合同保管及歸檔制度

1、合同保管及歸檔制度篇一：合同發(fā)放與保管制度 合同發(fā)放與保管制度第一章總則一、為了規(guī)范公司合同檔案管理，有效地收集合同簽訂和 履行過程中的有價值材料，維護公司的經(jīng)濟利益，降低經(jīng)營風險，特制定本管理制度。 二、公司合同檔案由簽訂和履行合同過程中形 成的協(xié)議及與此相關的具有保存價值的材料形成。第二章合同分類一、xx合同：解釋說明二、xx合同：解釋說明第三章合同管理的責任分配一、合同管理的歸口部門為xx部。xx部合同管理專員負 責所有文件編號歸檔；合同相關檔案資料的收集、整理；所 負責文件合同檔案的借閱、保存和銷毀。二、各部門負責本部門合同或協(xié)議的編號分配、檔案資料 的收集整理。第四章合同歸檔要求一、

2、文件合同編號規(guī)則合同號是合同檔案唯一的保管單位。年度號：年度號由四位阿拉伯數(shù)字組成，指文件材料 形成的年度。2.分類號：分類號是檔案號的主體,分別 依照合同類別拼音首字母給予識別代碼。3 順序號：順序號4位，用阿拉伯數(shù)字表示：0001、0002 ，表示公司當年某一類合同的序號。4.部門代碼:部門代碼僅限銷售合同，為各部門的漢語拼 音簡稱； 二、合同簽訂人在合同上簽字后，由簽訂人或經(jīng) 辦人辦理合同手續(xù)；經(jīng)領導審批后，到合同管理員處編號并登記并蓋章。合同在雙方均 蓋章生效后須將原件一份送到合同管理員處存檔。三、合同簽訂人或經(jīng)辦人負責將合同相關檔案資料及時提 交給合同管理員，并按月將合同的所有檔案資

3、料提交完整。四、所有以公司名義簽訂的有效合同原件一律要求在公司 歸檔，各部門及平臺只留復印件備查。合同管理員每月初將統(tǒng)計出各部門簽訂 的合同中尚未收回合同的清單，以電子郵件或傳真的形式發(fā) 給各部門，各部門須將合同按要求歸檔。五、檔案管理員每月匯總上月度的完整合同檔案資料，制 作合同檔案 匯總表提交相關部門。第五章合同檔案保管期限及銷毀一、正式形成的合同檔案以合同簽訂之日起開始計算檔案 保管期限。三、檔案銷毀.任何組織或個人未經(jīng)允許無權隨意銷毀公司檔案材料。.各合同管理人員應定期對合同進行檢查?！?I -4II H|Z|V 14I 1I -4 I/V /、I/VOTJ、IXV I -4II IX

4、V7 U H施，以確保合同文檔的安全。第六章合同借閱發(fā)放一、公司合同原件，一般不予借出。二、特殊原因需要借閱公司合同的，若借閱本部門簽訂的 合同，應填寫借閱申請單，經(jīng)部門經(jīng)理審核后，到合同管理員處辦理借閱手續(xù)。 若借閱非本部門簽訂的合同，則除本部門經(jīng)理簽字外，還要 報公司主管業(yè)務負責人批準方可發(fā)放借閱。三、合同發(fā)放借用期限為一周。借閱人應到期歸還。確因 工作需要繼續(xù)借用的，必須再次辦理借閱手續(xù)（續(xù)借）。對逾期1周仍不歸還者， 由合同管理員催還。四、借閱人應注意檔案安全和保密，嚴禁涂改，轉(zhuǎn)借、損壞、遺失。第七章責罰制度一、公司各部門凡違反本制度，無故延期或不交應歸合同材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，

