時間管理理論在高校秘書工作中的運(yùn)用

1、時間管理理論在高校秘書工作中的運(yùn)用時間管理理論在高校秘書工作中的運(yùn)用摘要：高校秘書在日常行政及管理工作中具有一定的地位和作用，負(fù)責(zé)上傳下達(dá)的工作任務(wù)，因此常常承當(dāng)了大量較為繁重、瑣碎的工作。隨著各項改革及創(chuàng)新政策的推行，高校秘書也應(yīng)從中找到切入點，在劇烈的社會競爭中，不斷提升自我素質(zhì)，尋求更好的開展空間。因此，充分利用高效時間管理理論，合理改善工作流程不失為高校秘書發(fā)揮自我潛能的有效方法。本文將結(jié)合實際，分析目前高校秘書工作現(xiàn)狀，討論工作中時間管理的重要性，以期提升高校秘書的工作效率。關(guān)鍵詞：時間管理；高校管理；秘書工作中圖分類號：G647文獻(xiàn)標(biāo)志碼：B文章編號：1674-9324202202

2、-0226-02時間管理這門課程已經(jīng)延續(xù)到了第五代，其意義在于使我們實現(xiàn)個人效益和社會效益的同時，還可以享受更加舒適的生活。通俗地說就是要在辛勤工作中享受人生、創(chuàng)造價值，在創(chuàng)造價值的過程中，追求自身開展的最大化。高校秘書在日常行政及管理工作中具有一定的地位和作用，尤其是院系、各行政職能部門秘書，負(fù)責(zé)上傳下達(dá)的工作任務(wù)，而常常由于編制緊縮等各種因素，承當(dāng)了大量較為繁重、瑣碎的工作。隨著各項改革及創(chuàng)新政策的推行，高校秘書也應(yīng)從中找到切入點，在劇烈的社會競爭中，不斷提升自我素質(zhì)，尋求更好的開展空間。因此，充分利用高效時間管理理論，合理改善工作流程不失為高校秘書發(fā)揮自我潛能的有效方法。本文將結(jié)合實際，

3、分析目前高校秘書工作現(xiàn)狀，討論工作中時間管理的重要性，以期進(jìn)步秘書的工作效率。一、高校秘書在高校管理中的作用高校秘書作為高校管理中必不可少的人群，人數(shù)往往不多，卻承當(dāng)著較多的行政及管理工作。理所當(dāng)然地成為部門與學(xué)校其它部門對接人，起著樞紐的作用。根據(jù)層級、分工、崗位編制的指定與劃分，直接導(dǎo)致高校秘書工作的專一性或是多面性。高校秘書既非老師系列，也非行政編制，因此，實際工作中，往往在日常工作外，存在一些突發(fā)性工作。例如，評估、接待、申訴及處理等。高校秘書在部門、學(xué)校及師生之間是一個必然存在的聯(lián)絡(luò)，在各項決策中，不僅可以起到記錄、擬定、傳達(dá)的作用，更可以起到搜集意見，進(jìn)展反應(yīng)，提出折中意見的作用。

4、對政策的領(lǐng)悟及傳達(dá)才能，也將直接影響到本部門的工作效率及最終的質(zhì)量。這就需要各秘書，學(xué)會對大量的信息進(jìn)展加工、處理，確定輕重緩急、突出重點。在教工、師生關(guān)系中，往往要起到一個協(xié)調(diào)作用，一旦出現(xiàn)問題，便要主動、積極地去解決。同時，秘書也是部門的門面，工作的態(tài)度也代表著部門的形象。因此，高校秘書的工作才能，將直接影響到部門乃至校級層面的辦事效率及工作質(zhì)量。在高校管理工作中，不可無視，起著至關(guān)重要的作用。二、時間管理理論應(yīng)用的必要性時間對于每個人來說，都是不能因個人意志而改變的，都是相對公平的。因此，可以被管理的，實際上是個人以及個人的選擇。如何選擇、支配、調(diào)整、駕馭在單位時間里所做的事情，也就是時

5、間管理的關(guān)鍵所在。在這個快節(jié)奏生活的社會里，每個人都必須不斷地進(jìn)步自己工作的效率。學(xué)會進(jìn)步對自己時間的管理，勢在必行。從縱向來看，每個人的時間都是有限的，而我們就要學(xué)會橫向來拓寬一定時間內(nèi)的工作的實效性。高校秘書往往會有同感，即工作是永遠(yuǎn)也是做不完的。事實上，有些人能輕裝上陣，應(yīng)對自如。而有的人，卻是怨聲載道，疲于應(yīng)付，最終身心疲憊，不得要領(lǐng)。學(xué)習(xí)時間管理的目的并不是要在一樣的單位時間內(nèi)做更多的事情，而是在單位時間內(nèi)可以輕松自如地實現(xiàn)自我的價值。時間管理理論就是指引大家從繁瑣的工作中，找到切入點，逐個擊破。減少失誤、進(jìn)步效率，創(chuàng)造最大價值。同時，可以為自己贏取更大開展的空間。相反，如不能合理地

