提高合同審查會簽一次性通過率匯報ppt

1、二九年三月 提高合同審查會簽一次性通過率1概況：簡介 自省公司電子合同審查會簽系統(tǒng)上線以來，宣城分公司合同審查會簽一次性通過率一直比較低，部分合同會簽來來回回修改超過10次，耗費了合同承辦部門及合同審查會簽部門的很多精力，同時影響了其他工作的正常進行。在總經理辦公會議上公司領導要求合同審查會簽部門采取有效措施，切實提高合同審查會簽一次性通過率。為此分公司合同管理管理部門聯(lián)合合同審查會簽的其他相關部門（財務部、人力資源部）成立QC小組，以提高合同審查會簽一次性通過率。2概況：小組成員小組名稱宣城移動合同審查QC小組成立時間2008年6月小組類型管理型組長陳寶華活動起止時間2008年6月2008年

2、11月課題登記號2008QC-XC-035課題名稱提高合同審查會簽一次性通過率人數5人姓名性別文化程度職務組內職務陳寶華男大專綜合辦公室主任組長章 紅女大專合同管理成員張治軍男碩士法律管理成員王先鋒男碩士工程資產管理成員馮發(fā)正男本科黨群紀檢成員3概況：相關概念解釋合同審查一次性通過率合同審查各環(huán)節(jié)均審查通過的合同數承辦部門提交合同審查會簽的總數（以一個月為周期）X100%4一、選擇課題 小組對2008年3月至5月份期間的合同審查會簽通過情況進行了匯總，結果如下列圖表所示:3月4月5月合同總量（份）97140167一次性通過數（份）76103127一次性通過率78.00%73.00%76.00%

3、平均75.66%2008年3月5月合同審查會簽一次性通過率調查表 5一、選擇課題2008年3月5月合同審查會簽一次性通過率折線圖 合同審查的一次性通過率低于80，合同來回提交牽扯了合同承辦部門和合同審查會簽部門的大量精力，不僅延長了審查周期也影響了部分采購和工程的進度。 6一、選擇課題平均會簽周期對比圖2.53.500.511.522.533.5一次性通過未一次性通過平均會簽周期(單位：天)一次性通過未一次性通過 小組成員隨機各抽取50份一次性通過的合同與未一次性通過的合同會簽周期進行了對比，其中在抽樣的50份一次性通過的合同中平均審查會簽周期為2.5天（排除相關人員出差的因素，下同）而未一次

4、性通過的合同平均會簽周期為3.5天，未一次性通過的合同審查周期平均比一次性通過的合同審查周期長了1天，大大降低了工作效率。公司領導指示綜合辦公室作為牽頭部門聯(lián)合財務及紀檢監(jiān)察部門采取有效措施提高審查效率，為此我們成立了合同審查QC小組。 一次性通不過，太耽誤時間了7一、選擇課題表示活動計劃 表示活動實現(xiàn)情況活動計劃及完成情況表8二、現(xiàn)狀調查為了查清造成合同審查會簽一次性通過率低的原因，小組成員對2008年3月2008年5月期間的合同審查未一次性通過的原因進行了整理、分類，結果見下表： 2008年35月份合同審查退回原因調查表 序號錯誤退回類型頻數（次）累計頻數（次）累計頻率1簽約時間差錯707

5、071.42%2合同金額差錯97980.61%3合同文本數量差錯88788.77%4合同名稱差錯79495.91%5其它差錯498100%9二、現(xiàn)狀調查根據上表我們得出2008年3月2008年5月合同退回（即合同審查未一次性通過）原因排列圖。 由排列圖可見，合同時間有誤占71.42，是造成合同會簽未一次性通過的主要癥結所在，解決“合同時間有誤”的問題即可大幅度提高合同審查一次性通過率。71.42%80.61%88.77%95.91%100.00%10二、現(xiàn)狀調查經辦人員不細心。合同因時間 有誤被退回 對公司的相關制度和流程不熟悉。根據現(xiàn)狀調查,小組成員經過討論，找出了合同因時間有誤被退回的兩大

