大型購物廣場內(nèi)控調(diào)查和檢查

1、 010203 -鄭州xxx杉杉-內(nèi)控調(diào)查和檢查 15/15xxxxxxx購物廣場有限公司內(nèi)部控制系列文件 010203內(nèi)控調(diào)查和檢查xx20 xx 版批 準(zhǔn)： xx20 xx-04-01 發(fā)布 xx20 xx-04-01 實(shí)施xxxxxxx購物廣場有限公司1.0目的本程序規(guī)定了xxx杉杉公司開展內(nèi)控調(diào)查的具體要求，旨在規(guī)范開展內(nèi)控調(diào)查工作，保證內(nèi)控調(diào)查的工作質(zhì)量和效果，進(jìn)而降低潛在的經(jīng)營管理風(fēng)險。2.0 制度要求2.1內(nèi)控調(diào)查/檢查管理程序制定 2.1.1內(nèi)控人員根據(jù)集團(tuán)內(nèi)控調(diào)查和檢查要求，結(jié)合本公司實(shí)際制定本程序。2.1.2內(nèi)控人員負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行本程序，總經(jīng)理和各部門負(fù)責(zé)人落實(shí)內(nèi)控調(diào)查/檢查

2、工作。2.1.3統(tǒng)括部和內(nèi)控人員共同組織各部門主管以上管理人員進(jìn)行本程序培訓(xùn)。全體管理人員特別是高管人員必須認(rèn)識到，開展內(nèi)控問題調(diào)查/檢查可及時發(fā)現(xiàn)內(nèi)控管理薄弱環(huán)節(jié)，也是預(yù)防經(jīng)營管理中的各項管理風(fēng)險的有效手段。2.2編制內(nèi)控調(diào)查/檢查表2.2.1集團(tuán)內(nèi)控調(diào)查表杉杉集團(tuán)內(nèi)控部發(fā)放的年度內(nèi)控調(diào)查表，是公司每年內(nèi)控工作的重要組成部分。2.2.2公司內(nèi)控檢查表公司每年除完成集團(tuán)內(nèi)控部統(tǒng)一內(nèi)控調(diào)查外，根據(jù)自身實(shí)際布置內(nèi)控檢查。整體調(diào)查每年至少進(jìn)行一次。公司在設(shè)計編制內(nèi)控檢查表時考慮以下內(nèi)容：董事會和集團(tuán)內(nèi)控部發(fā)放的年度內(nèi)控調(diào)查表和評價標(biāo)準(zhǔn)上年度管理風(fēng)險評估中發(fā)現(xiàn)的新的高風(fēng)險領(lǐng)域內(nèi)、外部審計師在其管理建議

3、書中列出的問題上年度發(fā)生的重大事件考慮新開展業(yè)務(wù)的風(fēng)險其他問題2.3內(nèi)控調(diào)查的開展2.3.1內(nèi)控負(fù)責(zé)人組織召開各部門會議，并部署當(dāng)年的內(nèi)控調(diào)查工作。發(fā)放內(nèi)控調(diào)查表，說明內(nèi)控調(diào)查的具體要求，確定部門內(nèi)控負(fù)責(zé)人和完成時間等。集團(tuán)公司內(nèi)控部安排的統(tǒng)一調(diào)查時間一般在每年7月和11月。2.3.2 各部門負(fù)責(zé)人將內(nèi)控調(diào)查的內(nèi)容傳達(dá)到相應(yīng)的員工，并在規(guī)定的時間內(nèi)安排本部門調(diào)查人員按具體要求認(rèn)真核對并回答有關(guān)內(nèi)控調(diào)查問題。調(diào)查人員完成各問題的回答后，部門經(jīng)理逐項進(jìn)行審核，然后簽字報給內(nèi)控人員。2.3.3內(nèi)控人員收到各部門提交的內(nèi)控調(diào)查表后，與各部門就調(diào)查結(jié)果再次進(jìn)行測試。2.3.3回答內(nèi)控調(diào)查表時有三項選擇，

