提高合同審查會(huì)簽一次性通過(guò)率匯報(bào)ppt

1、二九年三月 提高合同審查會(huì)簽一次性通過(guò)率1概況：簡(jiǎn)介 自省公司電子合同審查會(huì)簽系統(tǒng)上線(xiàn)以來(lái)，宣城分公司合同審查會(huì)簽一次性通過(guò)率一直比較低，部分合同會(huì)簽來(lái)來(lái)回回修改超過(guò)10次，耗費(fèi)了合同承辦部門(mén)及合同審查會(huì)簽部門(mén)的很多精力，同時(shí)影響了其他工作的正常進(jìn)行。在總經(jīng)理辦公會(huì)議上公司領(lǐng)導(dǎo)要求合同審查會(huì)簽部門(mén)采取有效措施，切實(shí)提高合同審查會(huì)簽一次性通過(guò)率。為此分公司合同管理管理部門(mén)聯(lián)合合同審查會(huì)簽的其他相關(guān)部門(mén)（財(cái)務(wù)部、人力資源部）成立QC小組，以提高合同審查會(huì)簽一次性通過(guò)率。2概況：小組成員小組名稱(chēng)宣城移動(dòng)合同審查QC小組成立時(shí)間2008年6月小組類(lèi)型管理型組長(zhǎng)陳寶華活動(dòng)起止時(shí)間2008年6月2008年

2、11月課題登記號(hào)2008QC-XC-035課題名稱(chēng)提高合同審查會(huì)簽一次性通過(guò)率人數(shù)5人姓名性別文化程度職務(wù)組內(nèi)職務(wù)陳寶華男大專(zhuān)綜合辦公室主任組長(zhǎng)章 紅女大專(zhuān)合同管理成員張治軍男碩士法律管理成員王先鋒男碩士工程資產(chǎn)管理成員馮發(fā)正男本科黨群紀(jì)檢成員3概況：相關(guān)概念解釋合同審查一次性通過(guò)率合同審查各環(huán)節(jié)均審查通過(guò)的合同數(shù)承辦部門(mén)提交合同審查會(huì)簽的總數(shù)（以一個(gè)月為周期）X100%4一、選擇課題 小組對(duì)2008年3月至5月份期間的合同審查會(huì)簽通過(guò)情況進(jìn)行了匯總，結(jié)果如下列圖表所示:3月4月5月合同總量（份）97140167一次性通過(guò)數(shù)（份）76103127一次性通過(guò)率78.00%73.00%76.00%

3、平均75.66%2008年3月5月合同審查會(huì)簽一次性通過(guò)率調(diào)查表 5一、選擇課題2008年3月5月合同審查會(huì)簽一次性通過(guò)率折線(xiàn)圖 合同審查的一次性通過(guò)率低于80，合同來(lái)回提交牽扯了合同承辦部門(mén)和合同審查會(huì)簽部門(mén)的大量精力，不僅延長(zhǎng)了審查周期也影響了部分采購(gòu)和工程的進(jìn)度。 6一、選擇課題平均會(huì)簽周期對(duì)比圖2.53.500.511.522.533.5一次性通過(guò)未一次性通過(guò)平均會(huì)簽周期(單位：天)一次性通過(guò)未一次性通過(guò) 小組成員隨機(jī)各抽取50份一次性通過(guò)的合同與未一次性通過(guò)的合同會(huì)簽周期進(jìn)行了對(duì)比，其中在抽樣的50份一次性通過(guò)的合同中平均審查會(huì)簽周期為2.5天（排除相關(guān)人員出差的因素，下同）而未一次

