會議服務規(guī)程

1、第 PAGE14 頁 共 NUMPAGES14 頁會議服務規(guī)程X XX X 游輪 有限 公司發(fā)布2022-02-25 實施 2022-02-20 發(fā)布 會議服務規(guī)程Q/HJL FW 06.B92022 Q/HJL X X 游 輪 有 限 公 司 企 業(yè) 標 準 Q/HJL FW 06.B92022I前 前言本標準由 XX 游輪有限公司委員會提出。本標準由 XX 游輪有限公司駐船經理部起草并歸口。本標準起草人：本標準 2022 年首次發(fā)布。Q/HJL FW 06.B920221會議服務規(guī)程1 范圍 本標準規(guī)定了酒吧員工會場準備、會議接待、會中及會議收尾服務規(guī)程。本標準適用于酒吧全體崗位。2 酒吧

2、員工會議服務規(guī)程 2.1 會場準備工作規(guī)程 應符合以下程序和要求：2.1.1 了解會議的時間、形式、會議程序、公司名稱、人數(shù)、邀請對象等細節(jié)。2.1.2 聯(lián)系各有關部門做好準備工作 主要有以下程序和要求：a）通知 DJ 安裝、調試有關音響、投影器材。b）通知 DJ 按要求調試有關燈光。c）準備會議所需會議臺、舞臺、講壇、投影、綠絨、椅套等用品。d）準備有關會議用的茶水。e）搞好會場衛(wèi)生。2.1.3 根據(jù)要求擺設會場 主要有以下程序和要求：a）會議形式一般有：講座式(又稱戲院式)、言討式(又稱課室式)、長臺式、回形臺式、U 形臺式。b）會議臺上鋪綠絨、兩張以上連著鋪綠絨時，要注意接口向內，不要外

3、露。c）會議臺上擺放會議夾 1 個，底部距桌沿 1cm（郵輪專用信箋 3 張置于會議夾頂端下沿，距信簽紙頂端 LOGO 0.5cm。郵輪專用簽字筆 1 支，筆尖朝上，會議夾右上方放置茶杯一只）。d）協(xié)助會議主辦方擺放其他設備：如大型噴畫背景架、橫幅(板)、投影、標準講壇、椅套、各式麥克風、大小座次牌等。2.1.4 客人另請廣告商布置會場的，要做好現(xiàn)場跟進工作 主要有以下程序和要求：a）注意用電安全，對不符合郵輪用電規(guī)定的做法，及時聯(lián)系專業(yè)工程人員給予指導。b）控制布置場地的噪音，避免影響其他客人。c）注意保持設施設備的完好無損，如有損壞，需按所需維修費用照價索償。d）對布景施工人員進行安全督導

4、，聯(lián)系專業(yè)人員進行驗收。e）控制好搬運人員在郵輪內的行走路線。2.1.5 迎客準備 主要有以下程序和要求：Q/HJL FW 06.B920222a）檢查核對橫額的文字內容。b）在客人到達前 30 分鐘檢查燈光、打開廳門，恭候客人的光臨。c）擺設好賓客簽到臺，簽到臺一般擺在會議室門口處，鋪綠絨、圍紅臺裙，臺上擺放鮮花，根據(jù)客人的需要擺放“嘉賓簽到處”牌，臺上備放簽到筆。2.2 會議接待服務規(guī)程 應符合以下程序和要求：2.2.1 配合主辦方做好會前準備工作 主要有以下程序和要求：a）為工作人員送茶，了解當天會議工作人員的需要及對現(xiàn)場布置的意見，及時修正。b）協(xié)助主辦方工作人員安頓帶來的會議使用物品

5、，了解物品名稱、清點數(shù)量，做好交接工作，并確定可使用物品的人員。對貴重物品或重要資料要提醒客人隨身攜帶或交專人保管、交接，會議期間及撤場時必須重點照顧。c）協(xié)助工作人員布置簡單的宣傳品和派發(fā)宣傳資料。d）配合主辦方完成會議租場演習工作，對工作人員在非正式會議期間彩排活動要提供服務。e）主動介紹音響、燈光、遙控、等設備的使用方法。2.2.2 客人進場服務規(guī)程 主要有以下程序和要求：a）會議進場期間，根據(jù)主辦方的需要，提醒客人關上手提電話(或根據(jù)會議要求為客人作手提電話寄存保管)。b）重要的會議，需要作安全檢查，資料需要保密，服務員不能外泄文件。c）會議場內必須有服務員引領客人就座，為客人倒茶水。

