秘書(shū)事務(wù)管理19介紹信管理和零用現(xiàn)金管理

1、緒論事務(wù)01事務(wù)02事務(wù)03事務(wù)04事務(wù)05事務(wù)06事務(wù)07事務(wù)08事務(wù)09事務(wù)10事務(wù)11事務(wù)12事務(wù)13事務(wù)14事務(wù)15事務(wù)16事務(wù)17事務(wù)18事務(wù)19事務(wù)20事務(wù)21事務(wù)22事務(wù)23事務(wù)24事務(wù)25事務(wù)26事務(wù)27事務(wù)28事務(wù)29事務(wù)30事務(wù)31事務(wù)32事務(wù)33事務(wù)34事務(wù)35事務(wù)36事務(wù)37事務(wù)38 事務(wù)39 事務(wù)19 介紹信管理和 零用現(xiàn)金管理學(xué)習(xí)目標(biāo)學(xué)習(xí)內(nèi)容課后練習(xí)學(xué)習(xí)目標(biāo)了解介紹信和零用現(xiàn)金管理的基本技巧，能夠獨(dú)立勝任介紹信和零用現(xiàn)金管理工作。學(xué)習(xí)內(nèi)容一、介紹信管理（一）介紹信的種類(lèi)（二）介紹信的內(nèi)容（三）介紹信的管理（四）介紹信的填寫(xiě)要求（五）介紹信的用印二、零用現(xiàn)金管理（一）

2、零用現(xiàn)金的概念（二）零用現(xiàn)金的獲取（三）零用現(xiàn)金的管理（四）零用現(xiàn)金的周轉(zhuǎn)（五）注意事項(xiàng)【案例分析】 這筆賬怎么記（一）介紹信的種類(lèi)從寫(xiě)作格式來(lái)看，介紹信主要有兩種：1.便函式介紹信就是像書(shū)寫(xiě)便函一樣將內(nèi)容手寫(xiě)或打印出來(lái)的介紹信。但無(wú)論手寫(xiě)還是打印都要使用帶有單位名稱(chēng)的信箋紙。（示例）2.兩聯(lián)式介紹信就是由出具聯(lián)和存根聯(lián)兩部分組成的介紹信。一般都是先設(shè)計(jì)好固定的格式，然后大批量印刷，使用時(shí)只需填上相應(yīng)的內(nèi)容即可。（示例）便函式介紹信示例北海集團(tuán)機(jī)械設(shè)備公司介紹信漯鋼集團(tuán)有限公司： 茲有我公司業(yè)務(wù)經(jīng)理鄭偉前往貴公司聯(lián)系鋼板購(gòu)銷(xiāo)業(yè)務(wù)，請(qǐng)接洽。 二八年九月八日（有效期：10天）兩聯(lián)式介紹信示例No.

3、0035981北海集團(tuán)機(jī)械設(shè)備公司介紹信（存根聯(lián)） ： 茲有我公司 等 人前往貴公司聯(lián)系 事宜，請(qǐng)接洽。 年 月 日（有效期： 天）No.0035981北海集團(tuán)機(jī)械設(shè)備公司介紹信（出具聯(lián)） ： 茲有我公司 等 人前往貴公司聯(lián)系 事宜，請(qǐng)接洽。 年 月 日（有效期： 天）（二）介紹信的內(nèi)容不管是便函式還是兩聯(lián)式，介紹信的內(nèi)容都不外乎稱(chēng)謂、持信人職務(wù)和姓名、同行人數(shù)、接洽事項(xiàng)等幾部分組成。（三）介紹信的管理1.申請(qǐng)審批2.領(lǐng)用登記3.未用退回4.丟失報(bào)告5.存檔備查6.嚴(yán)禁空白小帖士出借公章介紹信的法律責(zé)任案例幫忙幫出來(lái)的麻煩1.申請(qǐng)審批根據(jù)不同的用途，介紹信使用者要先提出書(shū)面申請(qǐng)，由本組織負(fù)責(zé)人