4、性通過(guò)的合同平均會(huì)簽周期為3.5天，未一次性通過(guò)的合同審查周期平均比一次性通過(guò)的合同審查周期長(zhǎng)了1天，大大降低了工作效率。公司領(lǐng)導(dǎo)指示綜合辦公室作為牽頭部門(mén)聯(lián)合財(cái)務(wù)及紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)采取有效措施提高審查效率，為此我們成立了合同審查QC小組。 一次性通不過(guò)，太耽誤時(shí)間了7一、選擇課題表示活動(dòng)計(jì)劃 表示活動(dòng)實(shí)現(xiàn)情況活動(dòng)計(jì)劃及完成情況表8二、現(xiàn)狀調(diào)查為了查清造成合同審查會(huì)簽一次性通過(guò)率低的原因，小組成員對(duì)2008年3月2008年5月期間的合同審查未一次性通過(guò)的原因進(jìn)行了整理、分類(lèi)，結(jié)果見(jiàn)下表： 2008年35月份合同審查退回原因調(diào)查表 序號(hào)錯(cuò)誤退回類(lèi)型頻數(shù)（次）累計(jì)頻數(shù)（次）累計(jì)頻率1簽約時(shí)間差錯(cuò)707

5、071.42%2合同金額差錯(cuò)97980.61%3合同文本數(shù)量差錯(cuò)88788.77%4合同名稱(chēng)差錯(cuò)79495.91%5其它差錯(cuò)498100%9二、現(xiàn)狀調(diào)查根據(jù)上表我們得出2008年3月2008年5月合同退回（即合同審查未一次性通過(guò)）原因排列圖。 由排列圖可見(jiàn)，合同時(shí)間有誤占71.42，是造成合同會(huì)簽未一次性通過(guò)的主要癥結(jié)所在，解決“合同時(shí)間有誤”的問(wèn)題即可大幅度提高合同審查一次性通過(guò)率。71.42%80.61%88.77%95.91%100.00%10二、現(xiàn)狀調(diào)查經(jīng)辦人員不細(xì)心。合同因時(shí)間 有誤被退回 對(duì)公司的相關(guān)制度和流程不熟悉。根據(jù)現(xiàn)狀調(diào)查,小組成員經(jīng)過(guò)討論，找出了合同因時(shí)間有誤被退回的兩大

6、主要原因！ 11二、現(xiàn)狀調(diào)查 合同審查會(huì)簽起草工作本身沒(méi)有什么難度。通過(guò)小組成員的努力,及開(kāi)展相關(guān)的培訓(xùn)和強(qiáng)化考核,可解決合同簽約時(shí)間有誤問(wèn)題的程度為80（據(jù)小組成員前期對(duì)合同審查會(huì)簽一次性通過(guò)率較高的合肥、安慶等公司調(diào)查，其因簽約時(shí)間錯(cuò)誤而被退回合同的僅占被退回合同總數(shù)的10左右，故此小組成員人為合同簽約時(shí)間有誤問(wèn)題改善程度為80是完全可以做到的），此時(shí)合同審查會(huì)簽一次性通過(guò)率為：75.66（175.66）71.428089.56 12三、設(shè)定目標(biāo)活動(dòng)目標(biāo)根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)要求，參考前期調(diào)查現(xiàn)狀，我們將目標(biāo)值設(shè)定為： 合同審查會(huì)簽一次性通過(guò)率85 13四、原因分析 根據(jù)調(diào)查現(xiàn)狀（癥結(jié)）。小組召開(kāi)一

7、系列的原因查找和分析，并結(jié)合其他可能原因分別找出各個(gè)因素的末端原因，整理成因果圖如下：14四、原因分析從原因分析可知，末端因素有5個(gè)，我們對(duì)5個(gè)因素由小組成員分工進(jìn)行確認(rèn)，要因確認(rèn)分工表如下： 序號(hào)末端原因確認(rèn)內(nèi)容確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)確認(rèn)方法負(fù)責(zé)人完成日期1缺乏關(guān)于合同會(huì)簽時(shí)間的考核要求查看公司發(fā)文及部門(mén)發(fā)文是否包含有關(guān)合同會(huì)簽時(shí)間的考核公司發(fā)文或部門(mén)發(fā)文至少有一項(xiàng)關(guān)于合同會(huì)簽的考核現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查張治軍2008年7月20日前2我方人員經(jīng)辦人沒(méi)有檢查合同文本日期信息合同文本日期信息經(jīng)辦人自檢率自檢率大于95%檢查自檢情況王先鋒2008年7月20日前3系統(tǒng)默認(rèn)履行期限以年為單位檢查合同會(huì)簽頁(yè)面中的履行期限是否默認(rèn)為

