高?？荚嚈n案信息的科學(xué)化管理

1、 高?？荚嚈n案信息的科學(xué)化管理 摘要 高校每年會開展多項考試，科學(xué)管理檔案信息非常重要。本文首先分析高?？荚嚈n案信息的特點，然后論述高?？荚嚈n案信息科學(xué)化管理的建設(shè)原則，并提出有針對性的管理舉措。 關(guān)鍵詞 高校； 考試； 檔案； 科學(xué)化； 管理 高校每年的考試工作涉及大量的信息生成，并構(gòu)成檔案信息?？茖W(xué)的考試檔案管理不僅要注重存儲功能，更要發(fā)揮檔案信息的參考價值。因此，設(shè)計考試檔案信息科學(xué)化管理的方案應(yīng)受到充分的關(guān)注。 一、高?？荚嚈n案信息的特點 從高?？荚嚨膶嵺`來看，考試檔案信息具有類別多、持續(xù)生成、信息量大的特點。首先，高校的考試可以劃分為多種類型，既有院系教學(xué)計劃范圍內(nèi)的課程考試，也有國

2、家等級考試，如英語等級考試、計算機等級考試，還有教師職稱評定考試。其次，高校的考試是持續(xù)推進(jìn)的，每年都會生成新的考試信息，并擴充原有的考試檔案。最后，考試檔案信息的積累會形成龐大的信息規(guī)模，每屆師生都有自己的考試檔案，海量的考試信息給檔案管理工作帶來挑戰(zhàn)。 二、高?？荚嚈n案信息科學(xué)化管理的原則 針對高?？荚嚈n案信息的特點，科學(xué)化管理成為問題解決的關(guān)鍵?？茖W(xué)化是指綜合運用高校的人力、物力、財力投入，使檔案管理工作創(chuàng)造最優(yōu)化的工作效能，改變被動管理的狀態(tài)，切實為教學(xué)和管理服務(wù)?？茖W(xué)化管理應(yīng)遵循以下原則： 第一，高效性原則?，F(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展為檔案信息管理提供了前所未有的便捷條件，檔案查詢的高效

3、性必須獲得保證。LocalHOST高?？荚囆畔⒌纳珊凸芾響?yīng)當(dāng)以服務(wù)高效為宗旨，在檢索速度、保密程度、查詢方法等方面發(fā)揮優(yōu)勢，打破陳舊的檔案管理模式，以新型管理模式分配資源，節(jié)約投入資金和人力物力，真正達(dá)到科學(xué)化的管理水平。 第二，系統(tǒng)性原則。高?？荚嚈n案信息的管理是否科學(xué)需要通過系統(tǒng)性原則加以檢驗。考試信息可以從橫向和縱向系統(tǒng)劃分管理的要點，在橫向?qū)用妫煌目荚囶愋褪菂^(qū)分的主要依據(jù)；而在縱向?qū)用妫瑐€人信息、所屬年度、權(quán)限范圍等又具有各自的特征分類。只有將橫向和縱向的系統(tǒng)要求有機結(jié)合，才能使檔案信息管理工作不斷向縱深方向發(fā)展。比如，有的教師參與職稱評選，很有可能當(dāng)年沒有成功，即生成當(dāng)年個人職

4、稱檔案，第二年還將繼續(xù)參選，進(jìn)而要對個人原有的職稱檔案重新豐富。所以制定具體的檔案信息管理要求至關(guān)重要。 第三，實用性原則。高?？荚嚈n案信息的實用價值不容忽視，對于考試檔案信息的管理，并不是簡單的封存，編制索引、入庫，而是要分析研究其中隱含的信息，將其搜集整理，作為對今后工作的指導(dǎo)。比如，院系內(nèi)部英語四級考試、六級考試的通過率分析，考試違紀(jì)現(xiàn)象分析，考試人群分析等，都需要根據(jù)以往的考試檔案信息，進(jìn)行關(guān)聯(lián)性分析和統(tǒng)計。 三、高校考試檔案信息科學(xué)化管理的舉措 按照以上原則的指導(dǎo)，高?？荚嚈n案信息的科學(xué)化管理應(yīng)當(dāng)推進(jìn)以下工作： 第一，構(gòu)建雙軌制檔案信息管理模式。高校各類考試信息首先是以紙質(zhì)檔案的形式

