淺談加強醫(yī)院電算化會計檔案管理

1、淺談加強醫(yī)院電算化會計檔案管理淺談加強醫(yī)院電算化會計檔案管理1電算化會計檔案的內容與特點電算化會計檔案，是指存儲在計算機中的會計數據以磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來的書面形式的會計數據。詳細指記賬憑證、會計賬簿、會計報表報表格式和計算公式等數據，以及會計軟件系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔程序和其他會計資料。電算化會計檔案一般具有如下幾個特點：電算化會計檔案比傳統(tǒng)會計檔案具有更廣泛的內涵。它除了包含打印輸出的記賬憑證、會計賬簿、會計報表外，更重要的是指電算化會計系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會計軟件程序及其全套文檔資料。2與傳統(tǒng)會計檔案相比，電算化會計檔案的查閱，對環(huán)境的要求更高。查閱傳統(tǒng)的

2、會計檔案具有直觀性，而存儲在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可以使用。3電算化會計檔案較傳統(tǒng)會計檔案有更多的存儲需求，且對存放條件要求更高。它一方面以打印輸出的紙質賬簿、報表、憑證的形式存在；另一方面以磁性介質或光盤的形式存在，受存儲介質質量、存放環(huán)境和存儲有效期等因素的影響很大，保存不當容易遭到損壞。4電算化會計檔案易于修改，且不留痕跡。5對電算化會計檔案管理人員的素質要求更高。作為電算化會計檔案的管理人員，既要理解會計根本知識，又要理解計算機等相關知識。2醫(yī)院電算化會計檔案管理存在的問題電算化會計檔案管理內容不夠完好?，F階段醫(yī)院財務工作已經全面實現電算化管理，由

3、于對會計檔案組成內容不甚理解，缺乏管理睬計檔案的經歷，因此大多數醫(yī)院定期向檔案部門移交的只是打印出來的紙質會計檔案，而沒有移交存儲會計數據的磁性介質會計檔案和開發(fā)使用的全套電算化會計的應用軟件程序、系統(tǒng)軟件及文檔資料等。同時醫(yī)院不及時對會計電算化形成的賬、表定期打印輸出，過于依賴計算機存儲，沒有做到將電算化數據定期備份。一旦因意外或人為錯誤造成系統(tǒng)數據的喪失、破壞，就很難恢復原有的會計資料，從而影響電算化系統(tǒng)的正常工作，會計檔案的完好性、平安性得不到保證，從而制約了電算化會計檔案的利用，更無法適應電算化會計檔案的改革和開展。2電算化會計檔案管理缺乏專業(yè)人員。電算化會計檔案管理要求管理人員既要懂

4、會計專業(yè)知識，又要懂檔案業(yè)務知識和計算機知識。目前許多醫(yī)院只重視高級醫(yī)療專業(yè)人才的引進，對檔案管理工作不夠重視，會計檔案多由財務人員兼職管理，遇有上級主管部門檢查時忙于應付，檔案管理意識滯后。3電算化會計檔案管理制度有待完善。目前，?會計電算化工作標準?、?會計電算化管理方法?、?會計檔案管理方法?、?會計根底工作標準?等文件，僅對會計電算化檔案做了根本的要求，未提及會計電算化檔案管理存在的問題及其防范，已不能適應電算化會計檔案管理新的需要。3加強醫(yī)院電算化會計檔案管理的對策制定嚴格的管理制度。財政部、國家檔案局公布的?會計檔案管理方法?第四條規(guī)定：各單位必須加強對會計檔案管理工作的指導，建立

5、會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便檢查，防止毀損、散失和泄密；第七條規(guī)定：各單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度。制定電算化會計檔案制度要貫穿管理和保存整個過程，要根據檔案的搜集、記錄、查閱、移交、銷毀等一系列環(huán)節(jié)制定電算化會計檔案的移交程序、銷毀管理方法和保管方法等各方面的管理制度。2加強醫(yī)院財務檔案管理的根底設施建立。在硬件方面，由于磁性介質的存儲受到環(huán)境影響很大，如環(huán)境的濕度、溫度、空氣的清新度、磁場等因素，所以要保證電算化會計檔案不受破壞，必需要有良好的存儲環(huán)境。在財務軟件方面，應采用一定的平安保密措施，建立和健全財務檔案管理責

6、任制、電子文件簽入簽出制、平安日志制，從而保障財務檔案不被篡改或便于追溯使用過文件的人員。3做好電算化會計檔案的管理與保存。醫(yī)院會計檔案種類多、數量大，為保證檔案的平安完好，必須由專人專職負責電算化會計檔案的管理工作，負責整個系統(tǒng)會計資料的存儲、保管和保密工作。一般電算化會計檔案都是存儲在磁盤或光盤內，所以針對這些檔案載體的特殊物理性質，在存儲會計檔案時必須做到雙備份。月終會計工作完畢后，將本月的現金日記賬、銀行存款日記賬、會計憑證、收支明細賬打印出來裝訂成冊，年末將會計報表、總賬等打印出來裝訂成冊，年末再把整套的賬簿數據備份，存入磁盤或光盤。檔案資料定期檢查，每半年重新復制一次，防止由于磁性介質的損壞，造成會計檔案的喪失。4進步財務檔案管理人員的信息化素質。財務檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過程，始終要依賴于檔案人員素質的進步。建立一支高素質的財務檔案干部隊伍，是財務檔案管理信息化的重要基矗作為會計檔案管理人員，首先必須做到嚴格自律、廉潔奉公，保持獨立公正的立場，正確運用自己的職能和權利。其次，會計檔案資料內容廣泛，具有專業(yè)性、廣泛性、嚴密性的特點。這要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理學知識，還應具備財會方面的根本知識，可以純