會(huì)議服務(wù)規(guī)程

1、第 PAGE14 頁(yè) 共 NUMPAGES14 頁(yè)會(huì)議服務(wù)規(guī)程X XX X 游輪 有限 公司發(fā)布2022-02-25 實(shí)施 2022-02-20 發(fā)布 會(huì)議服務(wù)規(guī)程Q/HJL FW 06.B92022 Q/HJL X X 游 輪 有 限 公 司 企 業(yè) 標(biāo) 準(zhǔn) Q/HJL FW 06.B92022I前 前言本標(biāo)準(zhǔn)由 XX 游輪有限公司委員會(huì)提出。本標(biāo)準(zhǔn)由 XX 游輪有限公司駐船經(jīng)理部起草并歸口。本標(biāo)準(zhǔn)起草人：本標(biāo)準(zhǔn) 2022 年首次發(fā)布。Q/HJL FW 06.B920221會(huì)議服務(wù)規(guī)程1 范圍 本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了酒吧員工會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備、會(huì)議接待、會(huì)中及會(huì)議收尾服務(wù)規(guī)程。本標(biāo)準(zhǔn)適用于酒吧全體崗位。2 酒吧

2、員工會(huì)議服務(wù)規(guī)程 2.1 會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備工作規(guī)程 應(yīng)符合以下程序和要求：2.1.1 了解會(huì)議的時(shí)間、形式、會(huì)議程序、公司名稱、人數(shù)、邀請(qǐng)對(duì)象等細(xì)節(jié)。2.1.2 聯(lián)系各有關(guān)部門做好準(zhǔn)備工作 主要有以下程序和要求：a）通知 DJ 安裝、調(diào)試有關(guān)音響、投影器材。b）通知 DJ 按要求調(diào)試有關(guān)燈光。c）準(zhǔn)備會(huì)議所需會(huì)議臺(tái)、舞臺(tái)、講壇、投影、綠絨、椅套等用品。d）準(zhǔn)備有關(guān)會(huì)議用的茶水。e）搞好會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生。2.1.3 根據(jù)要求擺設(shè)會(huì)場(chǎng) 主要有以下程序和要求：a）會(huì)議形式一般有：講座式(又稱戲院式)、言討式(又稱課室式)、長(zhǎng)臺(tái)式、回形臺(tái)式、U 形臺(tái)式。b）會(huì)議臺(tái)上鋪綠絨、兩張以上連著鋪綠絨時(shí)，要注意接口向內(nèi)，不要外

3、露。c）會(huì)議臺(tái)上擺放會(huì)議夾 1 個(gè)，底部距桌沿 1cm（郵輪專用信箋 3 張置于會(huì)議夾頂端下沿，距信簽紙頂端 LOGO 0.5cm。郵輪專用簽字筆 1 支，筆尖朝上，會(huì)議夾右上方放置茶杯一只）。d）協(xié)助會(huì)議主辦方擺放其他設(shè)備：如大型噴畫(huà)背景架、橫幅(板)、投影、標(biāo)準(zhǔn)講壇、椅套、各式麥克風(fēng)、大小座次牌等。2.1.4 客人另請(qǐng)廣告商布置會(huì)場(chǎng)的，要做好現(xiàn)場(chǎng)跟進(jìn)工作 主要有以下程序和要求：a）注意用電安全，對(duì)不符合郵輪用電規(guī)定的做法，及時(shí)聯(lián)系專業(yè)工程人員給予指導(dǎo)。b）控制布置場(chǎng)地的噪音，避免影響其他客人。c）注意保持設(shè)施設(shè)備的完好無(wú)損，如有損壞，需按所需維修費(fèi)用照價(jià)索償。d）對(duì)布景施工人員進(jìn)行安全督導(dǎo)