8、年合同會(huì)簽頁(yè)面中的履行期限默認(rèn)為年現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查章紅2008年7月20日前4沒(méi)有辦理期限規(guī)定檢查公司是否有關(guān)于合同會(huì)簽辦理期限的規(guī)定。沒(méi)有關(guān)于辦理期限的規(guī)章制度現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查（OA文件搜索）王先鋒2008年7月20日前5缺少簽約時(shí)間要求培訓(xùn)檢查關(guān)于簽約時(shí)間要求培訓(xùn)的情況在一個(gè)季度內(nèi)未開(kāi)展至少一次關(guān)于簽約時(shí)間要求的培訓(xùn)。檢查培訓(xùn)開(kāi)展情況王先鋒2008年7月20日前15四、原因分析小組成員對(duì)這5個(gè)因素的確認(rèn)結(jié)果如下： 驗(yàn)證一：缺乏關(guān)于合同會(huì)簽時(shí)間的考核要求確認(rèn)人：張治軍確認(rèn)日期：2008年7月16日現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查：以“合同”為關(guān)鍵詞對(duì)省公司、市公司及綜合辦公室發(fā)文進(jìn)行全面搜索，未發(fā)現(xiàn)關(guān)于合同審查會(huì)簽過(guò)程中對(duì)于因會(huì)簽

9、時(shí)間有誤被退回應(yīng)予以如何考核的文件；同時(shí)，結(jié)合宣城分公司實(shí)際情況，也未發(fā)現(xiàn)執(zhí)行力考核中有關(guān)于合同會(huì)簽因會(huì)簽時(shí)間有誤被退回如何考核承辦人員的有關(guān)條款（備注：僅發(fā)現(xiàn)有合同會(huì)簽完畢后不及時(shí)簽訂合同后的考核措施）。結(jié)論：缺乏關(guān)于合同會(huì)簽時(shí)間的考核要求是要因。16四、原因分析驗(yàn)證二：我方人員經(jīng)辦人沒(méi)有檢查合同文本日期信息確認(rèn)人：馮發(fā)正確認(rèn)日期：2008年7月8日至2008年7月15日電話(huà)調(diào)查及當(dāng)面詢(xún)問(wèn)：從2008年3月份5月份已辦的合同規(guī)范化管理臺(tái)賬里，隨機(jī)連續(xù)抽取20人進(jìn)行調(diào)查。經(jīng)調(diào)查和統(tǒng)計(jì)，被調(diào)查的20人之中僅有10人對(duì)合同文本日期信息進(jìn)行了檢查，自檢率僅為50，低于判定標(biāo)準(zhǔn)95的知曉率。結(jié)論：合同

10、履行時(shí)間未預(yù)留必要的時(shí)間為要因。17四、原因分析驗(yàn)證三：系統(tǒng)默認(rèn)履行期限以年為單位確認(rèn)人：章紅確認(rèn)日期：2008年7月16日現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查：現(xiàn)場(chǎng)起草一份合同審查會(huì)簽表，發(fā)現(xiàn)在默認(rèn)情況履行期限是以年為單位，對(duì)于那些履行期限僅為幾個(gè)月的合同如果不修改，則合同正本中的履行期限與合同會(huì)簽頁(yè)面中的履行期限將不一致，導(dǎo)致合同錯(cuò)誤。結(jié)論：系統(tǒng)默認(rèn)履行期限以年為單位是要因。18四、原因分析驗(yàn)證四：沒(méi)有辦理期限規(guī)定（即合同履行日期填寫(xiě)應(yīng)預(yù)留必要的審查會(huì)簽時(shí)間）確認(rèn)人：王先鋒確認(rèn)日期：2008年7月18日現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查：以合同為關(guān)鍵詞對(duì)OA文件進(jìn)行搜索、整理以及比對(duì)后發(fā)現(xiàn)在合同管理專(zhuān)題會(huì)議紀(jì)要（(2008)22號(hào)）中第四條有

