檔案管理技術(shù)探析

1、檔案管理技術(shù)探析檔案管理技術(shù)探析一、檔案管理技術(shù)創(chuàng)新的必要性市場經(jīng)濟(jì)條件下的新形式，與方案經(jīng)濟(jì)時代傳統(tǒng)人事檔案管理形式有所不同。傳統(tǒng)形式中，人事檔案是由各單位內(nèi)部組織人事機(jī)構(gòu)分別管理，比擬封閉和內(nèi)向，在過去人事管理中起到了重要作用，在今天也還有一定的適用范圍。但這種形式不應(yīng)成為現(xiàn)代人事檔案管理中唯一的形式，而應(yīng)更新、改革舊的形式，建立新的形式，社會化開放式人事檔案管理形式就是一種新的形式，是對現(xiàn)代人事檔案管理形式的補(bǔ)充。在信息全球化的當(dāng)今社會，檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新是適應(yīng)時代開展的必然要求。在面對這個開放性社會時，開展市場經(jīng)濟(jì)就必須開展檔案管理工作的創(chuàng)新。檔案管理技術(shù)創(chuàng)新有利于從根本上做好檔案管理

2、工作，促進(jìn)各機(jī)構(gòu)做好本職工作。我國現(xiàn)階段不重視電子檔案很大程度上是因?yàn)殡娮訖n案機(jī)制本身存在一定的問題。改革檔案管理技術(shù)，完善電子檔案歸檔、存儲，建立電子檔案管理機(jī)制，使相關(guān)管理人員從事實(shí)上看到電子檔案的優(yōu)點(diǎn)。憑借這些，改變相關(guān)管理人員的檔案管理觀念亦不是難題。檔案管理人員觀念的革新對檔案管理事業(yè)的進(jìn)一步開展具有重要意義。檔案信息自動化系統(tǒng)是一項(xiàng)需要運(yùn)用多種學(xué)科知識，多專業(yè)配合，多部門協(xié)作，多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程，系統(tǒng)建立開展到目前階段，研究討論對系統(tǒng)的協(xié)調(diào)組織、加強(qiáng)管理和科學(xué)決策，是非常必要的。加強(qiáng)對檔案信息自動化系統(tǒng)管理的目的在于開發(fā)應(yīng)用，分開推進(jìn)應(yīng)用程度的進(jìn)步，就脫離了實(shí)際。加強(qiáng)管理的指

3、導(dǎo)思想，一是要積極進(jìn)取，開拓創(chuàng)新，爭取條件采用先進(jìn)技術(shù)；二是要充分掌握系統(tǒng)的綜合性、系統(tǒng)性、統(tǒng)一性，統(tǒng)籌兼顧，全面安排，調(diào)動各方面的積極性；三是要從現(xiàn)實(shí)出發(fā)，循序漸進(jìn)。如何進(jìn)步應(yīng)用程度，需要深化考察與自動化系統(tǒng)相關(guān)的諸多方面的情況及變化趨勢。二、我國檔案管理工作的現(xiàn)狀一檔案管理根底設(shè)施落后我國管理工作的根底條件以及設(shè)施較為落后，阻礙了檔案管理部門的開展。由于資金的缺乏，我國的檔案管理部門缺少先進(jìn)的根底設(shè)施，以致于很多管理工作無法有效的開展。檔案管理工作的方案缺乏合理性，管理工作的相關(guān)操作缺乏標(biāo)準(zhǔn)性，使檔案管理工作的質(zhì)量無法得到進(jìn)步。二檔案管理人員的素質(zhì)不高我國很多檔案管理人員由于本身素質(zhì)不高，

4、而且檔案管理部門也沒有對其進(jìn)展專業(yè)技能的培訓(xùn)，使得其缺乏相關(guān)的專業(yè)知識。檔案管理工作對工作人員的素質(zhì)有一定的要求，其在工作的過程中必需要有認(rèn)真的態(tài)度，而且要有較高的效勞意識，這樣才能進(jìn)步檔案管理工作的價值。但是我國大部分檔案管理人員沒有認(rèn)識到管理工作的重要性，對檔案管理的理解存在誤區(qū)，這些都影響了工作的效率與質(zhì)量。三檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的評價指標(biāo)想要進(jìn)步檔案管理工作的效率，必須制定出這項(xiàng)工作的評價指標(biāo)，這也是進(jìn)步檔案管理人員素質(zhì)與才能的有效手段，而且可以保證這項(xiàng)工作的質(zhì)量。通過制定檔案管理工作的評價指標(biāo)，可以更好的衡量員工的業(yè)績，衡量的指標(biāo)主要指的是對于檔案工作的完成情況，包括檔案的搜集數(shù)量、