4、具體須注意以下問題：各部門在回答問題時須進(jìn)行充分的調(diào)查并獲取有關(guān)書面證明資料?；卮稹笆恰睍r，須有充分支持文件和記錄并由內(nèi)控人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)臏y試或現(xiàn)場抽查。回答“否”時，須與部門負(fù)責(zé)人解釋清楚并共同研究制定改進(jìn)計劃。具體辦法可參照內(nèi)控人員檢查工作時的格式。特別注意，對于不能完全滿足內(nèi)控問題要求的調(diào)查結(jié)果，原則上須回答“否”?；卮稹安贿m用”和“暫未發(fā)生”時，須詳細(xì)注明原因。2.3.4總經(jīng)理、內(nèi)控負(fù)責(zé)人、部門負(fù)責(zé)人和部門調(diào)查員在內(nèi)控調(diào)查表上，必須親筆簽字審核審批，并對回答的問題承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。原件交統(tǒng)括部歸檔；復(fù)印件由內(nèi)控人員保管并隨時準(zhǔn)備接受集團(tuán)內(nèi)控部調(diào)查。2.3.5內(nèi)控人員匯總填寫內(nèi)控調(diào)查結(jié)果匯總

5、表（參見表1）。2.4內(nèi)控檢查的開展2.4.1 內(nèi)控檢查的周期：公司應(yīng)對財務(wù)、運(yùn)營等核心業(yè)務(wù)循環(huán)每月檢查一次，對綜合、人事等非核心業(yè)務(wù)循環(huán)每季度檢查一次。每周以周報的形式，將所檢查項目的實(shí)際情況及相應(yīng)的整改措施向公司總經(jīng)理和集團(tuán)內(nèi)控部報告。 2.4.2 內(nèi)控檢查的程序： 2.4.2.1 內(nèi)控檢查的準(zhǔn)備：日常的內(nèi)控檢查由內(nèi)控部組織實(shí)施，內(nèi)控部工作人員為主要責(zé)任人員； 2.4.2.2 內(nèi)控檢查的實(shí)施：內(nèi)控檢查應(yīng)按確定的檢查對象和檢查方法實(shí)施。在具體實(shí)施檢查工作中，應(yīng)關(guān)注以下的要點(diǎn)：檢查工作的手段可以采用：實(shí)地查驗(yàn)、個別訪談、抽樣檢驗(yàn)、差異比較分析等，以及其他認(rèn)為必要和需要的手段；抽樣數(shù)量的選擇；在

6、條件可能的情況下，采用計算機(jī)的隨機(jī)抽樣方式進(jìn)行。抽樣數(shù)量規(guī)定為： 樣本數(shù)量少于30（含30）的，應(yīng)100%進(jìn)行檢查；樣本數(shù)量大于30，少于100（含100）的，抽樣數(shù)量不少于50%；樣本庫數(shù)量大于100的，抽樣數(shù)量不少于30%。記錄和報告的檢查：記錄和報告是否完整地記錄了經(jīng)營活動的實(shí)際情況，并通過正常的渠道向有授權(quán)的人員進(jìn)行匯報和處理，尤其是要關(guān)注重大經(jīng)營活動決策有效性（集體記錄和決策、職務(wù)不相容等），及例外事項的處理程序和權(quán)限。校核實(shí)際的業(yè)務(wù)操作流程是否與制度規(guī)定相一致。 2.4.2.3 檢查意見的交流： 在對控制缺陷確認(rèn)時，應(yīng)與相關(guān)的責(zé)任人進(jìn)行必要的溝通，以對所檢查事項的實(shí)際情況得到共同的

7、確認(rèn)，防止檢查結(jié)果與實(shí)際情況不符的情況。在最終形成檢查結(jié)論前，應(yīng)對每個存在控制缺失或控制缺陷與部門負(fù)責(zé)人或分管副總經(jīng)理進(jìn)行溝通，以對事實(shí)情況的認(rèn)定得到共識，對可能存在的風(fēng)險后果獲得一致的意見。對存在控制缺失或控制缺陷的事項，應(yīng)在溝通交流中共同確定后續(xù)的整改措施，或提出有效的整改建議，并達(dá)成一致的意見內(nèi)控檢查人員應(yīng)將意見的交流作為一個直接有效的培訓(xùn)途徑之一，包括：內(nèi)控基本理念、原則與業(yè)務(wù)實(shí)際的融合培訓(xùn)；對實(shí)際內(nèi)控工作技能和手段的交流培訓(xùn)。尤其是相關(guān)的內(nèi)控人員利用自身的便利條件，將其他公司有益的工作方法移植到自己的公司中去。對內(nèi)控檢查過程中所發(fā)現(xiàn)的可能影響公司經(jīng)營目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的重大缺陷或風(fēng)險事項，應(yīng)在