11、關(guān)于合同會(huì)簽辦理期限的規(guī)定。結(jié)論：沒(méi)有辦理期限規(guī)定非要因。19四、原因分析驗(yàn)證五：缺少簽約時(shí)間要求培訓(xùn)確認(rèn)人：章紅確認(rèn)日期：2008年7月16日現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查：對(duì)2008年1月份開(kāi)始至2008年6月底有關(guān)合同培訓(xùn)的文件進(jìn)行逐一檢索（備注：章紅oa工號(hào)中具備部門(mén)秘書(shū)及分公司文書(shū)的角色，所有發(fā)文均可以搜索到）。經(jīng)檢索發(fā)現(xiàn)2008年1月份起2008年6月底分公司未開(kāi)展一次關(guān)于合同簽約時(shí)間要求的培訓(xùn)，此外小組成員還發(fā)現(xiàn)因雙選及新進(jìn)員工多種原因，許多合同承辦人員連一次合同相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)都未參加過(guò)。結(jié)論：缺少簽約時(shí)間要求培訓(xùn)是要因。20五、制定對(duì)策 根據(jù)以上確認(rèn)的要因，小組成員結(jié)合實(shí)際制定一系列的改進(jìn)對(duì)策，對(duì)策表

12、見(jiàn)下：序號(hào)要因?qū)Σ吣繕?biāo)措施地點(diǎn)責(zé)任人完成時(shí)間1缺乏關(guān)于合同會(huì)簽時(shí)間的考核要求制定關(guān)于合同審查會(huì)簽時(shí)間考核的相關(guān)制度考核制度完備1、印發(fā)關(guān)于合同會(huì)簽常見(jiàn)問(wèn)題（含時(shí)間方面的錯(cuò)誤）及考核的通知。2、將合同會(huì)簽納入執(zhí)行力考核并由綜合辦公室負(fù)責(zé)。綜合辦公室張治軍7月26日前2我方經(jīng)辦人沒(méi)有檢查合同文本日期信息合同文件上載時(shí)進(jìn)行日期信息檢查合同文本日期信息95以上是在創(chuàng)建合同審查會(huì)簽起草日期之后利用OA彈出公告、短信群發(fā)等多種形式提醒在操作合同審查會(huì)簽時(shí)務(wù)必確保履行時(shí)間是在創(chuàng)建合同審查會(huì)簽起草日期之后。綜合辦公室張治軍9月30日前3系統(tǒng)默認(rèn)履行期限以年為單位提醒承辦人員在起草合同會(huì)簽時(shí)根據(jù)時(shí)間情況選擇履行

13、期限的單位（年或者月）因履行單位不一致而出現(xiàn)的差錯(cuò)率控制在5以下利用OA公告欄、短信群發(fā)、郵件提醒等多種方式承辦人員在起草合同會(huì)簽時(shí)根據(jù)時(shí)間情況選擇履行期限的單位綜合辦公室張治軍9月30日前4缺少簽約時(shí)間要求培訓(xùn)分批開(kāi)展合同相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)，保證合同90以上承辦人員參加過(guò)2個(gè)課時(shí)以上的培訓(xùn)。通過(guò)內(nèi)部協(xié)調(diào)、創(chuàng)新培訓(xùn)方式等提高培訓(xùn)次數(shù)和參培人數(shù)。1、利用電視、電話(huà)會(huì)議系統(tǒng)提高培訓(xùn)參與率。2、協(xié)調(diào)處理好生產(chǎn)與培訓(xùn)的關(guān)系。3、要求參加現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)的人員回到本部門(mén)后舉辦二次培訓(xùn)。六樓電視、電話(huà)會(huì)議室張治軍9月30日前21六、對(duì)策實(shí)施 對(duì)策一：制定關(guān)于合同審查會(huì)簽時(shí)間考核的相關(guān)制度小組成員對(duì)合同審查會(huì)簽中出現(xiàn)的常