4、，聯(lián)系專業(yè)人員進(jìn)行驗(yàn)收。e）控制好搬運(yùn)人員在郵輪內(nèi)的行走路線。2.1.5 迎客準(zhǔn)備 主要有以下程序和要求：Q/HJL FW 06.B920222a）檢查核對(duì)橫額的文字內(nèi)容。b）在客人到達(dá)前 30 分鐘檢查燈光、打開(kāi)廳門，恭候客人的光臨。c）擺設(shè)好賓客簽到臺(tái)，簽到臺(tái)一般擺在會(huì)議室門口處，鋪綠絨、圍紅臺(tái)裙，臺(tái)上擺放鮮花，根據(jù)客人的需要擺放“嘉賓簽到處”牌，臺(tái)上備放簽到筆。2.2 會(huì)議接待服務(wù)規(guī)程 應(yīng)符合以下程序和要求：2.2.1 配合主辦方做好會(huì)前準(zhǔn)備工作 主要有以下程序和要求：a）為工作人員送茶，了解當(dāng)天會(huì)議工作人員的需要及對(duì)現(xiàn)場(chǎng)布置的意見(jiàn)，及時(shí)修正。b）協(xié)助主辦方工作人員安頓帶來(lái)的會(huì)議使用物品

5、，了解物品名稱、清點(diǎn)數(shù)量，做好交接工作，并確定可使用物品的人員。對(duì)貴重物品或重要資料要提醒客人隨身攜帶或交專人保管、交接，會(huì)議期間及撤場(chǎng)時(shí)必須重點(diǎn)照顧。c）協(xié)助工作人員布置簡(jiǎn)單的宣傳品和派發(fā)宣傳資料。d）配合主辦方完成會(huì)議租場(chǎng)演習(xí)工作，對(duì)工作人員在非正式會(huì)議期間彩排活動(dòng)要提供服務(wù)。e）主動(dòng)介紹音響、燈光、遙控、等設(shè)備的使用方法。2.2.2 客人進(jìn)場(chǎng)服務(wù)規(guī)程 主要有以下程序和要求：a）會(huì)議進(jìn)場(chǎng)期間，根據(jù)主辦方的需要，提醒客人關(guān)上手提電話(或根據(jù)會(huì)議要求為客人作手提電話寄存保管)。b）重要的會(huì)議，需要作安全檢查，資料需要保密，服務(wù)員不能外泄文件。c）會(huì)議場(chǎng)內(nèi)必須有服務(wù)員引領(lǐng)客人就座，為客人倒茶水。

6、d）調(diào)試同聲翻譯器，并派發(fā)給客人使用，逐一做好登記，向客人介紹使用方法。2.2.3 會(huì)議期間服務(wù)規(guī)程 主要有以下程序和要求：a）控制會(huì)議出入口人員的出入情況，控制進(jìn)出門口時(shí)造成的噪音。b）會(huì)議場(chǎng)內(nèi)始終要留有員工隨時(shí)為客人提供服務(wù)。c）對(duì)有特殊要求，不需要在廳內(nèi)服務(wù)的客戶，領(lǐng)班要安排員工在廳門外服務(wù)，及時(shí)掌握會(huì)議情況。d）重要的會(huì)議如需用到同聲翻譯室時(shí)，要為翻譯提供茶水。e）配合主講人的要求做好音響、燈光、空調(diào)等設(shè)備的調(diào)控。f）在不影響客人會(huì)議的情況下添加茶水。g）留意客人情況，發(fā)現(xiàn)異常情況主動(dòng)上前詢問(wèn)或上報(bào)保安。2.2.4 會(huì)間茶歇 主要有以下程序和要求：a）與主辦方協(xié)調(diào)好茶歇的確切時(shí)間，提前

7、 15 分鐘將點(diǎn)心擺放好。b）根據(jù)客人數(shù)量準(zhǔn)備足夠的咖啡、奶、糖、紙巾等物品。Q/HJL FW 06.B920223c）擺設(shè)茶歇餐具時(shí)，不能影響會(huì)議的進(jìn)行，如食物臺(tái)安排在會(huì)議廳內(nèi)，則應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前擺好餐具。d）客人在會(huì)議茶歇期間，會(huì)議廳內(nèi)要及時(shí)清理雜物，補(bǔ)充茶水。e）補(bǔ)充無(wú)線麥克風(fēng)電池。f）當(dāng)茶歇結(jié)束會(huì)議繼續(xù)進(jìn)行時(shí)，應(yīng)協(xié)助主辦方通知與會(huì)人員回場(chǎng)繼續(xù)會(huì)議。g）如會(huì)議用餐暫時(shí)離場(chǎng)，要協(xié)同客方工作人員清場(chǎng)，提醒客方工作人員貴重物品及重要資料要自行保管。重新更換水杯，搞好場(chǎng)地衛(wèi)生。2.3 會(huì)議收尾服務(wù)規(guī)程 應(yīng)符合以下程序和要求：2.3.1 回收物品 主要有以下程序和要求：a）會(huì)議客人陸續(xù)離場(chǎng)，服務(wù)員要

