(yīng)以（白 熾燈）為好，因?yàn)槿展鉄簦囟龋┍劝谉霟?含量高。2、判斷（1）檔案保管工作指的是檔案的存放管理 和維護(hù)檔案完整與安

32、全的活動(dòng)。 （錯(cuò)）（ 2）活動(dòng)式密集架的地面負(fù)荷量較固定 架大，采用前必須先查明原庫房地面的負(fù)荷 能力。（錯(cuò)）（3）用磨木漿造出的新聞紙， 壽命大約有500 年。（對(duì)）（ 4）在各種字跡材料中， 耐久性依次減弱 排列為：墨汁、碳素墨水、藍(lán)黑墨水、純藍(lán) 墨水、 紅墨水、 圓珠筆油墨、 譽(yù)寫油墨。（對(duì)）3、名詞解釋檔案保管：檔案保管工作包括三方面涵義： 第一，檔案的庫房管理，即檔案庫房內(nèi)的日 常工作；第二，檔案流動(dòng)過程中的保護(hù)，即 在各個(gè)管理環(huán)節(jié)中一般的安全防護(hù)；第三， 保護(hù)檔案的專門措施，即為延長檔案壽命而 采取的各種專門的技術(shù)處理。4、簡答題（1）檔案保管工作包括哪些方面的內(nèi)容？ 答：（ 1）

33、憑籍柜具或庫房對(duì)檔案實(shí)施日常 管理（2）對(duì)一切可能損毀檔案的社會(huì)的、 自然的不利因素采取必要的防范措施。（2）檔案保管工作的任務(wù)包括哪幾點(diǎn)？ 答：包括以下三點(diǎn)：第一， 防止檔案的損壞第二， 延長檔案的壽命第三， 維護(hù)檔案的安全第七章1、填空（1）檔案檢索工具的基本職能表現(xiàn)在（存 儲(chǔ)）和（查找）兩個(gè)方面。（2）檔號(hào)采用（層次碼） ，即以檔案實(shí)體 分類的從屬、層次關(guān)系為排列順序的代碼。（3）著錄提要項(xiàng)，文字簡潔、概括，一般 不超過（ 300 ）字（4）主題詞的組配，一般有 （概念限定組 配）和（概念相交組配）兩種。2、選擇（ 1）檔案工作中編制檢索工具是檔案的（A）工作。A 收集 B 保管 C 整

34、理 D 鑒定 （ 2）常用檔案分類法之一是（ B） A 工作分類法 B 問題分類法 C 事件 分類法 D 人事分類法 （ 3）案卷目錄的編制是在案卷排列 （B） 進(jìn)行。A 之前 B 之后 C / 同時(shí) D 當(dāng)中（ 4）下列著錄項(xiàng)目標(biāo)識(shí)符表示并列題 名的是（ D）A+ B 口 C/ D =（5）下列著錄內(nèi)容識(shí)別符表示每個(gè)殘缺 文字的是（ B）A （） B 口 C D？（ 6）提要項(xiàng)在條目著錄格式的第（ D） 段。A 一 B 二 C 三 D 四（ 7）檔案館指南屬于（ B）檢索工具。A 查找性 B 報(bào)道性 C 館藏性 D 存儲(chǔ)性3、判斷（1）案卷目錄是以案卷為單位， 按照檔案的 年限時(shí)間組織起來的

35、檔案檢索工具。 （錯(cuò)）（2）全宗指南是以文章敘述形式介紹全宗 檔案的工具書。（對(duì)）（ 3）著錄卡片尺寸為 12.5cm*7.5cm ，著錄 時(shí)卡片四周均應(yīng)留 1cm 的空隙。（對(duì)）4、名詞解釋A 檔案檢索：是指對(duì)檔案信息進(jìn)行加工和 系統(tǒng)存儲(chǔ)，并根據(jù)需要進(jìn)行查找的工作。B 檔案著錄：所謂檔案著錄，是指在檔案 館編制檔案目錄等檢索工具時(shí)，對(duì)檔案的內(nèi) 容和形式特征進(jìn)行分析、 選擇和記錄的過程。C 并列題名：并列題名是一種著錄項(xiàng)目標(biāo) 識(shí)符，用“ = ”表示。D 檔案標(biāo)引：是指對(duì)文件或案卷進(jìn)行主題 分析，把自然語文轉(zhuǎn)換成規(guī)范化檢索語文的 過程，即對(duì)主題分析的結(jié)果給予檢索標(biāo)識(shí)的 過程。E 主題標(biāo)引：就是通