8、對整改措施確認(rèn)后形成專題報告，由內(nèi)控檢查負(fù)責(zé)人和部門負(fù)責(zé)人的簽字，上報總經(jīng)理和分管領(lǐng)導(dǎo)。2.5內(nèi)控調(diào)查/檢查報告2.5.1內(nèi)控調(diào)查報告2.5.1.1所有問題回答完畢后，內(nèi)控人員將內(nèi)控調(diào)查表原件和內(nèi)控調(diào)查不符合項跟蹤改進(jìn)表（參見表2）報總經(jīng)理簽字核準(zhǔn)。對調(diào)查中發(fā)現(xiàn)的不符合項及提出的整改糾正措施，區(qū)別問題分別明確指定相關(guān)部門負(fù)責(zé)人實(shí)施，總經(jīng)理對完成糾正全部不符合項負(fù)責(zé)。內(nèi)控人員對各部門負(fù)責(zé)人采取糾正行動負(fù)督促完成和監(jiān)督檢驗(yàn)責(zé)任。2.5.1.2內(nèi)控人員在完成內(nèi)控調(diào)查后，負(fù)責(zé)向總經(jīng)理和集團(tuán)內(nèi)控部報告內(nèi)控調(diào)查結(jié)果匯總表和內(nèi)控調(diào)查不符合項跟蹤表，并每月向集團(tuán)內(nèi)控部和總經(jīng)理匯報不符合項糾正進(jìn)度情況。2.5.

9、2內(nèi)控檢查報告2.5.2.1內(nèi)控人員完成各部門的內(nèi)控檢查后及時完成檢查報告，確?？陀^、真實(shí)地反映內(nèi)控檢查的結(jié)果，并通過單周報（附表4 ）的形式予以上報總經(jīng)理和集團(tuán)內(nèi)控部，并在隨后的單周報中隨時反映各項整改的進(jìn)度。 2.5.2.2內(nèi)控人員在完成內(nèi)控檢查后，負(fù)責(zé)跟蹤糾正內(nèi)控檢查整改情況，并且定期向集團(tuán)內(nèi)控部和總經(jīng)理匯報內(nèi)控整改情況。2.5.3重復(fù)性問題處理2.5.3.1報告內(nèi)控調(diào)查/檢查結(jié)果時，須特別注意重復(fù)發(fā)生的問題，制定專項措施和辦法，落實(shí)整改。對重復(fù)性問題，內(nèi)控人員會同有關(guān)部門負(fù)責(zé)人查明原因并區(qū)別情況提出處理辦法。具體如下：屬股東或董事會原因，糾正措施中提出下次董事會研究或報告有關(guān)股東建議。

10、屬有關(guān)人員未按糾正要求采取具體行動，則追究有關(guān)人員包括部門領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。如屬程序文件本身問題，或在執(zhí)行糾正措施的過程中又產(chǎn)生新問題，則研究提出修訂程序文件或進(jìn)一步提出糾正措施。2.5.3.2總經(jīng)理和有關(guān)部門負(fù)責(zé)人須親自介入為糾正重復(fù)性問題而采取的具體行動并長期跟蹤。2.5.3.3為提高工作效率內(nèi)控人員將通過郵件、電話、網(wǎng)絡(luò)等方式與公司董事會、管理層和各部門經(jīng)理保持溝通，及時發(fā)現(xiàn)問題并共同研究解決辦法。2.5.4內(nèi)控檢查報告所反映的各項控制缺失或控制缺陷，以及后續(xù)的整改效果，可以成為公司對相關(guān)部門進(jìn)行績效考核的依據(jù)之一。2.5.5內(nèi)控檢查的報告、底稿，以及相應(yīng)的專題報告，應(yīng)在內(nèi)控部一并存檔管理。2.

11、5.6 內(nèi)控負(fù)責(zé)人在完成檢查后，負(fù)責(zé)向總經(jīng)理辦公會和杉杉集團(tuán)內(nèi)控部報告內(nèi)控檢查匯總表。參見表1內(nèi)控調(diào)查結(jié)果匯總表2.6 上級機(jī)構(gòu)內(nèi)控專管員的檢查 2.6.1集團(tuán)內(nèi)控專管員對公司內(nèi)控檢查質(zhì)量和頻率進(jìn)行監(jiān)督檢查和輔導(dǎo)。 2.6.2集團(tuán)內(nèi)控專管員每半年不少于一次的到公司進(jìn)行現(xiàn)場復(fù)核工作，主要針對公司實(shí)施的內(nèi)控檢查質(zhì)量和整改效果，提高公司內(nèi)控工作質(zhì)量的長效性。 2.6.3專管員對公司進(jìn)行現(xiàn)場復(fù)核時，必須填報現(xiàn)場工作記錄表（參見表5），經(jīng)專管員和公司內(nèi)控部負(fù)責(zé)人簽字后，報集團(tuán)內(nèi)控部存檔，公司內(nèi)控部備案。3.0 流程圖（另附） 4.0 政策4.1每年至少布置一次內(nèi)控問題調(diào)查/檢查。4.2禁止管理人員在回答