4、或部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到秘書(shū)部門(mén)開(kāi)具。2.領(lǐng)用登記發(fā)放介紹信要進(jìn)行登記，領(lǐng)用人要履行簽字手續(xù)。兩聯(lián)式介紹信可在存根上簽字，便函式介紹信在專(zhuān)用登記表上簽字。集團(tuán)機(jī)械設(shè)備公司介紹信領(lǐng)用登記表序號(hào)領(lǐng)用時(shí)間用途前往單位有效期限使用人領(lǐng)取人備注 3.未用退回介紹信開(kāi)出后未用，應(yīng)交回保管人員，粘貼在存根上，或者在“介紹信領(lǐng)用登記表”的“備注”欄內(nèi)注明退回。4.丟失報(bào)告介紹信持有人將介紹信丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告，涉及重要事項(xiàng)的應(yīng)及時(shí)通知前往辦事的單位，防止冒名頂替。同時(shí)，介紹信管理人要在介紹信存根或者“介紹信領(lǐng)用登記表”上注明丟失情況。5.存檔備查介紹信發(fā)放登記表、介紹信存根要與作廢的介紹信粘在一起，妥善保存一

5、定時(shí)間，以備查考。6.嚴(yán)禁空白在介紹信的管理過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)禁開(kāi)具空白介紹信，因?yàn)檫@種介紹信脫離了管理人員的監(jiān)督，其使用范圍和用途不一定符合管理者的意圖。如果確系工作需要，必須履行領(lǐng)導(dǎo)人親筆簽署意見(jiàn)的手續(xù)，并盡可能填寫(xiě)辦事人姓名、待辦事項(xiàng)及有效期限等能夠事前填寫(xiě)的項(xiàng)目，只留下稱(chēng)謂部分由經(jīng)辦人員填寫(xiě)，將空白介紹信的風(fēng)險(xiǎn)控制在最低限度。小帖士出借公章介紹信的法律責(zé)任根據(jù)最高人民法院關(guān)于審理經(jīng)濟(jì)糾紛案件中涉及經(jīng)濟(jì)犯罪嫌疑若干問(wèn)題的規(guī)定，個(gè)人借用單位的業(yè)務(wù)介紹信、合同專(zhuān)用章或蓋有公章的空白合同書(shū)，以出借單位名義簽訂經(jīng)濟(jì)合同，騙取財(cái)物歸個(gè)人占有、使用、處分或進(jìn)行其他犯罪活動(dòng)，給對(duì)方造成經(jīng)濟(jì)損失構(gòu)成犯罪的，除

6、依法追究借用人的刑事責(zé)任外，出借業(yè)務(wù)介紹信、合同專(zhuān)用章或蓋有公章的空白合同書(shū)的單位，依法應(yīng)當(dāng)承擔(dān)賠償責(zé)任。但是，有證據(jù)證明被害人明知簽訂合同的對(duì)方當(dāng)事人是借用行為，仍與之簽訂合同的，出借單位不承擔(dān)賠償責(zé)任。案例幫忙幫出來(lái)的麻煩青海集團(tuán)機(jī)械設(shè)備公司秘書(shū)劉曉的朋友鄭偉找劉曉幫忙借用蓋了公章的空白介紹信和空白合同，并許以重諾，劉曉滿(mǎn)足了鄭偉的要求。鄭偉利用介紹信和合同騙取了漯鋼集團(tuán)價(jià)值1000萬(wàn)元的鋼板，轉(zhuǎn)手賣(mài)掉后潛逃。三個(gè)月后，漯鋼集團(tuán)將青海機(jī)械告上法庭，并索取巨額賠償，青海機(jī)械損失巨大。（四）介紹信的填寫(xiě)要求1.明確具體2.內(nèi)容一致3.注明期限4.不得涂改5.字跡牢固1.明確具體介紹信內(nèi)容要明確