36、過對(duì)文件或案卷內(nèi)容 的主題分析，從主題詞表中找出相關(guān)的主題 詞作為其主題標(biāo)識(shí)，作為檔案檢索的依據(jù)。F 案卷文件目錄：是以案卷為單位，依據(jù) 檔案整理順序組織起來的，固定案卷位置， 統(tǒng)一案卷數(shù)量，監(jiān)督保護(hù)檔案材料的一種管 理工具：也是檔案館最基本的、使用較為頻 繁的一種檢索工具。G 分類標(biāo)引：是給予每份文件或每個(gè)案卷 一個(gè)分類號(hào)，作為排列條目、組織檔案分類 目錄和索引的依據(jù)。5、簡答（ 1）檔案檢索工作的內(nèi)容主要有哪些？ 答：（一） 檔案信息存儲(chǔ)階段的主要內(nèi)容： 著錄標(biāo)引；編制檢索工具（二）檔案信息查檢階段的主要內(nèi) 容：確定查找內(nèi)容；具體查找操作（三）檔案檢索效率（ 2）檔案檢索工具的具體作用表現(xiàn)

37、在哪幾 方面？答：（一）橋梁作用 （二）交流作用 （三）管理作用（ 3）編制檔案檢索工具有哪些基本質(zhì)量要 求？答：（一）檔案檢索工具信息存儲(chǔ)要豐富； （二）檢索要準(zhǔn)確及時(shí)； （三）檢索要方便實(shí)用（四）檔案檢索工具要實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、 規(guī)范化（ 4）檔案標(biāo)引主題構(gòu)成因素有哪幾種？答： 1、審讀文件或案卷，確定主題2、主題分析3、主題概念轉(zhuǎn)換4、主題及主題詞的校對(duì)審核（ 5）常用檔案檢索工具有哪些？答： 1、案卷目錄 2、分類目錄 3、卷 內(nèi)文件目錄匯編 4、全宗文件目錄 5、專題 目錄 6、主題卡片 7、人名索引 8、文號(hào) 索引 9、全宗指南 10、專題指南 11、檔 案室指南 12、檔案館指南 13

38、、聯(lián)合目錄 14、智能化管理和信息共享（ 6）全宗指南的內(nèi)容包括哪幾個(gè)部分？ 答：全宗指南的內(nèi)容主要包括“立檔單 位和全宗的歷史概況”和“全宗內(nèi)檔案內(nèi)容 和成分的介紹”兩個(gè)部分。第八章1、填空 中華人民共和國公民和組織持有介紹信和 身份證等合法證明，可以利用已經(jīng)開放的檔 案。2、選擇（1 ）檔案材料外借，必須經(jīng)過（ A）方能 外借。A 審批手續(xù) B 登記手續(xù) C 簽名手續(xù) D 借閱手續(xù)（ 2）檔案復(fù)制本分為（ C）兩種。A 正本和副本 B 正本和摘錄 C 副本和 摘錄 D 復(fù)印和摘錄（ 3）檔案人員提供咨詢服務(wù)是以（ D） 為依據(jù)。A 事實(shí) B 材料 C 記錄 D 檔案（ 4）維護(hù)檔案完整與安

39、全是檔案管理的 （A）A 基本要求 B 基本任務(wù) C 重要工作 D 重要要求（ 5）單位、團(tuán)體、公司、企業(yè)都是產(chǎn)生 檔案的（ A ）A 基本來源 B 基本保證 C 基本單位 D 基本組織（ 6 ）檔案材料外借，必須經(jīng)過（ A ）手 續(xù)方能外借。A 審批 B 登記 C 簽名 D 借閱3、判斷（1）檔案利用就是檔案管理部門通過一 切方式，直接將檔案無條件地提供給利用者 充分利用。（錯(cuò)）（ 2）為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案服務(wù)就是領(lǐng)導(dǎo)使用 一切檔案都很方便的服務(wù)。 （錯(cuò)）（ 3）根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復(fù)制本， 是 開展檔案利用的一種重要方式。 （錯(cuò)）4、名詞解釋A 檔案利用：是指開發(fā)和直接提供檔案， 為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)