5、開發(fā)創(chuàng)新的檔案管理技術(shù)等一些綜合的檔案工作衡量指標(biāo)。三、檔案管理技術(shù)創(chuàng)新的要點(diǎn)一檔案管理工作機(jī)制的創(chuàng)新通過相關(guān)調(diào)查研究得知我國傳統(tǒng)的檔案管理存在一定的缺陷，部分才能不能很好發(fā)揮出來，需要改良、創(chuàng)新。創(chuàng)新可以從工作手段上，也可以從管理思路的創(chuàng)新以及效勞類型上創(chuàng)新等。無論是那種創(chuàng)新都要遵循不呆板、不繁瑣原那么，將創(chuàng)新進(jìn)展到底。例如在檔案工作管理的形式上我們就可以實(shí)行分級保管，詳細(xì)做法是將價值孝保管期限短的檔案放到基層。二管理思路的創(chuàng)新管理思路的創(chuàng)新包括：第一確立檔案工作的新觀念，將檔案信息一體化；滿足檔案信息的需求量；檔案的使用周期應(yīng)該及時更新，與時俱進(jìn)，儲藏合適基層群眾閱讀的書籍；檔案管理向更高

6、、更嚴(yán)的方向開展，做到準(zhǔn)確無誤；第二樹立創(chuàng)新觀念。檔案工作是一項(xiàng)不容無視的重要事業(yè)，可以直接反映政治、經(jīng)濟(jì)和社會等事業(yè)的開展，應(yīng)樹立檔案管理的價值觀念，不斷創(chuàng)新檔案管理的思路，同時讓員工明晰掌握檔案管理工作的流程和管理思路，可以在市場競爭中立足。三實(shí)現(xiàn)檔案管理技術(shù)與現(xiàn)代科技的有機(jī)結(jié)合我國傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)較為落后，其中整理工作較為繁瑣，眾多的重復(fù)勞動在無形中浪費(fèi)了社會資源。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)一步開展，傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)。在此形勢之下必須正視這一現(xiàn)實(shí)，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理技術(shù)與現(xiàn)代科技的交融。四檔案管理技術(shù)創(chuàng)新1.電子文件歸檔方式方面。利用云計(jì)算效勞以及挪動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)展遠(yuǎn)程歸檔。檔案員無需下載和安裝

7、，只需要在具備IFI或者挪動網(wǎng)絡(luò)連接的環(huán)境下，根據(jù)自己的需要點(diǎn)擊相應(yīng)的應(yīng)用，就可以直接完成遠(yuǎn)程歸檔，從而真正到達(dá)隨時隨地準(zhǔn)時歸檔。相信在不遠(yuǎn)的將來，檔案歸檔工作將會由傳統(tǒng)歸檔方式、互聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程歸檔和挪動互聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程歸檔這三種歸檔方式結(jié)合來完成。2.電子檔案存儲形式與共享形式方面。云計(jì)算技術(shù)引入檔案管理，將改變當(dāng)前檔案管理信息系統(tǒng)架構(gòu)。具有云計(jì)算功能的檔案信息系統(tǒng)將會具有更強(qiáng)的可更新性、可維護(hù)性，更新穎的效勞功能，更好的技術(shù)支持才能，帶來電子檔案存儲形式的創(chuàng)新，進(jìn)而改變當(dāng)前電子檔案存儲形式單一、共享不方便、查詢不便利、數(shù)據(jù)不平安等諸多問題。通過云計(jì)算技術(shù)為檔案館實(shí)現(xiàn)了云存儲空間的功能，使電子檔案數(shù)據(jù)可以實(shí)現(xiàn)輕松備份與恢復(fù)功能，海量存儲空間將有效解決檔案館磁盤存儲空間缺乏的問題。3.實(shí)物檔案的存放管理方面。RFID電子標(biāo)簽技術(shù)是物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的重要組成部分，它采用無線通信識別技術(shù)，可以對附著實(shí)體本文由論文聯(lián)盟.Ll.搜集整理信息進(jìn)展采集、記錄與發(fā)送，具有識別間隔 遠(yuǎn)、非接觸性、易于使用、可感知、合適惡劣環(huán)境等特點(diǎn)。利用該項(xiàng)技術(shù)，我們可以對珍貴的實(shí)物檔案添加RFID標(biāo)