8、注意客人動(dòng)態(tài)，處理好主辦單位帶來(lái)的物品。并安排員工或行李員協(xié)助主辦人搬運(yùn)物品。b）檢查各種物品、設(shè)備是否完好齊全。c）通知各有關(guān)部門取回本部設(shè)備、物品。d）檢查會(huì)場(chǎng)，提醒客人帶齊物品，檢查椅子和地面是否有遺留物品，及時(shí)歸還。e）提醒主辦方在清拆布置和布景時(shí)，不能損壞郵輪的設(shè)備、舞臺(tái)、電梯等，以及控制好物品撤離郵輪的行走路線。作者想得比我們周詳。作者寫的文章就是不一樣。目 錄 規(guī)章制度一基礎(chǔ)要求 2-2 二入職須知 2-2 三工作職責(zé) 2-2 四薪資待遇 3-3 五休假制度 3-4 工作流程一會(huì)前工作 5-6 二會(huì)中工作 6-9 三會(huì)后工作 9-9 四外地帶會(huì)工作 -9-10 附件：常用表格 1

9、1-15 本制度參照公司職員手冊(cè)制定，沖突之處以職員手冊(cè)為準(zhǔn)- 1 1、基本工資：試用期1500元/月；經(jīng)考核合格（能夠獨(dú)立帶會(huì)），轉(zhuǎn)正后基本工資2000元/月（含三次帶會(huì)）。2、參會(huì)補(bǔ)助：超出三次部分每次補(bǔ)助200元。3、利潤(rùn)提成：會(huì)議部經(jīng)理、主管按比例參與季度提成。會(huì)議經(jīng)理、會(huì)議主管及工作滿6個(gè)月（含試用期）的會(huì)務(wù)按比例參與公司年度提成。4、費(fèi)用報(bào)銷：a、省外會(huì)議接待報(bào)銷往返交通費(fèi)火車硬臥，如提供硬座車票，則車票差額以現(xiàn)金形式補(bǔ)助；報(bào)銷差旅餐費(fèi)15元/餐（酒店用餐除外）；報(bào)銷車站至酒店出租車費(fèi)（往返2趟）；電話費(fèi)視情況報(bào)銷。b、省內(nèi)會(huì)議報(bào)銷中餐費(fèi)10元/餐/天；報(bào)銷打車費(fèi)（限早上六點(diǎn)半之前

10、，晚上九點(diǎn)半之后）；電話費(fèi)視情況報(bào)銷。5、年終獎(jiǎng)金：根據(jù)公司本年度盈利狀況、員工工齡及工作表現(xiàn)，適當(dāng)發(fā)放年終獎(jiǎng)金。6、其他福利：工作滿6個(gè)月（含試用期）以上者，每逢國(guó)家傳統(tǒng)節(jié)假日（如端午、中秋、春節(jié)等），公司酌情發(fā)放福利。五、休假制度1、工作時(shí)間a、不參會(huì)的情況下，周六周日為周末，周末每天安排一人在公司值班，其他人安排雙休，依次輪換；周一至周五為工作時(shí)間，具體時(shí)間：夏季（ 4月1日10月31日）上午8:3012:00，下午14:3018:00冬季（11月1日 3月31日）上午9:0012:00，下午13:3017:30 b、參會(huì)情況下，要求工作時(shí)間是8:0020:00，如主辦方老師提出合理要求