14、見(jiàn)問(wèn)題進(jìn)行了認(rèn)真梳理匯總，報(bào)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后印發(fā)了關(guān)于印發(fā)合同審查會(huì)簽常見(jiàn)問(wèn)題及考核規(guī)定的通知（含關(guān)于會(huì)簽時(shí)間的考核要求），在文件中明確分公司綜合辦公室合同管理員負(fù)責(zé)對(duì)全市合同審查會(huì)簽出現(xiàn)的問(wèn)題予以記錄匯總并納入執(zhí)行力考核；同時(shí)明確了合同起草人及承辦部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的考核標(biāo)準(zhǔn)（承辦人員50元/次,部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)50元/次）。實(shí)施時(shí)間：2008年7月20日至9月30日實(shí)施人：張治軍22六、對(duì)策實(shí)施實(shí)施效果：自辦法實(shí)施后，明顯感到合同承辦人員起草合同時(shí)更加謹(jǐn)慎和用心，對(duì)于不懂的問(wèn)題會(huì)提前咨詢(xún)和溝通；有兩個(gè)單位的人員因出現(xiàn)辦法中列出的典型錯(cuò)誤而被扣罰獎(jiǎng)金。 目標(biāo)完成23六、對(duì)策實(shí)施對(duì)策二：合同文件上載時(shí)進(jìn)行日期信

15、息檢查小組成員在7月中旬及9月份期間，先后發(fā)布OA公告3次，對(duì)相關(guān)人員郵件及短信群發(fā)各五次，提醒在操作合同審查會(huì)簽時(shí)務(wù)必確保履行時(shí)間是在創(chuàng)建合同審查會(huì)簽起草日期之后。實(shí)施時(shí)間：2008年7月20日至9月30日實(shí)施人：陳寶華24六、對(duì)策實(shí)施實(shí)施效果：采取措施期間，在調(diào)查的150份合同中未發(fā)現(xiàn)一例因?qū)Ψ疆?dāng)事人合同履行時(shí)間填寫(xiě)錯(cuò)誤而被退回的合同。目標(biāo)完成25六、對(duì)策實(shí)施對(duì)策三：提醒承辦人員在起草合同會(huì)簽時(shí)根據(jù)時(shí)間情況選擇履行期限的單位（年或者月）小組成員在7月中旬及9月份期間，先后發(fā)布彈出公告3次，對(duì)相關(guān)人員郵件及短信群發(fā)各五次，在起草合同會(huì)簽時(shí)根據(jù)時(shí)間情況選擇履行期限的單位（年或者月）實(shí)施時(shí)間：2

16、008年7月20日至9月30日實(shí)施人：陳寶華實(shí)施效果：在措施期間，在隨機(jī)調(diào)查的100份合同中未發(fā)現(xiàn)一例因承辦人履行期限單位填寫(xiě)錯(cuò)誤而被退回的合同。目標(biāo)完成26六、對(duì)策實(shí)施對(duì)策四：分批開(kāi)展合同相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)，保證合同90以上承辦人員參加過(guò)2個(gè)課時(shí)以上的培訓(xùn)。由小組成員之前的調(diào)查來(lái)看，宣城分公司前期合同相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)力度不足，為此小組成員結(jié)合實(shí)際，充分利用電視電話(huà)會(huì)議系統(tǒng)組織培訓(xùn)組織開(kāi)展了二次培訓(xùn)，各縣分公司也組織了二次培訓(xùn)；同時(shí)在不影響工作的情況下利用召開(kāi)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)分析會(huì)議渠道培訓(xùn)等間隙穿插進(jìn)行合同知識(shí)講座。實(shí)施時(shí)間：2008年7月20日至9月30日實(shí)施人：陳寶華、張治軍、馮發(fā)正、章紅27六、對(duì)策實(shí)施