5、經(jīng)催交仍拖延不交的，除責令其部門負責人和單位領導寫出書面檢查外，各罰款xx元，并予以批評。二、公司所有員工凡違反第六章第四條，泄露公司檔案機 密的，涂改、拆散或未經(jīng)相關部門批準轉(zhuǎn)借、復印或攜帶檔案外出的，視具體 情況，對其部門領導和當事人各罰款xx-xx元，并予以批評;三、公司所有員工違反第六章第三條，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查，并對借閱人進行績效處罰xx元;四、一般合同資料若出現(xiàn)丟失、損壞、缺頁等情況，應立 即報告檔案歸檔部門并辦好補辦手續(xù)，同時對借閱人進行績效處罰xx元；如因 遺失檔案，泄露公司商業(yè)秘密，造成惡劣后果者，扣除借閱 人及部門負責人一個月績效工資，并

6、視情況嚴重程度追究其 相關責任。六、對借閱公司檔案用于非工作需要造成重大損失或影響 的，公司將追究其法律責任。第八章附則一、本制度由xx部門負責解釋及修改，由總經(jīng)理辦公會 批準后執(zhí)行。該規(guī)定可以依據(jù)實際情況進行隨時或定期修訂,修訂的版本獲得 總經(jīng)理辦公會批準后生效,且自動替代以前的版本。公司全體 員工應遵循最新版本的規(guī)定。二、本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。三、附件附件1合同借閱單附件2合同登記本附件1：附件2：合同登記本篇二：合同檔案管理規(guī)定（定稿）合同檔案管理規(guī)定一、目的為了加強營銷合同檔案管理，使營銷合同檔案管理工作程 序化、規(guī)范化、科學化、便捷化，特編制本規(guī)定。 二、范 圍本規(guī)定中的合同資料適

7、用于公司對外經(jīng)營過程中所簽訂的 合同及相關書面資料檔案，包括銷售合同、工程合同、與銷 售工程合同相關的各種書面文件資料、以及為執(zhí)行上述合同的相關信息資料等。三、責任部門及責任人合同管理科負責各科室提交的合同檔案的收集、整理、保 管及向公司各相關部門分發(fā)合同檔案資料；定期對部門內(nèi)的 合同檔案進行清理核對；合同管理科合同管理人員負責上述 具體工作。四、合同檔案流轉(zhuǎn)管理（一）合同資料提交管 理:1、凡對外簽訂的營銷合同及相關資料都應由責任部門提交 合同科統(tǒng)一歸檔保管，原則上各簽約科室和個人不得分散存 放保管。2、提交的合同資料符合以下要求：（1）文字清晰、禁止使用鉛筆、圓珠筆等抄錄及修改；如 有修改

8、，必須加蓋相應的合同修正章。（2）合同資料完整、準確、齊全，合同和配套資料（原合 同復印件、主件和附件、報告和批復等）應一并歸檔。（3） 合同資料需按照規(guī)定份數(shù)及是否原件提交；特殊情況下暫缺 失或需要補交的，必須由合同評審人員進行評審登記方可先 行提交。（4）修改協(xié)議的提交：營業(yè)科室需提交修改協(xié)議書3份， 修改協(xié)議申請表1份，若有技術規(guī)格表和土建資料隨之提交。（5）歸檔的合同資料，由合同經(jīng)辦人在合同管理人員處登 記合同移交簽收表，并經(jīng)雙方當面清點，核對無誤后方 可簽收，以備存查。（二）、合同資料移交管理：1、根據(jù)合同履行規(guī)定，需向公司相關部門移交合同資料,基本情況如下：（1）合同資料的移交:2

9、、移交流程：（1）正常情況下，營業(yè)科室提交完整的合同、修改協(xié)議等 合同資料后一個工作日內(nèi)采用人工傳遞、快遞等方式進行資 料移交；（2）若有緊急合同，由營業(yè)科室發(fā)起經(jīng)其科室領導審批， 營業(yè)技術科確認技術資料無誤，再經(jīng)合同科領導批準，走 OA電子版合同傳遞流程，紙質(zhì)合同隨后移交相關部門以備 存查。3、移交合同簽收要求（1）合同科向各部門移交合同資料時，附合同移交簽收 表，各部門應在收到后當日內(nèi)簽收并傳真給合同科留檔， 備以存查。（2）若先使用電子版合同傳遞的，簽收日期以收到電子版 合同日期為準。五、合同資料歸檔管理1、合同檔案編號及排列歸定（1）合同號編制：歸檔合同以年份和合同形成時的編號為 原則