6、主要原因！ 11二、現(xiàn)狀調查 合同審查會簽起草工作本身沒有什么難度。通過小組成員的努力,及開展相關的培訓和強化考核,可解決合同簽約時間有誤問題的程度為80（據小組成員前期對合同審查會簽一次性通過率較高的合肥、安慶等公司調查，其因簽約時間錯誤而被退回合同的僅占被退回合同總數的10左右，故此小組成員人為合同簽約時間有誤問題改善程度為80是完全可以做到的），此時合同審查會簽一次性通過率為：75.66（175.66）71.428089.56 12三、設定目標活動目標根據公司領導要求，參考前期調查現(xiàn)狀，我們將目標值設定為： 合同審查會簽一次性通過率85 13四、原因分析 根據調查現(xiàn)狀（癥結）。小組召開一

7、系列的原因查找和分析，并結合其他可能原因分別找出各個因素的末端原因，整理成因果圖如下：14四、原因分析從原因分析可知，末端因素有5個，我們對5個因素由小組成員分工進行確認，要因確認分工表如下： 序號末端原因確認內容確認標準確認方法負責人完成日期1缺乏關于合同會簽時間的考核要求查看公司發(fā)文及部門發(fā)文是否包含有關合同會簽時間的考核公司發(fā)文或部門發(fā)文至少有一項關于合同會簽的考核現(xiàn)場調查張治軍2008年7月20日前2我方人員經辦人沒有檢查合同文本日期信息合同文本日期信息經辦人自檢率自檢率大于95%檢查自檢情況王先鋒2008年7月20日前3系統(tǒng)默認履行期限以年為單位檢查合同會簽頁面中的履行期限是否默認為

8、年合同會簽頁面中的履行期限默認為年現(xiàn)場調查章紅2008年7月20日前4沒有辦理期限規(guī)定檢查公司是否有關于合同會簽辦理期限的規(guī)定。沒有關于辦理期限的規(guī)章制度現(xiàn)場調查（OA文件搜索）王先鋒2008年7月20日前5缺少簽約時間要求培訓檢查關于簽約時間要求培訓的情況在一個季度內未開展至少一次關于簽約時間要求的培訓。檢查培訓開展情況王先鋒2008年7月20日前15四、原因分析小組成員對這5個因素的確認結果如下： 驗證一：缺乏關于合同會簽時間的考核要求確認人：張治軍確認日期：2008年7月16日現(xiàn)場調查：以“合同”為關鍵詞對省公司、市公司及綜合辦公室發(fā)文進行全面搜索，未發(fā)現(xiàn)關于合同審查會簽過程中對于因會簽

9、時間有誤被退回應予以如何考核的文件；同時，結合宣城分公司實際情況，也未發(fā)現(xiàn)執(zhí)行力考核中有關于合同會簽因會簽時間有誤被退回如何考核承辦人員的有關條款（備注：僅發(fā)現(xiàn)有合同會簽完畢后不及時簽訂合同后的考核措施）。結論：缺乏關于合同會簽時間的考核要求是要因。16四、原因分析驗證二：我方人員經辦人沒有檢查合同文本日期信息確認人：馮發(fā)正確認日期：2008年7月8日至2008年7月15日電話調查及當面詢問：從2008年3月份5月份已辦的合同規(guī)范化管理臺賬里，隨機連續(xù)抽取20人進行調查。經調查和統(tǒng)計，被調查的20人之中僅有10人對合同文本日期信息進行了檢查，自檢率僅為50，低于判定標準95的知曉率。結論：合同

10、履行時間未預留必要的時間為要因。17四、原因分析驗證三：系統(tǒng)默認履行期限以年為單位確認人：章紅確認日期：2008年7月16日現(xiàn)場調查：現(xiàn)場起草一份合同審查會簽表，發(fā)現(xiàn)在默認情況履行期限是以年為單位，對于那些履行期限僅為幾個月的合同如果不修改，則合同正本中的履行期限與合同會簽頁面中的履行期限將不一致，導致合同錯誤。結論：系統(tǒng)默認履行期限以年為單位是要因。18四、原因分析驗證四：沒有辦理期限規(guī)定（即合同履行日期填寫應預留必要的審查會簽時間）確認人：王先鋒確認日期：2008年7月18日現(xiàn)場調查：以合同為關鍵詞對OA文件進行搜索、整理以及比對后發(fā)現(xiàn)在合同管理專題會議紀要（(2008)22號）中第四條有