17、縣公司二次培訓(xùn)現(xiàn)場(chǎng)2縣公司二次培訓(xùn)現(xiàn)場(chǎng)1 合同審查會(huì)簽專(zhuān)題培訓(xùn)現(xiàn)場(chǎng)28六、對(duì)策實(shí)施實(shí)施效果：通過(guò)合同專(zhuān)題培訓(xùn)、縣分公司二次培訓(xùn)及以會(huì)代訓(xùn)的形式，全市45個(gè)承擔(dān)過(guò)合同起草的員工有41個(gè)（有一個(gè)請(qǐng)產(chǎn)假，另外的幾次培訓(xùn)都正好出差，事后把培訓(xùn)材料發(fā)至其郵箱）參加過(guò)合同培訓(xùn)，培訓(xùn)率達(dá)到91，平均每人參加2.3個(gè)培訓(xùn)課時(shí)。目標(biāo)完成29七、效果檢查 活動(dòng)效果一：小組成員將對(duì)策實(shí)施前后合同審查一次性通過(guò)率做了對(duì)比：2008年7月11月合同審查會(huì)簽調(diào)查表7月8月9月10月11月合同總量（份）184143186111168一次性通過(guò)數(shù)（份）159128166102153一次性通過(guò)率86.41%89.51%89.2

18、4%91.89%91.07%平均89.62%30七、效果檢查1011月份 一次性通過(guò)率75.66% 79月份 35月份 一次性通過(guò)率88.38% 一次性通過(guò)率91.48% 活動(dòng)前活動(dòng)中活動(dòng)后對(duì)策實(shí)施前后合同審查會(huì)簽一次性通過(guò)率對(duì)比 31七、效果檢查實(shí)施前后平均一次性通過(guò)率對(duì)比柱狀圖 目標(biāo)達(dá)到！結(jié)論：活動(dòng)開(kāi)展后，合同審查會(huì)簽一次性通過(guò)率有了明顯提升。其中79月份活動(dòng)期間月均一次性通過(guò)率達(dá)到了88.38，完成了目標(biāo)值。32七、效果檢查活動(dòng)效果二：按參與合同起草及審查人員平均日工資200（含獎(jiǎng)金福利等各種收入）元，小時(shí)工資25元計(jì)算，每退回一次合同審查會(huì)簽將大概耗時(shí)合同承辦人員20分鐘，部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)5分鐘；合同會(huì)簽部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)5分鐘、合同會(huì)簽部門(mén)確認(rèn)人員15分鐘，總計(jì)45分鐘。即每退回一次合同審查會(huì)簽將無(wú)謂浪費(fèi)250.7518.75元，以平均每天減少一個(gè)合同審查會(huì)簽退回推算，全年將節(jié)省人工成本6843.75元。33七、效果檢查活動(dòng)效果三：由于我公司對(duì)外發(fā)生經(jīng)濟(jì)關(guān)系均通過(guò)合同來(lái)發(fā)生，合同審查會(huì)簽一次性通過(guò)率提高后，大大提高了工程建設(shè)（包含工程材料的采購(gòu)）、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)（包括廣告發(fā)布、促銷(xiāo)品采購(gòu)）等各方面工作的效率，對(duì)公司的發(fā)展起到了有力的支撐作用，產(chǎn)生的效益是不可估量的。34八、鞏固措施 合同審查會(huì)簽是SOX法案關(guān)于內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制工作的重要