10、，例如11000（轉(zhuǎn) 載 于:wWW.xlTkWJ.Com小 龍文 檔網(wǎng):合同保管及歸檔制度）1、110666合同。（2）柜編號: 合同庫的文件柜以英文字母進行排序，例如：A、BAA、 AB柜等。（3）盒編號：按柜內(nèi)文件盒的排列以數(shù)字進行編排，例如1、2、19、20等，每個文件柜一般存放40個文件盒。（4） 合同檔案排序：按盒內(nèi)存放的合同的合同序號排列，每個文 件盒內(nèi)存放2030個合同。（5）合同的整理單位：歸檔的合同檔案以一份完整的合同 為單位，進行整理、分類、編號、排列、編目、裝訂、裝盒。（6）份完整的合同的裝訂順序：電梯合同審查表、商務 分析表、買賣合同、技術規(guī)格表、土建資料、調(diào)試或安裝

11、合 同、運輸費/調(diào)試費/安裝費申請單、承諾函/保證函、身份證 復印件/房產(chǎn)證/組織機構代碼證/修改協(xié)議及其他與合同相關 的資料。2、合同檔案電子化檢索編制及執(zhí)行（1）編制目的：電子化的入庫合同目錄可便于對合同在庫 情況的管理，便于查找，提高工作效率。（2）期望效果：可達到快速地查找到已提交合同的具體位 置，不進入合同庫也可以準確的知道合同在庫情況以及其傳 遞、修改、借閱等情況。（3）更新時間：每周一更新一次，將相應更新的統(tǒng)計表發(fā) 給科室中相關人員，相互配合工作。 （4）相關信息：入 庫時間、在庫位置、是否在庫、修改記錄、借閱記錄等方面。3、保管事項1、合同管理人員接收移交的文件材料后，應按規(guī)定

12、分門別 類進行系統(tǒng)的加工整理、裝訂、鑒定、編號入庫保管并開展利用。2、合同檔案管理員必須加強責任心，對每天處理的合同要 及時歸檔入庫，并對現(xiàn)存合同檔案經(jīng)常檢查，發(fā)現(xiàn)破損及時 修補。3、做好庫房清潔工作、八防工作（防火、防盜、防蟲、防 潮、防有害氣體、防光、防高溫、防霉），檔案室須由專人 進行管理。每天下班前要檢查門窗是否鎖好。4、一般情況下，本規(guī)定中的合同資料在應在執(zhí)行完畢且無 糾紛后再進行一年的保留期，上述期限過后正式封存，另行 保管；特殊合同按實際情況確定具體的保管期限。 六、合 同檔案借閱規(guī)定本公司內(nèi)部人員因工作需要，臨時或定時借閱合同資料原 件，借閱者要愛護合同，妥善保管，不得進行轉(zhuǎn)借

13、、拆除、 涂改、抽換等，并需遵循以下規(guī)定進行借閱：1、內(nèi)部查閱：即借閱者臨時借閱合同合同資料查閱，借閱 當天下班前歸還。需到合同管理員處填寫合同借閱登記簿，注明需借閱合 同的合同號、借閱事由、內(nèi)容、借閱日期等，歸還時登記注 銷。2、外借使用：即借閱人將合同資料原件帶出公司使用（1）由借閱人員在OA系統(tǒng)上發(fā)部門工作聯(lián)系單，注明需 借閱合同的合同號、借閱事由、內(nèi)容、借閱日期；（2）借閱人員科室領導審批;（3）合同科科長審批，若科長不在由其授權人審批；（4）借閱人員將所借內(nèi)容復印留底并保證及時歸還（借閱 期限一般為7天），并填寫合同借閱登記簿；如需要延長 借閱期限的，必須辦理續(xù)借手續(xù)（續(xù)借手續(xù)即按同