11、關于合同會簽辦理期限的規(guī)定。結論：沒有辦理期限規(guī)定非要因。19四、原因分析驗證五：缺少簽約時間要求培訓確認人：章紅確認日期：2008年7月16日現(xiàn)場調查：對2008年1月份開始至2008年6月底有關合同培訓的文件進行逐一檢索（備注：章紅oa工號中具備部門秘書及分公司文書的角色，所有發(fā)文均可以搜索到）。經檢索發(fā)現(xiàn)2008年1月份起2008年6月底分公司未開展一次關于合同簽約時間要求的培訓，此外小組成員還發(fā)現(xiàn)因雙選及新進員工多種原因，許多合同承辦人員連一次合同相關知識培訓都未參加過。結論：缺少簽約時間要求培訓是要因。20五、制定對策 根據以上確認的要因，小組成員結合實際制定一系列的改進對策，對策表

12、見下：序號要因對策目標措施地點責任人完成時間1缺乏關于合同會簽時間的考核要求制定關于合同審查會簽時間考核的相關制度考核制度完備1、印發(fā)關于合同會簽常見問題（含時間方面的錯誤）及考核的通知。2、將合同會簽納入執(zhí)行力考核并由綜合辦公室負責。綜合辦公室張治軍7月26日前2我方經辦人沒有檢查合同文本日期信息合同文件上載時進行日期信息檢查合同文本日期信息95以上是在創(chuàng)建合同審查會簽起草日期之后利用OA彈出公告、短信群發(fā)等多種形式提醒在操作合同審查會簽時務必確保履行時間是在創(chuàng)建合同審查會簽起草日期之后。綜合辦公室張治軍9月30日前3系統(tǒng)默認履行期限以年為單位提醒承辦人員在起草合同會簽時根據時間情況選擇履行

13、期限的單位（年或者月）因履行單位不一致而出現(xiàn)的差錯率控制在5以下利用OA公告欄、短信群發(fā)、郵件提醒等多種方式承辦人員在起草合同會簽時根據時間情況選擇履行期限的單位綜合辦公室張治軍9月30日前4缺少簽約時間要求培訓分批開展合同相關知識培訓，保證合同90以上承辦人員參加過2個課時以上的培訓。通過內部協(xié)調、創(chuàng)新培訓方式等提高培訓次數和參培人數。1、利用電視、電話會議系統(tǒng)提高培訓參與率。2、協(xié)調處理好生產與培訓的關系。3、要求參加現(xiàn)場培訓的人員回到本部門后舉辦二次培訓。六樓電視、電話會議室張治軍9月30日前21六、對策實施 對策一：制定關于合同審查會簽時間考核的相關制度小組成員對合同審查會簽中出現(xiàn)的常

14、見問題進行了認真梳理匯總，報經公司領導同意后印發(fā)了關于印發(fā)合同審查會簽常見問題及考核規(guī)定的通知（含關于會簽時間的考核要求），在文件中明確分公司綜合辦公室合同管理員負責對全市合同審查會簽出現(xiàn)的問題予以記錄匯總并納入執(zhí)行力考核；同時明確了合同起草人及承辦部門領導的考核標準（承辦人員50元/次,部門領導50元/次）。實施時間：2008年7月20日至9月30日實施人：張治軍22六、對策實施實施效果：自辦法實施后，明顯感到合同承辦人員起草合同時更加謹慎和用心，對于不懂的問題會提前咨詢和溝通；有兩個單位的人員因出現(xiàn)辦法中列出的典型錯誤而被扣罰獎金。 目標完成23六、對策實施對策二：合同文件上載時進行日期信