6、d）調試同聲翻譯器，并派發(fā)給客人使用，逐一做好登記，向客人介紹使用方法。2.2.3 會議期間服務規(guī)程 主要有以下程序和要求：a）控制會議出入口人員的出入情況，控制進出門口時造成的噪音。b）會議場內始終要留有員工隨時為客人提供服務。c）對有特殊要求，不需要在廳內服務的客戶，領班要安排員工在廳門外服務，及時掌握會議情況。d）重要的會議如需用到同聲翻譯室時，要為翻譯提供茶水。e）配合主講人的要求做好音響、燈光、空調等設備的調控。f）在不影響客人會議的情況下添加茶水。g）留意客人情況，發(fā)現(xiàn)異常情況主動上前詢問或上報保安。2.2.4 會間茶歇 主要有以下程序和要求：a）與主辦方協(xié)調好茶歇的確切時間，提前

7、 15 分鐘將點心擺放好。b）根據(jù)客人數(shù)量準備足夠的咖啡、奶、糖、紙巾等物品。Q/HJL FW 06.B920223c）擺設茶歇餐具時，不能影響會議的進行，如食物臺安排在會議廳內，則應在會議開始前擺好餐具。d）客人在會議茶歇期間，會議廳內要及時清理雜物，補充茶水。e）補充無線麥克風電池。f）當茶歇結束會議繼續(xù)進行時，應協(xié)助主辦方通知與會人員回場繼續(xù)會議。g）如會議用餐暫時離場，要協(xié)同客方工作人員清場，提醒客方工作人員貴重物品及重要資料要自行保管。重新更換水杯，搞好場地衛(wèi)生。2.3 會議收尾服務規(guī)程 應符合以下程序和要求：2.3.1 回收物品 主要有以下程序和要求：a）會議客人陸續(xù)離場，服務員要

8、注意客人動態(tài)，處理好主辦單位帶來的物品。并安排員工或行李員協(xié)助主辦人搬運物品。b）檢查各種物品、設備是否完好齊全。c）通知各有關部門取回本部設備、物品。d）檢查會場，提醒客人帶齊物品，檢查椅子和地面是否有遺留物品，及時歸還。e）提醒主辦方在清拆布置和布景時，不能損壞郵輪的設備、舞臺、電梯等，以及控制好物品撤離郵輪的行走路線。作者想得比我們周詳。作者寫的文章就是不一樣。目 錄 規(guī)章制度一基礎要求 2-2 二入職須知 2-2 三工作職責 2-2 四薪資待遇 3-3 五休假制度 3-4 工作流程一會前工作 5-6 二會中工作 6-9 三會后工作 9-9 四外地帶會工作 -9-10 附件：常用表格 1

9、1-15 本制度參照公司職員手冊制定，沖突之處以職員手冊為準- 1 1、基本工資：試用期1500元/月；經考核合格（能夠獨立帶會），轉正后基本工資2000元/月（含三次帶會）。2、參會補助：超出三次部分每次補助200元。3、利潤提成：會議部經理、主管按比例參與季度提成。會議經理、會議主管及工作滿6個月（含試用期）的會務按比例參與公司年度提成。4、費用報銷：a、省外會議接待報銷往返交通費火車硬臥，如提供硬座車票，則車票差額以現(xiàn)金形式補助；報銷差旅餐費15元/餐（酒店用餐除外）；報銷車站至酒店出租車費（往返2趟）；電話費視情況報銷。b、省內會議報銷中餐費10元/餐/天；報銷打車費（限早上六點半之前

10、，晚上九點半之后）；電話費視情況報銷。5、年終獎金：根據(jù)公司本年度盈利狀況、員工工齡及工作表現(xiàn)，適當發(fā)放年終獎金。6、其他福利：工作滿6個月（含試用期）以上者，每逢國家傳統(tǒng)節(jié)假日（如端午、中秋、春節(jié)等），公司酌情發(fā)放福利。五、休假制度1、工作時間a、不參會的情況下，周六周日為周末，周末每天安排一人在公司值班，其他人安排雙休，依次輪換；周一至周五為工作時間，具體時間：夏季（ 4月1日10月31日）上午8:3012:00，下午14:3018:00冬季（11月1日 3月31日）上午9:0012:00，下午13:3017:30 b、參會情況下，要求工作時間是8:0020:00，如主辦方老師提出合理要求

11、，需要提前報道或推遲離開，都要按老師要求執(zhí)行。如參會結束次日為周末，可正常休息；如參會結束次日為工作日，無特殊情況均安排調休一天，如特殊情況未能安排休息，可累計休假（最多不超過7天）。2、法定節(jié)日：國家法定節(jié)日（如清明、五一、中秋、十一、春節(jié)等）按國家規(guī)定時間正常帶薪放假或輪換休假。3、假期：參照公司職員手冊工作流程- 3 4、其他工作：A.會秘報到前一天要將準備的物資送到酒店，如果學習資料較多，要提前分裝資料。B.根據(jù)老師要求預訂帶會老師酒店住房，提前將房卡取出，在老師房間準備果盤及溫馨提示卡。接到老師后送往酒店，引領進房間，安排妥當后，會秘與老師做會議接待詳細工作安排。如果接近用餐時間，可