7、具體，不能含糊籠統(tǒng)。介紹去參加會(huì)議的，應(yīng)寫(xiě)明參加什么會(huì)議；介紹去聯(lián)系工作、商洽問(wèn)題的，應(yīng)寫(xiě)明聯(lián)系什么工作、商洽什么問(wèn)題，不能籠統(tǒng)地寫(xiě)“開(kāi)會(huì)”、“聯(lián)系工作”等。2.內(nèi)容一致兩聯(lián)式介紹信的開(kāi)具要保持開(kāi)具存根聯(lián)與出具聯(lián)的內(nèi)容一致，并加蓋騎縫章。3.注明期限介紹信上一般都有“有效期：*年*月*日止”或“有效期*天”字樣。但是，有些單位往往不填，成了無(wú)限期有效的介紹信，這類(lèi)情況應(yīng)避免，寧可有效期長(zhǎng)一點(diǎn)，也不能不寫(xiě)明有效期。4.不得涂改介紹信是一種嚴(yán)肅的公用文書(shū)，一般情況下不能涂改。如果必須涂改，要加蓋更正章，或在修改處加蓋公章。5.字跡牢固填寫(xiě)介紹信應(yīng)保證字跡的牢固，采用毛筆或鋼筆填寫(xiě)。不要使用圓珠筆或

8、鉛筆，因?yàn)檫@樣的字跡容易模糊或脫落。（五）介紹信的用印不管哪一種介紹信，都必須加蓋單位公章或介紹信專(zhuān)用章。兩聯(lián)式介紹信除了出具聯(lián)的落款處蓋章外，還要在兩聯(lián)接縫處加蓋騎縫章，且上壓存根聯(lián)的年月日。（示例）兩聯(lián)式介紹信的用印No.0035981北海集團(tuán)機(jī)械設(shè)備公司介紹信（存根聯(lián)）漯鋼集團(tuán)銷(xiāo)售部 ： 茲有我公司 武大勇 等 2 人前往貴處聯(lián)系 鋼板購(gòu)銷(xiāo) 事宜，請(qǐng)接洽。 2009 年 10 月 18 日（有效期： 10 天）No.0035981北海集團(tuán)機(jī)械設(shè)備公司介紹信（出具聯(lián)）漯鋼集團(tuán)銷(xiāo)售部 ： 茲有我公司 武大勇 等 2 人前往貴處聯(lián)系 鋼板購(gòu)銷(xiāo) 事宜，請(qǐng)接洽。 2009 年 10 月 18 日（

9、有效期： 10 天）（一）零用現(xiàn)金的概念由于用支票來(lái)支付小額費(fèi)用難以實(shí)行，很多組織的辦公室都會(huì)設(shè)立一筆用于支付本市交通費(fèi)、郵資、茶點(diǎn)費(fèi)、停車(chē)費(fèi)等零星費(fèi)用的現(xiàn)金，這筆現(xiàn)金就叫零用現(xiàn)金，也叫周轉(zhuǎn)金或備用金。這筆現(xiàn)金通常是經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后由辦公室的秘書(shū)保管和支出，其數(shù)額大小根據(jù)企業(yè)的規(guī)模和平時(shí)小額支出發(fā)生的頻率和數(shù)量來(lái)確定。（二）零用現(xiàn)金的獲取首先通過(guò)對(duì)零用現(xiàn)金需求量的測(cè)算確定零用現(xiàn)金數(shù)額的大小。然后以借款的形式經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后從財(cái)務(wù)部門(mén)借出一定數(shù)額的現(xiàn)金作為零用現(xiàn)金儲(chǔ)備。（三）零用現(xiàn)金的管理1.設(shè)置賬本2.憑單付款3.審核發(fā)票4.收票退單5.登記入賬6.核對(duì)更正1.設(shè)置賬本現(xiàn)金日記賬是