6、進(jìn)展時間管理，那么可能出現(xiàn)事倍功半、個人成就感不斷降低，直至影響工作情緒，嚴(yán)重者將失去此份工作時機(jī)。由于秘書工作的重要性，對工作的把握及處理，不僅僅代表著個人的才能，而將可能影響到整個部門的工作運(yùn)作的成功與否。因此，高校秘書更應(yīng)該學(xué)習(xí)并掌握高校時間管理理論，在有限的工作中，不斷打破自我。三、時間管理理論在高校秘書工作中的詳細(xì)表現(xiàn)形式時間管理可以有效地進(jìn)步秘書的工作效率，合理安排好時間，可以在一樣的時間長度內(nèi)，完成加倍的任務(wù)。因此，學(xué)會管理自身的時間，對高校秘書而言更加重要。1.改變傳統(tǒng)的時間觀念。傳統(tǒng)的時間觀念有一個誤區(qū)，即希望在最短的時間里，完成更多的任務(wù)。而第五代時間管理理論認(rèn)為，1按照重

7、要性程度來安排順序，即先重后輕，先急后緩。高校秘書的工作，理應(yīng)以高校的正常運(yùn)轉(zhuǎn)為首要前提；2不輕易因緊急情況改變方案，尤其涉及面大的工作，不能反復(fù)變動，會給人以抓不住要點的感覺。對高校秘書那么要求在制定一系列制度、流程、規(guī)章等時，務(wù)必盡量考慮周全，切忌反反復(fù)復(fù)、粗制濫造，以免使人厭惡，影響工作進(jìn)展；3認(rèn)清緊急性與重要性的區(qū)別，既不能因為緊急而放棄重要的工作，也不能因為重要工作而耽誤緊急工作。這個時候做事的方法與技巧就表達(dá)了重要作用。高校秘書工作往往會有很多穿插之處，如何做到既不推卸責(zé)任，也不隨意狂攬。既不過于清閑，也不會成為替罪羊、冤大頭。處理好同事關(guān)系，合理利用學(xué)生助理等都將大大減少工作耗時

8、；4要遵循你心中的目的和方向。凡事都有一個目的，這樣不容易迷失方向，做事前可以多想想，仔細(xì)考慮清楚，是否可行，是否必須，防止本末倒置。明確了目的之后，只需大膽、放手地去做，往往能得到意想不到的結(jié)果。2.任務(wù)分解。任務(wù)分解與時間管理理論有著必然的內(nèi)在聯(lián)絡(luò)。如能很好地做到任務(wù)分解，將顯而易見地節(jié)省大量時間。任務(wù)分解，即將復(fù)雜的任務(wù)，層層細(xì)化，分解成一個個便于操作的任務(wù)，便可以逐個完成。高校秘書，一定要保持冷靜的心態(tài)。復(fù)雜的工作，都是由簡單的工作所組成。例如，向指導(dǎo)請示前，如能先列出建議及備選解決方案，可以大大減少討論時間。又如，分配任務(wù)時，能事先做好方案，相對公平，而非臨陣磨槍，把大量時間耽誤在會

9、議上，浪費(fèi)大家更多珍貴的時間。3.第五代時間管理帶來的考慮。第五代時間管理理論也給我們帶來一些考慮。1工作與生活的關(guān)系。一些看似對立的關(guān)系，例如，辛勤工作與享受人生；工作賺錢與消費(fèi)花錢；個人利益與團(tuán)隊利益。其實，通過學(xué)習(xí)，就可以把它們有效地結(jié)合起來，高校秘書可以也應(yīng)當(dāng)通過不斷的自我提升，使自己在原有的工作中，尋求自身才能的更好表達(dá)，才能得到更多認(rèn)可。2真諦，即運(yùn)用辯證統(tǒng)一的思維方式，把工作與生活中看似對立的幾個方面，有效地統(tǒng)一、結(jié)合起來，主觀上，不要先入為主地把一切都看成是論文聯(lián)盟矛盾的對立面。高校秘書往往因為年齡、工作性質(zhì)等原因，生活與工作重疊處較多，因此，這就需要高校秘書運(yùn)用辯證統(tǒng)一的思維方式將生活和工作處理好。3使命和希望。學(xué)習(xí)時間管理理論的宗旨就是進(jìn)步經(jīng)營管理程度，改善各級員工的生活素質(zhì)