40、服務(wù)的工作。B 提供檔案利用： 是針對(duì)檔案管理者而言 的，是指檔案管理部門及其工作人員以檔案 信息資源為基礎(chǔ)，通過一定的方式、方法和 途徑，直接提供檔案，為前來了解查詢問題 的利用者提供服務(wù)。C 利用檔案：是針對(duì)利用者而言的，是 指利用者為研究和解決某種問題，以閱覽、 復(fù)制、摘錄等形式使用檔案的活動(dòng)。D 提供咨詢服務(wù)： 是檔案人員以檔案為依 據(jù)，以自己所掌握的業(yè)務(wù)知識(shí)和專業(yè)技術(shù)知 識(shí)為基礎(chǔ)，對(duì)查詢者提出的問題進(jìn)行解答， 或指導(dǎo)利用者獲得有關(guān)某一方面檔案的線 索。5、簡答 開展檔案利用工作的方式和途徑有哪 些？答：一、開設(shè)閱覽室，直接提供檔案原件 或復(fù)印件借閱二、檔案外借三、制發(fā)檔案復(fù)制本四、舉

41、辦檔案展覽五、出具檔案證明六、提供咨詢服務(wù)七、印發(fā)目錄6、論述題（1）怎樣做好檔案利用工作？ 答：明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度；熟悉檔案，了解需要；正確處理利用和保密的關(guān) 系；正確處理利用工作與基礎(chǔ)工作的關(guān)系。（2）試結(jié)合中華人民共和國檔案法及 中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法 ，論述向 社會(huì)開放歷史檔案的涵義？答：所謂開放歷史檔案就是將保密期滿和 其他可以公開的檔案，解除“封閉” ，向社會(huì) 開放，只要履行一般的手續(xù)即可通過一定的 方式進(jìn)行利用。中華人民共和國檔案法 第 十九條規(guī)定：“國家檔案館保管的檔案， 一般 應(yīng)當(dāng)自行成之日其滿 30 年向社會(huì)開放：經(jīng) 濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等檔案向社會(huì)開放的 期

42、限，可以少于 30 年；涉及國家安全或者重 大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會(huì) 開放的期限， 可以多于 30 年，具體期限由國 家檔案行政管理部門制訂，報(bào)國務(wù)院批準(zhǔn)施 行”。中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法進(jìn) 一步規(guī)定：“各級(jí)各類檔案館保管的檔案， 應(yīng) 當(dāng)按照檔案法的規(guī)定，分期分批地向社 會(huì)開放?！钡诰耪?、填空 （1）大事記的內(nèi)容，主要由（大事記述） 和（大事時(shí)間）兩部分組成。（2）基礎(chǔ)數(shù)字匯集， 又叫（統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集） ， 是反映一個(gè)單位、系統(tǒng)或某一方面基本情況 的一種（數(shù)字）材料。2、選擇 大事記就是按照（ B）簡要地記載一定時(shí) 期內(nèi)發(fā)生的重大事件的一種參考資料。A 人物事件 B 時(shí)間順序 C 重大問題 D 歷 史時(shí)期3、判斷（1）企業(yè)年鑒是記錄和匯集一個(gè)企業(yè)一年 間的生產(chǎn)、經(jīng)營、基建、科研等各類大事的 綜合性參考資料。 （對(duì)）（2）組織機(jī)構(gòu)沿革是系統(tǒng)記載一個(gè)單位的 體制、組織機(jī)構(gòu)和人員編制變革情況的文字 材料。（對(duì)）（ 3）大事時(shí)間、日期不清者附于月末， 月不清者附于年末， 年不清者一般不記。（對(duì)）（4）科技成果簡介是科技檔案的編研成果 之一。（對(duì)）4、名詞解釋A 檔案參考資料： 是檔案部門或檔案人員依 據(jù)一定題