10、專(zhuān)門(mén)用來(lái)登記庫(kù)存現(xiàn)金每天的收入、支出和結(jié)存情況的賬簿，每一個(gè)管理零用現(xiàn)金的秘書(shū)人員都要設(shè)置一本現(xiàn)金日記賬，并根據(jù)審核后的現(xiàn)金收、付款憑證，逐日逐筆順序如實(shí)登記?，F(xiàn)金日記賬的賬頁(yè)格式大多采用“三欄式”?！叭龣谑健爆F(xiàn)金日記賬2.憑單付款辦公室內(nèi)部工作人員需要領(lǐng)取和使用零用現(xiàn)金時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)“零用現(xiàn)金領(lǐng)用申請(qǐng)單”，注明用途、金額，并請(qǐng)有關(guān)負(fù)責(zé)人簽字審批。秘書(shū)人員要認(rèn)真核對(duì)“零用現(xiàn)金領(lǐng)用申請(qǐng)單”，確認(rèn)領(lǐng)用單是否有授權(quán)人審批簽字和申請(qǐng)人簽名，確認(rèn)無(wú)誤后，按照單據(jù)金額將現(xiàn)金支付給領(lǐng)用者。零用現(xiàn)金領(lǐng)用申請(qǐng)單申請(qǐng)人： 申請(qǐng)時(shí)間： 年 月 日現(xiàn)金用途申請(qǐng)金額審批人批準(zhǔn)時(shí)間 年 月 日3.審核發(fā)票領(lǐng)用現(xiàn)金者完成支付任

11、務(wù)前來(lái)報(bào)銷(xiāo)時(shí)，秘書(shū)要認(rèn)真核對(duì)他們提交的發(fā)票等支出憑證上的用途、金額是否與“零用現(xiàn)金領(lǐng)用申請(qǐng)單”上填寫(xiě)的基本一致，特別是有關(guān)負(fù)責(zé)人是否簽字。4.收票退單發(fā)票審核合格后，要根據(jù)發(fā)票與領(lǐng)用單上的差額進(jìn)行“多退少補(bǔ)”，然后留下發(fā)票，退回領(lǐng)用單。5.登記入賬每支出一筆現(xiàn)金，秘書(shū)均須按照發(fā)票的票面金額及時(shí)在現(xiàn)金日記賬上予以如實(shí)登記，登記的具體要求如下：（1）序時(shí)逐筆分行登記（2）整潔清晰，準(zhǔn)確無(wú)誤 （3）不跳行，不隔頁(yè)（4）按規(guī)定轉(zhuǎn)頁(yè)（5）日清月結(jié)（1）序時(shí)逐筆分行登記為了及時(shí)掌握現(xiàn)金收、付和結(jié)余情況，現(xiàn)金日記賬必須按照現(xiàn)金收、付發(fā)生的時(shí)間順序一筆一筆地如實(shí)登記，每筆業(yè)務(wù)占一行的位置。不得將收款和付款登記

12、在同一行，也不得將收款付款相抵后以差額登記。（2）整潔清晰，準(zhǔn)確無(wú)誤 登記書(shū)寫(xiě)時(shí)，摘要文字緊靠左線(xiàn)；數(shù)字要寫(xiě)在金額欄內(nèi)；字體大小要適中，緊靠下線(xiàn)書(shū)寫(xiě)，上面要留有適當(dāng)空距，一般應(yīng)占行高的1/2，以備改錯(cuò)。記錄金額時(shí)，如為沒(méi)有角分的整數(shù)，應(yīng)分別在角分欄內(nèi)寫(xiě)上“0”，不得省略不寫(xiě)，或以“-”號(hào)代替。（示例）要根據(jù)規(guī)定使用黑色墨水筆書(shū)寫(xiě)，不得使用圓珠筆或鉛筆。但根據(jù)會(huì)計(jì)制度規(guī)定使用紅字沖賬時(shí)可以使用紅色墨水筆。 記賬方法示例（3）不跳行，不隔頁(yè)現(xiàn)金日記賬采用訂本式賬簿，其賬頁(yè)不得以任何理由撕去，作廢的賬頁(yè)也應(yīng)留在賬簿中。記賬時(shí)必須按頁(yè)次、行次、位次順序登記，不得跳行或隔頁(yè)登記，如不慎發(fā)生跳行、隔頁(yè)時(shí)，

