大宗物資和大型設(shè)備采購及工程項目招投標(biāo)管理辦法

1、大宗物資和大型設(shè)備采購及工程項目管理辦法1 目的為加強(qiáng)公司項目大宗物資和大型設(shè)備（10萬元及以上）采購管理及工程項目（10萬元及以上）管理，降低成本，維護(hù)公司利益，制定本管理辦法。2管理機(jī)構(gòu)構(gòu)成及職責(zé)成立項目招投標(biāo)管理小組（以下簡稱管理小組），負(fù)責(zé)大宗物資和大型設(shè)備采購及工程項目的招投標(biāo)管理工作，小組構(gòu)成及職責(zé)如下。2.1管理小組構(gòu)成及職責(zé)2.1.1人員構(gòu)成組長：成員：根據(jù)招投標(biāo)內(nèi)容由公司相關(guān)人員組成。2.1.2職責(zé)組長：負(fù)責(zé)項目大宗物資和大型設(shè)備采購、工程項目招投標(biāo)的組織及過程管理工作。成員：參加承包商資質(zhì)審核、詢價、比價；參加技術(shù)交流、方案審核、承包商實力及業(yè)績考察；參加采購及工程項目的招

2、投標(biāo)及議標(biāo)工作；參加設(shè)備制作過程質(zhì)量管控、關(guān)鍵環(huán)節(jié)監(jiān)造及出廠檢測和驗收；參加技術(shù)協(xié)議審核工作;參加工程項目管理工作。3 相關(guān)管理要求3.1采購計劃管理3.1.1由技術(shù)工藝組根據(jù)總指揮要求、項目工藝調(diào)整需要及設(shè)計要求，形成相關(guān)技術(shù)條件及采購計劃報總指揮批準(zhǔn)后，OA轉(zhuǎn)發(fā)給管理小組組長。3.1.2由管理小組組長組織人員根據(jù)技術(shù)條件及采購計劃完成提報所需的工作內(nèi)容（包括設(shè)備選型、供應(yīng)商資質(zhì)審核、詢價、比價、組織技術(shù)交流、前期考察及招標(biāo)等內(nèi)容）。3.2 采購管理與工程管理管理小組根據(jù)所需采購物資、設(shè)備的條件狀況（包括供貨周期、供貨地點、供應(yīng)商情況、采購數(shù)量等因素）及工程項目狀況，確定采用招標(biāo)或議標(biāo)的方式

3、確定承包商。3.2.1招投標(biāo)管理（1）由行政管理組負(fù)責(zé)形成招標(biāo)文件，報管理小組組長審核，通過后，發(fā)給入選的承包商, 由管理小組組長根據(jù)項目的需要確定招投標(biāo)時間及參加招標(biāo)會相關(guān)人員，并組織召開招標(biāo)會。（2）投標(biāo)文件要求密封，在招標(biāo)會上，現(xiàn)場公開拆封，當(dāng)場唱標(biāo)；如需收取投標(biāo)保證金，則提前由財務(wù)人員收取。（3）唱標(biāo)結(jié)束后，由管理小組組長組織人員開始評標(biāo)，在評標(biāo)過程中可就標(biāo)書內(nèi)容分別向投標(biāo)承包商進(jìn)行詢問。（4）評標(biāo)完成后由管理小組組長組織人員研究形成最終意見，確定第一中標(biāo)單位和第二中標(biāo)單位，經(jīng)總指揮批準(zhǔn)后向所有投標(biāo)單位公開宣布結(jié)果。3.2.2議標(biāo)管理（1）下述情況下的物資采購可以選擇議標(biāo)的采購形式采購

4、物資屬于獨家產(chǎn)品、專利產(chǎn)品或其他廠家暫時不能滿足工藝、技術(shù)、性能要求的產(chǎn)品。緊急狀態(tài)下，事先無法實施招標(biāo)、比價采購的基建、生產(chǎn)所需物資。原主機(jī)用的備件，其他制造廠產(chǎn)品的安裝尺寸、質(zhì)量、性能無法取代物資。（2）在進(jìn)行議標(biāo)前，必須進(jìn)行市場調(diào)研，由管理小組組長指定人員了解價格構(gòu)成，為議標(biāo)時提供有參考價值的價格依據(jù)，包括供應(yīng)商價格表、其他同類生產(chǎn)廠家同等型號物資的價格，本公司前期的采購價格或供應(yīng)商提供與其他廠家交易的同類產(chǎn)品同期的發(fā)票或合同。（3）完成準(zhǔn)備工作后，由管理小組組長根據(jù)項目的需要確定議標(biāo)時間，由管理小組組長組織人員進(jìn)行議標(biāo)，確定采購價格。3.3 采購技術(shù)協(xié)議審批管理3.3.1招投標(biāo)或議標(biāo)工

5、作結(jié)束后，由設(shè)備管理組與中標(biāo)單位聯(lián)系，共同起草技術(shù)協(xié)議，技術(shù)協(xié)議作為商務(wù)合同的附件，與商務(wù)合同具有同等的法律效力。3.3.2技術(shù)協(xié)議完成后，通過OA電子版?zhèn)靼l(fā)給管理小組組長指定的專業(yè)人員進(jìn)行審核，專業(yè)審核人員要在48小時內(nèi)回復(fù)意見。3.3.3根據(jù)回復(fù)意見，由設(shè)備管理組負(fù)責(zé)完成技術(shù)協(xié)議的修改，供需雙方達(dá)成一致，審核完成方可進(jìn)行簽字蓋章。對于以下三種情況必須報請總指揮同意后（通過OA以電子版形式報批），方可簽字蓋章。（1）非常規(guī)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備：廠家無現(xiàn)貨，需要按照我方工藝技術(shù)要求特別訂制的設(shè)備。（2）特殊設(shè)備：雖然廠家有現(xiàn)貨并且有常規(guī)制做標(biāo)準(zhǔn)，但我方技術(shù)人員對該設(shè)備并不熟悉。（3）重要設(shè)備：在試驗項目生