11、，需要提前報(bào)道或推遲離開(kāi)，都要按老師要求執(zhí)行。如參會(huì)結(jié)束次日為周末，可正常休息；如參會(huì)結(jié)束次日為工作日，無(wú)特殊情況均安排調(diào)休一天，如特殊情況未能安排休息，可累計(jì)休假（最多不超過(guò)7天）。2、法定節(jié)日：國(guó)家法定節(jié)日（如清明、五一、中秋、十一、春節(jié)等）按國(guó)家規(guī)定時(shí)間正常帶薪放假或輪換休假。3、假期：參照公司職員手冊(cè)工作流程- 3 4、其他工作：A.會(huì)秘報(bào)到前一天要將準(zhǔn)備的物資送到酒店，如果學(xué)習(xí)資料較多，要提前分裝資料。B.根據(jù)老師要求預(yù)訂帶會(huì)老師酒店住房，提前將房卡取出，在老師房間準(zhǔn)備果盤及溫馨提示卡。接到老師后送往酒店，引領(lǐng)進(jìn)房間，安排妥當(dāng)后，會(huì)秘與老師做會(huì)議接待詳細(xì)工作安排。如果接近用餐時(shí)間，可

12、以帶老師到附近特色餐廳用餐，進(jìn)一步加深了解交流。C.如有學(xué)員提前到達(dá)，也要先預(yù)訂房間；如沒(méi)有預(yù)訂，要負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)安排學(xué)員住宿。對(duì)于提前報(bào)到的學(xué)員，原則上不提前收費(fèi)，讓其在酒店交部分房費(fèi)押金，等開(kāi)始報(bào)到后統(tǒng)一收費(fèi)，押金退還。D.與酒店負(fù)責(zé)人交接，一請(qǐng)其交待酒店前臺(tái)、餐廳、會(huì)場(chǎng)服務(wù)人員做到價(jià)格保密，所有簽字一律由主會(huì)秘負(fù)責(zé)；二告知會(huì)議水牌、電子屏內(nèi)容，請(qǐng)其提前準(zhǔn)備。二、會(huì)中工作會(huì)中工作是指參會(huì)學(xué)員報(bào)到當(dāng)天開(kāi)始到學(xué)員學(xué)習(xí)結(jié)束所安排的一系列工作。學(xué)員開(kāi)始報(bào)到后，請(qǐng)他們先簽到登記個(gè)人信息，再詢問(wèn)住房用餐情況，根據(jù)要求核算收費(fèi)總額，并開(kāi)具收據(jù)，收據(jù)按先后順序編號(hào)，比如A1、A學(xué)員費(fèi)用交齊以后，根據(jù)其交費(fèi)情況指

13、導(dǎo)填寫發(fā)票反饋表，如果報(bào)到現(xiàn)場(chǎng)人多，可讓其帶走，填好后盡早交過(guò)來(lái)，若人不多，可請(qǐng)其當(dāng)場(chǎng)填寫，及時(shí)收回。填寫反饋表注意幾點(diǎn)：一是提醒學(xué)員字跡工整，特別是開(kāi)票單位；二是分清楚開(kāi)票項(xiàng)目，哪些項(xiàng)目酒店開(kāi)票，哪些項(xiàng)目公司開(kāi)票；三是看清楚開(kāi)票金額，原則上開(kāi)票金額只能小于等于實(shí)際交費(fèi)金額，如有超開(kāi)發(fā)票，告知需要收稅，并講明稅率；四是根據(jù)學(xué)員收據(jù)編號(hào)在反饋表上對(duì)應(yīng)編號(hào)，以便收據(jù)核對(duì)和發(fā)票發(fā)放；五是注意酒店費(fèi)用可以開(kāi)到會(huì)務(wù)費(fèi)- 5 會(huì)議開(kāi)始前要配合主辦方老師核查學(xué)員代表證，以免有人混水摸魚(yú)，協(xié)助講課老師調(diào)試電腦投影。會(huì)議開(kāi)始后，負(fù)責(zé)開(kāi)場(chǎng)致辭（一般由主辦方老師致辭）、會(huì)場(chǎng)照相（照片用于成功案例制作），準(zhǔn)備并擺放茶