12、內(nèi)控調(diào)查/檢查問題過程中，弄虛作假或避重就輕。4.3禁止管理人員操縱內(nèi)控調(diào)查/檢查或不按調(diào)查/檢查程序揭示調(diào)查/檢查中發(fā)現(xiàn)的各種薄弱環(huán)節(jié)。4.4禁止管理人員發(fā)現(xiàn)調(diào)查/檢查薄弱環(huán)節(jié)后，不按糾正要求采取有效措施按期糾正。對內(nèi)控調(diào)查/檢查過程中發(fā)現(xiàn)有舞弊或隱瞞事件者，董事會和集團(tuán)公司將按照有關(guān)獎懲管理規(guī)定和規(guī)章制度對總經(jīng)理和其他相關(guān)人員予以嚴(yán)懲。4.5本制度原則上每年修訂一次，遇特殊情況時經(jīng)授權(quán)審批后可隨時進(jìn)行修改；制度最終解釋權(quán)歸總經(jīng)理辦公會。5.0 相關(guān)制度和表單表1xxx杉杉-010203-01 內(nèi)控調(diào)查結(jié)果匯總表表2xxx杉杉-010203-02 內(nèi)控調(diào)查不符合項跟蹤改進(jìn)表表3xxx杉杉-0

13、10203-03 內(nèi)部審計項目表4xxx杉杉-010203-04 內(nèi)控周報表5xxx杉杉-010203-05 現(xiàn)場工作記錄表表1 內(nèi)控調(diào)查結(jié)果匯總表xxx杉杉-010203-01循環(huán)名稱回答項回答“是”回答“否”回答“不適合”備注綜合管理回答數(shù)量問題號重復(fù)出現(xiàn)的問題號財務(wù)管理回答數(shù)量問題號重復(fù)出現(xiàn)的問題號采購管理回答數(shù)量問題號重復(fù)出現(xiàn)的問題號內(nèi)控管理回答數(shù)量問題號重復(fù)出現(xiàn)的問題號信用管理回答數(shù)量問題號重復(fù)出現(xiàn)的問題號投資管理回答數(shù)量問題號重復(fù)出現(xiàn)的問題號回答數(shù)量合計注：“重復(fù)出現(xiàn)的問題號”指下次開展的調(diào)查時，又重復(fù)出現(xiàn)的問題，此次是第一次調(diào)查，所以此次此欄不需填寫。表2 內(nèi)控調(diào)查不符合項跟蹤表

14、 xxx杉杉-010203-02循環(huán)名稱問題編號薄弱問題改進(jìn)意見負(fù)責(zé)人完成時間跟蹤情況綜合管理財務(wù)管理 采購管理內(nèi)控管理信用管理投資管理表3 內(nèi)部審計項目xxx杉杉-010203-03序號審計項目內(nèi)容范圍頻次一、財務(wù)1現(xiàn)金盤點(diǎn)現(xiàn)金賬戶1次/月2銀行存款余額調(diào)節(jié)表銀行賬款1次/月3應(yīng)收票據(jù)應(yīng)收票據(jù)明細(xì)賬1次/月5應(yīng)收賬款及壞賬核銷20%的應(yīng)收賬款明細(xì)賬1次/月6銷售折扣和折讓100%的折扣和折讓1次/月7其他應(yīng)收款其他應(yīng)收款1次/月8存貨盤點(diǎn)100種1次/月9固定資產(chǎn)清點(diǎn)全部固定資產(chǎn)的10%、房地產(chǎn)記錄1次/季10固定資產(chǎn)折舊新增固定資產(chǎn)1次/月12遞延資產(chǎn)遞延資產(chǎn)明細(xì)科目1次/季13待攤費(fèi)用待