6、產(chǎn)或者工藝流程中起到至關(guān)重要、不可替代、涉及安全、關(guān)系試驗成果的設(shè)備。3.3.4技術(shù)協(xié)議形成文檔后，由設(shè)備助理打印最終版技術(shù)協(xié)議一式二份（要求正反面打?。辉O(shè)備管理組組長、技術(shù)工藝組組長在技術(shù)協(xié)議上簽字；簽字完成后，由設(shè)備助理負(fù)責(zé)辦理蓋章手續(xù)，供需雙方蓋章（多頁的要蓋齊縫章）完成后，將最終版技術(shù)協(xié)議電子版OA轉(zhuǎn)發(fā)采購業(yè)務(wù)人員進(jìn)行商務(wù)洽談時使用。3.3.5供需雙方簽字蓋章完畢后，雙方各留原件一份。我方原件交行政管理組檔案員存檔。設(shè)備管理組、技術(shù)工藝組及采購業(yè)務(wù)人員使用原件的復(fù)印件或與之一致的電子版。3.4 合同的管理3.4.1技術(shù)協(xié)議簽訂完成后，方可進(jìn)行采購商務(wù)合同的辦理。3.4.2合同文本及

7、內(nèi)容要求3.4.2.1合同文本一般由我公司提供固定樣式合同文本，對于沒有固定合同文本樣式的，由相關(guān)業(yè)務(wù)人員根據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容起草相關(guān)合同。3.4.2.2合同內(nèi)容要求合同主要條款的制定要內(nèi)容具體、文字表達(dá)清楚、準(zhǔn)確，必須含以下內(nèi)容：（1）甲乙雙方名稱、代表人姓名及雙方住所；（2）標(biāo)的、等級、型號、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；（3）物資總數(shù)量或工程量；（4）單價金額、總價；（5）運輸方式、運輸費用、安裝費用承擔(dān)方；（6）交貨方式、交貨時間、交貨地點或工程地點、完工時間、工程相關(guān)要求；（7）付款方式；（8）違約責(zé)任；（9）解決爭議的辦法；（10）對于應(yīng)提供增值稅發(fā)票的，合同條款應(yīng)包括索取增值稅發(fā)票的內(nèi)容。3.4.3合同應(yīng)在

8、采購行為發(fā)生前或工程開工前，雙方就合同相關(guān)內(nèi)容達(dá)成一致后簽訂。3.4.4項目招標(biāo)后采購或工程合同的簽屬權(quán)由總指揮授權(quán)管理小組組長執(zhí)行。3.4.5合同簽訂后，相關(guān)業(yè)務(wù)人員要負(fù)責(zé)將合同原件交送行政管理組檔案員存檔。3.5 付款的管理3.5.1預(yù)付款：相關(guān)業(yè)務(wù)人員根據(jù)所簽訂的合同規(guī)定申請支付預(yù)付款，收款單位名稱、開戶行、賬號、預(yù)付款比例必須與合同相符，原則上預(yù)付款額度不能超過合同總價款的30%。3.5.2貨到付款：采購業(yè)務(wù)人員根據(jù)所收到的物資及發(fā)票申請付款，要求收款單位名稱與開具發(fā)票單位名稱、采購入庫單供應(yīng)商名稱三者相符。3.5.3進(jìn)程付款：相關(guān)業(yè)務(wù)人員根據(jù)所簽訂的合同規(guī)定辦理進(jìn)程付款時，在申請付款

9、前，一定要通過相關(guān)專業(yè)人員確認(rèn)，確定達(dá)到進(jìn)程節(jié)點要求時方可辦理。3.6 采購到貨的管理3.6.1采購人員應(yīng)嚴(yán)格按合同的約定組織到貨，到貨時采購人員要做好接貨及驗收工作，到貨時供應(yīng)商必須提供到貨清單。3.6.2接貨時，采購人員、庫管員應(yīng)按采購計劃及合同內(nèi)容核對到貨清單，如相符，予以接收，并且管理小組也要指派參與此項業(yè)務(wù)過程的專業(yè)人員按照技術(shù)協(xié)議的內(nèi)容進(jìn)行專業(yè)驗收。3.6.3采購人員、庫管員及專業(yè)驗收人員三方人員要共同在接貨驗收單上簽字確認(rèn)，無異議后，庫管員方可辦理入庫手續(xù)。3.7 采購發(fā)票的管理3.7.1發(fā)票內(nèi)物資名稱、數(shù)量、規(guī)格型號及價格要與合同所簽內(nèi)容相符。3.7.2采購業(yè)務(wù)人員應(yīng)嚴(yán)格按照合同及到貨辦理發(fā)票入賬手續(xù)，對于不相符合的發(fā)票財務(wù)管理組可拒絕辦理。3.8質(zhì)量保證的管理3.8.1在設(shè)計合同中明確甲方對設(shè)計審查的要求以及設(shè)計院應(yīng)提供的支持（例如設(shè)計院應(yīng)參加工藝危害分析的審查）。3.8.2新設(shè)備采購時要求廠家盡可能提供電子版本的圖紙、操作手冊等