14、歇。處理會(huì)場(chǎng)學(xué)員的一些疑問(wèn)。會(huì)議期間需要在會(huì)場(chǎng)提醒客人的幾件事：一是告知退房時(shí)間，提醒按時(shí)退房、需要延住的盡快續(xù)房；二是告知用餐地點(diǎn)，提醒按時(shí)就餐；三是提醒上交發(fā)票反饋表或領(lǐng)取發(fā)票如果是桌餐，一般都是一人一桌，要根據(jù)報(bào)餐人數(shù)，靈活預(yù)訂桌數(shù)，如14人的話，訂一桌太擠，兩桌太浪費(fèi)，那么可以跟酒店商量按沒(méi)桌7人配菜；如果是54人，可以訂五桌，每桌加一個(gè)桌位。桌餐最好是開(kāi)餐前上齊大部分菜，即使沒(méi)有，也要在開(kāi)餐后盡快上齊。盯餐時(shí)讓服務(wù)員合理引導(dǎo)學(xué)員，憑餐券入坐，人齊開(kāi)餐或一桌坐滿就開(kāi)餐；如果大部分學(xué)員長(zhǎng)時(shí)間不下來(lái)，可以打房間電話催促；如果是個(gè)別學(xué)員，等15分鐘左右還不來(lái)，就讓其他學(xué)員開(kāi)餐。用餐結(jié)束，待學(xué)

15、員離開(kāi)后，收回服務(wù)員手中的餐券，核對(duì)用餐費(fèi)用（按桌結(jié)算）并簽字確認(rèn)旅游報(bào)名的原則能收一個(gè)是一個(gè)，要以說(shuō)服客人報(bào)名，又避免客人誤會(huì)找麻煩為目的，這是絕對(duì)有收入的服務(wù)?？腿说怯浶畔⒑?，現(xiàn)場(chǎng)收費(fèi)，發(fā)旅游券（旅游券上注明會(huì)秘電話，便于客人有問(wèn)題隨時(shí)聯(lián)- 7 并在大堂擺放報(bào)到水牌（注明會(huì)議名稱時(shí)間和會(huì)務(wù)組房間號(hào)），便于學(xué)員順利到會(huì)務(wù)組房間報(bào)到。 4.開(kāi)好房間后，迅速將會(huì)議資料物品分類整理，并排放整齊，做好學(xué)員報(bào)到接待準(zhǔn)備。要時(shí)刻保持會(huì)務(wù)房間整潔有序。5.報(bào)到期間，規(guī)范登記學(xué)員信息，收費(fèi)并開(kāi)具收據(jù)（提前打款的最好有打款證明，或與公司核查打款情況），發(fā)放資料及餐券，并詳細(xì)記錄學(xué)員發(fā)票開(kāi)具要求。6.安排報(bào)到當(dāng)晚晚餐（以實(shí)際餐標(biāo)為準(zhǔn)，與銷售經(jīng)理協(xié)商，爭(zhēng)取按人頭兒計(jì)）7.報(bào)到當(dāng)日注意接待講師，安排講師房間（要求安靜、整潔）。協(xié)同講師布置會(huì)場(chǎng)、懸掛橫幅、調(diào)試話筒投影儀。8.報(bào)到結(jié)束后，根據(jù)酒店早餐時(shí)間及會(huì)議開(kāi)始時(shí)間，通知前臺(tái)安排學(xué)員房間叫醒服務(wù)。 9.開(kāi)會(huì)當(dāng)日應(yīng)于7點(diǎn)前起床，洗漱整理用早餐。然后回房間準(zhǔn)備接待當(dāng)日?qǐng)?bào)到者10.會(huì)議開(kāi)始前，致會(huì)議開(kāi)幕詞（包括歡迎詞、學(xué)習(xí)時(shí)間安排、會(huì)場(chǎng)注意事項(xiàng)、介紹講師等）。 11.會(huì)議開(kāi)始后，交待會(huì)場(chǎng)服務(wù)員做好會(huì)場(chǎng)服務(wù)（及時(shí)添加茶水、處理會(huì)場(chǎng)設(shè)備問(wèn)題）。然后迅速回到房間，將會(huì)議概況（學(xué)員報(bào)到情況）告知公司，并根據(jù)學(xué)員人數(shù)，合理安排中餐