15、攤費(fèi)用明細(xì)科目1次/月15無形資產(chǎn)增減無形資產(chǎn)明細(xì)科目1次/年16有借方余額的應(yīng)付賬款應(yīng)付賬款明細(xì)科目1次/月17付款30個付款憑證1次/月18短期借貸相關(guān)明細(xì)科目1次/2月19長期借貸長期借款明細(xì)科目1次/季20應(yīng)付稅金應(yīng)付稅金明細(xì)科目1次/季21應(yīng)付工資應(yīng)付工資明細(xì)科目1次/2月22預(yù)提費(fèi)用預(yù)提費(fèi)用明細(xì)科目1次/月23其他應(yīng)付款其他應(yīng)付款明細(xì)科目1次/月二、招商24招商計劃的編著目標(biāo)業(yè)態(tài)、租金、銷售、提成、管理費(fèi)、推廣費(fèi)1次/季25招商管理潛在租戶、意向、簽約、付款、裝修、開業(yè)、運(yùn)營、退租等1次/月26品牌管理品牌種類（主、次、戰(zhàn)略聯(lián)營品牌）1次/月27工作日志管理每天工作日志錄入、維護(hù)、

16、變更、查詢1次/月28招商進(jìn)程跟蹤業(yè)務(wù)流程1次/季29招商績效考核工作業(yè)績1次/季三、運(yùn)營30運(yùn)營計劃的編制運(yùn)營計劃1次/月31租約的管理租戶信息、周期、固定租金、銷售提成、租金和銷售抽成比高、比率租金等1次/月32合同管理意向租戶、正式租戶、綜合評估、合同簽訂、修改、變更，淘汰、撤場等1次/月33費(fèi)用管理固定、浮動費(fèi)用類別和支付方式、租金的付款方式、合約優(yōu)惠條件（租金民、面積、一次性優(yōu)惠等）1次/月34客戶資料的管理客戶資料、黑名單1次/月35財務(wù)結(jié)算 租約費(fèi)用、臨時費(fèi)用、能源費(fèi)用（水、電）押金催交通知、結(jié)算單管理、銷售提成管理、租戶帳戶管理等）1次/月37會員管理會員資料、積分管理、贈品、

17、折扣、客戶服務(wù)、報表分析1次/月38營銷管理促銷計劃、流程、規(guī)則、分析1次/季39商場導(dǎo)購雙屏POS廣告系統(tǒng)、觸摸屏導(dǎo)購、媒體播放系統(tǒng)1次/季40POS收銀管理銷售、收銀員現(xiàn)金進(jìn)出管理、票據(jù)打印、其它、監(jiān)控管理等1次/月41經(jīng)營管理平臺租戶協(xié)調(diào)、活動管控、物業(yè)管理、互聯(lián)網(wǎng)平臺、增值功能1次/季四、工程42不合格品分類和處理當(dāng)期不合格品1次/月43廢品、廢料的處理出售和回用的廢品廢料記錄1次/季 44收貨程序采購訂單、入庫單、品檢記錄1次/月45發(fā)貨程序發(fā)貨通知單、出庫單、內(nèi)部領(lǐng)料單1次/月46在制品控制在制品實(shí)物盤點(diǎn)、資料核對1次/季47采購計劃編制和執(zhí)行情況采購計劃、到貨記錄、超額發(fā)貨處置記

18、錄1次/季48相關(guān)管理程序簽字情況、不相容職務(wù)分離1次/年49檢查庫房盤點(diǎn)調(diào)整工作檢查盤點(diǎn)調(diào)漲依據(jù)和審核程序1次/季五、人事、行政機(jī)構(gòu)、公司文化50公司消防消防設(shè)施及有效性、合理分布1次/季51緊急撤離計劃撤離計劃及宣傳1次/季52安全培訓(xùn)培訓(xùn)記錄1次/半年53勞保政策勞保政策及具體實(shí)施1次/年六、公共關(guān)系、法律糾紛54公共關(guān)系狀況公司社會危機(jī)事件處理記錄、公司經(jīng)營的社會環(huán)境評估記錄和報告1次/年55法律糾紛各項重大法律糾紛記錄、律師、法律顧問聘請合同、費(fèi)用支付、訴訟記錄1次/年七、環(huán)境保護(hù)56注：內(nèi)控負(fù)責(zé)人可視具體情況增減項目書面報總經(jīng)理審批 表4 內(nèi)控周報一、本公司近期（一個月內(nèi)）重大事項通報：序號類別重大事項