5、生成，然后才能錄入數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，創(chuàng)建電子檔案。如果要提升檢索效率，就必須依托電子檔案，但又不能終止對紙質(zhì)檔案的存儲和管理。所以只有區(qū)分電子檔案和紙質(zhì)檔案的不同管理需求與方法，以雙軌制的管理模式開展工作才能體現(xiàn)科學(xué)化的管理水準(zhǔn)。在紙質(zhì)檔案管理方面，檔案人員應(yīng)明確封存入庫的年限和年限期間內(nèi)的檔案使用功能，如以10年為一個基本年限結(jié)點，過期將主要以封存的形式保管，在10年之內(nèi)可以視具體情況而翻查原始檔案。需要特別注意的是，一般對高?？荚囆畔⒌氖褂貌樵兌嗍且粤炕畔樾问剑淳唧w的成績、參考人數(shù)、成果數(shù)量等，少數(shù)個別錯誤判定、特殊檔案信息的增加才涉及對原始檔案的翻查整理。這就要求紙質(zhì)檔案的使用應(yīng)更加嚴(yán)格

6、規(guī)范，如無特殊情況，應(yīng)以使用電子檔案查詢?yōu)橹?，盡可能確保紙質(zhì)檔案的安全保密。 第二，建立專業(yè)的考試檔案信息管理平臺。在高效性原則的指導(dǎo)下，系統(tǒng)規(guī)劃檔案信息平臺的功能成為檔案管理工作的重中之重。有的高校在教務(wù)處內(nèi)部信息系統(tǒng)中含有以學(xué)號進(jìn)行存儲的院系學(xué)分成績統(tǒng)計，專業(yè)的考試檔案信息平臺可以采取和教務(wù)處網(wǎng)絡(luò)設(shè)立鏈接和關(guān)聯(lián)的方式，實現(xiàn)資源共享。為實現(xiàn)多種類型考試信息綜合管理的現(xiàn)實需求，信息平臺應(yīng)設(shè)置不同的分類索引，便于分類查詢和統(tǒng)計。信息平臺首先應(yīng)將考試類型作為基本分類，每一項考試以身份證號、學(xué)號、教師工號作為核心索引，從而有利于以個人唯一識別信息為基礎(chǔ)，綜合管理個人的多項考試成績，如個人跨年度考試信

7、息結(jié)果的增加。不同考試類型之間以上述號碼為關(guān)聯(lián)依據(jù)，同時要對學(xué)生、教師、檔案管理人員以及相關(guān)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)分設(shè)不同的查詢權(quán)限，嚴(yán)格高?？荚囆畔⒌谋Ｃ芄芾怼?第三，開展年度考試檔案信息的分析研究。高校檔案部門每年應(yīng)組織專人對以往和最新考試檔案信息進(jìn)行研究，從中提取有價值的信息應(yīng)用到教學(xué)和管理工作中。為此，高?？沙闪ｍ棛n案研究團(tuán)隊，如各學(xué)科小組委派專人，每年和檔案管理人員配合，定期開展檔案研討，撰寫年度分析報告。比如為服務(wù)高校人才建設(shè)工程，對比分析近5年教師職稱考試變革對業(yè)務(wù)素質(zhì)提升的貢獻(xiàn)程度，高校學(xué)生入學(xué)考試改革與學(xué)生綜合能力培養(yǎng)間的關(guān)系等，從而使原本處于靜態(tài)的考試檔案信息產(chǎn)生動態(tài)性的實用功能。 從考試檔案中挖掘有價值的信息對高校教學(xué)和管理的發(fā)展具有十分積極的意義。遵循科學(xué)