13、應(yīng)在空頁(yè)或空行中間劃線(xiàn)加以注銷(xiāo)，或注明“此行空白”、“此頁(yè)空白”字樣，并由記賬人員蓋章，以示負(fù)責(zé)。（示例）記賬方法示例（跳行）（4）按規(guī)定轉(zhuǎn)頁(yè)在每一賬頁(yè)登記完畢結(jié)轉(zhuǎn)下頁(yè)時(shí)，應(yīng)結(jié)出本頁(yè)發(fā)生額合計(jì)數(shù)及余額，寫(xiě)在本頁(yè)最后一行和下頁(yè)第一行的相應(yīng)欄內(nèi)，并在摘要欄注明“過(guò)次頁(yè)”和“承前頁(yè)”字樣。（示例）也可以在本頁(yè)最后一行用鉛筆字結(jié)出發(fā)生額合計(jì)數(shù)和余額，核對(duì)無(wú)誤后，用黑色墨水在下頁(yè)第一行寫(xiě)出上頁(yè)的發(fā)生額合計(jì)數(shù)及余額，在摘要欄內(nèi)寫(xiě)上“承前頁(yè)”字樣，不再在本頁(yè)最后一行寫(xiě)“過(guò)次頁(yè)”的發(fā)生額和余額。 記賬方法示例（轉(zhuǎn)頁(yè)）（5）日清月結(jié)日清，即每日下午下班之前進(jìn)行現(xiàn)金的清點(diǎn)，并將清點(diǎn)的實(shí)有數(shù)與帳面現(xiàn)金余額數(shù)進(jìn)行核對(duì)

14、，做到帳實(shí)相符。 月結(jié)，即每月底結(jié)出現(xiàn)金的本月發(fā)生額和月末余額，同時(shí)通過(guò)現(xiàn)金的月終盤(pán)點(diǎn)，進(jìn)行現(xiàn)金的帳實(shí)核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)處理。 6.核對(duì)更正在每天下班前，應(yīng)把本日發(fā)生的收付款憑證與賬面記錄進(jìn)行逐筆核對(duì)，核對(duì)無(wú)誤后，在每一筆記錄的核對(duì)欄畫(huà)上“”，確保賬證、賬實(shí)相符。對(duì)于核對(duì)出的記賬錯(cuò)誤，要及時(shí)予以更正，更正的方法有兩個(gè)：（1）劃線(xiàn)更正法（2）紅字更正法（1）劃線(xiàn)更正法先在錯(cuò)誤的文字或數(shù)字（整個(gè)數(shù)字）上劃一紅線(xiàn)注銷(xiāo)，并使原來(lái)的字跡仍可辨認(rèn)，然后在紅線(xiàn)上方空白處用黑字填上正確的文字或數(shù)字，并在更正處由記賬人員蓋章。（示例）劃線(xiàn)更正法示例（2）紅字更正法先用紅字登記一條與錯(cuò)誤記錄金額完全相同的記錄，并在摘要中寫(xiě)明“更正第*號(hào)憑證記賬錯(cuò)誤”，用以沖銷(xiāo)原有的錯(cuò)誤記錄；然后，再按照正確的金額用黑字重新登記一條正確的記錄。（示例）紅字更正法示例（四）零用現(xiàn)金的周轉(zhuǎn)當(dāng)支出累積到一定數(shù)