14、樣的流程 再申請一次）。（5）合同歸還后，合同管理員要認真檢查，及時處理工作 聯(lián)系單并將合同歸檔。七、合同檔案保密規(guī)定1、公司工作人員必須保證對合同檔案的絕對保密，未經(jīng)許 可，不準私自抄錄和復制，更不準擅自將合同檔案攜帶出外 轉(zhuǎn)讓和擴散。2、庫房門、窗必須牢固，工作人員進出檔案室必須進行登 記；非合同管理人員，未經(jīng)允許，不得隨意進入合同檔案室。八、生效情況本規(guī)定自頒布之日起生效，如有疑問由合同管理科負責解 釋。合同管理科2011年5月10日附表：1、合同管理匯總登記表（總表）概況及檢索用2、合同資料歸檔登記表（一級子表） 詳細情況登記3、合同資料流轉(zhuǎn)登記表（一級子表）詳細情況登記4、合同 資料

15、借閱登記表（一級子表）詳細情況登記5、欠缺資料 登記表（二級子表）即資料欠補詳細情況6、合同提交 登記表（二級子表）即資料收取詳細情況7、合同修改 登記表（二級子表）即合同修改資料情況8、合同移交 登記表（二級子表）即資料移交詳細情況9、合同借閱 記錄?。ǘ壸颖恚┘促Y料借閱詳細情況10、合同內(nèi)附記錄（綜合三級子表）-單個合同內(nèi)附入庫、 修改、補交、借閱詳細情況篇三：合同檔案管理制度合同檔案管理制度一、合同檔案管理原則本合同檔案管理制度所指的是公司在業(yè)務經(jīng)營中形成的涉 及合同的資料總和，其構成包括項目建議書、可行性研究報 告、章程、資信調(diào)查材料、意向書、合同正本，以及有關合 同修改補充、轉(zhuǎn)讓、

16、變更、解除、協(xié)調(diào)、終止等方面的材料， 都必須及時歸檔，個人不得擅自留存。這是企業(yè)為維護自身 的合法權益而采取的必要手段，通過對合同的檔案管理，可 以保存與合同有關的相關證據(jù)材料，一旦發(fā)生糾紛，可以及 時運用檔案記載的內(nèi)容，依法維護單位的權益。 二、合同 檔案管理辦法為進一步加強合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐 步實現(xiàn)公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學化，特制定合同檔案管理制度。1、合同檔案由市場中心集中統(tǒng)一管理，以確保檔案的完整 和有效利用。2、市場中心負責統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管和合作方 的所有合同文檔。3、分別建立健全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，由合同管理員負責

17、合同文檔管理。4、合同管理人員要盡心盡責發(fā)揮作用，按要求建立完善合同管理臺賬。簽訂完的合同要及時歸檔，做好登記。凡歸檔的合同文件材料必須是原件。5、保存的合同文檔每半年清理核對一次如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關人員責任。6、加強對合同檔案的統(tǒng)計工作，要以原始記錄為依據(jù)，合 同文檔分類編號，編制合同統(tǒng)計清單。7、應根據(jù)實際需要編制合同檔案檢索工具，以有效地開展 合同文檔的查詢、利用工作。8、做好合同管理的保密工作，未經(jīng)許可不能擅自借閱、外 帶歸檔合同。因工作需要須借出查閱合同文本，須經(jīng)集團領 導簽字同意后，方可辦理相關借閱手續(xù)。以復印件形式借出， 督促借閱人員按期歸還合同。合同原件無特殊情況不能外 借。9、合同文檔的保存條件要有防火、防潮等措施，以確保合同文檔的安全。10、借閱人不能涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違