12、以帶老師到附近特色餐廳用餐，進一步加深了解交流。C.如有學員提前到達，也要先預訂房間；如沒有預訂，要負責協(xié)調安排學員住宿。對于提前報到的學員，原則上不提前收費，讓其在酒店交部分房費押金，等開始報到后統(tǒng)一收費，押金退還。D.與酒店負責人交接，一請其交待酒店前臺、餐廳、會場服務人員做到價格保密，所有簽字一律由主會秘負責；二告知會議水牌、電子屏內容，請其提前準備。二、會中工作會中工作是指參會學員報到當天開始到學員學習結束所安排的一系列工作。學員開始報到后，請他們先簽到登記個人信息，再詢問住房用餐情況，根據(jù)要求核算收費總額，并開具收據(jù)，收據(jù)按先后順序編號，比如A1、A學員費用交齊以后，根據(jù)其交費情況指

13、導填寫發(fā)票反饋表，如果報到現(xiàn)場人多，可讓其帶走，填好后盡早交過來，若人不多，可請其當場填寫，及時收回。填寫反饋表注意幾點：一是提醒學員字跡工整，特別是開票單位；二是分清楚開票項目，哪些項目酒店開票，哪些項目公司開票；三是看清楚開票金額，原則上開票金額只能小于等于實際交費金額，如有超開發(fā)票，告知需要收稅，并講明稅率；四是根據(jù)學員收據(jù)編號在反饋表上對應編號，以便收據(jù)核對和發(fā)票發(fā)放；五是注意酒店費用可以開到會務費- 5 會議開始前要配合主辦方老師核查學員代表證，以免有人混水摸魚，協(xié)助講課老師調試電腦投影。會議開始后，負責開場致辭（一般由主辦方老師致辭）、會場照相（照片用于成功案例制作），準備并擺放茶

14、歇。處理會場學員的一些疑問。會議期間需要在會場提醒客人的幾件事：一是告知退房時間，提醒按時退房、需要延住的盡快續(xù)房；二是告知用餐地點，提醒按時就餐；三是提醒上交發(fā)票反饋表或領取發(fā)票如果是桌餐，一般都是一人一桌，要根據(jù)報餐人數(shù)，靈活預訂桌數(shù)，如14人的話，訂一桌太擠，兩桌太浪費，那么可以跟酒店商量按沒桌7人配菜；如果是54人，可以訂五桌，每桌加一個桌位。桌餐最好是開餐前上齊大部分菜，即使沒有，也要在開餐后盡快上齊。盯餐時讓服務員合理引導學員，憑餐券入坐，人齊開餐或一桌坐滿就開餐；如果大部分學員長時間不下來，可以打房間電話催促；如果是個別學員，等15分鐘左右還不來，就讓其他學員開餐。用餐結束，待學

15、員離開后，收回服務員手中的餐券，核對用餐費用（按桌結算）并簽字確認旅游報名的原則能收一個是一個，要以說服客人報名，又避免客人誤會找麻煩為目的，這是絕對有收入的服務。客人登記信息后，現(xiàn)場收費，發(fā)旅游券（旅游券上注明會秘電話，便于客人有問題隨時聯(lián)- 7 并在大堂擺放報到水牌（注明會議名稱時間和會務組房間號），便于學員順利到會務組房間報到。 4.開好房間后，迅速將會議資料物品分類整理，并排放整齊，做好學員報到接待準備。要時刻保持會務房間整潔有序。5.報到期間，規(guī)范登記學員信息，收費并開具收據(jù)（提前打款的最好有打款證明，或與公司核查打款情況），發(fā)放資料及餐券，并詳細記錄學員發(fā)票開具要求。6.安排報到當晚晚餐（以實際餐標為準，與銷售經理協(xié)商，爭取按人頭兒計）7.報到當日注意接待講師，安排講師房間（要求安靜、整潔）。協(xié)同講師布置會場、懸掛橫幅、調試話筒投影儀。8.報到結束后，根據(jù)酒店早餐時間及會議開始時間，通知前臺安排學員房間叫醒服務。 9.開會當日應于7點前起床，洗漱整理用早餐。然后回房間準備接待當日報到者10.會議開始前，致會議開幕詞（包括歡迎詞、學習時間安排、會場注意事項、介紹講師等）。 11.會議開始后，交待會場服務員做好會場服務（及時添加茶水、處理會場設備問題）。然后迅速回到房間，將會議概況（學員報到情況）告知公司，并根據(jù)學員人數(shù)，合理安排中餐