15、息檢查小組成員在7月中旬及9月份期間，先后發(fā)布OA公告3次，對相關人員郵件及短信群發(fā)各五次，提醒在操作合同審查會簽時務必確保履行時間是在創(chuàng)建合同審查會簽起草日期之后。實施時間：2008年7月20日至9月30日實施人：陳寶華24六、對策實施實施效果：采取措施期間，在調查的150份合同中未發(fā)現(xiàn)一例因對方當事人合同履行時間填寫錯誤而被退回的合同。目標完成25六、對策實施對策三：提醒承辦人員在起草合同會簽時根據時間情況選擇履行期限的單位（年或者月）小組成員在7月中旬及9月份期間，先后發(fā)布彈出公告3次，對相關人員郵件及短信群發(fā)各五次，在起草合同會簽時根據時間情況選擇履行期限的單位（年或者月）實施時間：2

16、008年7月20日至9月30日實施人：陳寶華實施效果：在措施期間，在隨機調查的100份合同中未發(fā)現(xiàn)一例因承辦人履行期限單位填寫錯誤而被退回的合同。目標完成26六、對策實施對策四：分批開展合同相關知識培訓，保證合同90以上承辦人員參加過2個課時以上的培訓。由小組成員之前的調查來看，宣城分公司前期合同相關知識培訓力度不足，為此小組成員結合實際，充分利用電視電話會議系統(tǒng)組織培訓組織開展了二次培訓，各縣分公司也組織了二次培訓；同時在不影響工作的情況下利用召開生產經營分析會議渠道培訓等間隙穿插進行合同知識講座。實施時間：2008年7月20日至9月30日實施人：陳寶華、張治軍、馮發(fā)正、章紅27六、對策實施

17、縣公司二次培訓現(xiàn)場2縣公司二次培訓現(xiàn)場1 合同審查會簽專題培訓現(xiàn)場28六、對策實施實施效果：通過合同專題培訓、縣分公司二次培訓及以會代訓的形式，全市45個承擔過合同起草的員工有41個（有一個請產假，另外的幾次培訓都正好出差，事后把培訓材料發(fā)至其郵箱）參加過合同培訓，培訓率達到91，平均每人參加2.3個培訓課時。目標完成29七、效果檢查 活動效果一：小組成員將對策實施前后合同審查一次性通過率做了對比：2008年7月11月合同審查會簽調查表7月8月9月10月11月合同總量（份）184143186111168一次性通過數（份）159128166102153一次性通過率86.41%89.51%89.2

18、4%91.89%91.07%平均89.62%30七、效果檢查1011月份 一次性通過率75.66% 79月份 35月份 一次性通過率88.38% 一次性通過率91.48% 活動前活動中活動后對策實施前后合同審查會簽一次性通過率對比 31七、效果檢查實施前后平均一次性通過率對比柱狀圖 目標達到！結論：活動開展后，合同審查會簽一次性通過率有了明顯提升。其中79月份活動期間月均一次性通過率達到了88.38，完成了目標值。32七、效果檢查活動效果二：按參與合同起草及審查人員平均日工資200（含獎金福利等各種收入）元，小時工資25元計算，每退回一次合同審查會簽將大概耗時合同承辦人員20分鐘，部門領導5分鐘；合同會簽部門領導5分鐘、合同會簽部門確認人員15分鐘，總計45分鐘。即每退回一次合同審查會簽將無謂浪費250.7518.75元，以平均每天減少一個合同審查會簽退回推算，全年將節(jié)省人工成本6843.75元。33七、效果檢查活動效果三：由于我公司對外發(fā)生經濟關系均通過合同來發(fā)生，合同審查會簽一次性通過率提高后，大大提高了工程建設（包含工程材料的采購）、市場營銷（包括廣告發(fā)布、促銷品采購）等各方面工作的效率，對公司的發(fā)展起到了有力的支撐作用，產生的效益是不可估量的。34八、鞏固措施 合同審查會簽是SOX法案關于內部風險控制工作的重要